Kurzbeschreibung DMS Einrichtung - SelectLine DMS
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Kurzbeschreibung DMS
Einrichtung
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Alle Rechte vorbehalten!
Kurzbeschreibung DMS Einrichtung
Inhaltsverzeichnis
1 Voraussetzungen ................................................................................................................. 2
1.1 Lizenzen und Ausprägung ...................................................................................................... 2
1.2 Systemanforderungen ........................................................................................................... 2
1.2.1 DMS Server .................................................................................................................. 2
1.2.2 DMS Client (optional) .................................................................................................. 3
2 Installation .......................................................................................................................... 4
2.1 SelectLine DMS Setup ............................................................................................................ 4
2.1.1 DMS Server .................................................................................................................. 4
2.1.2 DMS Client ................................................................................................................... 8
2.2 Aktivierung in SelectLine ....................................................................................................... 11
2.3 Zugriffseinstellungen ............................................................................................................. 15
2.4 Benutzersynchronisation ....................................................................................................... 17
3 Ersteinrichtung des DMS ...................................................................................................... 18
3.1 Anmelden im DMS ................................................................................................................. 18
3.2 Benutzergruppen erstellen und Benutzer zuordnen ............................................................. 19
3.3 Berechtigungen vergeben ..................................................................................................... 22
4 Automatische Konfiguration in SelectLine ............................................................................ 25
4.1 Druckvorlageneinstellungen .................................................................................................. 25
4.2 Automatische Metadatenübergabe ...................................................................................... 26
4.3 Anpassungsmöglichkeiten ..................................................................................................... 27
4.3.1 Ablagepfad anpassen oder für andere Druckvorlagearten hinterlegen ..................... 27
4.3.2 Übergebene Metadaten anpassen.............................................................................. 30
4.4 Wiederherstellung der vorkonfigurierten Einstellungen ...................................................... 30
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Kurzbeschreibung DMS Einrichtung
1 Voraussetzungen
1.1 Lizenzen und Ausprägung
Für die Nutzung des DMS wird ein Programm (Warenwirtschaft, Rechnungswesen oder Kassenbuch)
der Standardausprägung benötigt.
Es muss eine Lizenz für den DMS Server erworben werden. Mit dieser kann das DMS für einen
Mandanten einer beliebigen Installation aktiviert und genutzt werden. Zusätzlich wird eine Lizenz für
einen DMS Benutzer benötigt. Die Lizenz für einen DMS Benutzer kann programmübergreifend
genutzt werden. Sollen weitere Mandanten mit dem DMS verbunden werden oder weitere Benutzer
auf das DMS zugreifen, werden zusätzliche Lizenzen notwendig.
Bitte beachten Sie, dass innerhalb einer SelectLine Installation genau auf einen DMS Server
zugegriffen werden kann.
1.2 Systemanforderungen
Hinweis: Die Systemanforderungen entsprechen denen des docuvita.Server beziehungsweise des
docuvita.Client.
1.2.1 DMS Server
Server:
• Windows Server 2012 / R2 (x86, x64)
• Windows Server 2016 / R2 (x86, x64)
• Windows Server 2019 (x64)
Client:
• Windows 10 (x86, x64)
Server + Client:
• .NET Framework 4.5.2 wird bei Bedarf mit dem Setup automatisch installiert
• Microsoft Visual C++ 2015 Redistributable werden bei Bedarf mit dem Setup automatisch
installiert
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Datenbank:
Über das DMS Setup wird aktuell ein Postgre SQL Server mitinstalliert. Es ist geplant, in Q2 2021 eine
Möglichkeit zu bieten, einen bestehenden MSSQL Server auszuwählen.
• Microsoft SQL Server 2016, 2017 oder 2019 (auch als Express-Version, aufgrund von Größen-
und Leistungsbeschränkungen nur für kleine Installationen ohne SelectLine)
• PostgreSQL Datenbank ab Version 11 (wird über das Setup standardmäßig mitinstalliert,
wenn kein MSSQL ausgewählt)
Hardwarevoraussetzungen (DMS Server inkl. PostgreSQL Datenbank):
• Prozessor: Intel oder AMD CPU aktueller Bauart mit min. 4 Kernen, Empfehlung: 6 Kerne
• Arbeitsspeicher: min. 8 GB., Empfehlung: 16 GB
• Massenspeicher: 2 GB für die Installation, zzgl. individueller Speicherplatz abhängig vom
Dokumentaufkommen
Empfehlung: separate Festplatten (nicht Partitionen) für Programme und Datenbankdateien
Optimal: zusätzlich separate Festplatte für den Dokumentindex. Hardware-Plattenspiegelung der
Datenfestplatten. Die Datenhaltung kann optional auf dedizierten Speichersystemen erfolgen.
