SEPA - Checkliste Roadmap für Unternehmer zur Migration auf den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum 2014
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www.krentschker.at/sepa SEPA - Checkliste Roadmap für Unternehmer zur Migration auf den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum 2014 - SEPA: Was versteht man darunter? - Vorbereitung auf die SEPA-Migration - SEPA-Check für Ihr Unternehmen - IBAN & BIC - SEPA-Überweisungen - SEPA Datenformat - XML - Zahlungsanweisung - SEPA-Lastschriften - Das Mandat für SEPA-Lastschriften
www.krentschker.at/sepa SEPA : Was versteht man darunter? SEPA ist ein EU-weites Projekt und steht für Single Euro Payments Area. Ziel ist es, bargeldlose Zahlungen innerhalb der Teilnehmerländer so zu standardisieren, dass es für die Bankkunden keine Unterschiede zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen mehr gibt. Dadurch können künftig Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen einheitlich abgewickelt werden – und zwar schneller, einfacher und sicherer. Diese Länder nehmen an SEPA teil: • Belgien • Malta • Bulgarien • Monaco • Dänemark • Niederlande • Deutschland • Norwegen • Estland • Österreich • Finnland • Polen • Frankreich • Portugal • Griechenland • Rumänien • Großbritannien • Schweden • Irland • Schweiz • Island • Slowakei • Italien • Slowenien • Lettland • Spanien • Liechtenstein • Tschechien • Litauen • Ungarn • Luxemburg • Zypern SEPA-Produkte Aktuell sind folgende SEPA-Zahlungsverkehrsinstrumente für Bankkunden nutzbar: • SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer) • SEPA-Eilüberweisung (PRIEURO) • SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit CORE) • SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Direct Debit B2B) • SEPA-Kartenzahlung (Cards Framework) • SEPA-Kontoauszug und Retourdatenträger • XML-Auftrag für Auslandsüberweisungen Derzeit gibt es eine Übergangsphase, in der parallel zu den neuen SEPA-Produkten auch noch die herkömmlichen österreichischen Zah- lungsverkehrsinstrumente eingesetzt werden können. Gemäß EU-Verordnung vom 31. März 2012 erfolgt bis 1.2.2014 die vollständige Umstellung auf die neuen SEPA-Verfahren. SEPA-CHECKLISTE Seite 2 von 10
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Vorbereitung auf die SEPA-Migration
Im 1. Quartal 2012 wurde eine EU-Verordnung verabschiedet, welche u. a. regelt, bis wann die nationalen Zahlungsverkehrsinstrumente auf die
SEPA-Verfahren umgestellt/migriert werden müssen. Wesentlichste Neuerung für unsere Kunden ist die Verwendung der internationalen Konto-
nummer IBAN und der internationalen Bankleitzahl BIC für Zahlungen auch innerhalb Österreichs.
Tipps für den reibungslosen Umstieg
Um die SEPA-Instrumente nutzen zu können, sind sowohl banken- als auch kundenseitig einige organisatorische Anpassungen vorzunehmen.
Wir empfehlen Ihnen daher, mögliche Umstellungen rechtzeitig folgendermaßen einzuplanen:
• Geben Sie auf Ihren Geschäftsunterlagen und Formularen IBAN und BIC als Kontoverbindung an – auch im Inlandszahlungsverkehr.
• Legen Sie den Zeitpunkt für SEPA-Migration fest und leiten Sie daraus den Zeitplan für interne Maßnahmen ab.
• Prüfen Sie, ob Ihre Anwendungen (Finanzbuchhaltung etc.) für SEPA gerüstet sind (XML-Format, Abbildung von IBAN, BIC,
Mandatsnummern, Einzieher-Kennung etc. in den Datenbanken und Stammdaten).
• Besprechen Sie Änderungen frühzeitig mit Softwarehäusern/eigener Programmierung.
• Erfragen Sie bei Ihren Lieferanten/Zahlungspflichtigen deren IBAN und BIC und hinterlegen Sie diese in Ihren Stammdaten.
