Eltern- und Schülerinformationen zur Nutzung von EduPage

Informationen zum Datenschutz bei der Nutzung von EduPage

          Eltern- und Schülerinformationen zur Nutzung von EduPage
                               (einschließlich Einwilligungserklärung)

EduPage ist ein Infoportal. EduPage bietet Möglichkeiten zur Intensivierung des Kontakts innerhalb der Schulfamilie
und eine differenziertere Begleitung und Informationsweitergabe, insbesondere durch
       • Kommunikation via persönlicher Nachrichten unter den Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern,
          sowie Eltern
       • Bereitstellung von Unterrichtsmaterial in Kursen,
       • Organisation von Vertretungen
       • Verwaltung von Schülerabsenzen
       • Terminplanung mithilfe einer Kalenderfunktion
       • Stellung und Bearbeitung von (Online-)Aufgaben mit Feedbackfunktionen.

1.     Freiwilligkeit der Nutzung
Eine Nutzung von EduPage ist nur möglich, wenn die Nutzerinnen und Nutzer ihre schriftliche Einwilligung in die
damit verbundene Datenverarbeitung erklären. Bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern ist die Einwilligung der
Erziehungsberechtigten erforderlich.
Sollten Sie einer Nutzung von EduPage zustimmen, füllen Sie daher bitte die Einwilligung in Anlage 1 aus und lassen
Sie diese der Schule so bald wie möglich per Post oder E-Mail (s. unten) zukommen. Nur so kann ein zügiger Einsatz
der Anwendung sichergestellt werden.
Mit der Einwilligung in die Datenverarbeitung akzeptieren die Nutzerinnen und Nutzer gleichzeitig
die Nutzungsbedingungen der Schule (Anlage 2). Informationen zum Datenschutz finden Sie in Anlage 3.
Die Nutzung von EduPage ist freiwillig. Schülerinnen und Schülern, die das Angebot nicht nutzen möchten, stehen
alternative Kommunikationswege zur Verfügung.
Diese alternativen Kommunikationswege werden jeweils mit der Klassenlehrkraft vereinbart.

2.    Erstellung der Nutzerkonten
Um für Schülerinnen und Schüler, Eltern und Lehrkräfte die benötigten Nutzerkonten zu erstellen, werden
personenbezogene Daten an die Dr.-Josef-Raabe-Verlags-GmbH übermittelt. Folgende persönliche Daten werden u.a.
verarbeitet (für eine vollständige Auflistung s. Anlage 3):
      • Benutzername (bestehend aus Vorname und Nachname der Nutzerin bzw. des Nutzers)
      • Schulzugehörigkeit
      • Zugehörigkeit zu Klasse, Fächern und ggf. Kursen
      • Absenzen

3.    Nutzungsumfang
      • EduPage stellt pro Klasse und unterrichtetem Fach einen (virtuellen) Kursraum zur Verfügung. Der
         Benutzername ist einsehbar ausschließlich von anderen Mitgliedern der Schule, die Nutzer-Konten in
         derselben Schule haben.
      • Die Schülerinnen und Schüler sowie die Lehrkräfte einer Schule können untereinander via
         Nachrichtenfunktion kommunizieren.
      • Im Kursraum können die Lehrkräfte Dateien (z. B. Textdokumente, Präsentationen, Audiodateien)
         bereitstellen.
      • Die Lehrkraft kann im Kursraum für die Schülerinnen und Schüler Aufgaben einstellen, die diese bearbeiten
         und Ergebnisse einreichen können. Die Lehrkraft kann dazu individuell Feedback abgeben.
      • Die Anwendung kann über einen Internetbrowser genutzt werden. Daneben steht es den Nutzerinnen und
         Nutzern frei, die Anwendung über eine App für mobile Geräte zu nutzen (Android und iOS). Hierfür muss
         die Nutzerin oder der Nutzer sich für eine Installation der entsprechenden App entscheiden.

