2018 DATENSCHUTZKONZEPT DER WOLFSBURGER OBERSCHULE

 
2018 DATENSCHUTZKONZEPT DER WOLFSBURGER OBERSCHULE
2018
       DATENSCHUTZKONZEPT
DER WOLFSBURGER OBERSCHULE

                 Wolfsburger Oberschule
                 Halberstädter Straße 30
                 30.04.2018
DATENSCHUTZKONZEPT DER WOLFSBURGER OBERSCHULE

Inhalt
1.      Allgemeines.................................................................................................................................................................1
2.      EDV-Programme zur Verwaltung personenbezogener Daten...............................................................1
2.1.         Sibank .......................................................................................................................................................................1
2.2.         WebUntis und DSB ..............................................................................................................................................2
2.3.         CYON .........................................................................................................................................................................3
2.4.         KLV ............................................................................................................................................................................4
2.5.         NotenBox.................................................................................................................................................................4
3.      Umgang mit Fotos ....................................................................................................................................................5
4.      Umgang mit Schülerzensuren und Konferenzprotokollen......................................................................5
5.      Umgang mit Unterlagen in Papierform, die personenbezogene Daten beinhalten ......................6
5.1.         Akten .........................................................................................................................................................................6
5.2.         Entschuldigungs- und Krankschreiben ......................................................................................................7
5.3.         Klassenarbeiten, Prüfungsarbeiten u.Ä. .....................................................................................................7
5.4.         ILE-Bögen und Förderpläne ............................................................................................................................7
5.5.         Namenslisten .........................................................................................................................................................8
5.5.1.           Schülerlisten .....................................................................................................................................................8
A.      Klassenlisten...............................................................................................................................................................8
B.      Blaue Briefe.................................................................................................................................................................8
C.      Schulbuchausleihe ...................................................................................................................................................8
5.5.2.           Lehrerlisten .......................................................................................................................................................8
6.      Personenbezogene Daten auf heimischen Rechnern und mobilen Datenträgern.........................8
7.      E-Mails ..........................................................................................................................................................................9
8.      Das pädagogische Schulnetzwerk (Nachtrag vom 18.05.2018) ...........................................................9
9.      Nutzerprotokolle (Nachtrag vom 18.05.2018) ............................................................................................9
10.          Einhalten des Urheberrechts (Nachtrag vom 18.05.2018) ................................................................9
11.          Datenverlust (Nachtrag vom 18.05.2018) ............................................................................................. 10
Quellengaben .................................................................................................................................................................... 10

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DATENSCHUTZKONZEPT DER WOLFSBURGER OBERSCHULE

     1. Allgemeines

Personenbezogene Daten der SchülerInnen und der Lehrkräfte sowie der MitarbeiterInnen sind vor
dem Zugriff Dritter zu schützen. Die Dateien mit den personenbezogenen Daten, die ausschließlich aus
verarbeitungstechnischen Gründen vorübergehend vorgehalten werden, z.B. bei automatisierter Text-
verarbeitung, sind spätestens drei Monate nach der Aufnahme in die Verarbeitungsdatei zu löschen1.

Das Netzwerk der Wolfsburger Oberschule setzt sich aus drei Teilen zusammen: Schulleitungsserver,
Verwaltungsserver und das pädagogische Netz (Unterrichtsumgebung).

Eine Nutzung von sozialen Netzwerken o.ä. (z.B. Facebook, WhatsApp, …) für Unterrichtszwecke, für
die Kommunikation und für die Außendarstellung der Schule ist nicht gestattet.

Die im Datenschutzkonzept erwähnten Löschungsfristen dürfen überschritten werden, wenn es aus
sachlichen Gründen erforderlich ist (z.B. Schriftwechsel oder Konferenzbeschlüsse mit zeitlich nicht
begrenzter Bedeutung)2.

     2. EDV-Programme zur Verwaltung personenbezogener Daten

Software anderer Anbieter zur Verarbeitung personenbezogener Daten bedürfen einer Freigabe durch
die Datenschutzbeauftragte (Frau Jusuk). Die Entscheidung diesbezüglich orientiert sich v.a. an den
geltenden Datenschutzrichtlinien und der Funktionalität der Software.

Vor der Nutzung einer neuen Anwendung, die eine Auftragsdatenverarbeitung vorsieht, ist die Daten-
schutzbeauftragte zu informieren. Dabei muss eine schriftliche Auftragsdatenverarbeitungsvereinba-
rung zwischen der Wolfsburger Oberschule und dem Unternehmen abgeschlossen werden. Zu beach-
ten ist die Positionierung der Server zur Speicherung personenbezogener Daten. Sie sollen in EU-
Ländern, Island, Liechtenstein und Norwegen beheimatet sein.

Im Verfahrensverzeichnis, das sich in der (Weiter-)Entwicklung befindet, sind die an der Schule einge-
setzten und datenschutzrechtlich freigegebenen automatisierten Verfahren aufgeführt (Standort: Sek-
retariat). Dieses kann bei berechtigtem Interesse eingesehen werden.

