Die Kasse und das Finanzamt Nachzahlungsforderungen des Fiskus vorbeugen - steuerlounge.de
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Die Kasse und das Finanzamt
–
Nachzahlungsforderungen des Fiskus vorbeugenEinleitung
Keine Rechtssicherheit für bargeldintensive Betriebe !
• Bei fast allen Unternehmen mit Kasseneinnahmen kann die Buchführung
verworfen werden!
• Zuschätzungen drohen auch den vielen ehrlichen Unternehmern, die alle
Einnahmen ordentlich erklären
• Das Problem:
• Kaum jemand erfüllt alle formellen Anforderungen
• Mehrere BMF-Schreiben sind zu beachten!
• Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs bestätigt Finanzverwaltung
Seite 2 von 67Einleitung
Aktuelle Schwerpunkte:
Ab 01.01.2017 endet die Übergangsfrist
• Alle elektronischen Kassen müssen dann die
Einzeldaten speichern
oder
• Verwendung einer offenen Ladenkasse
Gesetzgebungsverfahren – Entwurf „Gesetz zum
Schutz vor Manipulationen an digitalen
Grundaufzeichnungen“
• Ab 01.01.2020 technische Sicherungseinrichtung Pflicht
• Einführung einer Kassennachschau
Seite 3 von 67Inhaltsübersicht 1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse 1.1 Aufgaben moderner Kassensysteme 1.2 Arten von Kassensystemen 2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen 3. Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Kassenführung – Status quo und Planung 4. Weitere Hinweise zur sicheren Kassenführung 5. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt Seite 4 von 67
1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse
• Erfindung der ersten Registrierkasse: 1879 in Dayton, Ohio, USA
• Barbesitzer wollte Betrug seines Personals verhindern
• Seitdem enorme technische Weiterentwicklung der Kassen
Moderne Kassensysteme
erfüllen viele Funktionen.
Seite 5 von 671.1 Aufgaben moderner Kassensysteme
Fiskal-
Überwachung
Funktion
des Personals
Betriebs-
wirtschaftliche
Zwecke
Seite 6 von 671.2 Arten von Kassensystemen
Kassen
offene
PC-Kassensysteme proprietäre Kassen
Ladenkasse
Geldlade mit elektronischem
Schuhkarton Journal
Branchen-
Server
software
mechanische oder
ohne elektronisches
elektronische
Journal
Rechensysteme
Seite 7 von 67Inhaltsübersicht 1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse 1.1 Aufgaben moderner Kassensysteme 1.2 Arten von Kassensystemen 2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen 3. Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Kassenführung - Status quo und Planung 4. Weitere Hinweise zur sicheren Kassenführung 5. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt Seite 8 von 67
2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
Geschätzte Einnahmeausfälle
pro Jahr zwischen
10.000.000.000 € und 20.000.000.000 €
Seite 9 von 672. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
• Ärger mit der Kasse – kein Kavaliersdelikt
• Einschränkung der Selbstanzeige
• ab Bekanntgabe der Prüfungsanordnung
• Abschaffung der Teilselbstanzeige
Seite 10 von 672. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
Der Finanzverwaltung sind alle Möglichkeiten zur Manipulation der
Kasseneinnahmen bekannt!
• Nutzung des Trainingsspeichers
(Tische/Personal)
• Stornierung von Umsätzen
• Einsatz von Boneditoren
Häufige • Nichtverbuchung von Einnahmen
Tricks • falsche Programmierung der Kassensoftware
• Verwendung mehrerer Kassen
• automatische Erlösverkürzung mittels Zapping
• manuelle Löschung von Journalbuchungen
Seite 11 von 672. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
Gastro-
Hotel- nomie
Apotheken
lerie
Taxi- Einzel-
gewerbe handel
Bäcker,
Tankstellen
Fleischer
Hoch-
Friseur- risiko
u.s.w.
