Die Kundenzeitschrift der Abacus Research AG
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Work smart
2020
Die Kundenzeitschrift der Abacus Research AG
Abacus Pages 2020 Pages auch online:
abacus.ch/pages
Work smart
Seite 4 – Im Gespräch Seite 13 – Business Intelligence
Grafikwerkzeug visualisiert
Geschäftsdaten aus der
Abacus Software
Entscheidungen aufgrund smarter
Analysen
Seite 18 – Zeiterfassung
Ganz nach Bedarf Zeit erfassen
Passende Lösungen für alle Bedürfnisse
Kein Stein bleibt auf dem
anderen – über Homeoffice und
KI, New und Smart Work
Zukunfts- und Trendforscherin Karin Frick
vom GDI
Seite 21 – Portale
Work smart mit Portalen
Zur Steigerung der Effizienz bei
Mitarbeitenden und Kunden
Seite 8 – Smarte Algorithmen
Ziel ist der Datenaustausch zwischen
Firmen in Echtzeit – Künstliche
Intelligenz und Maschinelles Lernen
brauchen Unterstützung
Der Nutzen neuer Technologien
Impressum: Pages ist das Kunden- und Unternehmensmagazin der Abacus Research AG und erscheint einmal jährlich. E-Paper:
www.abacus.ch Herausgeber: Abacus Research AG, Abacus-Platz 1, CH-9300 Wittenbach-St. Gallen Redaktion: Abacus Pages -Team
Konzept und Gestaltung: Rembrand AG, St. Gallen Bildnachweis: Titelseite, S. 8, 9, 11: Alberto Cavazzano, Mailand; S. 4 , 7: Geri Born;
übrige Bilder: mit freundlicher Genehmigung der Partner Druck: Galledia Print AG, Flawil Auflage: 16'500 Exemplare Deutsch, 1500
Exemplare Französisch © Abacus Research AG
2 / PAGES — 2020
Seite 28 – Human Resources
Bei der Aargauischen Geschätzte Leserin
Kantonalbank verwalten Geschätzter Leser
Mitarbeitende ihre
In der IT-Welt kennen wir den Begriff «smart» bereits seit
persönlichen Daten selbst Längerem in Verbindung mit «Smart Home». Dabei geht es
Die Software für effizientes darum, Häuser und damit verbunden unser Wohnen mit
Personalmanagement intelligenten Systemen und Komponenten bequemer und
energieeffizienter zu gestalten. Oder auch im Bereich
«Smart Drive» unterstützen uns modernste Systeme wie
GPS, Lenkassistenten und Abstandsregler mit dem Ziel,
uns teilautonomes Fahren zu ermöglichen.
Im Bereich ERP hat sich der Begriff «Work smart» noch nicht
etabliert. Im Gegenteil, viele ERP-Systeme funktionieren
Seite 32 – AbaPlan noch immer beinahe archaisch, indem die Daten manuell und
in oft kompliziert gestalteten Masken erfasst werden müssen.
Zudem stehen die Informationen aus dem ERP vielfach nur
ausgewählten Power-Usern zur Verfügung, was für viele
Entscheidungen im Tagesgeschäft abträglich ist.
Abacus geht auch in diesem Bereich wieder einen Schritt
voran mit dem Ziel einer teilautonomen Buchhaltung in Echt-
zeit. Die Grundlage dafür bilden modernste Technologien
wie Künstliche Intelligenz (KI) oder Maschinelles Lernen (ML).
Sie werden für neue Entwicklungen in Bereichen wie beispiels-
weise Belegerkennung und Spesenerfassung eingesetzt. Auch
Planung ist mehr als das halbe für die grafische Darstellung von Daten und deren Verteilung
geht Abacus neue Wege, um den vielen Anspruchsgruppen
Leben – Lebensretter sparen innerhalb eines Betriebs zeitgerecht Daten und Grafiken
Zeit mit AbaPlan jederzeit und überall zur Verfügung zu stellen. Last, but not
Personaleinsatzplanung least ermöglichen die verschiedenen neu entwickelten Abacus
Portale ebenfalls ein «Work smart», indem nicht nur Mitarbei-
tenden eines Betriebs, sondern auch Kunden und Lieferanten
das Abacus System für die Erfassung und Abfrage von Daten
zur Verfügung steht.
Seite 35 – Mitarbeiter-Portal Diesmal wollen wir vom Pages -Team ebenfalls eine Neuigkeit
anbieten, indem Sie Videos mittels QR-Code starten können,
die neben einzelnen Beiträgen platziert sind. Richten Sie dazu
einfach die Kamera Ihres Smartphones auf den QR-Code und
starten Sie so das Video – ganz im Sinne von «View smart»!
Um Ihnen den praktischen Einstieg ins Thema «Business
Intelligence» und «Digitalisierung» zu erleichtern, haben wir
zwei preislich attraktive Bundles geschnürt.
Im Namen des Pages-Teams wünschen wir Ihnen viel Spass
mit dem Pages 2020 und genügend Anregungen, um in Zukunft
mit Abacus in Ihrem Unternehmen oder Tätigkeitsbereich
Digitalisierung leicht gemacht – «smarter» zu arbeiten.
der Switzerland Innovation Park Martin Riedener
Biel/Bienne (SIPBB) setzt mit Partner und Mitglied der Geschäftsleitung Abacus Research
MyAbacus auf eine ganzheitliche
Lösung
Belegfreigabe und Spesen
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4 / PAGES — 2020
Im Gespräch
Zukunfts- und Trendforscherin Karin Frick vom GDI
Kein Stein bleibt auf
dem anderen –
über Homeoffice und KI,
New und Smart Work
Karin Frick vom Gottlieb Duttweiler Institut
befasst sich seit ihrem Studium an der Universität St. Gallen (HSG)
in verschiedenen Funktionen mit Zukunftsthemen,
dem gesellschaftlichen Wandel, Innovation und Veränderungen
von Menschen und Märkten.
Der volkswirtschaftliche Trend Zuerst wurde der Arbeiter durch das mit Hilfe aktueller Technologien in
spricht eine klare Sprache: Die Fliessband, anschliessend durch einen grösseren Zusammenhang zu
einzelne Arbeitskraft als Produk- den Industrieroboter fast ganz stellen, um daraus für ihr Unternehmen
tionsfaktor wird immer unbedeuten- wegrationalisiert. In einem nächsten einen Mehrwert zu generieren.
der, wogegen Technik und Wissen Schritt kam der Beamte am Schalter
immer wichtiger werden. Welche durch den Bancomaten unter die Die Pandemie hat vermutlich dem
Einsichten hat uns die aktuelle Räder. Sind jetzt die Manager und Homeoffice zum Durchbruch ver-
Pandemie diesbezüglich gebracht? ihre Fachspezialisten an der Reihe? holfen. Teilen Sie diese Meinung?
Karin Frick /KF: Alles, was in unserem KF: In der Tat dürfte ein Grossteil der KF: Die Zukunft hat diesbezüglich
Forschungsfeld zum Teil seit Jahrzehn- Manager überflüssig werden. Ihr Job schon begonnen, obwohl theoretisch
ten Thema ist, wurde plötzlich Realität. besteht ja grundsätzlich darin, Ressour- alles längstens bekannt und die
Homeoffice, Video-Conferencing am cen zu verteilen und zuzuweisen. Das Pläne in den Schubladen der IT-Ver-
Smartphone, Tablet und Notebook, erledigt heutzutage ein Programm mit antwortlichen für den Ernstfall schon
ja sogar die Telemedizin – das alles Komponenten der Künstlichen Intelli- seit geraumer Zeit bereit gelegen sind.
hat plötzlich eine ganz neue Qualität genz (KI) effizienter, zuverlässiger und Das erst machte es möglich, dass
bekommen. Ganz simple Fragen schneller als ein Mensch. Kommunikationssoftware für Team-
werden neu gestellt: Warum gehen meetings, Konferenzen und To-do-
wir ins Büro? Ist die Arbeit im Büro Der Zürcher «Tages-Anzeiger» fragte Listen rund 70 Prozent der Beschäftig-
nötig? Braucht es das in der bisherigen deshalb kürzlich ganz besorgt ten in der Schweiz blitzschnell für
Form noch, wenn nicht, was wäre bei Ihnen nach, was denn aus ihnen die Arbeit in den eigenen vier Wänden
die passende Form? werden soll? bereitgestellt werden konnte.
