Geräte und Hardware für Microsoft Teams Calling - Welche Möglichkeiten haben Sie und was ist das Beste für Sie? - LoopUp
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Geräte und Hardware für
Microsoft Teams Calling
Welche Möglichkeiten haben Sie und was ist das Beste für Sie?
August 2021
Gold Communications
Gold Hosting
Gold Collaboration and Content
Gold Cloud Productivity
Gold Messaging
LoopUp‑Whitepaper | Geräte und Hardware für Microsoft Teams Calling
Inhalt
Einführung ..................................................................................................................................................................................... 2
Welche Geräte und Hardware kann ich zum Telefonieren mit Teams verwenden? ................................................. 2
Persönliche Geräte .......................................................................................................................................................... 2
Gemeinsame Geräte ....................................................................................................................................................... 6
Auswahl des richtigen Geräts für Ihre Bedürfnisse ‑ Top‑Tipps ..................................................................................... 7
Zusammenfassung ..................................................................................................................................................................... 7
Unsere Whitepaper‑Serie ......................................................................................................................................................... 7
Über LoopUp ................................................................................................................................................................................ 8
1.
LoopUp Whitepaper | Geräte und Hardware für Microsoft Teams Calling
Unsere Arbeitsweise ist im Wandel. So wie Unternehmen Welche Geräte und Hardware kann ich zum
von der traditionellen PBX‑Hardware vor Ort zur Flexibilität
von Cloud‑basierten Telefonsystemen wie Microsoft Teams
Telefonieren mit Teams verwenden?
Calling umsteigen, entwickeln sich auch ihre Geräte‑ und
Hardwareanforderungen weiter. Dieses Papier soll Ihnen 1. Persönliche Geräte
bei der Planung Ihrer Gerätestrategie helfen, wenn Sie auf
Microsoft Teams Calling umsteigen. Wenn es um persönliche Geräte zur Einzelnutzung durch die
Mitarbeiter geht, ist eine wichtige Überlegung, ob mit den
PCs der Nutzer koppelbare Headsets für die Teams‑Anrufe
Einführung bereitgestellt werden sollen, oder Teams‑kompatible
Tischtelefone. In der Regel braucht ein Nutzer nicht beides.
Manche Leute denken bei Telefonieren immer noch an
einen Hörer abnehmen und eine Nummer wählen, aber das
Angesichts des Booms der Telearbeit und der
ist Vergangenheit. Mit Systemen wie der Teams‑Telefonie
Videokonferenzen verwenden immer mehr Menschen
benötigen Sie nicht einmal einen Telefonhörer, um einen
Headsets, um die Audioqualität zu verbessern,
Anruf zu tätigen, und die Telefonnummer ist nicht mehr
Hintergrundgeräusche zu unterdrücken und beim
an ein bestimmtes Telefon gebunden, sondern an einen
Gespräch die Hände frei zu haben. Ein beträchtlicher
Teams‑Benutzer.
Teil der Mitarbeiter jedoch möchte nach wie vor auf
„traditionelle“ Weise telefonieren, d. h. mit einem Telefon
Die Erwartungen an zuverlässige, robuste und flexible
auf seinem Schreibtisch. Die Einstellungen ändern sich
Kommunikationsmöglichkeiten waren noch nie so hoch
im Laufe der Zeit, so dass es sich lohnen kann, mit den
wie heute. Vor diesem Hintergrund müssen Unternehmen
Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, um ihre Präferenzen und
überlegen, welche persönlichen Geräte sie ihren
Anforderungen gegen den aktuellen und künftigen Bedarf
Mitarbeitern zur Verfügung stellen (z. B. Headsets und
des Unternehmens und die Gerätekosten abzuwägen.
Tischtelefone) und welche gemeinsam genutzten Geräte
sie für Konferenzsäle und Gemeinschaftsbereiche wie
Headsets
Hotdesking‑ oder Pausenräume benötigen.
