Schnell durchstarten mit Microsoft Teams - Praktische Dos & Don'ts für Sie zusammengefasst - HSO
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Schnell durchstarten mit Microsoft Teams
Praktische Dos & Don’ts für Sie zusammengefasst
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Inhalt
1. Erste Schritte 3
2. Teams erstellen 4
3. Kanäle und Registerkarten 6
4. Beiträge und Chats 7
5. Dateien und Dokumente 8
6. Apps und Bots 9
7. Besprechungen 10
8. Die Suchleiste 11
9. Tipps für Teams 12
10. Übersicht Suchleisten-Befehle 13
11. Mehr zu Microsoft Teams erfahren? 14
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01 Erste Schritte
Microsoft Teams ist der Ausgangspunkt Ihres Tages.
Alle Anwendungen, Daten und Kontakte, die Sie für Ihre
Arbeit benötigen, sind hier vereint. So kombiniert Teams
beispielsweise die Vorteile von Skype, SharePoint und
OneDrive mit OneNote, Planner, Stream und vielen anderen
Programmen.
Mit Microsoft Teams können Sie Teams mit internen und
externen Mitarbeitern bilden, chatten, Dokumente sicher
austauschen und bearbeiten und an Projekten arbeiten.
Teams ist Ihre Komplettlösung, die Ihnen hilft, produktive
und effiziente Arbeit zu leisten.
Es ist wichtig, dass Sie eine Standard-Arbeitsmethode für
Teams innerhalb Ihres Unternehmens verwenden, damit Sie
das Beste aus der Anwendung herausholen können. Dieser
Leitfaden gibt Ihnen einen kompakten Überblick über die
wichtigsten Dos und Don’ts, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit
mit Microsoft Teams leicht umsetzen können.
Viel Erfolg!
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02 Teams erstellen
Ein Team besteht aus einer Gruppe von Menschen, die zusammen-
kommen, um in Ihrem Unternehmen etwas zu erreichen. Denken
Sie an Ihre eigene Abteilung oder ein Projektteam. Manchmal ist
es sogar das gesamte Unternehmen.
Do: Erstellen Sie nur dann ein neues Team, Do: Schützen Sie die Privatsphäre Ihres
wenn Sie wirklich eines brauchen Teams
Bevor Sie ein neues Team anlegen, prüfen Bei der Erstellung eines Teams werden Sie
Sie mit der Suchfunktion, ob das Team, das gefragt, ob das Team privat oder öffentlich
Sie anlegen möchten, nicht bereits existiert. sein soll. Wählen Sie “privat” aus, damit
Klären Sie auch mit den Teilnehmern, ob die Inhalte nur für Mitglieder des Teams
ein neues Team benötigt wird. Oft reicht es zugänglich sind. Entfernen Sie Mitglieder,
aus, einem bestehenden Team einen neuen die nicht mehr relevant oder aktiv sind.
Kanal hinzuzufügen.
Don’t: Zu viele Personen in Ihr Team
Do: Geben Sie einen eindeutigen Namen an einladen
Geben Sie dem Team das Sie erstellen, Verwenden Sie Teams in erster Linie als
einen Namen der sofort zeigt, was das Ziel interne Kollaborationsplattform und nutzen
des Teams ist. Dadurch erhalten Sie einen Sie andere Wege, wie z.B. E-Mail, für eine
besseren Überblick in Ihrer eigenen Teams- formellere, externe Kommunikation. Sie
Anwendung und können den Eingeladenen können den Gästen die Wahl lassen, ob sie
sofort klar machen, warum sie Teil des Teil des Teams sein wollen. Hierzu können
Teams sein sollten. Sie ‘Join Codes’ senden.
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B
03 Kanäle und
Registerkarten A
A Kanäle B Registerkarten
Kanäle sind eine Möglichkeit, einzelne Themen zu behandeln, mit Innerhalb eines Kanals können Sie verschiedene Registerkarten mit
denen sich Ihr Team befasst. Mit Kanälen halten Sie die Inhalte vonei- Ihren eigenen Anwendungen und Funktionen erstellen. Denken Sie an
nander getrennt. Jeder Kanal hat seine eigenen Ordner für Dateien. einen Planner, Dokumente oder eine externe Anwendung. Betrachten
Wenn Sie z.B. ein Team für ein bestimmtes Projekt zusammengestellt Sie die Registerkarten als eine Vertiefung des Kanals.
haben, können die darunter liegenden Kanäle die Phasen des Projekts
abbilden.
