Projektmarketing und Releasekommunikation - Softwareprojekte erfolgreich einführen und etablieren - DONAT group
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Projektmarketing und Releasekommunikation Softwareprojekte erfolgreich einführen und etablieren
Zielgruppenspezifische Kommunikation - Ihr Schlüssel zum Erfolg
Betroffene zu Beteiligten machen! Das ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Einfüh-
rung und Etablierung Ihrer Software bei den Anwendern und die strategische Absiche-
rung Ihres Projekterfolgs.
Das Projektmarketing ist ein entscheidender Bestandteil eines jeden Softwarepro-
jekts. Durch individuelles Design erhöhen Sie den Wiedererkennungswert Ihrer Soft-
ware und binden bereits zu Beginn Ihres Projekts die Zielgruppe mit ein. Begeistern Sie
Ihre Anwender für das System und bilden Sie die Brücke zwischen Systemlandschaft
und den etablierten Methoden und Prozessen. Anregungen und Bedenken gegenüber
dem Projekt oder der Software werden frühzeitig erkannt und adäquat berücksichtigt.
Gerade in Softwareprojekten ist eine durchgängige Releasekommunikation unabding-
bar. Die Optimierung der Funktionalitäten und die Anpassung an neue Anforderungen
und wiederkehrende Ereignisse. Nur durch zielgruppenspezifische Aufbereitung und
Bereitstellung der Informationen innerhalb des Projekts schaffen Sie es, die Zielgrup-
pe zu befähigen, mit den zukünftigen Veränderungen umzugehen.
Nachhaltig wirksame Kommunikation erfordert einen Überblick über eingeführte
Prozesse und eine klar strukturierte Planung mit kontinuierlicher Erfolgskontrolle
sämtlicher Kommunikationsmaßnahmen.
Der zentrale Erfolgsfaktor ist das nachhaltige Commitment des Managements zu ei-
nem effektiven und effizienten Projektmarketing und zu einer Releasekommunikation,
die als eigenständige Rolle in der Projektorganisation zu verankern ist. Sämtliche Akti-
vitäten sind durch das Projekt zu planen, zu budgetieren und konsequent umzusetzen.
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Unser Leistungsangebot im Überblick
Modultitel
Das Leistungsspektrum für das Portfolioelement „Projektmarketing und Release-
kommunikation“ gliedert sich in sechs aufeinander abgestimmte Modulelemente.
Modul 1
Setup und Analyse
Modul 6 Modul 2
Review Design der Kommuni-
kationsbausteine
Modul 5 Modul 3
Fortl. Umsetzung projekt Erstmalige Umsetzung
externer Komm.- und Monitoring
Maßnahmen
Modul 4
Fortl. Umsetzung projekt
interner Komm.-
Maßnahmen
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Unser Leistungsangebot im Überblick
Ziel/Key- Voraus- Beauf-
Aktivitäten Ergebnisse Beispiele Output setzungen tragung
• Auftragsklärung mit • Stakeholderanalyse • Abschlussbericht / • keine • einmalig
Modul 1 Auftraggeber • Kommunikationsziele Abschlusspräsentation
Setup und Analyse • Übergeordnete • Kommunikations und Marketing
Erfolgsfaktoren Grobkonzept
• Teamstaffing
• Kommunikations- • Kommunikations- • z. B. Individuelles • Ergebnisse • Einmalig
Modul 2 bausteine entwickeln maßnahmenplan Projektdesign, Projekt- • Modul 1
Design der (Standards, Leitfäden) • Realisierte homepage, Logo, Vorlagen,
Kommunikations- • Kommunikationsstruktur Kommunikationsbausteine • Komm.-Prozess-Übersicht,
bausteine aufbauen (Netzwerk, • Steuerungsinstrumente
Multiplikatoren)
• Umsetzung der • Umgesetzte Maßnahmen • z.B. Versand Info-Mail • Ergebnisse • einmalig
Modul 3 Maßnahmen gemäß Kommunikationsplan an Stakeholder bzgl. Release- • Modul 1+2
Erstmalige Kommunikationsplan • Protokoll Lessons informationen
Umsetzung und • Steuerung und Coaching Learned Workshop • Durchführung Anwenderforum
Monitoring • Lessons Learned • Aktualisierter
Kommunikationsplan
Modul 4 • Umsetzung der • Umgesetzte Maßnahmen • z.B. Projekt interne Homepage • Ergebnisse • beliebig oft
Fortl. Umsetzung Maßnahmen gemäß Kommunikationsplan (Wiki, Sharepoint etc..), • Modul 1-3 z. B. je
projektinterner Kommunikationsplan • Protokoll Lessons Learned • Newsverteiler, Teambuildung- Release
Komm.-Maßnahmen • Lessons Learned Workshop Events (z.B. Sommerfest)
Modul 5 • Umsetzung der • Umgesetzte Maßnahmen • z.B. Infoveranstaltungen bzgl. • Ergebnisse • beliebig oft,
Fortl. Umsetzung Maßnahmen gemäß • Kommunikationsplan Roll-out, Release oder • Modul 1-3 z. B. je
projektexterner Kommunikationsplan • Protokoll Lessons sonstigen Projektaktivitäten Release
Komm.-Maßnahmen • Lessons Learned Learned Workshop • regelmäßiger Newsletter
Modul 6 • Abstimmung der Review- • Reviewprotokoll je Interview • Reviewbericht • keine • beliebig oft,
Review Schwerpunkte • Vorschläge für Verbesserungs- • Maßnahmenpaket • z. B. je
• Durchführung der maßnahmen Release
Reviews
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Modul 1
Setup und Analyse
Ihr Projekt ist anders als die Anderen. Aus diesem Grund ist Anwender/Kunde
eine detaillierte Analyse des Projektumfelds erforderlich. Ihr
Projektumfeld besteht zumeist aus unterschiedlichen Ziel-
Projektteam
gruppen. Im Vorgespräch klären wir mit Ihnen Ihre individuel- intern
le Erwartungshaltung, die Ausgangssituation, übergeordnete
Erfolgsfaktoren und vor allem welche Zielgruppe(n) von Ihrer
Management
Kommunikation profitieren sollen.