Kopfhörer mit Mikrofon sind nicht mehr nur
Dabei kommen Faktoren wie Benutzerprofile und
Callcenter‑Mitarbeitern vorbehalten ‑ es ist heute genauso
‑präferenzen sowie die organisatorischen Gegebenheiten
wahrscheinlich, dass ein CEO oder ein Seniorpartner ein
ins Spiel. Innovative Geräte, die zurzeit noch nicht jeder
Headset zum Telefonieren benutzt. Mit der zunehmenden
nutzt, könnten sich bald durchsetzen. Es wird nötig werden,
Verbreitung der Headsets gibt es auf dem Markt ein breites
die Nutzer darüber aufzuklären, welche Optionen zur
Angebot für jeden Bedarf.
Verfügung stehen, was sie wirklich brauchen und wie sie die
neuen Gerätetypen nutzen können, denn dabei handelt es
sich sowohl um einen kulturellen als auch einen operativen
Wandel.
2.
LoopUp Whitepaper | Geräte und Hardware für Microsoft Teams Calling
Bei der Auswahl von Headsets für Mitarbeiter sind mehrere • Minimierung von Hintergrundgeräuschen und Störungen
Faktoren zu berücksichtigen, darunter:
Wenn zu viele Leute gleichzeitig kabellose Headsets
• Das Nutzungserlebnis mit einem Smartphone benutzen, besteht die Gefahr, dass es zu Interferenzen
durch eine Überlastung der Funkverbindung kommt. Einige
In Bezug auf die Qualität gibt es drei Hauptkategorien von Headset‑Hersteller bieten jedoch Standortuntersuchungen
Headsets für den geschäftlichen Einsatz: als Basis für die Empfehlung spezieller kabelloser Geräte
an, um dieses Problem zu lösen. Es ist erwähnenswert,
• Standard‑Headsets der Mittelklasse ‑ robuste dass es zwei Arten von kabellosen Headsets gibt: Das sind
und zuverlässige Kabel‑Headsets für allgemeine Bluetooth‑ (für die meisten Anwendungen ausreichend)
Büromitarbeiter, die über einen einfachen USB‑Anschluss und „DECT“"‑Headsets (Digital Enhanced Cordless
an das Telefon oder den PC angeschlossen werden Telecommunications). Letztere eignen sich aufgrund der
können, ohne dass eine Konfiguration erforderlich ist. besseren Reichweite, Qualität und Akkulaufzeit am besten
Typische Kosten 35 bis 50 € für den Einsatz in Callcentern.
• Kabellose Headsets mit ähnlichen Standardfunktionen, Außerdem gibt es zwei Arten von Geräuschunterdrückungen
die aber durch die Kopplung mit einem PC über einen für Headsets: solche, die Hintergrundgeräusche für
Dongle und mit einem Smartphone über Bluetooth den Benutzer ausblenden, und solche, die auch die
mehr Freiheit und Flexibilität ermöglichen. Typische Hintergrundgeräusche reduzieren, die der Gesprächspartner
Kosten 175 bis 190 € hören kann. Auch wenn das eigene Benutzererlebnis
• Premium‑Headsets, die neben der Funkverbindung zweifellos wichtig ist, ist die Audioqualität für Kunden,
hohen Tragekomfort und lange Akkulaufzeit sowie Kollegen und andere Gesprächspartner am anderen Ende
hervorragende Audioqualität bieten. Typische Kosten der Leitung ebenfalls von entscheidender Bedeutung.
235 bis 260 € Deshalb kann es sinnvoll sein, Optionen mit aktiver und
passiver Geräuschunterdrückung zu wählen.
Zur Ermittlung Ihrer spezifischen Anforderungen kann es von
Vorteil sein, zu analysieren, wie die Mitarbeiter ihre Headsets Die Headsets können ein‑ oder zweiohrig sein. Es gibt
verwenden, z. B. wie viel Zeit sie täglich mit Anrufen kaum einen Kosten‑ oder Qualitätsunterschied zwischen
verbringen, ob sie die Headsets nur zum Telefonieren oder den beiden, so dass diese Entscheidung von persönlichen
auch für andere Zwecke nutzen und wie viel Mobilität sie Vorlieben und der Geräuschkulisse am Arbeitsplatz des
beim Telefonieren haben müssen. Alle Unternehmen haben Anrufers abhängen wird. Wer zum Beispiel beim Sprechen
unterschiedliche Bedürfnisse, aber als allgemeine Faustregel seine eigene Stimme hören möchte, wird wahrscheinlich ein
kann man davon ausgehen, dass 70 % der Belegschaft einohriges Headset bevorzugen.