betriebe Barein-
nahmen
Seite 12 von 672. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen Bericht des Bundesrechnungshofs 2003: • Steuerausfälle in mehrstelliger Milliardenhöhe drohen • Kassensysteme entsprechen nicht „GoBs“ (heute GoBD) • Daten werden ohne nachweisbare Spuren verändert • Aufforderung an das Bundesfinanzministerium, für Abhilfe zu sorgen Seite 13 von 67
Inhaltsübersicht
2. …
3. Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße
Kassenführung – Status quo und Planung
3.1 Offene Ladenkasse
3.2 Kassen ohne elektronische Journale (bis 31.12.2016)
3.3 Übergangsfrist (26.11.2010–31.12.2016)
3.4 Kassen ab 01.01.2017
3.5 Gesetzentwurf zu Verhinderung von Kassenmanipulationen
3.6 INSIKA – eine Alternative zum Gesetzentwurf
Seite 14 von 673.1 Offene Ladenkasse
• Offene Ladenkasse darf weiter verwendet werden:
• auch nach dem 31.12.2017 und
• auch nach dem 31.12.2019
• Gegenwärtig ist keine Pflicht zur Verwendung einer elektronischen
Registrierkasse geplant
• Vorteil der offenen Ladenkasse:
Im Gegensatz zur elektronischen Registrierkasse weniger Anforderungen
Seite 15 von 673.1 Offene Ladenkasse
• Wichtig – Kassenbericht zur Ermittlung der Tageslosung
• Zwingend folgender Aufbau:
Endbestand der Kasse 927,36 € (tatsächlich gezähltes Geld lt. Zählprotoll)
+ Ausgaben - €
+ Entnahmen - €
- Einlagen - €
(Wechselgeld; Kassenendbestand
- Kassenanfangsbestand 100,00 € Vortag)
Tageslosung 827,36 €
Seite 16 von 673.1 Offene Ladenkasse
Achtung – Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs
(Urteil vom 25.03.2015 – X-R-20/13)
Das Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen
Ladenkasse wird als schwerwiegender Fehler bezeichnet!!
Seite 17 von 673.2 Kassen ohne elektronische Journale (bis 31.12.2016) • Gemeint sind elektronische Registrierkassen älterer Bauart, die keine elektronischen Journaldaten speichern können • Journaldaten (Kassenrolle oder elektronisches Journal) müssten eigentlich aufbewahrt werden! • Nur unter bestimmten Voraussetzungen ist es zulässig, dies nicht zu tun! • BMF-Schreiben vom 09.01.1996 regelt die Voraussetzungen! Seite 18 von 67
3.2 Kassen ohne elektronische Journale (bis 31.12.2016) Folgende Unterlagen/Belege müssen unbedingt aufbewahrt werden: • Fortlaufend nummerierte Tagesendsummenbons (Z-Bon) • Nachweis der Stornobuchungen und Trainerumsätze • Nachweis Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) Des Weiteren alle weiteren Belege im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon, wie z.B.: • Kellnerberichte, • Zeitzonenberichte • Bedienerberichte • Artikelberichte • Warengruppenberichte • usw. Seite 19 von 67
3.2 Kassen ohne elektronische Journale (bis 31.12.2016)
Weiterhin müssen alle Organisationsunterlagen aufbewahrt werden.
Dazu gehören insbesondere:
• Bedienungsanleitung
• Programmieranleitung
• Kassieranweisung
• Alle Unterlagen über die Änderung der Kassenprogrammierung
• …
Seite 20 von 673.2 Kassen ohne elektronische Journale (bis 31.12.2016)
Achtung – Rechtsprechung des Bundesfinanzhof
(Urteil vom 25.03.2015 – X R 20/13)
Zitat Leitsatz 5:
„Bei einem programmierbaren Kassensystem stellt das Fehlen der
aufbewahrungspflichtigen Betriebsanleitung sowie der Protokolle
nachträglicher Programmänderungen einen formellen Mangel dar, dessen
Bedeutung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer
Registrierkasse oder dem Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen
Ladenkasse gleichsteht und der daher grundsätzlich schon für sich
genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt.“
Seite 21 von 673.3 Übergangsfrist (26.11.2010–31.12.2016)
Übergangsfrist
Kasse kann Kasse
Daten nicht speichert die
speichern Journaldaten
Umrüstung ist Umrüstung ist
möglich nicht möglich Sofortige
Sofortige Verwendung Anwendung
Umrüstung bis 31.12.2016
Seite 22 von 673.3 Übergangsfrist (26.11.2010–31.12.2016)
Was ist dabei zu beachten?
• Kassenhersteller legt fest, ob die Kasse umrüstbar ist
• Zeiträume oder Fristen zur Umrüstung sind nicht geregelt
• Kauf einer neun oder gebrauchten Kasse, welche die Daten nicht
speichert, ist möglich
• Weiternutzung nur bis 31.12.2016
Aber: Anforderungen BMF-Schreiben 09.01.1996 beachten
Seite 23 von 673.4 Kassen ab 01.01.2017 Das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 Aufbewahrung aller steuerlichen Einzeldaten Diese müssen • jederzeit verfügbar, • unverzüglich lesbar, • vollständig, • unveränderbar und • maschinell auswertbar sein. Seite 24 von 67
3.4 Kassen ab 01.01.2017
Dazu gehören:
• Daten der Einzelumsätze – Journaldaten!!
