PANDEMIEPLAN HESSISCHE HOCHSCHULE FÜR POLIZEI UND VERWALTUNG (HFPV) STAND 15. MÄRZ 2020 - (ERWEITERUNG ZUR FASSUNG VOM 24. SEPTEMBER 2010)
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Der Rektor
Pandemieplan
Hessische Hochschule
für Polizei und Verwaltung
(HfPV)
Stand 15. März 2020
(Erweiterung zur Fassung
vom 24. September 2010)-2-
Stand: Version 2.01 / Stand 15.03.2020
Änderungsnachweis
Version Status Bearbeitet von Datum Änderung/Bemerkung
1.00 abgenommen Backes 24.09.2010 Unterschrift Rektor
1.01 Entwurf Backes/Kranitz 02.03./10.032020
1.02 Entwurf Schäfers-Vogel 11.03.2020
1.03 Entwurf Kranitz/Schä- 12.03.2020 ASA Sitzungsteil-
fers-Vogel/Renz nehmende – verteilt
1.04 Entwurf Kranitz/Schä- 12.03.2020 Vorläufige Fassung
fers-Vogel/Renz
2.00 Versand Kranitz 13.03.2020 Vorläufige Fassung
2.00 13.03.2020 Vorläufige Fassung
2.01 Ergänzung Kranitz 15.03.2020 Einberufung des Krisen-
stabs
2.01 20.05.2020 an PR-3-
Inhaltsverzeichnis
1. Vorbemerkungen Fassung 24.09.2010 4
1.1 Phase 1 4
1.2 Phase 2 4
1.3 Phase 3 4
1.4 Phase 4 4
1.5 Phase 5 4
1.6 Phase 6 4
1.7 COVID-19/SARS-CoV-2 4
2. Einleitung 4
3. Rechtliche sowie dienstrechtliche und arbeitsrechtliche Aspekte 4
4. Ziele des Pandemieplanes 5
5. Organisatorische und personelle Vorbereitung 5
5.1 Beobachten und Informieren 6
5.2 Einkauf und Bevorratung von Hygienemitteln 6
5.3 Medizinische Vorsorge/Impfungen 7
6. Ergreifen konkreter Abwehrmaßnahmen 7
6.1 Allgemeine Lageeinschätzung und Organisationsstrukturen 7
6.2 Abschätzung der Auswirkung auf den
Dienstbetrieb/Studienbetrieb/Leistungseinschränkung 7
6.3 IT und Kommunikation 7
6.4 Kontaktminimierung/Kundenverkehr 8
6.5 Schutzausrüstung 8
6.6 Versorgung, Entsorgung und Infrastruktur 8
6.7 Posteingang und elektronische Vorgangsbearbeitung 8
7. Hygienemaßnahmen 8
8. Informationen 8
9. Aufhebung der Sondermaßnahmen und Wiedereinführung des Normalbetriebes 9-4-
1. Vorbemerkungen Fassung 24.09.2010
1.1 Phase 1
1.2 Phase 2
1.3 Phase 3
1.4 Phase 4
1.5 Phase 5
1.6 Phase 6
Pandemieplan_VFH_E
ND.PDF
1.7 COVID-19/SARS-CoV-2
Hier sind die versendeten Mitteilungen und ggf. erforderlichen Maßnahmen zu beachten. Diese
sind abgelegt unter:
Meine HfPV Informationen
2. Einleitung
Der Pandemieplan der HfPV ist eine Ergänzung zum Pandemieplan des Landes und soll einer-
seits Eckpunkte für die notwendigen Maßnahmen zur Vorbereitung auf eine Pandemie vorgeben
und andererseits Richtlinien für das fachlich-organisatorische Management in der Frühphase und
während des eingetretenen Pandemiefalls bereitstellen.
3. Rechtliche sowie dienstrechtliche und arbeitsrechtliche Aspekte
Die rechtlichen Aspekte im Rahmen der Pandemieplanung und der erforderlichen Maßnahmen
unterscheiden sich nicht von anderen Aufgabenbereichen der Abwehr von Gefahren- und Scha-
denslagen. Grundlage aller individuellen Pandemiepläne ist der Pandemieplan des Landes Hes-
sen (Stand Februar 2007) in Verbindung mit den Grundpflichten des Arbeitgebers gem. § 3 Abs.
1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Der Schutz der Beschäftigten sowie die Aufrechterhaltung der
Funktionsfähigkeit der Hochschule liegen in der Verantwortung der HfPV und machen daher eine
innerbehördliche Planung notwendig. Bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die einer besonderen-5-
gesundheitlichen, persönlichen oder familiären Situation unterliegen, können nach Entscheidung
der der Hochschulleitung Einzelfallentscheidungen zur Wahrnehmung der Dienst- und Arbeits-
pflichten getroffen werden.
