Durch Prozessanalyse zur Auswahl eines geeigneten IT-Systems - Ein Praxisprojekt mit der Udo Fischer Versandhandel GmbH
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PRAXISPROJEKT © Adobe Stock - NicoElNino Durch Prozessanalyse zur Auswahl eines geeigneten IT-Systems Ein Praxisprojekt mit der Udo Fischer Versandhandel GmbH
Ein Praxisprojekt mit der Udo Fischer Versandhandel GmbH
© Adobe Stock - ty
Durch Prozessanalyse zur Auswahl eines
geeigneten IT-Systems
Das Unternehmen werden. Das neue System sollte ebenfalls
für Weiterentwicklungen im Bereich von
Die Udo Fischer GmbH (Fischer‘s Lagerhaus) datengetriebene Lösungen einsetzbar sein.
startete 1996 mit einem ersten Verkaufs-
standort in Hürth bei Köln und ist seit über 20 Die Ausgangssituation
Jahren spezialisiert auf den Import und Ver-
kauf von Möbeln sowie kunsthandwerklichen Über das Filialgeschäft, das sich durch inten-
Accessoires und Deko-Artikeln. Diese Artikel sive Kundenberatung auszeichnet, sowie
stammen unter anderem aus Marokko, Thai- über den Online-Shop bezieht der Endkunde
land, Indien und Indonesien. Der direkte Ein- seine Möbel, Accessoires oder Deko-Artikel.
kauf von den Herstellern wird durch einen
regelmäßigen Kontakt vor Ort unterstützt. Fischer’s Lagerhaus besitzt für seine Waren
ein Zentrallager in Grefrath. Die per See-
Motivation und Zielsetzung fracht nach Europa transportierten Waren
werden von den verschieden Zielhäfen aus
Bei Fischer’s Lagerhaus ist man sich der verän- an das Zentrallager geschickt. Von dort aus
derten Kundenerwartungen hinsichtlich Pro- werden die 18 Verkaufsstandorte sowie ein
duktverfügbarkeit, Transparenz, Geschwin- Online-Shop mit der Ware versorgt. Die
digkeit und Serviceangebot bewusst. Endkunden beziehen dann über das Fili-
Deshalb wollte das Unternehmen seine algeschäft sowie über den Online-Shop
IT-Landschaft strategisch neu organisieren. die Möbel, Accessoires oder Deko-Artikel.
Jedoch waren die punktuellen „Schnelllösun-
gen“, beispielsweise eine IT gestützte Lager- Fischer’s Lagerhaus setzt für die Verwal-
verwaltung, nicht als Dauerlösung gedacht. tung des Zentrallagers und der eigenstän-
Fischer‘s Lagerhaus wollte seinen Kunden, digen Verkaufsstandorte seit vielen Jahren
trotz der sich wandelnden Ansprüche, wei- ein Warenwirtschaftssystem ein. Dieses Sys-
terhin ein besonderes Einkaufserlebnis bie- tem ist vor allem auf die Unterstützung typi-
ten und wendete sich daher an das Mittel- scher kaufmännischer Aufgaben, wie bei-
stand 4.0-Kompetenzzentrum Lingen. Mit spielsweise die Abfrage von Lagerbeständen,
der Unterstützung des Kompetenzzentrums in kleinen und mittleren Unternehmen aus-
wurde die Idee geboren, eine dauerhafte digi- gerichtet. Mit der Zeit stellten Geschäftsfüh-
tale Lösung (hier ein ERP-System) zu imple- rung und Mitarbeitende fest, dass das Sys-
mentieren, die alle logistschen Schnittstellen tem die Lagerprozesse im Zentrallager nicht
miteinander vereint und vereinheitlicht. Um vollständig abbildete. Um diese Lücke zu
dieses Zeil zu verwirklichen bedurfte es eini- schließen sind grundlegende Prozesse des
ger Zwischenschritte beziehungsweise Zwi- Lagers mit Hilfe von MS Excel abgewickelt
schenziele. Zunächst sollten die operativen worden. Diese zusätzliche Lösung bedurfte
Geschäftsprozesse bei Fischer‘s Lagerhaus einer Vielzahl manueller Prozessschritte,
aufgenommen, analysiert und optimiert die fehleranfällig und zeitaufwändig waren.
