INFORMATIONEN FÜR NEUE MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER - Anke Posthumus Severin Beucker - Borderstep Institut
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INFORMATIONEN FÜR NEUE MITARBEITERINNEN UND MITARBEITER Anke Posthumus│Severin Beucker
Liebe/r XY, herzlich willkommen beim Borderstep Institut. Dieses Dokument soll dir den Ar-
beitseinstieg erleichtern und einen Überblick über wichtige Informationen liefern. Natürlich
stehen wir dir auch alle persönlich für Fragen zur Verfügung.
1 Das Borderstep Institut
Das Borderstep Institut für Innovation und Nachhaltigkeit ist eine unabhängige und gemein-
nützige Forschungseinrichtung. Es ist im Bereich der anwendungsorientierten Innovations-
und Entrepreneurshipforschung tätig und dem Leitbild einer nachhaltigen Entwicklung ver-
pflichtet. Die Forschung des Instituts ist anwendungsorientiert und zielt darauf, in der Praxis
umgesetzt zu werden. Unser Anspruch ist es, neues problemorientiertes Wissen zu erzeu-
gen, das die Welt bewegt!
Das Institut wurde 2005 von Klaus Fichter, Severin Beucker und Jens Clausen gegründet.
2016 wurde Ralph Hintemann vierter Gesellschafter des Instituts. Klaus Fichter ist Direktor
und Geschäftsführer, Severin Beucker ist verantwortlich für Organisationsentwicklung und
Personal.
Seit 2005 ist das Borderstep Institut kontinuierlich gewachsen und beschäftigt sowohl Wis-
senschaftlerinnen/Wissenschaftler, als auch nicht wissenschaftliche Mitarbeiterinnen/Mitar-
beiter sowie studentische Hilfskräfte.
2 (interne) Kommunikation im Institut
Das Borderstep Institut pflegt eine offene und transparente Unternehmenskultur mit flachen
Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen. Ein offener Dialog und Austausch ist uns wich-
tig und wird nicht nur auf wissenschaftlicher Ebene, sondern für (fast) alle das Institut be-
treffende Themen, gesucht.
Um den Informations- und Wissenstransfer am Institut zu gewährleisten, finden neben dem
bilateralen und persönlichen Austausch regelmäßige Treffen statt. Dafür gibt es folgende re-
gelmäßige Formate:
(1) Jour Fixe:
Was: Dient dem kurzfristigen und aktuellen Austausch zur Arbeit der letzten/kommen-
den zwei Wochen
Wer: gesamtes Team (ohne Studentische Hilfskräfte)
Wann: jeden 2. Montag 10.30 bis ca. 11.30 Uhr
(2) Kolloquium:
Was: Intensiverer inhaltlicher Austausch zu verschiedenen wissenschaftlichen Themen
Wer: Das Wissenschaftsteam
Wann: 5 - 6 x im Jahr
(3) Klausurtagung: Austausch zu langfristigen und strategischen Themen
Was: Austausch zu langfristigen und strategischen Themen und Teambuilding
Wer: gesamtes Team (ohne Studentische Hilfskräfte)
Wann: 1 x im Jahr, 3 Tage (nicht in Berlin)
2Borderstep Intranet
Als weitere Möglichkeit, unser Wissen zu teilen, haben wir das Borderstep-Intranet. Dort be-
kommst du einen Überblick über bei Borderstep genutzte Vorlagen, Tools, Regelungen, Pro-
gramme und die entsprechenden Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner, die im Insti-
tut zur Verfügung stehen. Das Intranet befindet sich noch in der Testphase. Hinweise und
Verbesserungsvorschläge sind daher willkommen. Bitte wende dich diesbezüglich an Anke.
Link: https://www.borderstep.de/cockpit/
Passwort: Anfang2018
3 Technisches/Organisatorisches
3.1 Owncloud / Boxcryptor
Alle Dateien des Borderstep Instituts werden in der BorderstepCloud (OwnCloud) verschlüs-
selt gespeichert. Eine Datensicherung findet nur für Dateien statt, die in der Borderstep-
Cloud abgelegt werden. In der Cloud befindet sich ein persönlicher Ordner für dich, in wel-
chem du (auch private) Dateien ablegen kannst, die du in keinem anderen Ordner abspei-
chern möchtest. Du hast Zugang zu allen Ordnern bis auf den Ordner Geschäftsführung. Se-
verin wird dir helfen, die Borderstep-Cloud einzurichten. Weitere Infos und ein ausführliches
Manual findest du im Intranet
3.2 Dateibenennung und Archivierung
Es gibt keine allgemeingültige Regel zur Benennung und Archivierung von Dateien. Wir ha-
ben aber einige Prinzipien formuliert, die das Auffinden von Dateien und Dokumenten er-
leichtern sollen:
Ordnerstruktur: Die Ordnerstruktur in der Borderstep-Cloud folgt im Ordner Projekte ei-
ner klaren Struktur. Bitte nutze diese auch für die Anlage neuer Projekte.