Der Betrieb in einer virtualisierten Umgebung sowohl für den Server als auch für den Massenspeicher
ist möglich. Aktuell unterstützte Plattformen sind: Microsoft Hyper-V, VMware vSphere, Citrix
XenServer, Proxmox VE (KVM). Die Voraussetzung hierfür ist, dass vom Hardware- bzw.
Betriebssystembetreuer gute I/O-Werte für den Festplattenzugriff gewährleistet werden können.
Gängige „Best Practices“ zum Betrieb von Datenbanken in virtualisierten Umgebungen sollten dabei
berücksichtigt werden.
1.2.2 DMS Client (optional)
Betriebssystem:
• Windows 10 (x86, x64)
Software:
• .NET Framework 4.5.2
• Microsoft Visual C++ 2015 Redistributable
Hardwarevoraussetzungen:
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• Prozessor: Intel oder AMD CPU aktueller Bauart mit min. 2 Kerne (2 GHz)
• Arbeitsspeicher: min. 4 GB
• Massenspeicher: 500 MB für die Installation
2 Installation
2.1 SelectLine DMS Setup
2.1.1 DMS Server
Nachdem Sie das DMS bestellt haben, erhalten Sie vom Partnermanagement eine Setup-Datei
zusammen mit Ihrer Lizenz. Führen Sie diese aus und bestätigen Sie die gegebenenfalls auftretende
Sicherheitsabfrage der Benutzerkontensteuerung. Sie befinden sich nun in der Setup-Oberfläche.
Über „Erweiterte Optionen“ können Sie das Installationsverzeichnis und einen HTTPS-Port
bestimmen, über den die Administrationsoberfläche des DMS erreicht werden soll. Standardmäßig
wird der Port 443 voreingestellt. Ist dieser bereits belegt, wird der nächste verfügbare Port genutzt.
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Über „Installieren“ starten Sie die Erstinstallation, wobei die benötigten Programmdaten in das
Installationsverzeichnis kopiert und die Administrationsoberfläche eingerichtet wird. Nach
erfolgreicher Erstinstallation wird diese automatisch gestartet. Sollten vor oder während der
Installation Sicherheitsabfragen erscheinen, bestätigen Sie diese bitte.
Beim Start des Admin-Dienstes werden Sie aufgefordert, ein Kennwort zu vergeben, über welches Sie
sich zusammen mit dem Benutzernamen „Administrator“ in Zukunft beim DMS.Admin anmelden
können.
Nachdem Sie das Passwort vergeben haben, befinden Sie sich in einer Maske, in der Sie den
Installationsassistenten oder die erweiterte Konfiguration öffnen können.
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Öffnen Sie den Installationsassistenten, der Ihnen alle Schritte für die Installation des DMS Servers
zeigt. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, in die erweiterte Ansicht/Konfiguration zu wechseln.
Klicken Sie nun auf „Installation starten“. Es wird ein Dialog angezeigt, in dem Sie das
Installationsverzeichnis des Servers bestimmen können und die vom Partnermanagement erhaltene
Lizenzdatei hinterlegen müssen. ACHTUNG: Bei der Lizenzdatei handelt es sich um ein zip-File,
welches die bestellten Lizenzen als PDF enthält. Das zip-File muss unentpackt im Setup angegeben
werden. Wird die zip-Datei entpackt, kann sie an dieser Stelle nicht eingelesen werden.
Über „Erweiterte Einstellungen“ können Sie Änderungen an verschiedenen Verzeichnissen, am
Dienstkonto und am Datenbank-Dienstkonto vornehmen. Es wird ausdrücklich empfohlen, neue
Passwörter für die Dienstkonten zu vergeben. Achten Sie bei der Vergabe des Passwortes für das
Datenbank-Dienstkonto darauf, dass bestimmte Sonderzeichen nicht verwendet werden sollten, um
Probleme beim Zugriff auf die Datenbank per Windows-Kommandozeile zu vermeiden –
beispielsweise %, ‘, oder “.
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Kurzbeschreibung DMS Einrichtung
Mit einem Klick auf „Installation starten“ starten Sie die Installation und können diese über die
einzelnen Schritte im Assistenten verfolgen. War die Installation erfolgreich, wird Ihnen im Anschluss
ein Verbindungsschlüssel in einem Dialog angezeigt. Dieser ist notwendig, um Ihre Warenwirtschaft
oder Ihr Rechnungswesen mit dem DMS zu verknüpfen. Speichern Sie daher den Schlüssel als Datei
oder in die Zwischenablage.
Wurde der Verbindungsschlüssel weder gespeichert noch kopiert, kann er unter
C:\ProgramData\SelectLine Software\DMS über die Datei „SelectLineDMS.apiConnection“ erneut
eingesehen werden.
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Kurzbeschreibung DMS Einrichtung
Nachdem die Installation des DMS Servers nun erfolgreich abgeschlossen wurde, lohnt sich ein Blick
in die Administrationsoberfläche, die Sie über die „erweiterte Konfiguration“ im Setup erreichen.
