WILLKOMMEN IN JENA | WELCOME TO JENA - HanFRIED
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WILLKOMMEN IN JENA | WELCOME TO JENA
Ein Wegweiser für neue internationale Mitarbeiterinnen und Mit-
arbeiter der Friedrich-Schiller-Universität Jena | Guidelines on your
employment at the Friedrich Schiller University Jena
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IMPRESSUM
WILLKOMMEN IN JENA | WELCOME TO JENA
Friedrich-Schiller-Universität Jena Ein Wegweiser für neue internationale Mitarbeiterinnen und Mit-
Dezernat 5 · Personal | Division for Human Resources arbeiter der Friedrich-Schiller-Universität Jena | Guidelines on your
Fürstengraben 1 employment at the Friedrich Schiller University Jena
07743 Jena
Redaktion|Edited by: Anja Wahlmann
Für die Inhalte sind die jeweils genannten
Struktureinheiten verantwortlich.|Responsibility for
the contents lies with the respective administrative units.
Gestaltung|Layout: Sabine Müller, Internationales
Büro|International Office
Fotos|Photos: Christoph Worsch, Anne Günther,
Jan-Peter Kasper / FSU, Pixabay
Ausgabe|Edition date: 07/2020
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INHALT CONTENTS
1. Einleitung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 4.2.2. Unterlagen zur Dokumentation des . . . . . . . . . 1. Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 4.2.3. Certificate of good conduct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2. Vor der Einreise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Personenstands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 2. Before your arrival . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 4.2.4. Investment funds pension scheme. . . . . . . . . . . . . . . 45
2.1. Beantragung des Visums. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 4.2.3. Polizeiliches Führungszeugnis 2.1. Applying for a visa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 5. Points of contact. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.2. Zusammenstellen erforderlicher Dokumente. . . 12 der Belegart-O. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 2.2. Collecting supporting documents. . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Staff Unit Non-Academic Staff (budget funds). . . . . . . . . . 47
2.3. Wo wohnen?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 4.2.4. Vermögenswirksame Leistungen. . . . . . . . . . . 44 2.3. Housing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Staff Unit Academic Staff (budget funds) . . . . . . . . . . . . . . 47
3. Erste Schritte in Deutschland. . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 5. Ansprechpartner/innen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3. First steps in Germany. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Staff Unit Academic Staff (third-party funding) . . . . . . . . 49
3.1. Unterzeichnung des Arbeitsvertrages. . . . . . . . . 18 Nichtwissenschaftliche Beschäftigte – 3.1. Signing the contract of employment. . . . . . . . . . . . . . . 19 University City Map. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
3.2. Registrierung beim Bürgerservice. . . . . . . . . . . . 20 Finanzierung über Haushaltsmittel . . . . . . . . . . . . . . 46 3.2. Registration with the registration office. . . . . . . . . . . . 19
3.3. Sozialversicherung/Krankenversicherung . . . . . . . 20 Wissenschaftliche Beschäftigte – Finanzierung 3.3. Social insurance and health insurance. . . . . . . . . . . . . 21
3.4. Eröffnung eines Bankkontos. . . . . . . . . . . . . . . . 24 über Haushaltsmittel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 3.4. Opening a bank account. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.5. Beantragung des Aufenthaltstitels . . . . . . . . . . . 24 Wissenschaftliche Beschäftigte – Finanzierung 3.5. Applying for a residence permit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
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4. Formulare, Nachweise und Bescheinigungen für über Drittmittel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 4. Forms and supporting documents for the
den Einstellprozess. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Universitätsstadtplan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 recruitment process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
4.1. Formulare . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 4.1. Forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
4.1.1. Personalbogen mit Lichtbild. . . . . . . . . . . . . . . 28 4.1.1. Employee data form with a passport photo. . . . . . . 29
4.1.2. Fragebogen zur Sozialversicherung. . . . . . . . . 28 4.1.2. Social insurance form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
4.1.3. Erklärung zur Verfassungstreue. . . . . . . . . . . . 30 4.1.3. Allegiance to the constitution form. . . . . . . . . . . . . . 31
4.1.4. Fragebogen zur steuerlichen Behandlung. . . 30 4.1.4. Tax classification form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
4.1.5. Beiblatt zur Stufenermittlung. . . . . . . . . . . . . . 34 4.1.5. Work experience level form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4.1.6. Bankverbindung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4.1.6. Bank account details . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
4.1.7. Erklärung zur Anzeige aller Änderungen. . . . 34 4.1.7. Obligation to update your personal information . . 33
4.1.8. Fragebogen zur VBL / Antrag auf Befreiung 4.1.8. VBL public sector pension scheme: registration
von derVBL-Pflichtversicherung . . . . . . . . . . . 34 form and exemption form. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
4.1.9. Antrag auf Kindergeld (für Anspruchs- 4.1.9. Child benefit request. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
berechtigte). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 4.2. Certificates and other supporting documents. . . . . . . 41
4.2. Nachweise und Bescheinigungen. . . . . . . . . . . . 40 4.2.1. Qualification certificates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
4.2.1. Qualifikationsnachweise. . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 4.2.2. Documents certifying your personal status. . . . . . . 41
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1. EINLEITUNG 1. INTRODUCTION
Sie werden in Kürze eine Beschäftigung an der in Jena erledigen müssen und im dritten Teil – Soon, you will take up your occupation at on the formalities you must deal with after your
Friedrich-Schiller-Universität (FSU) Jena auf- dem Umfangreichsten – wird detailliert auf die the Friedrich Schiller University Jena. We are arrival in Jena. And, ultimately, the most exten-
nehmen. Wir freuen uns, Sie dazu bald in einzureichenden Formulare und Dokumente already looking forward to welcome you in our sive part provides you with further details of the
unserer schönen Stadt begrüßen zu dürfen. eingegangen. beautiful city. forms and documents you must submit.
Die Einstellung bei einem öffentlichen Arbeit- Dieser Leitfaden wird sicherlich nicht alle As you may already have heard, the recruitment Surely, you will not find answers to all your
geber in Deutschland ist ein Prozess, der etwas Ihre Fragen beantworten können, denn jede process within the public sector in Germany is questions here as the recruitment process may
Aufwand erfordert. So müssen Sie im Vor- geplante Einstellung ist ein individueller Sach- a process taking its time. You must thus prepare vary from case to case. However, you can be sure
feld zahlreiche Dokumente zusammenstellen, verhalt. Seien Sie jedoch bitte versichert, dass several documents before the beginning of your that we will make every effort to make your start
die zum Teil zu übersetzen und zu beglau- die Verantwortlichen der Friedrich-Schiller- occupation—which must perhaps be translated as smooth as possible. If you have any ques-
bigen sind, verschiedene Formulare ausfüllen Universität Jena alles dafür tun werden, Ihnen and certified first—, fill in various forms, and tions, the team of Division for Human Resources
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und einige Wege erledigen. Damit Sie nicht einen reibungslosen Start Ihrer Beschäftigung take care of other steps. To make the whole pro- will be glad to help you. For their contact details,
das Gefühl haben, mit dieser Herausforderung zu ermöglichen. Wenn Sie offene Fragen haben, cess easier for you, we have gathered the essen- please refer to the end of the document.
alleine zu sein, stellen wir Ihnen zur Orientie- werden die Kolleginnen und Kollegen des tial information in these guidelines.
rung diesen Leitfaden zur Verfügung. Personaldezernates diese gern beantworten. Dear new colleague, welcome to Jena!
