IHR CRM: FLEXIBEL EINFACH. MOBIL.

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IHR CRM: FLEXIBEL EINFACH. MOBIL.
IHR CRM:
              EINFACH. MOBIL.
                  FLEXIBEL

              Mehr Erfolg mit unserem
leistungsfähigen Kundenmanagement.
                     - leichte Bedienung
                      - mobiles Arbeiten
                - kombinierbare Module
IHR CRM: FLEXIBEL EINFACH. MOBIL.
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IHR CRM: FLEXIBEL EINFACH. MOBIL.
Arbeiten Sie in Ihrer Komfortzone
Ob zu Hause, am Flughafen oder im Zug. Mache Sie die Welt zu
                         Ihrem Büro.

Die Anforderungen in allen Unternehmensbereichen            Bloß nicht zu kompliziert. Die CRM-Software muss
wachsen stetig. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, bedarf      benutzerfreundlich sein, nur dann kann sie erfolgreich
es effizienter Prozesse und einer zentralen                 eingesetzt werden. Deshalb arbeiten wir mit dem Kom-
Informationsbasis. GEDYS IntraWare 8 unterstützt Ihr        petenzzentrum Usability zusammen. Alles individuell
Kundenmanagement in allen Unternehmensbereichen             und perfekt auf Sie zugeschnitten.
mit nachhaltigen, gut strukturierten Informationen, för-
                                                            Inspirierend. Lebendig. Digital. Das ist auch unser Motto.
dert die Zusammenarbeit und steht Ihnen überall und
                                                            So wurde in diesem Jahr wieder der Innovationspreis-IT
jederzeit zur Verfügung.
                                                            2018 von der Initiative Mittelstand verliehen. Es gelang
Das CRM in der Cloud oder auf einem eigenen Server          GEDYS IntraWare auch dieses Jahr wieder von einer Jury
– wir garantieren Ihnen sicheres Hosting, im ISO-zertifi-   bestehend aus knapp 100 neutralen Professoren, Fach-
zierten Rechenzentrum in Deutschland.                       journalisten, Wissenschaftlern und IT-Branchenexperten
Mit GEDYS IntraWare 8 erkennen Sie die Bedürfnisse          in der Kategorie „CRM“ zum BEST OF 2018 gekürt zu
Ihrer Kunden und richten Ihre Aktivitäten gezielt darauf    werden.
aus.

                                                                                                                         3
IHR CRM: FLEXIBEL EINFACH. MOBIL.
"
       Der wichtigste heute
         vernachlässigte
    Managementgrundsatz ist
          die Nähe zum
          Kunden. Seine
    Bedürfnisse zu erfüllen und
        seinen Wünschen
        zuvorzukommen
                                                                        “
         Lew Young, amerik. Journalist, ehem. Chefredakteur “Business Week”

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IHR CRM: FLEXIBEL EINFACH. MOBIL.
Inhalt

 6   Ihr CRM

 8   Datenschutz nach DSGVO

10   Vertrieb

12   Marketing

14   Service

16   Projekt

17   Analyse & Reporting

18   Integration / XRM

19   CRM in der Cloud
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IHR CRM: FLEXIBEL EINFACH. MOBIL.
Ihr CRM

                                              SIE ENTSCHEIDEN,
                                              WO SIE ARBEITEN.
                                                 Wir kümmern uns dann
                                                      um den Rest.

    Gehen Sie strategisch vor                                   Neueste Technologien und Sicherheitsstandards sorgen
                                                                für maximale Datensicherheit, zuverlässige Verfügbarkeit
    GEDYS IntraWare 8 ist die Komplettlösung für alle Auf-
                                                                und schnelles Arbeiten. So können Sie sich auf Ihr Kern-
    gaben des Kundenmanagements. Ob Vertriebstätigkei-
                                                                geschäft konzentrieren.
    ten von der Lead-Qualifizierung bis zum Auftrag oder
    die Eventorganisation, zielgruppengerechte Ansprache
    und professionelles Marketing. Das integrierte Service-     Wo stehen Sie heute im
    Management nach ITIL unterstützt die Bearbeitung von
    Kundenanfragen, Reklamationen und die Abbildung
                                                                Kundenmanagement?
                                                                ▪▪ Die gesamte Korrespondenz mit Kun-
    sämtlicher Prozesse in der IT.
                                                                 den greifbar machen?
    Sie arbeiten projektzentriert? Mit der Projektakte erhält
                                                                ▪▪ Die Kommunikation in Projekten verbessern?
    Ihr Projektteam zentralen Zugriff auf alle Dokumente,
    Adressen und Vorgänge zum Projekt. Umfassende Ana-          ▪▪ Den Vertrieb stärken?
    lysen und Berichte liefern Ihrem Management die Basis       ▪▪ Professionelles Kampagnen- und
    für fundierte Entscheidungen.                                E-Mail-Marketing aufbauen?
    Sie möchten Informationen aus Drittsystemen wie z.B.        ▪▪ Die Zusammenarbeit von Ver-
    SAP integrieren? Wir beraten Sie mit der Erfahrung aus       trieb und Marketing optimieren?
    über 3.600 Kundenprojekten.
                                                                ▪▪ Veranstaltungen perfekt organisieren?
    Sie entscheiden, wir machen den Rest. Nutzen Sie Ihr        ▪▪ Ein strukturiertes Service-Management zur Bear-
    CRM in der Cloud oder auf Ihrem eigenen Server (On
                                                                 beitung von Service-Anfragen schaffen?
    Premise). Als CRM und Cloud-Spezialist kümmern wir
                                                                ▪▪ Das XRM-Konzept im Unternehmen erreichen?
    uns darum, dass Ihr CRM-System zuverlässig läuft, inklu-
    sive Server, Administration und Support. Ihre Daten wer-    Bei der Erreichung jeder dieser Stufen unterstützt
    den im modernsten und sichersten Rechenzentrum in           GEDYS IntraWare 8 Sie optimal mit maßgeschneiderten
    Deutschland gehostet.                                       Lösungen. Bauen Sie Ihr Kundenmanagement strate-
                                                                gisch aus.