Hier können zukünftig alle Dienste des DMS und Datensicherungen verwaltet oder neue Lizenzen
eingespielt werden. Die Administrationsoberfläche erreichen Sie nach der Installation außerdem über
einen eigenen Client. Bei einer Standardpfadinstallation erreichen Sie diesen unter C:\Program Files
(x86)\SelectLine\DMS\SelectLine DMS.Admin\client. Des Weiteren ist es möglich, die administrative
Oberfläche im Browser über https://localhost/admin/services/web zu öffnen. Bei
Serverinstallationen ersetzen Sie localhost durch den Servernamen.
2.1.2 DMS Client
Die Setupdatei für das SelectLine DMS kann entweder direkt im Installationsassistenten des DMS
Server Setup nach erfolgreicher Installation heruntergeladen und installiert werden oder das Setup
für den Client direkt im Installationsassistenten ausgeführt werden.
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Kurzbeschreibung DMS Einrichtung
Außerdem können Sie das Setup über die Administrationsoberfläche beziehen.
Bestätigen Sie wieder ggf. bei der Ausführung der Setupdatei auftretende Sicherheitsabfragen. Im
ersten Fenster des Setup-Assistenten klicken Sie auf „Weiter“. Im nächsten Fenster können Sie das
Installationsverzeichnis anpassen. Wir empfehlen Ihnen, das Standardverzeichnis beizubehalten.
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Bestätigen Sie mit „Weiter“. Nun muss die URL des DMS Servers eingetragen werden.
Standardgemäß ist hier „https://localhost/server/services/web“ vorbelegt. Die URL des DMS Servers
können Sie im DMS Admin einsehen und übernehmen. Zusätzlich können Sie sich dazu entscheiden,
eine integrierte Windows-Anmeldung zu verwenden, sofern diese in Ihrem Fall zur Verfügung steht.
Um in die Oberfläche des DMS zu gelangen, ist dann keine separate Anmeldung mehr notwendig.
Über „Erweiterte Einstellungen“ lassen sich Veränderungen am Port vornehmen, die sichere
Verbindung abschalten und einen Mandanten auswählen.
Im nächsten Schritt können Sie Funktionen wie Office- und Outlook-Plugins auswählen, die zusätzlich
installiert werden sollen. Mit einem Klick auf „Installieren“ wird die Installation gestartet. Bitte
bestätigen Sie die auftretende Sicherheitsabfrage.
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Nach Abschluss der Installation können Sie den DMS Client direkt starten lassen oder den
Installationsassistenten schließen.
2.2 Aktivierung in SelectLine
Nachdem Sie das DMS über das Setup installiert haben und es für Sie lizenziert wurde, muss es für
den Mandanten aktiviert werden, für den Sie das DMS verwenden möchten. Melden Sie sich dazu im
gewünschten Mandanten an und öffnen Sie die Mandanteneinstellungen. Über die neue Seite „DMS“
können Sie das DMS für den aktuellen Mandanten aktivieren.
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Achten Sie zunächst auf den vom Programm angezeigten Hinweis. Durch ihn ist schnell erkennbar, ob
das DMS für den Mandanten bereits aktiviert ist.
Um das DMS für den aktuellen Mandanten zu aktivieren, klicken Sie auf den Schalter „SelectLine DMS
für diesen Mandanten aktivieren“. Es öffnet sich ein Dialog, in dem der im Setup angezeigte
Verbindungsschlüssel abgefragt wird, den Sie im Schritt 2.1 kopiert haben. Dieser enthält
Informationen über die Zugangsdaten des schreibenden Zugriffs auf das DMS (mehr dazu im Punkt
2.3).
Nachdem Sie den Verbindungsschlüssel eingetragen haben, wird dieser live vom Programm
ausgelesen. Im unteren Bereich werden Ihnen nun die URLs angezeigt, die für das Erreichen des DMS
Servers infrage kommen. Wählen Sie eine URL aus und testen Sie diese über den Schalter
„Verbindung prüfen“ auf ihre Funktionalität.
Wir empfehlen, jede URL zu testen und dabei darauf zu achten, wie schnell der Test verläuft.
Benötigt der Test einer URL schon eine Sekunde länger als der Test einer anderen URL, ist die zuerst
getestete URL für eine Kommunikation aufgrund ihrer Performance vermutlich ungeeignet.
Kann die von Ihnen gewählte URL für eine Verbindung mit dem DMS Server genutzt werden, erhalten
Sie einen entsprechenden Hinweis und können den Dialog über „Ok“ schließen.
