Leitfaden zum Abschluss von Lizenzverträ gen mit subito
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Leitfaden zum Abschluss von Lizenzverträ gen mit subito herausgegeben von der Rechtsabteilung des Bö rsenvereins des Deutschen Buchhandels Stand: Februar 2008 1. Was ist eigentlich subito? subito ist der Dokumentlieferdienst der deutschsprachigen wissenschaftlichen Bibliotheken. Ein Verbund groß er deutscher, ö sterreichischer und schweizerischer Bibliotheken, der sich in Form des subito e.V. organisiert hat, bietet über die Website www.subito-doc.de den Versand von Dokumenten aus dem Bestand dieser Bibliotheken an. Der Besteller kann dabei aus Katalogen von mehreren Millionen Büchern und Zeitschriften online einzelne Aufsätze bestellen oder Bücher ausleihen. Die bestellten Aufsatzkopien werden in einer der Bibliotheken gescannt und dem Besteller gegen Gebühr nach Wahl per Post, Fax, e-Mail oder über ähnliche Versandwege (Internet-Download, FTP aktiv) übersandt. 2. Was ist die subito-Rahmenvereinbarung? Die subito-Rahmenvereinbarung ist ein Lizenzvertrag, der zwischen einem Verlag und dem subito . Dokumente aus Bibliotheken e.V. abgeschlossen werden soll. In ihm wird geregelt, zu welchen Bedingungen subito urheberrechtlich geschützte Artikel aus Zeitschriften bzw. sonstigen urheberrechtlich geschützten Werken des Verlags elektronisch (in der Regel also per e-Mail) an Endnutzer oder im subito Library Sevice an ö ffentliche Bibliotheken versenden kann. Der ursprünglich nur die nicht- deutschsprachigen Länder umfassende Geltungsbereich der Rahmenvereinbarung wurde Ende 2007 durch den Nachtrag Nr. 1 in teilweise modifizierter Form auf die deutschsprachigen Länder erweitert. Der Text wurde in einer englischen und einer deutschen Fassung verfasst. Beide Versionen sind zu unterzeichnen und auszufüllen, weil beide gleichermaß en bindend sind. Der Vereinbarung beigefügt wird ein sog. Side-Letter, der die Mitgliedsbibliotheken von subito verpflichtet, die in der Rahmenvereinbarung getroffenen Regelungen einzuhalten. 3. Was sind die wichtigsten Regelungen in subito-Rahmenvereinbarung und Nachtrag Nr. 1? subito bzw. die subito-Lieferbibliotheken erhalten durch die Vertragswerke das Recht, geschützte Artikel aus Zeitschriften bzw. sonstigen urheberrechtlich geschützten Werken des Verlags elektronisch an Endnutzer in der ganzen Welt und im Rahmen des subito Library Service an ö ffentliche Bibliotheken in bestimmten, im Annex 10 aufgeführten Ländern (Europa, Russland und weitere kaukasische Staaten) zu versenden. Die für die Versendung genutzten Kopien müssen dabei – sofern nichts anderes vereinbart wird - von einer gedruckten Originalpublikation stammen. Diese muss Bestandteil der ständigen Sammlung der betreffenden Lieferbibliothek sein. Zwischenkopien, die bei der Vervielfältigung des Artikels entstehen, müssen gelö scht werden. subito darf eine Datenbank der gescannten Artikel weder anlegen noch nutzen. Sofern der Verlag die Verwendung seiner eigenen digitalen Quellen für den Versand gestattet, besteht die Mö glichkeit, mit subito individuell eine Erhö hung der genannten Gebühren zu vereinbaren. FAQs zu subito-Vertrag, 05.02.2008 1
Als Gegenleistung für diese Lizenz regeln die Vertragswerke, dass den Verlagen für jeden einzelnen ihrer
genutzten Artikel eine titelbezogene Lizenzgebühr individuell abgerechnet wird. Hinsichtlich der Hö he der
Lizenzgebühr wird dabei wie folgt unterschieden:
• Wird das Dokument an kommerzielle Nutzer oder an Endnutzer auß erhalb der
deutschsprachigen Länder versendet, legt der Verlag das anfallende Entgelt selbst nach
eigenem Gutdünken fest.