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IHR CRM: FLEXIBEL EINFACH. MOBIL.
Ihr CRM

So individuell wie Sie                                      International im Einsatz
GEDYS IntraWare 8 ist durch seine flexible Struktur für     Everywhere and around the World. Dank Multi-Langua-
alle Unternehmensgrößen und Branchen nutzbar.               ge-Technologie arbeiten Sie auch in internationalen Nie-
Individualisierungen können Sie einfach selbst vorneh-      derlassungen mit dem CRM. Ob in Deutsch, Englisch
men, zum Beispiel eigene Vertriebsprozesse, Felder, For-    oder Landessprache – verschiedene Währungen werden
mulare und Vorlagen erstellen. Zusätzlich kann jeder        selbstverständlich unterstützt.
Benutzer mit dem einzigartigen Baukastenprinzip sei-        Ein wichtiger Bestandteil der Exportkontrolle sind Sank-
nen CRM-Schreibtisch individuell mit den Informationen      tionslisten, um die Wirtschaftsunternehmen vor straf-
zusammenstellen, die für ihn wichtig sind.                  rechtlichen Konsequenzen zu bewahren. Auf Grund der
                                                            Sanktionslistenprüfung werden Firmen und Kontakte in
                                                            GEDYS IntraWare 8 für jeden sichtbar gesperrt.
E-Mails integriert
E-Mail ist heute das am meisten genutzte Kommuni-
kationsmittel und unmittelbar mit CRM verbunden. Sie        100% Mobil
arbeiten mit Notes, Outlook, Google oder anderen IMAP       Mit dem mobilen Zugriff haben alle Außendienstmitar-
E-Mail-Programmen und wollen E-Mails effizienter nut-       beiter GEDYS IntraWare 8 und somit relevante Kundenin-
zen?                                                        formationen auch unterwegs dabei. Ob mit iPhone, iPad,
Alles auf einen Blick: Mit der praktischen Funktion Busi-   Android Smartphone, Windows Phone oder Blackberry:
ness Mail sehen Sie alle CRM-Informationen zum Absen-       Sie haben jeder Zeit online Zugriff auf Firmen, Kontakte,
der schon beim Eingang einer E-Mail. E-Mails sind mit       Aufgaben, Termine, Verkaufschancen und alle CRM-Vor-
nur einem Klick in der Kundenhistorie, gerne auch als       gänge. Bequem erstellen Sie neue Einträge wie Besuchs-
Antwort zum dazugehörigen Vorgang dokumentiert              berichte, Telefonnotizen, neue Kontakte, etc. unterwegs.
und direkt aus dem CRM beantwortet. So bleiben keine
Fragen zum Kunden offen. Und neue Kontakte können
automatisiert aus der E-Mail-Signatur angelegt, sowie
in Tickets und Event-Teilnahmen gewandelt werden.

                                                                                                                        7
IHR CRM: FLEXIBEL EINFACH. MOBIL.
Datenschutz

    » Fit für die neuen EU-Datenschutzrichtlinien «
    Wir vereinfachen die Umsetzung um Längen und
    machen Ihre Mitarbeiter datenschutz-fit für Sie! Denn
    wer ein datenschutzkonformes System hat, der erspart              Umsetzung der EU-Datenschutz-
    sich den Zeitaufwand, Arbeitsabläufe anzupassen und               Grundverordnung
    zu gewährleisten, dass alle Mitarbeiter nach den neuen            Für all diese Punkte der DSGVO bietet das neue
    Richtlinen arbeiten.                                              GEDYS IntraWare 8 die notwendigen Funktionen:
    Datenschutz ist ein sensibles Thema. Das Erfassen von             ▪▪ Recht auf Information
    personenbezogenen Daten ist aber unabdingbar für                  ▪▪ Recht auf Vergessen
    die Führung von Kundenbeziehungen. Das neue GEDYS
                                                                      ▪▪ Protokollierung
    IntraWare 8 Release ist ein datenschutzkonformes Sys-
    tem. Es gewährleistet, dass alle Mitarbeiter nach den             ▪▪ Nachweispflicht
    neuen Richtlinien arbeiten. Das vereinfacht die Umset-            ▪▪ Datensparsamkeit
    zung der DSGVO um Längen und macht Ihr Unterneh-
                                                                      ▪▪ Recht auf Datenübertragbarkeit
    men datenschutz-fit.
                                                                      ▪▪ Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

                                                                      ▪▪ Widerspruchsrecht

                                                                      ▪▪ Zugriffskontrolle
                                                  Wir stellen Ihnen
                                       auszugsweise drei davon vor.

                                                                                                               Speichern von

    Protokollierung
                                                                                                    personenbezogenen Daten
                                                                                                           Einfache Einholung der
                                                                                                          Einverständniserklärung
    „Wer hat wann, was und warum mit meinen Daten
    gemacht?“ Die neue Version erstellt automatisch ein
    genaues Protokoll jeglicher Änderungen an personen-
    bezogenen Daten. So ist jederzeit und auf Anfrage der
    Kunden Transparenz gewährleistet.