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Bestätigen Sie die sich nun öffnende Abfrage, ob Sie das DMS aktivieren möchten, mit „Ja“. Bei der
Aktivierung wird im Hintergrund ein Mandant im DMS angelegt, der bereits mit unserer
vorkonfigurierten Ordnerstruktur und Benutzergruppen ausgestattet wird. Dieser neue DMS
Mandant wird mit dem SelectLine Mandanten gekoppelt. Gleichzeitig werden bei der Aktivierung
vollautomatisch Archivpfade in mehreren Druckvorlagenarten vorbelegt, die festlegen, wo Ihre
Dokumente in der vorkonfigurierten Ordnerstruktur abgelegt werden. Alle bisherigen
Archiveinstellungen in den Druckvorlagenarten und zugehörigen Formularen werden bei dem
Aktivierungsprozess überschrieben. Welche Druckvorlagen bei der Aktivierung konkret angepasst
werden, erfahren Sie im Punkt 4.1.
Seite 13 von 31Kurzbeschreibung DMS Einrichtung
Nachdem die Aktivierung programmseitig erfolgreich abgeschlossen wurde, werden Sie über eine
Meldung darauf hingewiesen. Der Hinweis im SelectLine DMS sollte Ihnen nun anzeigen, dass das
DMS für diesen Mandanten aktiviert wurde. In den Programmeinstellungen auf der Seite „DMS“ im
Bereich „Aktivierte Mandanten“ können Sie sich außerdem einen schnellen Überblick darüber
verschaffen, für welche Mandanten das DMS aktuell aktiviert ist.
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2.3 Zugriffseinstellungen
Der Zugriff auf das DMS erfolgt zweigeteilt:
• Lesende Zugriffe für Funktionen wie Dateivorschau und Recherche, die über die einzelnen
SelectLine Benutzer erfolgen
• Schreibende Zugriffe für die Archivierungsfunktion, die über einen API-Benutzer erfolgen, auf
den alle SelectLine Benutzer zugreifen
Sie müssen für den Zugriff auf das SelectLine DMS keine Zugriffseinstellungen hinterlegen. Für
lesende Zugriffe werden die Login-Daten der Benutzer aus SelectLine als Authentifizierung für das
DMS verwendet. In den Programmeinstellungen auf der Seite „DMS“ werden die
Zugriffseinstellungen des schreibenden Zugriffs bei der Aktivierung mit einem passenden
Verbindungsschlüssel automatisch hinterlegt, welche von allen Benutzern bei der Archivierung
verwendet werden.
Die Zugriffseinstellungen des schreibenden Zugriffs sind anpassbar. Es muss immer eine URL zum
Server, auf dem sich das DMS befindet, eine Session GUID des API Benutzers und eine
Authentifizierungsmethode angegeben werden. Über den Schalter „Login testen“ können Sie prüfen,
ob Ihre Angaben korrekt sind.
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Sollten die schreibenden Zugriffseinstellungen einen korrupten Zustand erreichen, ist es notwendig,
für alle betroffenen Mandanten die Reparaturfunktion auszuführen. Diese finden Sie in den
Mandanteneinstellungen auf der Seite „DMS“.
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2.4 Benutzersynchronisation
Wird das DMS das erste Mal für einen Mandanten aktiviert, werden alle Benutzer entsprechend der
Rechteverwaltung im DMS angelegt, unabhängig davon, ob sie für das DMS verwendet werden
sollen. Die auf diese Weise angelegten Benutzer werden automatisch der Benutzergruppe „04 Team“
zugeordnet. Im DMS können Sie sich durch eine besondere Authentifizierungsmethode („SelectLine
Anmeldung“) nun mit den Login-Daten des SelectLine Benutzers anmelden. Mehr dazu erfahren Sie
in Punkt 3.1.
Das Programm führt regelmäßig eine Synchronisation der Benutzer durch. Dabei werden die
Benutzer aus SelectLine mit denen im DMS abgeglichen. Wird in SelectLine ein neuer Benutzer
angelegt, wird dieser beim nächsten automatischen Abgleich im DMS angelegt. Auf diese Weise
nachträglich angelegte Benutzer werden ebenfalls der Benutzergruppe „04 Team“ zugeordnet.
Existiert diese Benutzergruppe nicht mehr, erfolgt eine Zuordnung in einer neuen Gruppe
„Unzugeordnet“. Beim Löschen eines Benutzers in SelectLine wird der zugehörige Benutzer im DMS
inaktiv gesetzt. Der Benutzer kann manuell wieder für einen Login im DMS aktiviert werden. Dazu
öffnen Sie den betroffenen Benutzer in der Benutzerverwaltung des DMS und ändern in den
Eigenschaften unter „User Information“ die Erlaubnis für einen Benutzer-Login auf „Ja“ und Ändern
seine Authentifizierung auf „Standard“.
Bitte vergessen Sie bei der Neuanlage von Benutzern nicht, diese den passenden Benutzergruppen im
DMS zuzuordnen, da sie sonst keine Berechtigungen besitzen und dadurch keinerlei Zugriff auf
Objekte im DMS haben.
