Die Hochzeitsmesse Ausstellerhandbuch 21. & 22. November 2020 ratiopharm arena Neu-Ulm www.jaichwill-ulm.de - verliebt. verlobt. verheiratet ...
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verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 Die Hochzeitsmesse Ausstellerhandbuch 21. & 22. November 2020 ratiopharm arena Neu-Ulm www.jaichwill-ulm.de
INHALTSVERZEICHNIS Änderungen zum Vorjahr ............................................................................................................................................................................................ 3 Veranstalter ...................................................................................................................................................................................................................... 4 Das Konzept ...................................................................................................................................................................................................................... 5 Allgemeine Informationen .......................................................................................................................................................................................... 7 Standgrößen und Preise ............................................................................................................................................................................................... 8 Marketing ...........................................................................................................................................................................................................................10 Please support us ........................................................................................................................................................................................................... 12 Ausstellerinformationen ............................................................................................................................................................................................. 13 Die Anmeldung ............................................................................................................................................................................................................... 16 Wichtige Deadlines ........................................................................................................................................................................................................ 16 Während der Messe ...................................................................................................................................................................................................... 17 Kontakt Messebauer .................................................................................................................................................................................................... 18 Vertragliches .................................................................................................................................................................................................................... 19 AGB ratiopharm arena ................................................................................................................................................................................................. 21 AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 2
ÄNDERUNGEN ZUM VORJAHR In den letzten Jahren haben wir Dich immer beim offiziellen Kick-Off Meeting über alle Änderungen und Neuerungen informiert. Nachdem das Meeting in diesem Jahr wegen der Corona Situation nicht stattfinden konnte, haben wir alle wichtigen Punkte für Dich zusammengefasst: Gemeinsam gegen Corona Wir sind überzeugt davon, dass durch einen starken Zusammenhalt die Corona-Krise am besten gemeistert werden kann. Auch wir als Veranstalter wollen unseren Teil dazu beitragen. Aus diesem Grund gelten für dieses Jahr folgende Sonderkonditionen: 1. Jederzeitiges kostenloses Kündigungsrecht bis einschließlich 30.09. ohne Angaben von Gründen. Du kannst dir somit ohne finanzielles Risiko direkt zu Beginn (ab 12.05. ausschließlich online über unsere Webseite) einen Standplatz sichern. Gleichzeitig bleibst Du flexibel und kannst bis Ende September entscheiden, ob Du an der Messe teilnimmst. Auch wir werden Ende September entscheiden, ob wir die Messe dieses Jahr guten Gewissens durchführen können/dürfen. 2. Alle Anmeldungen bis einschließlich 31.05. erhalten 20% Rabatt auf die gebuchte Standfläche. Dieses Jahr kein Messe-Gewinnspiel Nach 2 Jahren streichen wir das einheitliche Messe-Gewinnspiel aus dem Programm. Es müssen also keine Gewinne von jedem Aussteller hierfür zur Verfügung gestellt werden. Parkausweise In diesem Jahr wird es erstmalig Parkausweise für Aussteller geben. Die Ausweise werden kostenlos sein. Details teilen wir zu einem späteren Zeitpunkt mit. Fotoboxen Die Einteilung der Dienstleistungen in Branchen und damit verbunden die Limitierung auf maximal 7 Aussteller je Branche ist ein wichtiger Teil unseres Messekonzeptes. Daher muss Deine Dienstleistung grundsätzlich einer Hauptbranche eindeutig zugeordnet sein. Sämtliche Aktivitäten während der Messe liegen dieser Branche zugrunde. In den letzten Jahren sind Fotoboxen immer beliebter geworden und daher haben auch immer mehr Aussteller solche Boxen auf dem Stand im Angebot. Es gibt jedoch eine extra Branche für Fotoboxen und somit Aussteller, deren Kerngeschäft diese Branche ist. Somit gilt es auch bei diesem Produkt die Branchenlimitierung einzuhalten. Aus diesem Grund sind Fotoboxen ab diesem Jahr nur noch gestattet, wenn auch die entsprechende Branche hierfür gebucht ist. Grundsätzlich ist eine Buchung von mehreren Branchen möglich. Für jede zusätzliche Branche berechnen wir 50% der Kosten deiner Hauptbranche (die Servicepauschale wir nur einmalig berechnet). Sprich uns bitte direkt an, wenn du Deine Dienstleistung in mehreren Branchen anbieten möchtest bzw. hierfür weitere Infos benötigst. AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 3
VERANSTALTER KaRo GbR Tobias Rocholl & Michael Karg Multscherstraße 5 89077 Ulm Michael Karg Seit vielen Jahren als DJ im Einsatz. Begonnen hat alles in der Clubszene. Zwischenzeitlich stehen Firmenfeiern und Hochzeiten im Fokus. Tobias Rocholl Gründer vom Fotostudio bildwerk89 und hat viele Hochzeiten als Fotograf begleitet. Seit 2018 verwöhnt Tobias mit "Oh My Waffle!" die Region auch mit seinen Waffelkreationen. Erreichen kannst Du uns wie folgt Allgemeine Fragen willkommen@karo-eventwerk.de karo@profairs.de Michael mk@karo-eventwerk.de Tobias tr@karo-eventwerk.de Sandra sb@karo-eventwerk.de Telefon 0731 14 39 01 00 Web www.jaichwill-ulm.de Achte bitte drauf, dass unsere E-Mail-Adressen auf der Whitelist Deines E-Mail-Postfaches sind, so dass wir nicht im Spam landen. Sollten wir telefonisch nicht erreichbar sein, nutze bitte den Anrufbeantworter. Wir hören diesen regelmäßig ab und melden uns umgehend. Michael Karg, Tobias Rocholl (von links) AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 4