Der Rektor entscheidet, ob der individuelle Pandemieplan in oder außer Kraft gesetzt wird.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über einen dienstlichen Laptop verfügen, nehmen diesen
nach dem Dienst mit nach Hause, um im Falle einer Quarantäneanordnung ohne eigene Krank-
heit, die Dienst- und Arbeitspflichten wahrnehmen zu können. Dies Ausstattung soll vorrangig den
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Koordinierungsstabes zur Verfügung gestellt werden.
4. Ziele des Pandemieplanes
Die Pandemieplanung der HfPV hat folgende Zielsetzung:
- die Minimierung des Infektionsrisikos am Arbeitsplatz und in der Lehre.
- die Sicherung des IT- Bereiches und des Rufdienstes. die zuverlässige und zeitnahe In-
formation für Entscheidungsträger, Aussichtsbehörden (HMdIuS), Bedarfsträger
(z. B. Ausbildungsbehörden) und sonstige mit der HfPV in Kontakt stehenden Organisati-
onseinheiten.
5. Organisatorische und personelle Vorbereitung
Zur Planung geeigneter Maßnahmen im Vorfeld einer Pandemie sowie zur Koordinierung im Pan-
demiefall wurde ein Koordinierungsstab (früher Koordinierungsgruppe) in der HfPV eingerichtet.
Der Koordinierungsstab setzt sich zusammen aus
der Rektorin oder dem Rektor
ihrer oder seiner Stellvertretung
der Kanzlerin oder dem Kanzler
den Leitungen der Sachgebiete
die Leitungen der Ausbildungsleitung
sowie einem Sachbearbeiter der ZV
Abteilungsleitung
Verwaltungsleitung
Vertreter des Koordinierungsstabs der HPA
Interessenvertretungen-6-
Bedarfsorientiert kann der Koordinierungsstab erweitert werden. Der Rektor oder ein von ihm be-
stimmte Vertreterin/ bestimmter Vertreter führt den Vorsitz und sorgt dafür, dass die mit den Auf-
gaben im Zusammenhang stehenden Entscheidungen getroffen werden.
Nach der bisherigen Arbeit im Koordinierungsstab wird durch die Feststellung eines Pandemiefalls
der Kernkrisenstab vom Rektor am einberufen.
Im Pandemiefall beruft der Koordinierungsstab einen Kernkrisenstab (zentrale Einsatzleitung) ein.
Die Benennung der Mitgliederinnen/Mitglieder des Kernkrisenstabes erfolgt durch die Hochschul-
leitung in Abstimmung mit dem SG 1 und den Interessenvertretungen.
Zur Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit der Koordinierungsstab auch im Pandemiefall (Kernkrisen-
stab) werden Kontaktlisten der Mitglieder und deren Vertreter erstellt (siehe Checklisten).
Organisatorische Vorbereitung Koordinierungsstab =
Funktionszuordnung
Einsatz im Pandemiefall Krisenstab =
im Pandemiefall
Koordinierungs- und Kernkrisenstab werden regelmäßig per VSK einberufen.
5.1 Beobachten und Informieren
Durch Auswertung aller erreichbaren Informationen stellt der Koordinierungsstab sicher, dass eine
drohende Pandemie frühzeitig erkannt wird und Informationen an die Beschäftigten weitergege-
ben werden.
5.2 Einkauf und Bevorratung von Hygienemitteln
Da sich das neuartige Coronavirus von Mensch zu Mensch unter anderem über die Schleimhäute
der Atemwege verbreitet, ist eine Übertragung gewöhnlich bei direktem Kontakt (Tröpfcheninfek-
tion durch Anniesen/Husten, Händeschütteln) oder über den Kontakt mit Oberflächen (z. B. Tür-
griffe, Tastaturen etc.) wahrscheinlich.
Das SG 3 beschafft sofern erforderlich und möglich erforderliche Materialien. Die Lagerung erfolgt
dezentral und überprüft den Bestand auf Vollständigkeit und Haltbarkeit in Absprache mit den
Abteilungen.-7-
5.3 Medizinische Vorsorge/Impfungen
Den Beschäftigten ist regelmäßig die Teilnahme an den Grippe-Schutzimpfungen gegen das je-
weilige saisonale Grippevirus zu empfehlen und zu ermöglichen.
6. Ergreifen konkreter Abwehrmaßnahmen
Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass die HfPV durch eine Corona-Pandemie gleich stark
betroffen sein wird wie andere Institutionen und Betriebe.
