De-Mail Einsatzmöglichkeiten und Hinweise zur Einführung in Unternehmen
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De-Mail
Einsatzmöglichkeiten und Hinweise
zur Einführung in Unternehmen
ISBN 978-3-943043-33-4De-Mail
Einsatzmöglichkeiten und Hinweise
zur Einführung in Unternehmen
Stand: Oktober 2012
/// 1De-Mail Einsatzmöglichkeiten und Hinweise zur Einführung in Unternehmen
De-Mail – Konkurrenz für die Briefpost
Vertrauliche und nachweisbare Geschäftspost wird bisher – in der Regel – über den
herkömmlichen Brief abgewickelt. Mit De-Mail ist nun das vertrauliche und nach-
weisbare Versenden elektronischer Nachrichten über das Internet möglich. Dadurch
können viele Vorgänge, für die bisher nur der Postweg infrage kam, vollständig
elektronisch erledigt werden. Bei entsprechender Verbreitung könnte sich De-Mail
zu einem zukunftsweisenden Dienst für die elektronische Übermittlung sensibler
Inhalte zwischen Privatpersonen, Unternehmen, Behörden und sonstigen juristischen
Personen entwickeln.
Doch zunächst bringt die Einführung von De-Mail für Unternehmen viele Fragen mit
sich, zum Beispiel:
> Welche Anwendungsmöglichkeiten gibt es in Unternehmen?
> Wie kann De-Mail die herkömmliche Briefpost ersetzen?
> Welcher De-Mail-Anbieter ist die richtige Wahl?
Die vorliegende Broschüre soll zur Klärung dieser und weiterer Fragen beitragen und
Entscheidungen zum Einsatz im eigenen Unternehmen erleichtern.
Copyright Alle Rechte liegen beim Herausgeber.
Ein Nachdruck – auch auszugsweise – ist nur mit ausdrücklicher
schriftlicher Genehmigung des Herausgebers gestattet.
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Werner-von-Siemens-Straße 13 | 53340 Meckenheim
Internet: www.dihk-verlag.de
Autoren Michael Kowalski, Dr. Katrin Sobania, DIHK
Stand Oktober 2012
Herstellung Grafik et cetera, Nadja Fernandes | Köln
Druck ??
2 | | 3De-Mail Einsatzmöglichkeiten und Hinweise zur Einführung in Unternehmen
De-Mail: verbindlich – vertraulich – nachweisbar Welchen Mehrwert kann De-Mail
meinem Unternehmen bieten?
Im Vergleich zum Postweg (verlässlich und anerkannt, aber langsam und umständ-
lich) ist die gewöhnliche E-Mail-Korrespondenz zwar schnell und bequem in der Geschäftspost wird heute in der Regel elektronisch erstellt, dann ausgedruckt,
Nutzung. Allerdings weist sie Nachteile auf, die insbesondere für Unternehmen zu kuvertiert und als Brief an Kunden, Geschäftspartner und Verwaltungen versendet.
Problemen führen können: Da E-Mails nicht verschlüsselt werden, können sie leicht
mitgelesen oder verändert werden. Zusätzlich bleibt immer eine Restunsicherheit
über die wirkliche Identität des Kommunikationspartners sowie darüber, ob die
E-Mail tatsächlich beim Empfänger eingegangen und nicht unterwegs abhanden
gekommen ist oder gar abgefangen wurde.
De-Mail hebt diese Nachteile auf, so dass elektronischer Schriftverkehr
per De-Mail rechtlich gleichwertig zur herkömmlichen Briefpost eingesetzt Diese wiederum öffnen den Brief und scannen ihn in der Regel ein, um ihn dann
werden kann: elektronisch abzulegen – zusätzlich zur Papierablage, die vielfach noch für Nach-
weiszwecke erforderlich ist. Das erübrigt sich mit De-Mail.
> Durch die Registrierung mit eindeutiger, persönlicher Identifizierung sind Absen-
der und Empfänger von De-Mails stets authentisch und bekannt. Damit wird die
Verbindlichkeit im elektronischen Geschäftsverkehr gewährleistet.
