Webinar Quickstart ILM zur Umsetzung der EU-DSGVO in SAP HCM 11.06.2021 - bei LM Consulting

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Webinar Quickstart ILM zur Umsetzung der EU-DSGVO in SAP HCM 11.06.2021 - bei LM Consulting
11.06.2021
             Webinar                  Lars Möller
                                      Geschäftsführer
                                      SAP HCM Senior Manager

             Quickstart ILM zur       lars.moeller@lmconsulting.de

             Umsetzung der EU-DSGVO
             in SAP HCM

                                      Hagen Bornemann
                                      SAP HCM Senior Manager
                                      hagen.bornemann@lmconsulting.de

                                                                        lmconsulting.de | 06.09.2021   1
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AGENDA

         Was ist der ILM Quickstart?

               •Inventur der Daten
             •Vorgefertigtes Konzept
              •Regelwerk Transport
   HCM Komponenten die mit dem Quickstart
             abgedeckt sind

          Typischer Projektverlauf

            Projekterfahrungen

                                            lmconsulting.de | 06.09.2021   3
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01   Was ist der ILM Quickstart?

                                   lmconsulting.de | 06.09.2021   4
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Diese Fragen sollten Sie sich stellen

•   Welche Mitarbeiter- und Bewerberdaten liegen wo?
•   Welche Arten von personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
•   Welchem Zweck dienen diese Verarbeitungen?
•   Welche (HCM-) Prozesse sind betroffen?
•   Bewerbung, Einstellung, Beurteilung, …
•   Wer ist für die Prozesse verantwortlich?
•   Im Zuge des Datenschutzes sollte eine Trennung nach Zweckbestimmung stattfinden
•   Welche Artikel der DSGVO sind besonders wichtig?
•   Was ist schon vorhanden?

                                                                               lmconsulting.de | 06.09.2021   5
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Was ist zu tun?

•   1. Inventur
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•   2. Prozesse (HCM)                                            Audit

     – Bewerbung           1.   Funktional aufspalten       5. Auskunft &
                           2.   Verantwortung zuweisen     Protokollierung
     – Einstellung         3.   Funktional berechtigen

•   3. Sicherheit bei Datenübertragung                   4. Sperren & Löschen

     & techn. Sicherheit                                     3. Sicherheit
•   4. Sperren und Löschen                                   2. Prozesse
•   5. Auskunft und Protokollierung                           1. Inventur
•   6. Doku und Auditierung

                                                                                lmconsulting.de | 06.09.2021   6
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Hilfsmittel bei der Inventur

RPDINF01

Liefert die Anzahl der Datensätze je Infotyp
Alle Infotypen im Bestand unabhängig von der
Länderzuweisung MOLGA

Diverse technische Zusatzinformationen wie z. B.
    • Zeitbindung
    • Subtyptabelle
    • Rückrechnungsinformationen

Der Report ist ein altes Tool und hat nichts mit der EU DSGVO
zu tun, aber ist eine gute Grundlage um einen Überblick zu
gewinnen.

                                                                lmconsulting.de | 06.09.2021   7
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Inventur Tool: /LMCONS/ILM_TOOL

Liefert die Anzahl der Datensätze je Infotyp je Länderzuweisung MOLGA
Listet je Infotyp das Archivierungsobjekt und die betroffenen Tabellen auf
Individuelles Customizing möglich
     • Die unternehmensbezogenen Löschfristen können erfasst und ausgewertet werden
Tool kann neben der Implementierung auch für spätere Audits und Nachweise herangezogen
werden

                                                                           lmconsulting.de | 06.09.2021   8
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02   HCM Komponenten die mit dem Quickstart
     abgedeckt sind

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Generisches Konzept & Transport mit Regelwerk

• Generisches ILM Konzept ist vorbereitet
• ILM E-Book
• Wenn Sie ein Quickstartprojekt mit uns machen, dann
  spielen wir einen Transport mit einem generischen Regel-
  werk auf Ihrem SAP HCM System ein

                                                             lmconsulting.de | 06.09.2021   10
Welche Module/Komponenten sind Quickstart Bestandteil

                      Personal-         Veranstaltungs-
                      abrechnung        management
Personal-                                                 Kundeneigene
administration                                            Tabellen

                            Organisations-
                            management                               Meldedateien
         Personal-                                                   (P01*, EEL,
         zeitwirtschaft                      Personal-               AAG, UV, Elster,
                                             kostenplanung           ELStAM, VBL,
                                                                     etc.)

