ScannerVisionTM von TA Triumph-Adler - Erleichtert mit nur einem Touch Ihre Scan- und Verarbeitungsprozesse! - UTAX
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ScannerVisionTM von TA Triumph-Adler Erleichtert mit nur einem Touch Ihre Scan- und Verarbeitungsprozesse!
Inhaltsübersicht 1. Einführung 1.1 ALLGEMEINE INFORMATIONEN Seite 4 1.1.1 Erfassung und Verteilung Seite 4 1.1.2 Verarbeitung Seite 4 1.2 VORTEILE & NUTZEN Seite 5 1.2.1 Die Vorteile für Anwender Seite 5 1.2.2 Die Vorteile für Unternehmen Seite 5 1.3 FUNKTIONSÜBERSICHT Seite 5 2. Funktionen 2.1 DIE KOMPLETTLÖSUNG FÜR DIE DOKUMENTENERFASSUNG Seite 7 2.2 ALLGEMEINES Seite 8 2.3 ERFASSUNG Seite 8 2.4 ZUSATZFUNKTIONEN Seite 8 2.5 VERARBEITUNG Seite 9 2.6 VERTEILUNG Seite 9 2.7 INDIVIDUELLE KONFIGURATION UND HOHE KOMPATIBILITÄT Seite 10 3. Aivika Capture Pro 3.1 ALLGEMEINES Seite 12 3.2 TOOLS Seite 12 3.2.1 File-Explorer-Erweiterung Seite 12 3.2.2 Outlook-Plugin Seite 12 3.2.3 Aivika Capture Pro Seite 12 3.2.4 Print to Aivika Seite 13 3.2.5 Aivika Mobile Client Seite 13 3.2.6 Unterstützte Dateiformate Seite 13 4. Systemvoraussetzungen 4.1 SCANNERVISIONTM Seite 15 4.2 AIVIKA CAPTURE PRO Seite 15 2
1.1 ALLGEMEINE INFORMATIONEN Gescannte Verträge oder Rechnungen sind falsch abgelegt und nicht mehr auffindbar? Noch immer ist das Scannen und Weiterverarbeiten wichtiger Dokumente ein zeitaufwendiger und fehlerbehafteter manueller Prozess im Büroalltag. Mit ScannerVision™ – der intelligenten Erfassungslösung – werden Dokumenten-Scans in völlig neue, editierbare und durchsuchbare Dateien umgewandelt. Erfasste Dokumente können in das gewünschte Format konvertiert und in vordefinierten Zielordnern gespeichert werden – z. B. mit nur einem Klick vom Bedienfeld Ihres Multifunktionssystems aus. Die Fehlerquote wird damit gesenkt und die Effizienz gesteigert. So optimiert ScannerVision™ professionell das Erfassen, Editieren und Verteilen! Eingabequellen ScannerVisionTM Ausgabeziele Verarbeitung Dateiserver MFP Hotfolder Dokumenten- Bildverarbeitung konvertierung Datenbank Aivika Erfassung Verteilung Dokumenten- Scanner Management- System Barcode- Metadaten- OCR- E-Mail-Dienste Erkennung Erfassung Texterkennung Desktop, Tablet, Smartphone 1.1.1 Erfassung und Verteilung ScannerVision™ stellt eine Verbindung zwischen einer Eingabequelle, wie z. B. MFP oder Hotfolder, und einem Ausgabeziel wie einem Dateiserver, einer Datenbank oder einem von Ihrem Unternehmen verwendeten Archivsystem dar. 1.1.2 Verarbeitung Die Software kann z. B. automatisch Leerseiten beim Duplex-Scan entfernen, Seiten in Leserichtung drehen und beim Durchsuchen und bei der Auswahl des Scan-Verzeichnisses am Multifunktionssystem helfen. Durch die automatische OCR-Texterkennung sind alle erfassten Dokumente auch im Volltext durchsuchbar und können in Office-Formate wie Word und Excel konvertiert werden. 4