Anlage 1
                                 Digitales Informationsportal EduPage
                                              Einwilligung in die Nutzung
Sehr geehrte Eltern und Erziehungsberechtigte,

im Zuge der notwendigen Digitalisierung unserer Verwaltungsabläufe an der Theo-Betz-Grundschule ist die
Schulmanagementsoftware aSc EduPage eingeführt.

Über diese „Edupage“ - Plattform (https://theo-betz.edupage.org/) und v.a. über die EduPage-App, die es für
Tablet, Notebook und Smartphone gibt, ist es uns möglich,
• Nachrichten und Informationen an die Eltern digital zu versenden.
• Termin mithilfe einer Kalenderfunktion zu verwalten und Ihnen mitzuteilen, z.B. für Elternsprechtage.
• Schüler krank zu melden und zu entschuldigen
• Nachrichten unter den Lehrkräften sowie Schülerinnen und Schülern auszutauschen.
• Unterrichtsmaterial in Kursen bereitzustellen.
• Vertretungen zu organisieren.
• (Online-)Aufgaben mit Feedbackfunktionen zu erstellen und zu bearbeiten.
• individuelles Feedback zu geben

Dazu ist es nötig, Ihre bereits in der „Allgemeinen Schulverwaltung ASV“ erfassten personenbezogenen Daten (Name, Vorname, E-
Mail-Adresse, Name des Schülers, Klasse des Schülers) an die Dr. Josef Raabe Verlags-GmbH zu übermitteln und in Edupage zu
übernehmen, zu verarbeiten, zu speichern und entsprechende Nutzerkonten anzulegen. Die erfordert nach Art 6 DSGVO Ihre
Einwilligung.
Um Ihre Daten in das EduPage -System des Raabe-Verlags zu übertragen, wollen wir hiermit Ihre Einwilligung nach Art. 7 DSGVO
einholen.

Wolfgang Wittmann, R
Schulleiter

Hiermit willige ich in die Verarbeitung und Speicherung meiner personenbezogenen Daten ein.
Die Informationen nach Art. 13 DSGVO habe ich zur Kenntnis genommen (siehe www.theo-betz.de).

Name, Vorname des Kindes

Namen, Vornamen der Eltern
E-Mail-Adresse:

E-Mail-Adresse (optional; bei zwei E-Mail-Adressen legen wir zwei getrennte Nutzerkonten an):

Die Einwilligung ist freiwillig. Aus der Nichterteilung oder dem Widerruf der Einwilligung entstehen keine Nachteile.
Die Einwilligung ist jederzeit schriftlich bei der Schulleiterin / dem Schulleiter mit Wirkung für die Zukunft widerruflich. Durch den
Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung nicht berührt.
Beim Austritt oder Übertritt in eine andere Schule werden alle betroffenen Daten mit dem EduPage-Account gelöscht. Die Daten
werden zum Ende des Schuljahres oder spätestens nach 12 Monaten gelöscht.

____________________________________________                        ____________________________________________
[Ort, Datum]                                                        [Unterschrift der/des Erziehungsberechtigten]

Sollten Sie zum Datenschutz in EduPage oder zum Datenschutz an den Grund- und Mittelschulen im Schulamtsbezirk Neumarkt
Fragen haben, so können Sie sich jederzeit an den Datenschutzbeauftragten des Schulamtsbezirks Neumarkt wenden:
Norbert Raith: Mittelschule Dietfurt, Mallerstetter Str. 25, 92345 Dietfurt, Tel.: 08464-381, Raith-NM-DSB@gmx.de

Anlage 2

            Bedingungen zur Nutzung von EduPage für Schülerinnen und Schüler

1.      Anwendungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des von der Schule bereitgestellten digitalen
Kommunikationswerkzeugs EduPage.
Sie gelten für alle Schülerinnen und Schüler, die EduPage nutzen, und gehen insoweit den bestehenden EDV-
Nutzungsbedingungen der Schule vor.

2.         Zulässige Nutzung

Die Nutzung von EduPage dient als Lehr- und Lernmittel und soll als solches genutzt werden. Ein Gebrauch im
kommerziellen Rahmen ist untersagt.
Die Nutzung der Plattform EduPage ist nur für schulische Zwecke zulässig. Sie dient dazu, die aktuell notwendigen
schulischen Kommunikations- und Lernangebote zu unterstützen und dabei das Angebot von mebis –
Landesmedienzentrum Bayern sinnvoll zu ergänzen.

