Agentur-Tools 2018 SO MANAGST DU DEINE WORDPRESS-AGENTUR EFFEKTIVER - Johannes Benz, Co-Founder von RAIDBOXES
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
Agentur- Tools 2018 SO MANAGST DU DEINE WORDPRESS- AGENTUR EFFEKTIVER Johannes Benz, Co-Founder von RAIDBOXES
Inhaltsverzeichnis
1. Über den Tellerrand: Systematisch Ideen
sammeln und verarbeiten
2. Slack und Co. – Messaging ist im Trend
3. Produktivitätskiller Tagesgeschäft
3.1 Projektmanagement –
Kanban, Sprints & Co.
3.2 Dashboards for the win! WordPress-
Seiten zentral verwalten
3.3 Geheimtipp Passwort-Manager
Fazit
Agentur- Tools 2018 SO MANAGST DU DEINE WORDPRESS- AGENTUR EFFEKTIVER Johannes Benz, Co-Founder von RAIDBOXES Da du dieses E-Book liest, nehme ich an, dass du mit deiner WordPress-Agentur bereits erfolgreich bist, sich aber hier und da Engpässe auftun, die du beseitigen willst. Das ist der perfekte Ausgangspunkt für das Feintuning deiner inter- nen Prozesse. Denn wenn das eigene Unternehmen wächst und die Anzahl der Kunden und Mitarbeiter steigt, geht die Optimierung bestehender Arbeitsabläufe schnell im Tages- geschäft unter. Daher ist es wichtig, dass du dich als Chef nicht in E-Mails und Kleinigkeiten verlierst. Schließlich solltest du als Unternehmer und Verantwortlicher für eine ganze Belegschaft immer das große Ganze im Blick behal- ten. Dieses E-Book gibt dir Tools und Maßnahmen an die Hand, mit denen du deine Projekte besser organisierst und die Produktivität deines ganzen Teams ankurbelst.
Es gibt unzählige Programme und Management-Tools, die dir eine
enorme Produktivitätssteigerung und echte Zeitersparnis versprechen.
Die Wahrheit ist, dass dich auch die weltbesten Tools nicht weiterbringen,
wenn du sie nicht richtig einsetzt.
Das gilt insbesondere für dein Agentur-Business. Denn durch das
projektbasierte Arbeiten müssen Tools möglichst flexibel anwendbar
sein, um den Anforderungen unterschiedlichster Projekte und einer
komplexen Teamstruktur gerecht werden zu können.
Bei Tools gilt nicht „Je mehr, desto besser“
Wir haben die wichtigsten Produktivitätskiller identifiziert und zeigen
dir, mit welchen Tools und Maßnahmen du deine WordPress-Projekte in
2018 noch effizienter managst.
Wenn du denkst, dass sich mit zunehmender Anzahl von Orga-Tools
auch die Produktivität proportional steigern lässt, müssen wir dich
enttäuschen. Denn ehe man sich versieht, sind To-Dos, Kunden,
Arbeitszeiten und Projekte in einem Dutzend Apps vermerkt. Warum
welches Tool, wann und für welchen Zweck überhaupt eingeführt wurde,
weiß dann allerdings niemand mehr.
Für Agenturen gilt dabei zunächst: Alle Tools, die es dir ermöglichen, bei
gleichbleibender Qualität den Output zu erhöhen – deine Projekte also
schneller erfolgreich abzuschließen – bringen dein Business nach vorne.
Die Arbeitsstunden, die du durch mehr Produktivität einsparst, kannst
du außerdem für die Unternehmensentwicklung und die Akquise neuer
Projekte nutzen.
3Aus diesem Grund ist es entscheidend, sich im ersten Schritt über
folgende Dinge Gedanken zu machen:
1. Welche Prozesse müssen überhaupt optimiert werden?
2. Welchen echten Nutzen kann mir ein neues Tool bringen?
Zusammen mit den Kollegen der WordPress-Agentur elsch&fink haben
wir die typischen Bereiche zusammengestellt, in denen dir die richtigen
Tools und Maßnahmen helfen, deine internen Prozesse zu verbessern
und deine Projekte schneller und in besserer Qualität abzuliefern.
• Ideensammlung
• Interne und externe Kommunikation
• Management des Tagesgeschäfts
• Projektmanagement
• Seitenverwaltung
• Passwortverwaltung
1. Über den Tellerrand: Systematisch Ideen sammeln und
verarbeiten
Bevor es an die Optimierung der internen Prozesse deiner Agentur
geht, ist die Weiterentwicklung deiner unternehmerischen Fähigkeiten
gefragt, damit du deinem Team stets die richtige Richtung vorgeben
kannst. Dafür ist es wichtig, dass du neben dem Tagesgeschäft nicht
den Kern deines Business – nämlich die Konzeption und das Design
herausragender WordPress-Seiten – aus dem Auge verlierst.