1.2 VORTEILE & NUTZEN „Alles schneller, einfacher, fehlerfreier scannen!“ 1.2.1 Die Vorteile für Anwender → Sehr einfache, intuitive Bedienung → Gleiches Scan-Menü an allen Multifunktionssystemen → Einfache Menüführung auch bei komplexen Funktionen wie Metadaten → Dokumente direkt am Multifunktionssystem in Zielordner einsortieren und ablegen, z. B. in Kunden-, Mandanten- oder Lieferantenordner 1.2.2 Die Vorteile für Unternehmen → Mehr Effizienz, weniger Zeiteinsatz und weniger Kosten dank zahlreicher intelligenter Lösungen → Sichere Datenübertragung dank SSL-Verschlüsselung beim gesamten Scan-Vorgang → Vereinfachte Prozesse und reduzierte Fehlerquote beim Scannen, Verarbeiten und Verteilen am Multifunktionssystem 1.3 FUNKTIONSÜBERSICHT ScannerVisionTM Basisfunktionen Modernes und flexibles Scan-Management: individuell festgelegte Scan-Prozesse Schnelles Wiederfinden von gescannten Dokumenten: OCR-Texterkennung mit Volltextsuche Direkte Bearbeitung von gescannten Dokumenten: Konvertierung in gängige Formate wie PDF, Word oder Excel Automatische Komfortfunktionen: Leerseiten entfernen und Dokumente in Leserichtung drehen Weitere Funktionen Automatische Optimierung von gescannten Dokumenten Bequeme und einfache Integration in die Follow2Print-Lösung aQrate möglich Komprimieren und Bereinigen der erzeugten Scan-Dateien Erkennung und Verarbeitung von Barcode-Inhalten 5
2. Funktionen 2
2.1 DIE KOMPLETTLÖSUNG FÜR DIE DOKUMENTENERFASSUNG ScannerVision™ ist eine universelle Workflow-Lösung für alle dokumentenbezogenen Erfassungs-, Ver- arbeitungs- und Verteilungsaufgaben in einem einzigen Paket. Die Flexibilität von ScannerVision™ erlaubt es, dabei nur die jeweils gewünschten bzw. erforderlichen Funktionen zu verwenden. Der Funktionsumfang kann bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt erweitert werden. Im Folgenden finden Sie die Hauptkomponenten des ScannerVision™ Workflow-Systems zur Erfassung, Verarbeitung und Verteilung von Dokumenten: → Benutzeroberfläche der ScannerVision™ Processing Engine für die Konfiguration des ScannerVision™ Systems – von der Verwaltung von Diensten, Clients und Benutzern bis zur Konfiguration von Vorlagen (Templates) → ScannerVision™ Processing Server für die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von Dokumenten → ScannerVision™ Networking Server für die Benutzerauthentifizierung, die Bereitstellung von Vorlagen für Clients und das Anzeigen von Auswahllisten → Desktop- und MFP-Clients für die Erfassung von Dokumenten und Metadaten sowie das Weiterleiten an den Netzwerkserver, der sie dann zum Bearbeiten an den ScannerVision™ Processing Server übergibt Eingabequellen Ausgabeziele Erfassung Verteilung FTP- E-Mail- File- Server Server Share ScannerVisionTM Processing Server Erfassung ScannerVisionTM ScannerVisionTM MFP-Client Desktop-Client ScannerVisionTM Networking Server Der ScannerVision™ Processing Server und der ScannerVision™ Networking Server sind unabhängige 32-Bit-Windows-Konsolenanwendungen, die vom ScannerVision™ Installationsprogramm als Windows- Dienste installiert werden. Dadurch können sie in „headless“-Umgebungen ausgeführt werden, in denen ein Benutzer nicht am Server angemeldet sein muss, damit sie ausgeführt werden können. Sie können eben- falls als Konsolenanwendungen ausgeführt werden. Sowohl der ScannerVision™ Processing Server als auch der ScannerVision™ Networking Server erfordern administrative Rechte, um als Konsolenanwendungen ausgeführt zu werden. 7