          2.1. Sibank

Sibank ist ein Programm zur Verwaltung von Lehrer- und Schülerstammdaten. Die Datenbank ist auf
dem Verwaltungsserver der Wolfsburger Oberschule sicher verschlüsselt und kann nur mit dem ent-
sprechenden Programm geöffnet werden. Des Weiteren können Daten ohne die Eingabe eines Benut-
zernamen und Kennworts nicht gelesen und verändert werden. So wird verhindert, dass personenbe-
zogene Daten in unbefugte Hände gelangen können.

1
 Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG, RdErl. d. MK v. 2.1.2012 -
11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) - VORIS 22560, 5. Löschung personenbezogener Daten bei automati-
sierter Textverarbeitung, http://schure.de/22560/11,02201,1.htm: (26.04.2018)
2
  Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG, RdErl. d. MK v. 2.1.2012 -
11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) - VORIS 22560, 3. Aufbewahrungs- und Löschungsfristen,
http://schure.de/22560/11,02201,1.htm (26.04.2018)

                                                                                                                1
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Außerdem werden die Rechte für die verschiedenen Nutzer des Programms in übersichtlicher Weise
gezielt vergeben. Dadurch wird für jeden Benutzer der Datenbank individuell festlegt, welche Bereiche
er einsehen und wo er Änderungen vornehmen darf.

Zusätzlich erzeugt das Programm eine Protokolldatei, in der jedes Ein- und Ausloggen (auch geschei-
terte Versuche) festgehalten wird. Diese Datei kann nur von einem Benutzer mit Administratorrechten
eingesehen und ggf. gelöscht werden. 3

Die Schulleitung (Herr Fiedler, Frau Trümpert-Pätz) und die Sekretärinnen (Frau Traub, Frau Stolk-
mann) haben die Berechtigung, Profile neuer SchülerInnen anzulegen und bestehende zu verwalten.
Die Schulassistentin (Frau Reim) hat die Möglichkeit, die Stammdaten der SchülerInnen anzusehen,
ohne Veränderungen vorzunehmen.

Die im Sibank gespeicherten Daten werden 15 Jahre nach Ablauf des Schuljahres automatisch gelöscht,
indem sie entstanden sind.

         2.2. WebUntis und DSB

WebUntis ist eine Stundenplansoftware, die den Stunden-, Vertretungsplan der Klassen für Eltern,
SchülerInnen, MitarbeiterInnen (z.B. Schulbegleitung) und LehrerInnen online zugänglich macht, so-
wie die Führung der digitalen Klassenbücher durch die Klassenlehrer ermöglicht. Das digitale Schwar-
ze Brett (im Weiteren DSB) ist eine weitere Anwendung der heinekingmedia GmbH, die allen Beteilig-
ten ermöglicht, eine Übersicht über Änderungen des Stundenplanes zu erhalten.

WebUntis

Zur Nutzung des Vertretungsplans via WebUntis haben die Nutzer einen Benutzernamen und ein
Passwort mitgeteilt bekommen. Diese Benutzerdaten können nicht geändert werden und sollten sorg-
sam aufbewahrt sowie vor allem geheim gehalten werden! Jede Klasse hat eigene Zugangsdaten und
kann auch nur den für sie relevanten Stunden- und Vertretungsplan mit aktuellen Änderungen einse-
hen. Grundsätzlich kann man sich dieser Plan von WebUntis auf zwei Möglichkeiten anzeigen lassen:
über den Browser oder eine spezielle Smartphone-App. Die Browser-Variante kann mit jedem gängi-
gen Internetbrowser aufgerufen werden4.

In die Anwendung sind einige Schülerstammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift, Zuord-
nung zu einer Klasse/Lerngruppe) und Lehrerkürzel mit dazugehörigen Stundenplänen eingetragen.

heinekingmedia GmbH als Anwendungsanbieter ist beauftragt, die im WebUntis eingetragenen perso-
nenbezogenen Daten ausschließlich im Rahmen des gegenständlichen Services und entsprechend den
Weisungen der Schulleitung der Wolfsburger Oberschule gemäß den aktuellen Datenschutzrichtlinien
(siehe Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gem. §11 BDSG) auf dem Server zu speichern, zu schüt-
zen und zu verarbeiten.

Ein     Zugriff   auf     die     Stunden-      und     Vertretungspläne,     das Klassenbuch oder
die Ressourcenverwaltung ist verschlüsselt. Diese Daten könnten nur durch die Eingabe eines Benut-
zernamen und Kennworts gelesen und ggf. verändert werden. Außerdem werden die Rechte für die
verschiedenen Nutzer des Programms in übersichtlicher Weise gezielt vergeben. Dadurch wird für
jeden Benutzer der Anwendung individuell festlegt, welche Bereiche er einsehen und wo er Änderun-
gen vornehmen darf:

3
  https://www.haneke.de/sibank.html (26.04.2018)
4https://jsv-moeckmuehl.de/fileadmin/user_upload/Bilder/06_Service/01_Vertretungsplan/Anleitung_zur_Nutzung_von_WebUntis.pdf
(26.04.2018)

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Unterrichtende FachlehrerInnen haben die Berechtigung, ihren eigenen Stundenplan sowie Stunden-
pläne der Klassen / Lerngruppen anzusehen. Des Weiteren stellen sie Listen der Lerngruppen zusam-
men, indem sie die betroffenen Lernenden aus der entsprechenden Jahrgangsliste auswählen. Die
FachlehrerInnen tragen den zu behandelten Stundeninhalt und fehlende/verspätete SchülerInnen ein.