4Denn wer seinen Horizont erweitert und aktuelle Insights aus den
Bereichen Webdesign, Technik, Marketing und Nutzerforschung kennt,
kann Webprojekte umsetzen, die dem Kunden und den Nutzern einen
echten Mehrwert bieten.
Bei der Suche nach Inspiration ist Struktur gefragt
Durch die Offenheit für neuen Input und Ideen beugst du Stagnation vor
und sorgst dafür, dass sich dein Angebot weiterentwickelt und deine
Agentur wachsen kann. Leider ist es bei den Unmengen an Inhalten,
die uns tagtäglich begegnen, gar nicht so einfach, am Puls der Zeit zu
bleiben und Relevantes von Irrelevantem zu unterscheiden. Für dieses
Problem gibt es eine einfache Lösung: Hilfreiche Tools, mit denen du
deine Gedanken und wertvolle Funde festhalten, strukturieren und mit
deinen Kollegen und Teams teilen kannst.
Content-Recherche mit Feedly
Das Lieblingstool unseres Content Marketing-Teams ist Feedly, da
es schon bei der Recherche und Organisation von Themen enorm
Arbeit abnimmt. In der kostenlosen Version kannst du bis zu 100
Publikationen folgen, Quellen nach Themen sortierten und Artikel in
gesonderten Boards abspeichern. So bekommst du deine abonnierten
Inhalte gebündelt – und vor allem in Echtzeit – in themenbezogenen
Newsfeeds angezeigt. Und das ohne Werbung oder den Einfluss von
Feed-Algorithmen, wie bei Facebook und Co.
Für unseren WordPress-Newsletter haben sich bspw. Boards zu den
Themen “WordPress”, “Sicherheit”, “Performance”, “Webdesign“ und
“Business” bewährt. Mit einem Pro-Account kannst du deine Boards
außerdem mit Teamkollegen teilen und Einträge kommentieren.
5Ein aufgeräumter Kopf dank Notizenprogramm Ich persönlich setze bei der Content-Organisation auf das Microsoft Notizenprogramm OneNote. Mit ihm kann ich Artikel, Tabellen, Meeting- Protokolle und sogar handschriftliche Notizen organisieren und bequem bearbeiten. Und das beste daran: Durch die Cloudanbindung kann ich auch von unterwegs interessante Funde und Kontakte zentral speichern. Ich habe neue Ideen gesammelt, was nun? Entscheidend ist, dass du lehrreiche und inspirierende Inhalte nicht nur sammelst, sondern auch verarbeitest. In der Regel nutze ich nur wenige Newsletter und Quellen, da mir die Zeit fehlt, neue Ressourcen zu recherchieren. Daher nutze ich oft die Ruhe am Wochenende, um gespeicherte Artikel zu lesen und mir die wichtigsten Erkenntnisse zu notieren. Dabei versuche ich aus jedem Artikel, einen zentralen Mehrwert für unser Business mitzunehmen. Bietet mir eine Quelle zu häufig keinen Mehrwert, säge ich sie ab und suche nach neuem Input. Natürlich lese ich die einzelnen Quellen nicht Wort für Wort. Durch verschiedene Lesestrategien aus Büchern wie Schneller lesen - besser verstehen, Speed Reading oder 30 Minuten - Effizientes Lesen konnte ich mittlerweile meine Lesegeschwindigkeit verdoppeln – und das ohne Einbußen beim Textverständnis. Hier ist allerdings etwas Übung gefragt. Letztendlich ist es aber egal, ob deine Recherche und Ideen in einem Notizbuch, einem Ordner im Browser oder einem ausgeklügelten Notizenprogramm landen, so lange der Prozess nicht beim bloßen Lesen endet. Denn was wirklich zählt ist, was du aus den gewonnenen Informationen machst. 6
Hier sind einige Quellen, die mit Sicherheit den einen oder anderen
wertvollen Tipp für dein Business parat haben:
Online-Business: • Envato Market
• HootProof • Designmodo
• Monetate
Marketing:
• OMR
• MOZ
• Internet World
• HubSpot
• Freiberufler Blog
• konversionsKRAFT
Webdesign: • Zielbar
• Webdesigner Depot • kissmetrics
• Mockplus • manymize
• Smashing Magazine • Aufgesang
• onextrapixel • Neil Patel
• Vandelay Design • Chimpify
Abschließend habe ich noch einen Tipp für dich:
Bleibe nicht nur in fachbezogenen Bereichen wie Webdesign, Marketing
und Co. auf dem Laufenden, sondern baue gleichzeitig deine unterneh-
merischen Fähigkeiten aus. Einer meiner großen Vorbilder in dieser Hin-
sicht ist Tech-Milliardär Elon Musk. Er hat bewiesen, dass sich unermüd-
licher Wissensaufbau auch außerhalb der eigenen Branche auszahlt. Als
Teenager soll er angeblich sogar zwei Bücher pro Tag gelesen haben.
