Arbeitsgruppe Bewertung Protokoll der 27. Sitzung vom Mittwoch, 17. November 2021 im Staatsarchiv Bern
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Arbeitsgruppe Bewertung
Protokoll der 27. Sitzung vom Mittwoch, 17. November 2021
im Staatsarchiv Bern
Anwesend: Stefan Boller (Präsident, StABE), Franziska Brunner (BAR), André Heinzer (StALU), Marc
Hofer (SAOL), Pascal Morisod (ACV), Marcel Müller (StASG), Brigitte Scheuner (SAB), Max
Schultheiss (StadtAZH), Daniel Schwane (StAAG), Caroline Schwarz (StaU), Bernhard Stüssi (StAZH)
Entschuldigt: André Buob (StABS), Grégoire Oguey (AEN, Unterricht an der UniFR)
1. Begrüssung, Übernahme des Protokolls
Stefan Boller begrüsst die Sitzungsteilnehmenden. Nach drei Online-Sitzungen ist es die erste Sitzung
mit persönlicher Anwesenheit.
Speziell willkommen heisst Stefan Boller Max Schultheiss und Brigitte Scheuner, die zum ersten Mal
dabei sind.
Das Protokoll übernimmt Bernhard Stüssi.
Thomas Neukom (ehemaliger Präsident der AG Bewertung) lässt alle Anwesenden herzlich grüssen.
Zur Traktandenliste gehen keine Änderungswünsche ein. Zur Traktandenliste wurde auch ein The-
menkatalog verschickt. Dieser wurde besonders für die neuen Mitglieder «reaktiviert». Die Projekte
sind auch auf der Webseite aufgeführt.
2. Protokoll der 26. Sitzung vom 19. Mai 2021
Das Protokoll wird ohne Kommentar genehmigt und dem Verfasser Pascal Morisod gedankt.
3. Personelles
Verabschiedet werden Marc Hofer, Caroline Schwarz und André Heinzer:
Marc Hofer war seit 2012 Teil der AG Bewertung (Vertreter der Kommunalarchive). Er war sehr aktiv
im Bereich Bewertung und präsentierte das Thema auch jeweils im VSA-Grundkurs.
Caroline Schwarz geht in den Mutterschaftsurlaub und verlässt auch das Stadtarchiv Uster. Sie war
seit 2015 in der AG Bewertung (Vertreterin der Kommunalarchive). Caroline Schwarz hat besonders
viele Bewertungsentscheide eingebracht.André Heinzer tritt aufgrund einer Reorganisation im StALU aus der AG Bewertung aus. Er übernimmt
eine neue Stelle bei den Pertinenzbeständen, wo er mehr in den Bereichen Erschliessung und Ver-
mittlung als in der Bewertung tätig sein wird. André Heinzer war seit 2010 Teil der AG Bewertung und
betreute die Publikation der Bewertungsentscheide.
Stefan Boller dankt allen drei scheidenden Mitgliedern für ihr grosses Engagement und ihre rege Be-
teiligung an den Aktivitäten der AG: für das Mitdenken und Mitdiskutieren, für die Erarbeitung von Be-
wertungsempfehlungen, das Beisteuern von Bewertungsentscheiden, die Mitarbeit im Projekt Überar-
beitung KoKo-Papiere und so weiter. Er überreicht den drei Austretenden je ein archivisch-geistrei-
ches Geschenk: évidence, esprit!
Alle drei bedanken sich in kurzen, herzlichen Worten für die angenehme Zusammenarbeit und den
Austausch und hoffen, die Kolleginnen und Kollegen in anderem Zusammenhang wieder zu sehen.
Auf den Aufruf von Stefan Boller an grössere Stadtarchive (Zürich, Bern, Winterthur, Luzern) haben
sich zwei an einer Mitarbeit in der AG Interessierte gemeldet: Max Schultheiss vom Stadtarchiv Zürich
und Brigitte Scheuner vom Stadtarchiv Bern. Sie sind probehalber an der Sitzung anwesend; die Kom-
munalarchive wären mit ihnen wieder mit zwei Mitgliedern in der AG vertreten.
Max Schultheiss und Brigitte Scheuner stellen sich kurz vor:
Max Schultheiss ist Leiter Archivierung und Recherche im StadtAZH und Mitglied der erweiterten Ge-
schäftsleitung. Er hat oft mit Bewertungsfragen zu tun, so bei Altbeständen, Ablieferungen privater
Provenienz oder im vorarchivischen Bereich. Besonders aktuell ist in seinem Archiv die Übernahme
und Bewertung von Daten aus Fachapplikationen. Weiterhin aktuell (auch bei Privatarchiven) ist die
Übernahme von analogen Unterlagen.
