Leistungsbeschreibung - Stiftung Zukunft Berlin
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Leistungsbeschreibung
Auftragsumfang
Der Auftragnehmer erbringt die Leistungen und liefert die Ergebnisse wie im Folgenden
dargestellt:
1. Plattform-Entwicklung
1.1. Entwicklung und Evaluation eines Prototyps
Im Entwicklungsprozess wird schrittweise ein Prototyp entworfen. Angepasst an das
Entwicklungsstadium wird der Prototyp von einem Lo-Fi zu einem High-Fi Prototypen und
schließlich zur eigentlichen Plattform ausgebaut. Zentraler Zweck des Prototyps ist die
Kommunikation von Funktionen und Design der Plattform an Dritte – zum einen um
Nutzer:innen-Tests durchzuführen und zum anderen, um den Fortschritt des
Entwicklungsprozesses mit der Auftraggeberin abzustimmen. Die Evaluation jedes Stadiums des
Prototyps wird zur iterativen Verbesserung des Produktes genutzt.
1.2. Erstellung und Evaluation der Plattform
Am Ende des re-iterativen Verbesserungszyklus des Prototyps besteht das finale Produkt als
web-basierte Plattform, die responsive auf Endgeräten jeder Größe – insbesondere auch mobilen
Endgeräten wie Smartphones – flüssige Interaktionen mit allen Funktionen ermöglicht. Bei der
Implementation kann zum Zwecke der Kosteneinsparung von einer White-Label bzw. CMS-
Lösung Gebrauch gemacht werden, insofern dadurch bei den anderen Leistungen des Auftrages
(insbesondere der Nutzer:innen-zentrierten Gestaltung) keine Einbußen entstehen. Bei der Art
des CMS ist darauf zu achten, nutzer:innenfreundliche Varianten wie WordPress oder
gleichwertige zu bevorzugen, die auch nach Auftragsabschluss weiterhin seitens der
Auftraggeberin bedient werden können. Des Weiteren wird in Absprache mit der Auftraggeberin
das sog. Hosting der Website auf einem geeigneten Server umgesetzt.
2. Zielgruppen- und Bedarfsanalyse
Alleinstellungsmerkmal sowie Leitbild der Zielgruppenbestimmung von Initiativen,
Gruppierungen, Organisationen und Körperschaften und dessen Themen ist eine klare Europa-
Ausrichtung, mit Aktivitäten für Europe Bottom-Up, die Europa formieren. Mit dem Europe
Bottom-Up-Ansatz sind lokale Initiativen zum Gelingen des europäischen Projekts gemeint, die
Leistungen erbringen und Europa mitgestalten, wobei keine Ansätze von direkter Demokratie
gemeint sind.
Erstellung einer digitalen Plattform, Vergabenummer 21-001-SZBFür die Plattform werden zwei Zielgruppen definiert:
1. Eine innere Zielgruppe derer, die auf der Plattform vertreten sein werden:
• Arbeitsgruppen, die im Sinne des Europe Bottom Up Ansatzes auf ein inhaltliches
Thema mit Europa-Fokus ausgerichtet sind;
• gesellschaftliche Gruppierungen, Organisationen und Initiativen mit erkennbarer
europäischer Zielsetzung;
• Öffentliche Körperschaften (Städte und Regionen), die sich umfassend oder mit
konkreten Projekten dem Europe Bottom-Up-Ansatz verschreiben.
2. Eine äußere Zielgruppe an interessierten europäischen Bürger:innen, denen als
Besucher:innen auf der Plattform Informationen zum Gedanken Europe Bottom Up
dargeboten werden.
Eine umfassende Liste von bestehenden Arbeitsgruppen, Organisationen und öffentlichen
Körperschaften erhält der Auftragnehmer zu Projektbeginn von der Auftraggeberin.