2.2 ALLGEMEINES → Anpassbare grafische Benutzeroberfläche inklusive optionaler Konnektoren und Module → Workflow-Import/Export-Tool → Integritätsprüfung für erstellte Workflows → Verschlüsselte Konfigurationsdatenbank → Single Sign On mit aQrate und MyQ Softwarelösungen → Benutzeroberfläche zur Verwaltung von Benutzern und Clients → Sprachauswahl für die Verwaltungsoberfläche (Niederländisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Polnisch, Spanisch, Schwedisch) → Passwortgeschützte Benutzeroberfläche → Mehrstufige Protokollierung → Remote-Installation des ScannerVision™ Client für TA Triumph-Adler / UTAX MFPs 2.3 ERFASSUNG Erfassen Sie Dokumente von/aus: → einer Hotfolder-Struktur (einschließlich Unterordnern) → einer FTP-Quelle → E-Mails, POP3- und IMAP-Servern (SSL unterstützt) → TWAIN-kompatiblen Systemen 2.4 ZUSATZFUNKTIONEN → Steuerung des Workflows direkt am MFP für folgende Hersteller: TA Triumph-Adler, UTAX, Kyocera, FujiXerox, HP, Epson, Sharp, Canon ScanFront 400 und Ricoh Embeddeds/Web-Clients → Erstellung von Auswahllisten aus unterschiedlichen Quellen (SQL, SML, LIST, BROWSE, VBS, CONNECTOR, C#) → Multi-Capture-Funktion – Erfassung mehrerer Dokumente gleichzeitig → Import von Benutzern via Active Directory / LDAP und CSV 8
2.5 VERARBEITUNG → ScannerVision™ Professional OCR Engine → ScannerVision™ Advantage OCR Engine → Ausgewähltes Ausgabeformat (BMP, GIF, JPEG, JPEG2000, PCX, PDF, PNG, PS, TIFF, WMF, DOC, XLS, RTF, SPDF, PDF/A, XPS) → Verarbeitung mehrerer Dokumente gleichzeitig → Filtern von Metadaten für jedes Dokument → Komprimierungsmöglichkeiten → Barcode-Erkennung 1D und 2D → Schreiben von 1D- und 2D-Barcodes → Dokumententrennung, z. B. mithilfe von Barcodes → Exportieren von Metadatenwerten und OCR-Texten in XML-, TXT-, CSV- und HTML-Formate → Formularerkennungsmodul (Forms Recognition) – erkennt Dokumente automatisch und verarbeitet sie anschließend mit der entsprechenden Workflow-Vorlage → Komprimieren und Optimieren der erzeugten Scan-Dateien (Ränder entfernen, Helligkeit und Kontrast anpassen, Farbausgleich, leere Seiten entfernen, Weißraum beim Scannen von nicht standardmäßigen Papierformaten entfernen, Entzerren, Flecken entfernen, Punkte entfernen, Lochungen entfernen, Bild-Binarisierung, Texte invertieren, Linien entfernen, Bild ausrichten, Glätten)1 → Annotationsmodul (Wasserzeichen und auf Metadaten basierende, anpassbare Stempel einfügen) → Digitale PDF-Signatur → ScannerVision™ Expression Editor Tool2 → Zonale OCR-Engine mit benutzerdefinierten Metadatenfeldern – auch mit mehrseitigen Dokumenten möglich → Erkennung von Markierungen (OMR-Modul [Optical Mark Recognition]) – kompatibel mit der Zonen-OCR → Magnetschriftzeichenerkennung (MICR-Modul [Magnetic Ink Character Recognition]) – kompatibel mit Zonen-OCR → Erkennung handgeschriebener Texte und Zahlen (ICR [Intelligent Character Recognition]) – kompatibel mit Zonen-OCR → An Benutzer anpassbare E-Mail-Benachrichtigungen 2.6 VERTEILUNG → An Bedingungen geknüpfte Ausführung von Konnektoren und Multi-Konnektor-Ausführung3 → Standard-Konnektoren: Windows File System, SQL, E-Mail, WebDAV, File Transfer Protocol (FTP), VBscript, Jscript, Powershell, C#, SharePoint (online) → Optionale Konnektoren: Laserfiche, Exact Globe, Unit4, AFAS, Hyarchis, DigiDoc, MyDoc, Unit4:Cura, M-Files, X-Plan, e-DocPro, DocuWare 1 Wie Sie Ihre Vorlagen konfigurieren, hängt von Ihren Geschäftsanforderungen ab. ScannerVision™ bietet Ihnen zahlreiche Bildverarbeitungsfunktionen, die Sie individuell wählen können. 