                                                                         lmconsulting.de | 06.09.2021   11
03   Typischer Projektverlauf

                                lmconsulting.de | 06.09.2021   12
Vorgehensweise

      Ist     Prozessanalyse
                                  Verfahrens-
                                 verzeichnis &
                                                   Fristen der
                                                  Datenhaltung        Blueprint
  Aufnahme                       Dateninventur     definieren

                                 Vernichten &
                Sicherheits-                      Optimierung        Optimierung
  Umsetzung       analyse
                                 Sperren von
                                                 Berechtigungen    Systemsicherheit
                                 HCM Daten

                                 Compliance-
   Betrieb    Tests und erstes
                  Löschen
                                  konforme
                                   Prozesse
                                                  Regelmäßiges
                                                 Datenvernichten
                                                                    Regelmäßige
                                                                     Auditierung

                                                                                      lmconsulting.de | 06.09.2021   13
04   Projekterfahrungen

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Erfahrungen aus Projekten

• Löschen der Tabelle TEVEN
    • Besonderheit 3 Schicht & halbstündige Einspielung TEVEN
    • Hohes Datenvolumen
    • SAP Sperrlogik
    • BLOG Beitrag: https://lmconsulting.de/ilm-loschen-der-tabelle-teven/
• Löschen der elektronischen Personalakte
    • Wechsel der Mitarbeiter zwischen Personalbereichen (separate Personalnummer)
    • Transfer der elektronischen Personalakte
    • Löschen wenn in allen Personalbereichen ausgetreten

                                                                            lmconsulting.de | 06.09.2021   15
Erfahrungen aus Projekten

• Kundeneigene Zeitbezüge (Erweiterungsimplementierung)
    • Verarbeitung und loggen von Highdate-Datensätze (31.12.9999)
    • Erweiterungsimplementierung in Klasse CL_HRARCH_DESTRUCTION_LOG
    • BLOG Beitrag: https://lmconsulting.de/eu-dsgvo-im-sap-hcm/

                                                                        lmconsulting.de | 06.09.2021   16
Erfahrungen aus Projekten

• Fehler im Infotyp 0003
    • Alter Datenbestand (Austritt / Rentner)
    • Persönlich tiefste Rückrechnung

• Ausplanen der Abrechnung
    • Löschläufen werden über mehrere Tage durchgeführt

                                                          lmconsulting.de | 06.09.2021   17
Erfahrungen aus Projekten

• Personaldaten in kundeneigenen Tabellen
    • Keine Standard Funktionalität zum Löschen vorhanden
    • Analyse per Report RSCRDOMA kann helfen

   • Typische Datenelemente PERSNO, PERNR_D

                                                            lmconsulting.de | 06.09.2021   18
Erfahrungen aus Projekten

• Umsetzung von mehr als vier Bedingungsfeldern
    • Weder im Standard noch per Erweiterungsimplementierung möglich
    • Kundeneigenes Bedingungsfeld / Bedingungen zusammen fassen

• Programmabbruch bei zu vielen Datensätzen
     • SLG-Log dumpt bei mehr als 1 Mio. Einträgen
     • Löschläufe splitten
     • SAP plant zum Ende des Jahrs Aufhebung der 1 Mio. Grenze

                                                                       lmconsulting.de | 06.09.2021   19
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                   lmconsulting.de | 06.09.2021   20
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