ANLEITUNG EVANGELISCHE LANDESKIRCHE IN WÜRTTEMBERG - PC im Pfarramt
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A NLEITUNG
EVANGELISCHE LANDESKIRCHE
IN WÜRTTEMBERG
Anwendungsname: Microsoft Teams Version der Anwendung: Teams für Microsoft Office 365 Systemvorrausetzungen: Windows 10 für Teams App / Windows 7 Webapp Zielsysteme Client Zielgruppe der Anleitung: Endanwender Installationsquelle: Klicken oder tippen Sie hier, um Text einzugeben. Ansprechpartner Software Klicken oder tippen Sie hier, um Text einzugeben. beim Kunden (Optional) Herstellerwebseite (Optional) https://teams.microsoft.com/ Zu verbesserten Kommunikation bietet Microsoft Teams mehre Möglichkeiten Audio-/Videokonferenzen durchzuführen: - Teams-Besprechungen aus Outlook heraus - Video-/Audioanrufe mit einzelnen Personen bzw. AdHoc zusammengestellten Gruppen - Video-/Audioanrufe mit Mitgliedern eines Team Diese Möglichkeiten werden im Folgenden kurz beschrieben und anhand eines Beispieles vorgestellt. Bitte schalten Sie bei Telefongesprächen über Teams die Übertragung des Videosignals wenn nicht benötigt ab, da dies unter Umständen zu Verzögerungen und Störungen des Telefongespräches führen kann. Noch weniger Bandbreite benötigt die Nutzung von textbasierten Chats mit Teams.
1 Einladen zu einer Gemeinderatssitzung/Gremium per MS Teams Sie sind Nutzer von PC im Pfarramt und möchten mit einem oder mehreren Teilnehmern eine Video/Audiokonferenz über MS Teams abhalten? Im folgenden bekommen Sie eine Schritt-für-Schritt-Erklärung am Beispiel einer Gemeinderatssitzung vorgeführt. 1.1 Technische Voraussetzungen zur Teilnahme an MS Teams Alle Laptop/Surface-Geräte von PC-im-Pfarramt besitzen die nötigen Voraussetzungen für die Teilnahme an Teams. Möchten Sie von einem anderen Rechner teilnehme n, sind die Voraussetzung zur Teilnahme an Teams- Videobesprechungen neben dem Computer eine Webcam und entweder Mikrophon und Lautsprecher oder ein Headset-Kopfhörer. Besitzen Sie keine Webcam oder möchten diese nicht benutzen, können Sie auch nur per Audio teilnehmen: Besitzen Sie weder Webcam noch Audioequipment, können Sie auch nur per Text -Chat teilnehmen.
2 Besprechungen erstellen/starten
2.1 Teams-Besprechungen aus Outlook heraus erstellen
Wenn Sie als PC-im-
Pfarramt-Benutzer in
Outlook eine neue
Besprechung erstellen,
gibt es dort eine
Schaltfläche „Teams-
Besprechung“. Durch
einen Klick darauf wird
aus der regulären Outlook
Besprechung eine Teams Hinweis:
Besprechung mit einem Sollte die Schaltfläche „Teams-Besprechung“ nicht im Outlook erscheinen,
Link zur Teilnahme. führen Sie bitte folgende Schritte durch.
1. Download von Teams: https://teams.microsoft.com/downloads und
ausführen der Installation.
2. Einloggen bei MS Teams mit Ihrer Emailadresse und Ihrem PC-im-
Pfarramt-Passwort.
3. Nach dem Login-Vorgang MS Teams und Outlook neu starten.
Jetzt sollte die Schaltfläche „Teams-Besprechung“ bei Ihnen im Outlook
angezeigt werden.
Sie können nun wie
gewohnt die Uhrzeit und
die Teilnehmer der
Besprechung festlegen
und die Besprechung
senden. Sie können auch
Personen von außerhalb
Ihrer Organisation aus
Outlook einladen.
Danach schicken Sie die
Einladung mit einem Klick
auf „Senden“.
Die Teilnehmer erhalten
dann eine
Besprechungsanfrage und
müssen zum Zeitpunkt
des Termins nur auf den
Link im Kalendereintrag
klicken, um teilzunehmen.
2.2 Beginnen der Teams-Konferenz Ist der Zeitpunkt der Teams-Konferenz gekommen, klicken alle Teilnehmer (am besten ein paar Minuten vor Besprechungsbegin n) auf den Link „an Besprechung teilnehmen“. Dann öffnet sich im Browser das nebenstehende Bild. Sie können auswählen, ob Sie in der installierten Teams-App oder in der Web-Version teilnehmen wollen. Beide Varianten sind möglich. Die einfachere Variante ist (insbesondere für Gäste ohne PCimPfarramt- Konto) die Web- Variante per Browser.
Als nächstes müssen Sie der Anwendung den Zugriff auf Kamera und Mikrofon erlauben. Diese Darstellung kann je nach verwendetem Browser unterschiedlich aussehen. Nun geben Sie sich einen Namen für Ihre Teilnahme an der Besprechung, welcher den anderen Teilnehmern angezeigt wird.
Danach nehmen Sie automatisch an der Besprechung teil, Sind Sie der Besprechungsorgan isator, so erhalten Sie eine Information, sobald andere Teilnehmer „im Wartebereich“ sind und von Ihnen zugelassen werden können. Sind Sie Besprechungsteilne hmer, so warten Sie im Wartebereich bis ein Teilnehmer Sie zulässt. Danach können Sie Ihre Videokonferenz beginnen. Bitte beachten Sie, dass maximal 4 Teilnehmer gleichzeitig angezeigt werden können. Zusätzliche Teilnehmer sind ebenfalls in der Konferenz, werden aber nicht gleichzeitig angezeigt. Die Audiospur wird aber unabhängig davon an alle Teilnehmer übertragen. Zum Beenden einer Teams- Besprechung benutzen Sie bitte das Hörer-Symbol um „aufzulegen“.