Headsets der Mittelklasse, 20 % drahtlose Geräte und 10 %
(wahrscheinlich Führungskräfte) Premium‑Geräte verwenden
werden.
3.
LoopUp Whitepaper | Geräte und Hardware für Microsoft Teams Calling
• Das Argument für Microsoft‑zertifizierte Headsets Wenn Alle geeignete Geräte erhalten, läuft alles besser,
professioneller, weniger komplex und wird der IT‑Support
Für optimale Konnektivität und Gesprächsqualität sollten Sie entlastet.
Microsoft‑zertifizierte Headsets wählen, die speziell für die
Verwendung mit Teams‑Telefonie entwickelt wurden. Die Mitarbeiter sollten nur ein Gerät für Fern‑ und
Vor‑Ort‑Arbeiten benötigen. Für diejenigen, die ihr Headset
Dadurch wird nicht nur der Klang für alle Gesprächs jedoch regelmäßig z. B. in Laptoptaschen mitführen
teilnehmer verbessert, sondern diese Headsets werden möchten, gibt es Optionen, die faltbar sind oder über
von der Teams‑Software automatisch als Ihr Standardgerät schützende Tragetaschen verfügen.
konfiguriert. Das bedeutet, dass weder der Benutzer
noch das IT‑Team sie manuell einrichten müssen, was Zeit
und Ressourcen spart und sicherstellt, dass alles sofort Tischtelefone
perfekt funktioniert. Teams‑zertifizierte Headsets verfügen
außerdem über hilfreiche Tasten zum Annehmen/Beenden Für einen Teams‑Anruf benötigt ein Mitarbeiter lediglich
von Anrufen, Abrufen der Voicemails oder Stummschalten, einen PC oder ein Smartphone, so dass es nicht nötig ist,
was die Bedienung erleichtert. jedem Mitarbeiter ein Telefon auf den Schreibtisch zu stellen.
Eine Bedarfsermittlung und eine Bewertung der neuen
• Sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, Geräte auf dem Markt könnte dazu verhelfen, vorschnelle
ihre eigenen Geräte mitzubringen?
Annahmen und traditionelle Vorgehensweisen in Frage zu
stellen, so dass Sie entscheiden können, ob (und welche)
Einige Nutzer haben vielleicht bereits in ihre eigenen Headsets
Mitarbeiter wirklich ein Tischtelefon benötigen.
oder Ohrhörer investiert, die für Teams‑Anrufe verwendet
werden können. Aber, sind diese wirklich für die geschäftliche
Es ist auch möglich, bestimmte schon genutzte
Nutzung geeignet und sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter
Tischtelefone weiter zu verwenden ‑ vor allem Skype
dazu ermutigen, ihre eigenen Geräte mitzubringen? Dafür gibt
for Business‑Telefone. Darüber hinaus hat Microsoft
es keine Standardantwort: Ein Gerät kann gut funktionieren
angekündigt, einen Dienst zu entwickeln, mit dem
oder auch nicht, aber es gibt dann keine Kontrolle darüber,
SIP‑Telefone (ein Standardprotokoll, das für Anrufe über
was verwendet wird oder ob es für den Zweck geeignet ist
das Internet verwendet wird) mit Teams verwendet werden
‑ und wenn das nicht der Fall ist, können Probleme mit der
können, obwohl dies nur grundlegende Anruffunktionen
Audioqualität oder der Kompatibilität auftreten.
und nicht die gesamte Palette der Teams‑Funktionen
ermöglichen wird.