7Unser Tipp:
Podcasts erleben derzeit eine Renaissance. Wenn
der Inhalt entsprechend anspruchsvoll ist, lernst du
viele verschiedene Personen, Unternehmen, Pers-
pektiven und Techniken kennen, mit denen du deine
Arbeit optimieren kannst.
• Online Marketing Rockstars
• Kassenzone
• E-Commerce Crossover
• Working Draft
• Non Breaking Space Show
8Das Erfolgsrezept von Elon Musk ist natürlich nicht das bloße
Aneignen von Wissen. Seine Stärke ist es, gewonnene Informationen
zu abstrahieren, mit bestehendem Wissen zu verknüpfen und auf das
eigene Business anzuwenden. Wer also bei der Entwicklung seines
Unternehmens nur auf Altbewährtes setzt und den Blick über den
Tellerrand scheut, kann das Geschäft vermutlich früher oder später an
den Nagel hängen.
2. Slack und Co. – Messaging ist im Trend
TL;DR – Effiziente Kommunikation spart Zeit & Nerven
Sobald deine Agentur eine kritische Größe erreicht hat, nimmt der
Kommunikationsaufwand nicht nur extern, sondern auch intern massiv
zu. Vor allem das Warten auf kleinste Rückmeldungen von Teamkollegen
und Kunden ist ein riesiger Produktivitätskiller. Diese Minuten, Stunden,
oder im schlimmsten Fall sogar Tage, können nicht in Rechnung gestellt
werden und bringen ganze Projekte zum Zwangs-Stillstand.
Doch wie lässt sich dieses Problem minimieren? Indem man einen Kanal
radikal aus der internen Kommunikation streicht: E-Mail.
Insbesondere in Fällen, in denen kurze Nachfragen oder Änderungen
geklärt werden müssen, können Messenger-Dienste einen
enormen Mehrwert bieten. Denn besonders als Agentur sind
schnelle Reaktionszeiten und Flexibilität wichtig, nicht zuletzt als
Verkaufsargument deinen Kunden gegenüber.
Wir bei RAIDBOXES nutzen für die interne Kommunikation ausschließlich
das Messaging-Tool Slack. Wenn du Slack in deiner Agentur noch nicht
9verwendest, hast du vermutlich schon davon gehört. Schließlich sind wir nicht die einzigen, die das praktische Chat-Tool für sich entdeckt haben. Zum Beispiel werden alle Projekte und Meetings in der WordPress- Community komplett über Slack koordiniert. Und auch bei namhaften Unternehmen, Agenturen und Freelancern ist es bereits ein beliebtes Kommunikationstool. Natürlich gibt es neben Slack noch weitere Chat-Programme, mit denen du die internen Kommunikationswege ganzer Teams oder zwischen einzelnen Kollegen optimieren kannst. Mattermost, Wickr, Circuit und Zulip sind nur einige der vielen Anbieter in diesem Bereich. Direct-Messaging hat enorme Vorteile gegenüber der E-Mail-Kommunikation Falls deine Agentur noch gar keinen Messenger-Dienst nutzt, ist deine Reaktion vielleicht zunächst etwas zurückhalten. Die Verwendung von Nachrichten-Tools wie Slack bietet jedoch vielerlei Vorteile gegenüber der klassischen E-Mail: Weniger E-Mails: Durch das rigorose Streichen der E-Mail- Kommunikation für interne Angelegenheiten bleibt der Posteingang frei für wichtige Nachrichten von Kunden und Kooperationspartnern. Kurze Kommunikationswege: Bei Slack und Co. kommen die Nachrichten in Echtzeit bei den richtigen Personen an. Die Hürde zwischendurch eine Chat-Nachricht zu beantworten (oder schnell ein Emoji zu schicken) ist oft niedriger als eine E-Mail auszuformulieren. 10
Zentrale Dokumentation: Alle Informationen und Dateien, die über den
Messenger ausgetauscht wurden, lassen sich durch die Suchfunktion
wiederfinden (z.B. Protokolle von Meetings, Absprachen etc.).