• Nutzen Sie für inländische Kontoverbindungen unseren IBAN- und BIC-Service zur Unterstützung.
• Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe – speziell im Hinblick auf Ihre Einzugsverfahren: Abläufe – speziell beim Einholen,
Bearbeiten und Weiterleiten von Mandaten – sind an die SEPA-Standards anzupassen.
• Datenaufbau XML auf www.stuzza.at verfügbar .
• Der Verwendungszweck wird in SEPA-XML auf 140 Stellen reduziert.
• Überdenken Sie Ihre Marktstrategie, mit der Vereinfachung des Zahlungsverkehrs können sich neue Märkte erschließen
(z. B. SDD grenzüberschreitend).
• Bereiten Sie betroffene Mitarbeiter auf die neuen Bedingungen vor.
So profitieren Sie als Kunde
• Vereinheitlichung der Verfahren und Formate
• Reduktion der Kontoverbindungen in der EU
• Neues Verfahren SEPA Direct Debit (SDD) ermöglicht EU-weite Kundenakquisition
• SDD ist eine neue Zahlungsmöglichkeit, z. B. für Webshop Stammkunden
• Einzüge im EU-Raum sind mit der gleichen Sicherheit wie im Inland möglich
• Akzeptanz der Karte überall in der EU
• Bessere Liquiditätssteuerung
• Verminderter Aufwand in Kundendatenverwaltung (Vereinheitlichung)
• max. Überweisungsdauer: 1 Bankwerktag
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SEPA- Check für Ihr Unternehmen
Gemeinsam mit unseren SEPA-Experten analysieren wir die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens, um unsere Kunden bestmöglich
auf die Umsetzung vorzubereiten. Wir unterstützen unsere Kunden im Zuge des „SEPA-Coachings“ bei:
• der Umschlüsselung (Konvertierung) der inländischen Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN und BIC
• der Testabwicklung
• der Abwicklungsoptimierung und
• speziellen technischen Anforderungen
Wie gut sind Sie bereits auf die SEPA-Migration vorbereitet? ?
Haben Sie einen SEPA-Beauftragten/-Ansprechpartner bzw. eine SEPA-Projektgruppe?
Benennen Sie einen SEPA-Verantwortlichen für Ihr Unternehmen bzw. bilden Sie eine Projektgruppe (je nach Umfang des Aufgabenbe-
reichs) zur Planung und Koordinierung aller Maßnahmen und Umstellungen im Unternehmen, sowie als Ansprechpartner für Ihre Bank und
die eingebundenen Partner (z. B. Hersteller/Lieferant/Betreuer Finanzbuchhaltung, Druckerei, ...).
Gibt es bereits einen individuellen Zeit- und Umstellungsplan für Ihr Unternehmen?
Analysieren Sie die Struktur Ihres heutigen Zahlungsverkehrs, um die Auswirkungen von SEPA genauer einschätzen zu können.
– Erhebung der Zahlungsverkehrs-Mengengerüste (national und grenzüberschreitend) ,
– Auflistung betroffener Softwareprodukte, Datenbanken oder Tabellen,
– Analyse, welche Bereiche, Abteilungen und Mitarbeiter betroffen sein könnten ,
– Überprüfung, ob Geschäftspartner bereits auf SEPA umgestellt haben bzw. inwieweit diese von der Umstellung betroffen sind
(z. B. Referenzdatenübermittlung).
Ist Ihre Finanzbuchhaltung bereits SEPA-ready?
Sprechen Sie mit dem Hersteller Ihrer Finanzbuchhaltungssoftware über die Verfügbarkeit der notwendigen Erweiterungen für SEPA :
– Ist die Wartung von IBAN und BIC in der Stammdatenverwaltung (auch IZV) möglich?
– Unterstützt die Zahlungsverkehrsschnittstelle das SEPA-Datenformat XML?
– Bei der Nutzung von Einzugsverfahren: Unterstützt Ihre Finanzbuchhaltung die Verwaltung von Lastschriftmandaten?