In Abhängigkeit von der Entwicklung in Hessen schlägt der Koordinierungsstab folgende Schutz-
maßnahmen vor:
6.1 Allgemeine Lageeinschätzung und Organisationsstrukturen
Der Koordinierungsstab schlägt situationsgerechtes Handeln bis zur Einstellung des Studienbe-
triebes vor. Die Gruppe entwickelt Modelle, wie Personen mit ihrem Fachwissen weiter in die Ar-
beit der HfPV eingebunden werden können. Zu denken ist hier beispielsweise an die Erweiterung
von Telearbeitsplätzen oder die Aufgabenwahrnehmung in Heimarbeit, soweit dies durch Akten-
mitnahme und über die Nutzung von mobilen Telekommunikationsmitteln sinnvoll möglich ist. Der
Hochschulleitung, den Abteilungsleitungen, Verwaltungsleitungen, Sachgebietsleitungen sowie
der Ausbildungsleitung werden Notebooks zur Verfügung gestellt. Während der „Hoch-Phase“ des
Krankheitsausbruchs sowie der Pandemie sollen diese täglich mit nach Hause genommen wer-
den, um ein Arbeiten im Falle einer Quarantäneanordnung zu ermöglichen.
6.2 Abschätzung der Auswirkung auf den Dienstbetrieb/Studienbetrieb/Leistungsein-
schränkung
Die Arbeit der Kernkrisenstab richtet sich darauf aus, einen Überblick über die Verfügbarkeit der
Personalkapazitäten zu erhalten und Entscheidungen über die Aufrechterhaltung des Studien-
und Geschäftsbetriebes zu treffen. Dies erfolgt anhand der Krankmeldungen sowie der Einschät-
zung der allgemeinen Lage. Für die Krankmeldungen wird eine zentrale Rufnummer eingerichtet.
Unter dieser können sich die Beschäftigten krankmelden bzw. ihre Verfügbarkeit signalisieren.
6.3 IT und Kommunikation
Das SG 4 schafft die Voraussetzungen im Bedarfsfall im Rahmen der verfügbaren Kapazitäten
einen sicheren mobilen Zugriff auf das HfPV-Netz zu gewährleisten. Dadurch kann auf SAP und
die eigenen Dokumente auf dem Server zugriffen werden. Für diese Möglichkeit werden die Leih-
laptops/persönlich zugewiesen Laptops vom SG 4 modifiziert. Dadurch können die erforderlichen
Aufgaben ggf. von zuhause ausübt werden.-8-
6.4 Kontaktminimierung/Kundenverkehr
Fortbildungsmaßnahmen sind abzusagen, Dienstreisen auf das unbedingt erforderliche Maß zu
beschränken; dabei ist die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel nach Möglichkeit zu vermeiden.
Vorhandene Technologien zur Kommunikation und Information – wie Telefonschaltkonferenzen,
Videokonferenzen – sind verstärkt zu nutzen.
Ob die Räumlichkeiten der HfPV für Besucher geschlossen werden entscheidet der Rektor in
Abstimmung mit den Abteilungsleitungen und der Zentralverwaltung.
6.5 Schutzausrüstung
Das SG 3 sorgt über die Verwaltungsleitungen im Bedarfsfall für die Ausgabe der persönlichen
Schutzausrüstung. Zu beachten ist hier, dass derzeit für COVID-19/SARS-CoV-2 keine Masken
empfohlen werden, um Schutz vor den Viren zu erzielen, sondern im Verdachtsfall andere zu
schützen.
6.6 Versorgung, Entsorgung und Infrastruktur
SG 3 hält engen Kontakt mit dem LBIH zur Sicherung der Infrastruktur der Dienstgebäude und
des Reinigungsdienstes.
6.7 Posteingang und elektronische Vorgangsbearbeitung
Der Postverkehr der Abteilungen und der Zentralverwaltung soll möglichst auf elektronischem
Weg erfolgen.
Eine weitergehende Postverteilung in Papierform findet nur im Ausnahmefall statt.
7. Hygienemaßnahmen
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zu gründlichem Händewaschen mit Flüssigseife
anzuhalten.
Es wird empfohlen das Händeschütteln zu reduzieren, ein Aushang soll verwendet werden.
8. Informationen
Allgemeine Informationen zum Pandemiegeschehen finden Sie unter folgenden Link
Meine HfPV \ Informationen-9- 9. Aufhebung der Sondermaßnahmen und Wiedereinführung des Normalbetriebes Der Rektor hebt die Sondermaßnahmen auf Vorschlag der Koordinierungsstab auf und führt den Normalbetrieb wieder ein. Wiesbaden, den 5. Juni 2020 Björn Gutzeit Rektor Anlagen Workflow Verdachtsfall Aushang „ohne Händeschütteln“
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