Brigitte Scheuner ist Absolventin des MAS ALIS und seit 2011 im Stadtarchiv Bern als Fachspezialis-
tin Records Management und GEVER tätig. Seit 2012 verwendet die Stadt Bern ein GEVER-System
für politische Geschäfte. Brigitte Scheuner ist zudem verantwortlich für die Übernahme von Akten von
Gemeinde- und Stadtrat, von Verträgen und Reglementen sowie zu Wahlen und Abstimmungen.
Max Schultheiss und Brigitte Scheuner werden gebeten, Stefan Boller bis zum 30. November 2021
mitzuteilen, ob sie in die AG Bewertung eintreten.
Das StALU portiert mit Yosvany Hernandez einen Nachfolger für André Heinzer. Yosvany Hernandez
ist in den Bereichen Überlieferungsbildung und Erschliessung tätig und wirkt im KOST-Projekt 18-037
Harmonisierung der Informatik in der Strafjustiz mit. Er wird zur nächsten Sitzung der AG Bewertung
eingeladen.
Die bisher von André Heinzer wahrgenommene Publikation der Bewertungsentscheide (s. Trak-
tandum 6.1) wird von Bernhard Stüssi übernommen.
Interessierte können sich nach wie vor für eine Mitarbeit in der AG Bewertung melden. Wichtig ist,
dass die Archive aller drei staatlichen Ebenen vertreten sind, sowie ein ausgewogener Anteil der
Sprachregionen (DE, FR, IT) und der Geschlechter.
4. Mitteilungen
2022 feiert der VSA sein 100-jähriges Bestehen. Weitere Informationen dazu werden folgen.
Ländertreffen Bewertung D-A-CH vom 10.11.2021: Nach einer Vorbesprechung von Stefan Boller mit
Elisabeth Schöggl-Ernst (VÖA-AG Überlieferungsbildung und Bewertung) und Matthias Buchholz
(VdA-Arbeitskreis Archivische Bewertung) im Sommer fand das Treffen virtuell statt. Alle Mitglieder
der drei Arbeitsgruppen waren eingeladen, es nahmen ca. 20 Personen aus allen drei Ländern teil:
Die VSA-AG war mit sechs Teilnehmenden vertreten: Stefan Boller, Franziska Brunner, André Buob,
Pascal Morisod, Caroline Schwarz und Bernhard Stüssi. Marcel Müller konnte wegen technischen
Problemen nicht teilnehmen. Aus Deutschland nahmen nebst Andrea Wendenburg (Leitung VdA-Ar-
beitskreis Archivische Bewertung) und aus Österreich nebst Brigitte Rigele (Leitung VÖA-AG Überlie-
ferungsbildung und Bewertung) weitere Kolleginnen und Kollegen aus den beiden Arbeitskreisen/Ar-
beitsgruppen teil.
In einem ersten Teil stellten sich die Arbeitsgruppen vor, der zweite Teil war der Diskussion über aktu-
elle Bewertungsthemen und mögliche Formen der Zusammenarbeit gewidmet. Der Austausch war
konstruktiv und anregend. Alle Teilnehmenden sind an einer Zusammenarbeit interessiert. Speziell
gelobt wurde der Webauftritt der Schweizer AG. Diskutiert wurden u. a. aktuelle Herausforderungen
und Chancen im digitalen Bereich, im Speziellen die Bewertung, aber auch Information Management
2und digitales Langzeitarchiv im Allgemeinen, so z. B. die Problematik von unstrukturierten, «kreati-
ven» bzw. hybriden Ablagen. Die teilnehmenden Archive äusserten sich zu ihren Ansätzen und ihrem
Umsetzungsstand.
Der VÖA nahm Bezug auf das kürzlich erstellte Papier «Handreichung zur Bewertung digitaler Unter-
lagen». Es wird in Scrinium publiziert und wurde zu Handen der Verteiler zur Verfügung gestellt. Ste-
fan Boller hat es den Mitgliedern der AG Bewertung weitergeleitet.
Als Beispiel für Informationsmanagement schickte Stefan Boller den Kolleginnen und Kollegen im In-
und Ausland das «Formular Überprüfung BE-GEVER» des StABE, das dort u. a. dazu verwendet
wird, sicherzustellen, dass Bewertungsentscheide und Vorgaben zu Dossierbildung und Metadatie-
rung auch umgesetzt werden.