                                                                                                 Automatisches Protokollieren
                                                                                                    Alle Änderungen sichtbar und
                                                                                                  nachvollziehbar für den Kunden

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IHR CRM: FLEXIBEL EINFACH. MOBIL.
Datenschutz

                                                      Nachweispflicht
                                                      Es muss nachweislich das Einverständnis eines Kontaktes
                                                      vorliegen, dass seine personenbezogenen Daten gespei-
                                                      chert werden dürfen. Mit dem Kontrollkästchen „Einver-
                                                      ständnis der Person auf Datenspeicherung wurde erteilt“
                                                      wird bei jeder Neuanlage eines Kontakts gewährleistet,
                                                      dass die Einverständniserklärung eingeholt wurde.

Recht auf Vergessen
Ein Kunde beantragt die Löschung seiner Daten? Ein-
fach einen Haken bei „zur Löschung markiert“ setzen
und die manuelle Löschung kann beginnen.

Auch in der mobilen
Anwendung sichtbar

                                                                                                                9
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Vertrieb

     » Vertrieb wird groß geschrieben «
     Von Anfang bis Ende. GEDYS IntraWare 8 unterstützt Ihre       Sie mit dem Lead-Management lückenlos. Neue Interes-
     individuellen Vertriebsprozesse von der kontinuierlichen      senten verwalten Sie in einem eigenen Adress-Pool und
     Leadverfolgung bis zum Abschluss des Vertriebsprojek-         lassen diese komfortabel in den Vertriebsprozess ein-
     tes. Durch die zentrale Kundenakte erhält Ihr Vertrieb        fließen. Durch die Bearbeitung über Quicklinks spart Ihr
     einen Gesamtüberblick über die Kundensituation und            Team viel Zeit bei der Qualifizierung und wird so noch
     Anforderungen. So können Verkaufschancen komfor-              produktiver. Erfolgreiche Leads lassen sich automatisch
     tabel verwaltet und analysiert werden und Sie behalten        in Ihren Kundenbestand übertragen und die dazugehöri-
     mit dem aussagekräftigen Reporting stets den Über-            gen Verkaufschancen erzeugen.
     blick über Ihre Pipeline. Der schnelle Zugriff auf wichtige
     Daten – auch unterwegs – unterstützt die Zusammenar-
     beit zwischen Innendienst und Außendienst optimal.            Lead-Gewinnung über das Internet
                                                                   Ihre Webseite ist ein wichtiger Vertriebskanal. Mit dem
                                                                   Lead-Formular für Ihre Webseite werden neu generierte
     Die CRM-Kundenakte mit 360° Sicht                             Kontakte direkt und automatisiert im CRM-System ange-
     In der zentralen Kundenakte sind alle Informationen zu        legt.
     Ihren Kunden und Vorgängen gesammelt. Zur Firma, der
     Abteilung und dem Kontakt finden Sie dort alle E-Mails,
     Termine, Telefonnotizen, Besuchsberichte, Aufgaben,           Keine Aktualisierung verpassen
     Verkaufschancen, Angebote, Tickets, Mailings, Kampag-         Was gibt es Neues bei den Kunden? Abonnieren Sie
     nen, Eventteilnahmen und Projekte. Automatisierungen          Dokumente und verpassen Sie keine Aktion. Eine neue
     wie bspw. Plausibilitätsprüfung der E-Mailadresse, auto-      Telefonnotiz, eine neue Anfrage oder ein neues Proto-
     matische Berechnung des Vertriebsbeauftragten, etc.           koll vom Servicetechniker? Sie werden automatisch über
     steigern die Datenqualität.                                   jedes Update informiert und können bei Bedarf sofort
     Und damit Sie nicht im Dunkeln tappen, haben Sie dank         aktiv werden.
     der Kundenhistorie jeder Zeit einen Gesamtüberblick
     über alle Aktivitäten zu Ihrem Kunden und sind perfekt
     auf das nächste Gespräch vorbereitet.                         Schnelle & zentrale Terminplanung
                                                                   Gut geplant ist halb erledigt. Nutzen Sie Ihr CRM als zen-
                                                                   tralen Kalender für Termine mit Kunden und Kollegen
     Holen Sie Ihre Mailbox ins CRM                                oder synchronisieren Sie Ihren Notes- oder Outlook-
     Die meisten Kundenanfragen erhalten Sie heute per             Kalender mit dem CRM-System.
     E-Mail. Dokumentieren und beantworten Sie Ihre E-Mails
                                                                   Auf diese Weise ermitteln Sie die Verfügbarkeit Ihrer Kol-
     direkt im CRM mit einem Klick. Ihre Vorteile: eine zent-
                                                                   legen unternehmensweit und planen Besprechungen
     rale und lückenlose Historie der gesamten Kommunika-
                                                                   leichter. Ihre Kunden können über das CRM verschickte
     tion und Aktivitäten. Bereits beim Eingang einer E-Mail
                                                                   Termin-Einladungen kommentieren und direkt in ihren
     sehen Sie alle Informationen zur Firma, zum Kontakt
                                                                   Kalender übernehmen. Und wenn Sie eine Besprechung
     und zu den letzten Aktivitäten. So gewinnen Sie schnell
                                                                   mit vielen Teilnehmern planen, spart Ihnen die Termin-
     einen Überblick über die Situation und Anforderun-
                                                                   umfrage viel Zeit bei der Koordination.
     gen Ihrer Kontakte. Neue Kontakte legt das CRM für Sie
     automatisiert aus der E-Mail-Signatur an. Es geht eben
     auch einfach. Und um Prozesse noch einfacher zu gestal-       Hand in Hand
     ten, verwenden Sie E-Mail-Vorlagen für eine einheitliche
                                                                   Die Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst
     Kommunikation im ganzen Unternehmen. Dadurch spa-
                                                                   stärken. Mit internen Nachrichten und Workflows wer-
     ren Sie viel Zeit im Tagesgeschäft.
                                                                   den Neuigkeiten und Aufgaben zu einem Kontakt oder
                                                                   Vorgang im Team ausgetauscht. Separate Aktivitäten
     Neue Kontakte qualifizieren                                   wie E-Mails oder Telefonate sind nicht notwendig. Der
                                                                   Empfänger erhält gleich einen Link zum entsprechenden
     Die Schnittstelle vom Marketing zum Vertrieb gestalten
                                                                   CRM-Dokument.