DAS KONZEPT Als DJ und Fotograf waren wir in den vergangenen Jahren selber immer mal wieder Aussteller auf unterschiedlichen Hochzeitsmessen. Dabei ist uns aufgefallen, dass manche Hochzeitsmesse inzwischen etwas in die Jahre gekommen zu sein scheint. Das wollten wir bei unserer eigenen Messe ganz anders machen – Hochzeitsmesse 2.0, wenn man so will. Herausgekommen ist eine innovative 2-Tages-Erlebnismesse mit den neuesten Trends & Ideen rund um das Thema „Heiraten“. Von „Ja bis Z“ gibt es in der ratiopharm arena in Neu-Ulm alles was das Herz begehrt und höher schlagen lässt. Eine Vielzahl an Branchen garantiert Auswahl pur. Das gemütliche Ambiente in einer der modernsten Veranstaltungslokalitäten der Region entführt die Besucher in eine Hochzeitswelt der besonderen Art. Die stimmungs- volle und hochzeitliche Dekoration in der extra umdekorierten Arena ergeben eine Messe mit Wohlfühlfaktor - für Aussteller und Besucher! AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 5
Begrenzte Teilnehmer pro Branche Um die Messe für die Besucher und auch für alle Aussteller interessant zu gestalten, werden wir eine Vielzahl an abwechslungsreichen Ausstellern und Branchen präsentieren. Das implementiert auch, dass die Teilnehmer pro Branche streng begrenzt sind. Schnell sein lohnt sich also, da wir maximal 7 Aussteller pro Branche zulassen. Aus diesem Grund ist es auch notwendig, dass Deine Dienstleistung einer Hauptbranche zugewiesen sein muss. Sollte Deine Branche bereits voll sein, setzen wir Dich gerne auf unsere Warteliste. Modenschau Wir möchten unseren Ausstellern möglichst viel Zeit für Kundengespräche ermöglichen und verzichten daher auf eine zeitintensive Modenschau. Wir begrüßen es aber, wenn Models als "Walking Wedding Acts" über die Messe flanieren und sich unter das Publikum mischen. So ist auch ein direkter Kontakt zwischen Model und Besucher möglich. Erlebnismesse Wir wollen, dass die Messe für unsere Besucher zum Erlebnis wird. Daher freuen wir uns über jeden Beitrag durch Dich z. B. der Anschnitt einer Hochzeitstorte, Give-Aways, Anproben, Probehäppchen oder Gewinnspiele – im Bezug zum eigentlichen Angebot, ist in Rücksprache mit uns fast alles möglich. Sei kreativ und biete Deinen und unseren Besuchern einen gewissen Mehrwert. Darüber hinaus haben einige wenige Aussteller die Möglichkeit exklusiv und aktiv bei der Dekoration mitzuwirken. Überzeuge uns mit Deinen Ideen und sichere Dir die Möglichkeit, Dich zusätzlich kostenlos auf der kompletten Messe zu präsentieren. Die ratiopharm arena Stolz können wir sagen, dass die Messe in einer der modernsten Multifunktionshallen der Region stattfindet. Über 3.000 qm Fläche bieten jede Menge Platz und Möglichkeiten, um ein besonderes Erlebnis zu schaffen. Top Verkehrsanbindung & zahlreiche Parkplätze Die ratiopharm arena liegt ideal am Autobahnkreuz A 7 und A 8 und bietet somit die beste Verkehrsanbindung für eine besucherstarke Veranstaltung. Über 1.000 Parkplätze stehen in direkter Nähe zum Eingang zur Verfügung. Professionelle Kinderbetreuung Um den Messebesuch ausgiebig genießen zu können, bieten wir allen Besuchern und Ausstellern die kostenlose Kinderbetreuung von pipapo an. Kids ab 3 Jahren können dort zur Betreuung abgegeben werden. Pädagogisch geschulte Betreuerinnen werden die Kleinen beschäftigten und umsorgen, während die Eltern gemütlich über die Messe schlendern und das Ambiente genießen. Gentlemen’s Lounge Männer sind auf Hochzeitsmessen oft nur schmückendes Beiwerk. Zum Großteil werden die Hochzeiten von den Damen organisiert und die Männer sagen nur Ja und Amen – im wahrsten Sinne des Wortes. In unserer Gentlemen’s Lounge können sich die Männer eine Pause gönnen. Auf der Spielekonsole wird Fifa gezockt. Ein Kicker darf ebenso wenig fehlen wie ein Whisky Tasting oder eine kostenlose Bartrasur. AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 6
ALLGEMEINE INFORMATIONEN
Termin
Samstag, 21. November 2020 11:00 – 18:00 Uhr
Sonntag, 22. November 2020 11:00 – 17:00 Uhr
Eintrittspreis
10,– Euro (brutto) pro Tag & pro Person
Kinder bis 12 Jahre kostenlos
Ermäßigungen für Schüler, Studenten, Auszubildende & Rentner
Veranstaltungsort
ratiopharm arena
Europastraße 25
89231 Neu-Ulm
www.ratiopharmarena.de
Besucherzahlen
Im Schnitt waren 2.200 Besucher, an beiden Messetagen zusammen, auf der verliebt. verlobt. verheiratet. Der Sonntag
ist erfahrungsgemäß mit 60 % der Besucher etwas besser besucht.
Platzvergabe
Anfragen werden turnusmäßig nach Eingang der Anmeldung bearbeitet. Für ein ausgewogenes und abwechslungsreiches
Aussteller-Portfolio behalten wir uns vor Standflächen selektiv zu vergeben. Sollten keine Flächen in Deiner Branche
mehr verfügbar sein, kommt Deine Anmeldung automatisch auf unsere Warteliste. Wir kontaktieren Dich direkt, sollten
wieder Flächen verfügbar werden.
Standplan
Jeder Aussteller kann bei der Anmeldung frei wählen, welche Standgröße er haben möchte. Aus diesem Grund gibt
es auch keinen Plan mit verfügbaren Ständen, die ausgewählt werden können. Bei der Anmeldung können Wunsch-
platzierungen geäußert werden und wir versuchen diese bestmöglich zu berücksichtigen. Ein Anspruch auf eine
bestimmte Platzierung besteht aber nicht.
Wir beginnen mit der tatsächlichen Platzierung der Aussteller erst wenige Wochen vor der Messe und stellen die Pläne
dann rechtzeitig im internen Messesystem zur Verfügung. Dabei achten wir auf verschiedene Kriterien z.B. auf Genug
Abstand innerhalb der gleichen Branche.
Einzugsgebiet
Mit unserem weitreichenden Werbemix gehen wir weit über die Grenzen der Region Ulm / Neu-Ulm hinaus und
erreichen so auch Besucher aus den umliegenden Regionen.
Quelle: Eigene Auswertung anhand einer Besucherbefragung
aus dem Jahr 2016.
Ellwangen
Giengen a.d. Brenz
Geislingen Meitingen
a.d. Steige
Ehingen
Krumbach
Sigmaringen Illertissen
Biberach
a.d. Riß Memmingen
Kempten
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STANDGRÖSEN UND PREISE Standgrößen Mindestgröße 9 qm (3 x 3 m) Maximalgröße 30 qm (3 x 10 m oder 6 x 5 m) Anmeldungen die über die Maximalgröße hinaus gehen sind nicht zulässig. Der Preis für einen Reihenstand beträgt 48,– Euro bis 31.05. bzw. 60,– Euro ab dem 01.06. pro Quadratmeter für beide Tage zusammen und beinhaltet je nach Standgröße eine gewisse Anzahl an Ausstellerausweisen und Freikarten. Hinzu kommt je Standgröße eine Servicepauschale, welche für alle Aussteller obligatorisch ist: Standgröße bis 9 qm 150,– Euro Servicepauschale Standgröße bis 15 qm 200,– Euro Servicepauschale Standgröße bis 21 qm 250,– Euro Servicepauschale Standgröße bis 30 qm 350,– Euro Servicepauschale Die Servicepauschale beinhaltet die Müllentsorgung, einheitliche Messerückwände, einen Stromanschluss bis 3 KW, die Endreinigung und wird für weitreichende Werbemaßnahmen verwendet. Kopf- und Eckstände im hinteren Teil der Halle kosten 10 % Aufpreis, Kopf- und Eckstände im Eingangsbereich kosten 20 % Aufpreis. Die Buchungen von Kopf- und Eckständen werden nach Reihenfolge und Verfügbarkeit abgearbeitet und können nicht garantiert