Digital Employee Experience - Effizienzsteigerung durch Prozessautomation mit individuellem Serviceerlebnis verbinden - ESCRIBA
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Digital Employee Experience Effizienzsteigerung durch Prozessautomation mit individuellem Serviceerlebnis verbinden
The Axel Springer family in a nutshell
Europe‘s leading media and tech company
appr. 16.000 employees worldwide
over 250 brands
in over 40 countries
appr. 70% of the revenue is digital
49,4% of the revenue is from international business
The soul and spirit of the company Axel Springer is
journalism.
14 June 2021 2
Axel Springer a decade ago and today
Two thirds of our revenues are from digital business
Digital revenues as % of Digital ad revenues as % EBITDA share from digital
total revenues of total ad revenues activities in %
4% 10%
2009
14% digital
digital digital
71% 87% 84%
digital
2018
digital digital
Source: Axel Springer annual report 2009. 2018
14 June 2021 3
Ausgangssituation
Business ist digital. Und die HR Prozesse?
HR SSC
Lohnabrechnung Abrechnungsnahe Tätigkeiten Personaladministration
51 Gesellschaften Etwa 40 Gesellschaften 33 Gesellschaften
Ca. 7600 betreute Mitarbeiter Ca. 6000 betreute Mitarbeiter Ca. 4700 betreute Mitarbeiter
_ Klassische Lohnabrechnung _ Urlaubsverwaltung _ Erstellung von Verträgen und
_ Kommunikation mit Behörden _ Zeiterfassung Sidelettern
und Sozialversicherung _ Verwaltung der Mitarbeiter- _ Betriebsratsanhörungen
daten (Bank, Adresse etc.) _ Terminverfolgung
_ SAP HCM _ Viele Services digital verfügbar _ Hohe Individualität bei Layout
_ Hohe Automatisierung bei _ Plattform veraltet, stark und Inhalten der Verträge
Abrechnung, Validierung und modifiziert und nicht mobilfähig _ Beauftragung per Mail und
Verknüpfung zur FiBu _ Wird nicht von allen genutzt Papier durch Personalbereiche
4
Ausgangssituation
HR – IT Landschaft
…wie Bilder in einer Galerie
_ große und kleine Bilder
_ alte und neue Bilder
_ teure und günstigere Bilder
_ doppelte und fehlende Bilder
…mit verschiedenen Künstlern
_ 1 externer Kunstkenner
(Berater)
_ viele Kunstkritiker
Quelle: https://d2bgjx2gb489de.cloudfront.net/gbb-blogs/wp-content/uploads/2017/06/06085003/shutterstock_328293017.jpeg
14 June 2021 5Ausgangssituation
HR – Prozesse
…jeder Personalbereich ist anders
_ verschiedene Interpretationen gleicher
Begriffe (z.B. Genehmigung)
_ unterschiedliche Anforderungen zur
Prozessgestaltung
…bestehende Prozesse wurden
unterschiedlich umgesetzt
_ verschiedenste Maler an einem Bild
(Berater, interne IT)
_ unbekannte, teilweise nicht mehr benötige
Funktionen im Coding
_ Vielzahl von Customizing-Möglichkeiten
Quelle: https://www.scinexx.de/wp-content/uploads/0/1/01-30936-degas.jpg
14 June 2021 6Projekt 5 Freunde
Erwartungen der Stakeholder
Stakeholder und Ihre Anforderungen
Personalservice HR-Bereiche IT Mitarbeiter People & Culture
Automatisierung Flexibilität Usability Moderne HR-Reports
Self Service Reduktion Komplexität
Mobilität Single Sign On Talentmanagement
Datenqualität Reduktion Systemvielfalt
Usability Mobilität Learning Solution
Ziele des Programms
Prozesse Technik Weitere Ziele
Flexibilisierung und erhöhte Geschwindigkeit
Neugestaltung und Digitalisierung der wichtigsten Konsolidierung der IT-Landschaft
Reduktion von Wartungs- und Lizenzkosten
Personalprozesse Aufbau internes IT-Know How und Reduktion der
Mobile und attraktive Anwendungen (Usability)
Vereinfachte Auswertungsmöglichkeiten Abhängigkeit von externen BeraternDie Entscheidung
Quelle: Quelle: https://www.etsy.com/de/listing/985965057/abstrakte-
https://www.tagesspiegel.de/images/mona2_dpa/10985162/2- handbemalte-leinwand-
format43.jpg picasso?ga_order=most_relevant&ga_search_type=all&ga_view_type=gall
ery&ga_search_query=cubism+style&ref=sc_gallery-1-
8&from_market_listing_grid_ad=1&plkey=b13dbd14f24d8336cc10f82aaae2c57f
683cec58%3A985965057&pro=1&frs=1
14 June 2021 8Projekt 5 Freunde
Projektaufbau
Teilprojekte Kernziele der Teilprojekte
_ Modernisierung des HR-Reportingsystems
HR BW on HANA
_ Verschmelzung zweier SAP BW-Systeme
_ Verschlankung historisch gewachsener techn. Strukturen
Refactoring SAP HCM