Wir sind der Meinung, dass Sie sicher unbedingt mit Ihren
Mitarbeitern über deren Vorlieben sprechen und ihnen eine
gewisse Wahlmöglichkeit einräumen sollten, aber es ist
auch wichtig, dass Sie ihnen Geräte zur Verfügung stellen,
die speziell für ihre Bedürfnisse ausgewählt wurden und
optimalen Klang bieten.
4.
LoopUp Whitepaper | Geräte und Hardware für Microsoft Teams Calling
Wenn Sie neue Tischtelefone benötigen, stehen heute Es zeichnet sich außerdem durch fortschrittliche
verschiedene Microsoft‑zertifizierte Modelle zur Verfügung, Funktionen aus, wie z. B. die Möglichkeit, Kollegen digitale
z. B: „Post‑it‑Notizen“ auf dem Bildschirm zu hinterlassen oder
mit einer Videobotschaften darauf hinzuweisen, dass
• Native Touch‑Telefone Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind. Diese Art von Gerät
mit anspruchsvollem Display ist besonders beliebt bei
Diese Geräte sind der „Goldstandard“ unter den Führungskräften.
Teams‑Telefonen. Auf ihnen läuft eine von Microsoft
bereitgestellte Version des Teams‑Clients, die sicherstellt, • Basistelefon
dass sie stets mit den neuesten Funktionen der Plattform
kompatibel sind. Im Wesentlichen erhalten Sie damit die Funktioniert im Wesentlichen wie ein normales Telefon mit
Teams‑Erfahrung in einem SIP‑Telefon‑ähnlichen Gerät, das Hörer, Wähltastatur mit physischen Tasten und Freizeichen,
unter dem Android‑Betriebssystem läuft. Es verfügt über aber ohne weitere Teams‑Funktionen. Wie alle genannten
einen Touchscreen, auf dem Kontakte, die letzten Anrufe Geräte benötigt es einfach eine eigene Netzwerkverbindung
und der Kalender angezeigt werden. Damit können Sie an und wird automatisch in Teams angemeldet.
Besprechungen teilnehmen und sehen, ob Ihre Kontakte
beschäftigt oder für ein Gespräch verfügbar sind. • USB‑Handgeräte
• Telefon für Videogespräche Dieses Gerät sieht mit seinem Hörer und der Wähltastatur
wie ein herkömmliches Telefon aus. Es wird an Ihren
Dabei handelt es sich um eine Erweiterung des nativen PC oder Laptop angeschlossen und hat keine eigene
Touch‑Telefons von Teams: Der einzige Unterschied Internetverbindung. Es funktioniert also nicht, wenn der
besteht darin, dass es auch eine Webcam enthält. Computer ausgeschaltet ist. Diese Art von Gerät kann
Dieses Gerät eignet sich eher als Basisgerät für kleine nützlich sein für Mitarbeiter, die keine Headsets mögen
Besprechungsräume und weniger für den Einsatz auf dem oder Schwierigkeiten damit haben. Es ist billiger als ein
individuellen Schreibtisch, da die meisten Personen ihre Basistelefon oder ein Native Touch‑Telefon, da es keine
Computer für Videogespräche nutzen werden. eigenen internen Fähigkeiten benötigt.
• Mobil‑Stationen
• Teams Display
Sind technisch gesehen überhaupt keine Telefone, sondern
Das sind Zusatzgeräte, die zusammen Ihrem Basisstationen zum Andocken eines Mobiltelefons. Wird
Hauptcomputer verwendet werden können. Ähnlich wie ein Handy angedockt, wird es aufgeladen und mit dem zum
ein Teams‑Videotelefon, aber oft mit größerem Bildschirm Gerät gehörenden Headset gekoppelt. Dieses „Paket“ wird
und Lautsprecher (wie ein Tablet). Verfügt über eine damit zu Ihrem über Ihr Handy gesteuerten Telefon für den
Kamera, und auf dem Bildschirm erscheint alles, was in ganzen Tag, mit dem Headset für Audio und Sprache.