KF: Sie werden Berater. Das ist natür-
lich als Scherz gemeint, aber darin Dabei sind Begriffe wie New oder
steckt durchaus auch ein Körnchen Smart Work, Arbeit oder Work 4.0
«Ganz simple Fragen Wahrheit, denn Routineaufgaben vermehrt ins Bewusstsein der
werden neu gestellt: werden vermehrt automatisiert. Um Allgemeinheit gerückt.
weiterhin im Geschäft zu bleiben, müs- KF: Es handelt sich dabei um Kunst-
Warum gehen wir ins Büro?» sen sie sich weiterentwickeln, um in wörter, die wie der Begriff Industrie 4.0
Karin Frick der Lage zu sein, ihre bisherige Arbeit an industrielle Revolutionen erinnern.
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Im Speziellen thematisieren sie Arbeits- mental. So ist etwa Airbnb heute mehr
formen und Arbeitsverhältnisse – nicht wert als die grösste Hotelkette der Welt.
nur im industriellen Sektor, sondern «Es braucht dazu vor
in der gesamten Arbeitswelt. Konkret allem Selbstdisziplin und Wie steht es mit den Mitarbeitenden?
stehen sie für den Übergang von der Selbstmanagement.» Sind sie für die neue Ära des Smart
industriellen zur digitalen Welt. Work gut gerüstet?
Karin Frick KF: Zweifellos haben durch das
Könnten Sie das bitte präzisieren? erzwungene Homeoffice viele Mitarbei-
KF: Digitalisierungsbestrebungen gibt tende Geschmack daran gefunden. Ich
es nicht nur im Büro, sondern auch auf bin überzeugt, dass Homeoffice bald
dem Bau, in der Produktion, ja sogar nicht mehr eine Ausnahme, sondern
in der Landwirtschaft. Allen Branchen fester Bestandteil unserer Arbeitskultur
ist gemeinsam, dass sämtliche Prozesse sein wird. Die technischen Vorausset-
und Strukturen davon betroffen sind. zungen wie das Cloud-Computing, das
Denken Sie nur an die bekannten Bei- ein ortsunabhängiges Arbeiten ermög-
spiele wie Airbnb für die temporäre licht, hat sich vielerorts bereits etab-
Miete von Zimmern und Wohnungen Interview Stefan Wrobel liert. Allerdings verlangt diese smarte
oder den Taxidienst Uber, die Anwen- Prof. Dr. Arbeitsform nicht nur von den Unter-
dern «nur» digitale Plattformen für die nehmen ein Umdenken, sondern auch
Abwicklung eines Angebots zur Ver- von jedem Einzelnen.
fügung stellen. So kommen vermehrt Fraunhofer-Verbund
Prozesse als Dienstleistungen und Ver- IUK-Technologie Braucht es dazu neue Fertigkeiten
waltungsaufgaben zum Zug, welche die und Kenntnisse?
bisherigen Geschäftsmodelle vollstän- die selbststeuernden, stets auf Abruf KF: Es braucht dazu vor allem Selbst-
dig auf den Kopf stellen. Da bleibt kein bereiten Fahrsysteme, die in Zukunft disziplin und Selbstmanagement. Auch
Stein auf dem anderen. automatisch den Transport von die Unternehmen operieren in der Ära
Menschen und Waren meistern werden. von Smart Work vermehrt ergebnisori-
Bleiben wir doch noch ein bisschen Carsharing war ein erster Schritt auf entiert, so dass die Erfüllung von Soll-
beim Homeoffice. diesem Weg. Da der Besitz eigener arbeitsstunden in den Hintergrund tritt.
KF: Je nach Befragung möchten Autos zukünftig obsolet wird, dürften Eine Rapportierung von geleisteten
zwischen 30 und mehr als 50 Prozent in den Städten immer mehr Flächen projektbezogenen Arbeitsstunden wird
der Arbeitnehmer das Homeoffice frei werden, weil immer weniger Park- es aber weiterhin brauchen, damit die
auch nach der Lockerung des Lock- plätze gebraucht werden. Basis für die Verrechnung wie etwa von
downs wenigstens teilweise beibehalten. Beratungsdienstleistungen gegeben ist.
Ein konzentrierteres, entspannteres Was wird vom Corona-bedingten
Arbeiten sei zu Hause besser möglich, Homeoffice bleiben? Wird Smart Work die KMU und den
haben die meisten festgestellt. KF: Auch die Arbeitsräume und -orte Führungsstil verändern?
dürften flexibler gehandhabt werden. KF: Unternehmen müssen sich anpas-
Ist Smart Work mehr als Homeoffice? Sogenannte Co-Working Spaces, Orte sen. Geschäftsmodelle sind kritisch zu
KF: Homeoffice ist nur eine Ausprägung zur gemeinsamen Nutzung durch Frei- hinterfragen. Dazu zählt, dass Mitarbei-
von neuen flexiblen Arbeitsformen. Es berufler, Kreative, Partner und Mitar- tenden die Möglichkeit geboten wird,
geht darum, dass Unternehmen und ihre beitende von kleineren Start-ups oder zeitlich und örtlich flexibel zu arbeiten.
Mitarbeitenden bei Bedarf in der Lage einfach «digitale Nomaden» sind bereits Ihnen müssen die Unternehmensziele
sind, agil zu operieren. Immer mehr angekommen in unserem Alltag. Aber und -projekte ebenso klar kommuni-
Firmen arbeiten projektbezogen, ziehen auch völlig neue Vermietungsformate ziert werden, wie allen die Kernprozesse
Fachspezialisten nicht nur aus dem sind denkbar wie etwa ein «Airbnb» transparent sein sollten. Die alte
eigenen Betrieb, sondern auch extern für Büroräume. «Command & Control»-Führungs-
hinzu, um projektspezifische Teams zu methode hat ausgespielt. Jüngere Mit-
bilden, in denen Spezialisten mit den Könnten Sie für uns eine dies- arbeitende erwarten einen partizipativen
verschiedensten Skills vertreten sind. bezügliche Triage machen? Führungsstil, der ihnen ein Höchstmass
KF: Die Unternehmen Airbnb und an Selbstverantwortung überträgt.
Ist davon auszugehen, dass gleich- Uber stehen exemplarisch dafür, dass Unternehmen und ihr Führungsperso-
zeitig die Arbeitskultur mobiler wird, durch Smart Work nicht nur die Art nal sind gefragt, Teams zu coachen und
die Arbeitszeitmodelle flexibler und Weise, wie man arbeitet, verän- gemeinsam definierte Ziele in der
und die einzelnen Teams virtueller? dert wird, sondern sogar auch neue Gruppe zu realisieren. Anspruchsvoller
KF: Unsere Vorstellungen von Mobilität Geschäftsmodelle geschaffen werden, dürfte die Aufgabe werden, in einem
und damit verbunden unser Alltag die Altbekanntes verdrängen. Die Unternehmen ein Gemeinschaftsgefühl
sowie unser Leben und Denken werden neuen Technologien verändern die zu schaffen und aufrechtzuerhalten.
sich sehr verändern. Denken Sie nur an Wirtschafts- und Arbeitswelt funda- Da sind kreative Ideen gefragt wie zum
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Beispiel in Form institutionalisierter
Apéros, zu denen sich ein Team zu Fix-
zeiten teils über das Netz über Video-
Conferencing, teils echt zum unge-
zwungenen Gedankenaustausch trifft.