Die Kontaktdaten finden Sie am Ende dieses The guidelines are divided into three parts. In
Der Leitfaden ist in drei Teile gegliedert. Der Leitfadens. the first one, we describe those aspects you
erste Teil beschreibt die Dinge, die Sie vor Ihrer should take care of before your arrival in Ger-
Einreise erledigen müssen. Der zweite Teil Herzlich willkommen in Jena! many. The second part of the guidelines focuses
beschreibt die Wege, die Sie nach Ihrer Ankunft
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2. VOR DER EINREISE 2. BEFORE YOUR ARRIVAL
Vor der Aufnahme Ihrer Tätigkeit an der FSU Beschäftigung erforderlichen Aufenthaltstitel Before taking up your occupation, you must still abroad. Even if occupations in research might be
Jena sind noch einige Formalitäten zu erle- vor Ort bei der zuständigen Ausländerbehörde complete some formalities. In this chapter, we exempt from some restrictions, the process still can
digen. In diesem Abschnitt möchten wir auf zu beantragen, können aber den Arbeitsvertrag will describe the central ones that you should take some time. We thus recommend that you you
die wichtigsten formalen Dinge eingehen, erst unterschreiben, wenn Ihnen der entspre- take care of before your arrival in Germany. take care of the formalities as soon as the Univer-
die Sie vor Ihrer Einreise nach Deutschland chende Aufenthaltstitel erteilt wurde. sity has confirmed the position offered to you. Please
erledigen sollten bzw. müssen. 2.1. APPLYING FOR A VISA gather information about the application process
Alle anderen Staatsangehörigen müssen das provided by the responsible German diplomatic mis-
2.1. BEANTRAGUNG DES VISUMS zur Aufnahme der Tätigkeit erforderliche Depending on your nationality, you might not need sions on the Internet. On their websites, you can
Visum grundsätzlich vor der Einreise bei der a visa at all. If you are a citizen of an EU member find a list of the documents to be enclosed to the visa
Dieser Prozess startet in der Regel mit der zuständigen deutschen Auslandsvertretung state, of Iceland, Liechtenstein, or Norway, you do application.
Frage, ob ein Visum überhaupt erforderlich beantragen. Auch wenn es im wissenschaftli- not need any visa as you can enter, stay, and work
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ist. Sofern Sie Staatsangehöriger eines EU- chen Bereich Erleichterungen gibt, kann dieser in Germany based on the right to move and reside Most German diplomatic missions abroad require
Staates oder aus Island, Liechtenstein und Nor- Prozess einige Zeit in Anspruch nehmen. freely. If you are a Swiss citizen, you have the same you to arrange an appointment prior to the submis-
wegen sind, benötigen Sie kein Visum, son- Daher sollten Sie sich unmittelbar nach der benefits, but must apply for a residence card (»Auf- sion of the visa application, either by telephone or
dern können sich im Rahmen der Freizügig- Zusage der FSU damit beschäftigen. Bitte infor- enthaltskarte«) at the immigration office in your online. For further details, please refer to the respec-
keit ohne gesonderte Erlaubnis in Deutschland mieren Sie sich unbedingt auf der Webseite der future place of residence. tive website. Make sure that you bring all required
aufhalten und auch hier arbeiten. Sofern Sie für Sie zuständigen deutschen Auslandsvertre- documents to the appointment to avoid any delays
Schweizer Staatsangehöriger sind, genießen tung über den Antragsprozess. Dort finden Sie Being a citizen of particular countries, e.g. Aust- in the application process, e.g. any further appoint-
Sie zwar Erleichterungen, müssen aber nach außerdem eine Aufstellung über die notwen- ralia, the US, Canada, Israel, Japan, South Korea, ments. If you are planning to enter Germany with
der Einreise bei der Ausländerbehörde ihres digen Dokumente/Unterlagen, die dem Visums- and New Zealand, you may enter Germany without your family members (e.g. spouses, children), it is
zukünftigen Wohnortes eine Aufenthaltskarte antrag beizufügen sind. a visa and apply for the required residence permit at advisable to rather apply for visas at the German
beantragen. the immigration office in Germany. However, you diplomatic mission, even if your family might join
Bei den meisten deutschen Auslandsvertre- may not sign the contract of employment if you have you in Germany at a later point.
Als Bürger aus bestimmten anderen Staaten tungen ist es erforderlich, im Vorfeld einen not received the respective residence permit, yet. While applying for a visa, make sure to apply for the
(Australien, USA, Kanada, Israel, Japan, Süd- Termin zur Abgabe des Visumantrags zu ver- right type. To be able to take up the planned employ-
korea, Neuseeland) haben Sie zwar die Mög- einbaren – entweder telefonisch oder online. Citizens of all other countries must apply for a visa ment (»Erwerbstätigkeit«), you require a national
lichkeit, visumfrei einzureisen und den zur Informationen darüber erhalten Sie ebenfalls at the responsible German diplomatic missions visa (D visa).
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auf der jeweiligen Webseite. Bitte stellen Sie des Visums die Zustimmung der zuständigen Upon agreement with your future supervisor, As soon as you have registered your new address
sicher, dass Sie zum Termin alle erforderli- Ausländerbehörde erforderlich ist. Daher your personnel officer at the Division for Human in Germany (refer to 3.2), the given local immigra-
chen Unterlagen bei sich haben, da es sonst zu dauert das Zustimmungsverfahren in der Regel Resources will either send a hosting agreement tion office is considered the responsible authority for
Verzögerungen im Antragsprozess kommen länger als für wissenschaftliche Beschäftigte, (»Aufnahmevereinbarung«) to you, or a letter of your case. This very office may change the entry visa
kann und Sie gegebenenfalls zu einem wei- zumal oft noch weitere Behörden in Deutsch- intent to the respective German embassy/consulate. issued by the German diplomatic mission abroad to
teren Termin vorsprechen müssen. Werden land (wie die Bundesagentur für Arbeit) Please bring these documents to the appointment a long-term residence permit (»Aufenthaltstitel«).