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Ein Praxisprojekt mit der Udo Fischer Versandhandel GmbH
Viele Informationen, die einen starken Ein- „Häufige Anforderungen sind zum Beispiel
fluss auf alle weiteren Arbeitsschritte hat- eine Einfache Bedienbarkeit der Anwen-
ten sind negativ beeinflusst worden. Dazu dung durch die Mitarbeitenden, eine
gehörten unter anderem Lieferpläne, die Echtzeitsynchronisation der Lager- und
Wareneingänge et cetera abbildeten und Verkaufsdaten, um den Kunden lange Lie-
eine Art Container- beziehungsweise Waren- ferzeiten zu ersparen und die Möglich-
verwaltung, die manuell angelegt wurde. keit, diese Daten auf mobilen Endgeräten
abzurufen“, erklärt Andreas Hermann vom
Die Umsetzung Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Lingen.
Die Umsetzung des Projektes hat ins- Zunächst wird eine Liste mit allen Anforde-
gesamt neun Monate in Anspruch rungen an das System erstellt. Die einzel-
genommen. Eingebunden waren Mit- nen Anforderungen werden in einem weite-
arbeitende aus allen Fachabteilungen ren Schritt priorisiert und die Liste verkürzt.
sowie Vertreter der Geschäftsführung. Die formulierten Anforderungen ergaben,
dass die Einführung eines ERP-Systems
Die Mitarbeitenden des Mittelstand 4.0-Kom- (Enterprise-Resource-Planning System) die
petenzzentrums Lingen haben zunächst mit Zielstellungen gut adressiert. Da der Markt
allen Beteiligten Workshops durchgeführt. In für ERP-Syteme sehr weitläufig ist, unter-
diesen Workshops sind die Prozesse (Arbeits- sützte das Kompetenzzentrum Lingen bei
abläufe) der Lagerlogistik und sämtliche einer detaillierten Recherche. Ziel dieser war
Schnittstellen zu diesen vollständig erfasst es, eine Übersicht von potentiellen Anbie-
worden. Zunächst sind die Ist-Prozesse der tern zu erstellen. Das Ergebnis der Recher-
Abteilungen ermittelt und dokumentiert wor- che war eine detaillierte Übersicht von
den. Es war wichtig, dass mindestens ein Ver- ERP-System-Anbietern, aus der ersichtlich
treter der betroffenen Abteilungen an diesen wurde, welche Anforderungen des Katalog
teilgenommen hat, damit ein gegenseiti- durch welchen Anbieter abgedeckt werden.
ges Verständnis für die operativen Abläufe Anschließend sind drei Anbieter zu einem
und deren Wichtigkeit geschaffen werden „Pitch“ eingeladen worden. Der Pitch zeich-
konnte. Auch konnten durch die Fachex- nete sich dadurch aus, dass dieser anhand
pertise Besonderheiten und Details besser eines „Testfahrplans“ durchgeführt wor-
berücksichtigt werden. Nach der gemein- den ist. Das System ist also testweise in die
samen Erfassung der Ist-Prozesse sind die Arbeitsabläufe von Fischer‘s Lagerhaus ein-
Soll-Prozesse formuliert worden. Dabei ist gebunden worden. Der Vorteil eines sol-
das sogenannte Handels-H Referenzmodell chen Vorgehens ist, dass die Funktions-
zum Einsatz gekommmen. Das Handels-H weise und die damit erhofften Vorteile des
Modell ist eine Art Blaupause für Geschäfts- Systems direkt „erlebt“ werden können. Bei
prozesse im Einzelhandel. Es hilft bei der der Präsentation waren die Geschäftsfüh-
Erarbeitung und Visualisierung der Prozes- rung, sowie Vertreter aus allen Fachabtei-
struktur im eigenen Unternehmen und ver- lungen anwesend und bekamen so einen
hindert, dass Prozesse und Zusammenhänge tiefgreifenden und vor allem praktischen
übersehen werden. Aus der Visualisier- Einblick in die drei Systeme. Jeder Teilneh-
ten Prozesslandschaft von Fischer’s Lager- mende konnte daraufhin sein favorisier-
haus ist in weiteren Workshops ein Anfor- tes System benennen. Hierbei ergab sich
derungskatalog beziehungsweise Lastenheft ein einheitliches Bild. Die Entscheidung für
für die neue Lösung abgeleitet worden. das System traf die Geschäftsführung. Auf
diese Entscheidung folgt der nun wichtigste
Teil, die Einführung des neuen Systems.
3Ein Praxisprojekt mit der Udo Fischer Versandhandel GmbH
Kurzdarstellung des Vorgehens zusammenkamen. Besonders zu Projekt-
beginn zeichnen sich das Ende und die Vor-
► Ist-Prozesse analysieren teile nach Vollendung noch nicht eindeutig
ab. Soetwas kann sich negativ auf die Moti-
► Modell der Ist-Prozesse erstellen vation der Beteiligten und den Wunsch nach
(visualisieren) zeitigen Gepsrächsterminen auswirken.