Kanäle: Durch themen- oder projektspezifische Kanäle wird der
Informationsaustausch deutlich effektiver. Unser Tipp: Ein Freizeitkanal
sorgt dafür, dass das E-Mail-Postfach und wichtige Kanäle frei von
Katzen-GIFs, Doodles und Co. bleiben.
Gäste: Auch Externe können in ausgewählte Kanäle als Gast eingeladen
werden. Für befristete Projekte mit Freelancern ist das bswp. ein
praktisches Feature.
Add-Ons: In Slack kannst du unzählige Features durch praktische Slack-
Apps einbinden (z.B. Zeiterfassung, Erinnerungen oder Umfragen).
Automatisierung: Mit der Slack API lässt sich das Tool hervorragend für
das Monitoring nutzen. So machen wir das z.B. mit unseren Umsätzen,
Supportanfragen und wichtigen technischen Infos.
So sieht bspw. ein Slack-Kanal bei unserem Co-Founder & Geschäftsführer Torben aus.
11Die Produktivität deines Teams lässt sich also mit Messengern wie Slack enorm steigern. Allerdings bringt auch das beste Tool nichts, wenn sich nicht alle daran beteiligen. Schließlich kann man mit einem Instant-Messenger nur so schnell kommunizieren wie das Teammitglied mit der längsten Reaktionszeit. Wer sich komplett gegen diese Art der Kommunikation sträubt, kann genau wie mit unbeantworteten E-Mails ganze Prozesse lahmlegen. Doch wie sieht es mit der externen Nutzung von Slack und Co. aus? “Wir hatten anfangs überlegt, Slack nicht nur intern, sondern auch für die Kommunikation mit Kunden ein- zusetzen. Allerdings muss man sich über folgende Dinge im Klaren sein: Wenn dein Kunde Slack noch nicht kennt, musst du ihn erst einmal davon überzeu- gen, ein neues Tool zu nutzen und ihm die wichtigs- ten Funktionen erklären. Problematisch wird es auch, wenn der Kunde die direkte Verbindung zur Agentur zu stark in Anspruch nimmt. Durch die niedrige Hemm- schwelle eines Chats kann dadurch ein deutlich hö- herer Supportaufwand entstehen, den man gegen mögliche Produktivitätseinbußen durch E-Mail-Kom- munikation abwägen muss. Meiner Meinung nach sind Slack und Co. deshalb besser für die interne Kommu- nikation geeignet.” – Michael, Gründer von elsch&fink Implementierung nur mit Plan! Bevor du nun blind einen Instant-Messenger in deiner Agentur einführst, solltest du überlegen, wie du diesen einsetzen möchtest und welche Kommunikationsprobleme das Tool wirklich lösen kann. Bei uns hat Slack durch die themenspezifischen Kanäle zu einer besseren Übersicht 12
der Informationen, zu schnelleren Antwortzeiten und zu besseren
Absprachen mit Kollegen im Home Office geführt.
Ist die Entscheidung für einen Chat-Dienst gefallen, solltest du im
besten Fall zunächst einen Verhaltenskodex festlegen, mit dem alle
Mitarbeiter einverstanden sind. Die nächste Herausforderung liegt darin,
eine Struktur von Kanälen festzulegen. Diese sollte dafür sorgen, dass
Mitarbeiter möglichst nur Informationen erhalten, die für sie relevant
sind. Letztendlich liegt die Kunst darin, die Balance zwischen zu vielen
und zu wenigen Kanälen zu finden.
In beiden Fällen besteht die Gefahr, dass wichtige Informationen
untergehen bzw. Mitarbeiter mit unnötigen Nachrichten bombardiert
werden. Und dann ist die interne Kommunikation am Ende wieder genau
so ineffizient wie mit unzähligen E-Mails. Hier ist es also sinnvoll, den
Nutzen bestehender Kanäle regelmäßig neu zu überdenken.
Nur auf einen separaten Freizeit-Kanal solltest du auf keinen Fall
verzichten. Neben guter Stimmung sorgt der auch dafür, dass die
anderen Kommunikationskanäle frei von lustigen GIFs, privaten Fotos
oder Fun Facts bleiben. Wir sprechen da aus Erfahrung: Nachdem wir
unseren Kanal “random” eingeführt haben, ist die Zahl der unnötigen
Nachrichten in anderen Kanälen praktisch auf Null gesunken.