KlassenlehrerInnen haben die Möglichkeit, die Übersicht über die Fehlzeiten der Lernenden der eige-
nen Klasse abzurufen und diese Daten zu verwalten sowie Klassendienste festzulegen.

Die Datenschutzbeauftragte (Frau Jusuk) hat im Rahmen ihrer Tätigkeit einen Zugriff auf die Stammda-
ten der SchülerInnen der Wolfsburger Oberschule.

Die Sekretärinnen (Frau Stolkmann, Frau Traub) sind berechtigt, die Stammdaten der Lernenden zu
ändern und fehlende SchülerInnen einzutragen. Die Aktualisierung der Stammdaten erfolgt durch ei-
nen unmittelbaren Export aus Sibank (siehe 1.1.) in regelmäßigen Zeitabständen.

Die Schulleitung (Herr Fiedler, Frau Trümpert-Pätz und Herr Dudda) haben aufgrund der Gewährleis-
tung der reibungslosen Abläufe des Schulalltags einen uneingeschränkten Zugriff auf die personenbe-
zogenen Daten der SchülerInnen und der Lehrkräfte.

Digitales Schwarzes Brett:

Zur Nutzung vom Vertretungsplan via DSBmobile wurden zwei Zugänge eingerichtet: für die Lernen-
den sowie ihre Erziehungsberechtigte und für die Lehrkräfte. Mittels DSB können Übersichten über
Änderungen des Stundenplanes (Stundenausfall, Vertretung, Raumwechsel) abgerufen werden. Dabei
können keine Daten geändert werden. Der Lehrer-Account ermöglicht, einen Einblick in den Vertre-
tungsplan der Klassen und des Kollegiums für die nächsten zwei Schultage. Der Schüler- ggf. der El-
tern-Account ist auf den Vertretungsplan der Klassen eingeschränkt.

Grundsätzlich kann man sich den DSB-Vertretungsplan auf zwei Möglichkeiten anzeigen lassen: über
den Browser oder eine spezielle Smartphone-App. Die Browser-Variante kann mit jedem gängigen
Internetbrowser aufgerufen werden.

Die eingetragenen Daten werden täglich von neuen Einträgen überschrieben.

       2.3. CYON

Die Domain und das Webhosting (hiermit sind die schuleigene Homepage und die dienstlichen E-Mail-
Adressen der Lehrkräfte sowie Schul-E-Mail-Adressen der Lernenden gemeint) sind beim Hoster cyon
GmbH untergebracht.

cyon GmbH als Hosting-Unternehmen ist beauftragt, die auf der Homepage eingetragenen personen-
bezogenen Daten (Namen, Fotos) sowie die eingerichteten E-Mail-Adressen mit deren Verknüpfungen
ausschließlich im Rahmen des gegenständlichen Services und entsprechend den Weisungen der Schul-
leitung der Wolfsburger Oberschule gemäß den aktuellen Datenschutzrichtlinien (siehe Vertrag zur
Auftragsdatenverarbeitung gem. §11 BDSG) auf dem Server zu speichern und zu schützen.

Ein Zugriff auf die E-Mail-Konten ist verschlüsselt. Die E-Mail-Fächer können nur durch die Eingabe
eines Benutzernamens und Kennworts genutzt werden.

Bei der Homepagenutzung werden unterschiedliche Rechte für die verschiedenen Nutzer in gezielt
vergeben. Dadurch wird für jeden Benutzer der schuleigenen Website individuell festlegt, welche Be-
reiche er einsehen und wo er Änderungen vornehmen darf:

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nichtregistrierte Nutzer: Lesen freizugänglicher Inhalte auf der Schulhomepage

autorisierte Nutzer: Lesen freizugänglicher Inhalte auf der Schulhomepage mit der Möglichkeit, die
dazu freigeschalteten Texte zu kommentieren.

registrierte Eltern: Lesen freizugänglicher Inhalte auf der Schulhomepage mit der Möglichkeit, die dazu
freigeschalteten Texte zu kommentieren, Nutzung des Elternforums

Lehrkräfte: Lesen aller Inhalte auf der Schulhomepage mit der Möglichkeit, die dazu freigeschalteten
Texte zu kommentieren, Eintragen von Terminen, Klassenarbeiten, Veröffentlichung von Artikeln im
Bereich „Aktuelles“

Administratoren: Anlegen neuer Nutzer, Freischalten der registrierten Nutzer, Löschen der bestehen-
den Konten, Erstellen neuer Seiten, Menüpunkte usw., Veröffentlichen aller auf der Homepage vorge-
sehenen Inhaltstypen (Blogs, Bücher, Fotos, Artikel usw.), Zurücksetzen der bestehenden Passwörter
nach Wunsch der anderen Nutzer.

