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Digitaler Workflow für schnelle Prozesse
DER KUNDE Lösungen
Das Hamburger Autohaus B&K GmbH & Co. KG Zusätzlich wurde das Tool SmartFix des Herstellers
gehört zu den führenden BMW und MINI Vertrags- Insider Software durch Comarch integriert. Dieses
händlern in Deutschland. B&K, mit Hauptsitz in dient dazu, die Rechnungsdaten zu erfassen und
Hamburg, beschäftigt ca. 900 Mitarbeiter in seinen in maschinenlesbare Sprache umzuwandeln. Da-
16 Filialen zwischen Elbe und Main. mit wird eine hohe Automatisierung erreicht: Vor
dem Scannen wird auf die erste Seite der Papier-
rechnung ein fest definierter Barcode zur sicheren
Ausgangssituation Dokumententrennung aufgeklebt.
Immer mehr Unternehmen setzen auf die Digita- In diesem Fall wird das Verfahren der so genannten werden die Belege für die Zahlung bearbeitet und ist dank der einfachen Bedienbarkeit hoch.
lisierung von Dokumenten und deren Integration Früharchivierung angewendet: jedes Dokument erfasst. Die Übertragung in die Hamburger Zent-
in die täglichen Arbeitsabläufe. Das spart Zeit wird erst archiviert und dann an die OCR-Software rale erfolgt über das Web-Interface von Comarch Carsten Stock will den Kreis der Mitarbeiter, die
und Kosten und macht die Prozesse einfach und übergeben. Auf diese Weise kann kein Dokument ECM. Dort kann dann direkt die Zahlung veranlasst von der Schnelligkeit der neu organisierten Abläufe
transparent. verloren gehen. Dank spezieller Anpassungen wer- werden – mit positiven Effekten für die Nutzung profitieren, deshalb erweitern. „In einem nächsten
den die erfassten Daten der Rechnungen zudem von Skonti, denn die Zahlungen erfolgen auf diese Schritt werden wir unsere Kraftfahrzeug- und Servi-
besonders zeitnah mit den Datensätzen in Comarch Weise schnellstmöglich. Die Basis der Erfassung ist ceakten digitalisieren und den jeweiligen Benutzer-
Financials Schilling synchronisiert: Comarch ECM das Modul Workstation Scan in Comarch ECM. Über gruppen zur Verfügung stellen. Davon versprechen
Capture & OCR synchronisiert die Daten bei B&K den angeschlossenen Dokumentenscanner werden wir uns erhebliche Vorteile bei Verkauf und Service.“
stündlich – üblich sind tägliche Synchronisierungs- alle Papierdokumente erfasst und verschlagwortet.
schritte der Stammdaten. Da bei jeder Belegerfas- „Comarch ECM hat eine leistungsfähige Technolo- So wird jede Fahrzeugakte künftig dynamisch
sung immer der Abgleich gegen die Datenbank in gie, die die tägliche Arbeit in diesem Bereich be- angelegt. Alle relevanten Belege zu einem Kraft-
Comarch Financials Schilling erfolgt, gehen Ände- schleunigt hat“, so Carsten Stock, der auch Leiter der fahrzeug werden bis zu dessen Verkauf in der Akte
rungen dabei nicht verloren. Direkt nach der Erfas- gesamten Verwaltung bei B&K ist. zusammengeführt. Die Verkäufer haben dadurch
sung erfolgen dann die früher per Hand geleisteten zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf alle Informationen
Vorarbeiten in Comarch ECM automatisch. Geprüft rund um ein Fahrzeug. „Das ist aus unserer Sicht
wird, ob die jeweilige Rechnung den Anforderun- Vorteile durch Spool- besonders wichtig für unsere Verkäufer, wenn sie
Die Optimierung von Prozessen erforderte schon gen nach dem UStG entspricht. Auch werden die Dateien in Kundengesprächen sind. Alles ist auf dem Bild-
früh den Einstieg in die digitale Archivierung von Buchungssätze nach Projekten, Sachkonten und schirm abrufbar, und auch für den Kunden schnell
Eingangsrechnungen bei der B&K GmbH & Co. KG. Kostenstellen geordnet. Damit wird die Plausibilität Auch die Speicherung ausgehender Rechnungen darstellbar. So können wir schnell auf spezielle