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3 Ersteinrichtung des DMS
3.1 Anmelden im DMS
Durch eine eigens für SelectLine entwickelte Authentifizierungsmethode können die Anmeldedaten
der SelectLine Benutzer auch für die Benutzer im DMS verwendet werden. Hierfür wird die
Authentifizierungsart „SelectLine Anmeldung“ verwendet. Wählen Sie diese im Anmeldedialog aus.
Für die erstmalige Anmeldung im DMS sollte der mitausgelieferte administrative Benutzer verwendet
werden, der über die notwendigen Rechte verfügt, um die Benutzer aus SelectLine den passenden
Benutzergruppen zuzuordnen oder ggf. neue Benutzergruppen anzulegen. Weiterhin besitzt zunächst
nur der administrative Benutzer die notwendigen Berechtigungen, um Berechtigungen für andere
Benutzer zu vergeben.
Um sich mit dem administrativen Benutzer anzumelden, starten Sie den DMS Client und wählen Sie
die Standard-Authentifizierung. Geben Sie als Benutzer „Administrator“ ein. Als Passwort ist das
automatisch generierte Standardpasswort zu verwenden, das Sie in den Mandanteneinstellungen der
SelectLine finden. Dieses wird bei der Aktivierung des DMS für den Mandanten zufällig generiert und
immer wieder benötigt, wenn Sie Passwörter im DMS Mandanten zurücksetzen.
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Nach dem Klick auf „Anmelden“ werden Sie aufgefordert, das Passwort des Administrators zu
ändern. Nach der Änderung melden Sie sich als Administrator immer mit dem neuen Passwort an. Im
Anschluss befinden Sie sich in der Oberfläche vom DMS.
3.2 Benutzergruppen erstellen und Benutzer zuordnen
Mit dem administrativen Benutzer oder einem anderen berechtigten Benutzer können Sie
Benutzergruppen verwalten und die Benutzer des DMS diesen entsprechend zuordnen. Im
Auslieferungszustand des DMS sind standardmäßig bereits Benutzergruppen vorhanden. Die
Benutzergruppen werden für eine einfache Vergabe von Berechtigungen auf Gruppenebene,
vergleichbar mit Rollen in SelectLine, benötigt.
Sie können diese Gruppen frei verwenden, bearbeiten oder löschen. Wir empfehlen Ihnen, vor dem
Produktivbetrieb des DMS die Benutzergruppen entsprechend Ihrer Unternehmensstruktur
anzupassen und die aus SelectLine entstandenen Benutzer den Benutzergruppen zuzuordnen. Die
Benutzer, die bei der Aktivierung des DMS angelegt wurden, sind automatisch der Benutzergruppe
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„04 Team“ zugeordnet. Nachträglich in der SelectLine hinzugekommene Benutzer finden Sie
ebenfalls in der Gruppe „04 Team“. Existiert diese nicht, finden Sie die Benutzer in der Gruppe
„Unzugeordnet“.
Über einen Rechtsklick auf „Benutzerverwaltung“ können Sie mit der Funktion „Neu“ eine neue
Benutzergruppe anlegen. Im sich öffnenden Dialog wählen Sie im oberen Bereich den Objekttyp
„Benutzergruppe“ aus und geben der Gruppe einen Namen und optional eine Beschreibung. Um eine
bestehende Gruppe zu bearbeiten, wählen Sie diese aus. Über die nun sichtbaren Eigenschaften im
unteren Bereich können Sie beispielsweise den Namen oder die Beschreibung einer Gruppe ändern.
Das Löschen einer bestehenden Gruppe erfolgt über einen Rechtsklick auf die Gruppe und der
Funktion „Löschen setzen“. Mehr zum Thema Löschen von Objekten erfahren Sie im
Beschreibungsdokument zur Arbeit mit dem DMS.
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Um einen Benutzer einer Gruppe zuzuordnen, ziehen Sie diesen per Drag & Drop in die gewünschte
Gruppe. Sie haben dabei die Möglichkeit, zu entscheiden, den Benutzer physisch in die Gruppe zu
verschieben oder eine Verknüpfung in der neuen Gruppe zu erstellen. Ein Benutzer kann physisch
immer nur einer Gruppe zugeordnet sein, erbt aber auch die Berechtigungen der Gruppen, denen er
über eine Verknüpfung zugeordnet ist. Mehr zum Thema Berechtigungen erfahren Sie im Abschnitt
2.3.
Sie haben auch die Möglichkeit, manuell Benutzer im DMS anzulegen. Beachten Sie dabei bitte, dass
die so angelegten Benutzer nicht zur Archivierung aus der SelectLine verwendet werden können und
somit nur für das Arbeiten im DMS nützlich sind.
Um einen neuen Benutzer anzulegen, gehen Sie wie beim Anlegen einer Benutzergruppe vor. Wählen
Sie jedoch im oberen Bereich den Objekttyp „Benutzer“ aus. Im Bereich „User Information“ stellen
Sie für „Benutzerlogin erlauben“ „Ja“ ein und wählen für die Authentifizierung „Standard“.