3.         Anlegen von Konten für Schülerinnen und Schüler

Die Nutzung von EduPage ist für Schülerinnen und Schüler freiwillig. Nutzerkonten für Schülerinnen und Schüler
werden nur angelegt, wenn sie (bzw. bei Minderjährigen deren Erziehungsberechtigte) den Nutzungsbedingungen für
Schülerinnen und Schüler zugestimmt und ihr Einverständnis mit der damit verbundenen Datenverarbeitung erklärt
haben. Bei Schülerinnen und Schülern zwischen 14 und 18 Jahren ist zusätzlich deren Zustimmung erforderlich.
Für die Anlage des schulischen EduPage-Kontos wird der Vor- und Nachname des Schülers, sowie die
Klassenzugehörigkeit verwendet. Weiterhin werden folgende Daten gespeichert: Nachname, Vorname,
Geburtsdatum, Geschlecht, Klassenzugehörigkeit, Zugang, Abgang, Bewertung des Lernverhaltens, Anwesenheit,
Abwesenheiten, Fehlzeiten, Gruppenzugehörigkeit, Alter, Religion, Jahrgang, Zweig und Fachorientierung,
Interessengruppen, Beginn der Schulzeit, Ende der Schulzeit.
Bei der Kontoeinrichtung übermittelt die Schule Vorname und Nachname des Schülers an die Dr.-Josef-Raabe-Verlags-
GmbH (s. Informationen zur Datenverarbeitung).

4.         Nutzung mit privaten Geräten

Die Nutzung von EduPage ist jeweils ein Jahr gültig und wird jährlich automatisch für die Dauer der Schulzugehörigkeit
verlängert.
Die Nutzung von EduPage ist grundsätzlich über den Internetbrowser des Nutzer-Geräts möglich. Die Installation
der EduPage-App ist nicht notwendig und erfolgt ggf. in eigener Verantwortung der Nutzerinnen und Nutzer.
Beim Einsatz mobiler (privater) Geräte müssen diese mindestens durch eine PIN oder ein Passwort geschützt werden.

5.         Datenschutz und Datensicherheit

Das Gebot der Datenminimierung ist zu beachten: Bei der Nutzung sollen so wenig personenbezogene Daten wie
möglich verarbeitet werden. Insbesondere das Entstehen nicht benötigter Schülerdaten beim Einsatz von EduPage ist
vermeiden.
Die Aufzeichnung einer Bild-, Ton- oder Videoübertragung, z. B. durch eine Software oder das Abfotografieren des
Bildschirms, ist nicht gestattet.
Sensible Daten gem. Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen,
religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetischen und biometrischen Daten)
dürfen nicht verarbeitet werden.
Bei der Nutzung sind das Mithören und die Einsichtnahme durch Unbefugte zu vermeiden. Die Nutzung der
Videokonferenzfunktionen an öffentlichen Orten, insbesondere in öffentlichen Verkehrsmitteln, ist untersagt.
Die Zugangsdaten dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden. Wer vermutet, dass sein Passwort
anderen Personen bekannt geworden ist, ist verpflichtet, dieses zu ändern. Die Verwendung eines fremden
Nutzerkontos ist grundsätzlich unzulässig.
Nach Beendigung der Nutzung haben sich die Nutzerinnen und Nutzer bei EduPage auszuloggen.
Eine Verwendung des schulischen Nutzerkontos zur Authentifizierung an anderen Online-Diensten ist nicht zulässig,
außer es ist ein von der Schule zugelassener Dienst.