werden. Natürlich werden diese Kosten auch nur fällig, wenn ein Kopf- oder Eckstand vergeben wird. Plätze im Foyer werden nur nach Rücksprache mit uns vergeben. Sprich uns hier bitte aktiv an. Rising Stars Alle Neugründer (unter 3 Jahren, Nachweis – Kopie der Gewerbeanmeldung – erforderlich) haben die Möglichkeit, eine Standfläche mit 2 x 2 Meter (inkl. Strom) zu einem vergünstigten Preis von 280,– Euro bis 31.05. bzw. 350,– Euro ab dem 01.06. (inkl. Servicepauschale) zu buchen. Bitte bei der Onlineanmeldung Standtyp "Rising Star" mit 3 x 3 Meter wählen (wir ändern dies nachträglich auf 2 x 2 Meter). Eine Teilnahme als Rising Star ist nur bei der erstmaligen Teilnahme an unserer Messe möglich. Bitte beachten: für die Stände sind keine einheitlichen Messerückwände vorgesehen. Diese müssen bei Bedarf extra gebucht werden. Branchen-Special Das Branchen-Special ist für tendenziell kleinere Unternehmen vorbehalten. Dazu zählen die Branchen Beauty, Gastgeschenke, Confiserie, Dessous, Floristik, Junggesellenabschiede, Rechtsberatungen, Standesämter und Zauberei. Für Firmen aus diesen Branchen haben wir kleinere Stände auf der Galerie und im Foyer vorgesehen. Bitte beachten: die Stände haben keine einheitlichen Messerückwände. Diese müssen bei Bedarf extra gebucht werden. Folgende Größen können gebucht werden: Standfläche 2 x 2 m bis 31.05. 280,– Euro, ab 01.06. 350,– Euro (inkl. Servicepauschale) Standfläche 2 x 3 m bis 31.05: 360,– Euro, ab 01.06. 450,– Euro (inkl. Servicepauschale) Außenflächen Plätze auf den Außenflächen werden nur nach Rücksprache mit uns vergeben. Sprich uns hier bitte aktiv an. AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 8
Ausstellerausweise Die Regelung für die Zuteilung ist wie folgt: Standgröße bis 9 qm 3 Ausstellerausweise kostenlos Standgröße bis 15 qm 5 Ausstellerausweise kostenlos Standgröße bis 21 qm 6 Ausstellerausweise kostenlos Standgröße bis 30 qm 8 Ausstellerausweise kostenlos Aussteller die Models haben, bekommen zwei Ausstellerausweise für die Models extra. Jeder weitere Ausstellerausweis wird mit 6,– Euro berechnet. Alle Mitarbeiter für die Messe müssen vorher mit Vor- und Zuname bei uns angemeldet sein. Wir fragen die Namen rechtzeitig vor der Messe bei dir an. Freikarten Neben den Ausstellerausweisen erhält jeder Aussteller von uns Freikarten zur freien Verwendung. Die Anzahl der Freikarten ist von der Größe des gebuchten Standes abhängig: Standgröße bis 9 qm 2 Freikarten kostenlos Standgröße bis 15 qm 3 Freikarten kostenlos Standgröße bis 21 qm 4 Freikarten kostenlos Standgröße bis 30 qm 5 Freikarten kostenlos Die Freikarten werden per digitalem Gutscheincode zur Verfügung gestellt und an die hinterlegte E-Mail-Adresse im Messesystem geschickt. Die Codes müssen auf der Webseite aktiviert werden. Entweder von Dir selbst oder der Person, welche die Freikarte erhält. Nach der Aktivierung kann die Karte ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden. Eintrittskarten zum Vorzugspreis Neben den Freikarten, die Du mit der Standbuchung kostenlos von uns erhältst, können zusätzliche Eintrittskarten zum Vorzugspreis bestellt werden. Die Karten dürfen weiterverkauft werden oder an Kunden verschenkt werden. Die Vorzugskarten werden über den Messe Shop bestellt und kosten 6,– Euro (7,14 Euro brutto – Normalpreis: 10,– Euro brutto). Es werden nur Karten berechnet, die auch über die Homepage aktiviert und auf der Messe entwertet werden. Rechnungen Diese werden im Oktober gestellt und per E-Mail verschickt. Die Bezahlung muss bis spätestens 5 Tage vor Messebeginn erfolgen. Sollte der Betrag zu Messebeginn nicht eingegangen sein, untersagen wir die Teilnahme an der Messe oder es muss vor Aufbau bar bezahlt werden, bzw. falls bereits überwiesen, der Betrag bar als Kaution hinterlegt werden. Für verspätete Zahlungen fällt ein Versäumnisaufschlag (5 % des Rechnungsbetrages) an. Für Barzahlungen werden 50,– Euro Mehraufwand berechnet. AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 9
MARKETING Wir bewerben die Messe wie in den letzten Jahren über unsere Social Media Kanäle (Facebook und Instagram), unsere Webseite, unterschiedliche regionale Zeitungen und weitere Printmedien (Plakatierung (50 km Umkreis), Brautmedia (D-A-CH), Diverse Magazine (u. a. TrendyOne, Pocket, TOP Magazin, Südwest Presse, Schwäbische Zeitung)) Die Standbuchung beinhaltet die kostenlose Eintragung in unser Ausstellerverzeichnis, sowie die Einbindung mit Logo & Foto auf unserer Webseite und den Social Media Plattformen. Zusätzlich bieten wir Dir mit unseren Marketing-Paketen die Möglichkeit Dich und Dein Unternehmen speziell hervor- zuheben. Die angegebenen Preise gelten für unsere Aussteller. Für Nicht-Aussteller wird nach Verfügbarkeit ein Aufschlag von 100 % erhoben. Web Paket (75,– Euro, nur für Aussteller buchbar) Erweiterung des Eintrags im Ausstellerverzeichnis (Webseite & Social Media) um eine direkte Verlinkung zu Deiner Webseite & Facebook- bzw. Instagram-Seite. Spezielle Hervorhebung auf unserer Webseite und Platzierung auf der Startseite (in Rotation). Zusätzlicher Facebookbeitrag direkt vor der Messe, bei dem Dein Unternehmen vorstellt wird. © Freepik / KaRo Bsp.: Darstellung Ausstellerverzeichnis (links) und Startseite Homepage (rechts). Bsp.: Extra Posting auf Facebook Aussteller mit Web-Paket sind farblich hervorgehoben. Einleger Welcome-Bag (ab 200,– Euro) Dein Flyer in den Welcome-Bags (max. DIN A4, pro Buchung ein Einleger) Aussteller bis 20 g: 200,– Euro, bis 100 g: 400,– Euro / Nicht-Aussteller bis 20 g: 400,– Euro, bis 100 g: 800,– Euro Es werden zwischen 1.500 und 2.000 Welcome Bags an die Besucher verteilt. Bsp.: Unsere Welcome-Bags 2019 AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 10
TV Paket (50,– Euro für Aussteller / 100,– Euro für Nicht-Aussteller) Platzierung Deines Unternehmes auf den Fernsehern im Foyer der ratiopharm arena und zusätzlich auf der 15 qm Leinwand in der Haupthalle. Hochzeit – Das regionale Hochzeitsmagazin! (Für Aussteller und Nicht-Aussteller buchbar) Mit dem stärksten Printpartner der Region haben wir ein Special ausgearbeitet. Die Südwest Presse veröffentlicht vor unserer Messe ein Hochzeitsmagazin mit einer Printreichweite, die kein anderes Produkt bieten kann: als Sonderheft in der Tageszeitung. Die Vorteile: - Beilage in der SÜDWEST PRESSE – 99.000 Leser (48.972 verkaufte Exemplare) - Online auf swp.de - Verteilung über Standesämter der Region - Verteilung in Welcome-Bags der Hochzeitsmesse Die Buchung erfolgt zu sehr attraktiven Konditionen direkt über die Südwest Presse. Kontaktdaten des telefonischen Anzeigeservices: Telefon: 0731-156-576 E-Mail: tas@swp.de Erscheinungstermin 13. November 2020 Annahmeschluss für Anzeigen 14. Oktober 2020 Druckunterlagenschluss 21. Oktober 2020 Messe Special: über den Messe Shop können Anzeigen mit einem zusätzlichen Rabatt von 10 % auf den Anzeigenpreis gebucht werden. AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 11
"Präsentiert von" (Für Aussteller und Nicht-Aussteller buchbar)
Exklusive Möglichkeit für maximal einen Partner, die diesjährige "verliebt. verlobt. verheiratet." zu präsentieren.
