Praxisbeispiel Personalmanagement im Krankenhaus: einfach steuern - digital - ETL ...
←
→
Transkription von Seiteninhalten
Wenn Ihr Browser die Seite nicht korrekt rendert, bitte, lesen Sie den Inhalt der Seite unten
www.claudia-wild.de: 11470-0001__02_11__[AK2]/30.09.2021/Seite 2
Lünendonk – Handbuch Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung 2022
Carsten Schäfer, Georg Spinner
Praxisbeispiel
Personalmanagement
im Krankenhaus:
einfach steuern – digital
Wir haben uns daran gewöhnt,
über Krankenhäuser in
Insolvenzgefahr zu sprechen
Zahlreichen deutschen Krankenhäu-
sern geht es nicht gut. Jahr für Jahr diag-
nostiziert der RWI Krankenhaus Rating
Report die Verschlechterung ihres Zu-
stands. Von 2017 auf 2018 stieg der Anteil
der insolvenzgefährdeten Krankenhäuser
von 11 auf 13 Prozent, der Anteil der Kran-
kenhäuser mit Jahresverlust auf Konzern
ebene stieg von 27 auf 29 Prozent.1 Seit eini-
gen Jahren haben wir uns daher daran ge-
wöhnt, über Krankenhausinsolvenzen zu
sprechen. Während der Pandemie erhalten
die Krankenhäuser zwar Ausgleichszah-
lungen, die ihnen helfen, in dieser Sonder-
1 Krankenhaus Rating Report 2021
2
www.claudia-wild.de: 11470-0001__02_11__[AK2]/30.09.2021/Seite 3
AKTUELLE B2B-SERVICES FÜR DIE PRAXIS
situation über die Runden zu kommen.
Allgemein wird allerdings erwartet, dass
sich die wirtschaftliche Situation vieler
Krankenhäuser ab dem nächsten Jahr mit
steigender Dynamik weiter verschlechtert.
Personalkosten im Krankenhaus
= Intransparenz + Komplexität +
Streitpotenzial
Krankenhäuser sind mitunter große
Mittelständler. Bei der Frage der Wirt-
schaftlichkeit stehen die Personalkosten
eines Krankenhauses, die zwischen 60 Pro- Personalkosten sind in Krankenhäusern
zent und 75 Prozent der Gesamtkosten be- weitgehend intransparent
tragen, nicht erst in den letzten Jahren im
Fokus. Der »richtige« Personaleinsatz ist
seit den 1980er-Jahren eines der strittigs- der Aufbau- und Ablauforganisation sind
ten Themen im Spannungsfeld zwischen zwar aufwendige, aber auch lohnenswerte
Medizin und Ökonomie. Heutzutage be- Prozesse.
steht nicht mehr das Problem, dass es über Die Leitfrage bei der Ermittlung des an-
das Leistungsgeschehen im Krankenhaus gemessenen Personalbedarfs lautet dabei:
zu wenig Daten gibt – ganz im Gegenteil. Tut das richtige Personal zur richtigen Zeit
Aber welche Daten sind richtig und reprä- am richtigen Ort die richtigen Dinge? Aus
sentativ? Transparent ist der Personalkos- dieser Frage leiten sich die relevanten
tenbereich eines Krankenhauses mehrheit- Sachverhalte für die PBE ab, unter ande-
lich auch heute noch nicht. Eine Personal- rem: Werden die Qualifikationsanforde-
bedarfsermittlung im Krankenhaus ist rungen in den verschiedenen Dienstarten
hingegen heute eine sehr viel komplexere eines Krankenhauses berücksichtigt? Ent-
Aufgabe. sprechen die Dienstplanmodelle den An-
Die Krankenhausberatung der ETL forderungen des Arbeitszeitgesetzes und
WRG Gruppe ist mit ihrem Team auf die den jeweils gültigen Tarifverträgen? Er-
Ermittlung des angemessenen Personalbe- möglichen die Strukturen und Prozesse
darfs spezialisiert. Die Personalbedarfser- einen angemessenen Personaleinsatz? Ste-
mittlung (PBE) ist eine Methodik zur Be- hen die erbrachten Leistungen im Ein-
wertung des Personaleinsatzes vor dem klang mit den Anforderungen der Kosten-
Hintergrund des Leistungsniveaus, der träger? Und nicht zuletzt: In welchem Um-
Organisation und der individuellen Struk- fang wird unser Personaleinsatz durch die
turen. Die Erhebung, die zeitliche und in- Kostenträger überhaupt refinanziert? Na-
haltliche Abgrenzung der relevanten Da- türlich erfordert heutzutage auch der in