Die Zielgruppen werden vom Auftragnehmer analysiert. Diese Analyse ist notwendiger
Bestandteil der Agenturarbeit als Vorbereitung auf die weiteren Schritte. Ziel der Analyse ist, die
funktionalen Bedürfnisse der Zielgruppen an die Plattform zu ermitteln bzw. zu validieren.
Jegliche inhaltliche Arbeit liegt in den Händen der Auftraggeberin, die Bestandteile der Analyse
sind demnach nicht inhaltlicher Natur. Dabei werden die Ziele der Plattform validiert bzw.
falsifiziert, um folgende Fragen zu beantworten:
• Was ist der Mehrwert für die Organisation, für die Arbeitsgruppe, für die außenstehende Einzelperson?
• Was ist das Ziel der Darstellung nach außen, was ist das Ziel der Arbeit im Innern?
Des Weiteren werden Personas der prototypischen Nutzer:innen erstellt, um eine Grundlage für
die spätere Kommunikationsstrategie und der UX (User Experience, dt. Nutzererfahrung) zu
schaffen. Dazu dient die Klärung folgender Fragen:
• Wie hebt sich unsere Plattform von digitalen Plattformen ab, die ähnliche Ziele umsetzen?
• Welche Bedürfnisse potentieller Nutzer:innen sind unterversorgt und mit welchem Leistungsversprechen
können wir diese befriedigen?
3. Die Gestaltung der Nutzer:innenerfahrung
Aufbauend auf der Zielgruppenanalyse wird im gesamten Entwicklungsprozess ein Nutzer:innen-
zentriertes Design verfolgt werden, welches einen motivierenden, intuitiven, niedrigschwelligen
und inklusiven Zugang zu und Umgang mit der Plattform ermöglicht. Dadurch soll zu jeder Zeit
verhindert werden, dass durch komplizierte, unübersichtliche oder frustrierende Nutzungsaspekte
potentielle Nutzer:innen verloren werden. Zur Visualisierung der Nutzer:innen-Anforderungen
sollen vor allem in den frühen Entwicklungsstadien User Journeys eingesetzt werden.
4. Entwicklung einer Kommunikationsstrategie und Markenidentität
4.1. Entwicklung einer Kommunikationsstrategie und -kampagne
Es wird eine Kommunikationsstrategie und -kampagne entwickelt und in Zusammenarbeit
mit der Auftraggeberin durchgeführt. Dabei kann die Auftraggeberin sowohl mit eigenen
Erstellung einer digitalen Plattform, Vergabenummer 21-001-SZBKontakten unterstützen, als auch über eigene Kanäle die Reichweite der Kampagne
vergrößern. Die Konzeption der Kampagne liegt in Händen des Auftragnehmers.
Ziel ist, zielgruppenspezifisch Werbung für die Plattform zu machen. Als Medien hierfür wird
ein möglichst breites Spektrum von sozialen Netzwerken, analogen und digitalen
Werbeformen genutzt. Außerdem wird für die Website eine Suchmaschinenoptimierung
(SEO) durchgeführt, damit sie über Schlüsselbegriffe leicht zu finden ist.
4.2. Entwicklung einer einheitlichen und erkennbaren Markenidentität (Brand
Identity)
Im Zuge des Gestaltungs-Prozesses wird eine einheitliche Markenidentität entwickelt. Zentraler
Bestandteil sind ein Logo, gut lesbare Schriftart und ein Farbschema, welche der Plattform
sowohl einen hohen Wiedererkennungswert als auch eine einfache Nutzbarkeit verleihen. Das
Design richtet sich nach der Zielgruppe. Im Fokus hierbei steht die Optimierung für die digitale
Präsentation. Schriftart und Farbschema werden für die analoge Präsentation (Werbe- und
Informationsmaterial) angepasst.
