Wie passt das zusammen? - Lansco
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Wie passt das zusammen?
• SharePoint seit 2008,
Microsoft Cloud seit 2012
• Architektur, Beratung, Umsetzung
• Aktuelle Schwerpunkte:
• SharePoint
• Microsoft Teams
• Power Plattform
• Aber: Ein digitales Dokumentenmanagement skaliert besser • Der zugrundeliegende Prozess hat sich aber häufig nicht verändert
Beispiel für Prozessänderung: Metadaten statt Ordner • Fühlt sich für zunächst unnatürlich und unsicher an • Weicht von der restlichen Arbeitsweise ab (z.B. in Windows oder Teams) • Lebt primär im Browser, da ansonsten die Metadaten fehlen • Jeder neue Nutzer muss erst überzeugt werden ➔ Schwierig
• Dokumente: Was soll abgelegt werden? ➔ Nur „fertige“ Dokumente? Arbeitsdaten? Alles? • Struktur: Wie wird abgelegt und wie finde ich es wieder? ➔ Ein großes, zentrales System? Teilbereiche? Metadaten? • Richtlinien: Wer hat Zugriff und welche Regeln gibt es? ➔ Berechtigungen? Compliance? + Die Anwender entscheiden ob es funktioniert
„Warum soll ich es im DMS ablegen, wenn es in Teams viel einfacher ist?“
Antworten der Teams auf die DMS-Kernaspekte:
- Dokumente: Alles was mein Team betrifft
- Struktur: Teams → Kanäle → Ordner
- Richtlinien: Öffentlich, Teamintern,
Einzelpersonen (=private Kanäle)
• „Lokale“ Arbeitsdaten liegen in einer Vielzahl von Teams & Sites die durch die Anwender selbst verwaltet werden • Globale Strukturen wie Archivablagen sind weiterhin notwendig und werden administrativ verwaltet • Berechtigungen & Compliance muss weiterhin erfüllt werden
• Verknüpfung von Teams mit anderen Bibliotheken per Tab oder „Cloudspeicher hinzufügen“ • Berechtigungen in Teams & SharePoint • Logische Struktur per Hub Sites https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/information-architecture-modern-experience • Übergreifende Suche und Zugriff per PnP Search WebParts https://microsoft-search.github.io/pnp-modern-search/
Wir bauen ein verteiltes DMS
• Große Datenmengen in einer einzigen Bibliothek ist tricky (Ansichten, Filterungen, Metadaten) • Limit von 50k Einzelberechtigungen pro Site (Empfohlen: max. 5k) • 5k auf einer Ordnerebene → U.a. Probleme beim Umbenennen • OneDrive Sync ist ab insgesamt 300k Dateien/Ordnern problematisch • https://docs.microsoft.com/en-us/office365/servicedescriptions/sharepoint- online-service-description/sharepoint-online-limits
• Site Templates, Site Scripts & Power Automate https://docs.microsoft.com/en-us/sharepoint/dev/declarative-customization/site-design-overview • Erweitertes Informationsmanagement per Security & Compliance https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/manage-information-governance
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