ten sowie die Erfassung und Würdigung den Krankenhäusern bereits weit voran-
3
www.claudia-wild.de: 11470-0001__02_11__[AK2]/30.09.2021/Seite 4
Lünendonk – Handbuch Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung 2022
geschrittene Fachkräftemangel die ziel ges »Foto« erstellt ist. Fester Bestandteil
orientierte Klärung all dieser Fragen. dieser Gutachten sind auch Handlungs-
Der Aufwand bei der Beantwortung empfehlungen, die auf Strukturen und
dieser Fragen ergibt sich zunächst aus der Prozesse so einwirken, dass der Perso-
notwendigerweise komplexen Organisati- naleinsatz besser zu den Arbeitsplatzan-
on eines Krankenhauses an sich, aus der forderungen und zu den erbrachten Leis-
Vielzahl zu berücksichtigender gesetz- tungen und deren Refinanzierungsmög-
licher und tariflicher Regelungen sowie lichkeiten passt. Das bedeutet, dass die
aus der komplizierten Finanzierungslogik Aussagekraft und die Steuerungswirkung
im deutschen Gesundheitswesen. des einmalig und aufwendig erstellten
»Fotos« der Vergangenheit rasch an Aktu-
Viel Auf wand für ein einmaliges alität und damit an Akzeptanz verlieren.
Foto der jüngeren Vergangenheit Zusammengefasst ist ein belastbares,
aussagefähiges Gutachten zum angemes-
Je nach Krankenhausgröße basiert die senen Personaleinsatz im Krankenhaus in
Methodik der ETL WRG auf rund 90 bis wirtschaftlich kritischen Situationen sinn-
180 Interviews mit rund 30.000 bis voll. Aber immer weniger Krankenhäuser
70.000 Dateneingaben aus bis zu 40 ver- können in kürzer werdenden Abständen
schiedenen Datenquellen (teilweise noch finanzielle Mittel für dieses Gutachten be-
händisch geführte Statistiken), die dann reitstellen. Dieses Dilemma steht im Kern
zu rund 100 bis 250 Berechnungen (jede der Analysen und war die Basis für die
Berechnung wird in einer eigenen MS-Ex- Lösungssuche bei einem Krankenhaus der
cel-Datei vorgenommen) führen und Maximalversorgung.
schließlich in einem klassischen Gutach-
ten zusammengefasst werden. Das Gut- Vom Foto zum Film: Das Personal
achten, das teilweise aufgrund der Detail- Controlling Por tal von E TL WRG
notwendigkeit bis zu 180 Seiten umfasst,
ist dann eine Momentaufnahme, die die Das Personal Controlling Portal (PCP)
jüngere Vergangenheit – meistens das ist eine digitale Anwendung zur Optimie-
Vorjahr – abbildet. Wie die oben genann- rung von Controlling-Prozessen im Perso-
ten Kennzahlen aufzeigen, sind PBE somit nalmanagement von Krankenhäusern. Es
umfangreiche Gutachten. Die Analysezeit bietet ein kontinuierliches, zeitnahes Mo-
beträgt ebenfalls je nach Krankenhaus nitoring des Personaleinsatzes und fokus-
größe zwischen vier und acht Monaten, da siert sich dabei auf Sollvorgaben, die an
die verantwortlichen Leistungserbringen- den tatsächlich erbrachten Leistungen
den (Chefärztinnen und -ärzte, Pflege- orientiert sind. Das heißt, individuelle
dienstleitungen, Abteilungsleitungen) na- Leistungen, Erlöse, Aufwendungen und
türlich die Berechnungen nachvollziehen Strukturmerkmale sind alle gleicherma-
und mittragen müssen. ßen einbezogen. Die Anwendungen sind
Es wird also ein vergleichsweise sehr dynamisch und bilden Veränderungen in
hoher Aufwand betrieben, bis ein einmali- Organisation und Struktur in den Sollvor-
4
www.claudia-wild.de: 11470-0001__02_11__[AK2]/30.09.2021/Seite 5
AKTUELLE B2B-SERVICES FÜR DIE PRAXIS
gaben mit ab. Planungen und Simulatio-
P e rsonalbedarfsermittlung (PBE)
nen erlauben einen qualifizierteren Blick
in die Zukunft. Die Qualität des Personal-
Controllings steigt dabei auf ein Niveau,
das ein Krankenhaus für sich betrachtet
nicht erreichen kann, da es ihm an Ver-
gleichs- und Erfahrungswerten mangelt.
