KUNDENINFORMATION "ELSTAM IM LAUFENDEN BETRIEB" VERSION 17 - ABRESA ...

 
KUNDENINFORMATION "ELSTAM IM LAUFENDEN BETRIEB" VERSION 17 - ABRESA ...
Kundeninformation
     „ELStAM im laufenden
     Betrieb“
     Version 17
            Weitere Informationen zu dieser Informationsschrift
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KUNDENINFORMATION "ELSTAM IM LAUFENDEN BETRIEB" VERSION 17 - ABRESA ...
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Inhalt

Inhaltsübersicht
Inhaltsübersicht ....................................................................................................................................... 2
Inhalt ....................................................................................................................................................... 4
1      Einleitung ....................................................................................................................................... 14
2      Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren ..................................................................................... 20
    2.1        Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege ................................................. 20
    2.2        Welche Verpflichtungen des Arbeitgebers werden systemseitig erfüllt?............................. 24
    2.3        Regelmäßige Abläufe im System ........................................................................................... 25
    2.4        Erläuterung der ELStAM-Felder im IT 0012 ........................................................................... 34
    2.5        Prüfung und Beeinflussung des Meldeablaufs bestimmter Personalnummern ................... 39
    2.6        Statuskonzept der ELStAM-Meldungen ................................................................................ 46
3      Häufige Geschäftsvorfälle ............................................................................................................. 50
    3.1        Die ELStAM-Denkweise ......................................................................................................... 50
    3.2        Konstellationen bei der Datenpflege .................................................................................... 51
    3.3        Besondere Konstellationen bei Ein- und Austritt oder organisatorischem Wechsel ............ 56
    3.4        Abmeldung ohne Austrittsmaßnahme, Anmeldung ohne Eintrittsmaßnahme .................... 60
    3.5        Teilzeiträume im Infotyp 0012 .............................................................................................. 64
    3.6   Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELSTER-Zertifikats oder des
    Abrechnungssystems......................................................................................................................... 64
    3.7        Jahreswechsel mit ELSTAM ................................................................................................... 82
    3.8        Löschen im B2A-Manager ..................................................................................................... 91
    3.9   Aktivieren/Deaktivieren der E-Mail-Benachrichtigung über das Bereitstehen neuer
    Änderungslisten................................................................................................................................. 92
    3.10       Übernahme von Mitarbeitern aus einem anderen System .................................................. 92
    3.11       Arbeiten mit der Sachbearbeiter Aufgabenliste ................................................................... 93
4      Fehlersituationen .......................................................................................................................... 94
    4.1        Antwort der Clearingstelle bleibt aus.................................................................................... 94
    4.2        Verfahrenshinweise der Clearingstellen ............................................................................... 98
    4.3        Fehler bei den Clearingstellen ............................................................................................. 129
    4.4        Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems .................................................................. 131
    4.5        Fehler und Ereignisse im Meldeablauf ................................................................................ 166
    4.6        Inkonsistente Bescheinigungszeiträume ............................................................................. 175
5      Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen ..................................................... 178
    5.1        Vorgehensbausteine zur Datenanalyse ............................................................................... 178
    5.2        Vorgehensbausteine zum Beeinflussen der Daten und des Meldeverlaufs ....................... 186
    5.3        Praxisfälle ............................................................................................................................ 213
    5.4        Hilfs- und Analysereport RPUE2BD0 ................................................................................... 216
    5.5        Nutzung von Varianten in den ELStAM-Programmen ......................................................... 223

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©abresa GmbH                                                   Version: 17, 10.05.2019                                                Angela Spietschka
KUNDENINFORMATION "ELSTAM IM LAUFENDEN BETRIEB" VERSION 17 - ABRESA ...
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Inhalt

    5.6       Nutzung der Sachbearbeiter ToDo-Liste ............................................................................. 224
    5.7       Nutzung des ELStAM-Checktools ........................................................................................ 229
6      Bausteine für Systembetreuer .................................................................................................... 244
    6.1       Beeinflussen der Anlässe für An- und Abmeldung .............................................................. 244
    6.2       Personalbereich Berichtswesen für ELStAM einrichten ...................................................... 248
    6.3       Einstellungen auf dem HR-System für den B2A-Manager .................................................. 256
    6.4       Entgeltbeleg......................................................................................................................... 257
    6.5       Kundeneigene Prüfungen im ELStAM-Checktool ................................................................ 257
    6.6       Empfehlungen zum Einrichten eines Jobablaufs ................................................................. 258
    6.7       Aktivierbare Teilapplikationen ............................................................................................ 259
A      Einige relevante Gesetztestexte .................................................................................................. 260
              § 39 EStG: Lohnsteuerabzugsmerkmale .............................................................................. 260
              § 39c EStG: Einbehaltung der Lohnsteuer ohne Lohnsteuerabzugsmerkmale ................... 262
           § 39e EStG: Verfahren zur Bildung und Anwendung der elektronischen
    Lohnsteuerabzugsmerkmale ........................................................................................................... 263
              § 41c EStG: Änderung des Lohnsteuerabzugs ..................................................................... 267
              § 1 LStDV: Arbeitnehmer, Arbeitgeber................................................................................ 268
           R 19.9 LStR 2015: Zahlung von Arbeitslohn an die Erben oder Hinterbliebenen eines
    verstorbenen Arbeitnehmers .......................................................................................................... 269
B      Namen wichtiger Reports und zugehörige Transaktionen.......................................................... 272
C      Abkürzungen ............................................................................................................................... 274
D      Stichwortverzeichnis ................................................................................................................... 276

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KUNDENINFORMATION "ELSTAM IM LAUFENDEN BETRIEB" VERSION 17 - ABRESA ...
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Inhalt