• Im Rahmen des subito Library Service auß erhalb der deutschsprachigen Länder greift im
ersten Vertragsjahr eine (bindend zu vereinbarende) Lizenzgebühr in Hö he von Euro 3,50. Im
zweiten Vertragsjahr erhö ht sich die Offerte auf Euro 4,00; für das dritte Jahr sowie die Zeit
hiernach werden die Verleger und subito e.V. die Hö he dieses Entgelts neu aushandeln.
• Wird das Dokument an akademische Nutzer (also Studenten, Hochschulen oder ö ffentlich-
1
rechtlich organisierte Forschungseinrichtungen sowie Bibliotheken in den deutschsprachigen
Ländern) versendet, sind folgende Obergrenzen der Lizenzgebühr bindend festgelegt:
Monat 0-18 € 3,50
Monat 18-24 € 4
im dritten Vertragsjahr € 4,50
im vierten Vertragsjahr € 5
im fünften Vertragsjahr € 5,50
• Zur Verhinderung des Verlusts von Zeitschriftenabonnements wurden die Lieferungen zu den
genannten Vorzugsgebühren an die akademischen Nutzer in den deutschsprachigen Ländern
vertraglich gedeckelt. 18 Monate nach Inkrafttreten des Nachtrages müssen die Lieferungen
an diese Nutzer über deren Bibliotheken laufen. subito und seine Lieferbibliotheken dürfen
nach diesen 18 Monaten pro Zeitschrift und Kalenderjahr und Kundenbibliothek nur noch 10
Kopien zu der oben genannten günstigeren Gebühr liefern. Bestellt eine Kundenbibliothek,
die im laufenden Kalenderjahr bereits 10 Kopien aus einer bestimmten Zeitschrift erhalten
hat, weitere Artikel zur elektronischen Versendung, fällt automatisch die vom Verleger für
kommerzielle Kunden (frei) festgelegte Gebühr an. Die genannte Deckelung entfällt, sofern
eine Steuerungsgruppe aus Vertretern von Wissenschaftsverlagen und Bibliotheken bei
Auswertung der Nutzungsstatistiken von subito zu dem Ergebnis kommen sollte, dass ein
Missbrauch des elektronischen Dokumentversands zum Ersatz von
Zeitschriftenabonnements nicht feststellbar ist, und sofern der vertragsschließ ende Verlag
dieser Einschätzung nicht binnen 8 Wochen widerspricht.
4. Warum sollte jeder Verlag, der Zeitschriften im Programm hat, die subito-Rahmenvereinbarung
unterzeichnen?
Das Bedürfnis nach dem Versand einzelner Zeitschriftenartikel und ähnlicher Dokumente hat die
Wissenschaft seit je. Es wird, ganz gleich ob legal oder illegal, immer Wege geben, auf die es befriedigt
wird. Die subito-Rahmenvereinbarung stellt einen Durchbruch und den Maß stab für die legale – auf
Lizenzierungen beruhende – Versendung von Einzelartikeln durch ein zentrales Portal dar.
Die Vereinbarung wählt einen auf Lizenzen beruhenden, kontrollierten Ansatz für die Dokumentlieferung
und legt damit jahrelange Konflikte zwischen Bibliotheken und Verlagen bei. Elektronische Lieferungen
1
genaue Definition der Kundengruppe im Nachtrag Nr. 1 unter 2.7.4.
FAQs zu subito-Vertrag, 05.02.2008 2erfolgen mit technischem Schutz vor unerlaubter Vervielfältigung und Weiterleitung. subito erstellt für jeden
Verlag individuelle Lieferstatistiken und übernimmt das Risiko der Nichtbegleichung von Forderungen durch
seine Kunden.
5. Worin liegen die Nachteile, wenn Verlage die subito-Rahmenvereinbarung nicht unterzeichnen?
Erstens büß t der Verlag das Potential ein, zusätzliche Leser/Kunden zu erreichen und mit seiner Zeitschrift
vertraut zu machen.
Zweitens lieferte subito, bevor die Verhandlungen aufgenommen wurden, ca. 1 Million Artikel pro Jahr quasi
zum Nulltarif bzw. zu einem vertraglich vereinbarten, minimalen Entgelt über die VG Wort. Ein erheblicher
Teil dieser Dokumente wird nun unter einem voll vergüteten Lizenzmodell versandt. Folglich verschenken
Verlage im Falle der Nichtteilnahme Geld.