3. Produktivitätskiller Tagesgeschäft
3.1 Projektmanagement – Kanban, Sprints & Co.
Über das Thema Projektmanagement allein könnten wir ein ganzes Buch
schreiben. Zum Glück haben das andere schon für uns gemacht. Meine
13Empfehlungen für Unternehmer sind zum Beispiel: Überleben im Projekt, Der Termin und Agiles Projektmanagement: Scrum, Use Cases, Task Boards & Co. Daher soll es hier auch gar nicht groß um die Theorie gehen, sondern um handfeste Tipps, mit denen du in deiner Agentur einen neuen Projektmanagement-Ansatz implementieren oder bereits bestehende Prozesse verbessern kannst. Gerade junge Unternehmen stehen in Sachen Projektmanagement vor einem schwierigen Selbstfindungsprozess. Wir haben es mit Holokratie und unserem Sprintsystem durchgemacht. Die Kollegen von elsch&fink haben Ähnliches erlebt: “Wir haben beim analogen Zettelsystem angefangen, sind im Chaos versunken, haben diverse Tools getes- tet (Jira: zu kompliziert, Asana: damals zu schlicht, Basecamp: irgendwie nicht unser Ding, ActiveCollab: gut, aber nicht gut genug) und sind schließlich bei ei- ner Kombination aus Trello und Moco gelandet.” Die Erkenntnis: Die Anforderungen von Agenturen an das Projektmanagement sind so komplex, dass sie kein Management-Tool alleine lösen kann. Aus diesem Grund haben wir die wichtigsten Eigenschaften und Anforderungen an ein gutes Projektmanagement-Tool für Agenturen und Startups herausgearbeitet. Dabei ist Folgendes herausgekommen: 14
• Terminierung: Deadlines festlegen, im Optimalfall mit Erinnerungs-
funktion
• Rollenverteilung: Teammitglieder zu Aufgaben hinzufügen
• Tagging/Labelling: Themen oder Priorität-Labels zuschreiben
• Spaltenstruktur: Organisation nach Kanban
• Zeiterfassung: Überblick über Ressourcen und Budget
• Online: Automatische Synchronisation über alle Geräte
• Kosten: Angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis
Für die Bereiche Kontaktverwaltung, Kundenakquise und Abrechnung
nutzen die Kollegen von elsch&fink übrigens die Software Moco, da sich
diese auf die Anforderungen von Agenturen spezialisiert hat.
Aufgabenverwaltung mit dem Kanban-Prinzip
Du kennst wahrscheinlich Trello oder ähnliche Tools für das
Aufgabenmanagement, die mit übergeordneten Boards, Spalten und
Karten arbeiten. Dieses Prinzip ist mittlerweile eine Art Standard,
nach dem viele solcher Tools funktionieren. Daher ist es umso
wichtiger, dass du weißt, wie du die einzelnen Funktionen der Tools
produktivitätssteigernd einsetzt.
Der Aufbau von Trello basiert auf dem sogenannten Kanban-System.
Das Prinzip stammt aus Japan und bedeutet so viel wie “Schild” oder
“Karte”. Das grundlegende Kanban-Prinzip funktioniert so, dass ein
15Board mehrere Spalten enthält. Diese stellen von links nach rechts den chronologischen Prozess der Aufgabenbearbeitung dar und werden mit Aufgaben-Karten befüllt. Die Spalten werden üblicherweise “To Do”, “In Bearbeitung” und “Erledigt” genannt. In unserem RAIDBOXES Trello-Board gibt es zusätzlich die Liste “Ideen”, welche noch vor dem Backlog an “To-Dos” kommt. Dieses Ideenboard enthält noch keine fertig definierten Aufgaben, sondern lediglich Ideen, die theoretisch einen Nutzen für das Unternehmen bringen, aber erst noch spezifiziert werden müssen. Wenn ein Projekt ansteht, werden also für alle zu erledigenden Aufgaben einzelne Karten erstellt und auf der Liste “To-Do” (dem Aufgaben- Backlog) platziert. Wenn jemand eine seiner “To-Do”-Karten abarbeiten möchte, verschiebt er diese in die Liste “in Bearbeitung”. Erst wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, wird sie auf der Liste “Erledigt” abgelegt. Das Ziel des Kanban-Prinzips ist es, die Arbeitsprozesse dabei immer so schlank und agil wie möglich zu halten. Unter https://trello.com/b/peqZvPdR kannst du dieses beispielhafte Kanban-Board einsehen, kopieren und als Vorlage nutzen (“show menu” – “more” – “copy board”). Durch diese Arbeitsweise hat jedes Teammitglied immer die Übersicht über den aktuellen Stand und die Deadline eines Projektes. Die Tatsache, 16
dass die Bearbeitung der Karten eine hohe Eigenverantwortlichkeit
voraussetzt, beugt außerdem Stagnation vor.