5. Iterative Evaluation und Verbesserung der Plattform
Nach erfolgreicher Veröffentlichung der Plattform werden zwei Testphasen durchgeführt, in der
stufenweise mehr Nutzer:innen zur Plattform befragt werden und wiederum durch iterative
Evaluation und User-Tests letzte Mängel der Plattform behoben werden können. Somit endet die
Zusammenarbeit zwischen Auftragnehmer und Auftraggeberin nicht mit der Veröffentlichung
der Plattform, sondern wird bis zum Ende des Projektzeitraumes am 31.12.2022 durch
Betreuung und Weiterentwicklung der Plattform fortgesetzt.
Liefermaterial
Der Kern des Liefermateriales besteht aus einer Plattform in Form einer Website, auf der sich
Nutzer:innen präsentieren, austauschen und zusammenarbeiten können. Alle weiteren
Arbeitspakete wie Zielgruppenanalyse, Brand Identity und Marketingkampagne dienen der
Umsetzung und Bewerbung dieser Website.
1. Funktionen
Die Website hat folgende Funktionen:
• Prägnante, informative und einladende Startseite
o Beschreibung der Idee
o Die aktuellsten Neuigkeiten aus den Profilseiten der einzelnen Akteur:innen
werden automatisch auf der Startseite zusammengefasst
• Interaktive Karte: hier werden die verschiedenen Akteur:innen der Plattform mit ihrer
geographischen Lokalisation dargestellt. Durch Auswählen der jeweiligen Markierung
werden weiterführende Informationen und ein Link zum entsprechenden Profil
angezeigt.
• Profilseiten von Organisationen, Arbeitsgruppen und öffentlichen Körperschaften mit
Logo, Beschreibung, Aktuellem/Neuigkeiten, Arbeitsexpertise (Suche-Biete Angebote),
Chatfunktion (im Login-Bereich). Die Profilseiten werden seitens der Nutzer:innen
Erstellung einer digitalen Plattform, Vergabenummer 21-001-SZBselbständig bearbeitet und mit Inhalt befüllt. (Einzelpersonen besitzen auch einfache
Profile, welche aber nicht öffentlich sichtbar sind)
• Übersichtsseite über die Organisationen, Arbeitsgruppen und öffentlichen
Körperschaften. Suchfunktion und Möglichkeit der Sortierung nach thematischen,
geographischen und methodischen Kriterien. (siehe Punkt 2: inhaltliche Gliederung)
• Übersichtsseite über die einzelnen Themengebiete mit der Option sich Organisationen,
Arbeitsgruppen und öffentliche Körperschaften anzeigen zu lassen, die in diesen
Themenbereichen arbeiten.
• Forum (Öffentlich, aber Interaktion nur im Login-Bereich) mit Möglichkeit der
thematischen Sortierung und Suchfeld
• Co-Working Space (nur im Login-Bereich)
o Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten
o Teilen von Dateien
• Kalender (nur im Login-Bereich)
• Chat (nur im Login-Bereich)
• Passportfunktion (siehe Punkt 3)
• Kontaktformular
• FAQ/Support
• Meldefunktion von anstößigem Inhalt in Forum/Chat/Profilen
2. Gliederung
Die strukturelle Gliederung unterteilt die Akteur:innen der Website in drei Bereiche:
▪ Organisationen: Organisationen bzw. Institutionen sind eingetragene Vereine oder
formelle Gruppierungen, die sich Europe Bottom Up verschrieben haben.
▪ Arbeitsgruppen: Arbeitsgruppen finden sich auf der Plattform zu definierten
Themenschwerpunkten zusammen und arbeiten inhaltlich gezielt an Projekten. Eine
Organisation bzw. eine Stadt kann bspw. Teil einer Arbeitsgruppe sein.
▪ Öffentliche Körperschaften wie Städte und Regionen: Öffentliche Körperschaften
wie Städte und Regionen sind als digitale Repräsentanten auf der Plattform vertreten.
Jedes Profil ist klar nach außen sichtbar zu einem der drei Bereiche zugeordnet. Eine farbliche
oder schematische Abgrenzung zueinander unterstützt diese Zuordnung. Im Login-Bereich
haben Akteur:innen aller drei Bereiche die gleichen Funktionen (s.u. Abschnitt „Funktionen“).