Inhalt
Inhaltsübersicht ....................................................................................................................................... 2
Inhalt ....................................................................................................................................................... 4
1      Einleitung ....................................................................................................................................... 14
2      Ablauf bei laufendem ELStAM-Verfahren ..................................................................................... 20
    2.1        Rechtliche Grundlagen für ELStAM-Abruf und Datenpflege ................................................. 20
       2.1.1           Verpflichtung zum Datenabruf ...................................................................................... 20
       2.1.2           Recht zum Datenabruf................................................................................................... 21
       2.1.3           Relevanz des Geburtsdatums ........................................................................................ 22
       2.1.4           Ausweis der abgerufenen ELStAM gegenüber dem Arbeitnehmer .............................. 22
       2.1.5           Arbeitgeberwechsel ...................................................................................................... 22
       2.1.6           Beschäftigungsende ...................................................................................................... 23
       2.1.7           Fehlende Abrufberechtigung und gesperrte ELStAM ................................................... 23
       2.1.8           Aufbewahrungspflicht ................................................................................................... 23
       2.1.9           Kirchensteuer und deren verzögerte Meldung in den ELStAM..................................... 24
    2.2        Welche Verpflichtungen des Arbeitgebers werden systemseitig erfüllt?............................. 24
    2.3        Regelmäßige Abläufe im System ........................................................................................... 25
       2.3.1           Anlässe im SAP-System für An- und Abmeldungen ....................................................... 25
       2.3.2           Ablauf für Ausgangsmeldungen .................................................................................... 26
           2.3.2.1         Grundlegender Ablauf ............................................................................................... 26
           2.3.2.2         Quarantäne beim Sammeln der Meldungen............................................................. 28
       2.3.3           Ablauf für Eingangsmeldungen ..................................................................................... 30
           2.3.3.1         Grundlegender Ablauf ............................................................................................... 30
           2.3.3.2         Reihenfolge beim Einspielen der von der Clearingstelle gelieferten ELStAM-Sätze . 32
    2.4        Erläuterung der ELStAM-Felder im IT 0012 ........................................................................... 34
       2.4.1           Feld Hauptarbeitgeber (HAG) ........................................................................................ 34
       2.4.2           Feld Änderung durch ELStAM........................................................................................ 35
       2.4.3           Felder Sperre ELStAM und Grund ................................................................................. 35
       2.4.4           Felder Sonderverarbeitung und Grund ......................................................................... 35
       2.4.5           Feld Sonderverarbeitung Anmeldung ........................................................................... 38
       2.4.6           Feld Sonderverarbeitung Abmeldung ........................................................................... 38
       2.4.7           Feld Datum Abmeldung zum ......................................................................................... 39
    2.5        Prüfung und Beeinflussung des Meldeablaufs bestimmter Personalnummern ................... 39
       2.5.1           Meldezustand einer Personalnummer im Infotyp 0012 anzeigen ................................ 39
       2.5.2           Vorhandene Meldungen prüfen .................................................................................... 41
       2.5.3           Zu erstellende Meldungen prüfen................................................................................. 43
       2.5.4           Meldeverlauf mit Pflege des Infotyp 0012 beeinflussen .............................................. 44
       2.5.5           Funktionalität ELStAM-Daten verwalten/Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen.. 46
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©abresa GmbH                                                   Version: 17, 10.05.2019                                                Angela Spietschka
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Inhalt

    2.6       Statuskonzept der ELStAM-Meldungen ................................................................................ 46
3      Häufige Geschäftsvorfälle ............................................................................................................. 50
    3.1       Die ELStAM-Denkweise ......................................................................................................... 50
    3.2       Konstellationen bei der Datenpflege .................................................................................... 51
       3.2.1         Reaktion auf Papierbescheinigungen ............................................................................ 51
           3.2.1.1       Besondere Bescheinigung nach §39 Abs. 1 Satz 2 EStG ............................................ 51
           3.2.1.2       Mitteilung über die gespeicherten ELStAM .............................................................. 52
       3.2.2         Unbekannte Geburtsdaten............................................................................................ 53
       3.2.3         Fehlende IdNr ................................................................................................................ 53
       3.2.4   Personen mit mehreren aktiven Personalnummern (doppelte IdNr,
       Mehrfachbeschäftigung) ............................................................................................................... 54
       3.2.5         Änderung steuerlicher Daten auf Mitarbeiterebene .................................................... 55
           3.2.5.1       Achtung, Gegenmeldung ........................................................................................... 55
           3.2.5.2       Vorgehen zur Änderung der Steuerdaten ................................................................. 55
           3.2.5.3       Änderung von Hauptarbeitgeber auf Nebenarbeitgeber und anders herum ........... 56
       3.2.6         Wohnsitzfinanzamt im IT 0012...................................................................................... 56
    3.3       Besondere Konstellationen bei Ein- und Austritt oder organisatorischem Wechsel ............ 56
       3.3.1         Nachträgliche Zahlung an einen ausgeschiedenen Mitarbeiter.................................... 56
           3.3.1.1       Nachträgliche laufende Zahlung................................................................................ 57
           3.3.1.2       Nachträgliche Einmalzahlung .................................................................................... 57
           3.3.1.3       Nachträgliche Zahlung an einen verstorbenen Mitarbeiter...................................... 58
       3.3.2         Anmeldung bei vorschüssiger Abrechnung oder bei Verzögerungen im Anmeldeverlauf
                     58
       3.3.3         Abmeldung bei vorschüssiger Abrechnung oder bei Verzögerungen im Abmeldeverlauf
                     58
       3.3.4         Verschiebung des Eintritts, Korrektur des Anmeldedatums ......................................... 59
       3.3.5         Reihenfolgeproblematik bei rascher Abfolge von Ein- und Austritten ......................... 59
       3.3.6    Organisatorischer Wechsel zwischen Einheiten mit unterschiedlicher
       Arbeitgebersteuernummer ........................................................................................................... 60
    3.4       Abmeldung ohne Austrittsmaßnahme, Anmeldung ohne Eintrittsmaßnahme .................... 60
       3.4.1         Abmeldung zum Eintrittsdatum .................................................................................... 61
       3.4.2         Ablauf zur Abmeldung eines Arbeitnehmers mit zunächst falschem refDatumAG ...... 61
       3.4.3         Fallbeispiel Anmeldung der falschen von zwei Personalnummern zur selben IdNr ..... 63
       3.4.4         Fallbeispiel Anmeldung der falschen von zwei IdNrn ................................................... 63
    3.5       Teilzeiträume im Infotyp 0012 .............................................................................................. 64
    3.6   Wechsel der Arbeitgebersteuernummer, des ELSTER-Zertifikats oder des
    Abrechnungssystems......................................................................................................................... 64
       3.6.1         Vorgehen zur Verlängerung oder Erneuerung des ELSTER-Zertifikats im ELSTER-Online-
       Portal        65