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IBAN und BIC – die Kundendaten im
SEPA Zahlungsverkehr
IBAN BIC
steht für „internationale Bank Account Number“ und ist die inter- steht für „Bank Identifier Code“ und ist der international standardi-
national genormte Darstellung der Kontonummer und der Bank. sierte Bank-Code. Der BIC – früher auch als SWIFT-Code bezeichnet
Mittels einer Prüfziffer, die für jedes Konto extra berechnet wird, – wird neben der IBAN als zweites Identifikationsmerkmal für die Wei-
werden Zahlungsaufträge noch vor der Durchführung auf Richtigkeit terleitung von grenzüberschreitenden Zahlungen benötigt. Mit dem
der Kontonummer und der Bankverbindung überprüft. Dadurch wer- BIC können weltweit Kreditinstitute eindeutig identifiziert werden.
den Fehlbuchungen vermieden und Aufträge ohne Verzögerung an
den Zahlungsempfänger weitergeleitet. Die IBAN ist in Österreich Der BIC hat 8 oder 11 Stellen und ist wie folgt aufgebaut:
20 Zeichen lang und setzt sich zusammen aus:
– 4-stellige Bezeichnung der Bank
– 2-stelligem ISO-Ländercode, z. B. Österreich = AT – 2-stelliger ISO-Ländercode, z. B. Österreich = AT
– 2-stelliger Prüfziffer, pro Konto separat berechnet – 2-stellige Orts-/Regionsangabe
– 5-stelliger Bankleitzahl – 3-stelliges Kürzel zur genauen Identifizierung
– 11-stelliger Kontonummer des Zahlungsempfängers (optionale Angabe)
Sind Sie für IBAN/BIC-Überweisungen gerüstet? ?
Kennen Sie IBAN und BIC aller Ihrer Kunden/Lieferanten (auch der inländischen Kunden)?
Fragen Sie Ihre Geschäftspartner und Kunden bereits jetzt nach IBAN und BIC und ergänzen Sie diese Daten in Ihren Stammdaten. Zur
Aktualisierung der Bankdaten Ihrer Kunden mit Konten bei österr. Banken können Sie die Stammdaten aus Ihrer Finanzbuchhaltung (in Da-
teiform nach einem genormten Satzaufbau der STUZZA) auch uns übergeben. Wir ermitteln über das Konvertierungsservice der österreichi-
schen Banken aus Kontonummer und Bankleitzahl IBAN und BIC und stellen Ihnen die korrekten Daten wieder in Dateiform zur Verfügung.
Sind auf Ihren Geschäftspapieren und Rechnungen IBAN und BIC bereits angegeben?
Veranlassen Sie die Adaptierung Ihrer Rechnungen und Geschäftspapiere und geben Sie IBAN und BIC anstelle von Kontonummer und
Bankleitzahl an. Um die Lesbarkeit zu verbessern, ist die Angabe der IBAN in Viererblöcken zulässig, z.B.:
- ATNN NNNN NNNN NNNN NNNN
SEPA-CHECKLISTE Seite 5 von 10www.krentschker.at/sepa SEPA- Überweisungen (SEPA Credit Transfer) Grundsätzlich ist jede Überweisung in EUR innerhalb der SEPA-Länder ein SEPA Credit Transfer! Folgende Kriterien müssen eingehalten werden: – Angabe der IBAN des Empfängers und des BIC der Wichtigste Merkmale: Empfängerbank, – Spesenteilung , – Die Überweisung erfolgt europaweit innerhalb – Verwendung des Nachrichtenformats „XML“ , nur eines Bankwerktags. – normale Durchführung , – Durch separate Abrechnung der Entgelte wird – Durchführungsart „dringend“ ist bei SEPA Credit der Überweisungsbetrag dem Zahlungsempfänger Transfer nicht möglich. zur Gänze gutschrieben. Sind Ihre Zahlungsangaben korrekt? ? Nutzen Sie die Angabe von Zahlungsreferenzen, wenn Sie Zahlungsaufträge erteilen? Beachten Sie bitte, dass bei Angabe einer Zahlungsreferenz ein zusätzlich angegebener Verwendungszweck nicht an den Empfänger weitergeleitet werden kann. SEPA-CHECKLISTE Seite 6 von 10
