Schedule - Aktive Termin- und Aufgabenplanung für Personen und Gruppen
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Schedule – Aktive Termin-
und Aufgabenplanung für
Personen und Gruppen
Qualifizierte Terminauskunft und zeitsparende Termin- und
Aufgabenverwaltung sind die Basis für effiziente Teamarbeit.
Mit Schedule vereinfachen Sie die Terminplanung in jeder
Abteilung und schaffen unternehmensweite Transparenz
für die Verfügbarkeit und Auslastung von Personen und
Ressourcen. Die hohe Flexibilität und die Ausbaufähigkeit
für jede Abteilungs- und Unternehmensgröße machen
Schedule zu einer branchenunabhängigen Lösung.
Häufiger Alltag im Unternehmen Terminreports
▪▪ Umständliche Terminplanung über Telefon und E-Mail Aussagekräftige Terminreports nach Person und Team
▪▪ Keine qualifizierten Terminauskünfte möglich
▪▪ Fehlende Übersichten über Verfügbarkeit von
Personen, Gruppen und Ressourcen
▪▪ Aufwändige Terminänderung und -verschiebung
▪▪ Keine Übersicht über vergangene Termine
▪▪ Ressourcen wie Beamer, Poolautos, Räume nicht
einfach buchbar
▪▪ Keine transparente Aufgabenverwaltung
Zentrale Termin- und
Aufgabenübersicht
Wer ist in einer Besprechung? Wer beim Kunden? Effizientes
Wie sieht die Urlaubsplanung aus? Sind der Raum
und der Beamer belegt? Wer steht online für Fragen Gruppenterminmanagement
zur Verfügung? Welche Aufgaben werden bearbeitet? Schedule ergänzt Ihren Lotus Notes Kalender
Mit Schedule erhalten Sie diese Informationen mit vielfältigen Funktionen zur Terminplanung
ohne langes Suchen. Sie wissen jederzeit, wo sich von Gruppen, Personen und Ressourcen. Dazu
Ihre Mitarbeiter befinden und welche Aufgabe sie sammelt Schedule alle Termine aus individuellen
bearbeiten: standortübergreifend und mobil in einer Lotus Notes/Domino Kalendern und führt sie über
einzigen Datenbank. Schedule kombiniert schnelle einen Datenabgleich in einer einzigen Gruppen-
Informationsbereitstellung mit zentraler und einfacher Datenbank zusammen. „Privates“ bleibt privat. Jede
Verwaltung der Kalender- und Aufgabeneinträge Gruppe in Ihrem Unternehmen erhält einen eigenen
für Personen und Gruppen und ist damit ein hoch Kalender. Dabei können Mitarbeiter zu mehr als
effizientes Instrument für Ihre aktive Termin- und einer Gruppe gehören. Ob abteilungsintern oder
Aufgabenplanung. abteilungsübergreifend, jedes Gruppenmitglied erhält
alle Informationen, die es benötigt. In verschiedenen
Ansichten rufen Sie Informationen zur Verfügbarkeit
von Mitarbeitern, Gruppen und Ressourcen problemlos
per Mausklick auf.
Freie-Zeit-Übersicht
Integrierter Planer mit Freier-Zeit-Übersicht für
eine schnelle Einladung
Heutige Termine ...
... in der strukturierten Personenübersicht
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Schnelle Terminplanung Transparente Aufgabenverwaltung
Ersparen Sie sich aufwändiges Telefonieren für Ob bei der Büroorganisation, Projektplanung
Terminplanungen, -vereinbarungen und Anfragen. und -durchführung oder der Bearbeitung von
Mit Schedule haben Sie einen detaillierten Überblick Kundenanfragen – Sie müssen täglich Aufgaben
über die Mitarbeiter Ihrer Gruppe. Sie erfahren nicht vergeben und an die richtige Abteilung oder spezielle
nur, wann ein Mitarbeiter verfügbar ist, sondern auch Ansprechpartner verteilen.
welche Termine und Aufgaben er wann wahrnimmt.