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Inhalt

           3.6.1.1       Verlängerung eines ELSTER-Zertifikats ...................................................................... 65
           3.6.1.2       Neubeantragung eines ELSTER-Zertifikats ................................................................ 65
       3.6.2          Zuteilung einer neuen Arbeitgebersteuernummer durch das Betriebsstättenfinanzamt
                      67
           3.6.2.1       Erläuterung der Finanzbehörden .............................................................................. 67
           3.6.2.2       Erläuterungen der SAP .............................................................................................. 70
       3.6.3    Vorgehen im SAP-System bei Wechsel der Steuernummer und/oder des Zertifikates
       des Datenlieferanten ..................................................................................................................... 73
           3.6.3.1       Identifizierungslogik bei der Clearingstelle ............................................................... 74
           3.6.3.2       Wechsel der Arbeitgebersteuernummer .................................................................. 76
           3.6.3.3       Wechsel des ELSTER-Zertifikats ................................................................................. 77
           3.6.3.4       Abwicklung auf mehreren Systemen ........................................................................ 79
           3.6.3.5       Schutz vor unbemerktem Austausch des ELSTER-Zertifikats .................................... 81
           3.6.3.6       Verlängerung des ELSTER-Zertifikats......................................................................... 81
    3.7       Jahreswechsel mit ELSTAM ................................................................................................... 82
       3.7.1          Lieferung der Freibeträge und Kinderfreibeträge für das Folgejahr ............................. 82
       3.7.2          RPISTJD0 - Anlage eines neuen Datensatzes zum Jahresersten.................................... 82
       3.7.3          Umgang mit ELStAM-Daten fürs Vorjahr....................................................................... 83
       3.7.4    Berücksichtigung geänderter ELStAM Daten fürs Vorjahr in den Stammdaten und in
       der Abrechnung ............................................................................................................................. 83
           3.7.4.1 Fallbeispiel mit Öffnung des Steuerjahres durch ELStAM für alle rückwirkenden
           Lieferungen................................................................................................................................ 84
           3.7.4.2 Fallbeispiel mit Schließung des Steuerjahres nach der Januar-Abrechnung ohne
           Öffnung durch ELStAM .............................................................................................................. 84
           3.7.4.3 Fallbeispiel mit Öffnung des Steuerjahres durch ELStAM nur für einen Teil der
           rückwirkenden Änderungslisten ............................................................................................... 85
       3.7.5          Erläuterung der Finanzverwaltung zur Auslieferung der ELStAM zum Jahreswechsel . 85
    3.8       Löschen im B2A-Manager ..................................................................................................... 91
    3.9   Aktivieren/Deaktivieren der E-Mail-Benachrichtigung über das Bereitstehen neuer
    Änderungslisten................................................................................................................................. 92
    3.10      Übernahme von Mitarbeitern aus einem anderen System .................................................. 92
       3.10.1         Unter Beibehaltung der Arbeitgebersteuernummer .................................................... 92
       3.10.2         Neue Arbeitgebersteuernummer .................................................................................. 93
    3.11      Arbeiten mit der Sachbearbeiter Aufgabenliste ................................................................... 93
4      Fehlersituationen .......................................................................................................................... 94
    4.1       Antwort der Clearingstelle bleibt aus.................................................................................... 94
       4.1.1          Ticket bei der ELStAM-Hotline....................................................................................... 94
       4.1.2          Meldungen erneut senden ............................................................................................ 97
    4.2       Verfahrenshinweise der Clearingstellen ............................................................................... 98

6
©abresa GmbH                                                Version: 17, 10.05.2019                                             Angela Spietschka
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Inhalt