3 Bedienelemente während einer Audio-/Videokonferenz Hier eine Beschreibung der Bedienelemente während einer Teams Konferenz. Mit dem Kamerasymbol können Sie die Übertragung Ihres Kamerabildes an und ausschalten. Mit dem Mikrofonsymbol können Sie Ihr Mikrofon stumm schalten. Mit dem Präsentationssymbol können Sie Ihren Bildschirm, bzw. eine einzelne Anwendung, wie z.B. eine geöffnete Powerpoint Präsentation den anderen Teilnehmern präsentieren (Nur in der Teams App verfügbar, in der Web App wie hier ausgegraut) Mit den Punkten können Sie erweiterte Einstellungen, wie z.B: den Vollbildmodus tätigen. Mit dem Chat Symbol können Sie den Besprechungschat parallel öffnen. Mit dem Teilnehmer-Symbol können Sie die Teilnehmer der Konferenz anzeigen und ggf. weitere Teilnehmer hinzufügen. Mit dem Hörer Symbol beenden Sie Ihre Teilnahme an dem Telefonat .
4 Hinweise
• Die Nutzung der Funktion "Teams" ist erklärungsbedürftig, weshalb wir von einer
pauschalen Freigabe abgesehen haben. Um Ihnen einen Zugang zu diesen
Funktionen zu ermöglichen und Sie bestmöglich bei der Anwendung zu
unterstützen, hat der Evangelische Oberkirchenrat am 27. März 2020 per Mail alle
geschäftsführenden Pfarrämter und Dekanatämter darum gebete n einen zentralen
Ansprechpartner für MS Teams zu benennen. Wenn Sie diese Funktion nutzen
möchten, erfragen Sie daher bitte in Ihrer Organisationseinheit den/die
Ansprechpartner*in.
Alle anderen Einrichtungen/Werke/Dienste, die PC im Pfarramt nutzen, erh alten in
Kürze eine E-Mail dazu.“
• Im Bildschirm können maximal 4 Teilnehmer gleichzeitig per Video angezeigt
werden. Der Bildausschnitt ist dabei nicht manuell anpassbar.
• Eine Funktion „Handheben“ gibt es derzeit noch nicht, soll aber demnächst
implementiert werden.
• Der Einsatz von MS Teams in der Landeskirche ist datenschutzrechtlich und
sicherheitstechnisch geprüft. Zur zusätzlichen Sicherheit sollten
seelsorgerische Gespräche aber besser per Telefon gehalten werden.
• Informationen zur Beschlussfassung im Rahmen von Videokonferenzen finden Sie
hier: https://bit.ly/2QwPYrm
• Die Landeskirche hat sich vor dem Hintergrund der zunehmenden Digita lisierung
der Arbeitswelt für MS Teams entschieden, da dies keine isolierte
Videokonferenzlösung ist, sondern kollaboratives Arbeiten und eine Einbindung in
die sonstige Arbeitsumgebung (Office 365) ermöglicht.
• Aktenrelevante Sachverhalte sind auf der Akte zu dokumentieren.
• Teilnahme an Videokonferenzen über Smartphone ist möglich.
• Die Möglichkeit einer Telefoneinwahl besteht nicht.
5 Installation und Konfigurationsanleitung für die Anwendung Microsoft Teams. Mit den folgenden Schritten können Sie das Programm Teams auf den durch das Referat IT betreuten Geräten starten. Sollten Sie Probleme beim starten der Teams App haben oder ist Ihr Gerät noch nicht auf Windows 10 Umgestellt worden, so können Sie auch alternativ über eine Internetseite Teams aufrufen. Gehen Sie hierfür zu dem Punkt Teams Web Anwendung Teams App Sie können das Programm „Teams“ über das Startmenü aufrufen. Tippen Sie hierfür in der Suchleiste „Teams“ ein und starten dann die Anwendung Microsoft Teams. Wird bei der Suche keine Teams Anwendung angezeigt, so klicken Sie bitte auf folgenden Link: Teams Starten Sollten Sie nebenstehende Warnung erhalten, klicken Sie auf „Zulassen“.
Wurde auf dem Gerät Teams schon bereits aufgespielt, startet nun die Installation von Teams. Nach der Installation startet Teams und Sie finden die Teams Anwendung auf Ihrem Desktop. Wenn nach Ihrer E-Mail Adresse gefragt wird, so geben Sie bitte Ihre Dienstliche Adresse ein. Teams Web Anwendung Sollte Sie Teams nicht auf Ihrem Gerät haben, die Installation von Teams nicht starten oder sollten Sie einen Windows 7 Rechner haben, so können Sie Teams auch über eine Internetseite aufrufen. Gehen Sie hierfür auf folgende Webseite: https://teams.microsoft.c om/ Klicken Sie hier auf „Anmelden“
Wählen Sie nun auf der Webseite den Punkt „Stattdessen die Web- App verwenden“ aus. Die Teams Web App wird nun gestartet. (Optional) Wird beim Starten der Anwendung nach Ihrer E- Mail Adresse gefragt werden (siehe rechtes Bildschirmfoto), so geben Sie bitte Ihre Dienstliche Adresse ein. (Optional) Tragen Sie Ihr Windows Kennwort ein, mit dem Sie sich am PC anmelden und klicken Sie dann auf „Anmelden“
Die Teams Web App wird nun gestartet.
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