> Durch Verschlüsselungsalgorithmen werden De-Mails vor einem Mitlesen und
Verändern geschützt.
> De-Mail hat eine gerichtsverwertbare Wirksamkeit, weil die Identität des
Senders, der Versand durch den Sender als auch der Eingang beim Empfänger Gegenüber der klassischen Briefkommunikation kann De-Mail mit klaren Vorteilen
der De-Mail-Nachricht nachweisbar sind. aufwarten: Durch den Einsatz von De-Mail können Prozesskosten in der Unter-
nehmenskommunikation gesenkt werden. Die Kommunikation ist verbindlich und
Zwar gibt es bereits heute verschiedene Möglichkeiten, E-Mails authentisch und gerichtlich als Nachweis verwertbar und die Daten und Inhalte dabei sicher. De-Mail
gesichert zu versenden. Um die derzeit verfügbaren technischen Lösungen (Ver- ist bedeutend schneller als der Postweg und insbesondere dann vorteilig, wenn
schlüsselungssoftware, Zertifikate, elektronische Signaturen) zu nutzen bzw. zu Fristen kurzfristig und rechtsverbindlich einzuhalten sind. Zudem ist De-Mail von
kombinieren, ist jedoch spezifisches Fachwissen beim Nutzer erforderlich. De-Mail jedem Standort aus verfügbar und unabhängig von Servicezeiten.
setzt auf vorhandene Sicherheits- und Kommunikationstechnologien auf und bietet
eine integrierte, einfach zu bedienende Gesamtlösung.
4 | | 5De-Mail Einsatzmöglichkeiten und Hinweise zur Einführung in Unternehmen
Die Einsatzmöglichkeiten von De-Mail in Unternehmen sind vielfältig. De-Mail ist nicht gleich De-Mail:
Beispiele zeigen sich in der Kommunikation mit
Welche Versanddienste stehen zur Verfügung?
> Geschäftspartnern und Kunden: Kostenvoranschläge, Verträge, Abnahme-
erklärungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen, Bei einer Standard-De-Mail werden der Inhalt (Text und Anlagen) sowie die Kopfdaten
(Absender- und Empfängeradresse, Versandzeitpunkt usw.) verschlüsselt übertragen,
> Mitarbeitern: Gehaltsmitteilungen, Arbeitsverträge und sonstige Personalange- so dass die De-Mail komplett vor einem Mitlesen von und Verändern durch Dritte
legenheiten an private De-Mail-Adressen, datenschutzkonforme Kommunikation geschützt ist. Absender und Empfänger sind eindeutig identifiziert, und der Versand
z. B. bei Anbindung externer Arbeitsplätze und Niederlassungen, einer De-Mail ist nur an Personen und Unternehmen möglich, die eine De-Mail-
Adresse besitzen. Personen und Unternehmen ohne De-Mail-Adresse sind per
> Behörden, Banken und Versicherungen: Anträge, Meldungen, Kontoauszüge, De-Mail grundsätzlich nicht erreichbar.
Bescheide,
Eine Standard-De-Mail ist bzgl. Fälschungssicherheit und Vertraulichkeit dem
> Kammern und Verbänden: Anträge, Auskünfte, Meldungen. einfachen Brief gleichzusetzen (Schutz durch Schlüssel vs. Umschlag). Dabei hat die
De-Mail in der Regel ein höheres Authentizitätsniveau, d. h. der Empfänger kann
sich sicher sein, dass der Absender wirklich der ist, der er vorgibt zu sein. Mit einer
Standard-De-Mail ist der Abschluss von Alltags-Rechtsgeschäften möglich.
Eine Standard-De-Mail kann – analog zum herkömmlichen Brief – zusätzlich mit
bestimmten Nachweisen versehen werden:
> Der Absender einer De-Mail kann für diese eine Versandbestätigung vom eigenen
Provider anfordern. Diese erfüllt eine Nachweisfunktion bei Rechtsgeschäften.