Prominente Erwähnung mit Logo auf allen Werbemitteln und Pressetexten.
Bestandteile:
Basis (3.000,– Euro)
Poster
Flyer
SWP Hochzeitsmagazin / Magazine / Zeitungen
Pressetexte
Webseite
Flyer in Welcome-Bag
Erweiterung (+ 1.500,– Euro)
Ticketing (Online + Hard Tickets)
Facebook & Instagram
Messebranding vor Ort
Auf Wunsch eigener Standplatz auf der Messe
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Bsp.: Poster 20
Erweiterung (+ 2.000,– Euro)
Bsp.: Ein
Platzierung Deiner Anzeige auf den Welcome-Bags, welche trittskart
e 2017
alle Besucher am Eingang erhalten (max. 2.000 Stk.)
Bsp.: "Prä
sentiert
von" 201
7
Bsp.: Unsere Welcome-Bags 2019
PLEASE SUPPORT US
Bitte teile kräftig die Veranstaltung auf Facebook und lade Deine Freunde zum Event ein.
Facebook Fanseite: www.facebook.com/hochzeitsmesse.ulm
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AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 12AUSSTELLERINFORMATIONEN Anfahrt Aus Richtung Stuttgart (A 8): Von der A 8 kommend die Ausfahrt „Ulm-West“ nehmen und dann auf die B 10 Richtung „Ulm / Kempten / Friedrichshafen“ fahren. Nach etwa 9 km die Ausfahrt „Neu-Ulm Mitte“ nehmen und im Kreisverkehr an der dritten Ausfahrt in Richtung „Europastr. / B 10“ abbiegen. Den Wegweisern zur „Arena“ folgen. Nach etwa 1 km befindet sich die ratiopharm arena rechtsseitig. Der Betriebshof zum Be- und Entladen befindet sich auf der Rückseite. Hierfür bitte der Beschilderung P3 folgen. Aus Richtung München / Augsburg (A 8): Von der A 8 kommend am Autobahnkreuz “Ulm / Elchingen” auf die A 7 Richtung “Kempten / Memmingen” fahren. Nach etwa 5 km die Ausfahrt “Nersingen” nehmen und auf die B 10 Richtung “Neu-Ulm / Pfuhl / Burlafingen” fahren. Nach etwa 7 km rechts die Auffahrt Richtung “Wiley / Ludwigsfeld” nehmen, links einordnen, nicht dem Tunnel folgen. Linksseitig ist bereits die ratiopharm arena zu sehen. Der Betriebshof zum Be- und Entladen befindet sich auf der Rückseite. Hierfür bitte der Beschilderung P3 folgen. Aus Richtung Würzburg / Nürnberg (A 7): Von der A 7 kommend die Ausfahrt “Nersingen” nehmen und auf die B 10 Richtung “Neu-Ulm / Pfuhl / Burlafingen” nehmen. Nach etwa 7 km rechts die Auffahrt Richtung “Wiley / Ludwigsfeld” nehmen, nicht dem Tunnel folgen. Linksseitig ist bereits die ratiopharm arena zu sehen. Der Betriebshof zum Be- und Entladen befindet sich auf der Rückseite. Hierfür bitte der Beschilderung P3 folgen. Aus Richtung Kempten / Memmingen (A 7): Von der A 7 kommend am „Autobahndreieck Hittistetten“ die Ausfahrt zur B 28 Richtung “Ulm / Neu-Ulm / Senden” nehmen. Nach etwa 10 km die Ausfahrt „Neu-Ulm Mitte“ nehmen und an der Ampel rechts auf die „Europastr. / B 10“ abbiegen. Den Wegweisern zur „Arena“ folgen. Der Betriebshof zum Be- und Entladen befindet sich auf der Rückseite. Hierfür bitte der Beschilderung P3 folgen. Anfahrt mit den öffentlichen Verkehrsmitteln Lage: direkt an der B 10 / Europastraße Bahnhof: Bf. Neu-Ulm, ca. 2 km Bus: Linie 5, 71, 73 und 76. Parkplätze Während der Messezeiten dürfen Aussteller und deren Mitarbeiter die offiziellen und kostenlosen Parkplätze nutzen. Hierfür darf gerne auch das Parkhaus verwendet werden. Weitere Parkplätze befinden sich hinter dem Parkhaus. Wir stellen hierfür Parkausweise bereit, die bitte gut sichtbar an der Windschutzscheibe ausgelegt werden müssen. AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 13
Be- und Entladen Zum Be- und Entladen wird der Betriebshof genutzt. Achte bitte darauf, dass niemand zu eng zugeparkt wird und jeder Platz zum Entladen hat und auch wieder rausfahren kann. Wir werden zusätzliche Flächen markieren die nicht beparkt werden dürfen. Die Autos sind SOFORT nach dem Entladen aus dem Betriebshof zu entfernen. Du kannst das Parkhaus nebenan kostenlos für den kompletten Messezeitraum nutzen. Der Betriebshof wird während den Öffnungszeiten geschlossen sein und nach Messeschluss am Sonntag um 17 Uhr wieder geöffnet. Aufbau Freitag, 20. November 2020 14:00 – 22:00 Uhr Samstag, 21. November 2020 07:00 – 10:00 Uhr Der Aufbau hat exakt auf den gekennzeichneten Flächen zu passieren. Um den Brandschutz nicht zu beeinträchtigen müssen die Stände nach oben hin offen sein. Überdachungen sind nur in Ausnahmefällen möglich und sind von uns zu genehmigen. Die maximale Standhöhe für den Aufbau beträgt 4,0 Meter. Jeder Aufbau, der darüber hinaus ragt, muss nachträglich wieder abmontiert werden und wird mit einer Strafe von 500,– Euro belegt. Es sind nur Transportwägen mit Gummirollen zugelassen. Feuerschutzwände, Notausgänge, Feuerlöscher, Feuermelder o.ä. müssen jederzeit zugänglich und funktionsfähig bleiben und dürfen nicht verkeilt oder zugestellt werden. Samstag findet von 10 Uhr bis 11 Uhr eine finale Begehung und Kontrolle statt. Hier wird kontrolliert, ob alle Stand- vorgaben eingehalten wurden (Brandschutzbestimmung, Größe, ...). Die Feuerwehr wird evtl. an der Begehung teilnehmen. Abbau Sonntag, 22. November 2020 17:00 – 20:00 Uhr Aus Sicherheitsgründen und im Hinblick auf den positiven Gesamteindruck der Ausstellung darf nicht vor dem offiziellen Abbaubeginn abgebaut werden. Ein vorzeitiger Abbau wird nicht toleriert und mit einer Geldstrafe in Höhe von 500,– Euro geahndet und kann zu einem Ausschluss an der Messe in den Folgejahre führen. Hierzu zählt auch das vorzeitige Aufräumen und Einpacken des Standes bzw. das holen von Kartonagen und Verpackungsmaterial während des Messebetriebs. Jeder Besucher hat das Recht bis zum Schluss alle Stände besuchen zu können und Gespräche zu führen ohne dass abgebaut wird. In Ausnahmefällen ist ein Abbau am Montag von 8 Uhr bis 10 Uhr möglich. Bitte infomiere uns rechtzeitig, wenn der Abbau erst am Montag möglich ist. Stand- und Messebeleuchtung Um ein stimmungsvolles Ambiente zu erzielen wird während der Messezeit die Grundbeleuchtung in der Haupthalle gezielt reduziert. Hierbei werden von uns primär die Laufwege ausgeleuchtet. Jeder Aussteller ist für eine ausreichende Standbeleuchtung selbst verantwortlich. Bitte berücksichtige dies bei der Gestaltung des Messetandes. Wir werden während des Aufbaus am Freitag um 16 Uhr / 18 Uhr / 20 Uhr und am Samstag um 9 Uhr und 10 Uhr die Hallenbeleuchtung für je 15 Minuten abdunkeln, um die Lichtverhältnisse während den Messezeiten zu simulieren. Somit kannst Du sehen, ob Deine Standbeleuchtung ausreichend ist und ggf. noch nachjustieren. Jegliche Stand- beleuchtung und Ausstattung muss über Nacht ausgeschaltet sein. Sollte dies nicht der Fall sein und müssen wir dies übernehmen, werden 50,– Euro für den Aufwand berechnet. Rückwände Standardmäßig erhält jeder Stand von uns ein einheitliches Rückwand-System (Achtung: Rising-Stars und das Branchen- Special erhalten keine Rückwände). Bitte teile uns mit, wenn Du, aufgrund Deines Standkonzeptes, KEINE Rückwände haben möchtest. Problematisch mit Rückwänden wird es u. a. wenn das Standkonzept Traversen beinhaltet. Wenn Du dir unsicher bist, kontaktiere uns bitte, damit wir das abstimmen können. AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 14