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3.3 Berechtigungen vergeben
Die von SelectLine für das DMS mitgelieferten Benutzergruppen sind bereits mit Berechtigungen
ausgestattet. Wir empfehlen Ihnen dennoch, die Berechtigungen dieser Gruppen vor der
Verwendung zu überprüfen und an Ihre Anforderungen anzupassen.
Für neue Benutzergruppen, die Sie erstellt haben, ist es immer notwendig, manuell Berechtigungen
zu vergeben, um Benutzern, die diesen Gruppen zugeordnet werden sollen, Zugriff auf Ordner, Akten
und Dokumente zu gewähren. Öffnen Sie dazu zunächst den Einstellungsbereich der Rechte. Diesen
erreichen Sie über den Bereich „Administration“ in der Titelleiste des DMS. Navigieren Sie zu
Berechtigungen/Rechte.
Hier werden Ihnen die Benutzergruppen mit ihren Rechten für die jeweilige Art von Objekten
angezeigt. Über welche Art von Berechtigung eine Gruppe über eine bestimmte Art von Objekten
verfügt, lässt sich über die farbige Ampelanzeige erkennen. Diese stellt die im DMS wählbaren
Standardberechtigungssätze dar.
Nicht zugewiesen:
Keine Berechtigung zugeordnet
Freigabe:
Volles Zugriffsrecht plus Freigaberecht (noch nicht implementiert)
Vollzugriff:
Volles Zugriffsrecht
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Vollzugriff/Kein Löschen:
Volles Zugriffsrecht außer Löschmarkierung setzen
Lesen:
Dokumente und Eigenschaftsfelder können gelesen, aber nicht geändert werden; Dokumente
können extern geöffnet, heruntergeladen, exportiert, gedruckt und per E-Mail versendet werden
Eingeschränktes Lesen:
Dokumente und Eigenschaftsfelder können gelesen, aber nicht geändert werden; Dokumente
können nicht extern geöffnet, heruntergeladen, exportiert, gedruckt und per E-Mail versendet
werden
Kein Zugriff:
Der Zugriff ist gesperrt
Um die Berechtigungen einer Benutzergruppe für eine bestimmte Art von Objekten anzupassen,
wählen Sie eine Berechtigung durch Klick auf den Kreis im Schnittpunkt der jeweiligen
Benutzergruppe (vertikale Spalte) und der Objektart (horizontale Spalte) aus. Über einen
anschließenden Rechtsklick auf den Kreis gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht der Rechte und
können entweder einen der Standardberechtigungssätze wählen oder die Rechte individuell
bestimmen.
Neben dem Vergeben von Berechtigungen für eine gesamte Benutzergruppe können Sie auch
Berechtigungen für einzelne Benutzer innerhalb einer Gruppe vergeben, indem Sie die
Benutzergruppe aufklappen.
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Die Berechtigungen, die ein Benutzer entweder über die Gruppenberechtigungen oder eine
Direktzuweisung erhält, werden addiert. Dabei gilt die jeweils höhere Berechtigung. Hat ein Benutzer
durch eine Gruppenzuweisung also beispielsweise nur ein Lese-Recht, durch eine Direktzuweisung
jedoch einen Vollzugriff erhalten, besitzt er vollen Zugriff auf den Objekttype. Eine Ausnahme ist ein
explizites Verbot über „Kein Zugriff“, da es die anderen Berechtigungen übersteuert.
Nachdem Sie die Berechtigungen der Benutzer in der gewünschten Form angepasst haben, müssen
die Änderungen gespeichert werden. Dazu klicken Sie oben links auf „Speichern“. Ungespeicherte
Änderungen erkennen Sie an einem roten Dreieck an einer Berechtigung.
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4 Automatische Konfiguration in SelectLine
4.1 Druckvorlageneinstellungen
Der nachfolgenden Übersicht können Sie entnehmen, welche Druckvorlagen vom Programm bereits
mit Archiveinstellungen gefüllt werden.