      4.2.1        Hinweise auf Ebene der Datenlieferung/Kommunikation ............................................ 98
         4.2.1.1       190017501 Bei der Ermittlung der ZID ist ein Fehler aufgetreten ............................ 98
         4.2.1.2       510005200 Datenuebermittler mit Steuernummer XYZ wurde nicht gefunden ...... 98
         4.2.1.3       550003014 Keine Kommunikation zu Zobel möglich ................................................ 98
         4.2.1.4       551000009 Zur zugeordneten Zobel-Id liegt eine neue Steuernummer vor ............ 99
         4.2.1.5       551001001 Validierungsfehler .................................................................................. 99
         4.2.1.6       551005001 Fehler bei der Verarbeitung in Zobel ................................................... 100
         4.2.1.7       551005002 Kein Arbeitgeber im Request ............................................................... 100
         4.2.1.8       551005003 Der Datenübermittler ist als nicht lebend gemeldet ........................... 100
         4.2.1.9       551005004 Der Datenübermittler zur Steuernummer kann nicht bestätigt werden
                       101
         4.2.1.10          551005005 Der Arbeitgeber zur Steuernummer kann nicht bestätigt werden. . 101
         4.2.1.11          551005006 Keine Arbeitgeberkennung gefunden .............................................. 102
         4.2.1.12          551005007 Der Arbeitgeber ist als nicht lebend gemeldet ................................ 102
         4.2.1.13          551005008 Die Steuernummer … ist nicht als Arbeitgeber gemeldet ................ 102
         4.2.1.14   551005010 Arbeitgeber XYZ: Ungültige Schnittstellenversion in  JJJJMMNNN .................................................................................................. 102
         4.2.1.15          999999999 Technischer Fehler bei der Bereitstellung der Daten....................... 103
      4.2.2        Meldungen auf Arbeitgeber-Ebene ............................................................................. 104
         4.2.2.1       552010001 Keine Änderungen für Arbeitgebersteuernummer … Monatsliste …. . 104
         4.2.2.2 552010102 Das in der An-/Ummeldung für den AG mitgeteilte Bundesland weicht
         von dem im Datenpool ELStAM gespeicherten Bundesland ab .............................................. 104
         4.2.2.3 552010103 refDatumAG liegt nicht zwischen dem 01. des Monats des Eingangs und
         dem 01. des Folgemonats nach Eingang ................................................................................. 105
         4.2.2.4       551005006 Keine Arbeitgeberkennung gefunden .................................................. 106
         4.2.2.5       551005007 Der Arbeitgeber ist als nicht lebend gemeldet .................................... 106
         4.2.2.6       551005008 Die Steuernummer … ist nicht als Arbeitgeber gemeldet .................... 106
      4.2.3        Meldungen auf Arbeitnehmer-Ebene ......................................................................... 107
         4.2.3.1 551010113 Das refDatumAG der Anmeldung muss nach dem Ende der
         Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen (Beschäftigungsende) ............................... 107
         4.2.3.2       552020001 Abmeldung erfolgreich ......................................................................... 107
         4.2.3.3       552020100 Keine Abrufberechtigung ..................................................................... 108
         4.2.3.4 552020101 Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber
         bereits anderweitig erfolgt ist ................................................................................................. 108
         4.2.3.5       552020102 Keine Abrufberechtigung mehr ab ....................................................... 109
         4.2.3.6 552020103 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues refDatumAG für das aktuelle
         Arbeitsverhältnis ..................................................................................................................... 111
         4.2.3.7       552020200 Keine Anmeldeberechtigung ................................................................ 113

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Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Inhalt

         4.2.3.8 552020201 Keine Abrufberechtigung, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitgeber
         bereits anderweitig erfolgt ist ................................................................................................. 114
         4.2.3.9      552020202 Arbeitnehmer unbekannt: Die IdNr kann nicht verifiziert werden ...... 114
         4.2.3.10   552020203 Erneute Anmeldung nicht möglich - Arbeitnehmer ist bereits
         angemeldet 116
         4.2.3.11         552020204 refDatumAG liegt vor Verfahrensstart ............................................. 119
         4.2.3.12         552020205 refDatumAG liegt vor Beginn der Meldepflicht ............................... 119
         4.2.3.13         552020206 refDatumAG liegt vor Jahresbeginn (bei Eingangsdatum ab 01.03. des
         Jahres)          120
         4.2.3.14    552020211 Freibetrag gekürzt, da verfügbares Hinzurechnungsvolumen kleiner
         als angeforderter Freibetrag ................................................................................................... 121
         4.2.3.15   552020213 Das refDatumAG der Anmeldung muss nach dem Ende der
         Beschäftigung aus der letzten Abmeldung liegen ................................................................... 121
         4.2.3.16   552020214 Anmeldung nach Kulanzfrist, neues refDatumAG der aktuellen
         Beschäftigung. [refDatumAG = … ] .......................................................................................... 122
         4.2.3.17   552020215 Zu dem refDatumAG der Anmeldung liegt bereits ein
         Hauptarbeitsverhältnis vor...................................................................................................... 123
         4.2.3.18         552020300 Ab-/Ummeldung nicht möglich, da kein Arbeitsverhältnis besteht. 124
         4.2.3.19  552020303 refDatumAG aus der Abmeldung stimmt nicht mit refDatumAG aus
         der An-/Ummeldung überein .................................................................................................. 125
         4.2.3.20    552020306 Beschäftigungsende des Arbeitsverhältnisses geändert
         [Beschäftigungsende alt = ...] [Beschäftigungsende neu = ...] ................................................ 126
         4.2.3.21   552020307 Wechsel des Hauptarbeitgebers. Abmeldung zum übermittelten
         Beschäftigungsende nur mit aktualisiertem refDatumAG des Arbeitsverhältnisses möglich. 126
         4.2.3.22         552020400 Keine Ummeldeberechtigung........................................................... 127
         4.2.3.23    552020900 Verarbeitungsabbruch - bitte kontaktieren Sie Ihr zuständiges
         Betriebsstätten-Finanzamt ...................................................................................................... 127
      4.2.4        Besonderheiten bei Kombination von Verfahrenshinweisen ..................................... 127
         4.2.4.1 552020203 Erneute Anmeldung nicht möglich + 552020300 Ab-/Ummeldung nicht
         möglich da kein Arbeitsverhältnis besteht .............................................................................. 127
   4.3      Fehler bei den Clearingstellen ............................................................................................. 129
      4.3.1        Änderungsdaten für abgemeldete Arbeitnehmer....................................................... 129
      4.3.2        Falsche Daten von den Clearingstellen geliefert ......................................................... 129
      4.3.3        ELStAM Daten das Vorjahr in der Monatsliste von Anfang April oder später............. 130
   4.4      Fehler- und Warnmeldungen des SAP-Systems .................................................................. 131
      4.4.1        Meldungen auf Ebene der Kommunikation ................................................................ 131
         4.4.1.1      Tag ... wurde nicht gefunden................................................................................... 131
         4.4.1.2      Kein Status in P01E2_STATUS vorhanden ............................................................... 135
         4.4.1.3 Keine XML-Antwort (Returnwert) vorhanden, Fehler beim Öffnen einer RFC-
         Verbindung sowie Folgefehler ................................................................................................ 136
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©abresa GmbH                                           Version: 17, 10.05.2019                                        Angela Spietschka
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Inhalt