Flucht- und Rettungswege Die Gänge zwischen den Ausstellungsflächen dienen im Notfall als Rettungswege! Sie dürfen zu keiner Zeit durch abgestellte oder in den Gang hineinragende Gegenstände eingeengt oder versperrt werden. Die Rettungswege sind jederzeit freizuhalten. Die Ausgangstüren und Notausstiege und deren Kennzeichnung dürfen nicht verbaut, überbaut, versperrt, verhängt oder sonst unkenntlich gemacht werden. Präsentation am Ausstellungsstand Vorführungen jeglicher Art auf dem Stand erfordern die Genehmigung des Veranstalters. Die Genehmigung wird unter der Voraussetzung erteilt, dass durch die Vorführung die Nachbarstände nicht beeinträchtigt oder gestört werden. Musik Das Abspielen von Musik am eigenen Stand ist nicht gestattet. Als Veranstalter sorgen wir zentral für eine dezente Hintergrundmusik für ein stimmungsvolles Ambiente. Sollte aus einem wichtigen Grund dennoch Musik nötig sein, dann komme bitte auf uns zu. Bands und Sänger können sich im Foyer zu festgelegten Zeiten präsentieren. Fahrzeuge Der Kraftstofftank von Fahrzeugen, die in der Halle stehen, ist zu entleeren und zu inertisieren, sowie die Batterie(n) abzuklemmen. Elektronische Vorführungen sind nur über einen externen, abgesicherten Stromkreis erlaubt! Speisen und Getränke Das Messe Catering für die Besucher und Aussteller erfolgt über den Kiosk im Foyer. Das Verteilen, insbesondere der Verkauf von Essen und Trinken, ist untersagt. Kleine Aufmerksamkeiten sind „messeüblich“ und dürfen verschenkt wer- den. Kleine Geschmacks-Warentests zur Verteilung an die Besucher sind erwünscht. Feuersicherheit Kerzenlicht sowie andere offene Licht- und Feuerquellen sind strikt untersagt. Es dürfen nur nicht- oder schwer- entflammbare Waren (DIN 4102) zur Ausschmückung des Ausstellungsstandes verwendet werden. Im Zweifelsfall musst Du die schwere Entflammbarkeit nachweisen. Deine Standausstattung muss den Brandschutzbestimmungen B1 entsprechen. Luftballons Die Decke der ratiopharm arena ist mit einer Lichtschranke versehen, welche mit der Feuerwehr verbunden ist. Aus diesem Grund sind Luftballons mit Helium Füllung oder andere "fliegende" oder "schwebende" Dekorationen strengs- tens verboten. Fremdwerbung / Verteilung von Flyern Die Verteilung von Werbematerial von Firmen, die nicht an der Messe teilnehmen, ist auf dem kompletten Gelände inkl. Außenbereich und Parkplatz strikt untersagt. Bei Verstoß ist eine Strafzahlung von 500,– Euro fällig. Reinigungskosten werden ebenfalls in Rechnung gestellt. Es ist ebenfalls untersagt während der Messezeit außerhalb des eigenen Standes Flyer oder andere Werbemittel zu verteilen. Zuwiderhandlungen werden mit einer Strafe von 500,– Euro belegt. Zusatzbuchungen Solltest Du zusätzliche Standausstattung oder Personal benötigen, kann dies über unseren Messe Shop bequem dazu gebucht werden: - Seitenwände, passend zum Rückwandsystem - Teppich, rot, grau oder dunkelgrau - Zusätzliche Stromanschlüsse - Stühle - Tische - Stehtische - Barhocker - Highspeed WLAN Zugang zu einem extra geschtützten und schnelleren WLAN - TV Ständer, für die Anbringung von TV Bildschirmen bis zu einer Größe von 55 Zoll - TV Bildschirme, Größe 55 Zoll - Hostessen AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 15
DIE ANMELDUNG Wir nutzen seit 2018 das Messesystem profairs zur Organisation unserer Messen. Nach Deiner Anmeldung über die Homepage www.jaichwill-ulm.de bekommst Du Zugangsdaten zum System. Nach der Anmeldung im System kannst Du alle Deine Daten und Bestellungen jederzeit einsehen und selbst verwalten. Dazu gehört u.a.: - Deine Kontaktdaten und Ansprechpartner pflegen - über den Shop Standausstattung (Tische, Stühle, etc.) und Personal buchen - Marketing Pakete buchen - Dein Logo, Bilder und Texte hochladen - Bestellung von Vorzugskarten - Anmelden von Mitarbeitern für die Ausstellerausweise Mitaussteller Sollte ein Aussteller einen Stand gemeinsam betreiben wollen oder einen Mitaussteller platzieren, muss dies vorab von uns schriftlich genehmigt werden. Zudem wird eine Pauschale von 50 % der reinen Standkosten berechnet. Der Mitaussteller wird außerdem nicht als eigener Aussteller auf der Homepage und im Ausstellerverzeichnis geführt. WICHTIGE DEADLINES Bestellung Werbemittel / 30.09. – Buchungen und Änderungen danach werden aufgrund des höheren Standausstattungen / Verwaltungsaufwands mit einem Aufschlag von 50 % berechnet. Vorzugstickets Anzeigenschluss Hochzeitsmagazin (SWP) 14.10. Druckunterlagenschluss Hochzeitsmagazin (SWP) 21.10. Rechnungsversand 12.10 (Zahlungsziel: 06.11.) AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 16