Unabhängig davon, ob Ihr Projekt* und Ihre Software noch
in den Kinderschuhen steckt, oder ob Sie bereits ein jahrelang etabliertes Projekt
betreuen, Ihre zukünftigen oder bekannten Stakeholder haben sich bereits eine Mei-
nung gebildet! Wir interviewen Ihre Stakeholder, analysieren das bestehende Projekti-
mage und nehmen konkrete Anforderungen auf. In einem gemeinsamen Workshop
erarbeiten wir mit Ihnen unter anderem erste Ziele, klären die Rahmenbedingungen
und bestimmen den Umfang an benötigten Ressourcen. Die Stakeholderanalyse lie-
fert wertvollen Input für das zu erstellende Kommunikations- und Marketingkonzept.
Ergebnisse:
• Stakeholderliste
• Kommunikations- und Marketinggrobkonzept
• Abschlussbericht und –präsentation
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Modul 2
Design der Kommunikationsbausteine
Worüber und wie oft sollen Ihre Stakeholder in Zu- Anwender/Kunde
kunft informiert werden? Welches Außenbild möch-
ten Sie Ihrem Projekt geben? Diese und viele weitere
Projektteam
wichtige Fragen konkretisieren wir gemeinsam auf intern
Basis der Ergebnisse der Analysephase. Neben der
Entwicklung und Abstimmung der einzelnen Kom-
Management
munikationsbausteine sowie des zukünftigen Kom-
munikationsprozesses verleihen wir Ihrem Projekt
mit Hilfe eines individuellen Designs einen hohen Wiedererkennungswert.
Im Zuge einer detaillierten Planung des Kommunikationskonzeptes erarbeiten wir für
Sie einen Maßnahmenplan. Vorlagen, Leitfäden und Steuerungsinstrumente legen
den Grundstein für eine erstmalige Umsetzung der geplanten Kommunikationsmaß-
nahmen.
Ergebnisse:
• Individuelles Projektdesign (Logo, Farbwerte, etc.)
• Projekthomepage, Infopräsentation, Vorlagen
• Übersicht Kommunikationsprozess
• Kommunikations-Maßnahmenplan
• Steuerungsinstrumente
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Modul 3
Erstmalige Realisierung und Monitoring
Der Startschuss ist gefallen! Wir gehen in die erste Umsetzungsphase Ihrer maßge-
schneiderten Kommunikationsbausteine für die zuvor identifizierten Zielgruppen. Die
Verankerung der Rolle „Kommunikation“ in der Projektorganisation ist wichtig. Dies
zeigt den Stellenwert, den Sie im Projekt der aktiven und nachhaltigen Kommunikati-
on beimessen. Mit Hilfe der Steuerungsinstrumente und abschließenden Interviews
überprüfen wir die Umsetzung und die Erfolgsquote der erstmalig definierten Ziele.
Die erste Resonanz der umgesetzten Maßnahmen erörtern wir gemeinsam mit Ihnen
in einem Lessons Learned Workshop.
Ergebnisse:
• Durchgeführte Releasekommunikationsmaßnahmen
• Durchgeführtes Anwenderforum
• Aktualisierte Stakeholderliste
• Abschlusspräsentation und -bericht
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Modul 4
Fortlaufende Umsetzung der Kommunikationsmaßnahmen
Fokus: Projektteam intern
Sie wollen als Team gemeinsam ans Ziel kommen?
Anwender/Kunde
Wenn Ihr Projekt aus Teammitgliedern besteht, die
aus verschiedenen Unternehmen oder Abteilungen
Projektteam
kommen, bleibt der übergreifende Teamgeist oft- intern
mals auf der Strecke. In diesem Modul werden Ihre
aus Modul 1 definierten und in Modul 3 erstmalig
Management
umgesetzten Ziele in bewährter Form fortgeführt.
Die Stärkung des Teamgedankens und die Etablie-
rung klarer Kommunikationswege erfordert eine kontinuierliche Betreuung und Steu-
erung der dazu notwendigen Maßnahmen. Wir motivieren Ihr Team für die Nutzung
aller notwendigen Kommunikationsmedien und -kanäle. Darüber hinaus sorgen wir
für einen optimalen Informationsfluss innerhalb des Teams.