Der Schulleiter und die Datenschutzbeauftragte haben einen Zugang zum Webhosting. Hier werden
u.a. neue E-Mail-Adressen angelegt und die bestehenden verwaltet. Dabei gibt es keine Option, auf die
in den bestehenden E-Mail-Fächern Inhalte (E-Mails, Anhänge).

          2.4. KLV

KLV für Windows ist das Programm, das in der Wolfsburger Oberschule zur Zeugnis- und teilweise
Formularerstellung eingesetzt wird. Das Programm ist auf den Rechnern im Lehrerzimmer installiert,
die Verwaltungsserver angeschlossen sind. Die Daten sind sicher verschlüsselt und können nur mit
dem entsprechenden Programm geöffnet werden. Das dazu verwendete Nutzerkonto ist passwortge-
schützt. So wird verhindert, dass personenbezogene Daten der SchülerInnen in unbefugte Hände ge-
langen können.

Die im KLV gespeicherten Zensurenlisten zu Abschluss- oder Abgangszeugnissen werden 50 Jahre
nach Ablauf des Schuljahres gelöscht, indem sie entstanden sind5. Weitere Hinweise zum Umgang mit
Noten sind im Punkt 2.5. „Notenbox“ und im Punkt 4 „Umgang mit Schülerzensuren und Konferenzpro-
tokollen“ beschrieben.

          2.5. NotenBox

Die NotenBox ist ein Zensurenverwaltungsprogramm, das von vielen Lehrkräften der Wolfsburger
Oberschule eingesetzt wird. Die Software wird auf heimischen Rechnern der LehrerInnen installiert
und durch die folgenden Maßnahmen gesichert: „Für jede Klasse kann ein Passwort vergeben werden,
sodass unberechtigte Personen keinen Zugriff auf die entsprechenden Daten erhalten können. Die No-
tenBox speichert die Daten nicht im Klartext, sondern in einem besonderen Format. Dieses Format ist
so organisiert, dass es tatsächlich nur von der NotenBox selbst nur in Verbindung mit dem Passwort
entschlüsselt, also in Klartext umgeformt, werden kann. Die NotenBox erfüllt die grundsätzlichen An-
forderungen an den Datenschutz, sobald ein Passwort für jede Klasse vergeben wird. Das Passwort
kann auch bei einigen Klassen identisch sein, sodass es nur einmal nach dem Start der NotenBox ein-

5
 Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG, RdErl. d. MK v. 2.1.2012 -
11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) - VORIS 22560, 3. Aufbewahrungs- und Löschungsfristen,
http://schure.de/22560/11,02201,1.htm (26.04.2018)

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gegeben werden muss.6 Die Lehrkräfte vernichten diese Daten ein Jahr nach Ablauf des Schuljahres, in
dem sie entstanden sind7.

       3. Umgang mit Fotos
Schüler

Die Erziehungsberechtigten müssen bei Veröffentlichungen von Schülernamen und -fotos schriftlich
einwilligen. Dabei werden die genauen Zwecke und die Löschungsfrist angegeben. Beim Eintritt in die
Wolfsburger Oberschule wird eine Einwilligungserklärung mit den jeweiligen Veröffentlichungswün-
schen ausgefüllt. Die Klassenlehrer informieren die Erziehungsberechtigten am ersten Elternabend
der fünften Klassen.

In der 8. Jahrgangsstufe wird die Schülerunterschrift ergänzt, falls keine Änderungswünsche vorliegen.
Volljährige Schüler können alleine entscheiden.

Papierlisten mit den Schülern, bei denen Veröffentlichungen in den unterschiedlichen Medienberei-
chen ausgeschlossen wurden, werden im Ordner „Einverständniserklärungen - Schüler“ (Sekretariat)
abgeheftet. Lehrkräfte, die eine Veröffentlichung planen, informieren sich im Vorfeld und vermeiden
Fotografien oder textliche Erwähnungen dieser Personen. Sind Personen die einer Veröffentlichung
nicht zugestimmt haben auf einem Gesamtbild vertreten, werden sie durch eine Grafiksoftware un-
kenntlich gemacht.

Mündliche Einverständniserklärungen v.a. der minderjährigen Schüler stellen keine ausreichende Le-
gitimation der Veröffentlichung dar. Videoaufnahmen erfordern eine gesonderte Einverständniserklä-
rung.

Lehrkräfte, Angestellte und MitarbeiterInnen

Die Datenschutzbeauftragte gibt den Vordruck der Einwilligungserklärung an neu eingetretene Lehr-
kräfte und MitarbeiterInnen aus, verwaltet diese im Personalakt und informiert die Verantwortlichen
für die Führung der schuleigenen Homepage.