> Der Absender einer De-Mail kann auch eine Eingangsbestätigung vom Provider
des Empfängers anfordern. Diese wird sowohl an den Absender als auch an den
Empfänger gesendet und erfüllt ebenfalls eine Nachweisfunktion.
> Ein De-Mail-Einschreiben ergibt sich aus der Kombination von Versand- und Ein-
gangsbestätigung und entspricht rechtlich dem postalischen Einwurf-Einschreiben.
In beiden Fällen (De-Mail- und postalisches Einschreiben) wird jedoch nur der
Zugang nachgewiesen und nicht ein tatsächliches Öffnen und Lesen der Nachricht.
Für die unterschiedlichen Versanddienste kann auch eine Anmeldung auf hohem
Sicherheitsniveau erfolgen. Die Anmeldung erfolgt dabei durch die Eingabe von
Benutzername, Passwort (wie bei der Standard-De-Mail) und zusätzlich durch einen
weiteren Gegenstand (Token, neuer Personalausweis (nPA), Signaturkarte, mTAN
etc.). Damit lässt sich z. B. eine absenderbestätigte De-Mail erstellen. Mit dieser
können nach Verabschiedung des E-Government-Gesetzes auch Vorgänge mit der
öffentlichen Hand abgewickelt werden, die einer gesetzlichen Schriftform bedürfen.
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Wie kann ich De-Mail technisch einbinden? Web-basierte Lösung (Web-Front-End)
E-Mail-Client-Lösung
Diese De-Mail-Einbindung eignet sich insbesondere für den Einstieg sowie für
Es gibt grundsätzlich mehrere Wege, De-Mail im Unternehmen einzuführen: kleinere und mittlere Unternehmen, die ein geringes Kommunikationsaufkommen
Client
Ein erster Schritt könnte in einer kleinen Web-basierten Lösung bestehen. Eine haben. Diese »kleine Lösung« bzw. »Einstiegslösung« erfordert keine weiteren
E-Mail-Client-Lösung, die auch in spezielle Fachverfahren eingebunden werden Installationen von Hard- und Software. Wie bei (Web-)E-Mail-Programmen werden
kann, erfordert schon mehr Aufwand, und die Anbindung eines De-Mail-Gateways De-Mails über ein Internetportal des De-Mail-Anbieters versendet, empfangen
De-Mail und
wäre eine umfassende Lösung. Bei der Wahl spielen unterschiedliche Entscheidungs- abgelegt.
kriterien eine Rolle, z. B. Schnelligkeit der Einführung in das Unternehmen, Höhe der
Sender/Empfänger verschlüsselte Verbindung
Investitionskosten, Integrationsaufwand, Anzahl der einzubindenden Prozesse, Höhe Aufgrund des einfachen Zugangs fallen nur ganz geringe Investitions- und Betriebs-
der Fallzahlen, voraussichtliche Anzahl der Nutzer im Unternehmen etc. kosten an. Dies ist allerdings keine Lösung für Unternehmen, die De-Mail in die
unternehmenseigenen E-Mail-Infrastrukturen und internen Fachverfahren einbinden
Vor einer Entscheidung für eine technische Lösung sollte aber immer die Frage be- möchten, um ein hohes Kommunikationsaufkommen (Fallzahlen) effizient abwickeln
antwortet werden, für welche Kommunikation (bzw. Prozesse) De-Mail in welchem zu können.
Umfang eingesetzt werden soll. Diese Prozesse sind zunächst daraufhin zu überprüfen,
ob sie für eine digitale Abwicklung geeignet sind und ob eine solche wirtschaftlich
sinnvoll wäre. Erst auf Basis dieser Untersuchungen sollte eine Entscheidung für Web-basierte Lösung
eine technische Lösung getroffen werden. Dabei ist diese nicht vordergründig an Web-basierte Lösung
der Unternehmensgröße auszurichten, sondern an der Anwendungshäufigkeit eines
einzelnen Prozesses. In jedem Fall ist zu berücksichtigen, dass auch die Zielgruppe
De-Mails empfangen können muss.