Benennung von Dateien: Da je nach Betriebssystem des Rechners (Windows, IOS, Unix)
unterschiedliche Regeln gelten empfehlen wir, die folgenden Zeichen in Dateinamen
grundsätzlich zu vermeiden: ? * < > . , \ + : = / " ; [ ]
In älteren Dateisystem war auch die Länge des Namens limitiert. Wir empfehlen, dass
der Name der Datei 250 Zeichen nicht überschreitet, da es sonst Probleme mit der An-
zeige geben kann. Bitte beachten: Die 250 Zeichen beziehen sich auf den gesamten Ord-
nerpfad und die Dateibezeichnung: z. B.: X:\ownCloud\Kommunikation\Öffentlichkeitsar-
beit\Veranstaltungen\Borderstep Impact Forum 2019\Bundesregierung Umsetzungsstra-
tegie Digitalisierung 2018 = 149 Zeichen
Datum im Dateiamen: Es kann sinnvoll ein Datum dem Dateinamen voranzustellen oder
anzuhängen. Falls du das tust, dann nutze bitte folgendes Format YYYYMMTT (z.B.
20120625 für den 25. Juni im Jahr 2012). Die Dateien können dann besser sortiert wer-
den.
3 Verschieben von Ordnern: Durch das Verschieben großer Datenmengen in OwnCloud
können Probleme entstehen und Daten verlorengehen. Wenn du große Ordner verschie-
ben möchtest, wende dich bitte an Hendrik oder Severin.
Archivierung und Sicherung von Daten. Wir besitzen in den meisten Fällen eine Pflicht
Daten mindestens 10 Jahre zu archivieren. Lösche daher Daten aus den Projektordnern
nicht eigenmächtig, sondern frag vorher Hendrik oder Severin. Falls eine Datei verloren-
geht oder nicht mehr angezeigt wird, wende dich bitte so rasch wie möglich an Hendrik
oder Severin. Meist können wir diese aus einer Sicherung wiederherstellen.
3.3 Borderstep-Vorlagen (Word, PowerPoint)
Zur Erstellung von Studien, Berichten, Präsentationen o.ä. wird bei Borderstep mit Format-
vorlagen gearbeitet. Diese haben den Zweck, die exzellenten Inhalte des Instituts in einer an-
sprechenden und einheitlichen Form zu präsentieren. Außerdem ermöglichen die Format-
vorlagen zusammen mit der Literaturverwaltung über zotero eine effiziente Bearbeitung und
Fertigstellung der Publikation. Weitere Infos dazu, die Vorlagen und Erläuterungen findest
du im Intranet unter dem Menüpunkt Publikationsmanagement. Fragen dazu beantwortet
gerne Anke.
3.4 Zotero
Zotero ist eine Open-Source-Software zur Erfassung, Organisation und Referenzierung von
Literatur. Nachdem man sich ein wenig mit dem Programm vertraut gemacht hat, kann man
sehr leicht sowohl neue Literatur erfassen als auch in Texten zitieren und einheitliche Litera-
turverzeichnisse in verschiedenen Zitierstilen erstellen. Außerdem ist in zotero auch unser
Präsenzbestand an Büchern erfasst. Anke wird dich in die gemeinsame Gruppe einladen und
mit dir eine Einweisung geben. Bitte mache mit ihr einen Termin dafür aus.
3.5 Telefon
Dein Arbeitsplatz ist mit einem Telefon mit eigener Durchwahl eingerichtet. Diese Durchwahl
kannst du nach außen kommunizieren. Eingehende Anrufe auf die Zentralnummer werden
von Katrin angenommen und entsprechend durchgestellt. Weitere Infos auch zum Umgang
mit Kontakten und eine ausführliche Bedienungsanleitung findest du im Intranet.
Du kannst auch eine Umleitung deines Telefons am Arbeitsplatz auf dein Mobiltelefon vor-
nehmen (z. B. wenn du einen wichtigen Anruf in Abwesenheit erwartest). Katrin kann dir er-
klären, wie es funktioniert. Nach Aktivierung der Umleitung laufen die Anrufe allerdings
nicht mehr im Büro auf und können auch hier nicht mehr entgegengenommen werden.