         4.4.1.4      Fehler beim Auswerten des Transfertickets, Tag ... nicht vorhanden..................... 136
         4.4.1.5 Fehler: Tag Datenpaket wurde nicht gefunden mit Returncode 190017301. Es ist ein
         Fehler beim Zugriff auf das Backend-System aufgetreten ...................................................... 136
         4.4.1.6      Fehlercode 510009100 Meldungsnummer 852 ...................................................... 137
      4.4.2        Meldungen auf Ebene der Änderungslisten ................................................................ 138
         4.4.2.1      Meldungen mit NDTIC ... wurden bereits verarbeitet............................................. 138
         4.4.2.2      AG ... /Monatsliste ...: Monatsliste zukünftiger Monat ... bereits vorhanden ........ 141
         4.4.2.3      AG-Steuernummer/Monatsliste ...: Erste Monatsliste für Arbeitgebersteuernummer
                      143
         4.4.2.4      Keine Meldung zu AGSTNR … in Tabellen für An-/Um-/Abmeldungen gefunden .. 143
         4.4.2.5      AGSTNR ... nicht im System vorhanden. Vorhandene Zuordnung AGSTNR ... ........ 143
         4.4.2.6      PB/PTB: Differenz zwischen AGSTNR Rückmeldung u. AGSTNR Meldung .............. 144
         4.4.2.7      Kein Eintrag in P01E2_TRANS_ST mit NDTIC vorhanden ........................................ 144
         4.4.2.8      Methode GET_OPEN_LISTS: GLBID nicht vorhanden .............................................. 145
      4.4.3        Meldungen auf Ebene der Personalnummer oder Identifikationsnummer ............... 147
         4.4.3.1      Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich ....................... 147
         4.4.3.2      Es sind Meldungen in Quarantäne, speichern nicht möglich .................................. 147
         4.4.3.3      Abmeldung zum ... nicht möglich, obwohl Arbeitsverhältnis angemeldet ist ........ 148
         4.4.3.4      Abmeldung zum ... wird erstellt, da zugehörige Anmeldung zum ... fehlerhaft ..... 153
         4.4.3.5      Fehler bei Bestimmung des Beschäftigungsbeginns lt. Arbeitsvertrag ................... 153
         4.4.3.6      Pernr zur IdNr und AG-Steuernr zum ... nicht eindeutig ......................................... 154
         4.4.3.7      AG-Steuernummer ... ist nicht bekannt .................................................................. 155
         4.4.3.8      AG-Steuernummern aus ELStAM und Stammdaten unterschiedlich...................... 157
         4.4.3.9      Fehler beim Kinderfreibetrag in ELStAM ................................................................. 159
         4.4.3.10        Überlauffehler Konvertierung ELSTAM-Daten .................................................... 159
         4.4.3.11        Fehler beim Konvertieren der ELSTAM-Daten aus dem XML (IDNR ...) .............. 159
         4.4.3.12        Zu GUID ... in Feld GUID_REF_ANAB konnte keine Meldung gelesen werden ... 160
         4.4.3.13        Kein Eintrag in Tabelle V_T596L für ... vorhanden .............................................. 160
         4.4.3.14        An-/Ab-/Ummeldung zu Datum ... im Status ‚neu‘ wurde gelöscht.................... 161
         4.4.3.15        Kein IT 0012 gefunden ......................................................................................... 161
         4.4.3.16        IdNr fehlt in IT 0012 zum ... ................................................................................. 161
         4.4.3.17        Steuerdaten nach dem ... werden durch Antwort zum ... nicht geändert .......... 161
         4.4.3.18        Änderung ab … führt zu Aktualisierung IT 0012 ab … ......................................... 162
         4.4.3.19        Füllen Sie alle Mussfelder aus - im Protokoll beim Stammdaten aktualisieren .. 163
         4.4.3.20        Zu StID ... wurde keine Personalnummer gefunden ........................................... 163
         4.4.3.21        Beschäftigungsbeginn 00.00.0000 muss größer 01.01.1900 sein ....................... 164
         4.4.3.22        Für … konnte das Startdatum für das Verfahren nicht gelesen werden ............. 165
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©abresa GmbH                                         Version: 17, 10.05.2019                                         Angela Spietschka
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Inhalt