Browser
Im Folgenden werden die verschiedenen Einbindungsmöglichkeiten kurz vorgestellt.
De-Mail
Sender/Empfänger verschlüsselte Verbindung
8 | | 9De-Mail Einsatzmöglichkeiten und Hinweise zur Einführung in Unternehmen
Gateway-Lösung
E-Mail-Client-Lösung (Erweitertes Front-End) Gateway-Lösung (Erweitertes Back-End)
Für eine stärker integrierte Lösung kann der De-Mail-Verkehr über einen bereits Die integrativste und umfassendste Lösung ist, ein Gateway für die Kommunikation
im Unternehmen
Client genutzten E-Mail-Client (z. B. Outlook, Lotus Notes) organisiert mit dem De-Mail-Anbieter in die IT-Infrastruktur des Unternehmens einzubinden.
werden, der direkt an das De-Mail-Postfach des Nutzers angebunden wird. Eine Dieses wird vom De-Mail-Anbieter selbst oder von Drittanbietern zur Verfügung
weitere Möglichkeit besteht darin, einen speziellen De-Mail-Client eines De-Mail- gestellt. Ein Gateway kann über den E-Mail-Server des Unternehmens oder direkt an
Anbieters zu nutzen. Die oben beschriebenen De-Mail-Versanddienste können so auf spezielle Fachverfahren oder ERP-Systeme angeschlossen werden. Das Gateway wird
der Client-Oberfläche aktiviert werden. Die De-Mails können dann bspw. in einer dabei als De-Mail
technischer und organisatorischer De-Mail-Transaktionsknoten mit dem
Zwei-Fächer-Struktur abgebildet werden: Ein Postfach für normale E-Mails und ein Anbieter eingesetzt. Es steuert die Authentifizierung und sichere Kommunikation mit
anderes nur für De-Mails. E-Mail-Server
Sender/Empfänger Gateway verschlüsselte Verbindung dem De-Mail-Anbieter. Das Gateway stellt die organisatorischen und technischen
Funktionalitäten für eine umfangreiche Verwaltung der De-Mail-Konten zur Verfügung
Ein Vorteil ist, dass der Nutzer weiterhin seinen E-Mail-Client verwenden und damit und dient zur Anbindung der internen Fachverfahren.
De-Mails versenden und empfangen kann. Allerdings liegt es im Ermessen der
De-Mail-Anbieter, ob und welche Schnittstellen für E-Mail-Clients sie zur Verfügung Die Gateway-Lösung bringt insgesamt eine höhere organisatorische und monetäre
stellen. Investition mit sich, aber auch mehr Einsatzmöglichkeiten bei verhältnismäßig
geringem Gesamtaufwand.
E-Mail-Client-Lösung
E-Mail-Client-Lösung
Gateway-Lösung
Gateway-Lösung
Client
Client
De-Mail
De-Mail
Sender/Empfänger E-Mail-Server Gateway verschlüsselte Verbindung
Sender/Empfänger verschlüsselte Verbindung
E-Mail-Client-Lösung
Client
Web-basierte Lösung De-Mail
Sender/Empfänger verschlüsselte Verbindung
10 | Browser | 11De-Mail Einsatzmöglichkeiten und Hinweise zur Einführung in Unternehmen
Was ist organisatorisch zu beachten? Empfängt man hingegen eine De-Mail von einer natürlichen Person, so kann in
dieser speziellen Angelegenheit ebenfalls per De-Mail geantwortet werden. Eine
globale Zugangseröffnung durch die Person ist damit allerdings nicht verbunden.
Bezeichnung und Aufbau von De-Mail-Adressen Das bedeutet, dass in anderen Angelegenheiten vor dem Versand von De-Mails das
Einverständnis der Person eingeholt werden muss.
