SUPPORT ENGADIN ST. MORITZ AG
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Success Story SUPPORT ENGADIN ST. MORITZ AG «Dank der Lösung von Interact Consulting verfügen wir und unsere Mandanten über eine schnelle und moderne Workflow-Lösung zur automatisierten Verarbeitung aller Kreditorenrechnungen.» DANIEL BODMER, Leiter Rechnungswesen
SUPPORT ENGADIN ST. MORITZ AG
Das Unternehmen Support Engadin St. Moritz bietet nehmen auf vernetzte, standortunabhängige
seinen Kunden qualitativ hochstehende Fach- Arbeitsstationen mit hoher Verfügbarkeit spezialisiert.
dienstleistungen in den Bereichen Finanz- und Rech- Abhängig von den Kundenanforderungen richtet
nungswesen, Mitarbeiterwesen und Informatik. Vom Support Engadin St. Moritz Büro- und Branchenan-
Verwalten der Lieferantenrechnungen über das wendungen sowie Firmendaten vor Ort auf der
Mahnwesen der Kundenrechnungen bis zum Erstellen Kunden-Hardware ein oder liefert diese standortun-
der Jahresrechnung unterstützt Support Engadin St. abhängig vom eigenen zentralen Server- und
Moritz seine Mandanten kompetent und kunden- Anwendungspool. Zudem unterstützt das Team von
orientiert. Die vertrauliche und termintreue Lohnver- Informatikern die Kunden bei ihren täglichen
arbeitung ist ebenso Bestandteil der Leistungen wie Supportanfragen oder auch bei der Projektleitung.
auch administrative Tätigkeiten mit Vorsorgeeinrich-
BRANCHE
tungen und Behörden. Darüber hinaus ist das Unter- Dienstleistungen
WICHTIGSTE ERGEBNISSE
• Effiziente und schnelle Verarbeitung von jährlich über 10 000 Rechnungen
• Automatisierte Rechnungslesung durch Zeichenerkennung (OCR) und Felderkennung
• Optimierung der Bearbeitungsprozesse
• Reduzierung der Durchlaufzeit
• Durchgehende Transparenz über den Verarbeitungsstand aller Rechnungen
• Archivierung aller Belege mit der CapturePay.ArchiveBox
• Vollumfängliche Anbindung an das ERP-System Sage 200
• Papierreduziertes Büro
• Support Engadin St. Moritz bietet Rechnungsverarbeitung als Dienstleistung an und verarbeitet
mit der Lösung auch die Rechnungen von insgesamt 8 Mandanten
AUSGANGSLAGE Die manuelle Ver- arbeitung von Eingangsrechnungen ist zeit- und kostenintensiv. Teilweise lange Durchlaufzeiten und hoher Aufwand bestimmen den meist intransparenten Verarbeitungsprozess. Dies war auch bei Support Engadin St. Moritz so. Verstärkt wurde die Situation hier jedoch noch dadurch, dass das Unternehmen die Verarbeitung von Eingangsrechnungen auch als Dienstleitung für seine Mandanten anbietet. Zwar verfügte das Unternehmen bereits über einen «Die innovative Rechnungslösung elektronischen Prozess für die Rechnungsgeneh- optimiert Prozesse, schafft Transparenz migungen, doch Support Engadin St. Moritz war über den Verarbeitungsstand und senkt unzufrieden mit dieser Lösung, da der Automatisie- die Durchlaufzeiten deutlich, und zwar rungsgrad sehr niedrig war, keine Schnittstelle zum bei uns und unseren Kunden.» ERP-System und wenig Weiterentwicklungspotential DANIEL BODMER bestanden. Ein durchgängiger, optimaler und hoch automatisierter Verarbeitungsprozess für das Unter- nehmen und seine Kunden war mit dieser Lösung nicht möglich. PROJEKT Der bestehende Prozess sollte der eigenen und Mandanten-Kreditorenrechnungen durch eine effiziente und optimierte Verarbeitung zu reorganisieren. Erklärte Ziele des Unternehmens abgelöst werden. Daher startete Support Engadin St. waren dabei die Optimierung des Prozesses, bessere Moritz ein Projekt zur Einführung einer automatisier- Transparenz und verkürzte Durchlaufzeiten sowie ten Rechnungslösung mit integriertem Scann- und ein verbesserter Service für alle Kunden. Erfassungssystem, um den Prozess der Verarbeitung Bedarfsanforderung Kontraktverwaltung Anforderung erstellen Anforderung prüfen Bestellung Wareneingang Mit der Rechnungslösung werden bei Support Engadin St. Moritz jährlich mehr als 10 000 eigene und Mandanten- rechnungen mit insgesamt 30 000 Seiten von über 6 000 Lieferanten gescannt und verarbeitet.
Support Engadin St. Moritz hat sich für eine Rech- nungen der Mandanten treffen dabei alle zentral bei
nungslösung von Interact Consulting entschieden. Support Engadin St. Moritz ein, um die Verarbeitungs-
Ausschlaggebend waren der Einsatz erprobter und geschwindigkeit weiter zu steigern. Die Lösung für
bewährter Standardprodukte mit hohem Investitions- die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht
schutz sowie die grosse Erfahrung und Professionalität aus 90 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung
von Interact Consulting in der Realisierung von kom- (Thin Clients) bei Support Engadin St. Moritz selbst
plexen Verarbeitungslösungen. Die bewährten und und seinen Mandanten sowie sechs sogenannten
schnellen Support-Leistungen von Interact Consulting Masterarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten von
waren ein weiterer wesentlicher Vorteil bei der Support Engadin St. Moritz.
Auswahl des Lösungslieferanten.