       4. Umgang mit Schülerzensuren und Konferenzprotokollen

Schulnoten dürfen nur dem jeweiligen Lernenden und seinen Erziehungsberechtigten bekannt gege-
ben werden. Ausnahmen bilden die Klassenleiter, die SchulsozialarbeiterInnen und die Mitglieder der
Schulleitung, die die aktuellen Notenblätter einsehen dürfen. Die Fachlehrer einer Klasse heften die
Notenlisten in den zugehörigen Hängemappen in regelmäßigen Zeitabständen ab. Die Hängemappen
befinden sich in den abschließbaren Stahlschränken im Sekretariat vor den Schülerakten der Klassen /
der Lerngruppen. Die veralteten Zensurenlisten werden von den Fachlehrern ausgeheftet und ge-
schreddert.

Eine Speicherung von Protokollen der Versetzungs-, Zeugnis-, Abschluss- und Klassenkonferenzen
(vor allem mit beschlossenen Ordnungsmaßnahmen) in digitaler Form ist nicht zulässig. Alle Konfe-
renzprotokolle werden nach 10 Jahren vernichtet8.

6
    https://www.awin.de/Handbuch.pdf (26.04.2018)
7
  Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG:
http://schure.de/22560/11,02201,1.htm (30.04.2018)
8
   Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG:
http://schure.de/22560/11,02201,1.htm (30.04.2018)

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Die zur internen Nutzung unter Anwendung vom Programm Microsoft Excel erstellten SchülerInnenlis-
ten (z.B. Abschlussnoten) werden auf den Rechnern im Lehrerzimmer gespeichert, die Verwaltungs-
server angeschlossen sind. Das dazu verwendete Nutzerkonto ist passwortgeschützt. Nach der Zeug-
nisausgabe werden die eingetragenen Zensuren von der Datenschutzbeauftragten gelöscht.

Eine Weitergabe von Zensuren und Zeugnissen an Dritte ist nur zulässig, wenn die Betroffenen ange-
messen informiert wurden und sich freiwillig schriftlich einverstanden erklärt haben.

     5. Umgang mit Unterlagen in Papierform, die personenbezogene Daten
        beinhalten

Personenbezogene Daten der SchülerInnen und der Lehrkräfte sowie der MitarbeiterInnen sind vor
dem Zugriff Dritter zu schützen.

          5.1. Akten
Schülerakten

Die Schülerakten sind in einem verschlossenen Stahlschrank im Sekretariat unzugänglich für Dritte
untergebracht9. „Das Recht auf Einsicht in die Schülerakte haben die minderjährigen Schülerinnen und
Schüler und deren Erziehungsberechtigte. Volljährige Schülerinnen und Schüler haben selbst das
Recht, ihre Schülerakte einzusehen. Die Person, welche die Schülerakte einsehen darf, kann eine ande-
re Person, z.B. einen Rechtsanwalt, zur Einsichtnahme bevollmächtigten“10. Die Akten werden zehn
Jahre nach Ablauf des Schuljahres vernichtet, in dem sie entstanden sind11.

"Neben den Schülerstammdaten enthält die Schülerakte Schullaufbahndaten. Dies sind z.B. der Beginn
der Schulpflicht, Versetzungsentscheidungen sowie das Datum und der Grund des Schulaustritts. Wei-
terhin wird in der Schülerakte die Verhängung von Erziehungsmitteln und Ordnungsmaßnahmen do-
kumentiert. Bei einem Schulwechsel wird nicht die vollständige Schülerakte an die aufnehmende Schu-
le übermittelt. Aus datenschutzrechtlicher Sicht dürfen lediglich die in der Schülerakte enthaltenen
personenbezogenen Daten, welche für die aufnehmende Schule zur Erfüllung deren Aufgaben erfor-
derlich sind, übermittelt werden. Dies sind in erster Linie die Schülerstammdaten und die Schullauf-
bahndaten. Nicht übermittelt werden dürfen Dokumentationen über Erziehungsmittel und Ord-
nungsmaßnahmen. Die übrigen Daten verbleiben in der Akte bei der abgebenden Schule und sind gem.
den Vorgaben des Runderlasses Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung per-
sonenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG RdErl. d. MK v. 2.1.2012 – 11-02201/1, 05410/1.2
(Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) – VORIS 22560 – aufzubewahren und nach Ablauf der
Aufbewahrungspflichten zu löschen.“12

Akten der Lehrkräfte

Die Personalakten der Lehrkräfte sind in einem verschlossenen Stahlschrank im Sekretariat unzugäng-
lich für Dritte untergebracht. „Personalakten werden nach ihrem Abschluss fünf Jahre aufbewahrt.

9
  http://datenschutz.nibis.de/2017/05/12/das-thema-schuelerakte-welche-daten-duerfen-bei-der-schulanmeldung-erhoben-werden-was-
gehoert-in-die-schuelerakte-welche-daten-sind-bei-einem-schulwechsel-zu-uebermitteln/ (26.04.2018)
10
   http://datenschutz.nibis.de/2017/05/12/das-thema-schuelerakte-welche-daten-duerfen-bei-der-schulanmeldung-erhoben-werden-was-
gehoert-in-die-schuelerakte-welche-daten-sind-bei-einem-schulwechsel-zu-uebermitteln/ (30.04.2018)
11 Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG, RdErl. d. MK v. 2.1.2012

- 11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) - VORIS 22560, 3. Aufbewahrungs- und Löschungsfris-
ten,http://schure.de/22560/11,02201,1.htm (26.04.2018)
12 Schülerakten - Inhalte – Weitergabe: https://www.landesschulbehoerde-

niedersachsen.de/themen/schulorganisation/datenschutz/schuelerakten (30.04.2018)

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Unterlagen über Erkrankungen, Reise- und Umzugskostenvergütungen werden fünf Jahre, Unterlagen
über Erholungsurlaub drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vor-
gangs abgeschlossen wurde, aufbewahrt“13.