Do: Geben Sie dem Kanal einen Webseiten und andere Inhalte hinzu- Don’t: Erstellen Sie nicht zu viele
beschreibenden Namen zufügen. So erleichtern Sie den Benutzern Registerkarten
Ein beschreibender Name stellt sicher, dass das Finden von Inhalten und das Teilen Wenn Sie zu viele Registerkarten erstellen,
die Benutzer wissen, was der Zweck des ihrer Ideen. wissen Sie nicht, wo Sie etwas ablegen
Kanals ist. Sie können auch Lieblingskanäle sollen. Beginnen Sie mit einigen nahe-
für das gesamte Team definieren, wodurch Do: Einen Spaß-Kanal erstellen liegenden Registerkarten und erweitern
die Kanäle für jeden im Team besser sicht- Erstellen Sie einen Kanal, in dem die Sie diese nur, wenn es wirklich notwendig
bar werden. Zudem können Sie Register- Teammitglieder lustige und weniger ist. Auf diese Weise behalten Sie den
karten an den Kanal anhängen, um relevante Inhalte austauschen können. Überblick.
Werkzeuge wie OneNote oder Links zu So bleiben Arbeit und Spaß getrennt.
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04 Beiträge und Chats
Der Unterschied zwischen Beiträgen und Chats
Innerhalb eines Kanals können Sie sich mit Ihren Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie mit Kollegen chatten können:
Teammitgliedern durch Beiträge austauschen und beraten. Gespräche, die für ein ganzes Team gelten, können innerhalb des Teams
Es gibt auch eine allgemeine Chat-Funktion in Teams, die über die Registerkarte Beiträge oder mit hochgeladenen Dokumenten
team- und kanalübergreifend funktioniert. geführt werden. Es ist darüber hinaus auch möglich, Einzelgespräche in
Mit der Registerkarte Anrufe können Sie Videoanrufe tätigen einem privaten Chat zu führen.
oder an Telefonkonferenzen teilnehmen.
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Do: Verwenden Sie @, um die Do: Chatverlauf hinzufügen, wenn neue Do: Benachrichtigungen konfigurieren,
Aufmerksamkeit von jemandem zu erlangen Mitglieder zu einem privaten Chat um nichts zu verpassen
Nicht jeder folgt automatisch allen Beiträgen hinzugefügt werden Sie können innerhalb jedes Kanals einstellen,
eines Kanals. Um also die Aufmerksamkeit Wenn Sie Benutzer zu einem bestehenden ob Sie bei neuen Beiträgen benachrichtigt
von jemandem zu erregen, verwenden Sie Chat hinzufügen haben Sie die Möglichkeit, werden wollen. Klicken Sie hierzu innerhalb
ein @ vor dem Namen der Person oder des den Chatverlauf für diese neuen Mitglieder des Kanals auf die drei Punkte und dann auf
Teams, das Sie ansprechen möchten. Setzen verfügbar zu machen. Auf diese Weise “Kanalbenachrichtigungen”. Neue Beiträge
Sie diese Methode mit Bedacht ein, denn müssen Sie sich nicht wiederholen, denn sie in Ihren wichtigen Kanälen werden damit
niemand wird gerne von Benachrichtigungen können alles selbst lesen. im Feed angezeigt, selbst wenn Sie nicht mit
überschwemmt. @ erwähnt wurden. Zusätzlich können Sie
sich auch mit einem Banner benachrichtigen
lassen.
Don’t: Für eine Antwort ein neues Gespräch
beginnen
Um zu antworten, drücken Sie direkt
unter dem Beitrag, zu dem Sie etwas
sagen möchten, auf ‘Antworten’. Auf diese
Weise halten Sie zusammenhängende
Angelegenheiten zusammen.
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Es gibt zwei Orte, an denen Sie Dateien in Teams finden
können: Unter Dateien in der linken Leiste des Programms
05 Dateien und Dokumente sehen Sie alle Ihre aktuellen Dateien und alle Ihre
persönlichen OneDrive-Dokumente.