2 Damit können Sie Teile der Metadaten in Echtzeit auswählen, sie auf Plausibilität prüfen und die Daten ggf. manuell bearbeiten, bevor die Dokumente an ein bestimmtes Ausgabeziel weitergeleitet werden. 3 Sie haben die Möglichkeit, Bedingungen anzugeben, unter denen ein Konnector ausgeführt wird – d. h. an welches Ausgabeziel das Dokument weitergeleitet werden soll. Bedingungen können z. B. auf dem Vorhandensein eines Wortes in den Metadaten, auf Zahlen (=, usw.) oder Barcodes basieren. Dabei können alle aus dem Dokument extrahierten Metadaten verwendet werden, unabhängig davon, ob es sich um 1D- oder 2D-Barcodes, Zonen-OCR oder Volltext-OCR handelt. Ein Dokument kann außerdem zeitgleich an verschiedene Ausgabeziele weitergeleitet werden – z. B. sowohl im Archiv gespeichert als auch per Mail versendet werden. 9
2.7 INDIVIDUELLE KONFIGURATION UND HOHE KOMPATIBILITÄT ScannerVision™ ist eine fortgeschrittene Dokumentenverarbeitungslösung, mit der Sie Dokumente über TWAIN scannen oder vorhandene Dokumente aus einem Hotfolder, einer FTP-Quelle, E-Mails, POP3- und IMAP-Servern oder mobilen Endgeräten (Android und iOS) hochladen und sie dann in einem oder mehreren der vielen von ScannerVision™ unterstützten Ausgabezielen ablegen können. Mögliche Ausgabeziele sind z. B. Dokumenten-Management-Systeme (DMS) wie Laserfiche, SharePoint oder Exact Globe (siehe 2.6). Die Integration in DMS von Drittanbietern erfolgt über Konnektoren, die 32-Bit-Windows-DLLs (Dynamic Link Libraries) oder .Net-Gruppen sind, die von ScannerVision™ geladen werden. ScannerVision™ bietet ein vollständig dokumentiertes, kostenfreies Software Development Kit (SDK), das es unabhängigen Softwareherstellern und sogar Kunden selbst ermöglicht, Konnektoren zu entwickeln, um mit jedem externen System zu kommunizieren. Bidirektionale Konnektoren ermöglichen es, aus einer Auswahlliste in Echtzeit genau den Ordner aus- zuwählen, in dem das Dokument gespeichert werden soll. ScannerVision™ bietet außerdem leistungsstarke Metadaten-Unterstützung. Metadaten sind Daten, die ausgewählte Informationen über die Dokumente liefern, die von ScannerVision™ verarbeitet werden, und können aus verschiedenen Quellen stammen. Einige Metadaten werden vom ScannerVision™ Processing Server generiert, während dieser die Dokumente verarbeitet. Andere Metadaten können von Benutzern erfasst werden, wenn sie Dokumente am MFP oder an ihrem Arbeitsplatz scannen/erfassen, oder sie können aus dem Dokument selbst durch Barcode-Erkennung und/oder eine der verschiedenen Erkennungs- funktionen wie Magnetic Ink Character Recognition (MICR), Intelligent Character Recognition (ICR), Optical Mark Recognition (OMR) und Zonen-OCR extrahiert werden. Mit ScannerVision™ können Sie individuell eine bedingte Logik anwenden, um zu bestimmen, welche Metadaten unter welchen Bedingungen verwendet und wohin bestimmte Dokumente weitergeleitet werden sollen. Das bedeutet, dass ScannerVision™ anhand der von Ihnen angegebenen Bedingungen automatisch entscheiden kann, welche Metadaten gefiltert oder welche Dokumente anschließend wo abgespeichert werden. Ein Dokument kann zudem gleichzeitig an unterschiedliche Ausgabeziele weitergeleitet werden. 10
3. Aivika Capture Pro 3