Jede Organisation, Arbeitsgruppe oder öffentlichen Körperschaft hat Mitglieder, welche ein
eigenes einfaches Profil besitzen. Diese Zuordnung und Profile sind allerdings nach außen hin
nicht sichtbar, sondern dienen lediglich der Vergabe von Logindaten sowie der nachvollziehbaren
Arbeit im Coworking-Bereich.
Die Bereiche können von Nutzer:innen nicht selbstständig erstellt werden. Bei Einführung der
Website wird es bereits einige Organisationen, Arbeitsgruppen und öffentliche Körperschaften
geben, die dann im Laufe der Zeit erweitert werden. Damit sich einzelne Nutzer:innen bei einer
dieser Strukturen anmelden können, wird ein Kontaktformular zur Registrierung auf der Website
bereitgestellt, welches der Verwaltung der jeweiligen Organisation, Arbeitsgruppe oder
öffentlichen Körperschaft unterliegt. Kontaktanfragen werden direkt an entsprechende
Gruppierung gesendet, welche die Anfrage dann weiterbearbeitet.
Als Besucher:innen werden Einzelpersonen bezeichnet, die keinen Zugang zu den internen
Bereichen der Plattform haben und weder zu einer Arbeitsgruppe, einer Organisation oder einer
Erstellung einer digitalen Plattform, Vergabenummer 21-001-SZBöffentlichen Körperschaft gehören. Besucher:innen können die öffentlichen Bereiche der
Plattform (z.B. Startseite, Themen/Arbeitsgebiete, Profile der Initiativen, Gruppierungen,
Organisationen oder Körperschaften) einsehen. Sie können nicht die Co-Working Spaces,
Kalender, Chat-Funktion nutzen. Sie sind keine Akteur:innen auf der Plattform und benötigen
für die Nutzung der internen Strukturen eine Zulassung eines bestehenden Akteurs/einer
bestehenden Akteurin.
Registrierung: Neue Organisationen und Gruppierungen können der Plattform beitreten, indem
sie sich über ein Kontaktformular mit einem Text, ihrer Motivation und eventuellen Referenzen
bewerben. Die Administratoren der Stiftung Zukunft Berlin können die Bewerbung annehmen
oder ablehnen. Bei erfolgreicher Bewerbung können sich die Organisationen ein eigenes Profil
anlegen und die Funktionen der Onlineplattform kostenlos nutzen.
Die inhaltliche Gliederung der Website wird durch die verschiedenen Themenbereiche
dargestellt, mit denen sich die Organisationen, Arbeitsgruppen und öffentlichen Körperschaften
identifizieren. Eine Übersicht über die verschiedenen Themen soll sowohl eine inhaltliche
Einführung in das Thema, als auch einen Überblick über alle Akteur:innen geben, die daran
arbeiten.
3. Passport
Der „Europe Bottom Up Passport” (Arbeitstitel) wird als weiteres Kommunikationsmittel und
Zugehörigkeitsdokument genutzt werden. Es ist für diejenigen, die sich in ihrer Aktivität für
Europa auf der Plattform versammeln. Darüber hinaus schafft der Passport ein
Zugehörigkeitsgefühl und stellt zusätzlich ein Alleinstellungsmerkmal gegenüber anderen
Plattformen dar.
Der virtuelle Passport wird im Gesamtdesign der Plattform integriert und kann auf Profilen von
den einzelnen Organisationen, Initiativen und Arbeitsgruppen eingeblendet werden. Wenn man
den virtuellen Passport einer Organisation öffnet, befinden sich dort deren Leitsätze und
Verpflichtungen zu Europa.
Das Design und die Implementierung dieses Passports gehört zu den Aufgaben der
Auftragnehmerin. Im Zuge dessen soll auf der Website Raum für die Erklärung und Verbreitung
dieser Idee geschaffen werden.