          4.4.3.23         Keine Pernr zur IdNr und AG-Steuernummer zum … gefunden .......................... 165
          4.4.3.24         Meldung (GUID …) in Quarantäne: Monatsliste … (AGSTNR …) nicht verab....... 166
    4.5      Fehler und Ereignisse im Meldeablauf ................................................................................ 166
      4.5.1         Statusänderung von Hauptarbeitgeber auf Nebenarbeitgeber und andersherum .... 167
      4.5.2         Versehentliche Anmeldung durch einen anderen Arbeitgeber als Hauptarbeitgeber 168
      4.5.3    Rückwirkende Änderung des Personalbereichs mit Wechsel der
      Arbeitgebersteuernummer ......................................................................................................... 170
      4.5.4         ELStAM mit gleichem Inhalt und unterschiedlichem Gültigkeitsbeginn ..................... 171
      4.5.5         An- und Abmeldung in falscher Reihenfolge verarbeitet ............................................ 171
      4.5.6         Eine Monatsliste der Clearingstelle fehlt .................................................................... 171
      4.5.7   Mailbenachrichtigung aus dem ELSTEROnline-Portal zu einer falschen AG-
      Steuernummer ............................................................................................................................ 172
      4.5.8         Anmeldung als Hauptarbeitgeber nach der Sechs-Wochen-Frist ............................... 173
          4.5.8.1       Vorgehen bei Rückmeldung eines neuen Beschäftigungsbeginns .......................... 173
          4.5.8.2       Vorgehen bei Ablehnung ......................................................................................... 174
          4.5.8.3 Fachliche Beurteilung durch die OFD Hessen in einem Fall mit nicht mehr zu
          behebender Steuerklasse 6 bei Anmeldung nach 6-Wochen-Frist ......................................... 174
    4.6      Inkonsistente Bescheinigungszeiträume ............................................................................. 175
5     Praxiserfahrung in Form von Schritt-für-Schritt-Anleitungen ..................................................... 178
    5.1      Vorgehensbausteine zur Datenanalyse ............................................................................... 178
      5.1.1         Ermitteln des Meldungsstatus mit Transaktion "Meldungen anzeigen" .................... 178
      5.1.2         Ermitteln der Meldedetails mit Transaktion "Meldungen anzeigen" ......................... 179
      5.1.3         Einen fehlenden Verarbeitungsschritt und die nötigen Aktivitäten ermitteln ........... 181
      5.1.4         Inhalt einer Meldedatei analysieren ........................................................................... 183
      5.1.5         Klären des Melde-Zustands einer IdNr bei der Clearingstelle ..................................... 184
    5.2      Vorgehensbausteine zum Beeinflussen der Daten und des Meldeverlaufs ....................... 186
      5.2.1         Alle Meldungen einer kompletten Meldedatei neu erzeugen .................................... 186
      5.2.2         Durchführen einer Massenab- und -anmeldung ......................................................... 190
      5.2.3         Kompletter Meldeablauf für eine Personalnummer ................................................... 192
          5.2.3.1       Schritt 1: Meldung erstellen .................................................................................... 192
          5.2.3.2       Schritt 2: Meldung sammeln ................................................................................... 192
          5.2.3.3       Schritt 3: Meldung versenden ................................................................................. 193
          5.2.3.4       Schritt 4: Rückmeldung abholen ............................................................................. 193
          5.2.3.5       Schritt 5: Rückmeldung zur Personalnummer zuordnen ........................................ 194
          5.2.3.6       Schritt 6: Rückmeldung in den Infotyp 0012 einspielen ......................................... 195
          5.2.3.7       Schritt 7: Meldungserstellung simulieren ............................................................... 195
      5.2.4         Nutzung der Transaktion "Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen" zur Datenpflege
                    196
      5.2.5         Historisch korrekte Arbeitgebersteuernummer über Teilapplikation LSTZ ................ 198
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Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Inhalt

      5.2.6         Ummeldung auf sich selbst ......................................................................................... 200
      5.2.7     Nutzung der Transaktion "Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen" zur Abmeldung
      ("Direkt-Abmeldung").................................................................................................................. 202
         5.2.7.1        Wann können Sie diese Funktionalität nutzen? ...................................................... 202
         5.2.7.2        Schritt-für-Schritt Anleitung .................................................................................... 203
      5.2.8         Letzter Ausweg zum Abmelden einer IdNr.................................................................. 207
      5.2.9         Wiederholen der Verarbeitung einer Änderungsliste ................................................. 208
      5.2.10 Nutzung der Transaktion "Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen" zum Verknüpfen
      von Meldungen ........................................................................................................................... 210
      5.2.11 Nutzung der Transaktion "Meldungen im Fehlerfall erneut zuordnen" zum Ändern der
      Einspielreihenfolge von Monatslisten-Meldungen ..................................................................... 211
   5.3       Praxisfälle ............................................................................................................................ 213
      5.3.1    Meldung "Es sind An- und Abmeldungen im Prozess. Speichen nicht möglich" erscheint
      über einen längeren Zeitraum hinweg ........................................................................................ 213
      5.3.2         Abwicklung des Wechsels zwischen Haupt- und Nebenarbeitsverhältnis .................. 214
   5.4       Hilfs- und Analysereport RPUE2BD0 ................................................................................... 216
      5.4.1         Anzeigen der Verfahrenshinweise............................................................................... 216
      5.4.2         Statusinformationen zu einer Person anzeigen .......................................................... 217
      5.4.3         Quarantäne anzeigen und zurücksetzen ..................................................................... 218
      5.4.4   Rascher Überblick über die bisher eingelesenen Änderungslisten und erzeugten
      Ausgangsdateien ......................................................................................................................... 219
      5.4.5         Status eines Transfertickets ändern ............................................................................ 219
      5.4.6         Anzeige des Inhalts einer Meldedatei ......................................................................... 220
      5.4.7         Statusverlauf einer Änderungsliste prüfen ................................................................. 221
      5.4.8         Status einer Änderungsliste ändern ............................................................................ 222
   5.5       Nutzung von Varianten in den ELStAM-Programmen ......................................................... 223
      5.5.1         Vorbelegung von Datumsfeldern durch die Reports bewahren ................................. 223
      5.5.2         Datumsfelder mit bestimmten variablen Datumswerten belegen ............................. 223
   5.6       Nutzung der Sachbearbeiter ToDo-Liste ............................................................................. 224
      5.6.1         Einstieg in die Sachbearbeiter ToDo-Liste ................................................................... 225
      5.6.2         Meldungen in der ToDo-Liste bearbeiten ................................................................... 226
      5.6.3         Sicht auf die Daten ...................................................................................................... 227
      5.6.4         Versehentlich auf erledigt gesetzte Meldung zurückholen ........................................ 229
   5.7       Nutzung des ELStAM-Checktools ........................................................................................ 229
      5.7.1         Einstieg in das ELStAM-Checktool ............................................................................... 230
      5.7.2         Einbinden des ELStAM-Checktools in Ihre Abläufe ..................................................... 231
      5.7.3         Eine Meldung im Checktool bearbeiten ...................................................................... 232
      5.7.4         Erläuterung der Prüfungen des Checktools................................................................. 233
         5.7.4.1        Prüfung AN001 - Fehlerfreie An-/Ummeldung ....................................................... 233