Eine geringe Motivation kann auch ein Hin-
► Soll-Prozesse erarbeiten weis auf die Ängste der Beteiligten sein, die
zum Beispiel befürchten einem neun System
► Modell der Soll-Prozesse erstellen nicht gewachsen zu sein, durch dieses ersetzt
(visualisieren) zu werden oder die Investition als zu großes
Risiko einschätzen. Dem gegenüber stehen
► Lastenheft / Anforderungskatalog Chancen, Vorteile oder die Notwendigkei-
ableiten ten einer Veränderung. Während des Projek-
tes und vorallem zu Beginn wurden immer
► Anforderungen priorisieren wieder persönliche Gespräche und Work-
shops durchgeführt, um das gemeinsame
► Systemanbieter recherchieren und Engagement zu fördern und Bedenken zu
priorisieren lindern. Die Herausforderung sind während
des gesamten Projektes adressiert worden.
► Ausschreibung an Systemanbieter
vornehmen Die Ergebnisse
► Anbieterpräsentationen abhalten Im Vordergrund des Projektes stand die Aus-
(wenn möglich mit Live-Demonstration) wahl einer zukunftsfähigen digitalen Lösung,
die die logistischen Schnittstellen miteinan-
► Entscheidung für einen Abieter der vereinen und so die IT-Landschaft sowie
die Prozesse neu organisieren sollte. Auf
► Einführung des neuen Systems dem Weg dorthin sind zusätzlich wichtige
(Umsetzung) Ergebnisse entstanden. Zunächst können die
Mitarbeitenden dank der Analyse und der
anschließenden Visualisierung der Prozesse
nun ihre eigenen und die mit diesen in Ver-
Diese Schritte ergeben eine strukturierte bindung stehenden Arbeitsprozesse nach-
Vorgehensweise, mit der sich nicht nur vollziehen. Dies schafft zu gleichen Teilen
ERP-Systeme, sondern auch andere digi- Verständnis untereinander und Sicherheit für
tale Lösungen zur Verbesserung sämtlicher die eigenen Tätigkeiten. Dabei unterstützte
Unternehmensprozesse einführen lassen. das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Lin-
gen unter zur Hilfenahme des Handels-H
Die Herausforderungen Modells. Die dargestellte Prozesslandschaft
lässt sich gleichzeitig mit Informationen, wie
Die Auswahl eines neuen ERP Systems erfor- zum Beispiel Anleitungen zur Bedienung des
dert das sorgfältige und strukturierte Einar- neuen Systems, anreichern. Gleichzeitig bil-
beiten in das Unternehmen und seine tag- det die Übersicht die Grundlage für die Ein-
täglichen Abläufe. Dabei ist darauf zu achten, führung des neuen ERP-Systems und die
dass sämtliche Prozesse, erscheinen diese Auswahl des entsprechenden Anbieters.
auch noch so unbedeutsam, Beachtung fin- Die Prozessanalysen haben die Transpa-
den. Bei der gemeinsamen Erarbeitung der renz über die tatsächlichen sowie geplanten
Ist- und Soll-Prozesse bei Fischer’s Lager- täglichen Abläufe abteilungsübergreifend
haus ließ sich feststellen, dass die Schaffung erhöht. Durch die Ableitung des umfassen-
eines gemeinsamen Verständnisses der ope- den Anforderungskatalogs kann Fischer’s
rativen Geschäftsprozesse eine Herausfor- Lagerhaus bei der nun anstehenden Syste-
derung gewesen ist. Erschwert wurde dies meinführung auf eine wichtige und aktuelle
dadurch, dass Entscheidungsträger und Mit- Informationsquelle zurückgreifen. Die Sys-
arbeitende aus unterschiedlichen Abteilun- temeinführung und damit verbundene Fort-
gen und von unterschiedlichen Standorten schritte können so von den Mitarbeitenden
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beurteilt, überwacht und nachvollzogen wer- Platz für Ihre Notizen:
den. Durch die ausstehende Umsetzung wird
zum einen das Tagesgeschäft wesentlich
unterstützt und zum anderen werden die
Weichen für zukünftige strategische Entwick-
lungen gestellt. Diese sehen zum Beispiel die
Implementierung datengetriebener Lösun-
gen, wie zum Beispiel ein Omni-Channel-Ma-
nagement fürdie operativen Abläufe sowie
strategische Entscheidungsfindungspro-
zesse vor. Das konkrete methodische Vorge-
hen kann durch Fischer’s Lagerhaus für wei-
tere Projekte jederzeit angewendet werden.
