Die Bestandserhebung 2020 - kurz und kompakt - blsv

Die Bestandserhebung 2020
                   - kurz und kompakt -

1      Login

Bitte loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten (5-stellige Vereinsnummer und Passwort)
im BLSV-Cockpit unter https://cockpit.blsv.de ein.

Passwort nicht bekannt? Sollten Sie ihr Passwort zum Cockpit nicht mehr haben, können
Sie über den Button „neues Passwort erstellen“ eine Neuerstellung per E-Mail anfordern.
Anhand der Vereinsnummer wird nun ein Link an Ihre im Cockpit hinterlegte Vereins-E-
Mailadresse gesendet. Mit Hilfe dieses Links können Sie nun ein neues Passwort erstellen.

Nach dem Login erscheint Ihre persönliche Startseite zum BLSV-Cockpit.

2     Bestandserhebung starten

Die Bestandserhebung starten Sie mit einem Klick auf das Funktionsfenster
„Bestandserhebung 2020“.

Daraufhin öffnet sich das Hinweisfenster „Ihre Bestandserhebung in 3 Schritten“.
Mit Klick auf den Button „Ok“ beginnt die Bestandserhebung.

3       Überprüfung & ggf. Aktualisierung Ihrer Vereinsdaten

Überprüfen Sie nun im ersten Teil die im BLSV-Cockpit hinterlegten Vereinsdaten und
aktualisieren Sie diese bitte bei Bedarf.

       Liegen uns die korrekten Vereinsdaten vor?
       Sind die im Cockpit angegebenen Adressdaten noch gültig?
       Stimmen die Angaben zur Gemeinnützigkeit und zum Freistellungsbescheid?
       Liegt uns die richtige Bankverbindung Ihres Vereins vor?
       Sind die Vereins-Funktionäre noch aktuell?

Haben Sie die einzelnen Punkte geprüft und aktualisiert, so bitte jeden Reiter mit Klick auf
„Bestätigen und Speichern“ bzw. „OK“ abschließen. Am Ende muss bei jedem Punkt ein
grüner Kreis mit Haken ersichtlich sein.

Mit einem Klick auf „Weiter zu 2. Mitgliederverwaltung“ kommen Sie zum nächsten Schritt.

4      Überprüfung und Aktualisierung Ihrer Mitglieder

Der zweite Teil der Bestandserhebung, die Mitgliederverwaltung, erfolgt anhand der
Erfassung aller Vereinsmitglieder zum Zeitpunkt der Bestandserhebung. Beim BLSV sind
alle Mitglieder (Aktive, Passive, fördernde und Ehrenmitglieder) innerhalb des Vereins zu
melden.
Im Rahmen der Mitgliederverwaltung stehen Ihnen nun zwei Möglichkeiten zur
Verfügung:

 Variante 1:                                  Variante 2:

 Automatischer    Datenabgleich    anhand     Manuelle Erfassung und Bearbeitung der
 Upload einer Excel-Liste mit den aktuellen   vorhandenen Vereinsmitglieder in der
 Mitgliederdaten                              BLSV-Datenbank bzw. Hinzufügen von
                                              neuen Vereinsmitgliedern

4.1    Automatischer Datenabgleich (Excel-Upload)
Den Datenabgleich mittels Upload einer Excel-Liste mit allen Mitgliederdaten
empfehlen wir bei vielen Veränderungen bei Ihren Mitgliedern.
Klicken Sie dazu bitte auf den Button „Datenabgleich starten“.

Daraufhin öffnet sich eine Übersichtsseite zum Thema „Datenabgleich – alles auf einen
Blick.

(1) Hier finden Sie wichtige Hinweise zum Datenabgleich

(2) Hier können Sie die PDF-Dateien mit den Sportfachverbandsnummern zur
    Zuordnung der Mitglieder zu Ihren Sportarten/ Disziplinen downloaden

(3) Hier finden Sie die Vorlage der Excel-Liste
(4) Hier geht’s weiter zum Upload der aktuellen Excel-Liste mit den aktuellen
    Mitgliederdaten

Damit der Upload und die Verarbeitung der Excel-Liste zum automatischen Datenabgleich
einwandfrei funktioniert, müssen die Angaben wie in der folgenden Abbildung dargestellt,
angeordnet werden:

Die Excel-Liste muss dabei folgende Informationen der Vereinsmitglieder beinhalten:

   ggf. Titel
   Name
   Vorname
   ggf. Namenszusatz
   Geschlecht (m/w)
   Geburtsdatum (Format „tt.mm.jjjj“)
   Spartennummer
Hinweis: Name und Vorname des Mitglieds sind entsprechend der Schreibweise im
Personalausweis einzutragen (keine Abkürzungen, keine Spitznamen)

Mitglieder, die mehrere Sportarten im Verein ausüben, müssen in der Excel-Liste für jede
Abteilungszugehörigkeit mit der jeweils zugehörigen Spartennummer ein weiteres Mal in
einer eigenen Zeile (siehe Beispiel unten) angegeben werden. Die beiden Zeilen müssen
nicht direkt untereinander stehen.