Damit das System funktioniert und der Arbeitsprozess nicht ins Stocken
gerät, darf jedes Teammitglied nur eine begrenzte Anzahl von Karten
gleichzeitig bearbeiten. Wenn sich Engpässe auftun, ist flexibles
Umstrukturieren gefragt. Durch regelmäßige Teammeetings, in denen der
aktuelle Status und die nächsten “To Dos” besprochen werden, wird die
Kommunikation und das Vorantreiben des Projektes gefördert.
Das Kanban-System eignet sich vor allem für kleinere Aufträge. Wenn
es aber um die Erstellung mehrerer Webseiten und große Projekte
geht, bei denen mehrere Teams involviert sind, wird ein Trello-Board
mit nur vier Spalten schnell unübersichtlich. Große Agenturen können
dieses Problem mit Arbeitsbereich-bezogenen Spalten (Design,
Informationsarchitektur, Text, Technik, Projektmanagement) lösen.
Der Status der einzelnen Aufgaben wird dann pro Arbeitsbereich in
regelmäßigen Meetings besprochen, während der Projektmanager den
Gesamtfortschritt im Auge behält.
Warum wir an Trello gescheitert sind (und wie wir das Prob-
lem gelöst haben)
Unser internes Trello-Board kam vor Kurzem an den Punkt, an dem vom
Kanban-Prinzip nur noch ein Karten-Chaos übrig war. Durch die schiere
Menge an Karten aus allen möglichen Bereichen war es schlichtweg
unmöglich, den Überblick zu behalten und Aufgaben zu priorisieren.
Der Grund: Eine zu abstrakte Zielformulierung. Wir haben es nur
unzureichend geschafft, die großen Unternehmensziele in vernünftige
operative Aufgaben herunterzubrechen.
17Das Ergebnis: Das ganze Team hat den Fokus verloren und einige Karten, die eigentlich Priorität gehabt hätten, sind durch das Raster gefallen. Die Lösung: Wir haben Sprints eingeführt. Um agiler zu werden und auch die Produktivität wieder in den Griff zu bekommen, sind wir auf das Projektmanagement-Tool Hygger umgestiegen. Denn: Hygger bietet die Möglichkeit, Karten aus dem Backlog zu priorisieren und in separate Sprint-Boards zu verschieben, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums (=Sprint) abgearbeitet werden müssen. Wir haben uns auf zweiwöchige Sprints geeinigt, damit jeder an mehreren Aufgaben arbeiten kann und sich eventuelle Fehleinschätzungen im Zeitaufwand ausgleichen. Ein weiteres praktisches Feature ist, dass du in Hygger nicht nur den geschätzten Zeitaufwand, sondern auch die tatsächlich benötigten Stunden erfassen kannst. Das erleichtert die Planung und Bewertung der Produktivität für zukünftige Sprints. Unser bisheriges Resümee dieses Tests Durch das Sprint-System und separate Kanban-Boards für die einzelnen Teams sind wir schon deutlich produktiver geworden. Außerdem hat sich durch die vorgegebene Zeitplanung die Absprache zwischen Team- Mitgliedern, die an gleichen Projekten arbeiten, spürbar verbessert. Welche Projektmanagement-Methode und -Tools dich und deine Agentur tatsächlich produktiver machen, wirst du nicht über Nacht herausfinden. Wichtig ist, dass bei der Nutzung neuer Methoden oder Anwendungen alle nach dem gleichen System vorgehen und der neue Prozess einen Weg in den täglichen Workflow aller Mitarbeiter findet. 18
3.2 Dashboards for the win! WP-Seiten zentral verwalten
Da du wahrscheinlich dutzende WordPress-Seiten managst oder nicht
weit von dieser Größenordnung entfernt bist, kennst du vermutlich
schon das ein oder andere Verwaltungstool. Schließlich kommt meist
schon bei einer Handvoll Projekte die Frage auf, wie du mit den gleichen
Ressourcen deinen Output erhöhen kannst.
Damit du einen Überblick darüber bekommst, mit welchem Anbieter
du am meisten Zeit und Nerven sparst, haben wir uns die Funktionen
der bekanntesten WordPress-Verwaltungen angeschaut und mit dem
RAIDBOXES-Dashboard verglichen.