Sie von Familienangehörigen (Ehepartner, beteiligt sind. Verfahrenszeiträume von drei since they are crucial for the visa application. For further details, please refer to »First steps in
Kinder) begleitet, ist es in jedem Fall günstiger, Monaten oder länger sind keine Seltenheit. Germany«.
das Visum gemeinsam bei der deutschen Aus- Hier ist also Geduld gefragt. If you are about to have a non-research occupation,
landsvertretung zu beantragen, selbst wenn the visa can be issued upon prior approval from If your work-related stay in Germany is limited to
die Familie erst später nachkommen soll. Wenn über Ihren Visumantrag erfolgreich the responsible immigration office. As a result, the twelve months or less from the very beginning, the
beschieden wurde, erhalten Sie das entspre- approval procedure may be longer than in case of German diplomatic mission abroad may issue a visa
Bitte achten Sie auch darauf, dass Sie das rich- chende Visum als Aufkleber in Ihrem Reise- research positions as additional German authorities valid for the entire stay. Hence, you need not apply
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tige Visum beantragen. Erforderlich ist ein pass. Das Visum hat eine Gültigkeit von min- are usually involved in the procedure (e.g. Federal for a residence permit after your arrival in Germany.
nationales Visum (Typ D), das das geplante destens drei Monaten, im wissenschaftlichen Employment Agency). This may take three months
Arbeitsverhältnis (Erwerbstätigkeit) ausdrück- Bereich sind auch sechs Monate möglich. Mit or longer, so you will need some patience. For any legally binding information on the requi-
lich erlaubt. diesem Visum dürfen Sie nach Deutschland rements for work-related longer stays in Germany,
einreisen und Ihre Tätigkeit aufnehmen. If your visa application is successful, you will please refer to the official website of the Federal For-
In Abstimmung mit Ihrem/Ihrer Vor-gesetzten, have a corresponding visa sticker attached to your eign Office.
sendet Ihnen der/die für Sie zuständige Per- Wichtig: Bitte scannen Sie das Visum passport. The visa is valid for at least three months;
sonalsachbearbeiter/in eine Aufnahmeverein- nach dessen Erteilung und senden Sie die in the research sector six months are possible, too.
barung zu bzw. erfolgt die Zusendung einer Datei als Mailanhang an Ihre/n zuständige/n Once you have received your visa, you can enter
Absichtserklärung an die zuständige deut- Personalsachbearbeiter/in. Dann kann der Germany and take up your employment.
sche Botschaft/Generalkonsulat. Diese Unter- Arbeitsvertrag für Sie erstellt werden.
lagen sind für den Visumsantrag wichtig, bitte Have you already scanned your visa? If
nehmen Sie sie zum Beantragungstermin mit. Sobald Sie sich mit Ihrer neuen Adresse not, please scan it and send the file to your per- MORE INFORMATION:
in Deutschland angemeldet haben (Punkt sonnel officer at the University by email. The www.auswaertiges-amt.de/en
Besonderheiten gelten für den nichtwissen- 3.2.), ist die lokale Ausländerbehörde für Sie personnel officer will then prepare your contract
schaftlichen Bereich, da hier zur Erteilung zuständig. Diese kann das Einreisevisum, das of employment.
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durch die deutsche Auslandsvertretung ausge- 2.2. ZUSAMMENSTELLEN ERFORDERLICHER
stellt wurde, in eine längerfristige Aufenthalts- DOKUMENTE
erlaubnis (Aufenthaltstitel) umwandeln.
Für die Vorbereitung Ihres Aufenthalts in
Näheres dazu finden Sie im Abschnitt »Erste Deutschland ist es erforderlich, dass Sie per-
Schritte in Deutschland«. sönliche Dokumente zusammenstellen, die Sie
Sofern Ihr Aufenthalt zur Beschäftigung in auch im Original bei sich haben sollten.
Deutschland von vornherein auf bis zu maxi-
mal zwölf Monate befristet ist, kann die deut- Dies sind im Einzelnen Personenstandsdo-
sche Auslandsvertretung ein Visum für den kumente (Heiratsurkunde, Geburtsurkunden
kompletten Aufenthalt erteilen: Die Beantra- der Kinder, ggf. Tenor des Scheidungsurteils),
gung eines Aufenthaltstitels nach der Einreise Qualifikationsnachweise (Nachweise zur
nach Deutschland ist in diesen Fällen nicht Schul- und Berufsausbildung sowie akademi-
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erforderlich. scher Grade) und Nachweise über bisherige
Beschäftigungsverhältnisse.
Generell können Sie sich über die Voraussetz-
ungen für die Erteilung von Visa für länger- Die Personenstandsdokumente bescheinigen 2.2. COLLECTING SUPPORTING DOCUMENTS your children, decree absolute). You are required to
fristige Aufenthalte bzw. Aufenthalte, die zu Ihren Familienstand und die Beziehungen zu provide translations either in German or in Eng-
einer Erwerbstätigkeit berechtigen, auf den Ihren Familienangehörigen (Heiratsurkunde, While preparing for your stay in Germany, please lish. We recommend you to have your certificates,
Seiten des Auswärtigen Amts informieren, dort Geburtsurkunden der Kinder). Es werden gather these personal documents, including the which are issued in other languages, translated to
bekommen Sie rechtsverbindliche Aussagen. Übersetzungen in deutscher oder englischer original: German/English by a sworn translator. If this is not
Sprache verlangt. Urkunden, die in anderen possible, you should commission such translations
Sprachen ausgestellt sind, müssen Sie im Vor- a) documents on your civil status after your arrival in Germany.
feld in Ihrem Heimatland von einem beei- b) qualification certificates
digten Übersetzer in die deutsche oder eng- c) proof of previous employments. In addition, the authenticity of the documents
WEITERE INFORMATIONEN AUF DEN lische Sprache übersetzen lassen. Sofern dies required might need to be officially certified in your
WEBSEITEN DES AUSWÄRTIGEN AMTS: nicht möglich ist, müssen Sie die entspre- The documents on your civil status confirm your home country. Are you not sure whether your certifi-
www.auswaertiges-amt.de chenden Urkunden nach Ihrer Einreise in marital status and the relation to your family mem- cates must be officially certified, e.g. through an apo-
Deutschland übersetzen lassen. bers (e.g. marriage certificate, birth certificates of stille or legalization? Please contact the responsible
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Darüber hinaus kann es erforderlich sein, dass anerkannt. Ansonsten ist – wie bei den Perso- German diplomatic mission abroad in advance, as These must be comparable to the occupation you are
Sie die Echtheit der Dokumente bereits in nenstandsurkunden – die Übersetzung durch this process may be rather time-consuming. about to take up at the University.
Ihrem Heimatland beglaubigen lassen müssen. einen beeidigten Übersetzer erforderlich.
Erkundigen Sie sich daher im Vorfeld bei der Qualification certificates are documents certifying Unfortunately, previous scholarships/grants, self-
für Sie zuständigen deutschen Auslandsver- Eine große Bedeutung haben die Nachweise your school leaving qualifications (e.g. Abitur, high employment (freelancing), or similar occupations
tretung, ob die Bestätigung der Echtheit von über bisherige Beschäftigungsverhältnisse. school, GCSE), vocational training qualifications, cannot be taken into consideration.