VOLLSTÄNDIG AUTOMATISIERT Die Weiterverar-
beitung der Rechnungen nach dem Scannen mit der
LÖSUNG Mit der Einführung der Software ABBYY FlexiCapture erfolgt ausschliess-
Rechnungslösung hat Interact Consulting lich elektronisch. Die moderne OCR-Technologie
bei Support Engadin St. Moritz für eine ABBYY Distributed erkennt selbstständig den Rech-
effiziente, automatisierte und jederzeit nungssteller. Gesteuert über die zentrale Kreditoren-
transparente Verarbeitung der Kreditoren- datenbank von Support Engadin St. Moritz und seinen
rechnungen gesorgt. Mandanten, liest das System alle notwendigen
Detailangaben, wie Totalbetrag, Rechnungsnummer
ZEHNTAUSEND RECHNUNGEN Nach einer nur oder Fälligkeitsdatum. Umfangreiche Plausibilisie-
kurzen Projektzeit konnte die Lösung pünktlich in rungen, wie beispielsweise der Abgleich des
Betrieb genommen werden. Heute werden jährlich Gesamtbetrags mit den Einzelpositionen, verhindern
rund 10 000 eigene und Mandantenrechnungen mit Fehler bei der Verarbeitung. Korrigiert werden nur
insgesamt 30 000 Seiten von mehr als 6 000 Liefe- noch falsche und nicht richtig erkannte Rechnungs-
ranten zentral einer Scan- und Verification Station am angaben. Alle gescannten Rechnungen werden in der
Standort St. Moritz gescannt. Das Unternehmen nutzt innovativen CapturePay.ArchiveBox elektronisch und
hierfür einen Kodak Alaris i2800 Scanner. Die Rech- revisionssicher archiviert.
Rechnungseingang Scanning OCR-Erkennung Validierung Export
Posteingang E-InvoicingDie in der Rechnungslösung enthaltene, weltweit FAZIT Mit der Rechnungslösung von Interact
führende Standardsoftware Basware Invoice Proces- Consulting verfügen Support Engadin St. Moritz und
sing beinhaltet zudem eine umfassende und einheit- die Kunden über eine standardisierte und doch
liche Workflowsteuerung inklusive der Abbildung massgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditoren-
von Visumslimiten und verschiedenen Stellvertreter- rechnungsverarbeitung. Alle Rechnungen können
regelungen. Selbstverständlich werden alle Daten per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit
nach der Rechnungsprüfung und -freigabe über eine eingesehen und geprüft werden. Das Unternehmen
moderne Schnittstelle automatisiert an das ERP- selbst und seine Mandanten sparen wertvolle Zeit
System Sage 200 übergeben. und sind in der Lage, eine Rechnung schnellstmög-
lich zu kontrollieren, zu visieren und freizugeben.
Mit einer derart automatisierten Lösung kann
Support Engadin St. Moritz nun Scanning, Rech- Der Rechnungsdurchlauf im Haus und bei den
nungslesung, Kontierung und Verarbeitung in Basware Kunden ist jederzeit vollständig transparent, aus-
als Dienstleistung vollständig für seine Mandanten wert- und nachvollziehbar. Erreicht wurde dies durch
übernehmen. Die Mandanten führen lediglich die konsequente Automatisierung und die Optimierung
Genehmigung der Rechnung via Thin Client bei sich des Prozesses.
vor Ort durch. Danach werden alle Rechnungen zur
Zahlung an das ERP-System von Support Engadin Mit der Lösung spart Support Engadin St. Moritz
St. Moritz übergeben. Schnelle Verarbeitung, hohe kostbare Zeit, senkt die Verarbeitungskosten und
Datensicherheit, niedrige Kosten und ein massge- kann seinen Kunden dank vollständiger Automatisie-
schneiderter Kundenservice. Die vielen Vorteile der rung im Finanz- und Rechnungswesen noch bessere
Lösung sind einfach überzeugend. Dienstleistungen anbieten. Aufgrund kurzer Durch-
laufzeiten der Rechnungen sind sowohl Support
Engadin St. Moritz selbst als auch seine Kunden
äusserst pünktliche und verlässliche Partner für die
jeweiligen Lieferanten.
Abgleich Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe Übergabe zur Zahlung
ArchivierungINTERACT CONSULTING
Effizient. Vorausschauend. Partnerschaftlich. Zuverlässig.
Effizient. Ihren Informationsfluss optimieren, Ihre Die 1991 in der Schweiz gegründete und nach wie vor
Daten und Dokumente intelligent erfassen, inhabergeführte Interact Consulting AG ent
wickelt
transformieren, erschliessen und weiterleiten. und realisiert ganzheitliche Lösungen, die Jahr für
Vorausschauend. Strategische Marktkenntnisse Jahr Hunderte Millionen von Dokumenten verar-
und gefestigte Beziehungen zu Lieferanten und beiten. Heute ist Interact Consulting Marktführer im
Partnern für Sie nutzen. Partnerschaftlich. Mit unseren Bereich intelligenter Verarbeitungssys
teme im
Kom
peten
zen und Erfahrungen Ihren und unseren analogen, digitalen und cloudbasierten Posteingang
Unternehmenserfolg sichern. Zuverlässig. Mit Ihnen und Ihr Spezialist für zielgerichtete Input-
gemeinsam Antworten auf die Fragen finden, welche Management-Leistungen.
Techni
ken, Prozesse und Organisationsformen die
richtigen für Sie sind. Das ist die Mission von Interact
Consulting.
Schweiz
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Brauerstrasse 4, Postfach, CH-8026 Zürich
Telefon +41 44 299 21 21, Fax +41 44 299 21 00
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