Wie wird die Arbeitswelt in 10 oder
20 Jahren aussehen?
KF: Mit Bestimmtheit lässt sich sagen,
dass an der Fabrikation von Gütern bei
einem gleichen Output wie heute dank
Automatisation und Roboterisierung
mit Hilfe von KI immer weniger Men-
schen beteiligt sind, was die Kosten
markant senkt. Das führt jedoch direkt
zur Frage nach einem neuen Gesell-
schaftsmodell, bei dem die Entlohnung
nicht mehr an die Arbeit gekoppelt ist,
wie wir es heute kennen.
Müssen wir dazu die gesellschaft-
liche Bedeutung der Arbeit ändern?
KF: Seit der Reformation hat bei uns
die Arbeit eine religiöse Funktion. Sie
verleiht dem Ausführenden Status und
«Denn viele Menschen
Identität. Das müssen wir in der Tat können sich bestens
ändern. Vielen Leuten macht das auch ohne Erwerbsarbeit
Angst, weil sie um ihre Existenz fürch-
ten. Aber wenn ihnen genau diese
beschäftigen.»
durch ein Grundeinkommen genom- Karin Frick
men würde und sie sich selbst eine
sinnvolle Aufgabe zuweisen könnten,
dann würde sich der damit verbundene
Krampf von selbst lösen. Es war beein-
druckend zu erfahren, dass die von
vielen Experten befürchteten psychi-
schen Zusammenbrüche während des Karin Frick, lic. oec. HSG
Lockdowns nicht in dem befürchteten
Mass eingetroffen sind, sondern nur
in einigen Ausnahmefällen. Denn Die gebürtige Liechtensteinerin ist
viele Menschen können sich bestens Leiterin Research und Geschäftsleitungs-
auch ohne Erwerbsarbeit beschäftigen. mitglied des Thinktank am Gottlieb
Das gilt sowohl für gut ausgebildete Duttweiler Institut (GDI). Die Ökonomin
Leute in gehobenen Positionen analysiert Trends in Wirtschaft, Gesell-
als auch für diejenigen, die heute schaft und Konsum. Im Auftrag namhafter
in Routinejobs arbeiten. Firmen analysiert sie Trends im Konsum-
güter- und Dienstleistungsbereich.
Erlauben Sie uns zum Abschluss
unseres Gesprächs die Frage, wie Die 59-Jährige ist verheiratet, hat zwei
sich das Berufsbild im Kaufmänni- Söhne und absolviert in ihrer Freizeit
schen Bereich verändern wird? Marathons.
KF: Durch die Automatisierung der
Buchhaltung wird sich das Anforde- Das Interview wurde ganz zeitgemäss
rungsprofil verändern. Es wird nicht via Video-Conferencing geführt, wozu
mehr darum gehen, Buchungsbelege sich Karin Frick aus einer stilvollen
zu erfassen, sondern Daten auszu- Engadiner Stube meldete, die sie für
werten und zu analysieren, so dass ihre Ferien über Airbnb gemietet hat.
sich der Buchhalter zum eigentlichen Das Pages -Team bedankt sich bei
Data Scientist entwickeln muss. l Karin Frick für das Interview.
PAGES — 2020 / 7
Smarte Algorithmen
Der Nutzen neuer Technologien
Ziel ist der Datenaustausch
zwischen Firmen
in Echtzeit –
Künstliche Intelligenz und
Maschinelles Lernen
brauchen Unterstützung
Claudio Hintermann, Mitgründer, CEO und Chefstratege von
Abacus Research, spricht im Pages-Interview nicht nur über die Zukunft
von ERP-Systemen, Buchhaltungsprozessen und CFO, sondern
auch über die Bedeutung und den Nutzen der Transaktionsverarbeitung
in Echtzeit und neue dafür benötigte Technologien.
Als erste ERP-Entwicklungsfirma hat Wie stehen die Aktien für eine
Abacus Research 2019 den Begriff selbststeuernde Buchhaltung?
«Autonome Buchführung A.L.A. geprägt. Das Kürzel steht für Ist die autonome Buchführung
ist ähnlich wie autonomes Autonomous Live Accounting und heute schon Realität?
Autofahren.» meint in Anlehnung an die Idee des Claudio Hintermann/CH: Autonome
autonomen Fahrens «selbststeuernde Buchführung ist ähnlich wie auto-
Claudio Hintermann
Buchhaltung in Echtzeit». Das erste nomes Autofahren. Der Weg dorthin
Kernelement von Abacus ist die Lösung ist noch «holprig», da viele Details
DeepO, die der autonomen optischen noch zu klären sind. Beide dürften
Belegerkennung dient. Mit Hilfe von aber in nicht allzu ferner Zukunft
neuen Techniken wie der Künstlichen im Wesentlichen Realität werden.
Intelligenz (KI) und dem Maschinellen Eine autonome Buchführung ist
Lernen (ML) ist sie in der Lage, live grundsätzlich sicherlich einfacher
und selbständig Rechnungen und zu bewerkstelligen als das selb-
Belege zu analysieren und um fehlende ständige Fahren. Es geht dabei
Informationen anzureichern, die für darum, unstrukturierte Informa-
ein Geschäftsdokument relevant sind. tionen so aufzubereiten, dass sie
Doch wie es bis zur Realisierung sich automatisch korrekt verbuchen
des autonomen Fahrens noch viele lassen. Dabei wird auf mehrere
Entwicklungsschritte und vor allem Methoden gesetzt, wobei ML und
geänderte Rahmenbedingungen KI immer häufiger zur Anwendung
braucht, fordert auch die Umsetzung kommen.
von A.L.A. ihren Tribut.
8 / PAGES — 2020
Um welche Art Daten handelt
es sich dabei?
CH: Es sind Online-Nachschlagewerke
wie etwa private und öffentliche
«Adressbücher» in Form von Daten-
banken und Handelsregistern. Sie
ermöglichen es, Informationen
zu überprüfen, zu vervollständigen
und zu standardisieren.
Genügt das?
CH: Werden Grunddaten plötzlich
geändert wie etwa kürzlich wegen der
COVID-19-Krise der Mehrwertsteuersatz
in Deutschland, der reduziert worden
ist, ist die Erkennung teilweise ein
Problem, weil die Regel zeitlich, örtlich
und sachlich von einem Moment auf
den anderen geändert hat. ML müsste
also im Prinzip in der Lage sein, sämt-
liche Regeln für jedes Land zu kennen
und ständig anzupassen. Tritt nur ein
Fehler auf, ist er bei einer autonomen
Buchführung «tödlich».
Was hilft?
CH: Bei den Problemfällen kommen
bestimmte Optimierungsverfahren wie
etwa aus dem Bereich der Heuristik
mit Hilfe von Annahmen zum Zug.
Sie verbessern die Datenqualität in
mehreren Schritten, bis die Informa-
tionen von optimalem Nutzen sind.
So liefern sie zunächst einmal erste
Näherungen. Danach korrigieren
Wie konkret? Informationen ist sehr anspruchsvoll, smarte Algorithmen schrittweise die
CH: Mit Hilfe von KI und ML lassen da die Daten öfters von mangelhafter Resultate. Wichtigste Regel für Abacus
sich live und selbständig Dokumente Qualität sind und relevante Informatio- ist dabei, keine von KI getroffene
wie etwa Rechnungen und Belege nen sich nicht einmal auf dem Beleg Annahme ungeprüft weiterzuleiten,
analysieren und mit fehlenden Infor- selber befinden. Dabei können KI und da es besser ist, nichts als etwas
mationen anreichern, die für ein ML nur bedingt helfen. Falsches zu verbuchen.