WÄHREND DER MESSE Infopoint – Fragen / Probleme während der Messe Wir haben im Foyer der ratiopharm arena einen zentralen Infopoint, der für alle Anliegen und Fragen für Besucher und Aussteller zur Verfügung steht. Solltest Du Fragen von Besuchern zur Messe nicht beantworten können, verweise diese bitte an den Infopoint. Solltest Du selbst Fragen oder Probleme haben, melde Dich bitte ebenfalls am Infopoint. Die Mitarbeiter dort stehen im ständigem Funkkontakt zum Veranstalter. Öffnungszeiten Infopoint Samstag, 21. November 2020 09.00 - 18.00 Uhr Sonntag, 22. November 2020 10.00 - 17.00 Uhr Verlassen der Messe Wir möchten Dich bitten die Messe nur in dringenden Fällen zu verlassen. Und wenn dann bitte ausschließlich über den Hauptausgang. Beim Verlassen erhältst Du einen Chip, der wieder zum Eintritt berechtigt. Bitte KEINESFALLS andere Ausgänge benutzen, da diese alarmgesichert sind. Kiosk Der Kiosk befindet sich im Foyer und öffnet jeweils 1 Stunde vor Messebeginn. Hier kannst Du Speisen und Getränke kaufen. Du darfst Dir aber gerne auch selbst etwas mitbringen. Rauchen Das Rauchen ist in der ratiopharm arena nicht gestattet. Der Raucherbereich für Aussteller befindet sich am Rolltor, wo auch das Be- und Entladen stattgefunden hat (siehe folgende Grafik) Abstellraum / Umkleiden Der Abstellraum befindet sich durch das rechte südliche Tor im Pressekonferenz-Raum der ratiopharm arena. Hier kannst Du alles abstellen und verstauen, was Dich auf dem Stand stört. Dies ist auch wichtig für ein schönes Messebild, dass die Stände ordentlich sind. Also weisen wir Dich explizit darauf hin, alle Werbematerialien, Kartons, etc. die Du als Nachschub einplanst, nicht auf dem Stand zu lagern. Das Lager wird nicht bewacht, wir übernehmen hierfür keine Haftung. Das Lager ist nur für Aussteller und Personal zugänglich, nicht aber für Besucher. Die Umkleiden sind über den gleichen Ausgang zu erreichen wie das Lager. Befinden sich dann aber nichts rechtsseitig, sondern auf der linken Seite. Diese sind primär für die Modeaussteller vorgesehen, damit die Models sich umziehen können. Natürlich dürfen die Umkleiden aber auch von anderen Ausstellern verwendet werden. Auch hier gilt: Wir übernehmen keine Haftung. Achtet bitte auf Wertsachen. AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 17
Get-Together am Samstag nach Messeschluss Am Samstag laden wir Dich nach der Messe ab 18 Uhr zu einem „Get-Together“ ins Foyer ein. Wir würden uns freuen, Dich dort nach einem erfolgreichen Messetag begrüßen zu dürfen und den Abend gemeinsam ausklingen zu lassen – bei Musik, netten Gesprächen, leckeren Drinks und etwas zum Essen. Gruppenfoto Am Samstag oder Sonntag wollen wir mit allen Ausstellern vor Messebeginn ein Gruppenfoto machen, um eine Erinnerung an die Messe zu haben. Das Foto stellen wir dann gerne allen zur Verfügung. Näheres direkt vor Ort. KONTAKT MESSEBAUER Wer zusätzliche Standbeleuchtung leihen möchte oder technische Ausstattung für seinen Stand benötigt, kann sich an folgenden Dienstleister wenden: www.higherlevel.events E-Mail: info@higherlevel.events Mobil: 0174-2451064 Ansprechpartner: Benedikt Stimpfig AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 18
VERTRAGLICHES Vereinbarungen Abreden und Nebenabreden sind nicht getroffen und bedürfen der Schriftform. Konkurrenzausschluss Aus wettbewerbsrechtlichen Gründen ist generell kein Konkurrenzausschluss möglich. Hausrecht Die Ausstellungsbedingungen der ratiopharm arena sind in ihrer aktuellen Fassung dem Handbuch beigefügt. Platzvergabe Anfragen werden turnusmäßig nach Eingang der Anmeldung bearbeitet. Für ein ausgewogenes und abwechslungsreiches Aussteller-Portfolio behalten wir uns vor Standflächen selektiv zu vergeben. Sollten keine Flächen in Deiner Branche mehr verfügbar sein, kommt Deine Anmeldung automatisch auf unsere Warteliste. Wir kontaktieren Dich direkt, sollten wieder Flächen verfügbar werden. Musik Das Abspielen von Musik am eigenen Stand ist nicht gestattet. Als Veranstalter sorgen wir zentral für eine dezente Hintergrundmusik für ein stimmungsvolles Ambiente. Sollte aus einem wichtigen Grund dennoch Musik nötig sein, dann komme bitte auf uns zu. Bands und Sänger können sich im Foyer zu festgelegten Zeiten präsentieren. Fahrzeuge Der Kraftstofftank von Fahrzeugen, die in der Halle stehen, ist zu entleeren und zu inertisieren, sowie die Batterie(n) abzuklemmen. Elektronische Vorführungen sind nur über einen externen, abgesicherten Stromkreis erlaubt! Fremdwerbung / Verteilung von Flyern Die Verteilung von Werbematerial von Firmen, die nicht an der Messe teilnehmen, ist auf dem kompletten Gelände inkl. Außenbereich und Parkplatz strikt untersagt. Bei Verstoß ist eine Strafzahlung von 500,– Euro fällig. Reinigungskosten werden ebenfalls in Rechnung gestellt. Es ist ebenfalls untersagt während der Messezeit außerhalb des eigenen Standes Flyer oder andere Werbemittel zu verteilen. Zuwiderhandlungen werden mit einer Strafe von 500,– Euro belegt. Speisen und Getränke Das Messe Catering für die Besucher und Aussteller erfolgt über den Kiosk im Foyer. Das Verteilen, insbesondere der Verkauf von Essen und Trinken, ist untersagt. Kleine Aufmerksamkeiten sind „messeüblich“ und dürfen verschenkt wer- den. Kleine Geschmacks-Warentests zur Verteilung an die Besucher sind erwünscht. Mitaussteller Sollte ein Aussteller einen Stand gemeinsam betreiben wollen oder einen Mitaussteller platzieren, muss dies vorab von uns schriftlich genehmigt werden. Zudem wird eine Pauschale von 50 % der reinen Standkosten berechnet. Der Mitaussteller wird außerdem nicht als eigener Aussteller auf der Homepage und im Ausstellerverzeichnis geführt. Feuersicherheit Kerzenlicht sowie andere offene Licht- und Feuerquellen sind strikt untersagt. Es dürfen nur nicht- oder schwer- entflammbare Waren (DIN 4102) zur Ausschmückung des Ausstellungsstandes verwendet werden. Im Zweifelsfall musst Du die schwere Entflammbarkeit nachweisen. Deine Standausstattung muss den Brandschutzbestimmungen B1 entsprechen. Rechnungen Diese werden Anfang Oktober gestellt und per E-Mail verschickt. Die Bezahlung muss bis spätestens 2 Tage vor Messebeginn erfolgen. Sollte der Betrag zu Messebeginn nicht eingegangen sein, untersagen wir die Teilnahme an der Messe oder es muss vor Aufbau bar bezahlt werden, bzw. falls bereits überwiesen, der Betrag bar als Kaution hinterlegt werden. Für verspätete Zahlungen fällt ein Versäumnisaufschlag (5 % des Rechnungsbetrages) an. Für Barzahlungen werden 50,– Euro Mehraufwand berechnet. AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 19