In Ihren Kanälen finden Sie unter der Registerkarte Dateien
Zusammen an Dokumenten arbeiten: alle Dokumente, die in diesem Kanal
In Teams können Sie Dateien leicht austauschen und gleichzeitig freigegeben sind.
zusammen daran arbeiten. Alle Dateien befinden sich in einer
SharePoint-Umgebung, die speziell für Teams entwickelt wurde.
Um Ihre Dateiverwaltung so weit wie möglich zu strukturieren,
sind die folgenden Tipps wichtig:
Do: Verschieben von Dateien zwischen Do: Links zu Dateien senden, anstatt sie
Teams und Kanälen an eine E-Mail anzuhängen
Verwenden Sie die Schaltfläche Auf diese Weise gibt es nur eine Version
‘Verschieben’, um Dateien in Teams zu und Sie wissen sicher, dass alle über den
verschieben. Dadurch werden auch die gleichen Stand verfügen.
Verlaufsdaten einer Datei verschoben.
Wenn Sie stattdessen eine Datei per
Cut-Paste oder Drag-and-Drop verschieben, Don’t: Dateien unstrukturiert ablegen
sieht Teams diese als eine völlig neue Ohne Unterordner wird die Registerkarte
Version an und löscht den Verlauf. “Dateien” schnell unübersichtlich:
Überlegen Sie sich bereits zu Beginn eine
Do: Synchronisieren Sie Dateien, damit Struktur, um Inhalte sinnvoll ablegen zu
Sie offline darauf zugreifen können können. Das erleichtert Ihrem Team das
Indem Sie OneDrive installieren und mit Auffinden von Dokumenten.
Teams synchronisieren, können Sie auch
ohne Internetverbindung immer auf Ihre
Dokumente zugreifen.
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06 Apps und Bots
Teams lässt sich in alle Ihre genutzten Anwendungen integrieren.
Die Standardintegration erfolgt mit Word, Excel, PowerPoint,
OneNote, SharePoint, Planner, Stream und sogar Power BI, aber
Sie können auch problemlos weitere Anwendungen und Dienste
in Teams hinzufügen.
Do: Verwenden Sie Bots, um Ihre Arbeit AVA – Suchen und Wiederherstellen
zu vereinfachen von gelöschten oder verlorenen
Innerhalb von Teams können Sie Bots Dateien, Dokumenten oder E-Mails
einsetzen, die Ihnen die Arbeit abnehmen aus dem Exchange-, Outlook- und
können. Somit müssen Sie sich nicht mehr OneDrive-Papierkorb.
um bestimmte Aufgaben kümmern und die Polly – Erstellen Sie schnell und
Bots können diese automatisiert erledigen. einfach Mini-Umfragen und
Obwohl die Bots noch in den Kinderschuhen Fragebögen und geben Sie diese an
stecken, gibt es bereits viele, die Ihnen bei Ihr Team weiter.
Ihrer Arbeit behilflich sind. AtBot – Mit diesem Bot können
Wir geben Ihnen gerne ein paar Tipps Sie täglich ein kostenloses Teams-
und sehen nach, welche Chat-Bots Ihrem Training absolvieren. Außerdem
Unternehmen zur Auswahl stehen. können Sie mit AtBot Ihre eigenen
Kontaktieren Sie uns! Bots ohne Programmierung
erstellen.
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07 Besprechungen
Sie können nicht nur mit einzelnen Kollegen sprechen und chatten –
Teams bietet darüber hinaus auch eine vollständige Audio- und
Videokonferenzumgebung.
Do: Verwenden Sie wenn möglich Video Do: Zoomen Sie bei Bildschirm-Freigabe
Die Verwendung von Video ist immer Bei einem Videoanruf können Sie Ihren
dann dem Audio vorzuziehen, wenn die Bildschirm einfach teilen, aber die
Bandbreite es zulässt. Da Sie Mimik und Person(en), mit denen Sie sprechen, sehen
Körpersprache Ihres Gegenübers sehen den geteilten Bildschirm deutlich kleiner.
können, sind Videogespräche effektiver Zoomen Sie also heran, damit jeder sehen
als reines Audio. kann, wovon Sie sprechen. Bei den meisten
Browsern können Sie mit Strg+ zoomen.
Do: Verwenden Sie die Chat-Funktion
während eines Anrufs, um Informationen
auszutauschen
Diese Daten bleiben danach für jeden
im Kanal verfügbar.
