FAQ - Häufig gestellte Fragen - Maßnahmenprojekt Digitale Personalakte

Maßnahmenprojekt Digitale Personalakte
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Version 0.1

FAQ – Häufig gestellte Fragen

  1 Die Digitale Personalakte
1.1   Was ist die Digitale Personalakte?
      Die Digitale Personalakte wird eine zentrale IT-Lösung für die
      Personalaktenführung sein, die im Rahmen der IT-
      Konsolidierung Bund (Dienstekonsolidierung) in der Domäne
      ERP umgesetzt wird.
1.2   Welche Ziele sollen mit dem Projekt Digitale Personalakte er-
      reicht werden?
      Die Hauptziele sind:
         • Bereitstellung einer zentralen IT-Lösung für den Quer-
           schnittsdienst Personalaktenführung
         • Rechtlich konforme Personalaktenbearbeitung
         • Vermeidung paralleler Aktivitäten zur Digitalisierung der
           Personalakten im Bund
1.3   Welche Vorteile ergeben sich durch die Digitale Personalakte?
      Die wichtigsten Vorteile sind:
         • Möglichkeit des ortsunabhängigen Zugriffs auf die Perso-
           nalakten
         • Vermeidung redundanter Datenhaltung (Datenbank und
           Dokumente)
         • Erhöhung der Effizienz der Personalverwaltung und
           -abrechnung sowie Zusammenarbeit zwischen diesen Be-
           reichen
         • Standardisierte Personalaktenstruktur
         • Erhöhtes Datenschutzniveau
1.4   Wie erfolgte die Anforderungserhebung im Rahmen der Erstel-
      lung des Fachkonzeptes zur Digitalen Personalakte?
      Die fachlichen Anforderungen wurden in Workshops gemeinsam
      mit dem Kompetenzteam (7 freiwillige fachliche Ressortvertre-
      tungen und GZD) sowie Interviews mit Fachexperten innerhalb

der Bundesverwaltung (BfDI, ITZBund, BSI , Bundesarchiv, Dien-
      strechtsabteilung des BMI und andere Fachexperten) erhoben.
1.5   Wer hat an der Erstellung des Fachkonzeptes mitgewirkt?
      An der Erstellung des Fachkonzeptes haben die Maßnahmenver-
      antwortung im BMI und die fachliche Leitung des Maßnahmen-
      projektes (BVA) mit externer Unterstützung, das Kompetenzteam
      und die Experten mitgewirkt.
1.6   Wie sieht die Projektplanung in der Phase der Erstellung des
      Fachkonzeptes aus?
      In der Phase der Erstellung des Fachkonzeptes wurden bis Ende
      März 2021 die fachlichen Anforderungen erhoben, Erfahrungs-
      austausche durchgeführt und ein erster Entwurf des Fachkonzep-
      tes erstellt. Von April bis Juni 2021 wird der erste Entwurf des
      Fachkonzeptes mit dem Kompetenzteam und den Experten abge-
      stimmt. In der zweiten Jahreshälfte 2021 erfolgt die Abstimmung
      des Fachkonzeptes in der Abstimminstanz ERP mit dem Ziel der
      Abnahme durch die Abstimminstanz ERP.
1.7   Wie geht es nach der Abnahme des Fachkonzeptes durch die Res-
      sorts weiter?
      Im Anschluss an die Abnahme des Fachkonzeptes schließen sich
      gemäß dem Phasenmodell der Diesntkonsolidierubng die Prü-
      fung der technischen Machbarkeit, die Beschaffung und die Um-
      setzung sowie der Rollout an.
1.8   Wann wird eine IT-Lösung für die Digitale Personalakte zur Ver-
      fügung stehen?
      Gemäß des Phasenmodells der Dienstekonsolidierung folgen auf
      die Abnahme/den Beschluss des Fachkonzeptes eine Prüfung der
      technischen Machbarkeit, die Beschaffung und die Umsetzung.
      Im Anschluss daran kann der Rollout in den Behörden erfolgen.
      Wann der Rollout erfolgen wird, ist derzeit noch unklar.
1.9   Wer kann die Digitale Personalakte nutzen?
      Die Digitale Personalakte soll der unmittelbaren Bundesverwal-
      tung zur Verfügung stehen.
1.10 Wird die Digitale Personalakte unabhängig von einem Personal-
     verwaltungssystem in vollem Umfang zur Verfügung stehen?