Urkunden durch Legalisation oder Apostille Die Tarifverträge für öffentliche Arbeitgeber or degree certificates (e.g. bachelor’s/master’s degree,
erforderlich ist, da diese Prozesse zusätzlich in Deutschland sehen die Festsetzung einer Diploma, doctoral degree). Copies of your qualifi- You can provide proof of your previous employments
viel Zeit in Anspruch nehmen können. Erfahrungsstufe vor. Die Höhe der Erfahrungs- cation certificates might already be available to the by submitting previous contracts of employment, job
stufe richtet sich nach der Anzahl der Jahre, die Division for Human Resources, for example, if you references, and other reference letters of the former
Qualifikationsnachweise sind Zeugnisse über Sie in früheren Beschäftigungsverhältnissen have already submitted those with your job applica- employers. Regardless of their type, the documents
den Schulabschluss (Abitur / High School absolviert haben. Diese müssen mit ihrer tion. Are you not sure whether any copies are mis- submitted must include:
Diploma), den Abschluss einer Berufsausbil- Tätigkeit in Jena vergleichbar sein. sing? Please contact your personnel officer in the
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dung sowie sämtliche Abschlusszeugnisse Division for Human Resources. the period of your employment
von Universitäten und Hochschulen (Diplome, Frühere Stipendien, selbständige Beschäfti- the type of your occupation (e.g. project manager,
Bachelor- oder Masterabschlüsse und Promo- gungen oder Ähnliches können leider nicht In addition to the copies, you must present the ori- researcher)
tionsurkunden). Kopien Ihrer Qualifikations- berücksichtigt werden. ginal qualification documents during the recruit- the scope of your employment (full-time/
nachweise liegen dem Personaldezernat der ment process. The Division for Human Resources part-time).
Universität ggf. bereits vor, wenn Sie diese Als Nachweis für frühere Arbeitsverhältnisse accepts certificates in German and in English. In
beispielsweise im Rahmen des Bewerbungs- akzeptiert das Personaldezernat Arbeitsver- case of other languages, you need to commission a In this case, too, the originals should be available in
verfahrens eingereicht haben. Sollte Ihnen träge, Arbeitszeugnisse oder auch Bestäti- sworn translator to translate your certificates into German or in English. Alternatively, you must pro-
unklar sein, ob diesbezüglich noch etwas fehlt, gungsschreiben der früheren Arbeitgeber. German/English. vide corresponding translations (German/English)
klären Sie dies bitte im Vorfeld mit Ihrem/Ihrer Wichtig ist, dass aus den Unterlagen der Zeit- by sworn translators.
zuständigen Personalsachbearbeiter/in. raum der Beschäftigung, die Art der Tätig- Another essential group of supporting documents
keit und der zeitliche Umfang hervorgehen is proof of your previous employments. The public
Sie müssen während des Einstellungspro- müssen. Originale in englischer Sprache sector collective agreements in Germany¹ determine
zesses außerdem die Originale der Qualifika- werden anerkannt, ansonsten ist eine entspre- specific work experience levels (“Erfahrungsstufen”).
tionsnachweise vorlegen. Urkunden, die in chende Übersetzung erforderlich. The work experience level depends on the number ¹ The vast majority of employments in the public sector are regulated by these
collective agreements: Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)
englischer Sprache ausgestellt sind, werden of years you worked in your previous employments. and Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst (TVöD).
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2.3. WO WOHNEN? Dort können Sie – entsprechende Vakanzen 2.3. HOUSING are rooms/flats available, you can stay there for
vorausgesetzt – für bis zu zwei Jahre wohnen. up to two years. If you find this option suitable for
Jena hat in den vergangenen Jahren einen Sofern diese Möglichkeit für Sie in Betracht In recent years, Jena has experienced an increased you, please send a booking form to the guest house
starken wirtschaftlichen Aufschwung erfahren. kommt, müssen Sie eine Reservierungsanfrage economic growth. This development is rather posi- management team of the University.
Das ist einerseits natürlich sehr erfreulich, an das Gästehausmanagement der Universität tive. On the other hand, it has resulted in a signi-
sorgt aber andererseits auch für einige Prob- richten. ficant population increase. It is therefore quite dif- Surely, in the first few days, you can stay in a hotel,
leme. Durch den wirtschaftlichen Aufschwung ficult to find a reasonable accommodation in Jena. hostel, or in a private accommodation and search for
ist auch die Einwohnerzahl Jenas stark ge- Natürlich ist es auch möglich, für die ersten You should thus deal with your future accommoda- another accommodation on site.
stiegen. Daher ist es mittlerweile schwierig, Tage in einem Hotel, Hostel oder bei einem tion in Jena at an early stage of your preparation.
adäquaten Wohnraum zu finden. Sie sollten privaten Gastgeber unterzukommen, um False advertisements
sich also rechtzeitig mit dem Thema Woh- dann vor Ort das Thema Wohnungssuche In addition to online property portals, you may ask Regularly, you can come across false adverts
nungssuche beschäftigen. anzugehen. your future supervisor or colleagues for some valu- published in online property portals. Beware of
able pieces of advice while searching for a flat to rent any adverts in which top flats are offered at sur-
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Neben einschlägigen Online-Immobilienpor- Wichtig: Es kommt immer wieder vor, or other accommodation. prisingly low price. Do not pay for a flat that
talen können zukünftige Vorgesetzte oder Kol- dass auf Online-Immobilienportalen so you have not visited.
legen eine wertvolle Informationsquelle dar- genannte „Fake-Anzeigen“ auftauchen. Seien The University operates three guest houses. If there
stellen und Ihnen ggf. bei der Suche und der Sie skeptisch bei Angeboten sehr guter Woh-
Anmietung von Wohnraum behilflich sein. nungen zu niedrigen Preisen. Bezahlen Sie
Dabei sind einige Formalitäten zu beachten. niemals für eine Wohnung, die Sie noch
nicht gesehen haben.
Die Universität verfügt über drei Gästehäuser.
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3. ERSTE SCHRITTE IN DEUTSCHLAND 3. FIRST STEPS IN GERMANY
Sie sind mittlerweile in Jena angekommen, unterschrieben haben! Dies muss spätes- In the meantime, you have arrived to Jena, found appointment, you and your personnel officer will
haben Ihre Unterkunft bezogen und erste tens am Tag des geplanten Vertragsbe- your new accommodation, and gained first impres- check whether you must still submit any forms
Eindrücke gewonnen. Nun steht die Erle- ginns erfolgen. Eine spätere Unterschrift hat sions. Now you still have some formalities to com- and supporting documents. If so, the personnel
digung wichtiger Wege an. Im Vorfeld zur Folge, dass Ihr Vertrag auch erst später plete. Before dealing with those, you might con- officer will inform you about the submission dead-
sollten Sie mit Ihrem/Ihrer Vorgesetzten beginnen kann. sider contacting your future supervisor to clarify if line. Please stick to the agreed terms to prevent any
abstimmen, ob Sie dabei ein Kollege oder one of your new colleagues may help you during the delays in receiving your salary.
eine Kollegin Ihrer zukünftigen Arbeitsstelle Neben der Vertragsunterzeichnung besitzt process.
unterstützen kann. der Termin eine weitere wichtige Bedeutung: If you arrive in Jena a few days before the begin-
Der/die verantwortliche Personalsachbear- 3.1. SIGNING THE CONTRACT OF EMPLOYMENT ning of your employment, you should complete as
3.1. UNTERZEICHNUNG DES ARBEITSVERTRAGES beiter/in wird mit Ihnen eine Bestandsauf- many of the steps described below as possible prior
nahme aller Formulare und Unterlagen durch- If you arrive in Germany just before the beginning to signing the contract.