Für die weitere Zusammenarbeit wurden zwei Varianten vorgeschlagen: entweder der gemeinsame
Review eines Arbeitspapiers oder die Vertiefung eines bestimmten Themas. Es wurde beschlossen,
quasi beides zu machen: Das Thema Bewertung von Fachverfahren wird anhand der Papiere des
VdA-AK «Bewertung elektronischer Fachverfahren» (ARCHIVAR 68, 2015, S. 89-92) und der VSA-AG
(«Checkliste zur archivischen Bewertung von Fachanwendungen», 2021) diskutiert.
André Buob lässt via Stefan Boller ausrichten: «Der internationale Austausch war sehr interessant und
die geplante Vorgehensweise (Erarbeitung eines gemeinsamen Papiers) sehe ich als sehr sinnvoll an.
Besonders wichtig ist der gemeinsame Standpunkt, dass Bewertung auch bei digitalen Akten stattfin-
den soll. Herausarbeitung von Gemeinsamkeiten (welche überwiegen werden) und Unterschieden
(welche als Varianten eingestuft werden können) sollte angestrebt werden.»
Der nächste Austausch ist für Ende Februar/Anfang Februar 2022 geplant. Eine Doodle-Umfrage
folgt.
Die AG-Mitglieder erklären sich damit einverstanden, dass Stefan Andrea Wendenburg ihre geschäftli-
chen E-Mail-Adressen weitergibt zwecks Vereinfachung der Organisation des weiteren Austauschs.
Thema Ämter-Konferenzen unterhalb der regierungsrätlichen Ebene: Stefan Boller hat am 20.5.2021
Reto Weiss (Staatsarchivar GR) offiziell auf seinen Vorschlag vom 19.3.2021, auch Vereinbarungen
zur Archivierung von wichtigen Ämter-Konferenzen abzuschliessen, geantwortet, dass die AG Bewer-
tung aktuell das Projekt zur systematischen Überprüfung von KoKo-Papieren, das ihre Ressourcen bis
auf Weiteres zu einem grossen Teil bindet, priorisiert, dass sie aber hoffentlich mittelfristig, z.B. ab
Frühjahr 2023, hierzu ein Vorhaben lancieren kann.
5. Präsentation aktueller Bewertungsthemen im Stadtarchiv Bern
Brigitte Scheuner präsentiert aktuelle Bewertungsthemen im Stadtarchiv Bern, die auch für die AG Be-
wertung interessant sein könnten. Sie hebt besonders hervor, dass Bewertungsentscheide überdacht
werden müssen, weil Dossiers, die bisher in Papierform geführt wurden, in Fachapplikationen nach
neuen Kriterien gebildet werden. Eine weitere Frage für die Bewertung sind Gemeindedaten auf kan-
tonalen Systemen (bzw. solchen des Bundes). Ein Schwerpunkt von Brigitte Scheuners Arbeit ist die
prospektive Bewertung des Stadtberner GEVER-Systems (CMI, 9 Mandanten, Inbetriebnahme bei
den ersten Stellen (Stadt- und Gemeinderat) im November 2012), das v. a. für politische Geschäfte
verwendet wird. Die Lifecycle-Schnittstelle ist noch nicht umgesetzt. Zwei Fachspezialistinnen für
elektronische Archivierung betreuen die Übernahme von Informationen aus Fachanwendungen. Bei
Fachanwendungen mit Dossierprinzip wird eine Schnittstelle nach eCH-0160 oder METS/Matterhorn
angestrebt. Brigitte Scheuner weist weiter auf das Zusammenspiel einer hybriden Übernahme von
(wenigen) Papierunterlagen (Rechtskraft durch Unterschrift) und aus Fachapplikationen (z. B. Zeit-
stand der Gesetzessammlung) hin. Als letzten Punkt spricht Brigitte Scheuner die Überlieferungsbil-
dung regionaler Organisationen an, wo die Frage der Zuständigkeit im Vordergrund steht.
Das (gesetzlich festgeschriebene) Kriterium für den Wechsel von der analogen zur digitalen Archivie-
rung ist in der Stadt Bern grundsätzlich das Vorhandensein einer Fachapplikation oder eines GEVER-
Systems (d. h. strukturierte Dossierführung). Übernahmen aus Fileablagen sind Verhandlungssache.