Ausstellungsstand Die KaRo GbR als Veranstalter behält sich jegliches Recht vor, auch spontan den Programmablauf zu ändern oder aus Platz- oder Organisationsgründen den Ausstellungsstand zu verändern, in einen anderen Raum zu verlegen oder im Notfall ganz wegzulassen. Wird ein größerer Stand als gebucht aufgebaut, stellt der Veranstalter eine Nachrechnung für die Extrafläche zzgl. 100,– Euro Verwaltungsaufwand. Sollte mit dem gebuchten Stand seitens des Veranstalters etwas nicht stimmen, wende Dich bitte an den Veranstalter, damit wir dies, insofern möglich, korrigieren können. Im anderen Fall besteht kein Anspruch auf Reduzierung der Kosten für die Standfläche. Kann der Stand durch den Veranstalter nicht in Ordnung gebracht werden, kannst Du die Kosten der Standfläche in Höhe von maximal 10 % kürzen. Die Kosten der Standfläche können nur dann vollkommen gekürzt werden, wenn der Fehler noch vor der Messe eintritt, Du den Stand nicht nutzen kann und die Veranstaltung vor Messebeginn verlässt. Jegliche sonstige Pflichtkosten sind hiervon unbe- rührt und müssen trotzdem, aufgrund des vorher bereits erfolgten Aufwands, voll bezahlt werden. Stornierung Für dieses Jahr gelten bis zum 30.09. gelockerte Stornobedingungen. Das bedeutet, dass der Stand ohne Angaben von Gründen kostenlos storniert werden kann. Stornierungen ab dem 01.10. sind nur nachweislich schriftlich (per Fax oder Einschreiben) und unter folgenden Bedin- gungen möglich: Der Aussteller trägt 80 % der Standkosten zzgl. sonstiger Pflichtkosten zu 100 %, wenn er nicht recht- zeitig (8 Wochen vor Messetermin) einen Ersatzaussteller aus der gleichen Branche mit der gleichen Standgröße findet. Bei Stornierungen, die weniger als 8 Wochen vor der Veranstaltung erfolgen, fallen die gesamten Kosten für den Ausstel- lungsstand zzgl. aller Pflichtkosten an. Haftung / Versicherung Die Verantwortung für anfallende Sach- und Personenschäden beim Auf- und Abbau sowie während der Veranstaltung trägt jeder Aussteller selbst. Für Stolpergefahren aufgrund mitgebrachter Gegenstände haftet der Aussteller selbst (z. B. bitte Kabel absichern, etc.) Für Beschädigungen an Einrichtungen oder sonstigem Inventar, die bei Auf- und Abbau sowie während der Veranstaltung verursacht werden, ist vom Aussteller Haftung zu tragen, ebenso für den eigenen Stand und den eingebrachten Gegenständen. Daher wird ein Versicherungsschutz zur Deckung des Transport- und Aufenthaltsri- sikos vom Messeveranstalter empfohlen. Das gilt auch für verschmutzte Waren, da wir keine Haftung übernehmen, falls der Hallenboden schmutzig ist. Wir empfehlen daher immer einen Teppich, vor allem für Brautpaar-Ausstatter. Datenschutzhinweise Wir behandeln alle personenbezogenen Daten nach den Vorgaben des § 4 Bundesdatenschutzgesetz. Für eine An- meldung zur Messe ist das Erheben, Speichern und Verarbeiten persönlicher Daten unumgänglich. Dies geschieht ausschließlich zum Zweck der Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Die Daten werden nur an Dritte weitergegeben, die direkt in die Messe involviert sind und wenn der organisatorische Ablauf dies erforderlich macht. (Veranstalter, Hallenbetreiber, Zulieferer für die Fachausstellung.) Der Gesetzgeber fordert uns auf, Dein Einverständnis einzuholen. Wenn wir dies nicht erhalten, so ist die Anmeldung zur Messe nicht möglich. Mit der Anmeldung erklärst Du Dich einverstanden, dass die gemachten Angaben im Rahmen der Abwicklung der Messe erfasst, gespeichert, verarbeitet und den o. g. Erfordernissen entsprechend an Dritte, weitergegeben werden dürfen. Verstöße gegen die Teilnahme- und Ausstellungsbedingungen können zum Ausschluss der Aussteller führen, ohne Anspruch auf Kostenrückerstattung. Für die Bewerbung und die Teilnahme müssen die Ausstellungs- und Vertragsbedingungen komplett akzeptiert werden. Alle Preise verstehen sich rein netto zzgl. der gesetzl. MwSt. Alle Angaben ohne Gewähr. Sollte sich ein Rechen- oder Druckfehler eingeschlichen haben, wird dies korrigiert. Die Anfrage ist für den Aussteller vertraglich bindend. Mit der Anmeldung wird bestätigt, dass alle Angaben der Wahrheit entsprechen. Gerichtsstand Der Gerichtsstand ist Ulm. Die hier aufgeführten Hinweise sind Vertragsbestandteil und gelten mit der Anmeldung als angenommen. AUSSTELLERHANDBUCH | verliebt. verlobt. verheiratet. 2020 - Die Hochzeitsmesse 20
AGBAUSSTELLUNGSBEDINGUNGEN
RATIOPHARM ARENA
Anwendungsbereich: Die vorliegenden Ausstellungsbedingungen beruhen nachweispflichtig. Zu den Anforderungen an die Standsicherheit siehe im Übrigen
maßgeblich auf den Betriebsvorschriften der Bayerischen Versammlungsstätten- die VStättV.
Verordnung (nachfolgend VStättV genannt). Sie sind zu beachten und anzuwen-
den, beim Auf- und Abbau sowie bei der Nutzung von Messe- und Ausstellungs- 9. Ausstellungsstände: überdachte Ausstellungsstände sind in der ratiopharm
ständen in der ratiopharm arena. Ziel ist es, allen Beteiligten einen erfolgreichen arena nicht zulässig
und sicheren Ablauf der Veranstaltung zu ermöglichen. Die Einhaltung der Bedin-
gungen wird durch den Veranstalter und durch die Bediensteten der ratiopharm 10. Fahrzeuge und Container auf dem Gelände des Betreibers sind stets ge-
arena (nachfolgend Betreiber genannt) kontrolliert. nehmigungspflichtig. Die Aufstellung und/ oder Nutzung von kraftstoffbetriebenen
Fahrzeugen sind rechzeitig anzuzeigen und alle relevanten Genehmigungen sind
Die Inbetriebnahme und Nutzung eines Ausstellungsstandes kann im Interesse einzuholen. Um die Brandlast möglichst gering zu halten, ist der Kraftstoffvorrat im
aller Veranstaltungsteilnehmer ganz oder zum Teil untersagt werden, wenn fest- Tank auf die notwendige Menge zu begrenzen. Das Restvolumen des Tanks ist
gestellte Sicherheitsmängel bis zum Beginn der Veranstaltung nicht beseitigt mit inertem Gas (z.B. Stickstoff) aufzufüllen.
worden sind.
11. Standbaumaterialien: Leicht entflammbare, brennend abtropfende oder
1. Feuerwehrbewegungszonen, Halte- und Parkverbote: Die Zufahrt zur toxische Gase bildende Materialien dürfen für den Standbau nicht verwendet
ratiopharm arena und die Eingänge müssen als Rettungswege freigehalten jeder- werden. An tragende Konstruktionsteile können im Einzelfall aus Gründen der
zeit werden und dürfen nicht durch Aufbaumaterial, Transportmittel, Fahrzeuge, Sicherheit besondere Anforderungen gestellt werden. Die DIN 4102 (Brandverhal-
Bauteile oder andere Gegenstände eingeengt werden. Widerrechtlich abgestellte ten von Baustoffen, Bauteilen) bzw. oder EN 13501-1 ist unbedingt zu beachten
Fahrzeuge, Anhänger werden (auch ohne vorherige Unterrichtung) auf Kosten des und einzuhalten.
Besitzers entfernt.