10
Vertrieb

Kunden und Verkaufschancen                                        genutzt werden, ohne unternehmenskritische Aspek-
                                                                  te wie Sicherheit, Integrationsfreundlichkeit und Kosten
strategisch bearbeiten                                            zu vernachlässigen. Ihre Startseite ist beliebig konfigu-
Mit der Bewertungsmatrix klassifizieren Sie Ihre Kunden           rierbar und Sie haben alles, was Sie benötigen auf einen
und Verkaufschancen. Anhand eines Fragebogens ermit-              Blick. Die neue und verbesserte Suchfunktion erleich-
telt das CRM-System deren Priorität und schafft die Basis         tert das Arbeiten zusätzlich, da in Sekundenschnelle die
für die Planung Ihrer Vertriebsaktivitäten.                       gesamte CRM-Datenmenge durchsucht und Ihnen eine
                                                                  übersichtliche Auflistung aller gefunden Inhalte geliefert
                                                                  wird. Für die Umsetzung der neuen EU-Datenschutz-
Besuche automatisiert planen lassen
                                                                  richtlinien sind auch mobil alle Daten, wie z.B. Inaktivset-
Welche Kunden sollten wieder besucht werden? Das                  zungen ersichtlich.
CRM generiert für Sie automatisch eine Liste mit
Besuchsvorschlägen und die integrierte Routenplanung
ermittelt dazu auch gleich die optimale Besuchsreihen-            Angebotserstellung in
folge. Ein Termin fällt aus aber Sie sind schon auf dem           Sekundenschnelle
Weg? Die Umkreissuche zeigt Ihnen, welche Kunden Sie
in der Nähe besuchen können. Und den Besuchsbericht               Mit dem Artikelkatalog, der Kalkulation und den zentral
diktieren Sie schon unterwegs ins Smartphone, so wer-             im CRM hinterlegten Textbausteinen stellen Sie profes-
den alle wichtigen Informationen festgehalten.                    sionelle Angebote in wenigen Sekunden zusammen.Das
                                                                  CRM konvertiert Ihr Angebot automatisch ins PDF-For-
                                                                  mat und in eine versandfertige E-Mail. Genauso einfach
Mobile App für mobiles Arbeiten                                   und schnell erstellen Sie Rechnungen, Lieferscheine und
GEDYS IntraWare 8 goMobile Pro wird Ihren Außendienst             Gutschriften.
begeistern. Für alle, die CRM-Daten von unterwegs aus
bearbeiten möchten, haben wir eine top moderne und
                                                                  Vertriebsziele – immer im Blick
anwenderfreundliche App gebaut. goMobile Pro ermög-
licht den schnellen und komfortablen Einstieg in Ihre             Mit GEDYS IntraWare 8 hat jeder Vertriebler seine Ziele
Kundendaten auf Ihrem mobilen Endgerät. Die App kann              jederzeit im Zugriff und kann die aktuelle Zielereichung –
sowohl online (bearbeitend) als auch offline (nur lesend)         gemessen an den Verkaufschancen – ablesen.

                                                                  Individuelle Startseiten-
                                                                  Konfiguration

                                                          Routenplanung

                                                                                                                                 11
Marketing

     » Marketing-Aktionen effizient durchführen «

     Ob Kampagnen, Serienbriefe oder Massen-Mailings mit          Individuelle Vorlagen in Ihrem
     GEDYS IntraWare 8 führen Sie Ihre Marketing-Aktionen
     komfortabel und effizient durch. Umfangreiche Selek-
                                                                  Unternehmensdesign
     tionsmöglichkeiten für Ihre CRM-Daten und Verteiler          Erstellen Sie MS Word-Vorlagen für Ihre Briefe oder
     erlauben eine zielgruppengerechte Ansprache Ihrer Kun-       E-Mail-Vorlagen und stellen Sie diese zentral im CRM
     den.                                                         für alle Mitarbeiter bereit. So erreichen Sie eine standar-
                                                                  disierte Kundenkommunikation und sparen täglich viel
     Neu gesammelte Adressen erfassen Sie leicht und              Zeit bei der Korrespondenz.
     schnell z. B. mit dem Visitenkartenscanner und stellen
     diese dem Vertrieb für die Bearbeitung bereit.
     Das Kampagnen-Cockpit beschleunigt die Bearbeitung
                                                                  Zielgruppenansprache in 3 Schritten
     Ihrer Kampagnen. Deren Status, Fortschritt und weitere       Versenden Sie Serienbriefe oder Massen-Mailings kom-
     Analysen erhalten Sie jederzeit über den Monitor. Getreu     fortabel direkt aus dem CRM in nur drei Schritten:
     dem Motto: einfach, schnell und übersichtlich.               1. Zielgruppe wählen, 2. Vorlage wählen, 3. Brief oder
                                                                  Mailing versenden.
                                                                  Für die Einhaltung des Datenschutzgesetzes sorgt der
     Zielgruppen selektieren leichtgemacht                        Kommunikationsstatus.
     Mit der intuitiven Suche wählen Sie für Ihre Aktionen die
     richtige Zielgruppe aus. Sie wollen alle Kunden in einem
     Vertriebsgebiet anschreiben, die eine Führungsposition       Automatische Verteiler
     haben? Oder alle Kunden die eine bestimmte Veranstal-        Verteilerpflege wird im Tagesgeschäft oft vergessen.
     tung besucht haben? Mit der erweiterten Suche kombi-         Lassen Sie Verteiler automatisch erstellen, z.B. nach Post-
     nieren Sie beliebige Kriterien. So sprechen Sie Ihre Ziel-   leitzahl. Auf diese Weise erhalten alle neuen oder geän-
     gruppe individuell an.                                       derten Kontakte den entsprechenden Verteiler automa-
                                                                  tisch. Ihre Verteiler sind stets aktuell und Ihre Kunden
                                                                  bestmöglich informiert.