(Zeitwirtschaft, OrgManagement, Berechtigungen)
_ Reorganisation und Digitalisierung primärer Personalprozesse
Projekt „POP“ – Phase 1
Prozesse mit Vertragsbezug _ Einführung des Vertragsmanagement-Tools
Projekt „POP“ – Phase 2
Personalprozesse
_ Überarbeitung von weiteren Prozessen
(MA-Trainings, Krankenschein, Zeitwirtschaft)
_ Abschaltung nicht benötigter Systeme
Konsolidierung HR IT Systeme
_ Insellösungen abbauen
14 June 2021 9Entscheidungskriterien für ein Vertragstool
Fachliche Anforderungen Technische Anforderungen
_ Erstellung der Verträge mit Textbausteinen nach _ Möglichst keine neue Infrastruktur
selbstdefinierten Regeln _ IT-Know How für Software vorhanden oder
_ Maximale Flexibilität bei leicht für Fachbereich erlernbar
_ Layout, Logos _ Einfach in die IT Landschaft einbindbar
_ Schriftarten _ Keine neuen Frontend-Installationen für User
_ Bausteinen, Dokumenttypen erforderlich
_ Manuelle (compliance konforme) _ Anmeldung über Single Sign On
Ergänzungen _ Berechtigungsvergabe für verschiedene
_ Einbindung von digitalen Signaturen Usergruppen
_ Hoher Automatisierungsgrad _ Möglichst breites Nutzungsspektrum
_ Barcode/ QR-Code zur automatischen
Verarbeitung
_ Integration in Systemlandschaft, Vermeidung
von Systembrüchen
14 June 2021 10Einführung und Nutzung des Vertragstools
Integrationsvarianten ESCRIBA und Nutzung bei AS
Installation im Frontend Browserbasierte Lösung Anbindung über Schnittstellen
Erstellung von Austrittsschreiben Nutzung für Arbeitsverträge und
Vertragsänderungen
_ Nutzung eines Wizards zur _ Keine Installation von Software _ Befüllung und Validierung der
Erstellung des Schreibens erforderlich erforderlichen Informationen
_ Anbindung an _ Kundeneigenes Labeling erfolgt in kundeneigenem
Systemstammdaten _ Eingeschränkte Nach- Prozess/ Template
bearbeitung durch User _ Anzeige der generierten
_ Lokale Installation erforderlich _ Begrenzung der editierbaren Vertragsversionen ohne
_ Systembruch für den Nutzer Passagen möglich Systembruch
_ Aufwändigste Variante durch
Abstimmprozess
14 June 2021 11Einführung und Nutzung des Vertragstools
Erfahrung aus dem Projekt
Was wir erreicht haben_
_ Verträge kommen auf Knopfdruck inklusive Anschreiben, Vertragsanlagen und in doppelter
Ausfertigung
_ Lösung für internen Unterschriftenprozess und mehrsprachige Verträge
_ Anpassungen von Texten oder auch Textweichen durch Fachbereich unproblematisch
_ QR-Code für automatische Ablage in Personalakte
Was wir gelernt haben_
_ Gesellschaftsübergreifende Abstimmung und Harmonisierung der Vertragsbausteine aufwändig
_ Erforderliche Parameter können im Frontend nicht zu 100% definiert werden, wenn Prozess mit
Vertragsbausteinen parallel läuft → iterativer Prozess!
_ Vorsicht bei Merkmalen, die nur im Live-System gepflegt wurden
14 June 2021 12Entwicklung in der Nutzung von ausgewählten Apps
Stand 28.05.2021
Personalanforderung & Neuvertrag~
431
386 379 372
323
307 295
274 285
261
240
198 203
133 125 124 137 134
88 94
93 90 94 101 109 94 106
84 85 84 88
64 65 73
59 51 54 46
29 37 28 40 35
20 18 24
5 8 2 1 9 6 3 7
10.2019 11.2019 12.2019 01.2020 02.2020 03.2020 04.2020 05.2020 06.2020 07.2020 08.2020 09.2020 10.2020 11.2020 12.2020 01.2021 02.2021 03.2021 04.2021 05.2021
Anzahl Personalanforderungen 1255
gesparte U-Mappen PA 4503
Neuverträge 743
Stand 28.05.2021Projektergebnisse
Trotz Verzögerungen wurden Erwartungen übertroffen
_ Geringere Fehleranfälligkeit
_ konzernweite Kosteneinsparungen in Höhe von ca. 400 TEUR pro Jahr
~ Abschaltung doppelter/ ungenutzter IT Systeme
~ Senkung Softwarekosten, trotz neuer Lizenzkosten
~ keine Nachbesetzung von frei gewordenen Stellen
_ Erstellung eines marktkonformen Produktportfolios für das SSC
~ Gewinnung neuer interner Kunden
~ Preissenkung für Bestandskunden des Shared Service Centers
_ Geringere Fehleranfälligkeit
_ Schnelle Anpassung von Dokumentenvorlagen
_ Arbeitsrechtliche Standardisierung der Textbausteine
14 June 2021 14Vielen Dank! Falk Kernbaum Head of Efficiency & Digitization Global People & Culture Tel: +49 151 1889 3609 Falk.Kernbaum@axelspringer.de
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