Der Aufbau des Domänenteils der De-Mail-Adresse (nach dem »@«) ist im De-Mail-
Gesetz geregelt. Der Domänenteil muss eine Bezeichnung aufweisen, die nur für
De-Mail-Dienste genutzt werden darf (z. B. »de-mail«) und in einem direkten Zusam- Rechtliche Verbindlichkeit der Zustellung
menhang mit dem Kontoinhaber stehen muss (z. B. »unternehmensname«). Genauer:
Auf der zweiten Ebene (sog. 2nd Level) kann z. B. die Bezeichnung »de-mail« und auf Alle De-Mails, die an eine De-Mail-Adresse einer Unternehmensdomain adressiert
der dritten Ebene (sog. 3rd Level) der Name des Kontoinhabers, gemäß dem Schema werden, gelten als nachweislich zugestellt – auch wenn der Empfänger nicht anwe-
»@unternehmensname.de-mail.de« verwendet werden. send ist oder tatsächlich gar nicht existiert. Dies ist mit der Papierpost vergleichbar,
da auch dort alle Sendungen, die an ein Unternehmen gerichtet sind, z. B. in der
Vorteil der Sammeldomain »de-mail.de« ist, dass die Adressen bei einem Wechsel zentralen Poststelle abgegeben werden – unabhängig davon, ob der ggf. in der
zwischen Anbietern, die »de-mail.de« verwenden, mitgenommen und weiterbenutzt Anschrift aufgeführte Mitarbeiter überhaupt existiert.
werden können. Die nachfolgenden Ebenen (sog. 4th und 5th Level) werden als
Sub-Domänen der dritten Ebene zugeordnet und können vom Kontoinhaber selbst Unternehmen müssen technisch und organisatorisch gewährleisten, dass derartige
festgelegt werden (bspw. »@personal.unternehmensname.de-mail.de«). Zustellungen intern umgeleitet werden:
Für den lokalen Adressteil (vor dem »@«) kann der Kontoinhaber nach freier Verfü- > Vertretungs- und Urlaubsregelungen für die schriftliche Kommunikation müssen
gung Namens- oder auch Funktionsadressen einsetzen (z. B. »vorname.nachname@«, hinsichtlich ihrer Übertragbarkeit auf De-Mail überprüft werden. Technisch muss
»abteilung1@«, »projektA@«). sichergestellt werden, dass De-Mails nicht unberechtigt versendet werden können.
Angemerkt sei, dass aufgrund der oben genannten Festlegungen die analoge Über- > In den Unternehmen vorhandene Weiterleitungsregelungen für herkömmliche
tragung von E-Mail-Adressen auf DeMail-Adressen nicht immer möglich ist. Briefe, die ohne eindeutige Zuordnung eintreffen, müssen analog für De-Mails
festgelegt werden. Datenschutzrechtlich ist dies verantwortbar, da davon ausge-
Hinweis: Unternehmen sollten von vornherein darauf achten, dass die Wahl des gangen werden kann, dass alle De-Mails beruflichen bzw. fachlichen Inhalts
Domainnamens (eindeutige Bezeichnung des De-Mail-Dienstes) nicht zum Hindernis sind.
bei einem eventuellen Wechsel des De-Mail-Anbieters wird.
Aufbewahrungspflichten
Zugangseröffnung
Digitale Dokumente müssen, ebenso wie papiergebundene, ordnungsgemäß archi-
Um nach außen eine Erreichbarkeit per De-Mail zu zeigen, können juristische viert werden. Für die elektronische Ablage regeln dies die »Grundsätze zum Datenzu-
Personen wie Unternehmen, Vereine und Genossenschaften ihre De-Mail-Adresse griff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen« (GdPdU), bspw. bezüglich der Form der
bspw. auf der eigenen Homepage, auf Visitenkarten, auf Briefköpfen oder in der Archivierung.
E-Mail-Signatur angeben (sog. konkludente Zugangseröffnung). Damit öffnet man
sich insgesamt der De-Mail-Kommunikation gegenüber Dritten.
