Schritt für Schritt zum ELSTER-Zertifikat - Was ist ein ELSTER-Zertifikat?

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Schritt für Schritt zum ELSTER-Zertifikat - Was ist ein ELSTER-Zertifikat?
Schritt für Schritt zum ELSTER-Zertifikat
Was ist ein ELSTER-Zertifikat?
Ein ELSTER-Zertifikat ist eine elektronische Unterschrift. Mit einem ELSTER-Zertifikat können Sie Daten
„unterschreiben“, die Sie an das Finanzamt übermitteln möchten.

Weshalb ein ELSTER-Zertifikat?
Steuerdaten sind sensible Daten. Zur Erhöhung der Verfahrenssicherheit können Steuerdaten bei der
Übertragung mit ELSTER vom Absender mit einem elektronischen Zertifikat signiert werden. Die
Finanzverwaltung kann damit feststellen, von wem eingehende Steuerdaten stammen.
Für die Umsatzsteuervoranmeldung ist ab dem 1.1.2012 die authentifizierte Datenübermittlung mit einem
ELSTER-Zertifikat Pflicht.

Wer benötigt ein ELSTER-Zertifikat?
Gegenüber der Finanzverwaltung authentifizieren muss sich der Absender einer Datenlieferung. Also
derjenige, der Daten mit ELSTER übermittelt. Das ist im Normalfall das Unternehmen, das Sie beim Senden mit
DokuShip als Datenlieferer angeben. Der Datenlieferer muss nicht identisch sein mit dem Unternehmen, für
das Daten übermittelt werden. Normalerweise bearbeiten Sie in Ihrem DokuShip-Programm mehrere Firmen,
für die Sie die Umsatzsteuervoranmeldung versenden. Hier genügt ein ELSTER-Zertifikat für Sie als Absender. Sie
benötigen nicht für jede Firma ein eigenes Zertifikat.
ELSTER-Zertifikate können auf eine Person oder auf ein Unternehmen ausgestellt werden. Zur
Authentifizierung gegenüber der Finanzverwaltung sind beide gleichwertig. Sie sollten jedoch ein Zertifikat auf
Ihr Unternehmen ausstellen lassen.

Woher bekomme ich ein ELSTER-Zertifikat?
ELSTER-Zertifikate werden von der Finanzverwaltung ausgestellt. Ein ELSTER-Zertifikat kann online über das
sogenannte „ElsterOnline-Portal“ beantragt werden. Das ElsterOnline-Portal ist eine Internetseite der
Finanzverwaltung. Es ist kein schriftlicher Antrag notwendig.
Sie können kein Zertifikat bei Ihrem örtlichen Finanzamt erhalten. Die Beantragung eines Zertifikats ist
ausschließlich über das Internet möglich. Reservieren Sie sich dafür ca. 1 Stunde Bearbeitungszeit.
Beachten Sie, dass die Ausstellung des Zertifikats einige Tage dauert.

Wie sieht ein ELSTER-Zertifikat aus?
ELSTER-Zertifikate gibt es in drei unterschiedlichen Varianten. Die Varianten unterscheiden sich in ihrer
technischen Form und den anfallenden Kosten. Für die Datenübermittlung mit DokuShip empfehlen wir die
Variante ELSTER.Basis. Das Zertifikat ist in einer Datei enthalten (Software-Zertifikat). Die Datei wird im ElsterOnline-
Portal erstellt und auf Ihrem PC gespeichert. Ein Zertifikat ELSTER-Basis benötigt keine weiteren technischen
Voraussetzungen und es ist kostenlos.

©DokuShip GmbH                                            08.10.2012                                              Seite 1 von 6
Schritt für Schritt zum ELSTER-Zertifikat - Was ist ein ELSTER-Zertifikat?
Erstellung eines Elster-Zertifikats (Software-Zertifikat) über ElsterOnline

 Für Umsatzsteuervoranmeldungen ab 1.1.2013 ist eine authentifizierte Übermittlung der Daten Pflicht.

 Eine kostenlose Möglichkeit zur sicheren Übertragung der Daten und zur Authentifizierung des Absenders erfolgt über ein soge- nanntes
 Elster-Zertifikat. Das Elster-Zertifikat stellt eine elektronische Unterschrift dar, mit der Sie Daten „unterschreiben“, die Sie an die
 Finanzbehörden senden.

