READY-TO-LAUNCH - DIE EINSATZBEREITE LÖSUNG VON WHISTLEB - DIE EINSATZBEREITE LÖSUNG VON WHISTLEB
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Ready-to-Launch - Die einsatzbereite Lösung von WhistleB Meldekanal und integriertes Fallmanagement-Tool - Sicher, unkompliziert und effizient, mit der Möglichkeit zukünftiger Upgrades - Kontaktiere uns: contact@whistleb.com signup@whistleb.com WhistleB Whistleblowing Centre Stockholm, Schweden
Unser Beitrag
WhistleB stellt ein benutzerfreundliches und sicheres Whistleblowing-System zur Verfügung. Es erlaubt Ihren
Mitarbeitern, mutmaßliche ethische Fehlverhalten und Verstöße gegen interne Unternehmensrichtlinien zu melden.
Eingehende Fälle werden über ein Fallmanagement-Tool effizient verwaltet.
Die WhistleB-Lösung im Schnellüberblick
BENUTZERFREUNDLICH UND RECHTSKONFORM HÖCHSTE SICHERHEITSSTANDARDS
Für den Whistleblower: der unkomplizierte Das System schützt sowohl sensible Daten wie auch die
Meldekanal ist täglich rund um die Uhr in mehreren Anonymität des Whistleblowers. Die WhistleB-Plattform
Sprachen und von jedem Gerät aus zugänglich. ist nach ISO 27001 (Management der
Für das Unternehmen: Unser intuitives Informationssicherheit) und ISO 27018 (Schutz
Fallmanagement-Tool entspricht den weltweit personenbezogener Daten in der Cloud) zertifiziert.
geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der
DSGVO, und ermöglicht es Nutzern, diese Vorgaben Daten werden innerhalb der EU gespeichert.
einzuhalten.
IMPLEMENTIERUNG KUNDENBETREUUNG
Zügige, rechtlich konforme und erfolgreiche WhistleB berät zum Umgang mit Whistleblowing-Fällen,
Einführung des Systems. unter anderem in den Bereichen Organisation und
Workflows sowie Datenschutz und Kommunikation.
Beschreibung des WhistleB-Angebots
1. Benutzerfreundliches System 4. Implementierung 7. Über WhistleB
2. Compliance 5. Laufende Kundenbetreuung Kundenbeispiele
3. Sichere Lösung 6. Preis Screenshots vom System
WHISTLEB, WHISTLEBLOWING CENTRE 2
1. Benutzerfreundliches System
Die Ready-to-Launch Lösung: So funktioniert sie
1. 2. 3.
Der Whistleblower meldet ein Das Whistleblowing-Team der Der weitere Dialog mit dem
bedenkliches Ereignis. Der Zugriff auf Organisation erhält eine anonymen Whistleblower ist durch
den webbasierten Meldekanal ist Benachrichtigung. Ein einen persönlichen Code möglich, der
über jedes Gerät möglich, autorisierter Mitarbeiter meldet am Ende einer Meldung ausgegeben
einschließlich Smartphones. sich im Fallmanagement-Tool an, wird.
um die Nachricht aufzurufen und
entsprechende Maßnahmen zu
ergreifen.
Der mehrsprachige Meldekanal umfasst eine webbasierte Startseite, einen Fragebogen und die Möglichkeit, einen
anonymen Dialog zu führen. In der einsatzbereiten Lösung sind außerdem insgesamt 3 Sprachen enthalten. Der Kanal
lässt sich benutzerdefiniert anpassen.
Sehen Sie sich hier ein kurzes Video über den Meldekanal an.
Das integrierte Fallmanagement-Tool
Das mehrsprachige Fallmanagement-Tool ermöglicht die Kommunikation mit Hinweisgebern. Zusätzliche Funktionen
bieten Unterstützung bei der Verwaltung und Bearbeitung von Fällen. Ready-to-Launch umfasst folgende Funktionen:
✓ Dialog mit einem anonymen Whistleblower. Sie können standardisierte Antworten verwenden und werden
informiert, wenn ein Whistleblower Ihre Nachricht gelesen hat.