Drittens ist die subito-Lizenzvereinbarung ein Signal an den deutschen Gesetzgeber, dass massenhafte
Nutzungsvorgänge auch und gerade im Wissenschaftsbereich individuell lizenziert werden kö nnen. Durch
den Vertragabschluss mit subito beweisen die Verlage, dass sie ihre Inhalte der Wissenschaft nicht
verschließ en, so lange sie Nutzungen individuell lizenzieren und kontrollieren kö nnen. Dem Ruf nach immer
weiteren gesetzlichen Beschränkungen des Urheberrechts zugunsten Bildung und Forschung kann mit der
subito-Lizenzvereinbarung ein funktionierendes privatwirtschaftliches Lizenzmodel gegenüber gestellt
werden.
6. Was müssen Verlage genau machen?
Um den Rahmenvertrag abzuschließ en, müssen Verlage in 5 Schritten vorgehen:
1. Nehmen Sie Kontakt auf zum subito e.V., www.subito-doc.de und fordern Sie die
Rahmenvereinbarung mitsamt des Nachtrags Nr. 1 zur Unterzeichnung an (dies sind im Grunde vier
Ausfertigungen, zwei in englisch, zwei in deutsch). Falls Ihr Verlag den Rahmenvertrag bereits
unterschrieben hat, müssen Sie nur den Nachtrag Nr. 1 anfordern.
2. Tragen Sie auf Seite 1 die vollständige Firmenadresse ein. Prüfen Sie im Rahmenvertrag in Klausel
4.7 (b) und (c), dass die von subito e.V. angebotenen Entgelte für die Lieferungen von Bibliothek zu
Bibliothek mit Euro 3.50 (4.7 (b)) für das erste Jahr und mit Euro 4.00 für das zweite Jahr angegeben
sind. Füllen Sie die Anlage 3 aus (Kontakt- und Zahlungsinformationen).
3. Fügen Sie auf Seite 1 des Nachtrags Nr. 1 Ihren Firmennamen ein. Wählen Sie in Klausel 4.1 des
Nachtrags Nr. 1, ob Sie subito die Verwendung Ihrer elektronischen Quellen für den
Dokumentversand gestatten wollen oder nicht. Geben Sie bei Klausel 4.2 des Nachtrags Nr. 1 ein,
ob Sie bei Versendung von Dokumenten in bestimmte Territorien mit einer Absenkung technischer
Schutzmaß nahmen einverstanden sind oder nicht. (Nota bene: Nicht zuletzt im Hinblick auf die
weitere Lobbyarbeit des Bö rsenvereins wäre es hilfreich, wenn mö glichst viele Verlage subito die
Arbeit erleichtern und die Nutzung ihrer elektronischen Quellen gestatten würden.)
4. Senden Sie zwei deutsche und zwei englische Vertragsausfertigungen von Rahmenvertrag und
Nachtrag Nr. 1 unterzeichnet an den subito e.V.
5. Nach einigen Tagen erhalten Sie jeweils eine deutsche und eine eng lische Version der Vereinbarung
gegengezeichnet vom subito e.V. zurück. Bewahren Sie diese sorgfältig auf, damit Sie auftauchende
Fragen jederzeit klären und mö gliche spätere Vertragsanpassungen nachvollziehen kö nnen.
FAQs zu subito-Vertrag, 05.02.2008 37. Welche Schritte sind nach Erhalt der gegenzeichneten Vereinbarung erforderlich?
Nach Abschluss der Rahmenvereinbarung benö tigt der subito e.V. zwingend noch Informationen dazu,
• wie viel pro geliefertem Dokument an den Verlag zu zahlen ist, d.h. die Preisliste gemäß
Anlage 5,
• welche Zeitschriften der Verlag herausgibt oder kontrolliert, d.h. die Zeitschriftenliste gemäß
Anlage 7 und
• welche Zeitschriftenjahrgänge des Verlags per Einzelartikelabruf online verfügbar sind, so
dass Dokumente daraus in den deutschsprachigen Ländern nur mit Genehmigung des
Verlags elektronisch versendet werden dürfen, Nachweis über die EZB.
8. Wie und bis wann muss ein Verlag diese Angaben subito e.V. gegenüber machen?
Innerhalb von sechs Wochen nach Vertragsunterzeichnung muss der Verlag subito eine Preisliste gemäß
Anlage 5 zur Verfügung stellen (mindestens ein Preis pro Zeitschrift, wobei es sich empfiehlt, f ür Studenten
und andere nichtkommerzielle Kundengruppen Vorzugspreise anzubieten).