4. Sprache
Die primären Sprachen der Website sind Deutsch und Englisch. Rumänisch und Französisch
folgen. Auf Barrierefreiheit speziell für Menschen mit eingeschränktem Sehvermögen ist dabei
ebenfalls zu achten. Im Zuge dessen werden kontrastreiche Schriften verwendet und Bilder mit
Alternativtexten versehen.
5. Content
Alle beschreibenden Texte werden seitens der Auftraggeberin bereitgestellt. Dies umfasst den
Text für die Startseite, die Themenseiten und die Strukturen, die anfangs auf der Website
vertreten sind.
Erstellung einer digitalen Plattform, Vergabenummer 21-001-SZB6. Datenschutz
Bei allen Funktionen der Plattform - insbesondere denen des Co-Working-Bereichs - ist auf die
Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu achten
Zeitplan
Als Richtlinie für die termingetreue Umsetzung der Plattform dient der nachstehende Zeitplan.
Projektphase START ENDE AKTIVITÄT
Projektphase 1 30.08.2021 27.09.2021 Erstellung des Prototyps
Projektphase 2 27.09.2021 25.10.2021 Zielgruppen- und Bedarfsanalyse
Projektphase 3 25.10.2021 22.11.2021 Brand-Identity: Logo, Schriftart, Farbschema
Website im Grundgerüst: Startseite; Themenseiten; Profilseiten; Übersicht über
Projektphase 4 22.11.2021 20.12.2021
Akteur:innen
Weitere Funktionen: Karte; Forum; Kalender; Chat; FAQ/Supportseite;
Projektphase 5 20.12.2021 17.01.2022 Meldefunktion; Kontaktformular; Co-Working-Bereich; Passportfunktion;
Feinschliff
Projektphase 6 17.01.2022 26.02.2022 Fertige Plattform, nutzbar mit allen Funktionen und öffentlich zugänglich
Projektphase 7 03.01.2022 28.02.2022 Evaluationsphase I
Projektphase 8 02.05.2022 27.06.2022 Evaluationsphase II
Projektphase 9 27.06.2022 31.12.2022 Weiterentwicklung, Betreuung und Pflege der Plattform
Das Projekt wird in agiler Arbeitsweise durchgeführt. Alle Arbeitszyklen im Zeitplan verfolgen
ein bestimmtes Ziel. Diese Ziele werden unmittelbar mit der Auftraggeberin evaluiert, wodurch
auf unvorhersehbare Änderungen schnell reagiert werden kann.
Es ist zu beachten, dass die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie und -kampagne nicht
als eigenständige Projektphase im Zeitplan abgebildet ist. Sie erfolgt parallel über mehrere
Projektphasen hinweg.
Erstellung einer digitalen Plattform, Vergabenummer 21-001-SZBWeiteres
• Der Bewerber teilt dem Auftraggeber eine:n Hauptverantwortliche:n mit, der für das
gesamte Vorhaben verantwortlich und entscheidungsbefugt ist. Eine Änderung dieser
Person wird mit der Auftragnehmerin abgestimmt
• Hauptansprechpartner seitens der Auftraggeberin ist Stefan Richter.
• Als Verfahrensart der Ausschreibung gilt die Verhandlungsvergabe mit
Teilnahmewettbewerb
• Alle Teilnahmeanträge müssen bis zum 24. Juni 2021 um 18 Uhr per E-Mail an
info@stiftungzukunftberlin.eu oder online im Vergabeportal eingegangen sein
• Rückfragen können somit bis zum 24. Juni 2021 gestellt werden
• Bis zum 16. Juli 2021 findet die Verhandlungsphase statt
• Die abschließenden Angebote müssen bis zum 13. August 2021 eingereicht werden
• Der Zuschlag wird bis zum 27. August 2021 erteilt
Erstellung einer digitalen Plattform, Vergabenummer 21-001-SZBSie können auch lesen