✓ Benutzermanagement ermöglicht die Definierung von Benutzerrollen sowie das Hinzufügen und
Aktualisieren der Benutzer (bis zu 3 Nutzer).
✓ Fallmanagement-Betreuung,
- Fallkategorisierung
- Zusammenfassung und Notizen, Hochladen von Dateien
- Ggf. manuelles Hinzufügen von Fällen
- Die Fälle können nach Abschluss der Untersuchung gemäß den gesetzlichen Anforderungen (z. B.
DSGVO) der Märkte, in denen Sie das System anbieten, archiviert oder gelöscht werden.
✓ Multi-Faktor-Authentifizierung
✓ Benutzer- und Fallprotokolle
✓ Effiziente Weiterverfolgung, einschließlich Statistiken, KPI und Präsentationen.
Sehen Sie hier ein kurzes Video über das Fallmanagement-Tool.
Ready-to-Launch kann je nach Bedarf mit mehr Sprachen, Nutzern und fortgeschritteneren Funktionen ergänzt werden:
https://whistleb.com/whistleblowing-software/
WHISTLEB, WHISTLEBLOWING CENTRE 3
2. Compliance
Der Whistleblowing-Dienst von WhistleB wird in 150 Ländern eingesetzt. Das System entspricht geltenden
Datenschutzrichtlinien, einschließlich der EU-DSGVO, dem in diesem Bereich weltweit strengsten Gesetz. Das System
erleichtert es Benutzern, die Anforderungen der DSGVO für den Umgang mit personenbezogenen Daten einzuhalten,
und entspricht in seinem Aufbau höchsten Sicherheitsstandards. Alle Daten werden in der EU gespeichert.
Grundlage für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften ist die Informationssicherheit, die allen Prozessen und
Funktionen des Systems zugrunde liegt. WhistleB arbeitet systematisch mit Informationssicherheit, einschließlich bei
der Verarbeitung personenbezogener Daten. Das Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) entspricht der
internationalen Norm ISO 27001.
QUALITÄTSKONTROLLE UND EXTERNE PRÜFUNGEN
✓ Einhaltung der DSGVO. Unterstützung der Kunden bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß der
DSGVO
✓ DPIA Data Protection Impact Assessment (Datenschutz-Folgenabschätzung)
✓ ISMS-Konformität mit ISO 27001
✓ Zertifiziert nach ISO 27001 und ISO 27018, Microsoft Azure
✓ Regelmäßige Schwachstellen- und Penetrationstests
✓ WhistleB ist Mitunterzeichner des UN Global Compact
„Unter dem Gesichtspunkt der DSGVO ist der Service von WhistleB insgesamt eine äußerst ausgereifte Lösung.
Seine Grundauslegung entspricht den strengsten Anforderungen, zudem bietet der Service zahlreiche DSGVO-
konforme Funktionen, wie zum Beispiel die Möglichkeit, Daten selektiv zu löschen. Ausgesprochen fortschrittliche
Eigenschaften also, die genauestens an die Anforderungen der DSGVO angepasst sind.“
Göran Gräslund, Rechtsbeistand und ehemaliger Leiter der schwedischen Datenschutzbehörde.
Externe Prüfung der DSGVO-Konformität von WhistleB. Januar 2020
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3. Sichere Lösung
Die Drittanbieterlösung von WhistleB wahrt die Anonymität des Whistleblowers und schützt sensible Daten. Ein
vertrauenswürdiges System ist für alle WhistleB-Kunden von entscheidender Bedeutung.
Unsere wichtigsten Sicherheitsmerkmale
✓ Sichere Authentifizierung Zugriff auf das WhistleB-System durch Multi-Faktor-Authentifizierung.