Geschäftsdokument relevant sind.
Schliesslich erhält man strukturierte Es ist auch erstaunlich, festzustellen, Was bedeutet das für die
Daten, die korrekt eingelesen und dass viele Belege fehlerhaft und Buchhaltung der Zukunft?
in der Buchhaltung weiterverarbeitet somit schlichtweg falsch sind. Ent- CH: Der Mensch wird immer noch
werden können. weder wird ein unkorrekter MWST-Satz einen Rest an manuellen Buchungen
verwendet, es werden falsche Totale machen und die durch das System
Was kann dabei schiefgehen? ausgewiesen oder fehlerhafte Zusatz- automatisch erzeugten Buchungen
CH: Werden die beiden Technologien informationen zu einem Firmennamen stichprobenweise kontrollieren
gezielt eingesetzt, ist alles okay: Die aufgeführt. müssen. Im Umkehrschluss bedeutet
Informationen werden richtig erkannt das für uns, dass es eine hundert-
und verarbeitet. Aber im Moment ist Wie hat Abacus dieses prozentige autonome Buchhaltung
fast zu viel Hype um KI und ML Dilemma gelöst? ebenso wenig geben dürfte wie
entstanden. Sie werden vielfach zur CH: Zur erhöhten Automatisation vollautomatisierte Autos, wie das ja
Sprache gebracht, um von gutgläubi- respektive automatischen Ergänzung kürzlich der Tesla-Gründer Elon Musk
gen Investoren Geld zu bekommen. und Überprüfung setzen wir neben auch öffentlich eingestanden hat.
Richtig eingesetzt, sind sie jedoch dem Einsatz von KI und ML vermehrt
sehr wertvoll, aber sie sind kein Aller- auf externe Daten, um fehlende oder
weltsmittel. Das Extrahieren relevanter falsche Informationen zu bereinigen.
PAGES — 2020 / 9
«Wir haben für alle
Deep-Technologien und
-Produkte eine separate,
aus Abacus ausgelagerte
Firma gegründet.»
Claudio Hintermann
Referat Hintermann
Claudio
Dürfen wir trotzdem davon aus- abzustimmen, ist kompliziert. Noch Es gibt zwar viele Ansätze wie das
gehen, dass in der ERP-Welt schwieriger ist es bei Transaktionen Datenaustauschformat EDIFACT, das
noch nicht alles erfunden ist, in mehreren Währungen, bei denen vor allem von Grossunternehmen und
was entwickelt werden kann? Belastungen und Gutschriften nicht deren Zulieferern eingesetzt wird. Es
CH: Heute wird vieles noch zeitver- immer übereinstimmen. verzichtet im Gegensatz zum PDF auf
zögert erfasst und verbucht. Unser die Datenvisualisierung. Der von uns
Ziel muss es sein, alles in Echtzeit Weshalb ist man damit nicht weiter? als Ersten aus Deutschland importierte
zu verarbeiten, so dass keine Zeitver- CH: Viele Finanzinstitute setzen noch und implementierte Standard für
zögerungen bei der Aktualisierung IT-Systeme ein, die in den 70er und Papierrechnungen und EDI-Verfahren
der Daten entstehen. 80er Jahren programmiert worden ZUGFeRD (Zentraler User Guide des
sind, im Batch-Modus arbeiten und Forums elektronische Rechnung
Weshalb ist die Echtzeit als Ziel für entsprechend zeitverzögert die Daten Deutschland) kombiniert zwar eine
die Transaktionsverarbeitung für aufbereiten. Damit können Transak- Rechnung als PDF mit einer integrier-
Abacus so wichtig? tionen unmöglich in Echtzeit erfolgen. ten Datei in XML, doch weitere Doku-
CH: Die Abstimmung von Buchungen menttypen wie Auftragsbestätigungen
über verschiedene Zeitperioden hinweg Darüber hinaus fehlt es an kompletten und Lieferscheine fehlen.
generiert zu viel Aufwand. Wenn ich Standards, damit die Marktteilnehmer
beispielsweise etwas am Freitagnach- miteinander Dokumente jeglicher Art Gibt es Alternativen?
mittag einkaufe und das wird auf dem austauschen können und gleichzeitig CH: Mit unserem Projekt DeepCloud
Konto erst am Montag belastet, kann der Inhalt auch korrekt verstanden und adressieren wir KMU, Dokumente
es sein, dass der Montag auf einen automatisch weiterverarbeitet werden elektronisch ebenso sicher und bequem
neuen Monat oder sogar auf ein neues kann. miteinander auszutauschen, wie man
Geschäftsjahr fällt. Solche Vorgänge das vom Pöstler her kennt, der ein
10 / PAGES — 2020Einschreiben persönlich ins Büro oder ist eindeutig ein Game Changer: historiker» tätig, die Geschäftsfälle
nach Hause bringt. DeepCloud hat die Es deckt nicht nur wie andere die aus vergangenen Monaten verbuchen,
Funktion einer Transportschiene, über Ausgabenseite mit einer Visakarte ab, sondern sie werden Realtime
die alle Austauschprozesse ablaufen. In sondern ermöglicht gleichzeitig auch Controller. Was beispielsweise die
einer DeepBox genannten Sammelstelle Banktransaktionen. Beides in Echtzeit Car-Sharing-Plattform Mobility
werden Dokumente abgelegt, erkannt und über API. Yapeal weist Kunden geworden ist, nämlich Fahrzeuge
und bei Bedarf weiterverarbeitet. auch eine eigene Schweizer IBAN zu. nur bei Bedarf zu nutzen, wird der
Wir haben DeepCloud als Open Tech- Es sind Firmen wie Yapeal, welche Treuhänder für Unternehmen
nology entwickelt, damit davon auch die autonome Buchführung erst zur werden, nämlich ein CFO auf Zeit.
Drittanbieter profitieren, so wie heute Realität werden lassen, weil sie es
jeder mit jedem telefonieren kann. ermöglichen, den Geldkreislauf nahtlos Welche Veränderungen sind in
in den Buchungsprozess zu integrieren. den nächsten 10 bis 20 Jahren zu
Woraus besteht die Deep- erwarten? Wird das klassische
Produktfamilie und wie wird Wenn wir diesen Prozess zu Ende ERP wie die Abacus Business Soft-
sie weiterentwickelt? denken, brauchen dann Firmen noch ware weiterhin bei den Firmen
CH: Wir haben für alle Deep-Technolo- Finanzverantwortliche? als IT-Zentrale im Einsatz stehen?
gien und -Produkte eine separate, aus CH: Die Stelle des CFO dürfte es in CH: Oje! Bereits fünf Jahre bedeuten
Abacus ausgelagerte Firma gegründet. Zukunft bei KMUs weniger geben. in unserer Branche eine Ewigkeit.
Abacus soll dabei nur einer von vielen Es ist absehbar, dass diese Aufgabe Aber mit Bestimmtheit lässt sich heute
möglichen Anwendern werden. Die an einen Treuhänder ausgelagert wird, voraussagen, dass in dieser Zeitspanne
Deep-Produkte sind universell angelegt der sie in Teilzeitarbeit übernimmt die Echtzeitprozesse in die Buchfüh-
und können über sogenannte REST- und die Arbeiten auch online ausfüh- rung integriert sein werden und
API von allen Softwareherstellern ren wird. So sind Treuhänder nicht die autonome Buchführung in grossen
verwendet werden, wobei REST für mehr länger als «Buchhaltungs- Zügen Realität geworden ist. l
Representational State Transfer steht.
Diese Technik ermöglicht die Inte-
gration von Deep-Produkten in fremde
Systeme.