Die richtige Lösung für deine Bedürfnisse
Die kostenlosen Features der meisten Dashboard-Lösungen decken in
der Regel folgende Bereiche ab:
• Login: Single Sign-On oder Login-Verwaltung
• Update-Management: WordPress, Plugins und Themes updaten
• Plugin- und Theme-Verwaltung: (De-)aktivieren, Installieren und
Löschen von WP-Erweiterungen
• Nutzerverwaltung: Vergabe von Zugangs- und Nutzerrechten
Aufgrund dieser Ähnlichkeiten in den Basis-Funktionen ist es sinnvoll,
bei der Wahl des passenden Verwaltungstools die verfügbaren
Zusatzfeatures zu berücksichtigen.
Die folgende Tabelle soll dir helfen, eine Verwaltungs-Lösung zu wählen,
die für die individuellen Anforderungen deiner Agentur der richtige Fit ist.
19Verwaltung
Plugins & Themes P P P P
WP Single Sign-on P P P P
WP-Nutzerrollen O P P €
Automatische Updates
WP-Versionen P P € O
Plugins & Themes € P € O
Backups
Tägl. automatische Backups P € € P
Backup Download P € P O
Sicherheit & Performance
Sicherheits-Check P P € O
Performance-Check O P € O
Uptime Monitor O € € O
Dev-Tools
WordPress Staging P € € O
WordPress Klonen P € € O
WordPress-Vorlagen P O O O
SSH (inkl. WP-CLI & Git) P O O O
Support
minutenschneller Support P O O O
Analyse/Reporting
SEO Ranking O € O O
Google Analytics O P € O
White Label O € € P
O P O
Kundenreports €
Hosting-Features
Kostenlose SSL-Einrichtung P O O O
Serverseitiger NGINX-Cache P O O O
20Nachteile von separaten Verwaltungstools
Bei klassischen Verwaltungstools wie ManageWP und Co. ist natürlich
das Hosting deiner Seiten noch nicht enthalten. Sicherlich könntest du
mit einem generischen Hoster deine Ausgaben möglichst gering halten.
Hier zu sparen bedeutet allerdings oft: Mäßige bis schlechte Perfor-
mance, wenig Mitbestimmung, keine Dev-Features und unpersönlicher
Support. Wenn deine Kunden Probleme mit ihrer Seite haben, kann das
auf dich zurückfallen. Dadurch steigt dein Supportaufwand und die Repu-
tation deiner Agentur leidet.
Ein weiterer Nachteil ist, dass mit einem separaten Verwaltungstool, ne-
ben deinem Hoster, ein weiterer Drittanbieter ins Spiel kommt. So musst
du mehrere Dashboards, Ansprechpartner und Abrechnungsverfahren
managen. Hier kann es auch in Punkto Datenschutz problematisch
werden, da die Seiten deiner Kunden mit dem Verwaltungstool verbun-
den werden müssen. Insbesondere ab Mai 2018, wenn die EU-Daten-
schutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Kraft tritt, ist hier Vorsicht geboten.
Diese verschärft unter anderem die Vorgaben für Unternehmen in Bezug
auf die Sammlung, Nutzung und Speicherung von Kundendaten.
WordPress-Hosting und Verwaltung aus einer Hand
Wenn deine Agentur einen hohen Qualitätsanspruch hat, solltest du nicht
nur das nötigste, sondern das bestmögliche Setup für deine WordPress-
Projekte wählen. Dazu gehört ein Webhoster, der sich auf die besonderen
Anforderungen von WordPress spezialisiert hat, dir den größten
Management-Aufwand abnimmt und dazu Features für die Verwaltung
und Entwicklung deiner Projekte bereitstellt.