In diesen Fällen macht das SAB die SIPs selber.
Das SAB ist involviert bei Projekten zur Einführung von neuen Fachanwendungen. Früher mussten
solche Projekte bei den Informatikdiensten angemeldet werden, die dann das SAB informierten. Heute
werden Einführungsvorhaben über ein Digitalportfolio (geführt von der Fachstelle für digitale Entwick-
lung und den Informatikdiensten) bewirtschaftet, wobei sich das SAB auch von sich aus einschalten
kann. Ferner muss das Strategiegremium «Konferenz Digital Stadt Bern» sämtliche Informatikprojekte
3bewilligen. Bei Neuausschreibungen von Fachanwendungen mit Dossierprinzip wird vom SAB eine
Ablieferungsschnittstelle nach METS/Matterhorn oder eCH-0160 verlangt. Dabei arbeitet das SAB oft
bereits in der Projektphase mit dem Hersteller zusammen. Das SAB arbeitet mit den Docuteam-In-
gesttools. SIPs nach eCH-0160 werden auf METS/Matterhorn gemappt.
Marc Hofer berichtet, dass der Einführung eines GEVER-Systems in Olten die Analyse von Ge-
schäftsprozessen voranging. Die Situation in Bern ist ähnlich, wobei die Stadtkanzlei Vorgaben zu den
Geschäftsabläufen für das Einreichen von Gemeinderatsgeschäften macht. Das SAB definierte in en-
ger Zusammenarbeit mit den Aktenbildnern deren konkrete Geschäftsprozesse in technisch-organisa-
torischer Hinsicht. Das Vorgehen wird positiv beurteilt, sei aber aufwändig.
Für die Dienststellen steht bei der Einführung einer neuen Fachanwendung das Fachliche im Vorder-
grund. Die Funktionalitäten sind oft sehr spezialisiert und komplex. Für die Archivierung ist eine Ver-
einfachung nötig, was eine Herausforderung darstellt. Die Akzeptanz, auch diese Aspekte zu berück-
sichtigen (sowie generell die Rechtsgrundlage), ist in der Regel bei der Dienststelle vorhanden.
Die (fachlich-inhaltliche) Expertise der Dienststellen ist auch für die Bewertung wichtig. Der Austausch
mit dem Archiv geschieht meist vor dem Hintergrund eines konkreten Aktenangebots oder einer be-
stehenden Ablieferungsvereinbarung.
Max Schultheiss erläutert, dass das StadtAZH bei Aktenangeboten stark auf die Einlieferung von Ver-
zeichnissen pocht. Bei grossen seriellen Aktenserien sind solche Verzeichnisse zwingend. Besonders
bei heterogenen, älteren Aktenbeständen sind sie allerdings manchmal nicht mit vertretbarem Auf-
wand erstellbar. Die Stadt Zürich betreibt ein einheitliches GEVER-System («ELO»). Das Team Re-
cords Management & Vorarchiv des Stadtarchivs ist seitens StadtAZH dafür zuständig. Die Ämter ma-
chen einen Vorschlag zur prospektiven Bewertung ihrer Akten, der mit einem weiteren Vorschlag des
Archiv-Teams verglichen wird. Jeden Monat behandelt (und genehmigt ggf.) auf dieser Grundlage die
erweiterte GL (5 Personen) die neuen prospektiven Bewertungsentscheide (ca. 2-3 Stück pro Monat
bei 90 Dienststellen).
Die Anwesenden sehen viele mögliche Anknüpfungspunkte für eine fruchtbare Mitarbeit von Max
Schultheiss und Brigitte Scheuner, die beide ihr Interesse bekräftigen. Für Brigitte Scheuner steht das
Thema «Überlieferungsbildung» gegenüber der Bewertung im Vordergrund, z. B. bezüglich der Archi-
vierung aus ebenenübergreifenden Informationssystemen.
Eine kurze Diskussion ergibt, dass die Sicht der Benutzenden bei der Bewertung noch mehr einbezo-
gen werden könnte.
Caroline Schwarz schickt den AG-Mitgliedern ein Set Dokumente (Merkblätter, Erschliessungshand-
buch) zum Thema Privatarchive.
6. Projekte der Arbeitsgruppe
6.1 Bewertungsentscheide im Internet (A. Heinzer)
An der Sitzung vom 18.11.2020 wurde abgemacht, dass jedes AG-Mitglied ein befreundetes Archiv
anschreibt und um zwei Bewertungsentscheide bittet. Die Koordination erfolgt durch André Heinzer.