Teams passiert, von Chats und gemeinsamen Dokumenten
bis hin zu Kalendern. Die Nutzer können damit auch an
Besprechungen teilnehmen.
5.
LoopUp Whitepaper | Geräte und Hardware für Microsoft Teams Calling
2. Gemeinsame Geräte • Erweiterte Meeting‑Funktionen ‑ Für erweiterte
Meeting‑Anforderungen wie Präsentationen oder für
Neben der Ausgabe persönlicher Geräte an einzelne große Meetings in großen Räumen ist die nächste Stufe
Mitarbeiter brauchen viele Unternehmen auch eine Reihe ein Microsoft Teams Rooms‑System.
gemeinsam genutzter Geräte in ihren Räumlichkeiten,
vor allem in Empfangs‑ und Gemeinschaftsbereichen wie In Microsoft Teams Rooms steuern Windows 10 PCs
Fluren, Treppenhäusern oder Küchen, Besprechungs‑ oder eine Vielzahl von Audio‑ und/oder Videogeräten, wie
Pausenräumen sowie Hotdesking‑Bereichen. Soundbars und Mikrofone, die über ein Touch‑Bedienfeld
bedient werden. Innovative Hardware wie der Microsoft
Tagungsräume Surface Hub (und ähnliche Optionen anderer Hersteller)
fungiert als großer Bildschirm oder Whiteboard, auf dem
Es gibt je nach Anforderungen des Raums drei mit digitalen Stiften geschrieben und Präsentationen
Haupt‑Gerätetypen zur Nutzung mit Teams in angezeigt werden können.
Besprechungsräumen:
Mit Microsoft Teams Rooms‑Systemen sind sowohl Zoom‑
• Nur Audio ‑ In kleinen Besprechungsräumen, in denen oder Webex‑ als auch Teams‑Meetings möglich.
keine Videogespräche geführt werden, können native
Teams‑Versionen von Standard‑Lautsprechertelefonen Empfangs‑ und Gemeinschaftsbereiche
für Besprechungsräume verwendet werden, die mit dem
Internet verbunden sind (aufgrund ihrer Form oft als Obwohl viele Empfangsmitarbeiter heute hochwertige
„Spinnen‑“ oder „Sterntelefone“ bezeichnet). Headsets tragen, sollten Sie vielleicht im Empfangsbereich
auch Tischtelefone aufstellen, damit andere Mitarbeiter
• Grundlegende Videofunktionen ‑ Für kleine bis Anrufe entgegennehmen können, wenn einmal kein
mittelgroße Besprechungs‑ oder Arbeitsräume Empfangsmitarbeiter erreichbar ist oder ein Notfall eintritt.
(für 5 ‑ 10 Personen), in denen Video erforderlich Aus ähnlichen Gründen sollten in Gemeinschaftsräumen
ist, benötigen Sie ein Microsoft Teams Rooms on Handgeräte zur Verfügung stehen ‑ beispielsweise vier bis
Android‑Gerät. Sie sehen aus wie eine Lautsprecherleiste fünf pro Etage, je nach Fläche.
mit integrierter Kamera und ermöglichen Teams‑Sitzungen
mit Sprache und Video, ohne Verbindung mit Basistelefone eignen sich am besten für allgemeine
anderer Hardware: Sie benötigen lediglich eine Gemeinschaftsbereiche wie Flure und Treppenabsätze oder
Internetverbindung. Die gemeinsame Nutzung von Lagerhallen, während USB‑ oder native Touch‑Telefone die
Inhalten kann entweder über das Teams‑Meeting selbst Standardoption für Empfangsbereiche sind. Für Hotdesks
oder über das mitgelieferte HDMI‑Kabel erfolgen, so eignen sich am besten USB‑Telefone oder mobile Stationen
dass Sie einen Laptop anschließen können, ohne am (siehe oben).
Teams‑Meeting teilnehmen zu müssen.
Eine Fernbedienung bzw. Bedienkonsole wird
mitgeliefert, um das Meeting per Knopfdruck zu steuern.