Mit Schedule erweitern Sie die Aufgabenfunktion
Das integrierte Lotus Sametime zeigt Ihnen von Lotus Notes zu einem unternehmensweiten,
die Online-Verfügbarkeit an und ermöglicht transparenten Aufgabenmanagement. Alle Auf
einen sofortigen Chat für den schnellen gaben sind aus den individuellen Lotus Notes/
Informationsaustausch. Domino Kalendern zentral in einer Datenbank
zusammengeführt und stehen für die Termin- und
Die integrierte Freie-Zeit-Übersicht vereinfacht
Aufgabenverteilung übersichtlich zur Verfügung.
Ihnen die Terminplanung für eine oder mehrere
Mit der einfachen Erfassung von Aufgaben hilft Ihnen
Personen bzw. G ruppen.
Schedule, das Aufgabenmanagement schnell und
Ansichten zeigen Ihnen benötigte Informationen effizient zu gestalten.
einfach und übersichtlich strukturiert, zum
Terminvorgaben und Nachverfolgung sorgen für die
Beispiel nach Tag, Person, Gruppe, Kunde
termingerechte Erledigung. Für die Praxis heißt das:
und / oder Projekt.
Sie steuern präzise die Aufgabenbearbeitung und
Die neue Aktionszentrale erleichtert Ihnen den behalten sie im Überblick.
Überblick und die Einordnung der Termine.
Hier sehen Sie neben dem geplanten und bereits
genommenen Urlaub in Ihrer Gruppe, integrierte Unterstützung der Teamplanung
Feiertage und Inhalt, Teilnehmer und Ort / Raum je
Der Gruppenplan erlaubt einen schnellen Überblick
Termin. Dies unterstützt Sie bei der Abwicklung von
über die Termine und Aufgaben eines Teams. Mit
Aufgaben und Projekten.
einem Blick sehen Sie gemeinsame freie Zeiten für
Ihre Planungen.
Zeitsparende Termineintragung Für das nächste Vertriebsmeeting erstellen Sie
aussagekräftige Terminreports nach Person und Team.
Mit komfortablen Eingabehilfen zu Termintyp
So dokumentieren Sie die monatliche Auslastung und
und Kategorie sowie mit Terminbeschreibung,
Verfügbarkeit von Personen und Ressourcen. Darüber
Unterstützung zu wiederkehrenden Terminen und
hinaus erlauben die Ansichten eine transparente
Person- und Gruppenwahl unterstützt Schedule
Urlaubsplanung nicht nur im Team, sondern sogar
Ihre Termineinträge. Mitarbeiter werden über ihre
unternehmensweit.
neuen Termine entsprechend per E-Mail informiert.
In Verbindung mit dem GEDYS IntraWare 7 Modul
Contacts ordnen Sie Termine entsprechenden
Kontakten zu.
Aktionszentrale
Aktionszentrale mit Terminübersicht und
Verfügbarkeit der Person oder Ressourcen
im Monat / am Tag
Einfache Terminverschiebung per
Drag & Drop
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Internationaler Einsatz Einfache Administration
Schedule ist eine mehrsprachige Anwendung. Bei der Erstellung von Schedule-Gruppen können Sie
Kollegen im In- und Ausland arbeiten in einer die Personen und Gruppen aus dem Domino-Directory
Anwendung und wählen über Einstellungen die wählen. Auch mehrfach verschachtelte Gruppen sind
gewünschte Sprache für ihre Arbeitsumgebung. möglich. Zugehörigkeiten von Personen zu Gruppen
können Sie übernehmen, um sie z.B. bei der späteren
Die neue Language-Configuration-Technologie
Auswertung der Einträge zu verwenden.
ermöglicht es Unternehmen, Teile oder die gesamte
Anwendung selbst in eine beliebige Sprache zu Ein regelmäßiger Abgleich zwischen im Domino
übersetzen – ohne zusätzlichen Programmieraufwand. Directory gepflegten und in Schedule verwendeten
Internationale Unternehmen erhöhen somit die Gruppen ist möglich. Dabei werden neu zu einer
Akzeptanz der Software auch in anderen Landes- Gruppe hinzugekommene bzw. nicht mehr zu
Organisationen. einer Gruppe gehörende Personen automatisch
berücksichtigt – zusätzliche administrative Arbeit
erübrigt sich.
