Kurzarbeit ab 1. April 2020 Formular-Ausfüllbeispiel
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Kurzarbeit ab 1. April 2020 Formular-Ausfüllbeispiel aktualisiertes ZVDH-Infoblatt – Stand Mai 2020 Laut Bundesarbeitsministerium sind in Deutschland während der Coronavirus-Pandemie mehr Arbeitnehmer betroffen als in der Finanz- und Wirtschaftskrise im Jahr 2009. Damals hatte es in der Spitze fast 1,5 Millionen Kurzarbeiter gegeben. Kurzarbeitergeld kann eine Möglichkeit für Betriebe sein, die Folgen der Krise abzumildern. Mit diesem Infoblatt soll Dachdeckerbetrieben eine Hilfe an die Hand gegeben werden, wie die notwendigen Formulare der Agentur für Arbeit auszufüllen sind. Relevant sind insgesamt 3 Formulare: • Anzeige über Arbeitsausfall (Formular Kug 101), • Kurz-Antrag auf Kurzarbeitergeld (Kug) und pauschalierte Erstattung der Sozialversiche- rungsbeiträge für die Geltungsdauer der Kurzarbeitergeld-VO (Formular Kug 107), • Kug-Abrechnungsliste/Pauschalierte SV-Erstattung – Anlage zum Leistungsantrag (Formu- lar Kug 108). Welche Voraussetzungen für den Bezug von Kurzarbeitergeld gelten und wie dieser inner- halb welcher Fristen rechtssicher eingeführt wird, ist dem aktualisierten ZVDH-Infoblatt „Kurzarbeit bei Arbeitsausfall durch die Coronavirus-Pandemie - Stand Mai 2020“ zu ent- nehmen. Das Wichtigste in Kürze: Kann der Arbeitgeber bei Arbeitsausfall aufgrund von Folgen der Coronavirus-Krise Kug ohne Erstanzeige beantragen, analog zu Saison-Kug? Nein. Bei Kug muss für die Kurzarbeit zuvor bei der zuständigen Agentur für Arbeit einmalig eine Anzeige über Arbeitsausfall eingereicht werden. Diese prüft dann, ob die Voraussetzun- gen für die Leistung erfüllt sind und gibt einen entsprechenden Bescheid. Hinweis: Bei im laufenden Jahr erstmaliger Nutzung von Kurzarbeitergeld ist eine Erstanzeige über Arbeitsausfall erforderlich. Welche Regelungen gelten beim Kug nach der Schlechtwetterzeit ab 1. April 2020? Die Anzeige über Arbeitsausfall (Formular Kug 101) ist schriftlich spätestens im 1. Kalender- monat mit Kug unter Vorlage entsprechender Unterlagen (z.B. Einführungsvereinbarung) bei der örtlichen Agentur für Arbeit einzureichen. Ein Fax oder eine per E-Mail übersandte An- zeige (mit eingescannten Unterschriften) reicht dabei aus. Die Erstattung der vom Arbeitge- ber vorgelegten Leistungen erfolgt über den Kurz-Antrag auf Kurzarbeitergeld – für die Gel- tungsdauer der Kug-VO (Formular Kug 107) und die Abrechnungsliste Kurzarbeitergeld (For- mular Kug 108). Diese Anträge sind monatlich einzureichen. Die Vordrucke können im Internet unter www.arbeitsagentur.de >> Unternehmen >> Finan- zielle Hilfen und Unterstützung // Themengebiet Kurzarbeitergeld (innerhalb der Kachel!) >> Downloads abgerufen werden. Der Betrieb kann Kug auch über ein elektronisches Verfahren
bei der Agentur für Arbeit anzeigen und beantragen. Näheres hierzu unter www.arbeitsagentur.de >> eServices (in der Kopfzeile!) >> Unternehmen >> Kurzarbeitergeld beantragen. Bis wann muss der Leistungsantrag bei der Agentur für Arbeit vorliegen/Welche Aus- schlussfristen sind zu beachten? Der Antrag sollte bis zum 15. des Folgemonats bei der Agentur für Arbeit vorliegen, damit schnellstmöglich die bereits ausgezahlten Leistungen erstattet werden. Dringend zu beach- ten ist die gesetzliche Ausschlussfrist