3.1 ALLGEMEINES Aivika Capture Pro ist eine Desktop- bzw. mobile Anwendung für die Erfassung, Verarbeitung und Verteilung von gescannten Dokumenten und Dokumenten, die von anderen Anwendungen generiert wurden. Auf der Festplatte gespeicherte Dokumente oder eingehende Dokumente, die z. B. von Outlook empfangen werden, können direkt zur Verarbeitung an Aivika gesendet werden. Dabei werden Schnittstellen und Workflows verwendet, die ebenfalls beim Scannen von Dokumenten am MFP verwendet werden. In Aivika Capture Pro können Sie nicht nur ein Dokument aus mehreren Einzeldokumenten zusammenstellen, sondern auch ein Dokument in mehrere einzelne Dokumente aufteilen. Sie können einzelne Seiten auch löschen, drehen und spiegeln und Leerseiten einfügen. Das zusammengestellte Dokument kann dann auf der Festplatte gespeichert werden, von wo aus es auf den ScannerVision™ Server hochgeladen werden kann. 3.2 TOOLS Aivika Capture Pro enthält die File-Explorer-Erweiterung und das Outlook-Plugin, den Druckertreiber (Print to Aivika), den Desktop Client (Aivika Capture Pro) und den Mobile Client – fünf leistungsstarke Tools, mit denen digitale Dokumente schnell und einfach gefunden und ausgewählt werden können. 3.2.1 File-Explorer-Erweiterung Mit der File-Explorer-Erweiterung können Sie mit der rechten Maustaste mehrere Dokumente in einem Ordner auswählen und sie an Aivika senden. Alternativ können Sie auch mehrere Dokumente per Drag & Drop zu Aivika ziehen. Von dort aus ist es die gleiche Vorgehensweise wie beim Erfassen mit ScannerVision™ am MFP-Client. Sie können eine Workflow-Vorlage auswählen und Dokumente versenden – das gilt für Word- und Excel-Dateien und andere unterstützte Dateiformate (siehe unten). 3.2.2 Outlook-Plugin Mit dem Outlook-Plugin können Sie den Anhang einer Mail auswählen und an Aivika senden, direkt aus Outlook heraus. Durch Drücken des Aivika Buttons in Ihrer Outlook-Anwendung können Sie auswählen, welche Anhänge Sie mitschicken möchten. Wie bei der File-Explorer-Erweiterung bekommen Sie z. B. die Ihnen zugewiesenen Workflow-Vorlagen zu sehen und können Metadaten zum Dokument angeben. 3.2.3 Aivika Capture Pro Scannen Sie Dokumente via TWAIN und/oder laden Sie Dokumente von der Festplatte und senden Sie sie an Aivika (rechte Maustaste und „Öffnen mit“). Das erfasste Dokument können Sie dann in der Vorschau sehen. Von dort aus ist es die gleiche Vorgehensweise wie beim Erfassen mit ScannerVision™ am MFP-Client. Sie können eine Workflow-Vorlage auswählen und Dokumente versenden – das gilt für Word- und Excel-Dateien und andere unterstützte Dateiformate (siehe unten). 12
3.2.4 Print to Aivika Senden Sie Dokumente an Aivika aus jeder Anwendung, die den Windows-Druck unterstützt. Das bedeutet, dass Sie jede Datei aus jeder Anwendung senden können. Print to Aivika wird als Drucker auf Ihrem System installiert. Sie können ein Dokument an Aivika senden, wie Sie normalerweise ein Dokument drucken würden. Wie beim Aivika Capture Pro bekommen Sie z. B. die Ihnen zugewiesenen Workflow- Vorlagen zu sehen und können Metadaten zum Dokument angeben. 