Ebenfalls innerhalb von sechs Wochen nach Vertragsunterzeichnung muss der Verlag subito eine
Auflistung von Zeitschriften und relevanten Metadaten in dem in Anlage 7 näher spezifizierten Format
liefern.
Bei Fragen zum Vertrag oder zur Umsetzung bzw. zum Erstellen der Listen wenden Sie sich bitte an subito
e.V.
subito.Dokumente aus Bibliotheken e.V.
Frau Dr. Braun-Gorgon
Cicerostrasse 37
10709 Berlin
Tel.+ 49 30 417 497 11
Email: braun@subito-doc.de
Mö glichst gleichzeitig mit Vertragsschluss, in jedem Fall aber innerhalb von sechs Wochen nach
Vertragsunterzeichnung, muss der Verlag den Nachweis über die Mö glichkeit des elektronischen
Einzelartikelabrufs bei den entsprechenden Zeitschriften führen. Die entsprechenden Daten und Metadaten
kann der Verlag selbst in die Elektronische Zeitschriftenbibliothek „EZB“ eintragen. Dazu hat die
Universitätsbibliothek Regensburg, die die EZB betreibt, unter der Adresse http://ezb.uni-
regensburg.de/ppVsearch.phtml ein spezielles Verlagsportal eingerichtet. Um die entsprechenden Daten in
die EZB eintragen zu kö nnen, benö tigen Sie einen Administrationszugang. Dazu richten Sie eine Mail mit
Ihrer vollständigen Verlagsadresse sowie Telefonnummer und E-Mail-Adresse des zuständigen
Ansprechpartners an folgende Adresse:
Universitätsbibliothek Regensburg
Elektronische Zeitschriftenbibliothek (EZB)
D-93042 Regensburg, Germany
Tel: +49 941 943 3907
Email: info.ezb@bibliothek.uni-regensburg.de
FAQs zu subito-Vertrag, 05.02.2008 49. Wie wird die mit dem subito e.V. getroffene Vereinbarung gegenüber dessen Mitgliedsbibliotheken wirksam? Die Mitglieder des subito e.V. verpflichten sich zur Einhaltung der in der Rahmenvereinbarung getroffenen Regelungen. Dies erfolgt durch den Austausch eines entsprechenden Side-Letters. subito e.V. übermittelt an den Verleger vier Ausfertigungen des Side-Letters, zwei in deutsch und zwei in englisch. Unterzeichnen Sie jeweils einen deutschen und einen englischen Side-Letter und senden Sie ihn zurück. Mit dem Side-Letter erhalten Sie ein Passwort und eine PIN. Damit kö nnen Sie online nachprüfen, welche Mitglieder von subito e.V. die Regelungen der Rahmenvereinbarung bereits in deren eigene Plattformen übernommen haben. 10. Wer hilft bei Schwierigkeiten mit dem Vertragswerk? Leider ist die subito-Rahmenvereinbarung ein sehr langes und ausgesprochen kompliziertes Regelwerk. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass es sich um einen Vertrag angloamerikanischer Pr ägung handelt. 87 Prozent der von subito versandten Dokumente stammen nicht aus deutschen, sondern aus internationalen Verlagen. Mit Rücksicht auf diese Verlage ist das Vertragswerk in einer ihnen vertrauten Faktur abgefasst. Die Rechtsabteilung des Bö rsenvereins hat den über vierjährigen Prozess der Vertragserstellung jedoch von Anfang bis Ende begleitet und beantwortet Mitgliedsverlagen gerne alle Detailfragen zu einzelnen Regelungen. Zudem hat sie in einem kurzen Papier, das unter http://www.boersenverein.de/de/69181?rubrik=0&dl_id=179806 zum Download bereit steht, die wichtigsten Punkte der Vereinbarung und des Nachtrags zusammengefasst. Dr. Christian Sprang Justiziar Bö rsenverein des Deutschen Buchhandels e.V. Groß er Hirschgraben 17-21 60311 Frankfurt am Main Tel. 069 / 1306-314 Mail: rechtsabteilung@boev.de FAQs zu subito-Vertrag, 05.02.2008 5
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