Neueste Entwicklungen im Teilnehmer- und Informationsmanagement - Event-Lösungen zu den sich ändernden Anforderungen im Bereich ...
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Neueste Entwicklungen im Teilnehmer-
und Informationsmanagement
Event-Lösungen zu den sich ändernden Anforderungen im Bereich
Teilnehmerverwaltung, Kundenbindung, Informationsmanagement sowie
der Ablauforganisation.
2013 ePMS © - Chips at Work GmbH 1
Die Erwartungshaltung im Bezug auf gezielte
Information, persönliche Kommunikation und
Organisation
- und das nicht erst auf der Veranstaltung –
ist in den letzten Jahren auf Besucher wie auf
Veranstalterseite stetig gewachsen und wächst
rasant weiter.
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Erwartungshaltung:
● Möglichkeit zur kurzfristigen, spontanen Entscheidung zum Besuch der
Veranstaltung
● Durchgängig individueller Service und Ansprache
● Professionelle Organisation und Störungsfreier Ablauf
● Business- und Social-Networking - nicht nur während der Eventtage
● Echten, spürbaren Transfer von Information / Wissen
● Emotionales Erlebnis in inspirierender Umgebung
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Anforderungen an Teilnehmermanagement:
● Abgestimmte, personalisierte Information und Kommunikation von der
Einladung bis zur Auswertung der Veranstaltung.
● Ineinander greifende Prozesse und Services
Teilnehmerverwaltung, Registrierung, Buchungen, Networking, Termin- und
Informationsmanagement, Akkreditierung vor Ort, Zertifizierungsabwicklung,
Einlasskontrolle und Besucherservice, inkl. Steuerung und Kontrolle.
● Zentrales Datenbanksystem über den gesamten Event-zyklus.
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Zentrales Servicemanagement
Vorbereitung / Services vor dem Event Services auf dem Event Nachbereitung
Planung
Zentrales Datenverwaltungssystem
Während
Vor dem Nach dem
des
Event Event
Events
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Services-Module und
zentrales Datenmanagement
Verwaltung
der OnSite- Autom. SMS- „Live“-Druck
Online- Teilnehmer- OnSite- Teilnehmer-, und eMail- Badge und
Registrierung mit daten Registration Buchungs- und Service Agenda
Buchungs- und Zahlungsver-
Zahlungsfunktion waltung
CME-
Zertifizierung
„Real-time“-
reporting
Spezial-Module
Interface zu
anderen ePMS Online- ePMS OnSite-
Anwendungen Server server
Eingangs-
kontrolle und
Erfassung
Import (CSV Lead-
oder EXCEL) management
Mobile APPs Transfer-
Management
Networking Präsentations- Kontakt-
Online, Event-APP management und management
Mobile Remote-
goEVENT Garderobe und
Steuerung für
Gepäck-
Großmonitore
„Real-time“- management
reporting
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goEVENT – Kongress-APP
Individuelle Profil
Erweitern Sie Ihr
Komfortable vorhandenes Profil durch
Terminplanung zusätzliche Texte, Bilder und
Logos
Übernehmen Sie Ihre
Termine einfach in Ihren
eigenen Terminkalender
Immer die aktuellsten
Daten
Alle Teilnehmerdaten werden
immer „Live„ aus dem
Veranstaltungs-Server
geladen.
Bewertungsmodul
Einfache Integration von
Bewertungsformularen zu
allen Veranstaltungspunkten Optimale Vor- und
Nachbereitung
Nehmen Sie schon vor dem
Event mit Teilnehmern, Aus-
stellern und Referenten
kontakt auf oder organisieren
Sie hierüber Ihre
Kommunikation nach dem
Event
Cross Marketing
und Sponsoring
Erhalten Sie zusätzliche Alle gängigen
Informationen zu der
nächsten Veranstaltung oder Plattformen
speziellen Anbietern Ihres IOS, Android, HTML
Event.
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Eigenen Networking-Plattform Startseite - Networking-Services ● Business-Networking als eigene Kundenbindungsplattform ● Vollständig im eigenen CI ● Individuelles Profil erstellbar ● Eigenes Netzwerk für persönliche Kontakte ● Integrierte Mailfunktion ● Integriertes Terminmanagement mit Terminkalender ● Direkte Erstellung eines Networking-Profil aus der Online-Registrierung - keine doppelte Dateneingabe ● Übersicht über freie Termine des Gesprächspartners ● Autom. Benachrichtigung bei einer Terminanfrage per eMail / SMS ● Übernahme der Termine nach Outlook ● Druckmöglichkeit eines Terminplan 2013 ePMS © - Chips at Work GmbH 9
Networking mit integriertem
Terminmanagement
● Direkte Terminvereinbarung
von 2 Networking-Teilnehmern
● Übersicht über freie Termine
des Gesprächspartners
● Autom. Benachrichtigung bei
einer Terminanfrage per eMail /
SMS
● Übernahme der Termine nach
Outlook
● Druckmöglichkeit eines
Terminplan
2013 ePMS © - Chips at Work GmbH 10Informationsmanagement
Autom. SMS- und eMail-Service beim OnSite-Check-In
Mit dem automatischen SMS- und eMail-
Service entfällt die umständliche und
papierintensive Ausgabe von Programm-
unterlagen und Willkommensbriefen.