„Wir wollten nicht weiter nur auf die Digitalisierung einer Rechnung bereits bei der Erfassung nach- und Dokumente in Form von Spool-Dateien aus den Wünsche eingehen und sparen dabei viel Zeit“, er-
und reine Archivierung von bearbeiteten Vorgän- gewiesen, so dass sie schnell für die Bearbeitung Drucksystemen erfolgt heute mit Comarch ECM. Da läutert Carsten Stock. Ähnliches gilt für die geplante
gen setzen, sondern die Vorzüge digital basierter bereitsteht. diese Daten täglich neu entstehen, ist es ein leich- Digitalisierung und Bereitstellung der Serviceakten:
Workflows für unser Alltagsgeschäft in einem hart tes, sie über die dafür vorhandene Schnittstelle zu Ihre Einbindung in die Abläufe soll die Arbeit in der
umkämpften Markt nutzen“, sagt Carsten Stock, speichern und den betreffenden Vorgängen zu- Werkstatt und im Kundenservice erleichtern. Sämt-
kaufmännischer Leiter bei B&K. Das bisher einge- Ergonomie und schnelle zuordnen. Jede Spool-Datei wird beim Druck au- liche Belege über Serviceleistungen die an einem
setzte Archivsystem war jedoch nicht leistungsstark Abläufe tomatisch archiviert und kann jederzeit aufgerufen Fahrzeug vorgenommen werden, werden erfasst
genug für die neuen Anforderungen. werden. Gleiches gilt schon heute für Aufrufe von und sind verfügbar. „Diese beiden digitalen Akten-
Die Workflows für die Bearbeitung der Eingangs- Belegen mit Comarch Financials Schilling: Musste kategorien sind für uns darüber hinaus wichtig,
rechnungen hat Comarch nach den Erfordernissen die Buchhaltung früher eine externe Software für weil sie revisionssicher sind. Denn zum einen prüft
Entscheidung bei B&K konfiguriert. Zudem wurden unterschiedli- den Aufruf der Archivdateien nutzen, um Belege zu der Hersteller darüber unsere Servicequalität, zum
che Rechnungstypen definiert, einem Konto aufzurufen, so geschieht dies heute anderen sind wir damit auch besser bei Betriebs-
Da B&K in der Buchhaltung stets auf die Rech- über einen Shortcut aus Comarch Financials Schil- prüfungen gerüstet, die ohne Papierakten erheblich
nungswesenlösung Comarch Financials Schilling Comarch ECM erweist sich dank der einfachen ling heraus. schneller ablaufen können“, so Carsten Stock weiter.
vertraut hatte, war der Umstieg auf Comarch ECM Bedienbarkeit als beste Lösung für die Mitarbeiter
für die Archivierung und Bearbeitung digitaler bei B&K. Seit 2012 ist Comarch ECM bei B&K im B&K hat sich zusätzlich noch für das neue Comarch
Dokumente nur ein logischer Schritt – bietet doch produktiven Einsatz: Sämtliche Kreditorenrechnun- Workflows HMS entschieden. Dabei handelt es sich um ein
die abgestimmte Schnittstellentechnologie beider gen werden mit Dokumentenscannern erfasst und Urlaub-Managementsystem das neben der Ur-
Lösungen ideale Voraussetzungen für optimale stehen direkt für die Bearbeitung in der Buchhal- Die Akzeptanz bei den über 100 Mitarbeitern, die bei laubsverwaltung mit Genehmigungsprozess, auch
Abläufe. tung zur Verfügung – auch in den 16 Filialen. Dort B&K deutschlandweit mit Comarch ECM arbeiten, die Erfassung von Krankmeldungen ermöglicht.
Einsatz
„Wir wollten die Vorzüge digital basierter Workflows für unser
Alltagsgeschäft in einem hart umkämpften Markt nutzen.
Comarch ECM hat eine leistungsfähige Technologie, die die
tägliche Arbeit beschleunigt hat.“
Carsten Stock, kaufmännischer Leiter, B&K
ÜBER COMARCH
Comarch ist ein weltweit aktiver Spezialist für IT-Lösungen mit über 5.000 Mitarbeitern in 24 Ländern. Das Portfolio umfasst z.B. Business-
Software für mittelständische Unternehmen (ERP, Finanzen, CRM, BI, EDI, DMS/ECM, SFA und Field Service Management) und IT-Infrastruktur,
Hosting- und Outsourcing-Services.
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