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NEW WORK – EIN ANSTOSS ZUM KULTURWANDEL |v on ANJA HAAG und MARIA RÖSCH Die Entwicklung zur Industrie 4.0 geht einher mit der Digitalisierung und ei- ner weitreichenden IT-Unterstützung durch Big Data, künstliche Intelligenz, Internet der Dinge, Globalisierung und Vernetzung der Märkte. Mitarbeiterin- nen und Mitarbeiter haben den Anspruch, dass ihre Arbeitszeit mit einer Tätigkeit verbunden ist, die einen Sinn hat, dass eine flexible Arbeitsein- bringung möglich ist und dass das eigene Potenzial entfaltet werden kann. Volatilität, Ungewissheit, Komplexität und Ambilvalenz (VUCA) und der durch den demografischen Wandel bedingte Fachkräfte- mangel kennzeichnen die neue Arbeitswelt. Die neuen Arbeits- und Organisationsformen in ndiesem Zusammenhang werden auch unter den Begriffen „Arbeiten 4.0“ und „New Work“ subsummiert. 44 | .public 03-20 | Arbeiten 4.0
WAS BEDEUTET NEW WORK FÜR DIE ÖFFENTLICHE VERWALTUNG? Frithjof Bergmann, geboren am 24.12.1930 in Sachsen, wanderte Die Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung sehen, wie 1949 nach Amerika aus. Er studierte in Princeton Philosophie und andere Unternehmen diesen Veränderungen begegnen. Zum promovierte hier mit einer Arbeit über Hegel. Später hatte er Beispiel welche Möglichkeiten des flexiblen Arbeitens an unter- einen Lehrstuhl für Philosophie und Anthropologie in Michig- schiedlichen Orten es gibt, welcher Austausch untereinander wie an. In den 1980er Jahren beschrieb er seine Thesen zur neuen gepflegt wird und wie das Verhältnis von Arbeit, Sinn, eigenem Arbeit und Vision einer humanen und lebenswerten Zukunft.1 Engagement und Interessen sich geändert hat. Neue Mitarbeite- rinnen und Mitarbeiter bringen neue Ideen und Arbeitsformen mit in die öffentlichen Verwaltungen, Nachwuchskräfte haben andere Vorstellungen, wie sie gerne mitarbeiten möchten und wie viel sie dafür auch bereit sind zu investieren. Und bestehende (und auch Bergmann geht über den Begriff „Arbeiten 4.0“ (als Ableitung von neue) Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der öffentlichen „Industrie 4.0“) hinaus, im weiteren Verlauf wird daher der Begriff Verwaltungen werfen Fragen auf, wie: „Und was verändert sich bei New Work verwendet. uns?“, „Wieso arbeiten wir nicht anders zusammen?“, „Wieso dau- ert es so lange zu entscheiden und umzusetzen?“ Der Ärger über Der Kern von New Work beinhaltet also mehr als nur die Digita- eine mangelhafte IT-Ausstattung, starre Entscheidungsstruktu- lisierung. Gemeint ist eine kontinuierliche und nachhaltige Aus- ren und nicht wertschätzende Kultur wächst dabei. einandersetzung mit den verschiedenen Dimensionen in einer Unternehmung. Dazu gehören Fragestellungen wie: Die Ausgangssituation der öffentlichen Verwaltungen mit ihren großen Organisationen, gewachsenen Arbeitsformen, Kom- • Welche Strategie und Ziele sind definiert? munikations- und Berichtswegen, traditionellen Führungsme- elchen Nutzen für den Bürger, internen Kunden und Mitar- • W chanismen und Hierarchien ist herausfordernd. Der Kern der beiter haben diese? öffentlichen Verwaltung ist es, im Rahmen der Daseinsvorsorge ie effizient sind Prozesse strukturiert? • W gesetzliche und freiwillige Aufgaben zu erfüllen und nicht, wirt- ie flexibel passen sich diese an neue Aufgaben an? • W schaftlichen Erfolg mit Optimierung aller Strukturen zu erzielen. erden Informations- und