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Sofern Ihre Einreise erst unmittelbar vor dem führen. Anschließend bespricht er mit Ihnen, of your employment, you should first of all sign your
Vertragsbeginn erfolgt, sollte Sie Ihr erster was Sie gegebenenfalls bis wann nachreichen contract of employment at your personnel officer. During the process, you might have some ques-
offizieller Weg zu Ihrem/Ihrer Personalsach- müssen. Bitte halten Sie sich an die getrof- You may complete the other steps mentioned below tions. Please do not hesitate to contact your per-
bearbeiter/in führen, um dort Ihren Vertrag fenen Absprachen, da ansonsten unter Um- later. Have you already filled in the forms described sonnel officer to clarify those in order to prevent any
zu unterzeichnen. Die nachfolgend beschrie- ständen die Auszahlung Ihres Gehalts nicht in chapter 4? There is no problem if you haven’t. mistakes or misunderstandings, and to enable you a
benen Wege können dann im Anschluss erle- möglich ist. Except for one form, you can submit them later, too. trouble-free start.
digt werden. Eventuell haben Sie es bis zu
diesem Zeitpunkt auch noch nicht geschafft, Sofern Sie einige Tage vor dem Start Ihrer Have you already scanned your visa? You cannot 3.2. REGISTRATION WITH THE REGISTRATION OFFICE
die im vierten Abschnitt näher beschriebenen Beschäftigung einreisen, sollten Sie die im take up your employment if you have not signed
Formulare auszufüllen. Das ist kein Problem, Folgenden beschriebenen ersten Schritte your contract of employment at the Division for The next formality to complete is to register your
da Sie diese bis auf eine Ausnahme zeitnah soweit wie möglich vor der Vertragsunter- Human Resources yet. If not earlier, you should new address (place of residence) with the local regi-
nachreichen können. zeichnung angehen. sign it at the day of the planned beginning of your stration office. In Jena, for example, it is called
employment. If you sign your contract of employ- »Bürgerservice«.
Wichtig: Sie dürfen Ihre Beschäf- Sicherlich haben Sie eine oder mehrere ment later, the beginning of your employment must You need to arrange an appointment online in
tigung erst dann aufnehmen, wenn Sie Fragen zum Einstellprozess und zum weiteren be postponed, too. advance. Future formalities like, for example,
Ihren Arbeitsvertrag im Personaldezernat Ablauf. Bitte zögern Sie nicht, diese Fragen In addition to signing the contract at the applying for a residence permit or opening a bank
18 19gemeinsam mit dem/der Personalsachbear- Bitte beantragen Sie im Rahmen des Termins account, require you to be registered. At the reg- 3.3. SOCIAL INSURANCE AND HEALTH INSURANCE
beiter/in zu besprechen. Das hilft, Fehler und auch gleich das Führungszeugnis. Das erspart istration office, you will be issued with a doc-
Missverständnisse zu vermeiden und Ihnen Ihnen einen weiteren Besuch. ument confirming your new place of residence The social insurance is a public insurance scheme
einen reibungslosen Start zu ermöglichen. (»Meldebescheinigung«). in which various risks are covered and borne by all
3.3. SOZIALVERSICHERUNG/KRANKENVERSICHERUNG insured persons, f.e. illness, maternity leave, care,
3.2. REGISTRIERUNG BEIM BÜRGERSERVICE After the registration, a personal tax ID number accidents in the workplace, occupational disease,
Die Sozialversicherung ist ein Versicherungs- (»steuerliche Identifikationsnummer«) will be gen- unemployment, invalidity, age, and death. This
Der nächste Schritt führt Sie zum Bürgerservice system, bei dem die versicherten Risiken erated automatically. You will receive a corres- insurance is not a property insurance, but one in
bzw. Einwohnermeldeamt Ihres neuen Wohn- Krankheit, Mutterschaft, Pflegebedürftig- ponding notification within two weeks to your new which all employees take care of each other’s provi-
ortes. Dort melden Sie sich mit Ihrer neuen keit, Arbeitsunfall, Berufskrankheit, Arbeits- address. If you have not received the tax ID number sions jointly. It is a communal scheme to which one
Wohnadresse offiziell an. Für den Bürgerser- losigkeit, Erwerbsminderung, Alter und Tod by the time of your appointment at the Division for gains access automatically by concluding a contract
vice Jena müssen Sie einen Online-Termin gemeinsam von allen Versicherten getragen Human Resources, you should provide it to your of employment.
reservieren. Die Anmeldung ist Vorausset- werden. Sie ist also keine Sachversicherung, personnel officer as soon as possible. This number is
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zung für einige andere Abläufe, zum Beispiel sondern alle Arbeitnehmer treffen gemeinsam crucial for paying your salary. As one of the insured persons, you must pay con-
die Erteilung eines Aufenthaltstitels oder die Vorsorge für den Fall, dass jemand in Not tributions to the insurance components and are eli-
Eröffnung eines Bankkontos. Als Nachweis gerät. Es ist ein solidarisches System, in das At the appointment with the registration office, gible to receive the corresponding benefits once you
für die erfolgte Anmeldung erhalten Sie eine Sie mit Abschluss des Arbeitsvertrages auto- do not forget to request a certificate of good con- meet the requirements. Apart from the health insur-
Meldebescheinigung. matisch Zugang eintreten. Sie müssen einer- duct (»Führungszeugnis«) to avoid any additional ance, the scheme is composed of the unemployment
seits also Beiträge in die verschiedenen Ver- appointments. insurance, public pension insurance, long-term care
Durch die Anmeldung wird die Erteilung einer sicherungen einzahlen und bekommen ande-
Steuer-ID ausgelöst. Diese wird Ihnen inner- rerseits aber auch die entsprechenden Leis-
halb von zwei Wochen per Post an Ihre neue tungen, sobald Sie darauf Anspruch haben.
Adresse geschickt. Sofern diese Nummer Dazu gehören zum Beispiel neben der Kran-
zur Vertragsunterzeichnung im Personalde- kenversicherung die Arbeitslosenversicherung,
zernat noch nicht bekannt war, müssten Sie sie die Rentenversicherung (staatliche Rente), die
Ihrem/Ihrer Personalsachbearbeiter/in dann Pflegeversicherung sowie die Unfallversiche-
umgehend mitteilen. Das ist wichtig, da die rung für Arbeitsunfälle.
Steuer-ID zur Auszahlung Ihres Gehalts benö-
tigt wird. Die Krankenversicherung in Deutschland
20 21erstattet den Versicherten voll oder teilweise festgelegt. Um die Zahlung müssen Sie sich insurance, and the accident insurance for occupa- To become a member of a health insurance scheme,
die Kosten für Therapien bzw. Behandlungen nicht kümmern. Diese erfolgt automatisch tional accidents. please visit the local branch of the selected insur-
bei Krankheit, Mutterschaft und oft auch nach im Rahmen der monatlichen Entgeltabrech- ance provider. There you can apply for membership
einem Unfall. Generell muss jeder Beschäf- nung. Für mit einreisende Familienangehörige In Germany, the insured persons are fully or par- and ask for a health insurance certificate (»Mit-
tigte in Deutschland eine Krankenversiche- (Kinder / nicht berufstätige Ehepartner) gibt es tially reimbursed for the cost of therapies or other gliedsbescheinigung«) that you must present to the
rung haben. in der gesetzlichen Krankenversicherung teil- medical treatments, e.g. in case of illness, maternity employer.
weise auch die Möglichkeit einer kostenlosen leave, or accident, by the health insurance provider.