von 3 Kalendermonaten nach Ablauf des Abrech- nungsmonats. Formular Kug 101 Das Formular Kug 101 mit exemplarisch ausgefüllten Feldern liegt bereits vor. Formulare Kug 107 und Kug 108 Die Formulare Kug 107 und Kug 108 können frühestens nach Ablauf des 1. Kalendermonats und somit ab Mai 2020 vom Betrieb eingereicht werden. Die Bundesagentur für Arbeit hat die Formulare an die von der Bundesregierung erleichterten neuen Bedingungen angepasst: Beruht der Arbeitsausfall ausschließlich auf einem Ereignis, das durch den Coronavirus aus- gelöst wurde, darf der „Kurz-Antrag auf Kurzarbeitergeld – für die Geltungsdauer der Kug- VO“ (Formular Kug 107 - 03.2020) verwendet werden. Zudem ist die „Abrechnungsliste Kurzarbeitergeld“ (Formular Kug 108 - 03-2020) einzureichen. In der Regel werden die zwei Formulare über das Lohnabrechnungsprogramm generiert. Ausfüllhilfe für einen Musterbetrieb Den auszufüllenden Formularen liegen folgende Daten eines Dachdeckerbetriebs mit Stand 1. April 2020 zugrunde: • Der Betrieb deckt den kompletten Bereich Dach-, Wand- und Abdichtungstechnik ab und erbringt diese Leistungen für alle Kundengruppen (private, gewerbliche und öffentliche Auftraggeber). • Der Betrieb beschäftigt 10 Personen: o 6 gewerbliche Arbeitnehmer; von diesen hat einer selbst zum 30. April 2020 gekündigt, o 1 Büroangestellte als Halbtagskraft mit 20 Arbeitsstunden pro Woche, o 1 Auszubildender, o 1 Altersrentner als Lagerist als Minijob, o 1 Reinigungskraft als Minijob. Die persönlichen Voraussetzungen für den Bezug von Kug erfüllen nur 5 der 6 gewerbli- chen Beschäftigten und die Bürokraft. • Sämtliche Urlaubsansprüche aller Mitarbeiter sind für das Jahr 2020 verplant. • Zeitkonten werden tarifvertragsgemäß geführt (Arbeitszeitflexibilisierung). • Der Betrieb rechnet damit, dass er im Abrechnungsmonat April den gesamten Betrieb für 2 Wochen in Kurzarbeit schicken muss. Des Weiteren geht er davon aus, dass sich die Corona-Krise noch bis in den Spätherbst 2020 auf den Betrieb auswirken wird. Kurzarbeit ab 1. April 2020 – Formular-Ausfüllbeispiel Seite 2 von 5
• Die durchschnittlichen monatlichen Umsatzerlöse betragen bei Vollauslastung ca. 60.000 €. • Es bestehen keine arbeitsvertraglichen Regelungen zur Einführung von Kurzarbeit. • Es existiert keine Betriebsvertretung in Forma eines Betriebsrats. Mit Stand 1. Mai hatten sich rückblickend auf den Monat April folgende abrechnungsrele- vanten Tatbestände ereignet: • 3 gewerbliche Arbeitnehmer waren ab Montag, den 20. April 2020 wegen Auftragsmangel von Kurzarbeit betroffen (Hinweis: angezeigt worden war der Arbeitsausfall im März für 6 Arbeitnehmer). Keiner der 3 Arbeitnehmer hatte noch Gutstunden auf seinem Arbeits- zeitkonto. Der gekündigte Arbeitnehmer gehört nicht zu der Gruppe dieser 3 Arbeitneh- mer: • Vorarbeiter Thomas Alt mit Tarifstundenlohn 21,99 €, Steuerklasse 3, 1,0 Kinderfreibeträ- ge • Dachdeckergeselle Karl Müller mit Tarifstundenlohn 19,12 €, Steuerklasse 4, 0,5 Kinder- freibeträge • Dachdeckerhelfer Paul Neu mit Stundenlohn 15,30 €, Steuerklasse 1, 0,0 Kinderfreibetrag • Die 3 Arbeitnehmer hatten zuvor im Abrechnungsmonat April 11 Arbeitstage à 7,5 Stun- den geleistet und 2 Feiertage à 7,5 Stunden vergütet bekommen. • Unter Beachtung der Arbeitszeitflexibilisierung (§ 4 Zi. 3.2 RTVG) ergeben sich folgende Kug-Stunden: 162 Stunden Regelarbeitszeit ./. 