✓ Erkennung und Verhinderung von Eindringungsversuchen. Schutz vor Online-Angriffen für alle Anmeldungen
im System.
✓ Verschlüsselung. Alle Daten werden während Kommunikation und Speicherung verschlüsselt. Sofern nicht
explizit vom Kunden autorisiert, hat WhistleB keinen Zugang zu vertraulichen Kundendaten wie
Whistleblower-Berichten und Dialogen.
✓ Sicherung der Daten. Echtzeit-Replikation in Kombination mit Backups über primäre und sekundäre
Rechenzentren. Leistung und Sicherheit des WhistleB-Systems werden 365 Tage im Jahr rund um die Uhr
extern überwacht. Das WhistleB-System steht seinen Benutzern überall und jederzeit zur Verfügung.
✓ Anonymität. WhistleB verfolgt keine Metadaten von Whistleblowern, wie z. B. IP-Adressen.
Das WhistleB-System wurde als zukunftssichere Lösung für unsere Kunden entwickelt. Um ständige Verfügbarkeit und
sicheres Hosting zu gewährleisten, wird der Service via Microsoft Azure betrieben. Die Plattformdienste werden den
Kunden über Rechenzentren bereitgestellt, die jeweils täglich rund um die Uhr in Betrieb sind. Die Speicherung der
Daten erfolgt in der EU (Nordeuropa). Die Plattform ist nach ISO 27001 (Management von Informationssicherheit) und
ISO 27018 (Schutz personenbezogener Daten in der Cloud) zertifiziert.
Die verschlüsselten Daten können zur weiteren Verwendung in eine andere Datenbank exportiert werden.
„Der Schutz persönlicher Daten eines Whistleblower bleibt gewährleistet. Outpost24 hat die
Anwendung aus dem Internet angegriffen und konnte keine vertraulichen Daten abrufen.“
Outpost24, Schwachstellen- und Penetrationstest, März 2020
Weitere Informationen finden Sie in unserem WhistleB Trust Centre
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4. Implementierung
WhistleB bietet Unterstützung und Beratung auf Grundlage langjähriger Erfahrung. Unser fundierter und bewährter
Projektplan ist die Basis für die zügige, korrekte Einführung des Systems in nachvollziehbaren Schritten.
Das Implementierungspaket
RICHTLINIEN
Whistleblowing unterliegt sowohl Datenschutzgesetzen als auch spezifischen Richtlinien. Die Rechtsabteilung von
WhistleB unterstützt Sie bei deren Einhaltung.
✓ Vorlage für interne Whistleblowing-Richtlinien (DSGVO-konform). Zugang zu Leitlinien für den Umgang mit
personenbezogenen Daten im Rahmen unternehmensinternen Whistleblowings. Verfügbar für alle Länder, in
denen Sie tätig sind.
KOMMUNIKATIONSUNTERSTÜTZUNG
Whistleblower-Meldekanal:
✓ Der einsatzbereite Meldekanal enthält Inhalte, die seine Anwender über Zweck und Nutzung des Dienstes
informieren; angepasst an nationale Datenschutzbestimmungen und Whistleblowing-Gesetze.
✓ Anpassbarer Whistleblower-Fragebogen.
Kommunikationsunterstützung und Vorlagen für die interne und externe Kommunikation mit Zielgruppen:
✓ Vorgefertigte Kommunikationsvorlagen sowie Präsentationen für Benutzer, Betriebsräte,
Managementschreiben, Poster, Filme und FAQs für Whistleblower.
EINRICHTUNG UND EINFÜHRUNG DES SYSTEMS
Ein Meeting zur Implementierung. Wir unterstützen Sie bei der reibungslosen und zügigen Einrichtung des Systems und
berücksichtigen dabei unternehmensinterne Besonderheiten.