          5.2. Entschuldigungs- und Krankschreiben
Schüler

Alle Entschuldigungsschreiben der Eltern und alle ärztlichen Attest werden nur direkt bei der Klassen-
leitung abgeben. In den Schubladen mit den Hängeregistern im Sekretariat werden ab sofort die Ent-
schuldigungen und Bescheinigungen der Schülerinnen und Schüler nach Klassen sortiert aufbewahrt.
Die entsprechenden Schubladen sind beschriftet. Die Krank- und Entschuldigungsschreiben werden
ein Jahr nach Ablauf des Schuljahres vernichtet, in dem sie entstanden sind14.

Lehrkräfte

Alle Krankschreiben der Lehrkräfte werden im Sekretariat abgegeben, unzugänglich aufbewahrt und
nach Ablauf des Schuljahres vernichtet. „Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich
ist, sind unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt
worden sind, nicht mehr benötigt werden“15.

          5.3. Klassenarbeiten, Prüfungsarbeiten u.Ä.

Alle Klassenarbeiten und die von den SchülerInnen bearbeiteten VERA-Aufgabenbögen sind unzu-
gänglich aufzubewahren. Am Ende des Schuljahres werden sie bei Frau Reim abgegeben und zwei Jah-
re nach Ablauf des Schuljahres vernichtet, in dem sie entstanden sind16.

Alle Prüfungsarbeiten in schriftlichen Fächern und die Protokolle zu mündlichen Überprüfungen wer-
den bei Frau Reim abgegeben und zehn Jahre nach Ablauf des Schuljahres vernichtet, in dem sie ent-
standen sind17.

          5.4. ILE-Bögen und Förderpläne

Sämtliche Dokumentationen der individuellen Lernentwicklung werden unzugänglich in einem ab-
schließbaren Schrank im Sekretariat aufbewahrt und vier Jahre nach Ablauf des Schuljahres von den
Sekretärinnen vernichtet, in dem die Schülerinnen und Schüler den Sekundarbereich I verlassen ha-

13
   Niedersächsisches Beamtengesetz; § 94 Aufbewahrungsfristen:
http://www.voris.niedersachsen.de/jportal/portal/page/bsvorisprod.psml?pid=Dokumentanzeige&showdoccase=1&js_peid=Trefferliste&fr
omdoctodoc=yes&doc.id=jlr-BGND2009V5P94 (26.04.2018)
14 Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG, RdErl. d. MK v. 2.1.2012

- 11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) - VORIS 22560, 3. Aufbewahrungs- und Löschungsfristen,
http://schure.de/22560/11,02201,1.htm (26.04.2018)
15
   Niedersächsisches Beamtengesetz; § 94 Aufbewahrungsfristen,
http://www.voris.niedersachsen.de/jportal/portal/page/bsvorisprod.psml?pid=Dokumentanzeige&showdoccase=1&js_peid=Trefferliste&fr
omdoctodoc=yes&doc.id=jlr-BGND2009V5P94 (26.04.2018)
16
   Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG, RdErl. d. MK v. 2.1.2012
- 11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) - VORIS 22560, 3. Aufbewahrungs- und Löschungsfristen,
http://schure.de/22560/11,02201,1.htm (26.04.2018)
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   Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG, RdErl. d. MK v. 2.1.2012
- 11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) - VORIS 22560, 3. Aufbewahrungs- und Löschungsfristen,
http://schure.de/22560/11,02201,1.htm (26.04.2018)

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DATENSCHUTZKONZEPT DER WOLFSBURGER OBERSCHULE
ben18. Findet ein Schulwechsel statt, werden die Dokumentationen der individuellen Lernentwicklung
mit der Schülerakte in die neue Schule gesendet.

        5.5. Namenslisten
           5.5.1. Schülerlisten
     A. Klassenlisten
Alle Klassenlisten, die keine versetzungsrelevaten Informationen beinhalten, sind spätestens drei Mo-
nate nach dem Schuljahresende zu vernichten19.

     B. Blaue Briefe
Zwecks Benachrichtigung zur drohenden Nichtversetzung wird halbjährlich ein entsprechender Ord-
ner mit Schülerlisten angelegt. Dieser befindet sich im Sekretariat und wird nur von Fachlehrkräften
und von der Klassenleitung zu Noteneintragen genommen. Nach dem Versenden der blauen Briefe
werden diese Zensurenlisten von den Sekretärinnen vernichtet. Die erstellten Verwarnungsschreiben
werden an die betroffenen SchülerInnen von der entsprechenden Klassenleitung übergeben. Die zu-
ständigen Klassenlehrer nehmen die von den Erziehungsberechtigten unterschriebenen Rückläufer an.