Vernetzungsstrukturen aufgebaut • W Die Basis ist vielmehr die Gleichbehandlung der Bürgeranliegen und gelebt, um das vorhandene Wissen auszuschöpfen? durch Standardisierung der Aufgaben, klare Aufgabenteilung ie erfolgen Zusammenarbeit und Wissensaustausch? • W zwischen den verschiedenen öffentlichen Verwaltungen und ie viel Offenheit, Feedback und Dialog gibt es zwischen den • W Verwaltungsebenen sowie ein verantwortungsvoller Umgang Beschäftigten und den Führungsebenen? mit Steuergeldern. Das heißt, auch Aufgaben, die nicht rentabel ie werden neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter integriert? • W sind, müssen durch die öffentliche Verwaltung wahrgenommen elchen Status hat eine Führungsebene, und wie wird Selbst- • W und die Leistung angeboten werden. Wirtschaftsunternehmen verantwortung und -organisation gelebt? hingegen können solche Leistungen rationalisieren. Das Nürnberger Unternehmen humanfy hat die Sozialutopie von DER KERN VON NEW WORK – EINE VISION VON ARBEITS- UND Bergmann in seiner New Work Charta weiterentwickelt, die ein ORGANISATIONSMODELLEN ganzheitlicheres Bild davon zeichnet, was New Work alles bein- Eine einheitliche Definition der Begriffe „Arbeiten 4.0“ und „New Work“ ist schwer zu finden. Viele Entwicklungen haben gerade erst begonnen, und die Begrifflichkeiten werden oftmals als ein Art humanfy GmbH ist ein Think Tank, der mit den Gesellschaftern Sammelbegriff für die unterschiedlichsten Themen genommen. Anja Gstöttner, Markus Väth und Arthur Soballa die Prinzipien Der Philosoph Frithjof Bergmann beschrieb schon in den 1970er zur New Work Charta auf Basis von Bergmanns Thesen ent- Jahren den Wandel der Arbeit von der „klassischen Lohnarbeit wickelt hat. Dabei vernetzen sie eine große Community aus und Unterwerfung des Menschen der Arbeit“ zu einer „Arbeit, die Wirtschaft, Wissenschaft und Politik zu dem Thema New Work.3 man wirklich will“ und einer „Arbeit, die uns dienen soll“.2 Die Be- schreibung von New Work als eine Weiterentwicklung der Frage von Arbeiten 4.0 | .public 03-20 | 45
FREIHEIT SOZIALE SELBST- VERANTWORTUNG VERANTWORTUNG NEW WORK CHARTA ENTWICKLUNG SINN Abbildung 1: Die fünf Prinzipien der New Work Charta4 halten kann und welche Zusammenhänge sich ergeben. Die Char- vorsorge“ differenziert von Wirtschaftsunternehmen gesehen ta beinhaltet fünf Prinzipien5, die mit den Rahmenbedingungen in werden. Mit der Struktur der Aufgabenbewertung nach ein- der öffentlichen Verwaltung abgeglichen werden können: schlägigen Tarifverträgen und beamtenrechtlichen Maßstäben sind Aufgaben bereits im Vorfeld teils sehr dezidiert festgelegt. Das Prinzip „Freiheit“ (Stichworte der Charta: Experimentier- Die Personalentwicklung ist daher gefordert, Arbeitsplatzbe- räume, Kultur des Unperfekten, starke Vernetzung) schreibungen ausreichend bewertbar und hinreichend flexi- Das Prinzip Freiheit beinhaltet eine Kulturentwicklung und Of- bel zu gestalten. So kann die Aufgabenverantwortung und der fenheit für neue Themen. Diese Offenheit muss in der öffentli- Gestaltungs- und Handlungsspielraum zu einem gewissen Teil chen Verwaltung aktiv gefördert werden. Dafür bieten sich zum selbstorganisierter wahrgenommen werden. Zudem kann im einen organisatorisch sogenannte Innovationslabs an, die Mög- täglichen Handeln hinterfragt werden, ob die Führungskraft al- lichkeiten zum Testen und Ausprobieren von neuen Arbeitswei- les entscheiden und