 Die Beantragung eines Elster-Zertifikats erfolgt in mehreren Schritten:
 • Vorbereitung
 • Aufrufen der Internetseite
 • Prüfung der Systemvoraussetzungen
 • Registrierung in den Schritten 1, 2 und 3
 • Einstellungen in der Classic Line

 1    Vorbereitung
      Zur Vorbereitung benötigen Sie folgende Daten:                       Notieren Sie bitte hier:
           •    Steuernummer der Firma/Organisation
                     o bei Abrechnungsdienstleistern die eigene            Ihre Steuernummer
                          Steuernummer
                     o bei mehreren Mandanten genügt eine                                     /                   /
                         Steuernummer und damit ein Zertifikat
                                                                           Ihre E-Mail Adresse
                         für den Versand
           •    Ihre E-Mail-Adresse
                                                                                                                  @                   .
      Tragen Sie Ihre Daten bitte in den grauen Feldern rechts ein.
 2    Aufrufen der Internetseite zur Beantragung des Elster-Zertifikats
      Für die Beantragung des Elster-Zertifikats öffnen Sie bitte
      Ihren Internet-Browser (z.B. Internet Explorer) und geben
      http://www.elster.de in der Titelleiste ein (siehe Pkt. 1).

      Wählen Sie auf der linken Seite „Elster-Online“ aus
      (siehe Pkt. 2).

      Klicken Sie mit der Maus auf „weiter zu ElsterOnline-Portal
      >>>“ (siehe Pkt. 3)

      Wählen Sie auf der linken Seite Registrierung (siehe Pkt. 4)

                                                                           Aufruf http://www.elster.de

      Wählen Sie bitte Elster-Basis (Software-Zertifikat) als Art der      Klicken Sie die Taste „zur Registrierung“ um Ihre Daten für das
      Zertifizierung. Es wird zusätzlich ein Bereich zum Verfahren Elster- Zertifikat einzugeben
      Basis im Internet-Browser angezeigt.

                                                                                                                                  .
                                                                           Registrierung für ein Software-Zertifikat

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Schritt für Schritt zum ELSTER-Zertifikat - Was ist ein ELSTER-Zertifikat?
3   Prüfung der Systemvoraussetzungen
     Die Beantragung des Zertifikates erfolgt in mehreren
     Schritten.
     Als erstes werden vorab die Systemvoraussetzungen
     geprüft. Klicken Sie dazu auf „Vorab: Prüfung der
     Systemvoraussetzungen >>>“.

                                                                          Prüfung der Systemvoraussetzungen

     Klicken Sie nun auf „durchführen“ um die Systemvoraus-               Es öffnet sich ein Fenster. Bestätigen sie die Prüfung der
     setzungen von ElsterOnline überprüfen zu lassen.                     Systemvoraussetzung durch den Klick auf „Ausführen“.

                                                                          Bestätigen der Prüfung
     Werden die Systemvoraussetzungen erfüllt, so wird dies
     auf der Seite angezeigt. Klicken Sie auf „>“

                                                                          Auswahl Angeben zur Organisation
     Wichtiger Hinweis: Wir empfehlen ein Organisations-
     Zertifikat zu erstellen. Persönliche Zertifikate haben den
     Nachteil, dass beim Austritt der Person aus dem Unter-
     nehmen ein neues Zertifikat beantragt werden muss.

     Wählen Sie „Nicht - persönliches Zertifikat (Organisations-
     zertifikat)“ aus.

                                                                          Auswahl der Zertifikatsvariante
     Geben Sie bitte hier einen Kurznamen ein. Der Kurzname sollte
     eine Kurzform des Firmennamens sein und darf max.
     8 Zeichen lang sein. Als nächstes geben Sie bitte den
     Firmennamen an.

©DokuShip GmbH                                                     08.10.2012                                                   Seite 3 von 6
Notieren Sie den gewählten Kurznamen im grauen Feld auf der        Notieren Sie hier bitte den gewählten Kurznamen
    rechten Seite.

    Weiterhin geben Sie bitte die Steuernummer Ihrer Firma an.
    Wählen Sie dazu zuerst das Bundesland in dem Ihre Firma Ihren
    Sitz hat und dann das zuständige Finanzamt.

    Überprüfen Sie die ersten angezeigten Ziffern mit ihrer
    Steuernummer. Diese müssen übereinstimmen. Vervollständigen
    Sie die Steuernummer, welche Sie sich im
    Schritt 1 (Vorbereitung) notiert haben.