     C. Schulbuchausleihe

Die am Anfang entstandenen Listen zwecks Schulbuchausleihe werden unzugänglich aufbewahrt und
nach Ablauf des Schuljahres von der zuständigen Lehrkraft (Frau Effe) vernichtet.

               5.5.2. Lehrerlisten
Alle Lehrerlisten (wie z.B. Kürzellisten, Übersichten über die zu leitenden Klassen mit der Eintragung
der Lehrernamen) werden am Ende des Schuljahres vernichtet.

Im Lehrerzimmer ist ein Lehrer-Geburtstagskalender untergebracht. Eine Veröffentlichung des Na-
mens und des Geburtsdatums bedürfen einer Einwilligung. Beim Eintritt in die Wolfsburger Oberschu-
le wird eine Einwilligungserklärung mit den jeweiligen Veröffentlichungswünschen ausgefüllt.

     6. Personenbezogene Daten auf heimischen Rechnern und mobilen Da-
        tenträgern

Die Verarbeitung personenbezogenen Daten der Lernenden auf heimischen Rechnern und mobilen
Datenträgern (USB-Sticks, Laptops, Tablets) für einen Zeitraum über drei Monaten muss bei der Schul-
leitung beantragt werden. An neu eingetretene KollegInnen werden die entsprechenden Vordrucke
von der Datenschutzbeauftragten zur Verfügung gestellt.

Personenbezogene Daten auf heimischen Rechnern müssen auf geeignete Weise vor dem Zugriff von
weiteren Personen wie folgt geschützt werden: sichere Verwahrung, Kennwortschutz, Verschlüsse-
lung.

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   Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG, RdErl. d. MK v. 2.1.2012
- 11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) - VORIS 22560, 3. Aufbewahrungs- und Löschungsfristen,
http://schure.de/22560/11,02201,1.htm (26.04.2018)
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  Aufbewahrung von Schriftgut in öffentlichen Schulen; Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG, RdErl. d. MK v. 2.1.2012
- 11-02201/1, 05410/1.2 (Nds.MBl. Nr.3/2012 S.81; SVBl. 3/2012 S.162) - VORIS 22560, 5. Löschung personenbezogener Daten bei automa-
tisierter Textverarbeitung, http://schure.de/22560/11,02201,1.htm: (26.04.2018)

                                                                                                               8
DATENSCHUTZKONZEPT DER WOLFSBURGER OBERSCHULE
Insbesondere ist bei der Verwendung von mobilen Datenträgern, z.B. USB-Sticks, auf die Verschlüsse-
lung sensibler Daten zu achten. Diese Daten werden zu Beginn des nächsten Schuljahrs gelöscht. Eine
gesicherte Aufbewahrung in Papierform ist gestattet.

   7. E-Mails

Zu Dienstzwecken werden dienstliche E-Mail-Adressen verwendet. Für neu eingetretene KollegInnen
werden die entsprechenden E-Mail-Konten angelegt. Das unverschlüsselte Versenden von E-Mails mit
sensiblen Daten (Krankheitshinweise, Noten, Adressenlisten usw.) ist zu unterlassen.

   8. Das pädagogische Schulnetzwerk (Nachtrag vom 18.05.2018)

Das pädagogische Schulnetzwerk wird für Unterrichtszwecke eingesetzt. Derzeit sind an das pädago-
gische Schulnetz 100 stationäre Computer angeschlossen. Sie befinden sich in drei Computerräumen
(1e7, 1V2, Internetcafé).

Für die Internetnutzung und für die Nutzung der schuleigenen PC-Räume ist eine Nutzungsordnung
erstellt, in der die wichtigsten Regeln und Vorgaben diesbezüglich festgelegt sind. Alle SchülerInnen
und ihre Eltern unterschreiben eine entsprechende Kenntnisnahme und eine Verpflichtung diesbezüg-
lich im Kontaktheft. Erst danach dürfen die Lernenden die Schulcomputer nutzen.

Die Schüler/innen haben eigene personenbezogene Zugänge mit privatem Heimatverzeichnis für de-
ren passwortgestützte Absicherung sie selbst verantwortlich sind.

Eine Filterung problematischer Internetinhalte ist durch einen Kinder- und Jugendschutzfilter und die
Aufsicht führende Lehrkraft ermöglicht.

   9. Nutzerprotokolle (Nachtrag vom 18.05.2018)
Alle Nutzeraktivitäten werden protokolliert. Dazu gehören z. B. LOGIN, Dauer der Verweilzeit, Zeit-
punkt der Nutzung der Internetseiten, IP-Adresse. Damit ist sichergestellt, dass die Schule bei straf-
rechtlichen Verstößen oder zivilrechtlichen Forderungen den Urheber, die Urheberin des Schadens
ermitteln kann. Diese Art von „Profiling“ ist entsprechend den Vorgaben der DS-GVO dem Nutzer, also
den Lehrkräfte, den Schülern bzw. den Erziehungsberechtigten, mitzuteilen. Die Speicherung der Da-
ten wird grundsätzlich für Kontrollzwecke genutzt. Die erstellten Protokolle werden am Ende des
Schuljahres gelöscht.