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5. Laufende Kundenbetreuung
✓ Der Kundendienst steht an Wochentagen zu Geschäftszeiten (MEZ) zur Verfügung
✓ Kundennewsletter: Juristische, technische und marktrelevante Änderungen werden im WhistleB-Systemnewsletter
für Kunden mitgeteilt.
Optional, je nach Kundenanforderung:
✓ Beratung: WhistleB berät zur Bearbeitung von Whistleblowing-Fällen, einschließlich Organisation und Workflow
der Fallbearbeitung, Datenschutz und Kommunikation.
✓ Expertennetzwerk: WhistleB arbeitet mit einem weltweit erfahrenen Netzwerk von Experten zusammen, die mit
ihrer Kompetenz und Erfahrung marktführende Beratung zur Unterstützung von Untersuchungen und nachhaltigen
Fallbearbeitung bieten können. Sie sind in verschiedenen Bereichen wie Korruption, Betrug, Wettbewerb,
forensische Technologie, Datenanalyse, forensische Buchhaltung, Krisenmanagement und Kommunikation tätig.
✓ Ethik- und Compliance-Programme: Dazu gehören die Entwicklung eines Verhaltenskodex, einschließlich
Schulungen zum Thema „Ethische Dilemma“, Nachhaltigkeitsberichterstattung nach GRI, sowie individuelle
Schulungen in den Bereichen Unternehmensethik, Compliance und Whistleblowing. WhistleB verfügt über mehr als
20 Jahre Erfahrung in der Entwicklung, Implementierung und Kommunikation unternehmensinterner Ethik- und
Nachhaltigkeitsarbeit.
WHISTLEB, WHISTLEBLOWING CENTRE 76. Preis Unser Angebot – Ready-to-Launch ✓ Meldekanal in bis zu drei Sprachen (wie in Abschnitt 1 beschrieben). ✓ Integriertes Fallmanagement-Tool (wie in Abschnitt 1 beschrieben) ✓ Unbegrenzte Anzahl von Berichten ✓ Neue Releases für das System Preis: 150 EUR pro Monat Implementierung, wie in Abschnitt 4 beschrieben: 800 EUR (einmalige Gebühr) Optionale Dienstleistungen: ✓ Zusätzliche Unterstützung: Meetings, Schulungen, Anpassungen: 150 EUR/h ✓ Übersetzung von kundenspezifischen Texten im Meldekanal Ready-to-Launch kann je nach Bedarf Ihrer Organisation mit fortgeschrittenen Funktionen und Sprachunterstützung erweitert werden. Jährliche Rechnung. Mindestvertragslaufzeit: 12 Monate. Zahlungsfrist: 30 Tage. Die oben genannten Preise basieren auf dem WhistleB-Standarddienstvertrag, der auf whistleb.com veröffentlicht wurde. Die Umsatzsteuer ist in den vorstehend genannten Gebühren nicht enthalten. WHISTLEB, WHISTLEBLOWING CENTRE 8
7. Über WhistleB
WhistleB ist ein weltweit tätiger Anbieter für Whistleblowing-Services mit einer Marktabdeckung in 150 Ländern auf
allen Kontinenten. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Stockholm, Schweden.
Zu unseren Kunden zählen Unternehmen in diversen Branchen sowie Investoren, Behörden und Verbände.
Das Management von WhistleB
Gunilla Hadders Karin Henriksson
Unternehmensgründerinnen und Senior-Beraterinnen Gunilla Hadders und Karin Henriksson Gunilla Hadders und Karin
Henriksson haben bei der Entwicklung und Umsetzung des marktführenden Whistleblowing-Services von WhistleB auf
ihrer langjährigen Tätigkeit und Erfahrung im Bereich unternehmerische Nachhaltigkeit aufgebaut. Das System wird
heute von Hunderten von Kunden in 50 verschiedenen Sprachen und über 150 Ländern eingesetzt. Die Gründerinnen
von WhistleB sind nach wie vor aktiv in der Geschäftsführung und Weiterentwicklung von WhistleB tätig, um weiterhin
marktführende Kundenbetreuung und modernste Dienstleistungen in Sachen Funktionalität und Sicherheit für Kunden
zu bieten.