jede Aufgabe verteilen muss, wo genau Auf- sen bieten, bevor diese zum Beispiel mit einem Multiplikatoren- gaben aufgeteilt werden und Mitarbeiter bei Entscheidungen programm weiter ausgerollt werden. beteiligt werden können. Und auch, wann Führungsrollen ver- teilt werden können, um die Beschäftigten mehr zu involvieren. Für die Kulturentwicklung, den Umgang mit Fehlern und die Vernetzung zwischen allen Strukturen müssen Veränderungs- Das Prinzip „Sinn“ (Stichworte der Charta: persönliches projekte und -maßnahmen mit dem Ziel der offenen Kommuni- Wachstum, dreiteilige Wertschöpfung, sinnhaftes Gestalten) kation, Feedback, Reflexion und Wertschätzung zwischen allen Mit Aufgaben, die dem Allgemeinwohl dienen, könnte die Frage Ebenen als Instrument eingesetzt werden. Im Arbeitsalltag kann nach dem Sinn schon beantwortet sein. Die Frage ist, ob jeder eine erste Annäherung auch mit einzelnen Fragestellungen als Beschäftigte in der öffentlichen Verwaltung das bereits mit Punkt auf jeder Agenda der Teambesprechung erfolgen. Stolz sagen würde. Sinnhaftes Gestalten und Wertschöpfung können bei der öffentlichen Verwaltung allerdings noch weiter Das Prinzip „Selbstverantwortung“ (Stichworte der Charta: hinterfragt werden: „Machen wir die richtigen Aufgaben rich- Selbstorganisation, Budget-Autorität, Beteiligungsmodelle) tig?“, „Welchen Sinn haben manche Entscheidungswege für den Beim Prinzip Selbstverantwortung muss, wie eingangs beschrie- Bürger oder interne Kunden?“ und „Wie effizient und wirtschaft- ben, die öffentliche Verwaltung mit ihrer Kernaufgabe „Daseins- lich gehen wir mit den vorhandenen Ressourcen um?“ Zudem 46 | .public 03-20 | Arbeiten 4.0
braucht es Weiterentwicklungsmöglichkeiten für die Kompeten- Das Prinzip „Soziale Verantwortung“ (Stichworte der Charta: zen und Stärken der Beschäftigten. Das ist mit leicht zugäng- nachhaltiges Wirtschaften, regionales Engagement, ehrbarer lichen Fortbildungsprogrammen und Anerkennung dieser Zeit Kaufmann) als Arbeitszeit, mit Job-Sharing-Modellen in gleichen Eingrup- Im Hinblick auf die soziale Verantwortung wird die öffentliche pierungs-/Besoldungsstufen oder mit berufsbegleitenden Ent- Verwaltung mit der Daseinsvorsorge bereits vielem gerecht. wicklungsprogrammen möglich. Nach der Definition der New Work Charta gehört hier auch ein nachhaltiger Umgang mit den eingesetzten Ressourcen – dazu Das Prinzip „Entwicklung“ (Stichworte der Charta: kollektive gehört auch die Ressource „Mensch“ – dazu. Für die öffentliche Lernstrukturen, Selbsterneuerung, kollektive Entscheidungen) Verwaltung gelten bereits die Grundsätze, die sich größtenteils Die Prinzipien der New Work Charta lassen sich nicht isoliert be- aus dem Grundgesetz ableiten lassen. Dazu zählen der Grund- trachten. Strukturen zum gemeinsamen Lernen gehen mit einer satz der Gesetzmäßigkeit der öffentlichen Verwaltung (Art. 20 Vernetzung und Offenheit zum Austausch einher, Selbsterneue- Abs. 3 GG), der Gleichheitsgrundsatz (Art. 3 GG), der Grundsatz rung, Aufgabenreflexion, Entscheidungsstrukturen mit der vor- der Verhältnismäßigkeit (Art. 20 GG, Ableitung aus dem Rechts- her beschriebenen Wertschöpfung und Selbstverantwortung. staatsprinzip), der Grundsatz von Treu und Glauben (§ 133 BGB), Der demografische Wandel verändert die Altersstrukturen der Prinzip der Wirtschaftlichkeit (Art. 20 GG, § 24 VwVfG) und der Behörden, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bringen