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Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Inhalt

          5.7.4.2      Prüfung AB001 - Fehlerfreie Abmeldung ................................................................ 233
          5.7.4.3      Prüfung STKL6 - Steuerklassen 1-5 nur in berechtigten Fällen ............................... 234
          5.7.4.4      Prüfung COMP1 - Abgleich der ELStAM mit dem Infotyp 0012 .............................. 235
      5.7.5         Hilfe zur Bearbeitung der Meldungen aus Prüfung AN001 ......................................... 235
          5.7.5.1      Vorgehensvorschlag ................................................................................................ 235
          5.7.5.2      Zum ... liegt keine Anmeldung zur AGSTNR ... vor .................................................. 237
          5.7.5.3      Zum ... liegt eine Anmeldung als NAG vor ............................................................... 239
          5.7.5.4      552020205 Anmeldedatum ... vor Meldepflicht ..................................................... 239
          5.7.5.5      552020215 Zum Anmeldedatum liegt bereits ein Hauptarbeitsverhältnis vor ...... 240
          5.7.5.6      552020203 Erneute Anmeldung nicht möglich ....................................................... 240
          5.7.5.7      552020202 Arbeitnehmer unbekannt: die IdNr kann nicht verifiziert werden ...... 241
          5.7.5.8      552020213 Das refDatumAG der Anmeldung muss nach dem ... liegen ................ 242
6     Bausteine für Systembetreuer .................................................................................................... 244
    6.1     Beeinflussen der Anlässe für An- und Abmeldung .............................................................. 244
      6.1.1         Merkmal ENTRY ........................................................................................................... 244
      6.1.2         Merkmal LEAVE ........................................................................................................... 245
      6.1.3         Merkmal DE2EL ........................................................................................................... 245
      6.1.4         Exit HRPAYDEST_E2_BESCHBG .................................................................................... 246
      6.1.5         Merkmal DE2AT ........................................................................................................... 247
    6.2     Personalbereich Berichtswesen für ELStAM einrichten ...................................................... 248
      6.2.1         Teilapplikation LSTC "Lohnsteuerdaten - ELStAM-Verfahren" .................................... 248
          6.2.1.1      Zusammenfassung in der Teilapplikation LSTC ....................................................... 248
          6.2.1.2      Einstellungen zum ELStAM-Verfahren in Teilapplikation LSTC ............................... 248
      6.2.2         Teilapplikation LSTD "Lohnsteuerbescheinigung - Datenlieferant" ............................ 251
          6.2.2.1      Zusammenfassung in der Teilapplikation LSTD ....................................................... 251
          6.2.2.2      Einstellungen zum Dateiabsender in Teilapplikation LSTD ..................................... 251
      6.2.3         Teilapplikation LSTK "LStA/LStB/ELStAM optionale Zertifikatszuordnung" ................ 252
          6.2.3.1      Zusammenfassung in der Teilapplikation LSTK ....................................................... 252
          6.2.3.2      Einstellungen zum Elster-Zertifikat in Teilapplikation LSTK .................................... 252
      6.2.4         Teilapplikation LSTZ "ELStAM: Arbeitgebersteuernummer"....................................... 255
          6.2.4.1      Zusammenfassung in der Teilapplikation LSTZ ....................................................... 255
          6.2.4.2      Einstellungen zur Arbeitgebersteuernummer in Teilapplikation LSTZ .................... 255
      6.2.5         Teilapplikation STPB .................................................................................................... 256
    6.3     Einstellungen auf dem HR-System für den B2A-Manager .................................................. 256
    6.4     Entgeltbeleg......................................................................................................................... 257
    6.5     Kundeneigene Prüfungen im ELStAM-Checktool ................................................................ 257
    6.6     Empfehlungen zum Einrichten eines Jobablaufs ................................................................. 258

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©abresa GmbH                                             Version: 17, 10.05.2019                                            Angela Spietschka
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Inhalt

    6.7       Aktivierbare Teilapplikationen ............................................................................................ 259
A      Einige relevante Gesetztestexte .................................................................................................. 260
              § 39 EStG: Lohnsteuerabzugsmerkmale .............................................................................. 260
              § 39c EStG: Einbehaltung der Lohnsteuer ohne Lohnsteuerabzugsmerkmale ................... 262
           § 39e EStG: Verfahren zur Bildung und Anwendung der elektronischen
    Lohnsteuerabzugsmerkmale ........................................................................................................... 263
              § 41c EStG: Änderung des Lohnsteuerabzugs ..................................................................... 267
              § 1 LStDV: Arbeitnehmer, Arbeitgeber................................................................................ 268
           R 19.9 LStR 2015: Zahlung von Arbeitslohn an die Erben oder Hinterbliebenen eines
    verstorbenen Arbeitnehmers .......................................................................................................... 269
B      Namen wichtiger Reports und zugehörige Transaktionen.......................................................... 272
C      Abkürzungen ............................................................................................................................... 274
D      Stichwortverzeichnis ................................................................................................................... 276

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©abresa GmbH                                              Version: 17, 10.05.2019                                            Angela Spietschka
1 Einleitung

Die abresa Kundeninfo ELStAM im laufenden Betrieb richtet sich gezielt an Personalabrechnungs-
Fachbereiche. Für die Darstellung technischer Zusammenhänge, die vom Systemberater umzusetzen
sind, gibt es ein eigenes Kapitel, das jedoch nicht den Schwerpunkt dieser Informationsschrift
darstellt.