                                                                       Auswahl der Zertifikatsvariante
    Vervollständigen Sie Ihre Daten im Teil Ansprechpartner.
    Tragen Sie dabei die E-Mail-Adresse ein, die Sie zur Vor-
    bereitung im Schritt 1 in diesem Dokument (rechte Seite)
    notiert haben.

    Wählen Sie eine der Sicherheitsabfragen aus und geben Sie die
    Antwort ein (max. 40 Zeichen). Klicken Sie auf „Weiter“ um ihre
    Eingaben abzuschließen.

                                                                       Hinterlegen der Zertifikatsvariante

    Nach Abschluss der Dateneingabe bekommen Sie eine E-
    Mail zur Bestätigung. Die E-Mail wird an die Adresse
    gesendet, die von Ihnen eingegebenen wurde.
    Bitte bestätigen Sie den Erhalt der E-Mail durch einen Klick auf
    den Link im E-Mail-Text. Die Sendebestätigung wird Ihnen im
    Internet-Browser angezeigt.

    Sie erhalten nun die Aktivierung-ID per Mail an die ange- gebene
    E-Mail-Adresse. Sie wird zusammen mit dem Kurz- namen
    angezeigt.
    Beispiel:
    Kurzname des Kontos: Muster
    Aktivierungs-ID: 4613531611966599228

    Notieren Sie die Aktivierungs-ID im grauen Feld auf der            Notieren Sie hier bitte die Aktivierungs-ID (aus E-Mail)
    rechten Seite.

    Den Aktivierungs-Code erhalten Sie per Post. Dies kann bis zu
    14 Tagen dauern. Er besteht aus drei 4-stelligen
    Zeichengruppen: Beispiel: F56G – 65HG – 65HG                       Notieren Sie hier bitte die Aktivierungs-ID (aus Brief)
    Notieren Sie den Aktivierungs-Code im grauen Feld auf der
    rechten Seite.

©DokuShip GmbH                                                 08.10.2012                                                    Seite 4 von 6
5   Registrierung Schritt 2 (nach Erhalt des Aktivierungs-Codes per Post)
     Nachdem Sie den Brief mit dem Aktivierungs-Code erhalten
     haben, rufen Sie erneut das Elster-Online Portal (entsprechend
     Punkt 2 dieser Anleitung) auf. Wählen Sie hier Schritt 2
     „Aktivierung und Zertifikat erzeugen“ aus.

     Tragen Sie hier bitte im ersten Eingabefeld die Aktivierungs- ID
     (aus der E-Mail) und im zweiten Eingabefeld Ihren Aktivierungs-
     Code (den Sie per Briefpost erhalten haben) ein. Bestätigen Sie
     die Eingabe über die Schaltfläche
     „Weiter“.

     Jetzt müssen Sie den Speicherort Ihres Software-Zertifikats
     festlegen. Es spielt keine Rolle, ob Sie es auf einer Fest- platte,
     einer CD-ROM, einer Diskette oder einem USB-Stick speichern.
     Außerdem werden Sie aufgefordert, eine PIN zu wählen. Die PIN
     kann Buchstaben und Zahlen enthalten und muss aus genau sechs
     Zeichen bestehen. Wiederholen Sie die Eingabe und merken Sie
     sich die PIN genau! Zu Ihrer Sicherheit müssen Sie den
     Aktivierungs-Code nochmals wiederholen.

     Sobald Sie auf „Weiter“ geklickt haben erscheint ein Hin- weis,
     der Sie über den Fortschritt der Übermittlung infor- miert. Dieser
     Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

 6   Registrierung Schritt 3
     Mit dem Abschluss Schritt 2 der Registrierung erhalten Sie eine
     weitere E-Mail: Ihr endgültiges Software-Zertifikat steht nun
     bereit. Klicken Sie auf den Link in der E-Mail, um Ihre
     Registrierung abzuschließen.

     Wählen Sie nun bitte Schritt 3 „Erstmaliges Login“ aus.

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Geben Sie nun den Speicherort zu Ihrem in Schritt 2 er-
    stellten Zertifikat an und tragen Sie Ihre PIN ein.
    Klicken Sie anschließend auf „Login“. Hiernach wird Ihr
    vorläufiges Zertifikat durch das endgültige Software-
    Zertifikat ersetzt. Vervollständigen Sie bitte noch die
    abgefragten persönlichen Daten.

    Herzlichen Glückwunsch! Ihre Registrierung ist jetzt abge-
    schlossen. Sie haben ein Software-Zertifikat erhalten.

©DokuShip GmbH                                                   08.10.2012   Seite 6 von 6
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