Mit der vorgelagerten PBE schaffen wir
ein detailliertes, bedarfsadaptiertes Foto
mit vielen validen und steuerungsrelevan-
ten Informationen. Dieses Foto muss ein-
mal aufgenommen werden. Es ist die
Datenbestand PBE
Grundlage für das PCP. Je schärfer und de-
tailgetreuer dieses Foto ist, desto höher die
Periode 0
Qualität des Films. Durch eine deutliche
Reduktion der Komplexität, einhergehend
Schlüsselindikatoren mit der Herstellung sachlogischer Bezie-
hungen zwischen einzelnen Leistungen,
Veränderungsraten
Automa sierte Leistungsbereichen und -positionen und
Datensammlung
der individuellen Abbildung der relevan-
ten Strukturen und Abläufe, haben wir
eine Systematik entwickelt, die fortschrei-
Übertragung bungs- und planungsfähig ist. Zu jedem
Veränderungsraten
beliebigen Zeitpunkt entstehen mit wenig
Periode 1
Aufwand weitere Fotos, die schließlich im
Routinealltag zum Film werden. Dabei ver-
wendet ETL ausschließlich im Controlling
Neuberechnung/ bereits vorhandene Daten, die nach Kosten-
Fortschreibung
stellen unterschieden aus den Systemen ab-
gerufen werden können. Welche Daten das
sind, wird gemeinsam mit den Kranken-
häusern besprochen. Damit ist sicherge-
stellt, dass niemand mehr im Krankenhaus
manuell Daten einsammeln und eingeben
muss. Datensammlung und -verarbeitung
sind automatisiert, ob sie nun aus einer
oder aus mehreren Quellen stammen.
Die Reduktion der Komplexität mit ei-
nem vorgeschalteten Foto erlaubt es, die
Abb. 26: Personal Controlling Portal Daten abteilungsbezogen so zu struktu-
Quelle: ETL WRG rieren, dass mehrere Module des PCP vie-
5
www.claudia-wild.de: 11470-0001__02_11__[AK2]/30.09.2021/Seite 6 Lünendonk – Handbuch Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung 2022 Abb. 27: Vorgelagerte Personalbedarfsermittlung Quelle: ETL WRG 6
www.claudia-wild.de: 11470-0001__02_11__[AK2]/30.09.2021/Seite 7
AKTUELLE B2B-SERVICES FÜR DIE PRAXIS
Bei der Krankenhausberatung wird der angemessene Personalbedarf ermittelt
lerlei Nutzen bringen. Technisch basiert Trends und Entwicklungen im Vergleich
das PCP auf IBM Cognos TM1, einem Pla- zu ihren Plan- und Istwerten frühzeitig
nungs-, Analyse- und Reporting-Tool. erkennen. Die Sollbedarfe nach Leistun-
Hierdurch wird aus einem MS-Excel- gen und Erlösen werden monatlich über
Dschungel ein skalierungsfähiges Busi- importierte Leistungs-, Kosten- und Erlös-
ness-Intelligence-System mit einer bench- daten automatisch ermittelt. Da die rele-
markfähigen Datenbank. Entwicklungs- vanten Einflussfaktoren hinterlegt sind,
partner ist die eurodata comesio GmbH, können Ursachen von Abweichungen
betrieben wird das PCP auf den Webser- schnell identifiziert werden. Die Gegen-
vern der eurodata AG, beides Unterneh- steuerung kann beginnen, bevor sich ein
men der ETL-Gruppe. Somit liegen sämtli- Schiefstand manifestiert. Die Berichte
che Leistungen in der Hand von konzern- können schnell in unterschiedlichen For-
eigenen Unternehmen. maten generiert und entweder ausge-
Das Modul Personal Bedarfs Control- druckt oder per E-Mail verschickt werden.