82,5 Stunden geleistet ./. 15 Stunden Feier- tag = 64,5 Kug-Stunden. Da insgesamt 193,5 Stunden mit Kug anfallen, wurde die Min- destanforderung von 10 % Entgeltminderung erfüllt (siehe auch aktualisiertes ZVDH- Infoblatt „Arbeitsrechtliche und bauvertragliche Folgen durch Coronavirus-Erkrankungen - Stand April 2020“). Anmerkungen zu einzelnen Eintragungen im Formular Kug 108 • Spalte 1: Im Beispielfall werden dort keine Eintragungen gemacht, da es sich nicht um einen Korrekturantrag handelt. • Spalte 2: Hier sind ausschließlich Arbeitnehmer zu erfassen, die die persönlichen Voraus- setzungen für den Bezug von Kurzarbeitergeld erfüllen. Fallen für einzelne Arbeitnehmer Zeiten mit Quarantäne mit Kug-Zeiten zusammen, so ist dies mit einem Q vor dem Namen zu kennzeichnen. Die Felder „Faktor“ sind nur dann auszufüllen, wenn der Arbeitnehmer am steuerrechtlichen Faktorverfahren bei Steuerklasse 4 teilnimmt (siehe Lohnsteuer- Abzugsmerkmale). • Spalte 3: Bei Arbeitnehmern mit Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, die vor Beginn des Abrechnungsmonats erkrankten, richtet sich der Anspruch auf Kranken- geld in Höhe des Kug gegen die für den Arbeitnehmer zuständige Krankenkasse. Dies gilt jedoch nur, wenn im Vormonat im gesamten Betrieb kein Kug beantragt worden ist. Das Krankengeld-Kug ist vom Arbeitgeber zu berechnen und auszuzahlen. In diesem Fall darf der betreffende Arbeitnehmer nicht im Vordruck aufgelistet werden. Die Erstattung ist bei der zuständigen Krankenkasse zu beantragen. Fällt der Beginn der Krankheit eines Ar- beitnehmers in einen Monat mit Kug, so wird an Tagen, an denen Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall zu leisten wäre, aber im Betrieb Kurzarbeit gemacht wird, die Entgeltfort- zahlung durch die Zahlung von Kug aufgehoben. Fallen im gleichen Abrechnungsmonat sowohl Kug als auch Krankengeld-Kug an, so sind die jeweiligen Stunden in Spalte 3 ge- trennt aufzulisten. Stehen in Spalte 3 beide Lohnarten, so muss Spalte 9 zwingend ausge- Kurzarbeit ab 1. April 2020 – Formular-Ausfüllbeispiel Seite 3 von 5
füllt werden. Es ist zu beachten, dass Erstattungsansprüche aus dem Bezug von Kranken-
geld-Kug nicht auf dem Vordruck 108 ausgewiesen werden dürfen.
• Spalte 4: Das Soll-Entgelt ist das Entgelt, das der Arbeitnehmer auf Basis der Tarifstun-
den/Regelarbeitszeit ohne Ausfall erhalten hätte. Dabei bleiben Einmalzahlungen wie zu-
sätzliches Urlaubsgeld und anteiliges 13. Monatseinkommen und steuerfreie Leistungen
wie TZR 01 oder Verpflegungsmehraufwands-Pauschalen bei Auswärtsbeschäftigung ohne
tägliche Rückkehr unberücksichtigt. Beispielrechnung für Arbeitnehmer Thomas Alt (siehe
Musterbetrieb unten) in Zeile 1: 162 Std. Regelarbeitszeit x 21,99 €/Std. Tarifstundenlohn
= 3.562,38 € Soll-Entgelt. Achtung: Ist ein Arbeitnehmer nicht den kompletten Monat be-
schäftigt oder sind in dem betreffenden Monat Stunden/Tage ohne Lohnanspruch enthal-
ten, z.B. Tage mit Bezug von Krankengeld oder Stunden mit unentschuldigtem Fehlen,
dann sind diese Stunden/Tage dennoch sowohl im Soll- als auch im Ist-Entgelt mit dem
jeweiligen Stundenlohn zu erfassen. Grund dafür ist, dass der betroffene Arbeitnehmer
steuerlich nicht günstiger gestellt werden darf, als wenn der komplette Monat betrachtet
würde.