Schedule – Die wichtigsten Funktionen
Termine verwalten Ansichten zur Auswertung der Kalendereinträge
▪▪ Erstellen/Ändern von Einzelterminen ▪▪ Personenspezifisch
▪▪ Erstellen/Ändern von Gruppenterminen ▪▪ Gruppenspezifisch
▪▪ Erstellen von wiederholenden Gruppenterminen ▪▪ Datumsspezifische Auswertung nach Personen
▪▪ Änderung per Drag & Drop ▪▪ Datumsspezifische Auswertung nach Gruppen
▪▪ Globale Termine ▪▪ Kalenderansicht
▪▪ Farbkonfiguration zur Verwendung in grafischen
Reports Übersichten für unterschiedliche Terminarten
▪▪ Grafische Auswertungen (z. B. Urlaub, etc …)
▪▪ Archivübersichten über vergangene Termine
Personenreports nach Kalenderwochen
▪▪ Kalenderansicht mit allen Terminen
▪▪ Erstellen
▪▪ Drucken
Suchfunktion
Personenreports nach Monaten ▪▪ Suche nach Einzelterminen für Personen
▪▪ Erstellen ▪▪ Suche nach Gruppenterminen
▪▪ Drucken ▪▪ Suche von Terminen in Kategorien (z. B. Urlaub)
Gruppenreports ▪▪ Suche nach beliebigen Worten in Termineinträgen
▪▪ Selektion mehrerer Personen ▪▪ Aktuelle Suchkriterien als Vorgabeeinstellung
▪▪ Selektion mehrerer Gruppen speichern
▪▪ Erstellen ▪▪ Anzeige der Suchergebnisse in Listenform
▪▪ Drucken
Aktionen zur Auswertung der Kalendereinträge
▪▪ Planer zur Freien-Zeit-Übersicht
▪▪ Grafische Visualisierung der aktuellen Terminsituation
▪▪ Öffnen der Kalender einzelner Personen
▪▪ Anzeige der Aktualisierungsinformationen
▪▪ Erstellen von individuellen privaten Gruppen
3Zusätzlich zur automatischen Zuordnung zu Gruppen Zusätzliche Anpassungen an individuelle
im Domino Directory bietet Ihnen Schedule die Mailschablonen sind möglich. Sie können
Möglichkeit individueller Gruppendefinitionen und beispielsweise die Inhalte eigener Felder in den
-zuordnungen. Damit lassen sich Gruppen auch Kalendereinträgen mit auslesen und einsammeln.
ohne Entsprechungen im Domino Directory abbilden. Das Gleiche gilt für individuelle Erweiterungen der
Schedule verwaltet zudem Termine und Aufgaben Personendokumente im Domino Directory.
von auf mehrere Server und Domänen verteilten
Die Protokollierung jedes Agentenlaufes und die auto
persönlichen Mailboxen; die Zuordnung geschieht
matische Protokollverwaltung sowie Servertasks
automatisch anhand der Servernamen.
geben dem Administrator jederzeit den Überblick
Die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten lassen über die Aktivitäten der einzelnen Agenten. Sollte
individuellen Wünschen breiten Raum. Mithilfe der wirklich einmal ein Problem auftreten, stehen dem
integrierten Programmierschnittstelle (API) lassen Administrator damit konkrete Informationen zur
sich individuelle Anforderungen implementieren, ohne Verfügung.
das Standardprodukt zu verändern. So bleibt die
komplette Update-Fähigkeit erhalten.