6.      Verbotene Nutzungen

Die Schülerinnen und Schüler sind verpflichtet, bei der Nutzung der Plattform geltendes Recht einzuhalten, u. a. das
Strafrecht und das Jugendschutzrecht. Außerdem ist jede Nutzung untersagt, die geeignet ist, die berechtigen
Interessen der Schule zu beeinträchtigen (z. B. Schädigung des öffentlichen Ansehens der Schule; Schädigung der
Sicherheit der IT-Ausstattung der Schule).
Es ist verboten, pornographische, gewaltdarstellende oder -verherrlichende, rassistische, menschenverachtende oder
denunzierende Inhalte über die Plattform abzurufen, zu speichern oder zu verbreiten. Von den Teilnehmerinnen und
Teilnehmern über EduPage bereitgestellte Inhalte dürfen nicht unbefugt in sozialen Netzwerken verbreitet werden.

7.      Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen

Im Falle eines Verstoßes gegen diese Nutzungsbedingungen behält sich die Schulleitung das Recht vor, den Zugang zu
EduPage zu sperren. Davon unberührt behält sich die Schulleitung weitere Maßnahmen vor.

8.      Schlussbestimmungen

Der Einsatz von EduPage ist ein für die Dauer der Schulzugehörigkeit. Mit Ende der Bereitstellung des Angebots
werden alle Daten inklusive der Nutzer-Accounts nach einer Übergangszeit gelöscht.
Tritt eine Schülerin oder ein Schüler während der Vertragslaufzeit aus einer angemeldeten Schule aus (beispielsweise
durch Schulwechsel) und wird daher vom Schul-Admin das Nutzerkonto dieser Person entfernt, wird dieses nach 30
Tagen unwiderruflich gelöscht. Daneben gibt es die Möglichkeit, Nutzerkonten direkt zu löschen.

Anlage 3
                 Informationen zur Datenverarbeitung nach Art. 13 DSGVO

Ergänzend zu den allgemeinen Datenschutzhinweisen unserer Schule, abrufbar auf unserer Schulhomepage, möchten
wir Sie über die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von EduPage informieren:

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Art. 13 Abs. 1 lit. a DS-GVO)
Für die Datenverarbeitung ist die jeweilige Schule verantwortlich, deren Kontaktdaten Sie auch im Briefkopf finden:
Theo-Betz-Grundschule Neumarkt i. d. OPf.
Wolfgang Wittmann, Rektor
Schießstättenweg 4, 92318 Neumarkt
Telefon: 09181 / 698 497 0
Mail: info@theo-betz.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Art. 13 Abs. 1 lit. b DS-GVO)
Wir möchten Sie auf die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der Schule hinweisen, die Sie auch in den
Datenschutzhinweisen unserer Schulhomepage finden können:
Norbert Raith
@Mittelschule Dietfurt, Mallerstetter Str. 25, 92345 Dietfurt
08464 / 381
Mail: Raith-DSB-NM@gmx.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer Daten
Die Schule verarbeitet die personenbezogenen Daten im Rahmen von EduPage für schulische Zwecke. Diese sind in
der Verfahrensbeschreibung für EduPage einzusehen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist eine
Einwilligung der betroffenen Personen nach Art. 6 Abs. 3 DS-GVO, Art. 46. BaySchO und Art. 85 und 89 BayEUG.

Empfänger von personenbezogenen Daten (Art. 13 Abs. 1 lit. e DS-GVO)
Schulinterne Empfänger: Schulleitung und von der Schulleitung beauftragte Schul-Admins mit
Benutzerverwaltungsrechten, Lehrkräfte sowie Schülerinnen und Schüler der eigenen Lerngruppe(n) nach den konkret
zugewiesenen Berechtigungen innerhalb der Schule.
Zur Bereitstellung und Nutzung von EduPage ist die Übermittlung personenbezogener Daten an ausgewählte
Dienstleister notwendig. Mit diesen Dienstleistern hat die Schule eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag
der Schule geschlossen (sog. „Auftragsverarbeitung“ nach Art. 18 DSGVO). Die Schule bedient sich
folgender Auftragsverarbeiter:
Dr.-Josef-Raabe-Verlags-GmbH, Postfach 10 39 22, 70034 Stuttgart.
Die Daten werden im Auftrag des Auftragnehmers (Dr. Josef Rabbe Verlags-GmbH, Rotebühlstraße 77, 70178
Stuttgart) von aSc Appliedsoftware Consultants verarbeitet. aSc Slowakei, entwickelt und verbessert die Software und
kann zu diesem Zweck pseudonymisierte Daten verwenden. aSc Slowakei hat die Rolle der Entwicklung und des
nachgelagerten Supports.
Die Daten werden im Auftrag des Unterauftragnehmer (aSc Applied Software Consultants s.r.o., Svoradova 7, 81103
Bratislava, Slowakei) auf Servern eines deutschen Serviceproviders (Hetzner AG, Industriestraße 25, 91710
Gunzenhausen) gehostet. Der Serviceprovider betreibt die Daten in einer gesicherten und nach ISO 27001:2013
zertifizierten Managementsystemumgebung im Auftrag des Unterauftragnehmers