21Bei RAIDBOXES bekommst du mit den integrierten Features für Webdesigner und Agenturen, einem intuitiven Verwaltungs-Dashboard und blitzschnellem Support einen vertrauenswürdigen Partner, der ein zusätzliches Verwaltungstool weitestgehend überflüssig macht. Die Alternative – Gar nichts mehr für Tools zahlen Für große Agenturen bietet es sich an, mit den Kunden Wartungsverträge abzuschließen, die das Hosting und Management der Seite beinhalten. Hier wird ein entsprechendes Volumen an Seiten aufgebaut, wodurch sich regelmäßige Einnahmen generieren lassen. Für kleinere Agenturen ist das Vermitteln des Hostings meist die bessere Variante. Bei RAIDBOXES kannst du bspw. mit dem FREE DEV Plan kostenlos hosten und entwickeln. Bei Weitergabe des Vertrags bekommst du entsprechend unseres Agentur-Partnerprogramms eine Provision ausgezahlt. Die Webseite verbleibt in deinem Dashboard und du kannst den Kunden weiterhin betreuen. 3.3 Geheimtipp Passwort-Manager Ein Passwort-Manager mag für die Steigerung der Produktivität nach einem verhältnismäßig unwichtigem Tool klingen. Wir haben allerdings die Erfahrung gemacht, dass es einen extremen Effekt hat. Besonders dann, wenn unterschiedliche Teams (bspw. Designer, Entwickler und die Geschäftsführung) verschiedene Programme und Zugänge verwenden. Durch einen Passwort-Manager wie 1Password hat die ewige Suche nach den richtigen Login-Daten ein Ende. Mit einem Account und einem Master-Passwort kannst du als Admin für verschiedene Leute ausgewählte Passwörter oder Zugänge freischalten. 22
Die Verwendung von Passwort-Managern hat natürlich auch für den
Kunden einen Mehrwert. Zum einen sind sensible Informationen nur für
diejenigen Personen zugänglich, die einen Zugang haben dürfen. Zum
anderen können sensible Daten zentral gelöscht werden, wenn der Kunde
es wünscht. Die Kollegen von elsch&fink sagen:
“Gerade wenn man Kundenseiten auch technisch be-
treut (also einen Support-Vertrag abgeschlossen hat), ist
es unerlässlich mit einer Passwortverwaltung zu arbei-
ten und ein zentrales Hub für alle Seiten zu haben.”
Ob die Verwendung eines Passwort-Managers auch für dich eine
wesentliche Zeitersparnis bedeutet, sei dahingestellt. Schließlich
kommt dadurch ein weiteres Tool dazu, das heruntergeladen, geupdatet,
verstanden und verwaltet werden will.
Bei RAIDBOXES haben wir mit 1Password für die Verwaltung interner
Passwörter bisher sehr gute Erfahrung gemacht. Denn eines spart es
garantiert: Nerven.
23Hier nochmal die genannten Tools auf einen Blick:
• Slack
• Hygger
• Trello
• Moco
• Jira
• Asana
• ActiveCollab
• Basecamp
• 1Password
24Fazit
Natürlich solltest du jetzt nicht sofort losstürmen und dich bei Trello,
Slack und Co. anmelden, dir einen Passwort-Manager und eine
Dashboard-Lösung mit allen Zusatzfeatures zulegen, nur weil du dieses
E-Book gelesen hast. Denn auch das beste Tool der Welt kann nur dann
sinnvoll sein, wenn du es sinnvoll nutzt. Heißt: Der Aufwand für die die
Einführung eines neuen Tools lohnt sich nur, wenn es dir wirklich Zeit
spart oder einen Prozess wesentlich verbessert.
Einige Optimierungsmaßnahmen, darunter die diversen Methoden des
Passwort-Managements, funktionieren relativ eindeutig und sind schnell
umgesetzt. Andere, wie die Implementierung von Projektmanagement-
Tools wie Trello oder Hygger verlangen von den Nutzern deutlich
mehr Hintergrundkenntnisse und Absprachen bis sich der Prozess
im gesamten Team etabliert hat. Daher solltest du dir Gedanken
darüber machen, ob und wie du und dein Team ein neues Tool wirklich
gewinnbringend verwenden können.
Wenn du erfahren möchtest, wie genau du mit den RAIDBOXES-Features
wie bspw. den automatischen Plugin- und Themeupdates, Backups,
Caching, Staging, Single Sign-on, SSH und der Vorlagen-Funktion Zeit
und Nerven sparen kannst, nimm Kontakt mit uns auf. Wir zeigen dir
gerne, wie du mit unserem spezialisierten WordPress-Hosting nicht nur
produktiver wirst, sondern auch einen steten Strom an wiederkehrendem
Umsatz generierst.
25© 2017 RAIDBOXES GmbH Agentur-Tools 2018 – So managst du deine WordPress-Agentur effektiver Alle Rechte vorbehalten. Jeder Teil dieser Veröffentlichung darf auch ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers die ein unbeschränk- tes Vervielfältigen erlaubt, in irgendeiner Form oder auf irgendeine Weise, sei es elektronisch oder mechanisch, durch Fotokopie, Aufzeichnung oder anderweitig, egal für welchen Zweck, reproduziert, auf einem Daten- system gespeichert oder übertragen werden.
Sie können auch lesen