Wurde die Excel-Datei entsprechend oben stehender Hinweise erstellt, speichern Sie die
Datei bitte ab und laden Sie sie dann über den Button „Datei hochladen“ ins BLSV-Cockpit.

Hinweis: Während des Hochladens muss die Excel-Datei gespeichert und geschlossen
sein.

Nach erfolgreichem    Upload   zeigt   Ihnen   das   Cockpit   die   Veränderungen   Ihrer
Mitgliederdaten an.

 (1) Die Übersicht zeigt Ihnen die Unterschiede zwischen der BLSV-Datenbank und den
     Mitgliederdaten Ihrer aktuellen Excel-Liste an

 (2) Hier können Sie die einzelnen Menüpunkte zur Anzeige der entsprechenden
    Mitgliederdaten (Name, Geburtsdatum, Sportartenzuordnung) aufklappen

 (3) Sind die Daten nicht korrekt, haben Sie hier die Möglichkeit eines erneuten Uploads
     einer korrigierten Excel-Datei

 (4) Hier können Sie die angezeigten Daten übernehmen
 (5) Hierüber können Sie uns bei Fragen oder Problemen schnell kontaktieren

4.2    Manueller Datenabgleich oder Bearbeitung bestehender Mitglieder
Der manuelle Datenabgleich (kein Upload einer Excel-Liste) bietet sich vor allem an, wenn
Sie nur wenige Änderungen in Ihren Mitgliedsdaten vornehmen müssen.

Bearbeitung oder Löschen von Mitgliedern

Über das Symbol     können einzelne Mitglieder bearbeitet werden.

Hinweis: Eine Änderung des Geburtsdatums ist nur über das Kontaktformular oder per E-
Mail an meldung@blsv.de möglich.

Durch einen Klick auf „Speichern“ werden die Änderungen im persönlichen Account des
Sportvereins gespeichert, sind jedoch noch nicht an den BLSV übertragen. Zur endgültigen
Abgabe der Daten bedarf es einer Übertragung der Daten in Teil 3 der Bestandserhebung
„Daten übertragen“.

Sind im BLSV-Cockpit Mitglieder hinterlegt, die ab 2020 kein Vereinsmitglied mehr sind,
können diese über das     vor Abgabe der Bestandserhebung 2020 gelöscht werden.

Manuelles Hinzufügen von neuen Mitgliedern

Möchten Sie einzelne Mitglieder neu anlegen, dann können Sie dies über die manuelle
Eingabemaske vornehmen. Dazu einfach die notwendigen Daten eintragen und auf
„Mitglied hinzufügen“ klicken.

4.3    Anzeige der Mitgliederstatistik
Nach Korrektur Ihres Mitgliederbestands haben Sie nun noch die Möglichkeit, sich die neue
Mitgliederstatistik anzusehen. Hierzu auf den Button „Mitgliederstatistik“ klicken und
aktualisierten Daten werden Ihnen angezeigt.

(1) Hier erhalten Sie einen Überblick über die Anzahl der gemeldeten Vereinsmitglieder
    sowie der gemeldeten Sportarten

(2) Klicken Sie auf „Zurück“, um Mitglieder zu bearbeiten

(3) Klicken Sie auf „Weiter zu 3. Daten bestätigen“, um die Daten nach endgültiger
    Überprüfung an den BLSV zu übertragen

5     Finale Kontrolle der Daten und Abgabe der
      Bestandserhebung

Zum Schluss haben Sie nun nochmals die Möglichkeit, die neu eingetragenen Daten im
BLSV-Cockpit zu überprüfen.

Schauen Sie sich die einzelnen Reiter bitte nochmals genau an, um etwaige Fehler zu
vermeiden.

Ist alles korrekt, dann bestätigen Sie bitte die Vollständigkeit der gespeicherten Daten
durch Hakensetzung.

Mit einem Klick auf den Button „Bestandserhebung abgeben“ übermitteln Sie nun Ihre
Bestandserhebung an den BLSV.

Die erfolgreiche Abgabe wird Ihnen im Anschluss mit folgender Nachricht bestätigt.

Über den angezeigten Link „Datei anzeigen/herunterladen“ können Sie sich die Daten der
Bestandserhebung als PDF-Dokument aufrufen und downloaden.

Über den Button „Zurück zum Cockpit“ geht es zurück zu Ihrer persönlichen Startseite.