ling stellt sämtliche relevanten Infor- Chefärztinnen und -ärzte und Abteilungs-
mationen für alle personalführenden leitungen erhalten somit dieselben aktuel-
Kostenstellen rasch und übersichtlich len Informationen.
strukturiert dar. Zeitverläufe lassen
7
www.claudia-wild.de: 11470-0001__02_11__[AK2]/30.09.2021/Seite 8
Lünendonk – Handbuch Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung 2022
Der analy tische Blick
in die Zukunf t
Mit dem Modul Personal Bedarfs Si-
mulation können Krankenhäuser ihre
künftigen Entwicklungen anhand ausge-
wählter Einflussfaktoren für einzelne
Kostenstellen in verschiedenen Szenarien
einfach simulieren. So bleiben Diskussio-
nen mit verantwortlichen Leistungser-
bringenden über angedachte Veränderun-
gen sachlich und objektiv. Auch die Wirt-
schaftsplanung wird einfacher und bes-
ser. Krankenhäuser importieren ihre Leis-
tungsplanung in die Personal Bedarfs
Simulation und erhalten sofort und auto-
matisiert einen nach Kostenstellen diffe-
renzierten Vorschlag für die Personalauf-
wandsplanung. Mit dem PCP geben wir
Krankenhäusern die Möglichkeit der ein-
fachen Steuerung – digital!
Abb. 28: Modul Personal Bedarfs Simulation
Quelle: ETL WRG
8
www.claudia-wild.de: 11470-0001__02_11__[AK2]/30.09.2021/Seite 9
AKTUELLE B2B-SERVICES FÜR DIE PRAXIS
Carsten Schäfer Georg Spinner
ist Geschäftsführer der ist Politik- und Verwal-
ETL WRG Consulting tungswissenschaftler.
und Diplom-Kaufmann. Seit 20 Jahren berät er
Er ist seit nahezu Krankenhäuser in
25 Jahren in der Kran- öffentlicher und freige-
kenhausberatung tätig meinnütziger Träger-
und auf die Bereiche schaft aller Größenklas-
Personalkostenmana- sen. Der Schwerpunkt
gement, Strategiebera- seiner Beratung liegt
tung und Sanierungsbe- auf der Gestaltung von
ratung spezialisiert. Strategieentwicklungs-
Von Beginn seiner prozessen und in der
Beratungstätigkeit an Begleitung von Prozes-
gestaltet er vor allem sen zur Umsetzung von
die Schnittstelle zur Strategien. Für die ETL
Wirtschaftsprüfung, WRG Consulting verant-
zunächst in einer der wortet er Beratungspro-
großen Prüfungs- und jekte, die auf die Reali-
Beratungsgesellschaf- sierung der gutachterli-
ten und seit 2015 bei chen Empfehlungen zur
der ETL-WRG-Gruppe. Wirtschaftlichkeit und
Zusammen mit einem zum Personalbedarf
langjährigen Mandan- abzielen. Als »Product
ten hat er die Idee des Owner« des PCP entwi-
PCP entwickelt. ckelt er die Plattform an
der Schnittstelle zwi-
schen Kundennutzen
und technischen Lösun-
gen weiter.
9
Sie können auch lesen