Im Fokus der Automatisierung stehen
bei Abacus auch Finanztransaktio-
nen, sprich Zahlungen. Was muss in
Bezug auf den Buchhaltungsprozess
vereinfacht werden?
CH: Vieles wird im Moment weiterhin
zeitverzögert erfasst und verbucht.
Wie bereits angetönt, gilt es, sich
darauf zu fokussieren, alles «real time»
zu verarbeiten. Es dürfen keine Zeit-
verzögerungen bei der Aktualisierung
der Daten entstehen.
Gibt es Anwendungsbeispiele?
CH: Wir stecken voll in einem Trans-
formationsprozess. Wir sind daran,
alles so einfach wie möglich für den
Benutzer zu machen. Bei unserem
Partner Cornèrcard und den Internet-
banken Revolut und Transferwise
ist die sofortige Verarbeitung in der
Buchhaltung jetzt schon Realität,
so dass sich dadurch der Aufwand
für Abstimungen und Kontrollen enabend
SRF Themnd»
bereits verringert hat. «Datala
Wirklich spannend wird auch unsere
Zusammenarbeit mit dem Schweizer
Fintech-Unternehmen Yapeal. Yapeal
PAGES — 2020 / 11Digitalisierung
im Dreierpack
Abacus Archivierung + AbaScan + AbaSearch
Abacus AG Herr
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werden und sind nicht kumulierbar. Es muss zwingend ein Update- oder ein Wartungsvertrag
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Entscheidungen aufgrund smarter Analysen
Grafikwerkzeug visualisiert
Geschäftsdaten
aus der Abacus Software
Der Arbeitstag eines CEO fängt in der Regel damit an,
sich mit Hilfe einer Gesamtübersicht über den
aktuellen Stand seiner Firma zu informieren. Hat sein
Unternehmen ein Abacus System als ERP im
Einsatz, unterstützt ihn idealerweise dabei das Business-
Intelligence-(BI) Werkzeug Abacus Data Analyzer.
Es präsentiert ihm alle relevanten Geschäftsdaten in
einem Dashboard grafisch und übersichtlich.
Ein CEO informiert sich mit einem Multidashboard
über die wichtigsten Daten
des Unternehmens und ihre Entwicklungen.
Mit einfachen Klicks kann der Geschäfts- in die ERP-Software handelt es sich Veränderungen, Trends und Muster
führer die Datensicht umgehend auf bei den präsentierten Informationen lassen sich in den Zahlen schnell
jene Bereiche detaillierter und verfei- jeweils um Echtzeitdaten, und über erkennen, da Abweichungen in
nert darstellen lassen, die von ihm und entsprechende Verlinkungen können Vorperiodenvergleichen und Leis-
seinen Mitarbeitenden eine spezielle weitere, detailliertere Informationen tungskennzahlen (Key Performance
Aufmerksamkeit verlangen. Durch die bis hin zu Originalbelegen abgerufen Indicators) farblich hervorgehoben
nahtlose Integration dieses Werkzeugs werden. werden. Mit Klicks auf Grafiken und
PAGES — 2020 / 13dem Setzen von Filtern kann ein
Benutzer sozusagen in der Direttis-
sima durch die Daten im Abacus ERP
navigieren.
Für ein effizienteres Projektmanagement
lassen sich mit dem Data Analyzer
auch sogenannte Gantt-Diagramme
erstellen, welche die zeitliche Abfolge
von Aktivitäten grafisch in Form von
Balken auf einer Zeitachse darstellen.
An- und Abwesenheiten von Mitar-
beitenden lassen sich so beispielsweise
ebenfalls besonders übersichtlich
anzeigen.
Wichtige Kennzahlen lassen sich interaktiv für Artikel, Zahlen und Fakten auf
Kunden, Gruppen oder auch Marktgebiete anzeigen. Daten-Sharing-Plattform DeepV
Veränderungen gegenüber der Vorperiode werden farblich besprechen
hervorgehoben. Auswertungen lassen sich über die
von Abacus in der Schweiz gehostete
Sharing-Plattform DeepV mit Dritten
teilen. Ausserdem können dabei
anhand eines Dashboards mehrere
Personen eingeladen werden, sich
über ein Thema auszutauschen.
Dafür ist kein Mailversand von PDF-
Auswertungen mehr nötig, da mit
der Kommentarfunktion die Diskus-
sion direkt auf der DeepV-Plattform
geführt werden kann.
Die Projektplanung über verschiedene Teams oder
Bereiche wird farblich unterschieden. Bei der Veröffentlichung einer Aus-
wertung auf der Plattform wird eine
URL erzeugt, die an andere Personen
weitergegeben werden muss, um
eine Auswertung einzusehen und zu
kommentieren. Dazu ist keine Abacus
ERP-Software nötig, da neben der
Dashboard-Definition immer auch
das aktuell selektierte Datenset in die
Cloud transferiert wird. Das sorgt
dafür, dass alle Analysemöglichkeiten
des Data Analyzers auch in der Cloud
genutzt werden können. Jede zur
Veröffentlichung vorgesehene Daten-
sammlung kann zudem mit einem
Passwort und mit einem Ablaufdatum
versehen werden, so dass Informa-
tionen zeitlich beschränkt und gut
Über die Chatfunktion von DeepV kann nicht nur ein geschützt in der Cloud abgelegt sind.
Kommentar zu einem bestimmten Aspekt eines Dashboards
abgegeben werden, sondern es lässt sich auch passend
dazu ein Filter mit dem Link auf die betreffende Datensicht
speichern.
14 / PAGES — 2020Leistungsfähig und Zugriffssteuerung können die Dash-
benutzerfreundlich boards gezielt Anwendern zur
i
Über das Auswertungswerkzeug Verfügung gestellt werden, die sich
AbaReport können beliebige Informa- sowohl im ERP als auch über das
tionen aus der Datenbank abgerufen, Portal MyAbacus aufbereiten lassen.
formatiert und anschliessend auto-
matisch als sogenannter Snapshot oder Zugriffsschutz, Echtzeitdaten und
virtueller Datenbestand gespeichert
Widget Verlinkungen dank Integration
Ein Widget ist eine Programm-
werden. Mit dem Data Analyzer lässt Da der Data Analyzer Teil des Abacus
komponente, die sich als Teil
sich dieser daraufhin laden, um das ERP ist, erübrigt sich eine manuelle
einer grafischen Benutzerober-
gewünschte Dashboard zu gestalten. Extraktion der Daten in ein externes
fläche in ein anderes Programm
Für die Darstellung stehen mehrere Datawarehouse. Dadurch ist sicher-
integrieren lässt. Sie gestattet
Widgets mit Filtern, Grafiken und gestellt, dass damit einerseits ein im
die interaktive Befehlseingabe
Tabellen zur Verfügung, damit die ERP definierter Zugriffsschutz auf
über die Maus, den Touchscreen
Daten optimal präsentiert und die ent- Detaildaten auch für die nachfolgenden
oder die Tastatur.
scheidungsrelevanten Informationen Auswertungen erhalten bleibt und
hervorgehoben werden. Dabei sind Quelle: Wikipedia anderseits Daten in Echtzeit ausgewer-
unzählige Vergleichsvarianten möglich tet werden können. Über Verlinkungen
wie beispielsweise die Gegenüber- lassen sich direkt aus dem Abacus
stellung von Umsatz zu geleisteten Werkzeug auch Erfassungsprogramme,
Stunden, Top-Kunden, Produkten, weitere Dashboards, Auswertungen
Maschinenauslastungswerten, Lohn- und Originalbelege aufrufen und
und Personalbestandsentwicklungen weiterführende Prozesse starten.
und Ferienübersichten. Über eine
AbaReport bietet neben
dem Zugriff wie etwa
auf Excel auch eine ODBC-
Schnittstelle.