Aufgabenmanagement Verwaltung von Personen
▪▪ Erstellen/Ändern von Aufgaben für einzelne Personen ▪▪ Automatische Erstellung und Pflege durch
und Gruppen/Abteilungen Übernahme von Adressbuchinformationen
▪▪ Wiederkehrende Aufgaben ▪▪ Manuelles Bearbeiten
▪▪ Benachrichtigung und Erinnerung ▪▪ Anzeigen der Personendokumente
▪▪ Zuordnung zu Kunden und Projekten ▪▪ Manuelles Löschen
Übersichtliche Darstellung der Aufgaben
Verwaltung von Gruppen
▪▪ Nach Person (Bearbeiter)
▪▪ Automatische Erstellung und Pflege durch
▪▪ Nach Kontakt (Kunden)
Übernahme von Adressbuchinformationen
▪▪ Nach Projekt
▪▪ Manuelles Erstellen von adressbuchunabhängigen
▪▪ Nach Status Gruppen
▪▪ Nach Betreff ▪▪ Bearbeiten manuell erstellter Gruppen
▪▪ Im Kalender ▪▪ Anzeigen manuell erstellter Gruppen
▪▪ Löschen manuell erstellter Gruppen
Navigation
▪▪ Persönliche Favoriten erstellen Verschiedenes
▪▪ Farbkonfiguration zur Verwendung in grafischen
Sametime Integration Übersichten (Erstellen/Ändern/Löschen)
▪▪ Überblick: Wer ist online? ▪▪ Auswertung der Agentenprotokolle
▪▪ Chat starten mit Online-Mitarbeiten ▪▪ Bearbeitung des zentralen Konfigurationsdokumentes
▪▪ Language-Configuration-Technologie
Zusammenarbeit mit anderen
▪▪ Konfigurierbare Navigation
GEDYS IntraWare 7 Modulen
▪▪ Zentrale Konfiguration
▪▪ Erstellen von Terminen und Aufgaben zu Adressen
und Projekten mit dem Modul Contacts ▪▪ Server-Task
▪▪ Erstellen von Terminen zu Service Calls (Tickets) ▪▪ Intervall-Änderungen des Server-Tasks
mit dem Modul Service zeitnah im Schedule
▪▪ Auswertung der Kundentermine ▪▪ 64-Bit-Unterstützung
▪▪ Sprache der Benachrichtigung in
Abhängigkeit von der Inhaltssprache
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GEDYS IntraWare GmbH Systemvoraussetzungen für GEDYS IntraWare 7 (Auszug)
Tel. +49(0) 661 9642-400 Client: Lotus Notes 6.5.5 oder höher, Lotus Notes 7.0.3 oder höher, Lotus Notes 8.x oder höher
Fax +49(0) 661 9642-99 Alle Microsoft Windows Betriebssysteme, die von Lotus Notes unterstützt werden.
www.gedys-intraware.de Bemerkung: Lotus Notes 8.5.0 mit Einschränkungen (siehe Kompatibilitätshinweis)
info@gedys-intraware.de Server: Lotus Domino 6.5.1 oder höher.
Petersberg (bei Fulda) Alle Betriebssysteme, die von Lotus Domino unterstützt werden.
Braunschweig Anwenderserver: Je nach Anzahl der Benutzer und vorhandener Infrastruktur wird ein eigenständiger
Kirchheim/Teck (bei Stuttgart) Anwendungsserver für die GEDYS IntraWare 7 Installation empfohlen.
Bramsche (bei Osnabrück)
Sametime: Die Sametime und Notes Client Version sollten den gleichen Stand haben.
Beispielsweise: Wenn Sie Sametime Server 7.x einsetzen, sollten Sie auch den Lotus
Notes Client Version 7.x einsetzen oder bei anderen Konstellationen auf den Sametime
Connect Client ausweichen. In der Kombination Lotus Notes Client 6.5x mit einem
Sametime 7 Server kann es zu Problemen kommen, wenn die integrierten Sametime-
Funktionen im Client genutzt werden. Um Online-Besprechungen erzeugen zu können,
benötigen Sie einen Sametime Server Version 7.5 oder höher.Sie können auch lesen