Bitte lassen Sie sich nicht von der Fülle an Informationen abschrecken. Es wurden bewusst
Redundanzen eingefügt, um die Auffindbarkeit der Information aus verschiedenen Kontexten heraus
zu verbessern. Die Kundeninformation ist vor allem als Nachschlagewerk für Sonderfälle in der Arbeit
mit ELStAM gedacht.
Kapitel 2 stellt grundlegende Abläufe im ELStAM Verfahren dar.
Kapitel 3 geht das Thema ELStAM aus Sicht der Geschäftsvorfälle der Personalabteilung an.
Kapitel 4 zeigt Lösungen und Erklärungen für Fehlersituationen auf.
Kapitel 5 vermittelt fallorientiert Hilfe zur Selbsthilfe.
Kapitel 6 enthält weiterführende technische Erläuterungen für Systemberater.

         In einigen Kapiteln finden Sie zu Beginn des Kapitels eine Zusammenfassung. Diese ist mit
         einem Rahmen und dem Summensymbol und vom restlichen Text abgesetzt.

Anmerkung: Viele Aussagen wurden aus Informationsschriften der Finanzbehörden sowie aus SAP-
Hinweisen, -Folien, -Dokumentationen und -Hilfetexten zusammengestellt. Dabei wird auf Grund der
Vielzahl der Zitate und Teilzitate nicht immer exakt die Quelle angegeben. Gelegentlich wurden
Originaltexte dem umgebenden Textfluss angepasst und technische Formulierungen so verändert,
dass sie für die Zielgruppe verständlicher sind. Zitate und dem Originaltext sehr ähnliche Teststellen
werden durch eine graue Schriftfarbe vom restlichen Text abgehoben.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass angesichts der Fülle des Materials etliche Aussagen ungeprüft
übernommen werden mussten. Es wurden die üblichsten Geschäftsvorfälle berücksichtigt. Immer
wieder wird es aber Spezialfälle geben, für die uns noch keine Praxiserfahrungen vorliegen und für
die auch keine Handlungsanleitung der SAP zitiert werden kann. Wenn Sie ein Thema hier vermissen,
teilen Sie uns das bitte mit.
Wir bitten um Verständnis, dass die Information in Zukunft Überarbeitungen erfahren kann. In
diesem Fall wird ein Update in einer neuen Version erfolgen.
Insbesondere ändert sich mit ELStAM-Releases auf Seiten der Clearingstelle sowie mit Hinweisen
bzw. Support Packages auf SAP-Seite das Systemverhalten, so dass hier angegebene
Vorgehensweisen möglicherweise nicht mehr funktionieren.
Wenn Sie auf Aussagen treffen, die Sie als unvollständig oder unzutreffend empfinden oder wenn Sie
auf Konstellationen treffen, die hier nicht beschrieben sind, benachrichtigen Sie uns bitte.

Alle Informationen wurden nach bestem Wissen und Gewissen zusammengestellt, müssen jedoch
ohne Gewähr bleiben. Diese Informationsschrift ersetzt nicht die individuelle juristische Beratung.

14
Kundeninformation „ELStAM im laufenden Betrieb“
Inhalt

Versionsinformation:

Version 1          14.1.2014                                     Version 9a   20.4.2015
Version 2          26.2.2014                                     Version 10   2.9.2015
Version 3          23.4.2014                                     Version 11   24.2.2016
Version 4          7.5.2014                                      Version 12   19.8.2016
Version 5          12.06.2014                                    Version 13   24.11.2016
Version 6          18.9.2014                                     Version 14   23.1.2017
Version 7          12.11.2014                                    Version 15   12.5.2017
Version 8          9.2.2015                                      Version 16   26.11.2017
Version 9          14.4.2015                                     Version 17   10.5.2019

 Version       Was geändert                                                                     Wo
 17            Hinweis 2681537 ELStAM: Ab- und Anmeldung bei Vergabe neuer                      2.3.1
               Identifikationsnummer berücksichtigt
 17            Hinweis 2579717 ELStAM: Korrekturen und Verbesserungen 09/2017                   2.3.2.2
               berücksichtigt
                                                                                                2.3.3.1
                                                                                                4.4.3.2
                                                                                                5.3.2
 17            Hinweis 2594115 ELStAM: Anpassung für das                                        2.3.3.1
               Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG) berücksichtigt
                                                                                                4.4.3.17
 17            Hinweis 2551395 ELStAM: Anpassungen ELStAM Information - Letzte                  2.5.1
               Meldung (2) berücksichtigt
 17            Neue Version 3.1 der Informationsschrift der Finanzverwaltung mit dem            3.6.2.1
               Titel "ELStAM - Leitfaden zu Aktenabgaben und zum Steuernummern-
                                                                                                3.6.3.3
               wechsel im Verfahren ELStAM" berücksichtigt
               Neues Kapitel Verlängerung des ELSTER-Zertifikats eingefügt.                     3.6.3.6
                                                                                                4.2.2.2
                                                                                                4.2.2.6
 17            Neue Version 4.0 der Informationsschrift der Finanzverwaltung „ELStAM            3.7.5
               Hinweise zur Auslieferung der ELStAM zum Jahreswechsel“ im neuen
               Kapitel Erläuterung der Finanzverwaltung zur Auslieferung der ELStAM
               zum Jahreswechsel zitiert
 17            Berücksichtigung eines Praxisfalls im Kapitel 551005003 Der                      4.2.1.8
               Datenübermittler ist als nicht lebend gemeldet
 17            Hinweis 2582703 ELStAM: Aktualisieren von Steuerdaten bei                        4.2.3.5
               Verfahrenshinweis 552020103 und 552020102 berücksichtigt
                                                                                                4.2.3.6
 17            Berücksichtigung eines neuen Praxisfalls im Kapitel AGSTNR ... nicht im          4.4.2.5
               System vorhanden. Vorhandene Zuordnung AGSTNR ...
 17            Ergänzung einer weiteren möglichen Ursache in Kapitel Kein Eintrag in            4.4.2.7
               P01E2_TRANS_ST mit NDTIC vorhanden

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©abresa GmbH                                      Version: 17, 10.05.2019                  Angela Spietschka
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