Die Digitale Personalakte wird auch als eigenständiges System
      ohne ein angebundenes Personalverwaltungssystem lauffähig
      sein und alle relevanten Prozesse der Personalverwaltung unter-
      stützen können.
1.11 Soll die Digitale Personalakte in einer Behörde gemeinsam mit
     einem Personalverwaltungssystem genutzt werden?
      Die Digitale Personalakte soll künftig im Regelfall in einer Behör-
      de gemeinsam mit einem Personalverwaltungssystem (im Regel-
      fall PVSplus) genutzt werden.
1.12 Wie ist die Abgrenzung zwischen der E-Akte Bund und der Digita-
     len Personalakte?
      In der Digitalen Personalakte sollen ausschließlich Personalakten
      geführt werden. Die Verwaltung von Personalsachakten erfolgt in
      der E-Akte Bund.
1.13 Wer ist für die technische Umsetzung der Digitalen Personalakte
     zuständig?
      Für die technische Umsetzung der Digitalen Personalakte ist das
      ITZBund zuständig.
1.14 Wer hat das Projekt beauftragt?
      Das Projekt wurde durch das BMI in Abstimmung mit dem Präsi-
      denten des BVA beauftragt.

  2 Funktionalitäten der Digitalen Personalakte
2.1   Kann die Digitale Personalakte Workflows, wie z.B. Mitzeichnun-
      gen, abbilden?
      Die Digitale Personalakte wird über ein eigenständiges Workflow-
      Modul verfügen, um hierüber dokumentenbezogene Prozesse
      auszuführen (z. B. Mitzeichnungen).
2.2   Sollen angebundene Systeme in deren Workflows auf Inhalte der
      Personalakte zugreifen können?

Ja, das ist vorgesehen. Die Digitale Personalakte wird entspre-
      chende Schnittstellenfunktionen zur Verfügung stellen, die dann
      durch diese Systeme genutzt werden können.
2.3   Können Personalakten in der E-Akte Bund geführt werden?
      Personalakten dürfen nicht in der E-Akte Bund geführt werden.
2.4   Sollen Personalakten zukünftig in PVSplus geführt werden?
      Personalakten sollen zukünftig in der Digitalen Personalakte ge-
      führt werden. Personaldaten werden weiterhin in PVSplus ver-
      waltet.
2.5   Sollen Dokumente zwischen der E-Akte Bund und der Digitalen
      Personalakte ausgetauscht werden?
      Zwischen der Digitalen Personalakte und der E-Akte Bund sollen
      Dokumente ausgetauscht werden können.
2.6   Soll es eine Schnittstelle zu Fachverfahren geben?
      Es soll eine generisch beschriebene Schnittstelle geben, die grund-
      sätzlich eine Anbindung von Fachverfahren ermöglichen soll.
2.7   Wann/wie werden die Gremien und Beauftragten einbezogen?
      In der Phase der Konzepterstellung werden die Gremien und Be-
      auftragten im Rahmen des Beteiligungsprozesses der Dienstekon-
      solidierung eingebunden.
2.8   Wie erfolgt zukünftig die Einsichtnahme in eine Personalakte?
      Zukünftig sollen sowohl systeminterne als auch systemferne (au-
      ßerhalb der Digitalen Personalakte) Einsichtnahmen im Rahmen
      der rechtlichen Bestimmungen möglich sein.

  3 Sicherheit und Datenschutz

3.1   Wann werden IT-Sicherheits- bzw. Datenschutzbeauftragte ein-
      gebunden?
      Das BSI und der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die
      Informationssicherheit werden bereits im Zuge der Konzepter-
      stellung intensiv in die Erstellung des Konzepts eingebunden.

3.2   Werden die Daten in der Digitalen Personalakte verschlüsselt ab-
      gelegt?
      Alle im Kontext der Digitalen Personalakte digital verarbeiteten
      Daten und Dokumente sollen verschlüsselt gespeichert und über-
      tragen werden.
3.3   Wie wird der Datenschutz gewährleistet?
      Der Datenschutz wird über die Umsetzung der fachlichen Anfor-
      derungen im Fachkonzept, die Datenschutzkonzepte und die Ein-
      bindung des BfDI sowie der Datenschutzbeauftragten der Behör-
      den gewährleistet.

      Weitere Themen zu nachgelagerten Projektphasen greifen wir
      gerne zu einem späteren Zeitpunkt auf. Die FAQs werden laufend
      weiterentwickelt.