an- Grundsatz des pflichtgemäßen Ermessens (Art. 20 Abs. 3 GG).6 dere Arbeitsweisen und -erfahrungen mit. Um die Entwicklung Diese eignen sich, um das Bewusstsein für ein nachhaltiges der Beschäftigten und Lernstrukturen zu fördern, eignen sich Wirtschaften auch im Verwaltungskontext weiterzuentwickeln. bereichsübergreifende Erfahrungsaustausche zu speziellen The- mengebieten (sogenannte Community of Practice), gegenseitige EIN MÖGLICHER LÖSUNGSANSATZ Unterstützung mit einem themenoffenen Austausch (wie kolle- giale Beratung, Working out Loud) oder bezogen auf das Thema Im Folgenden wird ein Vorgehensmodell skizziert, das einen Wissensmanagement ein Mentor-Mentee-Programm, das erfah- einfachen Einstieg mit einem iterativen Transformationspro- rene oder ältere Beschäftigte mit neuen Mitarbeiterinnen und zess hin zu mehr „New Work“ für Behörden bietet. Es funktio- Mitarbeitern zusammenbringt. niert innerhalb bestehender Aufbauorganisation, ist unabhän- CYNEFIN-FRAMEWORK5 Das Cynefin-Framework beschreibt verschiedene Kategorien von Systemen in Abhängigkeit von der Vorhersagbarkeit des Systemverhaltens und ordnet diesen geeignete Vorgehensweisen zu. KOMPLEXE SYSTEME KOMPLIZIERE SYSTEME •U rsache-Wirkung unklar, ggf. später erkennbar •U rsache-Wirkung nicht offensichtlich, aber vorhanden •E mergent-Practice hilfreich • Good-Practice hilfreich • Typische Antwort: „Möglichst viele Leute • Typische Antwort: „Mehr Daten, Zeit, Ressourcen, zusammenbringen“ Experten“ Experimentieren-Wahrnehmen-Reagieren Wahrnehmen-Analysieren-Reagieren VERWIRRUNG CHAOTISCHE SYSTEME EINFACHE SYSTEME • Ursache-Wirkung keine Beziehung •U rsache-Wirkung eindeutig • Novel-Practice hilfreich • Best-Practice möglich • Typische Antwort: „Wer kann aufräumen?“ • Typische Antwort: „Prozesse optimieren“ Handeln-Wahrnehmen-Reagieren Wahrnehmen-Beurteilen-Reagieren Arbeiten 4.0 | .public 03-20 | 47
SCHULUNGEN 1. Experimentieren 2. Wahrnehmen KRAFTVOLLES TRANSFORMATIONSTEAM ZIELERREICHUNG ZUKUNFTSBILD AUFBAUEN REFLEKTIEREN ENTWICKELN RETROSPEKTIVEN GRUPPENCOACHING 3. Reagieren Abbildung 2: Der „Probe-Sense-Respond“-Zyklus gig von bestimmten Technologien und gibt damit einen Anstoß den. Im Team wird zu Beginn die Art und Weise festgelegt, wie Ker- in Richtung Kulturwandel mit vorhandenen Mitteln. nentscheidungen im Rahmen des Transformationsprozesses ge- troffen werden, zum Beispiel mithilfe von Delegation-Poker. LOSLEGEN, OHNE DIE LÖSUNG ZU KENNEN KRAFTVOLLES ZUKUNFTSBILD ENTWICKELN Auch wenn viele Führungskräfte bereits heute den beschriebenen Handlungsbedarf anerkennen, bleibt doch offen, wie ein „Mehr“ Um sich beim Durchlaufen der Phasen nicht zu verlieren, ist es wich- an Freiheit, Selbstverantwortung und Entwicklung im Sinne der tig, sich zu Beginn des Transformationsprozesses mit dessen Zielen New Work Charta gelingen kann. Einige Beispiele wurden in der auseinanderzusetzen. Was ist der Kern unserer Organisation und Beschreibung der Prinzipien gegeben. Was muss genau verändert was soll sich verändern? Dabei geht es nicht so sehr darum, exakt werden, und durch welche Interventionen kann die Veränderung messbare Ziele festzulegen, sondern vielmehr, initial ein kraftvolles gelingen? Die Antwort auf beide Fragen ist in sehr hohem Maße Zukunftsbild zu entwickeln (Prinzip Sinn). Dieses begleitet die Or- vom Verhalten der Mitglieder einer jeden Organisation abhängig. ganisation durch die oft