Do: Den Video-Weichzeichner verwenden
Wenn Sie sich während eines Videoanrufs
in einer unruhigen Umgebung befinden,
können Sie den Hintergrund weichzeichnen
lassen, damit Ihre Gesprächspartner nicht
abgelenkt werden.
10 / 1508 Die Suchleiste
Sie können häufig verwendete Teams und Kanäle über die linke Leiste
finden, aber noch schneller ist es, wenn Sie die Suchleiste am oberen /dateien
Bildschirmrand verwenden. Mit dieser Multifunktionsleiste können Sie Verwenden Sie /dateien, um eine Liste der
schnell nach Nachrichten, Personen oder Dateien suchen. Dokumente anzuzeigen, an denen Sie zuletzt
gearbeitet haben. Über diese Liste können Sie das
Die Leiste bietet darüber hinaus noch weitere nützliche Funktionen: Dokument schnell wieder öffnen.
wenn Sie ‘/’ oder ‘@’ in die Suchleiste eingeben, sehen Sie eine Liste an
Optionen. Wir stellen Ihnen hieraus einige nützliche Beispiele vor: /ungelesen
In einer Nachricht können Sie die drei Punkte
verwenden, um die Nachricht als ‘ungelesen’ zu
markieren. Zum Beispiel, weil Sie später darauf
Do: Ergebnisse filtern zurückkommen wollen. Wenn Sie dann in der
Geben Sie Ihren Suchbegriff in die Leiste Suchleiste /ungelesen eintippen, erhalten Sie eine
ein und klicken Sie auf Enter. Wenn es viele Übersicht aller Nachrichten, die Sie als ungelesen
Ergebnisse gibt, können Sie diese durch markiert haben.
Klicken auf das Filtersymbol filtern.
Do: Mitteilungen schnell versenden
Sie können schnell einen Chat starten,
indem Sie in der Suchleiste ein @ eingeben,
direkt gefolgt vom Namen der Person, an
die Sie eine Nachricht senden möchten.
11 / 1509 Tipps für Teams
1. 3. 5.
Nutzen Sie die Teams-App Stellen Sie Ihre Benachrichtigungen Verwenden Sie den “Daumen” richtig
auf Ihrem Handy richtig ein Microsoft Teams hat einen Daumen, ähn-
Und wenn Sie nicht immer erreichbar sein Erhalten Sie am laufenden Band lich dem von Facebook, aber mit einer
wollen, schalten Sie die Benachrichti- Benachrichtigungen? Oder erhalten Sie anderen Bedeutung. Nämlich “ich
gungen einfach aus. überhaupt nichts und verpassen deshalb verstehe”, “klingt gut” oder “okay”.
wichtige Dinge in Ihrem Team oder Kanal? Dieser Daumen verhindert einen end-
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die losen Strom von Reaktionen wie “Ich
2. Benachrichtigungen (auf Ihrem Computer verstehe Sie”.
Verwenden Sie Befehle in der Suchleiste und auf Ihrem Handy) korrekt einzurichten.
Befehle sind Abkürzungen für häufig
verwendete Aufgaben in Teams. So können 6.
Sie Ihren Status leicht aktualisieren, einen 4. Klein anfangen
bestimmten Kanal aufrufen, Ihre letzten Häufig genutzte Kanäle oder Teams als Um Teams zum Erfolg zu führen,
Dateien und gespeicherten Nachrichten Favorit einstellen empfehlen wir Ihnen, klein anzufangen.
ansehen und vieles mehr. Tippen Sie Sie können ein bestimmtes Team oder einen Entdecken Sie Schritt für Schritt, wie
einfach einen Schrägstrich (/) in die bestimmten Kanal zu Favoriten machen, Teams Sie und Ihre Kollegen bei Ihrer
Suchleiste ein und sehen Sie die Befehle, indem Sie Im Dropdown-Menü unter Arbeit unterstützen kann.
die Ihnen die Arbeit erleichtern. Eine Liste den drei Punkten auf “anheften” klicken.
dieser Befehle finden Sie auf der nächsten Angeheftete Kanäle oder Teams erscheinen
Seite. ganz oben in Ihrer Team-Leiste.
12 / 1510 Übersicht Suchleisten-Befehle
13 / 15Möchten Sie mit Teams zusammenarbeiten, Nehmen Sie Kontakt auf mit:
11 Möchten Sie mehr um Ihr Unternehmen produktiver zu machen Natalie Krüger
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