Abschließende Bemerkungen
Die Geschäftsführung sowie die Mitarbeiten-
den aus den Fachabteilungen sind mittlerweile
fast „ungeduldig“ und können die Einführung
des neuen ERP-Systems kaum abwarten.
Mit der Entscheidung für den Anbieter ist
sich die Geschäftsleitung sehr sicher. „Nach
anfänglichen Sorgen und Ängsten hinsicht-
lich einer zu großen Umstellung mit negati-
ven Konsequenzen, sehen die Betroffenen
nun Chanccen und sind gespannt auf die
eigene Arbeit mit dem neuen System“, resü-
miert Projektleiter Jochen Berner. Das Ver-
besserungspotential konnte insbesondere
durch die umfassenden Systempräsentati-
onen vor Ort verdeutlicht werden. System-
funktionalitäten, die nur mündlich beschrie-
ben werden, können so live erlebt werden
und veranschaulicht werden. Soetwas stößt
nicht selten auf Begeisterung seitens der
Beteiligten. Das zu Beginn klar definierte Ziel
war essentiell, um den Projekterfolg garan-
tieren zu können. Ein Projektstart ohne vor-
her abgestimmte Erwartungen, Anforde-
rungen und Ziele hätte nicht nur zu einer
ineffizienten Ressourcennutzung innerhalb
des Projektes, sondern auch zu einem wahr-
scheinlich nicht zufriedenstellenden Ergeb-
nis geführt. Bei grundlegenden Änderungen
in der Systemlandschaft sollte die Auswahl
neuer, potentieller Software(module) sys-
tematisch entlang eines unterstützenden
Modells durchgeführt werden. Dazu gehört
auch, dass sich alle jeweils beteiligten Mit-
arbeiter von Anfang an einbezogen werden.
5Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Lingen Die regionalen Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren
und Themenzentren mit ihren Stützpunkten
Technologischer Fortschritt, kurze Verände-
rungszyklen und das Streben nach digitaler
Wertschöpfung stellen Unternehmen zuneh-
mend vor die Herausforderung, sich diesen
Veränderungen anzupassen. Hier setzt das Kiel
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Lingen an. Rostock
Es befähigt Unternehmen, die Entwick- Elmshorn
lung smarter Produkte, digital vernetzba- Hamburg
rer Dienstleistungen und digitaler datenge- Oldenburg
triebener Geschäftsmodelle voranzutreiben. Bremen
Kompetenzzentrum
Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzent- Kompetenzzentrum
rum Lingen gehört zu Mittelstand-Digital. Lingen Berlin
Hannover Potsdam
Magdeburg
Was ist Mittelstand-Digital?
Cottbus
Mittelstand-Digital informiert kleine und mittlere Dortmund
Leipzig
Unternehmen über die Chancen und Herausforde-
Kassel
Krefeld Hagen
Dresden
rungen der Digitalisierung. Die geförderten Kompe- Köln Chemnitz
Siegen
tenzzentren helfen mit Expertenwissen, Demons- Aachen
Sankt Augustin
Ilmenau
trationszentren, Best-Practice-Beispielen sowie Koblenz
Netzwerken, die dem Erfahrungsaustausch dienen.
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Darmstadt
Dieburg Bayreuth
Energie (BMWi) ermöglicht die kostenfreie Nut- Mannheim
Kaiserslautern
zung aller Angebote von Mittelstand-Digital. Saarbrücken
Karlsruhe Regensburg
Der DLR Projektträger begleitet im Auftrag des Stuttgart
BMWi die Kompetenzzentren fachlich und sorgt Denkendorf
für eine bedarfs- und mittelstandsgerechte Um-
Augsburg
setzung der Angebote. Das Wissenschaftliche Valley
Institut für Infrastruktur und Kommunikations-
dienste (WIK) unterstützt mit wissenschaftlicher
Begleitung, Vernetzung und Öffentlichkeitsarbeit.
Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de
Impressum
Verleger: Für den Inhalt Verantwortliche gem. § 55 II RStV : Layout:
Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Lingen European Research Center for Information Systems Sascha Baden
c/o IT-Dienstleistungsgesellschaft mbH Emsland (ERCIS)
Geschäftsführer: Prof. Dr. Dr. h.c. Dr. h.c. Jörg Becker Stand:
Dipl.-Inform. Michael Schnaider Leonardo-Campus 3 August 2020
Kaiserstraße 10b 48149 Münster
49809 Lingen
T 0049/ 251/ 83 38 100
T 0049/ 591/ 80 76 980 F 0049/ 251/ 83 38 109
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