Folgende Datenarten sind Gegenstand der Verarbeitung durch EduPage:
Benutzername (nur Schüler), Familienname, Vorname, Klasse, Lerngruppen, Schuljahr, E-Mailadresse (nur Eltern),
Technische Protokolldaten, Personenrolle, Benutzergruppe, Benutzerzugang (aktiv, gesperrt), letzte Anmeldung,
Profileinstellungen, Passwort (verschlüsselt)/Anmeldename; zusätzlich bei Lehrkräften/nichtunterrichtendem
Personal: unterrichtete Fächer/Lerngruppen, unterrichtete Klassen, Gruppenzugehörigkeit (z.B. Fachschaft),
Protokollierung der Nutzung (kurzfristige Aufbewahrung)

Übermittlung an Drittland (Art. 13 Abs. 1 lit. f DS-GVO)
Die Verarbeitung erfolgt durch aSc Slowakei zur Bereitstellung der Plattform EduPage einschließlich der zugehörigen
Wartungs-, Pflege- und Supportleistungen.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Tritt eine Person während der Vertragslaufzeit aus einer angemeldeten Schule aus (beispielsweise durch Wegzug) und
wird daher vom Schul-Admin das Nutzerkonto dieser Person entfernt, wird dieses nach 30 Tagen unwiderruflich

gelöscht. Daneben gibt es die Möglichkeit, Personen direkt zu löschen. Mit Ende der zentral koordinierten
Bereitstellung des Angebots werden alle Daten inklusive der Nutzer-Accounts nach einer Übergangszeit gelöscht.

Betroffenenrechte (Art. 13 Abs. 2 lit. b DS-GVO)
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutzgrund-Verordnung insbesondere
folgende Rechte:
▪ Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art.
    15 DS-GVO).
▪ Recht auf Berichtigung, soweit sie betreffende Daten unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DS-GVO).
▪ Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 17 DS-GVO
    zutrifft. Art. 17 Abs. 3 DS-GVO enthält Ausnahmen vom Recht auf Löschung zur Ausübung der Meinungs- und
    Informationsfreiheit, zur Erfüllung rechtlicher Speicherpflichten, aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich
    der öffentlichen Gesundheit, für öffentliche Archivzwecke, wissenschaftliche, historische und statistische Zwecke
    sowie zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen.
▪ Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, insbesondere soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, für die
    Dauer der Überprüfung der Richtigkeit, wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, die betroffene Person
    aber statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung verlangt, wenn die betroffene Person die Daten zur
    Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen oder zur Verteidigung gegen solche benötigt werden und
    deshalb nicht gelöscht werden können, oder wenn bei einem Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 noch nicht feststeht,
    ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen (Art. 18
    DS-GVO).
▪ Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten aus persönlichen Gründen, soweit kein
    zwingendes öffentliches Interesse an der Verarbeitung besteht das die Interessen, Rechte und Freiheiten der
    betroffenen Person überwiegt, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
    Rechtsansprüchen (Art. 21 DS-GVO) dient.

Weitere Informationen
Bitte beachten Sie zudem die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung der Dr.-Josef-Raabe-Verlags-GmbH für
EduPage: Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung für EduPage.
Für nähere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten können Sie sich an den Verantwortlichen sowie
Datenschutzbeauftragten der Schule wenden (s. o.).

Stand: 29.06.2021