12
Marketing

Professionelles E-Mail-Marketing für                        Events perfekt organisieren
Newsletter                                                  Ob für interne oder externe Teilnehmer: Verringern Sie
Mit GEDYS IntraWare 8 und den HTML-Vorlagen sind            deutlich Ihren Zeitaufwand bei der Veranstaltungsor-
Ihre Massen-Mailings schnell und professionell versen-      ganisation. Funktionen zur Termin- und Ressourcenpla-
det. Für Ihre Newsletter nutzen Sie die Schnittstelle der   nung, Aufgaben- und Teilnehmerverwaltung, individuel-
E-Mail-Marketing-Anwendung CleverReach. Mit entspre-        le Vorlagen und strukturierte Ablage zur Korrespondenz
chendem Einverständnis verfolgen Sie im CRM genau,          mit Teilnehmern und Servicepartnern. Zusätzlich auto-
welcher Empfänger den Newsletter geöffnet hat und           matisierte Kosten- und Preisberechnung inkl. der Gegen-
welche Themen ihn interessieren. Diese Informationen        überstellung von Gesamtkosten und Einnahmen.
können direkt dem Vertrieb bereitgestellt werden.           Die Darstellung als Veranstaltungskalender im Web, inkl.
                                                            Anmeldeformular, unterstützt Ihren gesamten Prozess
                                                            zu Veranstaltungen, Schulungen, etc. Sie können Teil-
Marketing-Kalender – einfache                               nehmer frei eingeben, aus einer Excel-Datei importie-
Koordination                                                ren oder aus SQL- oder anderen Datenbank überneh-
Nutzen Sie den Kalender in GEDYS IntraWare 8 um Ihre        men. Auf Wunsch enthalten die Teilnahmebestätigungen
Marketing-Aktivitäten zu planen. Beispielsweise Termine     einen automatisch erstellten QR-Code. Das Scannen des
für den Versand des Newsletters, für Social Media Posts,    QR-Codes am Veranstaltungsort automatisiert Ihren
Abteilungsbesprechungen, Kundenevents etc. Die Agen-        Check-in.
da und Unterlagen können terminbezogen gesammelt
                                                            Eine Schnittstelle zum WordPress ermöglicht (in Verbin-
und von allen Teammitgliedern eingesehen und ergänzt
                                                            dung mit den Plug-ins: The Events Calendar Pro, Event
werden. So behält das Marketingteam auch in hekti-
                                                            Tickets Plus und WooCommerce) die professionelle
schen Zeiten den Überblick.
                                                            Abwicklung kommerzieller Events.

                                                                                                                       13
Service

     » Ihr Ziel: Zufriedene Kunden «
     Das integrierte Service-Management ist ITIL-konform          Ein Dashboard für den Service
     entwickelt und unterstützt Ihre internen und externen
                                                                  Wie viele neue Service-Anfragen gibt es? Welche The-
     Serviceprozesse. Ob eingesetzt für die Bearbeitung von
                                                                  men beschäftigen das Service-Team? Welche Tickets
     Kundenanfragen, Reklamationen oder IT-Tickets im eige-
                                                                  wurden eskaliert? Und welcher Kunde hat wie viele
     nen Unternehmen – das GEDYS IntraWare 8 liefert alle
                                                                  Tickets mit welchem Status? Diese und weitere Fragen
     Funktionen für professionellen Service und schnelle
                                                                  beantwortet das Service Dashboard sofort und schafft
     Reaktions- und Antwortzeiten.
                                                                  die Basis für Ihre optimale Service-Steuerung.