● Brandaktuelle Informationen autom.
beim Check-In vor Ort
● Daten können bis zum Check-In-
Zeitpunkt vor Ort bearbeitet werden
● Versand der aktuellen Informationen
wahlweise per eMail und oder SMS
● Prozess- und Kostenoptimierung für den
Veranstalter
● Effizienter und komfortabler Service mit
tatsächlich aktuellen Informationen.
● Nachhaltigkeit im
Teilnehmermanagement
2013 ePMS © - Chips at Work GmbH 11Informationsmanagement
„Live“-Druck des Einladungs-Brief beim OnSite-Check-In
Willkommensbrief und Namensschild in einem DIN-
A4-Blatt – 1 Produktionsprozess
„Live“-Druck direkt vor Ort – keine Vorproduktion,
unnötige Portokosten und Unterlagen für noShows
Unterschiedliche Formate und Druck-Varianten
Individuelles Layout mit Ihrem CI
Wahlweise mit integriertem RFID-Transponder oder
Barcode
Nachhaltigkeit im Teilnehmermanagement:
Papier aus FSC-zertifizierter Produktion
Folie biologisch abbaubar oder direkt aus Maisstärke-
Laminat erhältlich
Verwendung ohne Plastikhülle
2013 ePMS © - Chips at Work GmbH ePMS - © CHIPS AT WORK GmbH 12Informationsmanagement
„Live“- Druck einer dynamisch generierten Agenda
beim OnSite-Check-In
● Persönliche Agenda individuell und
personalisiert, je Teilnehmergruppe
● Verwendung aller personalisierten Daten aus
der Datenbank (Teilnehmer-, Buchungs-, Hotel-
und Reisedaten)
● Verwaltung der Daten bis zum Check-In-
Zeitpunkt
● Auch zur Kommunikation von aktuellen
Nachrichten an Gäste geeignet
Nachhaltigkeit:
● Keine teuren aufwendigen
Veranstaltungsunterlagen
● Keine falschen, vorproduzierten Unterlagen
● Nur benötigte Menge wird produziert
2013 ePMS © - Chips at Work GmbH 13Integrierte Zertifizierungsabwicklung für
medizinische Tagungen und Kongresse
● CME-Zertifizierungsabwicklung als Bestandteil des
OnSite-Teilnehmermanagement
● Übernahme aller Zertifizierungsdaten (VNR, Titel,
Referent, Meldedaten)
● Es wird vor Ort keine Unterschriften- oder Barcode-Liste
verwendet
● Elektronische Erfassung des EFN-Barcode
● Elektronische Anwesenheitsdokumentation durch
OnSite-Teilnehmermanagement
● Exakte „Live“-Auswertung schon vor Ort
● Realtime Anzeige der Anwesenheit, z.B. für
Außendienstmitarbeiter
● Direkter Druck der Teilnahmebescheinigung anhand der
tatsächlichen Anwesenheit schon vor Ort – Als Serien-
brief oder als direkter Service am SB Terminal für die
Ärzte oder die Außendienstmitarbeiter.
● CME-Fax-Service (Nachmeldung der EFN-Nummer)
● Nachsenden von Teilnahmebescheinigungen
● Elektronische Datenmanagement von uns zu Ihrem
zentralen Teilnehmerverwaltungssystem
2013 ePMS © - Chips at Work GmbH ePMS Medical - ©CHIPS AT WORK GmbH 14Teilnehmer- und Informationsmanagement
by CHIPS AT WORK
● Spezialanbieter für Teilnehmermanagement
Ein Team, ein System - vor,
während und nach dem Event
● Zentrales Datenmanagement für alle Projektschritte
● Umfangreiche Module und Services für alle
individuellen Projektanforderungen
● Eventorientierte Mietservices für unterschiedliche
Veranstaltungsarten und –größen, inkl. Dienstleistung,
technischem Support vor Ort, Hardware und Software
● Angebotspakete für Nachhaltige Veranstaltungen
● Spezielle Modul- und Services-Angebote für z.B.,
Medizin, Messe, Kongress, „Paperless-Events“,
Präsentationen
● Beratung, Konzeption, Durchführung und Service
2013 ePMS © - Chips at Work GmbH ePMS - © CHIPS AT WORK GmbH 15CHIPS AT WORK GmbH Ansprechpartner:
Gegründet 2000 Werner Schiffer
Geschäftsführer
Systembereitstellung und
Dienstleistungen für elektronisches Telefon: +49 228 37272-0
Teilnehmermanagement – Online und Fax: +49 228 37272-72
OnSite - für Messe, Kongress und
eMail: w.schiffer@chips-at-work.de
Events.
Info: http://www.chips-at-work.de
Anschrift:
CHIPS AT WORK GmbH
Heilsbachstraße 17 - 19
53123 Bonn
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