• Spalte 5: Das Ist-Entgelt ist das im Abrechnungsmonat tatsächlich erzielte Entgelt ohne
Einmalzahlungen und steuerfreie Leistungen. Beispielrechnung für Arbeitnehmer Thomas
Alt: 97,5 Std. Tatsächliche Arbeitszeit x 21,99 €/Std. Tarifstundenlohn = 2.144,03 € Ist-
Entgelt.
• Spalte 6: Leistungssatz 1 gilt bei Arbeitnehmern mit einem Kinderfreibetrag >= 0,5. Leis-
tungssatz 2 gilt für alle übrigen Arbeitnehmer.
• Spalten 7 und 8: Die Werte in den Spalten 7 und 8 sind aus der Tabelle zur Berechnung
des Kug abzulesen.
• Spalte 9: Sie ist nur dann auszufüllen, wenn in Spalte 3 beide Lohnarten einen positiven
Wert aufweisen.
• Spalte 10: Der obere Teil enthält das auszuzahlende Kurzarbeitergeld (Spalte 7 ./. Spalte
8). Der untere Teil enthält den Erstattungsbetrag, den der Arbeitgeber für seine geleiste-
ten Zusatzbeiträge zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung abgeführt hat. Die-
ser Zusatzbeitrag führt dazu, dass der betroffene Arbeitnehmer keine größeren Benach-
teiligungen beim späteren Rentenbezug erleidet. Die Bemessungsgrundlage dieser Zu-
satzbeiträge ist das fiktive Entgelt. Dieses beträgt 80 % des Differenzbetrags zwischen
dem Soll- und dem Ist-Entgelt. Neu ist seit 1. April 2020, dass der zusätzliche Arbeitgeber-
beitrag zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung mit einem Pauschalsatz von 37,6 %
des fiktiven Entgelts (siehe oben) ermittelt wird und nicht – wie gewohnt - unter Berück-
sichtigung der individuellen Krankenkassen-Zusatzbeiträge des jeweiligen Arbeitnehmers.
Ergänzende Anmerkungen
In unserem Beispiel wird unterstellt, dass die Feiertage innerhalb der Arbeitsphase liegen.
Sollte ein Feiertag innerhalb der Kurzarbeitsphase liegen, so ist dieser Tag vom Arbeitgeber
zu vergüten, allerdings nur in Höhe des Kurzarbeitergelds. Hierfür gibt es keine Erstattung
von der Agentur für Arbeit.
In unserem Beispiel wird unterstellt, dass kein Arbeitnehmer in behördlich angeordneter
Quarantäne verweilt. Kommt es zu dem Fall, dass ein Mitarbeiter, der sich in Quarantäne
befindet, im Betrieb in Kurzarbeit geschickt würde, so bemisst sich die Höhe der Entschädi-
gung für die Quarantäne-Tage nach dem Kurzarbeitergeld. Diese Leistung wird auch von der
Agentur für Arbeit erstattet, die sich dann den Betrag von der zuständigen Behörde zurück-
holt. Deshalb muss in einem solchen Fall in Spalte 2 des Formulars 108 der Buchstabe „Q“
vor dem Namen des Mitarbeiters vermerkt werden.
Kurzarbeit ab 1. April 2020 – Formular-Ausfüllbeispiel Seite 4 von 5Der Musterbetrieb führt Arbeitszeitkonten (Arbeitszeitflexibilisierung nach § 4 Abs. 3 RTVG). Handelt es sich bei dem Kug beantragenden Unternehmen um einen Betrieb, der nach tarif- lichen Stunden abrechnet (§ 4 Abs. 1 RTVG), so muss dieser bei anfallenden Überstundenzu- schläge das Ist-Entgelt entsprechend erhöhen. Das Soll-Entgelt bleibt unberührt. Damit kür- zen Überstunden im Abrechnungsmonat auch den Anspruch auf Kug. Der Hinzuverdienst aus einer vom Arbeitgeber genehmigten Nebenbeschäftigung, die wäh- rend des Bezugs von Kug aufgenommen wurde, wird nicht in das Ist-Entgelt aufgenommen, solange das Kurzarbeitergeld und das Einkommen aus der Nebenbeschäftigung geringer sind als der sonst erhaltene Bruttolohn. Zusammenstellung: ZVDH/Fi Stand: 07.05.2020 Kurzarbeit ab 1. April 2020 – Formular-Ausfüllbeispiel Seite 5 von 5
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