Diese Lösungen eignen sich nicht für größere Räume,
da sie nicht leistungsfähig genug sind, um entfernte
Audiosignale aufzunehmen, und nicht über einen
ausreichend großen Videobereich verfügen.
6.LoopUp Whitepaper | Geräte und Hardware für Microsoft Teams Calling
Auswahl des richtigen Geräts für Ihre
Bedürfnisse
Top‑Tipps
Glauben Sie nicht, dass Sie die traditionelle
Einrichtung mit einem Telefon pro Schreibtisch
beibehalten müssen ‑ dies könnte kostspielig und
unnötig sein
Sie sollten jedoch wohl die nötigen
Geräteanforderungen für alle Mitarbeiter und
gemeinsam genutzte Bereiche ermitteln. Es ist
hilfreich, sicherzustellen, dass die Geräte zur
Verfügung stehen und die Benutzer damit vertraut
sind, bevor Sie mit der Teams‑Telefonie beginnen
Führen Sie eine umfassende nach Benutzertyp,
Umfang und Häufigkeit der Nutzung,
Mobilitätsbedarf und Büroumgebung
Zusammenfassung
Die Umstellung auf Teams Calling kann einen echten Wandel für
aufgeschlüsselte Analyse der geschäftlichen und der Ihr Unternehmen einleiten, der die Kosten senkt, die Prozesse
Benutzeranforderungen durch verbessert und den Mitarbeitern hilft, produktiver und flexibler
Überlegen Sie dann, welche Geräte Sie welchen
Benutzern zuweisen ‑ nicht jeder braucht eins
der teuersten Premium‑Headsets. Eine Aufteilung
zu sein, da sie damit alle benötigten Kommunikationskanäle
an einem Ort haben und von überall aus erreichbar sind.
Um das Beste daraus zu machen, brauchen Sie die
von 70 % Mittelklasse‑, 20 % WLAN‑ und 10 % richtigen Geräte ‑ und dabei geht es nicht einfach
Premium‑Geräten könnte den Bedürfnissen der darum, alte durch neue zu ersetzen. Die Aktualisierung
meisten Unternehmen entsprechen von Arbeitsgewohnheiten erfordert ein Überdenken
Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, um ihre
Zustimmung zu erwirken und ihre Vorlieben zu
erfahren, bevor Sie investieren
überkommener Normen und ein Verständnis für die neuen
Hardwaretypen, die zur Erzielung optimaler Ergebnisse
zur Verfügung stehen. Mit einer klugen Wahl können
Sie sicherstellen, dass Sie das Beste aus dem System
Und seien Sie sich darüber im Klaren, dass eine
intensive Aufklärung und Schulung zu neuen
Optionen wie Headsets für eine erfolgreiche
herausholen und die Kosten so gering wie möglich halten.
Wir sind Experten darin, Unternehmen zu helfen, in
Abhängigkeit von ihren organisatorischen Anforderungen
Einführung unabdingbar ist. Bieten Sie mehrere und ihrem Mitarbeiterprofil Klarheit über ihre Bedürfnisse
Schulungsformate an, um unterschiedlichen zu gewinnen. Wir helfen Ihnen dabei, herauszufinden,
Bedürfnissen gerecht zu werden, z. B. interaktive welche Geräte Sie benötigen, und unterstützen Sie darin,
Live‑Schulungen, Online‑Tutorials und Anleitungen Ihre Mitarbeiter mit dem richtigen Maß an Schulung und
und sogar einen Helpdesk oder virtuellen Chatbot Unterstützung darauf einzustellen.
Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre Mitarbeiter
in ihre eigenen Headsets oder Ohrhörer investieren
‑ dies könnte sich als unwirtschaftlich erweisen,
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wie Sie das Beste aus Ihren Kommunikationssystemen
herausholen können.
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Microsoft‑zertifizierte Geräte, um optimale
Gesprächsqualität zu gewährleisten und eine
Die Argumente für Microsoft Teams Calling sind
überzeugend, aber der Weg dorthin kann komplex sein.
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