WhistleB verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in
der Entwicklung und Implementierung von
geschäftsorientierter Ethik- und Nachhaltigkeitsarbeit,
einschließlich Verhaltenskodizes, ethischen Richtlinien
und Kommunikation. Das von Gunilla Hadders und
Karin Henriksson verfasste Buch Sustainable Profit ist
auf Englisch, Französisch, Chinesisch und Schwedisch
erhältlich.
„Eine Whistleblowing-Funktion, der die Mitarbeiter vertrauen können, ist für den Vorstand ein
bedeutendes Nachhaltigkeitsinstrument. Es ist wichtig, dass Unregelmäßigkeiten anonym gemeldet
werden können, z. B. durch eine unabhängige, externe Drittpartei.“
Leif Johansson, Vorstandsvorsitzender, Ericsson und AstraZeneca, ehemaliger CEO von Volvo.
Zitat aus Sustainable Profit
WHISTLEB, WHISTLEBLOWING CENTRE 9Kundenbeispiele Unternehmen Brose, Automobilzulieferer https://www.brose.com Renault Gruppe, weltweit tätiger Automobilhersteller mit https://www.renault.de 180.000 Mitarbeitern Société Générale, multinationale Bank https://www.societegenerale.com Nordea, größte Bank Skandinaviens https://www.nordea.com Barilla Gruppe, internationales Lebensmittelunternehmen https://www.barillagroup.com/en Clarins, Kosmetikunternehmen https://www.clarins.de/ Hermès, französisches Haute-Couture-Modeunternehmen und https://www.hermes.com Hersteller von Luxusgütern Groupe Auchan, eine der weltweit größten Einzelhandels- und https://www.auchandirect.fr Vertriebsgruppen mit 340.000 Mitarbeitern Wärtsilä, Schifffahrts- und Energielösungen https://www.wartsila.com/deu AmerSports, Sportartikel; Marken wie Salomon, Atomic Skis, https://www.amersports.com und Peak Performance Behörden und Verbände Kammer der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer https://www.ksw.or.at/ Europäische Handballföderation http://www.eurohandball.com/ Österreichische Bundeswettbewerbsbehörde https://www.bwb.gv.at Karolinska-Universitätskrankenhaus https://www.karolinska.se/en Sechster Staatlicher Pensionsfond von Schweden http://www.apfond6.se/en/English Schwedische Bankenvereinigung https://www.swedishbankers.se/en-us Weitere Kundenreferenzen sind auf Anfrage erhältlich. WHISTLEB, WHISTLEBLOWING CENTRE 10
Screenshots vom System
MELDEKANAL: Der Whistleblower füllt ein unkompliziertes Meldeformular aus und versendet die Nachricht. Der
Fragebogen und die dazugehörigen Ressourcen stehen in 60 Sprachen zur Verfügung.
Eine Weiterführung FALLMANAGEMENT-TOOL: Das Whistleblowing-Team
des Gesprächs mit wird über eingehende Nachrichten informiert und
einem anonymen loggt sich in das benutzerfreundliche Fallmanagement-
Whistleblower ist Tool ein.
durch die
persönliche ID und
das Passwort
möglich, die am
Ende einer
Meldung
ausgegeben
werden.
… mit Funktionen, die das Fallmanagement und den Untersuchungsprozess erleichtern. Beispiele:
Dialog mit dem Whistleblower und Übersicht der Fälle. Alle Aktionen werden im Online-Statistiken: Fälle
Fallbearbeitung durch festgelegte Personen. System protokolliert. können nach bestimmten
statistischen
Anforderungen
kategorisiert werden.
WHISTLEB, WHISTLEBLOWING CENTRE 11Sie können auch lesen