Mit Stand letzter Sitzung (19.5.2021) waren fünf Entscheide eingegangen (Landesarchiv Appenzell I.
Rh. und StAGR) und weitere in Aussicht gestellt (Stadtarchiv Winterthur, Staatsarchiv Zug, Staatsar-
chiv Solothurn, Staatsarchiv Wallis, ACV, Stadtarchiv St. Gallen). Aktueller Stand:
Das StASO brachte einen Vorbehalt gegenüber dem Formular der AG Bewertung (zu einschränkend)
vor und hat nach Absprache mit André Heinzer einen Bewertungsentscheid beigesteuert, der nach
eigenen formalen Kriterien aufgebaut und gestaltet ist.
Die beiden Bewertungsentscheide des StAGR wurden veröffentlicht.
Der Bewertungsentscheid des Landesarchivs Appenzell Innerrhoden zum Thema Handelsregister
wird bereits rege abgerufen.
Konkrete Rückmeldungen der Staatsarchive Zug und Wallis sowie der Stadtarchive St. Gallen und
Winterthur sind noch ausstehend.
4Bewertungsentscheide sind immer willkommen, auch von den Stadtarchiven Bern (bereits mit ca. 13
Entscheiden auf der Plattform vertreten) und von Zürich (mit ca. 2 Entscheiden vertreten). Diese Ent-
scheide sind kein Produkt der AG. Die AG stellt lediglich die Publikation sicher und fördert somit den
Austausch zwischen staatlichen Archiven über konkrete Bewertungsfragen und -entscheide.
André Heinzer schätzt den Aufwand für die Koordination und das Aufschalten der Bewertungsent-
scheide auf der Webseite auf ca. einen Arbeitstag pro Semester. Er steht für die Einführung von Bern-
hard Stüssi zur Verfügung und ersetzt die E-Mail-Adresse auf der Webseite entsprechend.
Anlässlich des anstehenden Relaunchs der VSA-Website wird Bernhard Stüssi als Anliegen der AG
einbringen, dass die über 300 Entscheide als filtrierbare Tabelle angezeigt werden. Voraussichtlich ist
dazu zuerst ein Pilot aufzusetzen.
Marc Hofer wird die im Protokoll vom 19. Mai 2021 erwähnten Bewertungsinstrumente für Bau- und
Vormundschaftsakten, die er als privater Archivdienstleister erstellt hat, noch auf «neutraler Basis»
(als Produkt des Stadtarchivs Olten) neuformulieren und für die Publikation auf der VSA-Webseite zur
Verfügung stellen.
6.2 Gemeinsame Informationssysteme Bund/Kantone (St. Boller)
Stefan Boller erläutert das KOST-Projekt 18-038 Ebenenübergreifende Informationssysteme. Gegen-
über den Informationen im letzten Protokoll gibt es keine grundlegenden Neuigkeiten. Der Schlussbe-
richt der KOST-Arbeitsgruppe GT-SIT wurde freigegeben und ist publiziert. Die ADK hat beschlossen,
dass die KOST-Geschäftsstelle eine führende Rolle als Koordinationsgremium haben soll. Die Umset-
zung der Empfehlungen der AG ist jedoch pendent (Positionspapier zur Anbietepflicht von Informati-
onssystemen und rechtliche Klarstellung; Koordination des Informationsflusses, Vorabklärungen zu
den Informationssystemen und Aktualisierung der Liste der Informationssysteme durch das Koordina-
tionsgremium). Selbentags wie die AG-Sitzung (am 17.11.2021) ist die Herbstsitzung der ADK. Nach
aktuellem Wissensstand ist die Haltung der ADK, dass zuerst das Koordinationsgremium entstehen
und dieses seine Arbeit aufnehmen soll, ehe konkrete weitere Schritte unternommen werden. Ein Pi-
lotprojekt, das sowohl KOST-Mitgliedern als auch Externen offenstände, wäre jedoch weiterhin will-
kommen. KOST-Mitglieder werden gebeten, sich mit ihren Projekten einzubringen und sich dazu bei
der KOST-Geschäftsstelle zu melden.