Ausgangsbelege ANG (Angebot), AUF (Auftrag), REC (Rechnung), QG (Gutschrift), LIE
(Lieferschein), QP (Packzettel), QT (Teilrechnung), QU (Vorkasse), SRE
(Schlussrechnung Projekte)
Eingangsbelege EAN (Anfrage), EBE (Bestellung), ERE (Eingangsrechnung), ELI
(Eingangslieferschein)
Kassendaten PCB (Kassenbuchungsliste), KPR (Datenerfassungsprotokoll), KBR
(Kassenbericht), KJO (Kassenjournal), KTL (Kassentagesliste), KAS
(Kassenquittung), KBB (Barbeleg), PK (Einrichtungsprotokoll)
Auswertungen Wawi BAA (Ausgangsbuch), BAO (Offene Belege Ausgangsseite), NUA (Umsatz
Ausgangsseite), POA (Positionsliste Ausgangsseite), RUA (Rückstände
Ausgangsseite), BEA (Eingangsbuch), BEO (Offene Belege Eingangsseite),
NUE (Umsatz Eingangsseite), POE (Positionsliste Eingangsseite), RUE
(Rückstände Eingangsseite), PFI (Projekte Finanzstatus), PBD (Projekte
Bedarfsanzeige), PEV (Projekte Einkauf-Verkauf), RMR (RMA Jahresübersicht
monatsweise), RMP (RMA Artikelübersicht in Zeitraum), TVF (Fällige
Verträge), TVE (Erstelle Verträge), TVS (Status Verträge), QVF (Fällige
Wartungsrechnungen), QVE (Erstelle Wartungsrechnungen), QVS (Status
Wartungsverträge), GRA (Gruppenauswertung), UMA (Umsatz Artikel), AST
(Artikelverkaufsstatistik), EST (Artikeleinkaufsstatistik), RPA (Renner Penner
Artikel), RPE (Renner Penner Artikel Einkauf), UMK (Umsatz Kunden), RPK
(Renner Penner Kunden), PRL (Preisliste), UML (Umsatz Lieferanten), RPL
(Renner Penner Lieferanten), PRO (Provision für Mitarbeiter), RPM (Renner
Penner Mitarbeiter)
Lager IVH (Inventur Historie), LAD (Lagerbestand bis), LAV (Verfall zum), LDR
(Lagerdrehung), ARB (Artikelbestand), LAB (Lagerbestand), LAP
(Lagerprotokoll), QM (Manuelle Lagerung)
Produktion NP (Fertigungsauftrag), PBB (Betriebsmittelbelegung), PMB
(Mitarbeiterbelegung)
RMA RM (RMA-Vorgänge), RMA (RMA-Rücksendeunterlagen)
Projekte WJ (Projekte)
Offene Posten OPF (Offene-Posten Fälligkeitsliste), OPZ (Kontoauszug), OPQ
(Liquiditätsvorschau), OPK (Offene-Posten Debitoren/Kreditoren)
Mahnungen MH (Mahnungen)
Datenschutz DSA (Datenschutz Auskunft)
Auswertungen Rewe NS (Anlagespiegel), ABL (Anlagen-Buchungsliste), BIL (Bilanz), GUV (Gewinn
und Verlust), JOU (Buchungsjournal), BWA (BWA), PRI (Primanota), SUS
(Summen-Salden-Liste), USV (Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung), UVA
(Umsatzsteuer-Voranmeldung Deutschland), UVM (Umsatzsteuer-
Voranmeldung Österreich), ZM2 (Zusammenfassende Meldung II), KST
(Kostenstellen/-träger mit Kostenarten), KSJ (Kostenrechnung-Journal), KSU
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(Kostenrechnung-Salden), KTD (Kostenträgerdeckungsbeitrag), OPL (Offene-
Posten Liste)
4.2 Automatische Metadatenübergabe
Bei der Archivierung werden die Dokumente automatisch mit Metadaten angereichert, die sich
schlussendlich in den Dokumenteigenschaften im DMS widerspiegeln. Die so übergebenen
Metadaten sind nicht bei jeder Archivierung gleich und hängen davon ab, welches Dokument von
welcher Stelle aus der SelectLine archiviert wird.
Metadaten dienen dazu, Dokumente im DMS schneller wiederfinden und identifizieren zu können.
Seite 26 von 31Kurzbeschreibung DMS Einrichtung
4.3 Anpassungsmöglichkeiten
4.3.1 Ablagepfad anpassen oder für andere Druckvorlagearten hinterlegen
Wir empfehlen Ihnen, mit denen von uns vorgegebenen Archiveinstellungen zu arbeiten, um auch
das mitausgelieferte Ordnersystem optimal zu nutzen. Es steht Ihnen jedoch auch beim DMS frei, wie
bei Nutzung einer unserer herkömmlichen Schnittstellen zu Archivsystemen für jede Druckvorlage
den zugehörigen Ablagepfad selbst zu bestimmen und damit zu entscheiden, in welchen Ordnern
welche Dokumente abgelegt werden.
Zur Änderung eines Ablagepfades begeben Sie sich in die gewünschte Druckvorlagenart und öffnen
Sie die Seite „Archivierung“. Im oberen Bereich lässt sich einstellen, wann bei welchem Druckziel eine
Archivierung angestoßen wird. Ist „immer“ ausgewählt, wird das Dokument nach dem Druck auf das
Druckziel automatisch archiviert. Im unteren Bereich ist die Anpassung des Ablagepfades möglich.