www.krentschker.at/sepa SEPA- Datenformat - XML Mit SEPA werden Daten in einem universellen Datenformat übertragen, auf das auch alle Schnittstellen abgestimmt werden müssen. – „XML“ steht für „Extensible Markup Language“ und ist das Zahlungsverkehrs-Nachrichten werden wie folgt unterteilt: neue Datenträgerformat für den Austausch von Zahlungsin- formationen – es wird im Zuge der SEPA-Migration EDIFACT – Kunde-Bank-Nachricht: in Österreich ersetzen. Payments Initiation – pain.XXX – XML ist ein universelles Format für strukturierte Dokumente – Zahlungsverkehrs-Statusnachrichten: und Daten im Web (laut Definition durch das W3C). Cash Management – camt.XXX – Finanz-XML-Nachrichten werden von der ISO normiert und – Interbanken-Nachricht: unterliegen der ISO-Norm 20022. Payments Clearing and Settlement – pacs.XXX Derzeit stehen im Bankhaus Krentschker folgende XML-Nachrichten für die Kunde-Bank- Kommunikation technisch zur Verfügung: Nachrichten Beschreibung pain.001 Überweisungsauftrag (SCT) pain.001.NON-SEPA Überweisungsauftrag AZV und dringend pain.008 Lastschrift-Auftrag (SDD) camt.054 Retourdatenträger camt.053 Kontoauszug (auf Wunsch mit Retour-Datenträger) camt.052 Intraday-Kontoauszug pain.001 Finanzamtszahlung pain.001 Postbar TIPP: Eine detailierte Beschreibung der eingesetzten Nachrichten und Informationen zur Verwendung von XML im österreichischen Zahlungsverkehr finden Sie auf der Homepage der STUZZA unter www.stuzza.at . Sind Sie auf Datenaustausch im XML-Format vorbereitet? ? Erhalten Sie von uns Kontoauszug oder Gutschriften in Dateiform? Wenn Sie bereits Kontoinformationen im Format MT940 oder Gut- bzw. Lastschriften im EDIFACT-Format Cremul oder Debmul erhalten, stehen Ihnen auch die neuen XML-Datenformate zur Verfügung. Übersenden Sie Zahlungsaufträge in Dateiform an das Bankhaus Krentschker? Wenn Sie an uns bereits Zahlungsaufträge im EDIFACT-Format Paymul übermitteln, müssen Sie auf die neuen XML-Datenformate umstellen. SEPA-CHECKLISTE Seite 7 von 10
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Zahlungsanweisung – Überweisung mit IBAN/BIC
Die Zahlungsanweisung ist der österreichische Einheitsbeleg für Ihre Überweisungen und ersetzt die bisherigen Belege wie Zahlscheine,
Überweisungen, Erlagscheine, die mit 31.1.2014 ihre Gültigkeit verlieren.
– Für Überweisungen im österreichischen Zahlungsverkehr und Die wichtigsten Neuerungen:
im SEPA-Raum (EU-Länder, Norwegen, Island, Liechtenstein,
Schweiz und Monaco) in Euro. – Angabe von IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ
– Nur mehr Angabe von IBAN und BIC statt Kontonummer und – Die Kodierzeile wird reduziert auf Belegart und Betrag
Bankleitzahl. – Das Mehrzweckfeld wird zur Zahlungsreferenz in der Mitte
– IBAN und BIC finden Sie auf Ihrer BankCard, auf Ihren Konto- des Belegs
auszügen und im netbanking.
Nur 3 Schritte zur Umstellung auf die Zahlungsanweisung:
1. Auf www.stuzza.at finden Sie die „Technischen
Wenn Sie die Zahlungsanweisung selbst bedrucken, Spezifikationen Zahlungsanweisung“.
beachten Sie bitte Folgendes: 2. Bitte bestellen Sie die Blanko-Zahlungsanweisungen
für Testbedruckungen bei Ihrem Kundenbetreuer.