Es existiert eine Vielzahl von gesetzlichen Familienversicherung. As a general rule, every employee in Germany must In addition to the health insurance, the German
Krankenkassen, aus denen Sie als Mitglied der have a health insurance policy. social insurance comprises the unemployment
gesetzlichen Krankenversicherung frei wählen Um Mitglied einer Krankenkasse zu werden, insurance, the public pension insurance, the long-
können. Im Internet finden Sie unter dem suchen Sie bitte die Filiale der ausgewählten There is a wide range of public health insurance term care insurance, and the accident insurance for
Stichwort »Krankenkassenvergleich« zahl- Krankenkasse vor Ort auf. Dort stellen Sie providers to choose from as a member of the public occupational accidents. You do not need to complete
reiche Listen, Bewertungen und Vergleichsrechner. einen Antrag auf Mitgliedschaft und lassen health insurance. For more information, you may any additional formality as the contribution to the
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Auch Ihre Kollegen können Ihnen bestimmt sich dort auch gleich eine Mitgliedsbescheini- search for lists, assessments, and comparisons insurance scheme is deducted from your monthly
ihre eigenen Erfahrungen diesbezüglich mit- gung für den Arbeitgeber ausfertigen. between different health insurance providers. To gross salary automatically.
teilen und Ihnen so die Wahl der Kasse Neben der Krankenversicherung gehören die make your decision on the health insurance easier,
erleichtern. Arbeitslosenversicherung, die Rentenversiche- you might also ask your colleagues for some pieces Being the unit collecting the contributions for the
Die Höhe der Beiträge ist generell staatlich rung (staatliche Rente), die Pflegeversicherung of advice. social insurance, the health insurance provider is
responsible for assigning the insured persons with
The monthly contribution to the insurance scheme a personal social security number. You will receive
is determined by the government. As an employee, a letter from the German Statutory Pension Insur-
you do not have to do anything else, as your con- ance, including your social security number. As this
tribution to the insurance policy will automati- number is for payroll accounting, you should pro-
cally be deducted from your monthly gross salary vide it to the Division for Human Resources as soon
(»Bruttogehalt«). If your family members (children as you have received it.
and unemployed spouses) stay with you in Ger-
many, the health insurance providers partially offer
a family insurance free of charge.
22 23sowie die Unfallversicherung für Arbeitsun- Fragen Sie auch hier Ihre Kollegen nach Ihren 3.4. OPENING A BANK ACCOUNT three to four weeks before the expiry date of the visa.
fälle zur deutschen Sozialversicherung. Die Erfahrungen und Empfehlungen.
Beiträge zu diesen Versicherungen werden As you cannot receive your salary without having Sometimes it is inevitable to have the appoint-
automatisch bei der Entgeltabrechnung einbe- Nach der Kontoeröffnung teilt Ihnen die Bank a bank account, this is another central formality ment at the immigration office after the expiry
halten und abgeführt. Sie müssen sich darum Ihre Kontodaten (BIC und IBAN) mit. Teilen of which you should take care. Usually, you would date of your entry visa. If so, please print the
nicht kümmern. Sie diese bitte Ihrem/Ihrer Personalsachbear- need to visit a local branch of the selected bank to email confirmation for your appointment and
beiter/in mit. open a bank account. Certainly, it is your own deci- always carry a copy of the email with you. The
Da die Krankenkasse den Einbehalt der sion in which bank you would place your trust. We email serves as a provisional residence document
Sozialversicherungsbeiträge koordi- 3.5. BEANTRAGUNG DES AUFENTHALTSTITELS recommend you that you ask your colleagues for (»Fiktionsbescheinigung«).
niert, kümmert sie sich auch um die Ver- some piece of advice, too.
gabe einer Sozialversicherungsnummer Wie bereits im Punkt 2.1. erwähnt wurde, wan- As a general rule, the residence permit is then issued
für Sie. Sie erhalten dann ein Schreiben delt die Ausländerbehörde Ihr Einreisevisum After you have opened your bank account, the bank electronically as a chip card (eAT). The type of resi-
der Rentenversicherung, worin Ihnen Ihre in einen längerfristigen Aufenthaltstitel um. will provide you with your personal bank account dence permit for which you should apply depends
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Sozialversicherungsnummer mitgeteilt wird. Diesen müssen Sie bei der Ausländerbehörde details (BIC and IBAN). Please pass these data to on various factors (e.g. type of the occupation,
Diese Nummer spielt eine wichtige Rolle im des Wohnortes beantragen, an dem Sie sich your personnel officer at the Division of Human family circumstances, desired validity period of the
Rahmen der Entgeltabrechnung. Sobald Sie registriert haben. Die Ausländerbehörde Jena Resources. residence permit, salary). There are different options
diese Nummer erhalten haben, teilen Sie sie befindet sich im selben Gebäude wie der Bür- available to non-EU citizens in the German Resi-
bitte Ihrem/Ihrer Personalsachbearbeiter/in gerservice. Auch hier ist es unbedingt erforder- 3.5. APPLYING FOR A RESIDENCE PERMIT dence Act (Aufenthaltsgesetz, AufenthG).
mit. lich, im Vorfeld online einen Termin für die Bean-
tragung des Aufenthaltstitels zu reservieren. As already described (refer to 2.1), the immigration Due to the complexity of this topic, these guidelines
3.4. ERÖFFNUNG EINES BANKKONTOS Die Wartezeit für einen Termin kann ein bis office usually changes your entry visa to a long-term may only give you some basic information. For fur-
zwei Monate betragen. Der Termin sollte im residence permit. To initiate this process, you must ther information about the residence permit, please
Die Eröffnung eines Bankkontos ist sehr Zeitraum 3-4 Wochen vor Ende der Gültigkeit apply for a residence permit at the local immigra- consult the responsible persons at the immigration
wichtig, da Sie ohne Bankkonto keine Gehalts- des Visums stattfinden. tion office. The immigration office in Jena is located office. If, however, you have any questions related
zahlung erhalten können. Die Kontoeröffnung Manchmal lässt es sich aus verschiedenen in the same building as the registration office. Please to documents or residence permits prior to your
erfolgt in aller Regel in der Filiale einer Bank Gründen nicht vermeiden, dass Ihr Termin note that you must arrange an appointment online appointment at the immigration office, you may
oder Sparkasse, die Sie dazu persönlich aufsu- bei der Ausländerbehörde nach dem Ablauf first. As waiting times may range from one to three contact the University’s points of contact as listed at
chen müssen. Welcher Bank Sie Ihr Vertrauen der Gültigkeit des Einreisevisums liegt. Für months, we recommend you to arrange an appoint- the end of these guidelines.