Am 29.10.2021 fand in Zug eine «table ronde» der AG Stadt- und Gemeindearchive statt. Thema wa-
ren Kommunale Daten in kantonalen und nationalen Fachanwendungen. Grégoire Oguey nahm daran
teil und berichtete der AG Bewertung mit E-Mail vom 5.11.2021. Grégoire Oguey hat selber zum
Thema «Die Archivierung von Querschnitts-Informationssystemen: kantonale und nationale Überle-
gungen» referiert und über das KOST-Projekt und dessen Ergebnisse berichtet. Bei kommunalen Da-
ten, so sein Fazit der Fachdiskussion, ist entscheidend, wie die Aufgabenteilung zwischen Kanton und
Gemeinden funktioniert, welche Kompetenzen die Staats- bzw. kantonalen Archive gegenüber den
Gemeinden haben und wie die Informatik organisiert ist.
6.3 Publikation von Master-Arbeiten der (Fach-)Hochschulen (A. Buob)
Die Liste der Neuerscheinungen wurde letztmals am 11.11.2020 aktualisiert. André Buob ist an einer
weiteren Aufdatierung und wird die Liste bis Ende 2021 Stefan Boller zur Veröffentlichung zustellen.
6.4 Überprüfung von KoKo-Papieren auf ihre Aktualität (F. Brunner)
Das Projekt ist seit 2016 im Gang. Vorgehen: Papiere werden unter den AG-Mitgliedern aufgeteilt, Än-
derungen im Überarbeitungsmodus vorgenommen, Review durch Franziska Brunner, nochmalige
Überarbeitung, Genehmigung durch den Vorstand, Übersetzung der Zusammenfassung, Publikation.
An der letzten Sitzung wurde entschieden, als Vereinfachung des Vorgehens nochmals kritisch zu
überprüfen, welche Papiere überhaupt noch aktualisiert werden müssen. Die zu bearbeitenden Pa-
piere wurden verteilt. Die Überarbeitungsprojekte sollen möglichst bis Ende 2022 abgeschlossen wer-
den, damit wieder Ressourcen für andere Vorhaben frei werden.
5Seit der letzten Sitzung wurden gute Arbeitsfortschritte erzielt (vgl. Beilage «Überarbeitung KoKo-Pa-
piere, Liste mit Zuteilung Überarbeitung, Stand 2021-11-05» im Einladungsmail). Dank an Franziska
Brunner für die Zusammenstellung.
Franziska Brunner berichtet über den aktuellen Stand der Arbeiten zu den KoKo-Papieren:
Status Anzahl Bemerkungen
In Bearbeitung 16 gemäss Info Stefan Boller und Übersicht vom 14.9.2021
(siehe Tabelle unten)
Im Review bei Franziska 3 G8, G19, H6
(Papiere von Stefan und Bernhard)
seit Mai 2021 neu vom Vorstand 14 A3, A4, A28, B9, C2, C8, C11, C12, C16, D11, F3, F11,
genehmigt (davon die meisten G13 (Übersetzungskontrolle durch Grégoire Oguey läuft)
publiziert)
Wer Empfehlung
André H. B7, D10
Bernhard D6, G8
Daniel D9, H4
Franziska A30, C9, C18, C20, C22
Marcel B3, G1, G2, G4
Pascal D13, G14
Stefan G19, H6
Franziska Brunner hat die Papiere der austretenden Caroline Schwarz zur Überarbeitung übernom-
men.
André Heinzer übergibt «seine» Empfehlungen an seinen designierten Nachfolger Yosvany Her-
nandez und instruiert ihn entsprechend.
G8 Pflanzenschutz (Schutz landwirtschaftlicher Kulturen): Bitte von Bernhard Stüssi vom 5.11.2021
um kritisches Gegenlesen. Feedback von Stefan Boller zu einigen Punkten und im Allgemeinen von
André Buob mitgeteilt. Review durch Franziska Brunner.
D1 Nationalstrassen: Gemäss Auftrag Überprüfung KoKo-Papiere ausser Kraft zu setzen. Marc Hofer
hat dies nun auch mittels eines ausformulierten 3-seitigen Antrags an den VSA-Vorstand begründet
(alle Kompetenzen Bereich Nationalstrassen wurden 2008 zentralisiert, womit die Bewertungsaufgabe
allein beim BAR liegt).
Übersetzungen: Übersetzungskontrolle durch Grégoire Oguey läuft bei C2, C8, D11, F11 und durch
Pascal Morisod bei G13. Für die Übersetzungskontrolle ist wohl mit 10-15 Minuten Aufwand pro Pa-
pier zu rechnen. Grégoire Oguey und Pascal Morisod sind gebeten, den effektiven Aufwand zu mel-
den, falls dieser deutlich höher ist. Ziel wäre es, die Papiere nach der Genehmigung durch den Vor-
stand möglichst bald zu publizieren, zumal die Übersetzung durch das VSA-Sekretariat auch innert
einer Woche erfolgte.