Bitte stellen Sie Ihren Belegdruck rechtzeitig um – wir unter- 3. Lassen Sie die Testdrucke durch Ihren Betreuer überprüfen.
stützen Sie gern dabei. Die frühzeitige Umstellung sorgt für
den problemlosen Übergang Ihrer Retourdaten vom Zahlschein Die Zahlungsanweisung ist im verwendeten Edifact/V3 Format
auf die Zahlungsanweisung. voll retourdatenfähig. Ihre Bestände von alten Zahlungsver-
kehrsbelegen können Sie bis spätestens 31.1.2014 aufbrauchen.
SEPA-Check Zahlungsverkehrsbelege ?
Bedrucken Sie Ihre Zahlungsverkehrsvordrucke selbst?
Bitte beachten Sie, dass für die neue Zahlungsanweisung (ersetzt Überweisung und Zahlschein ab 1.2.2014) neue technische
Spezifikationen gelten. Ihr Kundenbetreuer steht Ihnen für weitere Auskünfte gerne zur Verfügung.
Haben Sie noch größere Bestände alter Vordrucke (Zahlscheine/Überweisungen)?
Bitte beachten Sie, dass die alten Vordrucke nur mehr in der Übergangsfrist (bis 31.1.2014) verwendet werden können. Ihre Bestände von
alten Vordrucken können Sie noch aufbrauchen.
Für Neu- und Nachbestellungen sollten Sie auf jeden Fall jetzt schon auf die SEPA-Zahlungsanweisung umstellen!
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SEPA- Lastschriften
Die Einführung der SEPA-Lastschriften war ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zum einheitlichen europäischen Zahlungsverkehrsraum. Damit
können Sie als Unternehmer Beträge in Euro jetzt auch grenzüberschreitend vom Konto Ihrer Kunden einziehen – basierend auf einem Mandat
(Einzugsauftrag), das der Zahlungspflichtige dem Zahlungsempfänger erteilt.
SEPA-Lastschriften (SEPA Direct Debit CORE)
Die Abwicklung erfolgt ähnlich dem österreichischen Einzugsverfahren mit zusätzlichen Ausprägungen, und für jeden Einzug muss der Zah-
lungsempfänger (Einzieher, Creditor) ein Mandat (Einzugsauftrag) vom Zahlungspflichtigen (Debtor) einholen und dafür eine eindeutige Man-
datsreferenz vergeben.
Wichtigste Merkmale:
– IBAN und BIC ersetzen Bankleitzahl und Kontonummer. – Bei strittigen Einzügen kann vom Debtor innerhalb von
– Jeder Kunde, der einzieht, benötigt eine „CreditorID“ (CID). 8 Wochen ab Einzugsdatum ohne Angabe von Gründen
– Für jeden Einzug muss der Zahlungsempfänger (Einzieher, Einspruch eingelegt werden, bei nicht autorisierten Einzügen
Creditor) ein Mandat (Einzugsauftrag) vom Zahlungspflichti- innerhalb von 13 Monaten.
gen (Debtor) einholen und dafür eine eindeutige Mandats- – Neu ist auch, dass Unternehmen mit ihren Kunden einen
referenz vergeben (die Banken sind in diesen Prozess nicht Fälligkeitstermin für eine Lastschrift vereinbaren können.
involviert). Dem Zahlungspflichtigen ist der exakte Tag der Kontobelas-
– Einheitliches europaweites Lastschriftverfahren mit einheit- tung bekannt, und er kann daher für die entsprechende
lichem Format und Rechtsrahmen für nationale und inter- Deckung auf dem Konto sorgen.
nationale Einzüge. – Der Einzieher verpflichtet sich, spätestens 14 Tage bevor die
– Keine Auslandskonten für die Abwicklung erforderlich . SEPA-Lastschrift fällig ist, den Zahlungspflichtigen in geeigne-
– Durch die Mandatsabwicklung sind eindeutige Prüfkriterien ter Form über Höhe und Termin des einzuziehenden Betrages
zur Verbesserung der Sicherheit definiert. zu informieren (außer zwischen Zahlungspflichtigem und
Zahlungsempfänger wurde eine andere Frist vereinbart).