schenken, bleibt dabei Ihnen überlassen. diesen Fall drucken Sie bitte unbedingt die ment soon. The appointment must take place from
24 25Bestätigungsmail der Online-Terminreser- Wichtig: Bitte denken Sie daran, den Pursuant to sections 18, 19 and 20 of the German validity period as defined in the residence permit
vierung aus und führen diese mit! Die E-Mail Aufenthaltstitel nach dessen Aushändigung Residence Act, the immigration office may issue a automatically. If you do not present the residence
dient als temporärer Nachweis Ihres Aufent- Ihrem/Ihrer Personalsachbearbeiter/in vor- residence permit, if the University issues an employ- permit, your contract of employment will auto-
haltsstatus (Fiktionswirkung). zulegen. Ihr Arbeitsvertrag wird zunächst er’s declaration in advance. matically end at the expiry date of your entry
für die Dauer der Gültigkeit des Einreisevi- visa. This may lead to considerable challenges: in
Der Aufenthaltstitel wird in der Regel als elek- sums befristet und verlängert sich automa- Have you already presented the residence the worst-case scenario, you may even be expelled
tronischer Aufenthaltstitel (eAT) in Form einer tisch für die Dauer der Gültigkeit des Auf- permit to your personnel officer at the Division for from Germany.
Chipkarte ausgestellt. Welchen Aufenthaltstitel enthaltstitels. Wenn Sie vergessen Ihren Human Resources? At the beginning, your con-
Sie beantragen sollten, kann von verschie- Aufenthaltstitel vorzulegen, endet ihr tract of employment will be limited to the validity
denen Einflussfaktoren abhängen, etwa Art Arbeitsvertrag automatisch mit dem Ende period of your entry visa and extended for the
der Tätigkeit, familiäre Umstände, gewünschte der Gültigkeit des Einreisevisums. Das kann
Dauer des Aufenthalts, Höhe des Gehalts etc. nachfolgend zu erheblichen Problemen bis
Das deutsche Aufenthaltsgesetz bietet Personen hin zur Anordnung der Ausweisung aus
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von außerhalb der EU verschiedene Möglich- Deutschland führen.
keiten. Da dieses komplexe Thema in diesem
Leitfaden nur oberflächlich behandelt werden
kann, lassen Sie sich bitte dazu von den Mit-
arbeitern der Ausländerbehörde individuell
beraten. Falls Sie im Vorfeld des Termins bei
der Ausländerbehörde bereits Fragen zu Doku-
menten oder Aufenthaltstiteln haben, können
Sie sich selbstverständlich auch die Ansprech-
partner/innen der FSU wenden (Verweis auf
Kapitel Ansprechpartner/innen).
Ein Aufenthaltstitel kann durch die Ausländer-
behörde nach den §§ 18, 19 und 20 Aufent-
haltsgesetz erteilt werden, wenn die Univer-
sität im Vorfeld eine Erklärung ausstellt.
26 274. FORMULARE, NACHWEISE UND BESCHEINIGUNGEN 4. FORMS AND SUPPORTING DOCUMENTS FOR THE
FÜR DEN EINSTELLPROZESS RECRUITMENT PROCESS
Bereits vor Ihrer Einreise nach Deutschland vorhanden – Ihren Ehepartner/Ihre Ehepart- Before your arrival in Germany, we sent you By signing the form, you confirm that the given
haben Sie eine Informationsmail erhalten, nerin und Ihre Kinder. Der zweite Fragen- an email, including a list of the forms and sup- information are correct and complete. If you give
die eine Auflistung der im Rahmen der Ein- block betrifft Ihre schulische und berufliche porting documents you should submit during the any false information, your contract of employment
stellung einzureichenden Formulare und Ausbildung sowie Ihre bisherigen beruflichen recruitment process. In this chapter, we provide may be terminated.
Unterlagen enthält. Dieser Abschnitt erklärt Tätigkeiten. you with more information on these documents.
Ihnen die einzelnen Bestandteile dieser Liste. 4.1.2. Social insurance form
Fangen wir zunächst mit den Formularen Sobald Sie den Bogen unterschreiben, 4.1. FORMS
(Punkt 1. der Informationsmail) an. erklären Sie, dass Sie richtige und vollständige We already gave you some pieces of information
Angaben gemacht haben. Wissentlich falsch In the email, we sent you a zip file containing the on the social insurance and health insurance (refer
4.1. FORMULARE gemachte Angaben können zu einer Beendi- required documents. Certainly, it might be rather to 3.3). In this form, we need information that are
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gung des Arbeitsverhältnisses führen. challenging to understand and fill in forms in a for- required for paying you the monthly salary. In the
Die Informationsmail enthält ein Zip-File eign language. If you have any questions regarding first place, these are the details of the health insur-
und einen Link. Dort finden Sie die notwen- 4.1.2. Fragebogen zur Sozialversicherung the forms after having read the information below, ance provider of your choice. Your employer will reg-
digen Dokumente. Verständlicherweise ist es please do not hesitate to contact your personnel ister you with the provider and transfer your contri-
schwer, Formulare in einer fremden Sprache Über das Thema Sozialversicherung und Kran- officer in the Division for Human Resources. butions to it on a monthly basis.
zu verstehen und auszufüllen. Für Fragen steht kenkasse wurden Sie bereits in Teil 3.3. infor-
Ihnen Ihr/Ihre Personalsachbearbeiter/in zur miert. Mit dem Fragebogen zur Sozialversiche- 4.1.1. Employee data form with a passport photo If you have worked in Germany before, you already
Verfügung. rung werden die für Ihre Vergütung wichtigen have a personal social security number. If not, please
Informationen abgefragt. Dies ist in erster In this form, you should provide all important per- skip this box in the form and send us your social
4.1.1. Personalbogen mit Lichtbild Linie der Name der Krankenkasse, für die sonal information. Firstly, you should provide some security number after you have received the notifica-
Sie sich entschieden haben. Ihr Arbeitgeber general information about yourself. Some of the tion from the German Statutory Pension Insurance
Dieser Bogen dient dazu, alle wichtigen Infor- meldet Sie dann bei der Krankenkasse an und questions refer to your marital status and, if appli- (»Deutsche Rentenversicherung«).
mationen zu Ihrer Person zu geben. Im ersten führt die Beiträge ab. cable, to your spouse and children. Secondly, you In addition to the social insurance, you should also
Fragenblock werden einige allgemeine per- should provide the details of your school education, provide information on any additional occupation
sönliche Angaben abgefragt. Einige Fragen Wenn Sie schon in Deutschland gearbeitet any vocational training completed, and of your pre- you might have in Germany, e.g. self-employment
betreffen Ihren Familienstand sowie – falls haben, besitzen Sie schon eine Sozialver- vious employments. (freelancing), and if you have any children.