• Auswertungsdaten
• Programmier- und Stammdatenänderungen
Seite 25 von 673.4 Kassen ab 01.01.2017
Was ist dabei zu beachten?
Daten für jede Kasse einzeln speichern!
Daten ggf. unveränderbar auf externe Datenträger
auslagern
Archivsysteme müssen gleiche Auswertungen wie
laufende Systeme erlauben
Einsatzorte und Zeiträume der Kassen protokollieren
Datensicherung nicht vergessen!!
Seite 26 von 673.4 Kassen ab 01.01.2017
Zusätzlich sind weiterhin auch noch alle Organisationsunterlagen
aufzubewahren, insbesondere:
• Bedienungsanleitung
• Programmieranleitung
• Anweisungen zur Programmierung des Geräts
• …
Seite 27 von 673.4 Kassen ab 01.01.2017
Urteil des Bundesfinanzhofs zum Datenzugriff der Finanzverwaltung
(Urteil vom 16.12.2014 – X R 42/13)
• Einzelhändler (z.B. Apotheker) muss im Rahmen der Zumutbarkeit
vereinnahmte Umsätze einzeln speichern
• Zumutbarkeit ist gegeben, wenn das Kassensystem die detaillierten
Informationen einzeln aufzeichnet und eine dauerhafte Speicherung
möglich ist
• Recht der Finanzverwaltung zum Datenzugriff auf diese Kassendaten
Seite 28 von 673.5 Gesetzentwurf zur Verhinderung von Kassenmanipulationen
Referentenentwurf vom 18.03.2016 eines „Gesetzes zum Schutz vor
Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“
Gesetzgebungsvorhaben hat im Kern zwei Teile:
1. Änderung der Abgabenordnung –
Einfügung §146a AO und §146b AO
2. Erlass einer „Technischen Verordnung zur Durchführung des
Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen
Grundaufzeichnungen“
Seite 29 von 673.5 Gesetzentwurf zur Verhinderung von Kassenmanipulationen
§146a Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen
mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme;
Verordnungsermächtigung
Abs. 1:
„Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit
Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat ein
elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden
aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln,
vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Das elektronische
Aufzeichnungssystem und die Aufzeichnungen nach Satz 1 sind durch eine
zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. …“
Seite 30 von 673.5 Gesetzentwurf zur Verhinderung von Kassenmanipulationen
Technische Verordnung definiert die konkrete Umsetzung
• Elektronische Aufzeichnungssysteme sind elektronische oder
computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen (§1)
• Zukünftig könnte die Definition der elektronischen Aufzeichnungssysteme
noch erweitert werden um z.B.:
• Warenwirtschaftssysteme
• Fakturierungssoftware
• Elektronische Fahrtenbücher
• ….
Seite 31 von 673.5 Gesetzentwurf zur Verhinderung von Kassenmanipulationen
• Technische Sicherungseinrichtung, bestehend aus:
• Sicherheitsmodul
• Speichermedium
• Digitale Schnittstelle
• Nicht vorgesehen sind bisher:
• Registrierkassenpflicht, d.h. offene Ladenkasse bleibt erlaubt
• Keine Bonpflicht – Kassenbon muss nicht zwingend ausgegeben
werden
Seite 32 von 673.5 Gesetzentwurf zur Verhinderung von Kassenmanipulationen
• Technische Sicherungseinrichtung – geplante Einführung ab 01.01.2020
• Übergangsregelung bis zum 31.12. 2022
• §146b AO ebenfalls ab 01.01.2020
• Einführung einer Kassennachschau
• Kontrolle der Ordnungsmäßigkeit der Kasse und des Einsatzes des
Aufzeichnungssystems
Seite 33 von 673.5 Gesetzentwurf zur Verhinderung von Kassenmanipulationen
!Sanktionierung von Verstößen!
