"Wenn ich nur genügend Zeit hätte, dann !" - Projektplanung: In fünf Tagen von der Managementzur Teamaufgabe!

„Wenn ich nur genügend Zeit hätte, dann…!“
  Projektplanung: In fünf Tagen von der
    Management- zur Teamaufgabe!
  Michaela Jobb | 109. Bibliothekartag I Bremen I 16.06.2021

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Agenda
Die Bibliothek Wirtschaft & Management
Ausgangslage - Vision 2021 - Herausforderung
Library Retreat: Ablauf – Merkmale – Vorlagen
Library Retreat: 2018 bis heute
Rolle der Bibliotheksleitung
Fazit

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Die Bibliothek Wirtschaft & Management
1968 Wirtschaftswissenschaftliche Dokumentation „WiWiDok“

Eigenständige Fachbibliothek der Fakultät Wirtschaft und Management, TU Berlin

2013 Umbenennung in „Die Bibliothek Wirtschaft & Management (DBWM)“

2013 + 2016 Gütesiegel „Ausgezeichnete Bibliothek“

Team: 27 Mitarbeitende
    https://www.dbwm.tu-berlin.de/menue/startseite/

                                                      © Michael Setzpfand
                                                                                 Seite33

Ausgangslage
Neue Bibliotheksleitung 2017

Extern moderierter Visions-Workshop als Basis für die gemeinsame
Zusammenarbeit
Ziel: ein gemeinsames Zukunftsbild schaffen aus dem sich konkrete Strategien
ableiten lassen
Unterschiedliche Workshop-Methoden, um verschieden Perspektiven einzunehmen
und neue Einsichten zu erhalten

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Vision 2021
Wir sind Katalysator für Wissenschaft, Lehre, Forschung und Studium!

Wir sind integraler Bestandteil von Forschung, Lehre und Studium und
machen uns unentbehrlich!
Wir betreiben proaktiv und unter Einbeziehung der Fachgebiete
Bestandsaufbau mit qualitativ hochwertiger Literatur!
Wir haben ein Innovationsmanagementund entwickeln Services, die
begeistern!
Wir nutzen vorhandene Kompetenzen und entwickeln Services, die
begeistern!
Wir arbeiten agil. Unser Prozessmanagement ist lebendig und wir
managen unser Wissen effizient.

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Herausforderungen
Vision → Ziele → Strategie → Arbeitspakete

Keine Zeit: Alltagsgeschäft vs. strategische
Planung!
Neue Projekte on top!

→ Planungszeit durch Library Retreat
gewinnen

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                                               © PowerPoint Microsoft 365 for Enterprises

LR: Ablauf
          Erfolge feiern!                 Neue Projekte                  Overload vermeiden
      Stimmung des Teams!                Neue Methoden                   Abgleich mit Vision
          Teambuilding                Prozesse überarbeiten                 Teambuilding

         Einführungsphase                    Arbeitsphase                     Abschlussphase
         Tag 1 (ganztägig)                Tag 2–4 (halbtägig)                Tag 5 (ganztägig)

▪ Einstimmung                   ▪ Abteilung/Bereich               ▪ Zusammenfassung der
▪ Jahresrückblick               ▪ oder Projekt                      Ergebnisse
▪ Stimmungsbarometer            ▪ oder Thema                      ▪ Jahresplanung (Priorisierung,
▪ Gruppenarbeit (alle)          ▪ Ergebnispräsentationen            Projektplan, Zeitanteile) →
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▪ Ergebnispräsentation
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      → Hoher Output – Stärkung des Teams und der einzelnen Teammitglieder – hohe Transparenz

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Library Retreat (LR): Merkmale
Zeitraum: Fünftägiges LR letzte Woche vor Betriebsferien im Dezember
Halbtägiges LR zu einem Schwerpunktthema ein bis zweimal im Jahr

Beteiligte Personen: Stammpersonal (Abteilungsübergreifend)

Regeln: seid positiv, konstruktiv, einander zuhören, ausreden lassen

Rollenverteilung: Gruppenleitung, Zeitwächter*in, Protokoll, Präsentation
Verschiedene Methoden: Brainstorming, World Café, User Experience, …

Ergebnis: Festlegung der Projekte, der Arbeitsschwerpunkte und messbaren Ziele
für das kommende Jahr; klare Zuständigkeiten, Aufwandsbeurteilung, Zeitplan

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LR 2018: Vorgaben + Vorlagen
                               ▪ Was sind die Ziele?
                               ▪ Wer ist verantwortlich?
                               ▪ Welche Kennzahlen?

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LR: 2018 - 2021

                  Fotos: DBWM
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Rolle der Bibliotheksleitung
Maß an Vorgaben und Struktur abhängig vom eigenen Führungsverständnis und
vom Team

Planung, Organisation und inhaltliche Ausgestaltung des LR obliegt mittlerweile
dem gesamten Leitungsteam

Leitungsaufgabe: Abgleich mit Vision und Zielen → Abweichungen thematisieren

Leitungsaufgabe: Bereitstellung der personellen, finanziellen und zeitlichen
Ressourcen zur Zielerreichung

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Fazit
Planung braucht Zeit! → Library Retreat (LR) ist ein Planungsinstrument

Je besser die Planung im LR ist, umso effizienter die Umsetzung und schneller die
Zielerreichung
Alle kennen die Prioritäten und ziehen an einem Strang

Mehrwert: Steigerung des Team-Commitments durch aktive Beteiligung an
Entscheidungsprozessen
Mehrwert: höherer Identifikationsgrad →Personalerhaltung und -gewinnung

Entlastung der Bibliotheksleitung → mehr Zeit für Führungs- und
Managementaufgaben

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

                                                            Michaela Jobb
                                                            TU Berlin
                                                            Die Bibliothek Wirtschaft und
                                                            Management (DBWM)
                                                            Straße des 17. Juni 135
                                                            D-10623 Berlin

                                                            m.jobb@tu-berlin.de
                                                            www.dbwm.tu-berlin.de
                                                            LinkdIn
                                                            Instagram@wiwibib
                                                            dbwm@YouTube

© PowerPoint Microsoft 365 for Enterprises                                             Seite 13