Um einen eigenen Ablagepfad festzulegen, löschen Sie zunächst den bisherigen Pfad mit einem
Rechtsklick auf den jeweils obersten Eintrag und „Eintrag entfernen“. Dadurch werden dieser Eintrag
und alle untergeordneten Einträge entfernt. Mit einem Rechtsklick in die nun frei gewordene Fläche
lassen sich über „Neuer Eintrag“ neue Einträge anlegen. Ist im Pfad bereits ein Dokument vorhanden,
haben Sie die Möglichkeit, Verknüpfungen anzulegen. Dazu hinterlegen Sie den Ordnerpfad für die
Verknüpfung und wählen als letzten Knoten eine Verknüpfung statt einem Dokument. Dadurch
befindet sich das Dokument im DMS physisch trotzdem in nur einem Ordner, ist allerdings durch
Verknüpfungen an mehreren Stellen im DMS erreichbar. Mit einem Rechtsklick auf bestehende
Einträge können außerdem Untereinträge erzeugt werden.
Seite 27 von 31Kurzbeschreibung DMS Einrichtung
Jedes Objekt im DMS (Ordner, Dokument, Benutzer usw.) gehört einem bestimmten Objekttyp an,
der seine Eigenschaften bestimmt. Für jeden Eintrag ist es deshalb notwendig, den Objekttyp zu
wählen (linke Spalte). Zusätzlich ist über eine Formel zu bestimmen, um welches konkrete Objekt es
sich handelt (rechte Spalte). Hierfür kann wahlweise auch der Formeleditor verwendet werden. In
allen Fällen gilt: der Ablagepfad muss mit einem Objekttyp vom Typ „Dokument“ abgeschlossen
werden, damit Sie ihn speichern können. Dazu gehören beispielsweise die Objekttypen „Beleg“,
„Buchhaltungsdokument“ oder auch „Wawidokument“.
Um zu steuern, dass die Ablage in beispielsweise eine Kundenakte basierend auf einem gedruckten
Beleg erfolgt, muss als Startknoten „Kunde“ gewählt werden. In der Formel muss ein eindeutiger
Schlüssel zur Identifizierung der Akte hinterlegt werden. Im Beispiel des Kunden ist dies das
Archivfeld „Adressnummer“ (so auch für Lieferanten und Interessenten). Das DMS prüft bei der
Archivierung den Wert im Feld „Adressnummer“ und legt das Dokument in der entsprechenden
Kundenakte ab. Beachten Sie dabei, dass die Auswahl des Archivfeldes „Adressnummer“ nur möglich
ist, wenn der Ablagepfad mit einem Dokument-Objekttyp abgeschlossen wird, der dieses Archivfeld
besitzt (z. B. Beleg).
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Neben dem Festlegen eines Ablagepfades für eine ganze Druckvorlagenart kann auch auf
Formularebene ein Pfad bestimmt werden, welcher die Einstellungen in der Druckvorlagenart
übersteuert. So können Sie für bestimmte Formulare bzw. Druckvorlagen eine gesonderte
Archivierung einstellen. In der Bearbeitungsansicht des Formulars auf der Seite „Archivierung“
aktivieren Sie dazu die Option „Von der Standard-Einstellung abweichend“.
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4.3.2 Übergebene Metadaten anpassen
Neben einer individuellen Anpassung der Ablagepfade für jedes einzelne Formular, haben Sie auch
die Möglichkeit zu bestimmen, welche Informationen aus SelectLine in welches Eigenschaftsfeld im
DMS übergeben werden.
Wählen Sie dazu das gewünschte Formular aus, drucken Sie es auf den Bildschirm und öffnen Sie den
Formulareditor. Die Metadatenübergabe kann hier über Formelplatzhalter im Hauptblock beeinflusst
werden. Im Platzhalter können Sie über das Feld „Archivfeld“ das Eigenschaftsfeld wählen, dass Sie
mit Informationen befüllen möchten. Über das Formelfeld im oberen Bereich bestimmen Sie diese
Informationen, die bei der Archivierung in das Archivfeld übergeben werden.
4.4 Wiederherstellung der vorkonfigurierten Einstellungen
Sollten Sie versehentlich die Archiveinstellungen im Programm verändert oder gelöscht haben,
können Sie die Standardeinstellungen ganz einfach wiederherstellen. Deaktivieren Sie das DMS in
den Mandanteneinstellungen und aktivieren Sie es im Anschluss wieder. Hierbei werden alle
Archiveinstellungen der Druckvorlagen wieder mit unseren Vorgaben überschrieben. Beachten Sie
hierbei, dass auch sonstige Archiveinstellungen, die Sie in anderen Druckvorlagenarten
vorgenommen haben, überschrieben werden und somit verloren gehen.
Sollten Sie ausschließlich die Programmeinstellungen (Zugriffseinstellungen) wiederherstellen wollen,
führen Sie in den Mandanteneinstellungen auf der Seite „DMS“ die Funktion „SelectLine DMS
reparieren“ aus. Die Archiveinstellungen für Druckvorlagen bleiben dabei unverändert.
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