„Werden Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen zur
ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung
festgestellt, können diese als Steuerordnungswidrigkeit mit einer
Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden ...“
Seite 34 von 673.6 INSIKA – eine Alternative zum Gesetzentwurf
IN INtegrierte
SI SIcherheitslösung
KA für messwertverarbeitende KAssensysteme
• Leitung durch Physikalisch Technische Bundesanstalt (PTB)
• Anwendung in anderen Staaten
• offener Standard, der die Wettbewerbsgleichheit garantiert
Seite 35 von 673.6 INSIKA – eine Alternative zum Gesetzentwurf
Wesentliche Daten auf
Kassenbon und Z-
Bericht werden mit der Buchungen
Signatur quasi vom
Finanzamt
unterschrieben!
Hashwert
Signatur
Seite 36 von 67
Lfd. Nr. Bon3.6 INSIKA – eine Alternative zum Gesetzentwurf
Auch der Z-Bericht
wird mit der Signatur
vom Finanzamt
unterschrieben!
Lfd. Nummer
Umsätze
Trainer
Signatur
Seite 37 von 673.6 INSIKA – eine Alternative zum Gesetzentwurf
• Gesetzgebungsverfahren gegenwärtig ohne INSIKA
• INSIKA wäre
• genauso sicher
• kostengünstiger
• erprobt und sofort einsatzbereit
• keine Zertifizierung der Kassen erforderlich
• einfache Überprüfung durch Finanzverwaltung
Seite 38 von 67Inhaltsübersicht
1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse
2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
3. Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße
Kassenführung - Status quo und Planung
4. Weitere Hinweise zur sicheren Kassenführung
4.1 Grundlagen
4.2 Zählprotokoll
4.3 Kassenbericht
4.4 Kassenbuch
5. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
Seite 39 von 674.1 Grundlagen
Abgabenordnung Kasseneinnahmen und Kassenausgaben
sollen täglich festgehalten werden
Gewinnermittlung keine Verpflichtung zum Führen eines
§ 4 Abs. 3 EStG Kassenbuchs
Seite 40 von 674.1 Grundlagen
Ordnungsmäßigkeit
der Buchhaltung
materielle formelle
Ordnungsmäßigkeit Ordnungsmäßigkeit
Seite 41 von 674.1 Grundlagen
• Buchhaltung muss materiell und formell in Ordnung sein
• Schätzung bei Fehlern der formellen Ordnungsmäßigkeit
• Auch die materiell richtige Buchhaltung wird bei formellen Fehlern
verworfen und es kommt zur Zuschätzung!
Seite 42 von 674.1 Grundlagen
• Richtige Führung der Kassenbücher beachten!
• Geldmäßige Kassenführung – Kassenbücher müssen den tatsächlichen
Geldfluss darstellen!
• Kassenbücher werden oft nur rechnerisch geführt
• Hohe Kassenbestände
• Rechenfehler
• Kassenminusbeträge
• Kassensturz führt zu Differenzen
• ….
Seite 43 von 674.1 Grundlagen • buchführungspflichtige Steuerpflichtige unterliegen wesentlich strengeren formellen Vorschriften als solche, die eine Gewinnermittlung erstellen dürfen • Gewinnermittlung durch Überschussrechner: keine Verpflichtung zur Führung von Kassenbüchern • Daher weitere Hinweise zur sicheren Kassenführung beachten! Seite 44 von 67
4.1 Grundlagen Ordnungsmäßige Kassenführung umfasst • Zählprotokoll • Kassenbericht • Kassenbuch (bei Buchführungspflicht) Seite 45 von 67
4.2 Zählprotokoll Seite 46 von 67
4.2 Zählprotokoll Aufbewahrung aller von der Kasse erstellten Dokumente: • Beispiel: Kontrollbon über Registrierung • Beispiel: Kontrollbon Abrechnung (=> Zählprotokoll) Seite 47 von 67
4.3 Kassenbericht Ermittlung der Tageseinnahmen Seite 48 von 67
4.4 Kassenbuch Chronologische Aufzeichnung der baren Geschäftsvorfälle Kassenbuch muss den Soll-/Ist-Vergleich mit dem Kassenbestand ermöglichen Seite 49 von 67
4.4 Kassenbuch
Beweisvorsorge
Negative Umsätze
müssen unbedingt
dokumentiert
werden!