3.6 Outlook-Kalender (Freigaben)
Für E-Mail und Kalender verwenden wir Outlook Hosted Exchange. Kalender werden gegen-
seitig für das gesamte Team freigegeben. Neben den persönlichen Kalendern haben wir ei-
nen gemeinsamen Borderstep-Kalender (Krankheit, Urlaub, Ausgleich, Homeoffice, Geburts-
tage, gemeinsame Termine) und einen Kalender für den Konferenzraum. Bei der Freigabe für
4diese beiden Kalender lass dir bitte von Katrin helfen. Mit deinem Passwort hast du auch
mobil Zugriff zu deinem Account.
Für E-Mails verwenden wir eine einheitliche Signatur:
Titel Vorname Name
Funktion
Borderstep Institut für Innovation und Nachhaltigkeit
Clayallee 323│14169 Berlin
Tel. +49 30 30 645 100-XX
XXX@borderstep.de
www.borderstep.de
3.7 Skype
Möchtest du Skype verwenden, richte dir bitte selbst einen Zugang ein. Wir nutzen Skype,
haben aber keinen Firmenaccount.
3.8 Drucker & Scanner
Sergej hat dir einen Drucker eingerichtet. Der HP Color Laserjet CP3525 steht im Multifunkti-
onsraum und sollte von dir überwiegend verwendet werden. Er verfügt auch über einen
Scanner.
Ein zweiter Drucker HP MFP M281fdw steht im Büro von Katrin (und Anke). Dieser verfügt
über Fax.
3.9 Sicherheitsbestimmungen (Notebooks, Schlüssel)
Für Notebooks gibt es außer dem Schutz durch ein persönliches Passwort und der Verschlüs-
selung der Daten (Boxcryptor) keine besonderen Sicherheitsbestimmungen. Du kannst dein
Notebook mit nach Hause nehmen.
3.10 Visitenkarten
Solltest du Visitenkarten benötigen, wende dich bitte an Katrin.
4 Büroorganisation
4.1 Küche
In der Küche stehen ein Kühlschrank, ein Wasserkocher und eine Kaffeeautomat zur Verfü-
gung. Getränke wie Kaffee, Tee und Wasser stellt das Borderstep Institut allen Mitarbeiterin-
nen und Mitarbeitern kostenlos zur Verfügung. Für den Einkauf ist Katrin zuständig.
5Den Abwasch des Geschirrs übernimmt jeder für sich. Bitte das von dir genutzte Geschirr
nicht nur abspülen, sondern immer auch gleich abtrocknen und wegstellen. Bitte nimm auch
deine ggf. mitgebrachten Pfandflaschen wieder mit.
Bitte achte auf die Mülltrennung: In den Büros nur Papier, in der Küche stehen zwei Contai-
ner. Der eine ist für Leichtverpackungen (quasi gelber Sack), der andere für den Restmüll.
Wenn Du abends die letzte Person bist und die Kaffeemaschine noch nicht gereinigt ist, so
mach dies bitte. Der Nächste freut sich über einen Kaffee aus einer sauberen Maschine.
4.2 Besprechungsraum
Der Besprechungsraum kann von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzt werden.
Bitte trag deine benötigten Zeiten im Kalender Konferenzraum ein.
4.3 Schlüssel
Deinen Schlüssel bekommst du von Sergej. Falls Du den Büroschlüssel verlierst melde dies
bitte unverzüglich bei Sergej.
4.4 Büromaterial
Im Schrank hinter der Tür von Ralphs Büro findest du verschiedene Büromaterialien. Wenn
du etwas benötigst oder etwas nicht mehr vorrätig ist, sag bitte Katrin Bescheid. Sie bestellt
die Dinge dann nach.
4.5 Postfach
Du hast ein eigenes Postfach im Sekretariat von Katrin, in dem Post für Dich abgelegt wird.
4.6 Arbeitszeiten
Solltest du deine Arbeitszeiten noch nicht abgesprochen haben, so wende dich bitte an Se-
verin oder Klaus.
Deine Mittagspause kannst du natürlich individuell gestalten. Zum Mittagessen gehen viele
aus dem Team zusammen.
Alle anderen Regelungen zu Urlaub, Krankheit, Überstunden, Homeoffice etc. findest du im
Intranet unter dem Menüpunkt An- und Abwesenheit.
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