Mit einem AbaReport werden Daten für die Darstellung
im BI-Werkzeug Data Analyzer aufbereitet.
Demo-Dashboards stehen zur Weiterverwendung für
individuelle Auswertungen zur Verfügung.
PAGES — 2020 / 15Externe Daten einbinden
Um die Analyse nicht nur auf Abacus Erfahrungsberichte von Anwendern
Daten zu beschränken, besteht auch
die Möglichkeit, Informationen aus
Drittsystemen in die Analyse miteinzu- siworks AG
beziehen. AbaReport bietet dafür neben
dem Zugriff wie etwa auf Excel auch
eine ODBC-Schnittstelle, über die auf
verschiedenste Datenbanken direkt
zugegriffen werden kann und
über die auch Fremdapplikationen
integriert werden können.
Zeitgesteuerte Aktualisierungen Simon Moser
Über das neue Datawarehouse- Unternehmer
Cockpit können Snapshots zeitge-
steuert aktualisiert werden, so
dass auch bei grossen Datenmengen «Wir haben uns 2018 unter anderem wegen des Data Analyzers für den
keine Wartezeiten entstehen. Umstieg auf die Abacus Software entschieden. Bis dahin arbeiteten wir
mit einem anderen ERP und einer Anbindung an ein externes BI-Werkzeug.
Demo-Dashboards Da nach Updates des ERP oft die nötigen Änderungen bei der Anbindung
Inzwischen stehen mehrere Demo- an das BI-Tool vergessen wurden, führte dies zu falschen Auswertungen.
Dashboards zur Verfügung, die
Informationen aus verschiedenen Mit dem Data Analyzer haben wir nun ein integriertes BI-Werkzeug, das
Applikationen einbinden. Sie können nahtlos mit den Daten aus dem Abacus ERP verbunden ist. Dadurch sind
problemlos übernommen und indi- auch solche Anpassungen nicht mehr nötig. Zwar waren die Konfigurations-
viduell angepasst werden. Sie werden möglichkeiten im vorgängigen BI-Tool umfangreicher, aber als Kleinunter-
von Abacus laufend erweitert. l nehmer genügen mir die Möglichkeiten des Data Analyzers vollständig und
man verliert sich nicht in unnötiger Komplexität.
Wir setzen das Werkzeug für die Datenanalyse für diverse Applikationen
ein. In der Auftragsbearbeitung dient es der Artikelauswertung mit Fokus
auf Verkaufsmengen und Umsätze in Kombination mit Kunden. Im Projekt-
management werden damit die Verrechenbarkeit oder die Performance ein-
zelner Projekte in Verbindung mit den geleisteten Stunden pro Mitarbeiter,
Leistungsart und Projekt analysiert. Wir haben dadurch stets ein Auge
auf die momentane und auch die zukünftige Rentabilität. In den Finanz-
applikationen arbeiten wir grösstenteils mit den von Abacus ausgelieferten
Standard-Dashboards, die bis auf kleinste Anpassungen die für uns
relevanten Daten liefern.
Heute bin ich nicht mehr der einzige Benutzer des BI-Tools in meiner Firma.
Wir haben jetzt auch Lizenzen für alle Projektleiter, die somit jederzeit
Online-Daten auswerten können, um ihre Projekte besser in den Griff zu
bekommen. Zudem werden wir in Zukunft auch gewisse Dashboards zum
Thema Produktivität per DeepV zur Verfügung stellen, da ich davon über-
zeugt bin, dass ein Mitarbeiter auch ohne Input seines Vorgesetzten eine
Kurskorrektur vornehmen kann, sofern er nur die richtigen Werkzeuge und
Informationen zur Hand hat.»
Softwareanwender: Abacus Vertriebspartner:
www.siworks.com www.ernst-partner.ch
16 / PAGES — 2020Stiftung azb Faserplast AG
Jörg Neeser
Stellvertretender Geschäftsführer, Marc Beck
Bereichsleiter Verwaltung Geschäftsführer
«Wir setzen den Data Analyzer seit Anfang 2019 ein und «Wir haben in der Vergangenheit immer wieder mit dem
analysieren damit Daten aus mehreren Applikationen, von Gedanken gespielt, ein BI-Tool einzuführen. Das Tages-
der Auftragsbearbeitung über das Projekt-, Service- und geschäft und der mit einer Einführung verbundene
Vertragsmanagement bis zum Personalwesen und den Aufwand haben uns jedoch immer davon abgehalten.
Finanzen. Auswertungen, die wir seit 2011 in einem anderen
BI-Werkzeug erstellt hatten, überführen wir nun sukzessive Nach einer Präsentation des Data Analyzers durch unseren
in den Data Analyzer. Seine Vorteile liegen bei der naht- Vertriebspartner haben wir uns für seine Einführung ent-
losen Integration ins Abacus ERP. schieden. Da wir bereits mehrere individuelle AbaReport-
Auswertungen in Betrieb hatten, war es ein kleiner Aufwand,
War die Datenaufbereitung bisher eine ziemlich aufwendige sie in entsprechende Data-Analyzer-Datengrundlagen zu
Sache, gestaltet sie sich jetzt über den AbaReport direkter überführen. Die Bedienung des Werkzeugs ist nahezu
und einfacher, zumal wir damit bestens vertraut sind. So selbsterklärend, wodurch die Erstellung der Dashboards
entfallen nun die täglichen Datenexporte aus der Abacus nur noch eine Fleissarbeit war.
Software ins externe Datawarehouse, was zuvor gerade
bei Programm-Updates einigen Aufwand verursachte. Seither haben wir unsere Lagerqualität viel besser im Blick.
Zudem haben wir jetzt die Möglichkeit einer Online- Wir analysieren damit unsere Produkttypen und Artikel-
Sicht auf die Daten und sind somit jederzeit topaktuell gruppen. Das hat zu einer grossen Zeitersparnis geführt,
informiert. denn es müssen jetzt nicht mehr verschiedene Auswertun-
gen miteinander verglichen werden. Mit entsprechenden
Die einzelnen Grafiken im Data Analyzer sind ansprechend Filtern und Drilldowns erhalten wir zudem auch einen viel
gestaltet und die zur Verfügung stehenden Widgets selbst- detaillierteren Einblick als vorher. In einem weiteren Schritt
erklärend. Ausserdem gestaltet sich sein Umgang via wollen wir neben der Auftragsbearbeitung und der Lager-
Filtermöglichkeiten und Klicks auf Grafiken so einfach, dass bewirtschaftung auch weitere Betriebsbereiche mit
unsere Mitarbeitenden damit bestens zurechtkommen.» Dashboards abdecken, um auch dort schnellere und bessere
Entscheidungen zu treffen.»
Softwareanwender: Abacus Vertriebspartner: Softwareanwender: Vertriebspartner:
www.azb.ch www.pwc.ch www.faserplast.ch www.mtf-sh.ch
PAGES — 2020 / 17Zeiterfassung
Passende Lösungen für alle Bedürfnisse
Ganz nach Bedarf
Zeiten erfassen
Wegen des Lockdowns mussten die Betriebe diesen Frühling
völlig umdisponieren. Von den plötzlichen
Veränderungen der Arbeitswelt durch das Homeoffice mit
für viele neuartigen Videokonferenzen sowie Online-Präsentationen
und -Schulungen ist auch die Erfassung der
Arbeitszeit betroffen. Waren dafür bisher oft überalterte
Systeme im Einsatz, sind jetzt Lösungen gefragt, die multifunktional,
mobil und flexibel sind.