Änderungskontrolle bei geringfügigen, aber wichtigen Änderungen am Beispiel B11:
Nebst den durch die AG gänzlich neu erstellten Archivierungsempfehlungen (wie H8 Fürsorgerische
Freiheitsentziehung von 2018) und den Empfehlungen, die einst von der KoKo erstellt wurden und
nun von der AG vollständig überarbeitet werden, gibt es eine weitere Kategorie von Papieren. Es han-
delt sich um bereits vorliegende Papiere, die grundsätzlich noch aktuell sind und die deswegen im ak-
tuellen Projekt zur «Aktualisierung der von der Koordinationskommission des VSA erarbeiteten Archi-
vierungsempfehlungen und -vereinbarungen» nicht überarbeitet werden. Doch auch bei solchen Pa-
pieren kann sich geringfügiger, aber wichtiger Änderungsbedarf ergeben (wie z.B. der Wechsel beim
Betreuerarchiv).
Bei solchen Archivierungsempfehlungen und -vereinbarungen schlägt die AG Bewertung der Einfach-
heit halber vor, dass sie (in Absprache mit allfällig betroffenen Archiven) die Änderung vornimmt, dies
am Ende des Dokuments in einer Änderungskontrolle ausweist und das angepasste Dokument auf
der Website publiziert, ohne formelle Genehmigung durch den Vorstand.
Nach dieser vorgeschlagenen Vorgehensweise hat die AG kürzlich das Papier B11 Fachhochschulen
aus dem Jahr 2006 aktualisiert und als PDF publiziert. Anstoss war hier, dass in der bisherigen Emp-
fehlung die neu gegründete Fachhochschule Graubünden noch nicht abgebildet war. Mit der nun an-
6gepassten Regelung sind das Staatsarchiv Graubünden und das Staatsarchiv St. Gallen einverstan-
den. Nebst dieser Anpassung wurden gleich noch ein paar weitere punktuelle, eher formale Änderun-
gen vorgenommen (wie in der Änderungskontrolle auf der letzten Seite festgehalten). Gegenwärtig
soll aber auf eine systematische Überarbeitung des Dokuments verzichtet werden.
Der VSA-Vorstand erklärte sich mit diesem Vorschlag einverstanden.
Stefan Boller: VSA-Newsmeldung am 2.9.2021, kurze Präsentation an der VSA-Jahresversammlung
vom 16.9.2021. Rolf Aebersold, Alt-Staatsarchivar des Kantons Uri und Präsident und Begründer der
damaligen «KoKo» dankt der AG Bewertung in einem Dankesschreiben für den «uneigennützigen
Einsatz zugunsten der Archivgemeinschaft».
Es gibt keine Checkliste/Handreichung zur Überprüfung der Empfehlungen, aber eine Vorlage zu de-
ren Erstellung. Der Ansatz der AG Bewertung ist, dass bei der Aktualisierung der Empfehlungen die
älteren Empfehlungen soweit noch brauchbar übernommen werden. Wo sinnvoll, wird im Papier ein
Zeitschnitt gemacht. Im Vordergrund sollen konkrete Empfehlungen zur Bewertung der betreffenden
Aktengruppen stehen.
Gewisse offene Punkte (betr. ausser Kraft gesetzte Papiere und allfälliger formaler Anpassung von
nicht überarbeiteten Papieren) werden gelegentlich durch Franziska Brunner und Stefan Boller aufge-
nommen.
6.5 Bewertung von Fachanwendungen (St. Boller)
Die AG Bewertung wurde als Review-Gefäss für die Checkliste beigezogen. Die Checkliste wurde im
April publiziert und kommuniziert. Auf den Aufruf hin, inhaltliche Rückmeldungen, Anregungen und
Praxisbeispiele zu melden, hat bisher nur das StAZH, Bereich Gemeindearchive, reagiert. Seine
Rückmeldung an das StAZH hat Stefan Boller am 1.7.2021 z. K. auch an die AG weitergeleitet. Wei-
terhin können inhaltliche Rückmeldungen und Praxisbeispiele an Stefan Boller gemeldet werden. Eine
allfällige Überarbeitung durch die AG Bewertung wird 2022 angegangen.