12 | | 13De-Mail Einsatzmöglichkeiten und Hinweise zur Einführung in Unternehmen
Wie beantrage ich De-Mail? Was gilt es vor einer Einführung
von De-Mail zu bedenken?
Unternehmen können bei De-Mail-Anbietern ein De-Mail-Konto beantragen.
Die akkreditierten De-Mail-Anbieter verfügen über eine Zertifizierung durch das Vor Einführung von De-Mail müssen intern verschiedene Fragen geklärt werden:
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), die die Einhaltung der Zunächst empfiehlt sich eine grundlegende Prüfung, ob und welche bestehenden
per De-Mail-Gesetz definierten Sicherheitsanforderungen bescheinigt. Kommunikationskanäle (herkömmlicher Brief, Fax, E-Mail) auf die De-Mail-Kommu-
nikation übertragen werden können. Dabei gilt es, strategisch über den grundsätzli-
Die Beantragung erfolgt in folgenden Schritten: chen Einsatz von De-Mail in der Unternehmenskommunikation zu entscheiden, die
technische und organisatorische Umsetzbarkeit zu überprüfen und nicht zuletzt die
1. Die Registrierung der gewünschten De-Mail-Adressen erfolgt beim ausgewähl- Wirtschaftlichkeit zu betrachten.
ten De-Mail-Anbieter durch eine vom Unternehmen gestellte, vertretungsbe-
rechtigte natürliche Person (bspw. Geschäftsführer, Vorstand oder Prokurist) Die folgenden Eckpunkte sollen dabei Entscheidungshilfe bieten.
unter Angabe persönlicher Daten und ggf. Vorlage von Bescheinigugen
(z. B. Handelsregisterauszug).
Wirtschaftliche Fragestellungen
2. Im Anschluss erfolgt die sichere Identifizierung beim Provider. Dabei werden
die angegebenen Daten überprüft. Bei Institutionen, die bei der Wahl der > Welche Prozesse können mit De-Mail abgewickelt werden
De-Mail-Adresse auf eine bestehende (».de«-)Domain aufsetzen wollen, prüft (Erfüllung von Formerfordernissen)?
der Provider den rechtmäßigen Besitz der Domain und den direkten Zusammen-
hang mit dem Institutionsnamen. Die Vorrechtphase zur Domainsicherung > Wie hoch ist die Anzahl der erwarteten De-Mail-Transaktionen?
(sog. sunrise period) läuft noch bis Ende 2013, so dass man sich die eigenen
Domains bis dahin sichern sollte. > Herkömmliche Briefpost und De-Mail sollten verglichen werden:
Kosten-Nutzen-Kalkulation anhand der erwarteten Fallzahlen bzgl.
3. Bei positiv abgeschlossener Überprüfung wird das De-Mail-Konto freigeschaltet
und die Zugangsdaten übergeben. > Prozesskosten
(Eingang, Bearbeitung, Versand)
4. Werden neben der allgemeinen De-Mail-Adresse im Unternehmen weitere
Unterkonten für Mitarbeiter und Abteilungen bzw. Gruppen und Organisations- > Investitions- und Betriebskosten
postfächer benötigt, so richtet das Unternehmen diese selbst ein. (z. B. für Installation, Miete, Nutzersupport, IT-Integration,
Gateway, De-Mail-Konto)
> Versandkosten
> Modernisierungseffekt und Imagegewinn
> 24h- und mobile Verfügbarkeit
14 | | 15De-Mail Aufgaben und Gesetz Einsatzmöglichkeiten und Hinweise zur Einführung in Unternehmen
Organisatorische Fragestellungen Wird ein Beschluss zur Realisierung einer De-Mail-Einführung gefasst, sollten
Entscheidungen bzgl. des Umsetzungszeitplans, der Umsetzungsaufgaben und des
> Welche Personen im Unternehmen sollen eine De-Mail-Adresse erhalten? Umsetzungsbudgets sowie zur Verantwortlichkeit auf Projektebene getroffen
werden.
> Sollen De-Mail-Funktionsadressen (info@...de-mail.de) eingerichtet werden?