   10. Einhalten des Urheberrechts (Nachtrag vom 18.05.2018)

Bei jeglicher Nutzung von medialen Inhalten im Unterricht bzw. in schulischen Veranstaltungen sind
die geltenden urheberrechtlichen Bestimmungen einzuhalten. Einerseits soll geistiges Eigentum ge-
schützt werden können, andererseits brauchen öffentliche Schulen und Lehrpersonen in ihrem Alltag
möglichst einfache Regelungen. Gemäß Erlass des Niedersächsischen Kultusministeriums vom
27.12.2007 ist die Vorführung bzw. Wiedergabe von privat erworbenen (Kauf oder kostenpflichtige
Ausleihe) (Spiel-)Filmen oder Filmteilen in einer Schulklasse oder einem Kurs zulässig, da diese Wie-
dergabe nicht öffentlich ist.

Nach dem Gesamtvertrag vom 07.02.2015 sind für den schulischen Bereich die Anfertigung von Ko-
pien und digitalen Scans in folgendem Umfang zulässig:

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DATENSCHUTZKONZEPT DER WOLFSBURGER OBERSCHULE
Lehrkräfte können für ihren eigenen Unterrichtsgebrauch…

   a) 10 %, maximal aber 20 Seiten, eines Printwerkes kopieren und bei Werken, die ab 2005 er-
      schienen sind, einscannen.
   b) eine Musikedition/Notenausgabe mit maximal 6 Seiten kopieren;
   c) alle vollständigen Bilder, Fotos und sonstigen Abbildungen kopieren.

Eingescannte Unterrichtsmaterialien dürfen NICHT online abgelegt werden. Auf den Kopien sowie zu
den Digitalisaten ist stets die Quelle anzugeben (Autor, Buchtitel, Verlag, Erscheinungsjahr und Seite).

Ebenso gilt dies für digitale Arbeitsbögen und andere Arbeitsmaterialien für den Unterricht, wenn
diese auf Verlagsplattformen oder Lernplattformen zur Verfügung gestellt werden.

Vorsicht ist auch bei der Nutzung von Videos auf Plattformen wie Youtube im Unterricht geboten. Das
Streaming von Videos (=keine Abspeicherung, nur Abspielen) ist ebenso wie die grundsätzliche Ver-
wendung des Internets im Unterricht (nicht-öffentlich) gestattet. Nur wenn es sich um
ein offensichtlich rechtswidrig eingestelltes Video handelt, darf man dieses im Unterricht nicht zeigen.
Es dürfen für den Unterricht kleine Teile (12 %, Filmausschnitt max. 5 Minuten) oder Werke geringen
Umfangs (max. 5 Minuten) kopiert werden.

   11. Datenverlust (Nachtrag vom 18.05.2018)

Bei Datenverlust bzw. Datendiebstahl ist unmittelbar nach Bekanntwerden bzw. Erkennen des Prob-
lems zu handeln. Zum einen ist die Schulleitung zu informieren und zum anderen ist eine Beweissiche-
rung einzuleiten. Spätestens nach der genauen Analyse sind die Ermittlungsbehörden und/oder die
Polizei einzuschalten, weil möglicherweise strafrechtlich relevante Sachverhalte abgeklärt werden
müssen, die anzeigepflichtig sind oder weil Persönlichkeitsrechte betroffen sind.

Quellengaben

    https://www.bodensee-
     gymnasium.de/download/453/informationsschreiben/11988/datenschutzkonzept.pdf
     (26.04.2018)
    http://schure.de (26.04.2018)
    https://www.lfd.niedersachsen.de/themen/beschaeftigtendatenschutz/beschaeftigtendatensc
     hutz-in-niedersachsen-56260.html (26.04.2018)
    http://www.voris.niedersachsen.de/jportal/portal/page/bsvorisprod.psml?pid=Dokumentan
     zeige&showdoccase=1&js_peid=Trefferliste&fromdoctodoc=yes&doc.id=jlr-BGND2009V5P94
     (26.04.2018)
    http://datenschutz.nibis.de/2017/05/12/das-thema-schuelerakte-welche-daten-duerfen-bei-
     der-schulanmeldung-erhoben-werden-was-gehoert-in-die-schuelerakte-welche-daten-sind-
     bei-einem-schulwechsel-zu-uebermitteln/ (26.04.2018)
    http://www.voris.niedersachsen.de/jportal/portal/t/1dfn/page/bsvorisprod.psml?doc.hl=1&
     doc.id=VVND-

                                                                                     10
DATENSCHUTZKONZEPT DER WOLFSBURGER OBERSCHULE
VVND000037477&documentnumber=1&numberofresults=1&doctyp=vvnd&showdoccase=1&
doc.part=F&paramfromHL=true#focuspoint (26.04.2018)

                                                            11
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