     Die 360°-Service-Sicht                                       Changes heißt Veränderungen
     Jeder Service-Mitarbeiter hat im CRM einen Gesamt-
                                                                  Veränderungen an Ihrer Infrastruktur sollen geplant,
     überblick über neu eingehende Anfragen, seine Tickets,
                                                                  effizient, kostengünstig und mit minimalem Risiko
     deren Status und Priorität. So organisiert er seine Arbeit
                                                                  durchgeführt werden. Das Change-Management unter-
     optimal und ist dem Kunden gegenüber jeder Zeit aus-
                                                                  stützt dabei den gesamten Prozess: von der Planung,
     sagefähig. Neu eingehende E-Mails werden mit nur
                                                                  Genehmigung, Durchführung, Kontrolle bis zur Doku-
     einem Klick als Ticket erfasst und per Workflow dem
                                                                  mentation des sogenannten Changes. Der Change-
     Bearbeiter zugewiesen.
                                                                  Kalender hilft bei der Terminplanung für die Verän-
                                                                  derung. Im Change-Dokument werden alle wichtige
     Serviceanfragen effizient                                    Informationen wie Auswirkung, Priorität, Verantwort-
                                                                  lichkeit, Zeitplanung, Budgetplanung, Backout-Plan,
     mit Tickets lösen                                            Testergebnisse und Reviews dokumentiert. Ebenfalls
     Im Ticket werden die Anliegen Ihrer Kunden und Anwen-        alle zugehörigen Aktivitäten wie Aufgaben, Termi-
     der erfasst, qualifiziert und gelöst. Das Ticket-Manage-     ne oder Besprechungsnotizen. Workflows steuern den
     ment hilft bei der Bewältigung einer Vielzahl von Tickets,   internen Freigabeprozess durch den Change-Manager,
     verkürzt die Bearbeitungszeit und führt bessere Ergeb-       das Change-Advisory-Board oder den IT-Service-Mana-
     nisse herbei. Alle wichtigen Informationen lassen sich       ger. Im Inventar können alle Changes zu einem Objekt
     leicht mit dem Ticket verknüpfen, zum Beispiel der Kun-      nachvollzogen werden.
     de, die Verträge und das zugehörige Inventar.
     Die integrierte Sicht auf Ihre Knowhow-Datenbank hilft
     Service-Agenten bereits existierende Lösungen schnell
                                                                  Knowhow teilen
     zu finden und an den Kunden zu versenden. Die Bear-          Wussten Sie schon? Mit der Knowhow-Datenbank wird
     beitungsdauer eines Tickets ist von jedem Beteiligten        Ihr Wissen wiederverwendbar. Häufig gibt es wieder-
     mit wenigen Klicks erfasst und bildet die Basis für Ihre     kehrende Service-Anfragen, für die bereits eine Lösung
     Service-Abrechnungen. Integrierte Workflows und das          gefunden wurde. Fertige Lösungen finden Sie schnell
     Eskalationsmanagement bei Fristüberschreitung sorgen         über die integrierte Lösungssuche und überneh-
     für einen lückenlosen Prozess.                               men diese in das Ticket und die Rückmeldung an den
                                                                  Kunden. So vermeiden Sie redundante Arbeiten und
                                                                  steigern die Service-Qualität. Nutzen Sie die Know-
     Störungen beheben mit                                        how-Datenbank auch z. B. für Präsentationen, Ideen,
     dem Problem-Management                                       Handbücher oder Prozessdokumentationen.
     Das Problem-Management hilft Ihnen, Beziehungen zwi-
     schen auftretenden Problemen frühzeitig zu erkennen,
     die Ursachen zu identifizieren und geeignete Lösungen
     herbeizuführen.

14
Service

Ticketverfolgung für Ihre Kunden                           Genehmigungsprozess unterstützen Sie bei der Erstellung
                                                           von neuen Verträgen. Praktisch: an auslaufende Verträge
Sie möchten Ihren Kunden die Möglichkeit geben, per
                                                           erinnert das GEDYS IntraWare 8 Sie automatisch.
Webzugriff nach Problemlösungen zu suchen, selbst
Tickets zu erstellen und deren Status zu verfolgen? Mit
dem integrierten Ticket-Tracking ist das schnell möglich   Inventar? Check!
und Ihr Service-Team wird entlastet.
                                                           Verwalten Sie Ihre Objekte wie Geräte, Ausrüstung,
                                                           Maschinen, Lizenzen, Gegenstände, etc. in einer zentra-
Integriertes Vertrags-Management                           len Datenbank und ordnen Sie diese Kunden, Verträgen
                                                           oder Mitarbeitern zu. Diese Informationen helfen bei der
Ihre Verträge mit Kunden, Partnern oder auch Lieferan-
                                                           Bearbeitung von Service-Anfragen und bei der Planung
ten verwalten Sie komfortabel im CRM. Auf diese Weise
                                                           von Veränderungen (Changes).
können Sie Service-Anfragen direkt bestehenden Verträ-
gen zuordnen. Individuelle Vorlagen und der integrierte

Individuelles
Zusammenstellen des
Dashboards

                                                                                                                      15
Projekt

     » Der gemeinsame Nenner «
     Sie wissen es am besten: Entscheidend für den Erfolg        Schritt für Schritt
     von Projekten sind eine gemeinsame Informationsbasis
                                                                 Wenn sich das Projekt in mehrere Phasen gliedert, arbei-
     für alle Beteiligten und der regelmäßige Austausch zu
                                                                 ten Sie mit Projektphasen, um die Informationen pha-
     allen Aktivitäten. Die im GEDYS IntraWare 8 integrierte
                                                                 senbezogen zu sammeln. So haben Sie für jede Phase
     Projektakte ermöglicht die zentrale Bereitstellung aller
                                                                 die richtigen Informationen zur Hand. Wiederkehrende
     Projektunterlagen sowie die Planung, Bearbeitung und
                                                                 und ähnliche Projekte lassen sich mit Projektvorlagen
     Dokumentation aller Projektaktivitäten. Die CRM-360°-
                                                                 schnell erfassen.
     Sicht liefert zusätzlich auf Kunden-Ebene eine Übersicht
     aller zugehörigen Projekte und Aktivitäten.
                                                                 Unkomplizierte Zusammenarbeit
     Die Projektakte                                             Über die Dokumentsicherheit definieren Sie, wer das
                                                                 Projekt lesen und bearbeiten darf. Informieren Sie Kol-
     „Akte XY“ ungelöst? Bei uns nicht. In der Projektakte
                                                                 legen z.B. mit einem Link zu dem Projekt oder doku-
     werden alle Informationen übersichtlich dargestellt. Pro-
                                                                 mentieren und verteilen Sie direkt die Projektaufgaben.
     jektname, Projekttyp, Projektleiter, Start- und End-Ter-
                                                                 Erstellen Sie Termine für die Einladung zu Projektbespre-
     min, Kategorien, Status, Budget, Beschreibung und Teil-
                                                                 chungen oder nutzen Sie die Terminumfrage um Bespre-
     nehmer. Mit eigenen Feldern fragen Sie beliebig weitere
                                                                 chungen mit vielen Teilnehmern zu koordinieren.
     Informationen ab. Sie können weiterhin alle relevanten
     Dokumente direkt zum Projekt hochladen, z.B. Anforde-
     rungskataloge, Lösungsskizzen oder Organigramme. Alle       Information ist keine Holschuld mehr
     Vorgänge z.B. Telefonnotizen, Besprechungsprotokolle,
                                                                 Folgen Sie dem Projekt und Sie werden automatisch
     E-Mails, Korrespondenzen, Aufgaben, Angebote, Ver-
                                                                 über alle neuen Informationen und Tätigkeiten zum Pro-
     kaufschancen oder Tickets zu dem Projekt sehen Sie in
                                                                 jekt informiert. Mit der CRM-Projektakte erhalten Sie
     der 360° Sicht.
                                                                 eine lückenlose und transparente Informationsbasis und
                                                                 stellen allen Beteiligten die benötigten Informationen
                                                                 bereit.