Stefan Boller hat die Checkliste an der VSA-Jahresversammlung vom 16.9.2021 vorgestellt. Er berich-
tete am selben Anlass auch von der Aktualisierung der Bewertungsempfehlungen.
Caroline Schwarz richtet von der Fachverantwortlichen Records Management im Stadtarchiv Uster
aus, dass die Checkliste brauchbar sei. Marcel Müller berichtet aus dem StASG, dass die Checkliste
dort in Verwendung stehe und «ihre Wirkung entfalte».
Denkbar ist ein künftiger Ausbau der Liste oder eine Überarbeitung aufgrund der Diskussion mit VdA
und VÖA (s. Traktandum 4).
6.6 Erarbeitung von Bewertungsempfehlungen (Diverse)
Patientendossiers der Spitäler (André Buob): Stand gemäss letzter Sitzung: on hold, Erarbeitung
schon vor langem begonnen, inhaltliche Inputs liegen vor (Archivzyklus Schweiz 2018, Modul 2 zu Pa-
tientenakten, organisiert von ACV, sowie von AEN und StAZH). Falls ein anderes AG-Mitglied dazu
kommt, an der Empfehlung weiterzuarbeiten, würde André Buob dies auf jeden Fall unterstützen.
Ethikkommissionen (Stefan Boller): Stand gemäss letzter Sitzung: on hold, 1. Entwurf diskutiert Ende
2018, Input von StABS und StAZH eingegangen, ggf. auch Zuständigkeiten der Archivierung der
Ethikkommissionen zu klären (wie bei den Vereinbarungen), bislang mit KEK Bern nicht weiterverfolgt,
da für StABE sowie AG Bewertung nicht prioritär.
Stefan Boller ruft die Mitglieder der AG Bewertung auf, bestehende Bewertungsentscheide in diesen
Bereichen zu melden.
Marcel Müller hält die Bewertungsempfehlungen für ein «vielleicht auslaufendes Genre». Im StASG
sind die meisten Ämter bewertet, die Entscheide seien «stabil». Entsprechend hat der Bedarf solcher
Empfehlungen dort stark abgenommen. Auch seien die Aktengruppen lokal doch sehr heterogen, so
dass eine Empfehlung oft zu wenig konkret sei. Wichtig seien die Begründungen, die aber oftmals
fehlten. Vielleicht ginge die Tätigkeit der AG zunehmend weg von der Bewertung hin zur Überliefe-
rungsbildung im Verbund. Stefan Boller gibt zu bedenken, dass die Bewertungsempfehlungen nicht
7zuletzt einen Überblick über die bestehenden Bewertungsentscheide der Archive auf Stufe Bund, Kan-
tone und Gemeinden geben. Im Übrigen sei auch die Überlieferungsbildung im Mandat der AG Bewer-
tung. Es folgt eine kurze Diskussion; Entscheide werden keine gefasst.
7. Aufgaben- und Terminkalender
7.1 Persönliche Aufträge bis Mai 2022
Alle Überarbeitung Bewertungsempfehlungen vorantreiben
Stefan Boller Bewertung von Fachanwendungen, evtl. Ethikkommissionen
Franziska Brunner Review KoKo-Papiere
André Buob Liste mit Diplomarbeiten
Pascal Morisod Traductions des recommandations de l'ancienne commission de
coordination
Marcel Müller --
Grégoire Oguey Traductions des recommandations de l'ancienne commission de
coordination
Daniel Schwane --
Bernhard Stüssi Mit André Heinzer: Pilot mit einer "flachen" Darstellung der Bewer-
tungsentscheide, Einführung «Publikation Bewertungsentscheide»
7.2 Nächste Sitzung
Das Datum für die nächste Sitzung wird mittels Doodle-Umfrage ausgemacht.
8. Varia
Inputs/Präsentationen aus den Archiven sind immer willkommen. Wer etwas beisteuern möchte, wird
gebeten, sich bei Stefan Boller zu melden. Wichtige/aktuelle Themen können auch zwischen den Sit-
zungen auf dem Korrespondenzweg behandelt werden. Für den Arbeitsfortschritt ist es ideal, wenn
ein Thema zu zweit vorbereitet wird und an der AG-Sitzung dann erste Zwischenresultate präsentiert
werden können.
Schluss der Sitzung: 16.45 Uhr; für das Protokoll: Zürich, 19. November 2021, Bernhard Stüssi
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