Grundsätzlich bietet sich – insbesondere für kleine Unternehmen – ein schrittweises
> Welche Versanddienste sollen von welchen Personen für welche Vorgänge Vorgehen an, d. h. ein Start mit einer »kleinen Lösung« über ein Webportal, anstatt
eingesetzt werden? direkt ein Gateway zu integrieren.
> Sollen verschiedene Personen auf das gleiche Konto zugreifen dürfen Ist ein geeigneter De-Mail-Anbieter gefunden, der den Integrations- und Preis-
(Unterkontenregelungen)? vorstellungen entspricht, kann ein unternehmerisches De-Mail-Konto beantragt
werden.
> Wie sehen eindeutige Adress-Zuordnungsregeln im Unternehmen aus und
wie können diese auf De-Mail übertragen werden (auch Vertretungs-, Bevor jedoch De-Mail im Unternehmen angewendet wird, sollte ein Integrationstest
Weiterleitungsregelungen, Vier-Augen-Prinzip)? des gesamten Ablaufs anhand von Beispielprozessen zum Erkennen und Minimieren
von Fehlern, Reibungs- und Schulungspunkten durchlaufen werden. Die Testinfra-
> Sollen Konfiguration, Administration und Wartung des De-Mail-Kontos durch struktur kann gegebenenfalls vom De-Mail-Anbieter zur Verfügung gestellt werden.
den Kontoinhaber selbst, De-Mail-Anbieter oder Drittanbieter erfolgen? Werden die vorher definierten Abnahmekriterien für den Wirkbetrieb eingehalten,
kann der Zugang eröffnet werden und die De-Mail-Nutzung starten.
Technische Fragestellungen
> Welcher De-Mail-Anbieter ist der Richtige für das Unternehmen
(Preismodelle, technische Lösung und Support etc.)?
> Passt die ausgewählte De-Mail-Lösung zu der bestehenden IT-Infrastruktur
(Anbindung an die vorhandene E-Mail-Infrastruktur, Kompatibilität von
Schnittstellen, Betriebssystemen, Hard- und Software)?
> Lassen sich bestehende Fachverfahren um den De-Mail-Versand ergänzen
(ggf. Hybridversand)?
> Welche zusätzlichen technischen Lösungen sind für die Zugangseröffnung
erforderlich?
> Wie sollen De-Mails archiviert werden?
> Wie wird De-Mail organisatorisch eingeführt
(Gestaltung des Supports und Schulungen)?
16 | | 17De-Mail Einsatzmöglichkeiten und Hinweise zur Einführung in Unternehmen
Linksammlung zu weiterführenden Informationen
Zum De-Mail-Gesetz (De-Mail-G) - mit Regelungen zur Kontoeröffnung,
Identitätsprüfung, sicheren Anmeldung, Postfach- und Versanddienst, Gestaltung
der De-Mail-Adresse, Verschlüsselung Auskunftsrechte Dritter, Informations- und
Dokumentationspflichten der Anbieter etc.:
http://www.gesetze-im-internet.de/de-mail-g/index.html
Allgemeine Informationen, FAQ’s und Checklisten vom BMI:
www.de-mail.de
De-Mail-Einsatzszenarien, -beispielprojekte und Kostenkalkulationstools:
http://www.CIO.bund.de/DE/Innovative-Vorhaben/De-Mail/Einfuehrung-in-
Behoerden-und-Unternehmen/einfuehrung_in_behoerden_und_unternehmen_
node.html
Akkreditierte De-Mail-Dienste-Anbieter (»Provider«):
https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/EGovernment/DeMail/DeMail_node.html
Zum Schutz von IT-Systemen und Daten:
http://www.bsi-fuer-buerger.de
Hinweise zu den Aufbewahrungspflichten digitaler Unterlagen:
http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/
Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/002_GDPdU.html
18 | | 19De-Mail
Einsatzmöglichkeiten und Hinweise
zur Einführung in Unternehmen
ISBN 978-3-943043-33-4Sie können auch lesen