Herkömmliche Stempeluhren haben Mobil oder stationär Arbeitszeiten registrieren. Zentraler Bestandteil
wohl endgültig ausgedient. Denn zeit- registrieren von AbaPoint sind eine Smartphone-
gemässe Lösungen registrieren nicht Abacus deckt mit seinen Lösungen die App und eine oder mehrere im
nur «Kommen- und Gehen-Zeiten» der ganze Palette der Bedürfnisse der Unternehmen installierte Dosen –
Mitarbeitenden, sondern bieten auch Unternehmen ab: Mit der App AbaClik sogenannte Beacons – mit je einem
zusätzliche administrative Entlastun- lassen sich am Smartphone ortsun- Bluetooth-Sender. Über diesen ist die
gen an, indem sie auch die Planung abhängig Arbeitszeiten, Leistungen App in der Lage, das eingeschaltete
von Personaleinsätzen, die Erfassung und Spesen erfassen. Die Zeit kann Smartphone eines Mitarbeitenden zu
von Leistungen und die Abrechnung aber auch über einen Badge und erkennen und somit die Zeit und
von Spesen erlauben. Dabei spielt es ab Frühjahr 2021 via Gesichtserken- seinen Aufenthaltsort zu registrieren.
auch keine Rolle, ob Mitarbeitende nung an der digitalen Stempeluhr Last, but not least lassen sich zudem
dafür ihr Smartphone von unterwegs AbaClock kontaktlos registriert werden. über das Mitarbeiter-Portal MyAbacus
aus, das Notebook zu Hause oder den Mit der Lösung AbaPoint lassen sich nebst den Arbeitszeiten auch Absenz-
Rechner im Büro nutzen. mit den Handys der Mitarbeitenden anträge erfassen.
Arbeitszeiten ebenfalls automatisch
18 / PAGES — 2020Welches System zur Zeiterfassung auch Zu verdanken ist das dem Sämtliche Auswertungen basieren auf
genutzt wird, die Berechnung, Auswer- Werkzeug DeepV, mit einer vorgängig im Abacus System hin-
tung und Verarbeitung der erfassten terlegten Organisationsstruktur. Das
Daten erfolgen in der Abacus Business dem sich Daten dynamisch macht das bisher nötige Sammeln von
Software. Alle Erfassungslösungen und hochgeschützt auf einer Informationen via PDF oder Excel obso-
vom Einzelmodul bis zum integrierten privaten Cloud-Sharing- let und sorgt dafür, dass Linienvorge-
Gesamtsystem jedoch können pass- setzte und Mitarbeitende der Personal-
genau auf die Bedürfnisse der Unter- und Publishing-Plattform abteilungen jederzeit die Datenzugriffe
nehmen abgestimmt werden. Gesetz- ablegen lassen. für ihre Auswertungen in denjenigen
liche Pausen lassen sich aufgrund Bereichen machen können, für die sie
individueller Pausenreglemente auto- berechtigt wurden.
matisch abziehen. GAV- und firmen-
spezifische Anforderungen wie zum Müssen vertrauliche Informationen
Beispiel Zuschläge für Nacht-, Feier- Dritten zur Einsicht weitergegeben
tags- und Wochenendarbeit werden werden, kann die HR-Abteilung auf
abgebildet. Vorgesetzte können die Mehr den oft heiklen Versand via E-Mail
Arbeitszeiten, Absenzen und Spesen erfahren verzichten. Zu verdanken ist das dem
jederzeit einsehen und bei Bedarf Werkzeug DeepV, mit dem sich Daten
korrigieren. Ausserdem sind sämtliche dynamisch und hochgeschützt auf
Informationen für alle Mitarbeitenden einer privaten Cloud-Sharing- und
überall und in Echtzeit abrufbar. Publishing-Plattform ablegen lassen.
Dem Adressaten wird ein passwort-
Mitarbeitereinsätze planen geschützter und temporärer Link zur
Mit der Personaleinsatzplanung Verfügung gestellt, über den die betref-
AbaPlan reduziert sich der zeitliche fenden Informationen eingesehen,
Aufwand für alle Beteiligten markant. kontrolliert und kommentiert werden
Die gesetzlichen Bestimmungen wer- können.
den bereits beim Planen automatisch
berücksichtigt, so dass jederzeit ein
rechtlich korrekter Gesamtüberblick
über die verfügbaren Ressourcen
möglich ist. Dank der vollständigen
Integration können erfasste Leistungen
über die Projektverwaltungssoftware
in Rechnung gestellt und Löhne,
Zuschläge und Spesen direkt über die
Abacus Lohnbuchhaltung ausbezahlt
werden.
Transparenz mit BI-Tool Mehr
Für Personalabteilungen bringen Aus- erfahren
wertungen im Bereich Zeiterfassung
einen beträchtlichen Mehrwert. So
lassen sich etwa Mitarbeitersaldi von
Arbeitszeiten über Ferienguthaben bis
zu den Abwesenheiten in Echtzeit auf-
bereiten, auswerten und analysieren.
Dafür eignen sich am besten grafische
Darstellungen, wie sie das Business
Intelligence-Werkzeug Data Analyzer
anbietet. Mit diesem Abacus Tool ist
beispielsweise auf Anhieb ersichtlich,
ob in einem Team oder einer Abteilung
innerhalb einer bestimmten Periode
abnorme Überstunden, Überzeiten
oder Absenztage anfallen. Dadurch ist
garantiert, dass die Personalabteilung
diesbezüglich stets informiert ist und Aus Daten werden Informationen auf der
bei Bedarf umgehend reagieren kann. Visualisierungs-Plattform DeepV.
PAGES — 2020 / 19Die Zeiterfassung AbaClock kommt
zum tausendsten Einsatz
Das tausendste AbaClock-Erfassungsgerät
wird von Marc André Theytaz, Abacus
(links), persönlich an Pedro Abegglen,
Projektleiter, und Edgar Seiz, Geschäfts-
führer der Werner Graf AG überbracht;
mit dabei war auch Roman Vorburger vom
Abacus Vertriebspartner ks datawerk ag
(rechts).
Die Firma Dipl. Ing. Werner Graf AG Pages: Was war der Auslöser für den Einsatz der
Abacus Zeiterfassung AbaClock?
produziert Endlos-Flachriemen, Edgar Seiz/ES: Die Betreuung und die Weiterentwick-
-Bänder und -Beschichtungen sowie lung unseres bisherigen Zeiterfassungssystems
Hochleistungs-Rundriemen und ist wurden eingestellt, so dass wir uns nach einer neuen
Lösung umschauen mussten.
in Staad domiziliert. Zur Zeiterfassung
ihrer 20 Mitarbeitenden entschied Welche Verbesserungen bringt die Abacus
sie sich kürzlich für die digitale Zeiterfassung für Ihr Unternehmen?
ES: Die Abacus Lohnbuchhaltung ist bei uns bereits
Stempeluhr AbaClock, eine Gesamt- seit über 20 Jahren zur höchsten Zufriedenheit im
lösung aus iPad und Erfassungs- Einsatz. Jetzt mit AbaClock sind wir endlich in der
software. Abacus durfte dazu bereits Lage, die Daten aus der Zeiterfassung direkt in unser
ERP-System zu übernehmen und weiterzuverarbeiten.
das tausendste Gerät ausliefern Damit entfällt die bisher nötige manuelle Übertragung
und traf sich aus diesem Anlass mit der Saldi und wir müssen uns um eine Software-
Schnittstelle weniger kümmern.
Edgar Seiz, dem Geschäftsführer
der Werner Graf AG. Was ist der grösste Vorteil der Abacus
Zeiterfassung?
ES: Alle Mitarbeiterdaten, die Zeit- und Feriensaldi
sowie die Lohnbuchhaltung können endlich zentral
geführt werden.
Erfassen Sie Ihre eigene Arbeitszeit?
ES: Wie gesetzlich vorgeschrieben erfassen alle
unsere Mitarbeitenden ihre Arbeits- und Ruhezeiten.