28 29sicherungsnummer. Falls dies nicht der Fall ist, falsch gemachte Angaben zu einer Beendigung Please enclose the health insurance certificate information provided may be examined.
lassen Sie dieses Feld bitte offen und reichen des Arbeitsverhältnisses führen können. (»Mitgliedsbescheinigung«) for the employer issued
die Nummer nach, sobald Sie sie per Post von Durch Unterzeichnung der Anlage 2b erklären by your health insurance provider. Do not forget to fill in and sign these
der Rentenversicherung erhalten haben. Sie Ihr Einverständnis, dass Ihre Verfassungs- documents prior to signing the contract of
treue durch das Amt für Verfassungsschutz 4.1.3. Allegiance to the constitution form employment!
Weitere Informationen, die abgefragt werden, überprüft werden darf.
sind unter anderem das Bestehen einer wei- To be more accurate, the form consists of two parts 4.1.4. Tax classification form
teren parallelen Anstellung in Deutschland, Sofern Sie vor dem 12. Januar 1972 geboren (2a and 2b). By signing the 2a form, you declare
einer selbständigen Tätigkeit und ob Sie sind, müssen Sie auch noch die Anlagen 3a that you approve of the principles of the free demo- Similarly to the social insurance form, the informa-
Kinder haben. und 3b ausfüllen und unterschreiben. Damit cratic basic order in accordance with the Basic Law tion on your tax level is crucial for the calculation
erklären Sie, dass Sie keinerlei Bezug zur of the Federal Republic of Germany (Grundgesetz of your salary. As already described above, you usu-
Bitte fügen Sie dem Fragebogen die Mitglieds- Staatssicherheit der ehemaligen DDR hatten für die Bundesrepublik Deutschland, GG) and that ally receive your tax identification number within
bescheinigung für den Arbeitgeber bei, die und mit einer Überprüfung Ihrer Erklärung you are not a member of any organization which two weeks after the registration of your new address
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Ihnen Ihre Krankenkasse bei der Anmeldung einverstanden sind. violates the Basic Law with its activities. Even if at the registration office by mail. Please skip the
ausgestellt hat. you only support such organizations, you may not box now and submit the tax identification number
Wichtig: Diese Formulare müssen take up any employment in the public sector. In this to your personnel officer after you have received it.
4.1.3. Erklärung zur Verfassungstreue Sie unbedingt vor der Unterzeich- case, too, your contract of employment may be ter- Based on this number, the employer can determine
nung des Arbeitsvertrags ausfüllen und minated if you give any false information. the income tax appropriately and transfer it to the
Dieser Teil ist in zwei Formulare unterteilt unterschreiben! tax office.
(Anlage 2a und Anlage 2b). Mit Ihrer Unter- By signing the 2b form, you declare that you agree
schrift auf Anlage 2a erklären Sie, dass Sie sich 4.1.4. Fragebogen zur steuerlichen that your allegiance to the constitution can be If you have been registered in Germany before, you
zur freiheitlichen demokratischen Grundord- Behandlung examined by the Office for the Protection of the already possess your personal tax identification
nung im Sinne des Grundgesetzes bekennen Constitution (»Amt für Verfassungsschutz«). number. Please enter it to the relevant box in the
und keinen Organisationen angehören, die Auch dieses Formular besitzt Relevanz für form.
sich mit Ihren Aktivitäten gegen das deutsche die Durchführung der Entgeltabrechnung. Da If you were born before 12 January 1972, you must
Grundgesetz stellen. Auch die Unterstützung Ihnen – wie bereits weiter oben erwähnt– also fill in and sign the 3a and 3b forms. Thus, you Another essential part of the form is the table at the
solcher Organisationen würde dazu führen, Ihre Steuer-ID erst ca. zwei Wochen nach declare that you have been never connected to the bottom of the page. The information provided there
dass Sie keine Beschäftigung im öffentlichen Ihrer Registrierung (Anmeldung beim Bür- state security authorities of the former German will be used unless you have already provided your
Dienst aufnehmen dürfen. Auch hier gilt, dass gerservice) per Post zugehen wird, lassen Sie Democratic Republic (»DDR«) and agree that the tax identification number.
30 31dieses Feld anfangs bitte frei und reichen die Genauere Erläuterungen kann Ihnen ein/e Firstly, you need to indicate your German tax class or parental leave, should be listed, too. If you had
Steuer-ID unmittelbar nach Erhalt nach. Mit Steuerberater/in oder das Finanzamt geben. (»Steuerklasse«). You may find some information several employments at the same employer without
dieser Nummer wird Ihre korrekte Einkom- about tax classes in Germany on the Internet (in interruptions, you can list them in the form as one.
mensteuer ermittelt und an das Finanzamt Eine Besonderheit in Deutschland ist, dass die German). For more accurate information, you
abgeführt. Sofern Sie bereits früher einmal in Kirchensteuer für Religionsgemeinschaften, should consult a tax advisor or the local tax office. 4.1.6. Bank account details
Deutschland registriert waren, verfügen Sie die eine solche erheben, mit den Steuern ein-
bereits über eine Steuer-ID. Bitte tragen Sie gezogen wird. Deshalb vermerken Sie Ihre In Germany, some religious communities are eligible Apart from some personal data, you should provide
diese an der dafür vorgesehenen Stelle ein. Religionszugehörigkeit auf dem Formular. to raise a church tax (»Kirchensteuer«). Please give the required bank account details. These are name of
information on your religion accordingly. the bank, BIC, and IBAN. If you do not have these
Ein weiteres wichtiges Element auf dem Frage- Wichtig: Das Einreichen der Steuer- data at the date of signing your contract of employ-
bogen ist die Tabelle im unteren Teil. Die dor- ID ist für Sie wichtig. Wenn Sie diese nicht Provide your tax class yourself to avoid an ment, please send them to us as soon as possible.
tigen Angaben werden verwendet, solange einreichen, wird für Sie eine Steuerklasse automatic assignment. If you do not fill in the Thus, you can avoid any delays in paying your
noch keine Steuer-ID vorliegt. gewählt, die durch einen hohen Steuerabzug tax class box, you might be classified to a tax salary.
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vom Gehalt gekennzeichnet ist. Sie sollten class with a higher tax level as needed.
Zunächst werden Sie nach Ihrer deutschen also im eigenen Interesse daran denken, Ihre If your bank account change during your employ-
Steuerklasse gefragt. Einen Überblick der in Steuer-ID nach Erhalt schnell mitzuteilen. 4.1.5. Work experience level form ment at the University, please inform the Division
Deutschland möglichen Steuerklassen finden for Human Resources about your new bank account
Sie hier. In the first chapter, we already explained to you so that your salary can be transferred on time.
that you should give information on the work ex-
perience you gathered in your previous employ- 4.1.7. Obligation to update your personal
ments to be able to be assigned to a higher experi- information
ence level (»Erfahrungsstufe«) and thus to receive a
higher salary. By signing this form, you confirm that you will
inform the Division for Human Resources about
Please give information on your previous employ- any change of your personal circumstances, e.g.
ments that are comparable with the upcoming one regarding your address or marital status, in a timely
in Jena. Do not forget to provide corresponding proof manner. Thus, you ensure the data provided to your
as described above (refer to 2.2). Any interruptions employer are always up-to-date.
in previous employments, e.g. unpaid special leave
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