anstrengende Zeit der Veränderung und dient in kritischen Entscheidungssituationen der Fokussierung. Ein Das Cynefin-Framework beschreibt verschiedene Kategorien von solches Bild sollte mit einer möglichst großen Anzahl an Organisa- Problemen, Situationen und Systemen und ordnet diesen geeig- tionsmitgliedern entwickelt werden. Alternativ kann im Rahmen ei- nete Erklärungen oder Herangehensweisen zu. nes Workshops, zum Beispiel auf der Grundlage von verschiedenen Bildmotiven im Transformationsteam, über ein solches Zukunftsbild Bei der Veränderung komplexer Systeme empfiehlt sich nach gesprochen werden. Am Ende des Workshops erfolgt eine Festle- dem Cynefin-Framework ein „Emergent-Practice“-Ansatz mit gung auf ein gemeinsames Bild. Um das Bild anschließend für je- dem Dreiklang von Experimentieren, Wahrnehmen und Reagie- des Organisationsmitglied erfahrbar zu machen, empfiehlt sich die ren. Diese drei Phasen werden nach der initialen Entwicklung Übertragung des Zukunftsbildes in Geschichten (Storytelling) oder eines gemeinsamen Zukunftsbildes iterativ durchlaufen, bis das in Bilder, die über verschiedene Kanäle (Mitarbeiterzeitschrift, Intra- gewünschte Ziel erreicht ist. net, Plakate etc.) in der Organisation verbreitet werden. TRANSFORMATIONSTEAM AUFBAUEN Das zu Beginn des Transformationsprozesses definierte Zu- kunftsbild sollte regelmäßig reflektiert und gegebenenfalls an Um sicherzustellen, dass die Form des Transformationsprozesses- veränderte Bedingungen angepasst werden. entsprechend dem Vorgehensmodell bis zur Zielerreichung einge- halten wird, ist es sinnvoll, zu Beginn ein Transformationsteam auf- Auf Grundlage des Zukunftsbildes gilt es, den notwendigen zubauen. Das Team sollte aus Vertretern aller wichtiger Stakeholder Veränderungsbedarf zu beschreiben. Was soll „mehr“ werden, bestehen und nicht mehr als acht Personen umfassen. Sollten sich was „weniger“? Hier werden Verhaltensweisen beschrieben, im Verlauf der Transformation Inhalte oder Strukturen ändern, so die konkret beobachtet werden können, wie zum Beispiel, sollte auch die Zusammenstellung des Teams neu reflektiert wer- dass in Meetings niemand zu spät kommt. 48 | .public 03-20 | Arbeiten 4.0
AUF INS ARBEITSLABOR Phase „Wahrnehmen“ Sobald erste Experimente angestoßen werden können, gilt es für Bevor zu dem identifizierten Veränderungsbedarf Experimente die Multiplikatoren, unvoreingenommen in die Phase der Wahrneh- auf der Arbeitsebene angestoßen werden können, müssen fol- mung zu gehen. Hierfür eignet sich ein Gruppencoaching gut. Im ge- gende Rahmenbedingungen festgelegt werden: schützten Rahmen kann eine Gruppe von fünf bis acht Multiplikato- ren regelmäßig zusammenkommen, um sich über Wahrnehmungen er initiiert Experimente? • W im Rahmen der Experimente auszutauschen. Im Sinne einer kol- ie kann sichergestellt werden, dass • W die Phase „Wahrneh- legialen Fallberatung können hier auch Ratschläge ausgetauscht men“ durchlaufen wird? werden, wie Experimente gut im Team platziert werden können und ie können Reaktionen abgeleitet werden? • W Schwierigkeiten bei der Rollenfindung besprochen werden. Dabei haben sich folgende Rahmenbedingungen als geeignet Phase „Reagieren“ erwiesen: Sind alle Experimente zu einem Themenfeld abgeschlossen, gilt • E xperimente werden von speziell qualifizierten New-Work- es, auf Basis der Wahrnehmungen konkrete Maßnahmen abzu- Multiplikatoren in allen Teams der