     Projektphasen definieren und Deadlines einfügen.
     So laufen auch größere Projekte reibungslos ab.

16
Analyse & Reporting

» Das Fundament für Entscheidungen «
Täglich sind in allen Bereichen viele Entscheidungen        Gebietsaktivitäten, Vertriebsprozesse, Marketing-Aktio-
zu treffen. Die Herausforderung: große Datenmen-            nen, Projekte oder Service-Kennzahlen in Echtzeit.
gen. Einmal definiert, erstellt das GEDYS IntraWare 8 für
Sie aktuelle Berichte aus Echtzeitdaten mit grafischer
Zusammenfassung und als Detailbericht.                      Analysieren Sie Ihr Business
                                                            Geschäftsanalysen, Datenintegration und Big Data-
                                                            Projekte: Als Entscheidungsgrundlage für das operative
Sein Sie der Pilot im Cockpit                               CRM bereitet das ergänzende universelle Modul Ana-
In Ihrem Cockpit haben Sie alle Analysen zentral im         lytics alle Daten zu Kunden, Transaktionen und Produk-
Schnellzugriff, ob Vertriebsprognosen, Projektinfor-        ten zur Analyse vor. Es stehen Ihnen vordefinierte Sets
mationen, Marketing- oder Servicekennzahlen. Mit            von Reports und Datenwürfeln (Cubes) zur Verfügung
grafischen Auswertungen gewinnen Sie einen schnel-          – wichtig sind hier gerade die Auswertungen mit histo-
len Überblick zu jeder Fragestellung. Mit einem „Klick“     rischer Betrachtung und Einbeziehung weiterer Daten-
gelangen Sie in den Detailreport.                           quellen (z.B. ERP-Systeme).
                                                            Wenn Sie bereits ein BI-Werkzeug im Einsatz haben,
Berichte selbst erstellen                                   stellt Ihnen das Tool Exporter die CRM-Daten aus GEDYS
                                                            IntraWare 8 bereit, um sie anschließend beispielsweise
Das CRM liefert Ihnen bereits viele fertige Reports.
                                                            mit Cognos, Pentaho, Data Mining Manager, etc. zu ana-
Mit wenigen Klicks können Sie aber auch Ihre eigenen
                                                            lysieren.
Berichte und analysieren z.B. Ihre Umsatzprognosen,

                                                                                                                      17
Integration / XRM

     » Optimale Zusammenarbeit «
     GEDYS IntraWare 8 integriert sich perfekt in bestehende    Anwendungen integrieren
     Systeme und steigert deren Nutzen. Ob Social Collabo-
                                                                Stellen Sie Anwendern wichtige Informationen im CRM-
     ration Plattform, ERP-System, Onlineshop oder Comput-
                                                                System zur Verfügung, die sie sonst nicht einsehen kön-
     er-Telefonie. Mit CRM-Anbindung werden Ihre Prozesse
                                                                nen. Beispielsweise erhält Ihr Vertrieb dank JDBC- oder
     noch viel produktiver.
                                                                SAP-Schnittstelle in der Kundenakte Zugriff auf Liefer-
                                                                scheine, Rechnungen oder offene Posten. Aber auch Ser-
     Connections Integration                                    vices wie die der Deutschen Bahn, Google-Maps, etc. las-
                                                                sen sich integrieren.
     Sie nutzen IBM Connections für den Austausch im
     Unternehmen? Verbinden Sie Ihren Activity-Stream mit
     dem CRM. So können Sie Ihre Status-Informationen aus       CTI-Integration
     dem CRM mit Ihren Kollegen teilen. Ein weiterer Vorteil:
                                                                Sie müssen täglich viele Telefonate führen und wol-
     Sie bleiben immer mit allen Neuigkeiten aus Commu-
                                                                len dabei Zeit sparen und schneller an die gewünschten
     nities, Status-Updates oder Profilen auf dem aktuellen
                                                                Informationen kommen? Dank CTI rufen Sie den Kunden
     Stand.
                                                                mit nur einem Mausklick aus dem CRM-System an. Bei
                                                                eingehenden Telefonaten zeigt Ihnen der Computer den
                                                                Anrufer inkl. Kontaktinformation an.