12. Teppiche: Das Auflegen von Teppichen oder von Dekorationsmaterial unmittelbar
2. Be- und Entladen: Alle Fahrzeuge dürfen nur zum Be- und Entladen an die auf den Hallenboden hat so zu erfolgen, dass keine Rutsch-, Stolper- oder Sturzgefahr
Ladebereiche der arena fahren und müssen unmittelbar nach dem Ladevorgang für Personen entsteht. Teppiche und andere Fußbodenbeläge sind unfallsicher zu
vom Gelände entfernt werden. Ein Parken im Ladebereich ist grundsätzlich verbo- verlegen und dürfen nicht über die Standgrenzen hinausragen. Klebemarkierungen,
ten. Die Einfahrt für Pkw und Lkw in den Ladebereich bzw. in das Gelände ist nur Teppichfixierungen und ähnliches, dürfen nur mit speziellen rückstandsfrei entfernbarem
nach Absprache mit dem Betreiber möglich. Teppichverlegeband erfolgen. Selbstklebende Teppichfliesen sind nicht zugelassen.
Alle eingesetzten Materialien müssen rückstandslos entfernt werden. Gleiches gilt
3. Parkplätze für PKW und LKW: Auf dem Veranstaltungsgelände befindet sich für Substanzen wie Öle, Fette, Farben und ähnliches. Die Hallenböden dürfen
kein Abstellplatz für LKW, Hänger und Transporter. Die Verfügbarkeit der externen nicht gestrichen oder in sonstiger Weise beklebt werden.
Parkmöglichkeiten müssen vor Aufbaubeginn vom Veranstalter angefragt werden.
13. Fußbodenschutz: Verankerungen und Befestigungen im Fußboden sind nicht
4. Auf- und Abbauarbeiten: Alle Auf- und Abbauarbeiten dürfen nur im Rahmen gestattet. Das Aufstellen feuchter oder durchnässender Gegenstände ist verboten.
der geltenden arbeitsschutzrechtlichen, gewerberechtlichen und versammlungs- Austretende Feuchtigkeit ist sofort zu beseitigen. Beim Aufstellen von Kühlschrän-
stättenrechtlichen Bestimmungen durchgeführt werden. Der Aussteller und die von ken und mobilen Theken ist eine wasserundurchlässige Auffangvorrichtung vorzu-
ihm beauftragten Servicefirmen sind für die Beachtung der Vorschriften verant- sehen. Schwere Lasten, Aufhubmaterial und Kisten dürfen nur mit gummibereiften
wortlich. Der Aussteller und die von ihm beauftragten Servicefirmen haben sicher- Rollwagen oder Hubwagen in den Räumlichkeiten transportiert werden. Brems-
zustellen, dass es bei ihren Auf- und Abbauarbeiten nicht zu einer gegenseitigen spuren durch Gummiabrieb sind zu vermeiden und ggf. zu entfernen.
Gefährdung mit anderen Ausstellern und deren Servicefirmen kommt. Soweit
erforderlich, haben sie einen Koordinator zu benennen, der die Arbeiten aufeinan- 14. Glas und Acrylglas: es darf nur Sicherheitsverbundglas verwendet werden.
der abstimmt. Bei Verstößen gegen die gesetzlichen Bestimmungen kann durch Kanten von Glasscheiben müssen so bearbeitet oder geschützt sein, dass eine
den Veranstalter, den Betreiber und durch die zuständigen Behörden die Einstel- Verletzungsgefahr ausgeschlossen ist. Ganzglasbauteile sind in Augenhöhe zu
lung der Arbeiten angeordnet werden. markieren. Für Konstruktionen aus Glas sind die Anforderungen gemäß „Techni-
sche Regeln für die Verwendung von absturzsichernden Verglasungen (TRAV)“
einzuhalten.
5. Ausgänge, Hallengänge, Flure, Notausgänge, Notausstiege: Diese Ret-
tungswege sind jederzeit freizuhalten. Die Türen im Zuge von Rettungswegen 15. Ausgänge aus umbauten Ständen: Standbereiche mit einer Grundfläche
müssen von innen leicht in voller Breite geöffnet werden können. Rettungswege, von mehr als 100 m² oder unübersichtlicher Aufplanung müssen mindestens zwei
Ausgangstüren, Notausstiege und deren Kennzeichnung dürfen nicht versperrt, voneinander getrennte Ausgänge/ Flucht-/ Rettungswege haben, die sich gegen-
verhängt oder sonst unkenntlich gemacht werden. Flure dürfen zu keinem Zeit- überliegen. Die Lauflinie von jeder Stelle auf einer Ausstellungsfläche bis zu einem
punkt durch abgestellte oder in den Flur hineinragende Gegenstände eingeengt Hallengang darf nicht mehr als 20 m betragen.
werden. Alle Flure dienen im Gefahrfall als Rettungswege.
16. Geländer/ Umwehrungen von Podesten: Allgemein begehbare Flächen, die
6. Sicherheitseinrichtungen: Feuermelder, Wasserstöcke, Hydranten, Feuerlö- unmittelbar an Flächen angrenzen die tiefer liegen, sind mit Brüstungen zu um-
scher und -leitungen, Rauchklappen, Auslösungspunkte der Rauchabzugseinrich- wehren, sofern eine Sturzgefahr besteht.
tungen, Rauchmelder sowie Zu- und Abluftöffnungen der Heiz- und Lüftungsanla-
ge, deren Hinweiszeichen sowie die grünen Notausgangskennzeichen müssen 17. Nägel, Haken, Löcher: Das Einbringen von Bolzen und Verankerungen sowie
jederzeit zugänglich und sichtbar sein; sie dürfen nicht versperrt, verhängt oder das Schlagen von Löchern in Hallenböden, -wände und -decken ist verboten.
sonst unkenntlich gemacht werden.
18. Bodenbelastungen: Hallenteile und technische Einrichtungen dürfen durch
7. Standfläche: Die in der Standbestätigung angegebene Standfläche wird auf eingebrachte Gegenstände nicht übermäßig belastet werden. Der Aussteller ist
Anforderung des Ausstellers durch den Veranstalter gekennzeichnet. Auf dieser verpflichtet sich vor dem Einbringen schwerer Gegenstände in die ratiopharm
Grundfläche sind die Stände aufzubauen. Der Aussteller muss mit geringfügigen arena über die im jeweiligen Bereich mögliche maximale Belastbarkeit des Bodens
Abweichungen in der Standabmessung rechnen. Diese können sich unter Ande- beim Betreiber zu erkundigen
rem aus den unterschiedlichen Wandstärken der Trennwände ergeben. Pfeiler,
Wandvorsprünge, Trennwände, Verteilerkästen, Feuerlöscheinrichtungen und 19. Abhängungen/ Hängelasten: Abhängungen dürfen nur unter Leitung und
sonstige technische Einrichtungen sind Bestandteile der zugeteilten Standflächen. Aufsicht des Betreibers bzw. der durch sie beauftragten Servicefirmen erfolgen.
Für Ort, Lage, Maße und etwaige Einbauten auf der Mietfläche ist deshalb nur das Der Veranstalter ist verpflichtet beabsichtigte Abhängungen rechtzeitig beim
örtliche Aufmass gültig. Betreiber anzumelden und sich über die im jeweiligen Bereich zulässigen maxima-
len Lastwerte beim Betreiber zu erkundigen.
8. Standsicherheit: Ausstellungsstände einschließlich Einrichtungen und Expona-
te sowie Werbeträger sind so standsicher zu errichten, dass Leben und Gesund- 20. Elektrische Anschlüsse/ Standinstallation: Die Installation elektrischer
heit sowie die Sicherheit und Ordnung nicht gefährdet werden. Für die statische Anschlüsse bis zum Stand wird vom Betreiber oder durch Vertragspartner des
Sicherheit des Standes ist der Aussteller verantwortlich und gegebenenfalls Betreibers durchgeführt. Werden Elektroinstallationen innerhalb des Standes
durch beauftragte Servicefirmen des Veranstalters durchgeführt, so dürfen diese
Stand: Oktober 2013 Seite 1/2
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