Ich als Geschäftsführer bin davon vom Gesetz befreit,
gehe aber davon aus, dass das grundsätzlich dem
Betrieb zugutekommt. l
20 / PAGES — 2020Portale
Zur Steigerung der Effizienz bei Mitarbeitenden und Kunden
Work smart
mit Portalen
Als Ergänzung zu den traditionellen Programmmodulen
einer ERP-Software werden Portale immer populärer.
Sie sind einfach aufgebaut und sowohl für Mitarbeitende
des Unternehmens als auch für Kunden und
Lieferanten gedacht. Portale stellen nur diejenigen
Informationen zur Verfügung, die zur Erledigung bestimmter
Aufgaben benötigt werden.
PAGES — 2020 / 21Unter dem Namen MyAbacus stellt
MyAbacus Mitarbeiter-Portal
Abacus einen universalen Zugang zu
den unterschiedlichsten Diensten für
Mitarbeitende eines Unternehmens
zur Verfügung. War es ursprünglich als
Portal zum Handling von Personal-
und HR-Themen wie Employee-Self-
Service-Prozesse, Absenzenkontrolle und
Zeiterfassung konzipiert, hat es sich
inzwischen von den ursprünglichen
Einsatzmöglichkeiten emanzipiert. So
stehen nun mehrere Abacus Portale zur
Verfügung. Sie dienen so unterschiedli-
chen Dingen wie der Bearbeitung von
Serviceaufträgen, der Steuerung indust-
rieller Prozesse und der Führung von MyAbacus bietet Anwendern den ortsunabhängigen
Blumenkatalogen. Darüber hinaus gibt Zugriff auf ihre Personaldaten und Dokumente wie etwa
Lohnabrechnungen und Lohnausweise. Gleichzeitig
es Portale zur Immobilienverwaltung, lassen sich darin auch Adressänderungen vornehmen,
zur Kreditorenbelegfreigabe, für die Ferien, Kinder- und Ausbildungszulagen beantragen
sowie beispielsweise Absenzen wegen Krankheiten und
Finanzanalyse durch Betriebsleiter, für Unfällen melden. Vorgesetzte können jederzeit auf die
die Kundenverwaltung, für die Verkaufs- Informationen ihrer Mitarbeitenden zugreifen, wobei
sie bei ihrer Führungsarbeit durch individualisierbare
abwicklung und für Kontrollfunktionen
Reporte und interaktive BI-Dashboard unterstützt werden.
zum Geschäftsverkehr.
HR-Prozesse lassen sich über MyAbacus elektronisch
abwickeln und Daten über frei definierbare Antrags-
Ergänzt wird MyAbacus durch spezifi- und Genehmigungsprozesse mutieren. Dabei stellt es
sche öffentliche Portale, die es Kunden den Führungskräften und den HR-Verantwortlichen
durch die Integration verschiedener Module zahlreiche
erlauben, mit dem Unternehmen direkt Funktionalitäten für ein vollumfängliches und effizientes
Daten und Informationen auszutau- HR-Management zur Verfügung. So können etwa im
Bewerbermanagement entsprechende Dossiers direkt
schen. Dazu gehört das Immo-Portal, mit Entscheidungsträgern ausgetauscht werden, wobei
in dem Mieter ihre Anliegen mitteilen, die Kommunikation zwischen den involvierten Personen
oder das Service-Portal, über das vertraulich erfolgt. Auch Mitarbeitergespräche lassen
sich vollständig elektronisch über die Plattform führen.
Kunden, die ein Wartungsabonnement Vorgesetzte sind in der Lage, Mitarbeitende anhand von
für Serviceobjekte abgeschlossen haben, Kriterien zu beurteilen, die anhand der Anforderungen
und Kompetenzen bezüglich ihrer Funktion festgelegt
Störungen melden können. wurden. Die Mitarbeitenden werden direkt über das Portal
in den Beurteilungs- und Zielvereinbarungsprozess
einbezogen. Arbeitszeugnisse lassen sich elektronisch
Mehr beantragen und unter Berücksichtigung der individuellen
erfahren Leistungs- und Kompetenzbeurteilung mit Hilfe vordefi-
nierter Textbausteine in mehreren Sprachen automatisch
ausformulieren.
22 / PAGES — 2020MyAbacus Zeiterfassungs-Portal Kreditoren-Belegfreigabe-Portal
In MyAbacus erfassen Mitarbeitende ihre Kommen- Visumsverantwortliche können darin ihre pendenten
und Gehen-Zeiten, Leistungen für Projekte, Spesen Kreditorenbelege kontrollieren, freigeben oder
und Absenzen. Der Prozess erfolgt in einzelnen dafür ablehnen und weiterleiten. Zudem sind Benutzer
vorgesehenen Katalogen oder in einem übersichtlichen in der Lage, Korrekturen direkt auf Positionen
Wochenrapport. Dieser lässt sich durch Vorgesetzte vorzunehmen.
kontrollieren und freigeben.
Die Arbeitsübersicht bietet Einblick in die geleisteten
und geplanten Arbeitszeiten der Mitarbeitenden.
Nützlich ist für die Mitarbeitenden, dass sie auch auf
einen Blick ihre Ferien und Absenzen einsehen können.
Für Vorgesetzte und das HR dient sie insbesondere als
Instrument zur Überprüfung der Arbeitszeiten.
Honorina Schmidt Sharon Herzog
Leiterin Human Resources Teamleiterin Personal
Maestrani AG HERZOG Küchen AG
«Mit MyAbacus können Abwesenheiten wie Ferien, «Das Portal hat den grossen Vorteil, dass
Homeoffice etc. nun von den Mitarbeitenden selbst unsere Mitarbeitenden jederzeit und überall
erfasst und durch die Vorgesetzten freigegeben werden. ihre Kreditorenbelege visieren können. Und
Zudem sind über AbaClock die aktuellen Stundensaldi dies, ohne eine zusätzliche Software zu
und Ferienguthaben von jedem Mitarbeitenden jederzeit installieren, da es genügt, den MyAbacus Link
online einsehbar. So konnten interne Abläufe vereinfacht aufzurufen.»
und bestehende Prozesse optimiert werden, was zu
einer grossen Zeitersparnis für das HR geführt hat.»
PAGES — 2020 / 23Finanz-Portal CRM-Portal
Mit Hilfe von Dashboards lässt sich die wirtschaftliche Das CRM-Portal dient der Erfassung und Bearbeitung
Lage eines Unternehmens aufzeigen. Im Standardum- von Adressen und Kontaktpersonen. Aussendienst-
fang enthalten sind eine Jahresübersicht und ein mitarbeitende können darin ihre Kundendaten auf
Mehrjahresvergleich. Zudem können individuelle Aus- einem Tablet pflegen, so dass sie sich vor Ort über
wertungen zu den Konten und Kostenstellen erstellt aktuelle offene Posten, Aufträge, Umsätze oder bereits
werden. Mit lizenziertem Data Analyzer und AbaReport bezogene Artikel informieren können. Ein individuell
Professional lassen sich individuell gestaltete Dash- konfigurierbares Dashboard offeriert eine 360-Grad-
boards für bestimmte Benutzergruppen kreieren. Damit Übersicht über Kunden und Adressen. Aktivitäten,
können beispielsweise Kostenstellenverantwortliche die sich zu einer Adresse erfassen lassen, dienen dazu,
Informationen zur Entwicklung ihrer Produkte in To-do-Listen abzulösen und Marketingaktivitäten
Erfahrung bringen oder Filialleiter erhalten Zahlen abzubilden. Auch Dokumente wie Gesprächsprotokolle
zu Umsätzen. und ausgefüllte Checklisten lassen sich im Dossier
zu einer Adresse ablegen.
24 / PAGES — 2020Sie können auch lesen