Seite 50 von 67Inhaltsübersicht
1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse
2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen
3. Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße
Kassenführung - Status quo und Planung
4. Weitere Hinweise zur sichern Kassenführung
5. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt
5.1 Digitale Betriebsprüfung
5.2 Vorgelagerte Systeme
5.3 Prüfungsmethoden
Seite 51 von 675.1 Digitale Betriebsprüfung
• starkes Ansteigen der Prüfungstätigkeit
• spezielle Schulung der Betriebsprüfer
• Einsatz der digitalen Datenanalyse
Seite 52 von 67 Kasseneinnahmen gehören zu den Daten, die
sich hervorragend prüfen lassen!Entwicklung
5.1 Digitale Betriebsprüfung
Seit dem 1. Januar 2002 digitaler Datenzugriff
Dazu gehören:
• Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung
• weitere steuerrelevante elektronische Daten, insbesondere Kassendaten
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und
Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen
und Unterlagen in elektronischer Form sowie
zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014
Seite 53 von 675.1 Digitale Betriebsprüfung
gegenwärtig Vor allem Prüfung der Buchführung, die Daten der
Vorsysteme werden nur vereinzelt geprüft!
Vorrangig Prüfung der Daten aus vorgelagerten
künftig
Systemen!
Umfang und Tiefgang der Prüfung nehmen zu;
Folge
besseres Aufdecken von Manipulationen
Seite 54 von 675.2 Vorgelagerte Systeme
Datenherkunft
Daten aus
Daten der Vorsystemen
Finanzbuchhaltung (Journaldaten des
Kassensystems)
Seite 55 von 675.2 Vorgelagerte Systeme
Kassendaten (elektronische Kassen, PC-Kassensysteme, Daten der Wiegekasse)
Taxameter
Branchensoftware/Branchenlösungen (sog. Back-Office Software, ERP-Systeme)
Warenwirtschaftssysteme
Kostenrechnung
Fakturierungsprogramme
Auftragsverwaltung
Zahlungsverkehr (z.B. Quicken, Starmoney)
elektronische Fahrtenbücher
…
Seite 56 von 675.2 Vorgelagerte Systeme Verzögerungsgeld • bei Nichteinräumung des Datenzugriffs • mindestens 2.500 € bis maximal 250.000 € • keine Erstattung nach Übergabe Seite 57 von 67
5.3 Prüfungsmethoden
Prüfungsmethoden
Klassische Methoden Plausibilitätsprüfung
Diverse Ziffernprüfung Logische Plausibilität
Chi-Quadrat-Test Zeitreihenvergleich
Newcomb-Benford-
Verteilungsanalyse
Analyse
Lückenanalyse Betriebsvergleiche
Seite 58 von 675.3 Prüfungsmethoden
• Finanzverwaltung setzt Prüfsoftware WinIDEA ein
• Richtig eingesetzt ist die Prüfsoftware ein effektives Werkzeug
• Schnellere Prüfung
• Tiefere/gründlichere Prüfung
Seite 59 von 675.3 Prüfungsmethoden
• Prüfsoftware WinIDEA erleichtert die Arbeit des Prüfers
• Entlastung bei Routineaufgaben
• Daten filtern oder sortieren
• Vergleich von Daten (z.B. Buchhaltungsdaten mit Kassendaten)
• Graphische Darstellung der Daten
• Verdichtung der Daten (z.B. nach Artikeln)
• …
Seite 60 von 675.3 Prüfungsmethoden
• Prüfungspraxis – mathematisch-statistische Methoden (Chi-Quadrat-Test,
Benford-Analyse oder Prüfung auf Normal- bzw. Lognormalverteilung)
haben sich nicht durchgesetzt!
• Diese Tests bringen kaum gerichtlich verwertbare Ergebnisse!
• Prüfung auf logische Plausibilität
• Zeitreihen
• Lückenanalyse
Seite 61 von 675.3 Prüfungsmethoden
Beispiele für Lückenanalyse:
• Tage ohne Kasseneinnahmen (mit Feiertagen nach Bundesland und
individuellen Öffnungstagen)
• fehlende Rechnungsnummern
• fehlende Bonnummern aus dem Kassenjournal
Seite 62 von 675.3 Prüfungsmethoden
• Zeitreihenvergleich ist eine der effektivsten Prüfungsmethoden
• grafische Darstellung macht Probleme sofort sichtbar
• Gegenüberstellung von Vergleichsgrößen oder Gegenüberstellung von
Perioden
Seite 63 von 675.3 Prüfungsmethoden Seite 64 von 67
5.3 Prüfungsmethoden Zeitreihenvergleich: Kasseneinnahmen nach Kalenderjahr Seite 65 von 67
5.3 Prüfungsmethoden Zeitreihenvergleich: Umsatz / Wareneinsatz Seite 66 von 67
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 67 von 67
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