     » Erweitertes Beziehungsmanagement: XRM «
     XRM bedeutet erweitertes Beziehungsmanagement und          Vorteile einer gemeinsamen
     überträgt die Philosophie des Kundenmanagements in
     alle Unternehmensbereiche.
                                                                Informationsbasis
                                                                Die Anforderungen in allen Unternehmensbereichen
     Genauso wie GEDYS IntraWare 8 die Verwaltung und           wachsen stetig. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, bedarf
     Kommunikation mit Kunden unterstützt, lässt es sich als    es effizienter Prozesse und einer zentralen Informations-
     XRM in allen anderen Bereichen nutzen.                     basis.
     Typische Anwendungsszenarien sind z.B.:                    ▪▪ Jede Information zu Kunden und Geschäftspartnern ist
     ▪▪ Management von Mitarbeitern und Bewerbern                 wertvoll und führt richtig genutzt langfristig zum Erfolg.
     ▪▪ Management von Lieferanten                              ▪▪ Sie suchen ein schlankes und zukunfts-
                                                                  sicheres CRM-System?
     ▪▪ Management von Geschäftspartnern
                                                                ▪▪ Sie möchten keine IT-Ressourcen binden?
     ▪▪ Management von Vereinsmitgliedern
                                                                ▪▪ Sie möchten eine Standard-Lösung die ein-
                                                                  fach individualisierbar ist?
                                                                GEDYS IntraWare 8 ist die 360° Kundenmanagement-
                                                                Lösung, mit der Ihre Mitarbeiter genau die Informatio-
                                                                nen und Werkzeuge erhalten, die sie für ihre Aufgaben
                                                                benötigen. Das CRM-System liefert Ihnen alle Kernfunk-
                                                                tionalitäten für professionelles XRM in allen Unterneh-
                                                                mensbereichen. Mit GEDYS IntraWare 8 optimieren Sie
                                                                Ihre Prozesse und die Zusammenarbeit bereichsüber-
                                                                greifend. So steigern Sie Ihren Unternehmenserfolg
                                                                nachhaltig.

18
CRM in der Cloud

» Flexibel ohne IT «
Für alle, die schnell mit ihrem CRM starten und keine
zusätzliche IT anschaffen wollen. Mit unserem Angebot
CRM2Host bieten wir Ihnen alle Funktionen für Vertrieb,
Marketing und Service in einer CRM-Anwendung in der
Cloud. Auf dem Laptop, Smartphone und Tablet – sicher,
mobil und anpassungsfähig.

                                                           Konzentration auf's Wesentliche
Ein Packet für alles                                       Nutzen Sie die Vorteile von CRM2Host:
Mit dem CRM2Host erhalten Sie professionelle Leistun-      ▪▪ Schneller Rollout
gen, die Sie für eine schnelle und erfolgreiche CRM-Ein-
                                                             Durch Webzugriff ist keine Installati-
führung benötigen:
                                                             on auf dem Endgerät notwendig.
▪▪ CRM-Lizenzen
                                                           ▪▪ Hohe Nutzer-Akzeptanz
▪▪ Hosting der IT-Infrastruktur für das CRM                  Komfortable Bedienung und leichte Indivi-
  (Server inkl. Administration und Backup)                   dualisierbarkeit = zufriedene Anwender.
▪▪ Individuelle Konfiguration nach Ihren Vorgaben          ▪▪ Niedrige Kosten

▪▪ Auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Schulung                 Keine hohen Anfangsinvestitionen und schnel-
                                                             ler ROI durch das monatliche Mietmodell.
▪▪ Service & Support
                                                           ▪▪ Flexibilität
                                                             Zugriff auf Ihre CRM-Daten unabhängig
                                                             von Betriebssystem, Endgerät und Ort.
                                                           ▪▪ Datensicherheit
                                                             Hosting im ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum
                                                             in Deutschland. Modernste Technologien wie RAID1,
                                                             Clustering, IBM Replication Datensicherheit und SSL-
                  59€ MTL.                                   Verschlüsselung sorgen für maximale Datensicherheit.

                  PRO USER

                                                                                                                    19
» Sprechen Sie uns an für Ihren Erfolg im CRM-Projekt «
Wir verschmelzen bewährte Prozesse mit fortschritt-   Alle Dienstleistungen rund
lichen Ideen und Technologien zu Ihrer innovativen
Lösung. IBM haben wir bereits überzeugt: Mehrmals
                                                      um's CRM-Projekt
                                                      Best Practice sowie Tipps und Tricks aus über 25 Jahren
ausgezeichnet mit IBM Awards u.a. als beste mobile
                                                      Praxiserfahrung. Unsere erfahrenen CRM-Berater unter-
Lösung weltweit.
                                                      stützen Sie:
                                                      ▪▪ mit kompetenter Beratung im Vorfeld des Projektes

                                                      ▪▪ bei der Durchführung von Workshops

                                                      ▪▪ bei der Implementierung und Umsetzung indi-
                                                        vidueller Anpassungen (Customizing)
                                                      ▪▪ bei der Integration von ERP- oder anderen Systemen

                                                      ▪▪ bei der erfolgreichen Einführung und dem kon-
                                                        tinuierlichen Betrieb des CRM-Systems
                                CRM ZUM               ▪▪ mit der Durchführung von CRM-Audits

                                ANSEHEN                 zur Steigerung der CRM-Effizienz

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                           GEDYSIntraWareGmbH

                                                      Hauptsitz Petersberg
                                                      Brückenmühle 93 I 36100 Petersberg
                                                          +49 661 9642 - 0 I       +49 661 9642 - 99
                                                      info@gedys-intraware.de I www.gedys-intraware.de

                                                      Braunschweig
                                                      Lange Straße 61 I 38100 Braunschweig
                                                         +49 531 123868 - 0

                                                      Osnabrück
                                                      Lengericher Landstaße 11b I 49078 Osnabrück
                                                         +49 541 970504 - 0

                                                      Bei Stuttgart
                                                      Neue Weilheimerstraße 14 I 73230 Kirchheim / Teck
                                                         +49 7021 5036 - 0

                                                      05/2018   Bilder: © Fotolia; © Google Maps
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