Ergebnisse:
• Projektspezifische Newsverteiler
• Projektinternes Informationsportal
• Durchgeführte Teambuilding Events und Workshops
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Modul 5
Fortlaufende Umsetzung der Kommunikationsmaßnahmen
Fokus: Anwender, Management
Ein wichtiger Erfolgsfaktor für Ihre Kommunikation ist die
Anwender/Kunde
Nachhaltigkeit. Wir sorgen für die Etablierung der einge-
führten Kommunikationswege, indem wir die abgestimmten
Maßnahmen für die zielgruppenspezifische Projekt-, Roll-out- Projektteam
intern
und Releasekommunikation in einer fortlaufenden Sequenz
termin- und ereignisgesteuert für Sie umsetzen.
Management
Die Vorgehensweise ist grundsätzlich analog zu Modul 4,
doch stehen hier sämtliche Kommunikationsmaßnahmen für
die Zielgruppe „Anwender/Kunde“ sowie „Management“ im Fokus. Ein kontinuierli-
cher Informationsfluss aus dem Projekt heraus, einschließlich der Möglichkeit zum
offenen Dialog, ist die beste Basis für ein langfristiges Vertrauensverhältnis zwischen
Ihnen und Ihren Stakeholdern. Machen Sie Betroffene zu Beteiligten und sichern Sie
sich somit die Akzeptanz Ihres Projektes. Durch ein aktives Projektmarketing tragen
wir gezielt alle Informationen an Ihre Stakeholder, vermeiden Missverständnisse und
befähigen Sie mit den zukünftigen Veränderungen umzugehen.
Ergebnisse:
• Durchgeführte Informationsveranstaltungen
• Optimiertes, aktualisiertes Kommunikationskonzept
• Dokumentation über Lessons Learned Workshop
• Bereitstellung aktueller Projektinformationen
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Modul 6
Review
Wurden die festgelegten Ziele erreicht? Welche
Anwender/Kunde
übergreifende Resonanz gibt es im Hinblick auf die
umgesetzten Kommunikationsmaßnahmen? Im
Rahmen eines Reviews betrachten wir gewonnene Projektteam
intern
Erfahrungen sowie die Wahrnehmungen Ihrer Sta-
keholder, um für die zukünftige Vorgehensweise zu
lernen. Der Durchführungszeitpunkt hierbei kann Management
sowohl während des Projektes als auch am Projekt-
ende liegen.
Nach gemeinschaftlicher Abstimmung über die Reviewschwerpunkte analysieren wir,
welche Stärken und Schwächen das Kommunikationskonzept durch das Projektumfeld
im Laufe der Umsetzungsphase geprägt haben. Für die Durchführung des Reviews sind
wichtige Ansprechpartner aus dem Projekt sowie ausgewählte Anwender involviert.
Wir leiten Verbesserungsvorschläge ab und fassen die Ergebnisse in einem Reviewbe-
richt zusammen.
Ergebnisse:
• Reviewbericht
• Vorschlag für Verbesserungsmaßnahmen
©Copyright Donat IT GmbH, 2016, Ingolstadt 9Vertrauensvolle Zusammenarbeit für Ihren Erfolg
Wir haben uns im IT-Bereich auf die Einführung von zielgruppenspezifischen Kommu-
nikationsstrategien für Softwareprojekte spezialisiert, um Sie kompetent in allen Fra-
gen hinsichtlich der Einführung eines professionellen Projektmarketing und Release-
kommunikation zu beraten. Wir entwickeln alle Konzepte stets in enger Zusam-
menarbeit mit Ihnen und berücksichtigen Ihre individuellen Anforderungen bei
der partnerschaftlichen Umsetzung.
Mit dem Beratungsangebot „Projektmarketing und Releasekommunikation“ der
Donat IT GmbH ergeben sich für Sie folgende Nutzenaspekte:
• IHR MANAGEMENT ist durchgängig vom Erfolg des Projektes überzeugt!
• IHRE ANWENDER fühlen sich kontinuierlich in das Projekt eingebunden!
• Das gesamte PROJEKTTEAM ist hoch motiviert und hat Freude an der Arbeit!
• Alle PROJEKTBETEILIGTEN sind immer auf dem aktuellen Stand der Dinge!
• Ihre ANWENDER vertrauen dem Projekt als professionellem Dienstleister!
-DER ERFOLG IHRER KUNDEN IST IHR ERFOLG -
Ansprechpartner:
Wolfgang Welser (Dipl.-Ing. FH) Franziska Knabel
Leiter Vertrieb Kommunikationsmanagement
Telefon: +(0)49 172-6054242 Telefon: +(0)49 171-5628258
E-Mail: wolfgang.welser@donat-it.de E-Mail: franziska.knabel@donat-it.de
10 ©Copyright Donat IT GmbH, 2016, IngolstadtFriedrichshofener Straße 12 85049 Ingolstadt Tel: +49(0) 841-37081-0 Fax: +49(0) 841-37081-111 www.donat-it.de Stand: Januar 2016
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