Organisation im Rahmen leiten. Im Rahmen einer Retrospektive kann entschieden werden, ihrer täglichen Arbeit initiiert. welche Arbeitsmethoden sich für eine weitere Umsetzung eignen m die Phase „Wahrnehmung“ nicht zu überspringen, finden • U und welche zunächst einmal nicht weiterverfolgt werden sollten. regelmäßig Gruppencoachings mit den Multiplikatoren statt, Die Methoden, die sich für eine weitere Umsetzung eignen, sollten in denen wertneutral über erste Erfahrungen gesprochen wird. dann im letzten Schritt der ersten Iteration organisationsweit um- • E mpfehlungen für das Umsetzen von Maßnahmen auf der gesetzt werden. Dies aber auch für einen limitierten Zeitraum, an Ebene der Gesamtorganisation werden auf Basis von Retro- dessen Ende erneut über Fortsetzung oder Abbruch entschieden spektiven abgeleitet. wird. Nach Identifikation geeigneter Maßnahmen für eine orga- nisationsweite Umsetzung sollte nach jeder Iteration überprüft Phase „Experimentieren“ werden, ob das Zukunftsbild bereits erreicht wurde oder ob eine Experimente finden dann in Bereichen des täglichen Arbeitens weitere Iteration durchlaufen werden sollte. statt (zum Beispiel Aufgaben- und Zeitmanagement, Meetingstruk- turen, Entscheidungsfindung, Projektorganisation, Wissensma- FAZIT nagement). Wie oben beschrieben, eignet sich für die Durchführung der Experimente der Einsatz von Multiplikatoren. Aus jeder Abtei- Die Veränderungen der Arbeitswelt Richtung Arbeiten 4.0 und lung darf sich eine bestimmte Anzahl interessierter Teilnehmerin- New Work werden auch in der öffentlichen Verwaltung im- nen und Teilnehmer als Multiplikator bewerben. Die Teilnahme ist mer stärker wahrgenommen. Die Prinzipien zu New Work kön- freiwillig, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer werden in regelmä- nen weiterentwickeln sowie den Umgang mit den veränderten ßigen Abständen in den genannten Themenbereichen im Kontext Werten und Erwartungen der Mitarbeiter erleichtern. Ergeb- mit neuen Arbeitsmethoden und New Work geschult. Ziel ist das nisoffen und neugierig lässt es sich mit dem beschriebenen rasche Anwenden der gelernten Inhalte in der Praxis – mit einer „Emergent-Practice“-Ansatz – einem iterativen Transformations- Offenheit sowohl für Erfolg als auch Misserfolg. So kann beispiels- prozess auf der Basis von Multiplikatoren und Experimenten – weise der erste Schritt die Umgestaltung der Agenda eines Regel- meetings sein. Um überhaupt zum Experimentieren zu kommen, auf den Weg zu New Work gehen. • sollte jeder Multiplikator eine Führungskraft als Ansprechpartner erhalten, mit deren Hilfe gemeinsam eventuelle Hindernisse für Ex- perimente aus dem Weg geräumt werden können. 1 New Work New Culture, Frithjof Bergmann, 2009, Zero Books, Hampshire. 2 https://www.arbeit-und-arbeitsrecht.de/newwork, https://www.arbor-verlag.de/frithjof-bergmann, https://de.wikipedia.org/wiki/Frithjof_Bergmann (abgerufen am 01.12.2020). 3 https://humanfy.de/team / (abgerufen am 01.12.2020). 4 https://humanfy.de/new-work-charta/ (abgerufen am 01.12.2020). 5 https://humanfy.de/new-work-charta/ (abgerufen am 01.12.2020). 6 Lehrbrief der Verwaltungsakademie Berlin „Allgemeines Verwaltungsrecht“, 2018 Berlin https://vakwiki.berlin.de/confluence/download/attachments/11011049/Lehr- brief_Allg_Verwaltungsrecht.pdf?api=v2 (abgerufen am 01.12.2020). Arbeiten 4.0 | .public 03-20 | 49
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