SEPA-Firmenlastschriften (SEPA Direct Debit B2B)
SEPA Firmenlastschrift ist ein SEPA-weit normiertes Lastschriftverfahren, das Einzüge in Euro ausschließlich zwischen Kommerzkunden
ermöglicht.
Die wesentlichsten Unterschiede zur „normalen“
SEPA-Lastschrift:
– Bei der SEPA-Firmenlastschrift muss der Zahlungspflichtige – Bei der SEPA-Firmenlastschrift hat der Zahlungspflichtige kein
nach Unterfertigung des Mandats zu seiner Hausbank gehen Rückrechnungs-/Einspruchsrecht! Lediglich seine Bank kann
und das Mandat erfassen lassen. ACHTUNG: Ist am Fällig- aus definierten Gründen (z. B. mangels Deckung) eine Rück-
keitstag (due-date) bei der Bank des Debtors bei Buchung kein rechnung vornehmen.
Mandat gespeichert, wird der Einzug automatisch abgelehnt
und retourniert.
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Das Mandat für SEPA-Lastschriften
Das Mandat ist die Authorisierungsvereinbarung zwischen Debtor und Creditor, vorläufig in Papierform. Schrift und Farbe sind nicht standardi-
siert. Das Mandat ist in der Landessprache des Debtors sowie in Englisch auszufolgen und muss folgende Punkte enthalten:
– Bezeichnung „SEPA Direct Debit Mandat“ Die Creditor ID
– Name des Debtors
– Adresse des Debtors (Straße, Nr., PLZ, Land) Das SEPA-Lastschriftverfahren sieht die verpflichtende Über-
– IBAN des Debtors mittlung einer Creditor ID (CID) sowie Mandatsreferenznummer
– BIC des Debtors durch den Lastschrifteinreicher vor, sodass der Debtor eine Man-
– Name des Creditors datsprüfung vornehmen kann. Diese CID wird über die Hausbank
– Creditor ID angefordert, die zentrale Vergabe und Verwaltung der Creditor ID
– Adresse des Creditors (Straße, Nr., PLZ, Land) obliegt der Oesterreichischen Nationalbank (OeNB).
– Art der Zahlung (einmalig oder wiederkehrend, erster, letzter)
– Ort und Datum der Unterschrift
– Unterschriftsfeld des Debtors
SEPA-Check Einzugsverfahren ?
Verwenden Sie die bestehenden Einzugsverfahren Lastschrift bzw. Einzugsermächtigung?
Bestehende Verträge (Mandate) mit Ihren Kunden behalten ihre Gültigkeit. Umstellung der bestehenden nationalen Einzugsverfahren auf
die SEPA-Lastschrift Direct Debit Core ist möglich. Information Ihrer Kunden über die Änderung des Verfahrens und das Datum des ersten
Einzugs wird empfohlen.
Haben Sie bereits eine zugewiesene Creditor ID der Oesterreichischen Nationalbank?
Beantragen Sie eine Creditor ID (Gläubiger-Identifikationsnummer) über Ihren Kundenbetreuer im Bankhaus Krentschker.
Haben Sie Kunden, von denen Sie grenzüberschreitend einziehen möchten?
Mit der SEPA-Lastschrift Direct Debit Core und der finalen SEPA-Firmenlastschrift Direct Debit B2B stehen Ihnen zwei neue Verfahren für
den Einzug von Forderungen zur Verfügung. Sprechen Sie mit Ihrem Kundenbetreuer und vereinbaren Sie mit ihm die Nutzung dieser Ver-
fahren. Er steht Ihnen auch jederzeit gerne mit detaillierten Informationen und Mustern der Mandate zur Verfügung!
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