3.2.5 Aivika Mobile Client Aivika Mobile Document Capture ist eine benutzerfreundliche mobile App zur Dokumentenerfassung, mit der Benutzer ihre Dokumente scannen, digitalisieren, bearbeiten und speichern können. Greifen Sie mit Aivika Mobile Document Capture auf die auf dem Gerät gespeicherten Dokumente zu oder verwenden Sie die integrierte Kamera, um ein Bild von einem beliebigen Dokument aufzunehmen, es zu verarbeiten und es anschließend an das ge- wünschte Ausgabeziel wie SharePoint oder Dropbox weiterzuleiten. Bildbearbeitungsfunktionen wie z. B. Drehen und Zuschneiden stehen direkt in der mobilen App zur Verfügung. Wenn eine Verbindung zu einem ScannerVision™ Server besteht, können Barcodes ausgelesen, OCR- und Zonen-OCR-Vor- gänge ausgeführt und Dokumente in verschiedene Dateiformate konvertiert werden und die Bildqualität kann verbessert werden. Der Zugriff auf Vorlagen, die Bereitstellung von Metadaten durch individuelle Abfragen oder die Auswahl aus einer Auswahlliste können erfolgen, bevor das Dokument hochgeladen und im gewünschten Ausgabeziel gespeichert wird. Der Mobile Client kann so konfiguriert werden, dass Ihre Dokumente an mehrere Ausgabeziele wie E-Mail, FTP, Google Drive, Dropbox, One Drive, SharePoint und viele mehr weitergeleitet werden können. 3.2.6 Unterstützte Dateiformate W W X X .doc .docx .xls .xlsx .tif .tiff .jpg .jepg .ps .pdf .png .bmp 13
4. Systemvoraus- setzungen 4
4.1 ScannerVisionTM ScannerVisionTM Spezifikationen und Kompatibilität Hardwareanforderungen → Min. 4 GB RAM* → Dual Core 2 GHz CPU → Min. 40 GB Festplattenspeicher → 100 Mbit Netzwerk Empfohlene Hardware → Min. 8 GB RAM* → Quad Core 2 GHz CPU → Min. 160 GB Festplattenspeicher → 1 Gbit Netzwerk Unterstütztes Betriebssystem → Windows 10 → Windows Server 2016, 2019 Andere Anforderungen → MS .Net Framework 3.5 → MS .Net Framework 4.8 → MS C++ 2015 Redistributable * Für jeden zusätzlichen Dokumentprozessor werden zusätzliche 2 GB RAM benötigt. 4.2 Aivika Capture Pro Aivika Capture Pro Spezifikationen und Kompatibilität Aivika Capture Pro Desktop Client: → Windows 10 → ScannerVisionTM Server 9.1.0.1048 oder höher Aivika Mobile Document Capture: → iOS 9.0 oder höher, Mac OS 11 oder neuer und Mac mit Apple M1-Chip → Android 4.1 oder höher → HPN* V8.1.1.129 oder höher * HPN (High Performance Network Protocol): Durch die Installation dieses zusätzlichen kostenlosen Moduls fügen Sie leistungsstarke Funktionen zur Optimierung der Netzwerkkommunikation wie Daten-Caching und asynchrone Sockets hinzu – für mehr Flexibilität und Geschwindigkeit Ihrer ScannerVision™ Umgebung. HPN ist eine kostenlose Ergänzung zu ScannerVision™. Eine gültige ScannerVision™ Lizenz ist erforderlich. Für die Installation von HPN müssen alle ScannerVision™ Dienste gestoppt werden. Die Installation wird ganz einfach über die Ausführung der bereitgestellten Installationsdatei durchgeführt. Nach der Installation wird das ScannerVisionTM Netzwerkprotokoll automatisch aktualisiert und jeder dynamischen Auswahlliste werden Caching-Funktionen hinzugefügt. Hier können Sie das HPN-Installationsprogramm herunterladen: www.scannervision.com (More > My ScannerVision). 15
Wir wünschen Ihnen effizientes Arbeiten und viel Erfolg mit ScannerVisionTM! Wir entwickeln für Unternehmen individuelle Prozesslösungen rund um Doku mente, Informationen und IT. Basierend auf unserem Kerngeschäft, dem Ihre TA Triumph-Adler Niederlassung Document Business, entwickeln wir unser Portfolio kontinuierlich weiter und sind mit mobilen Lösungen und Cloud-Services gleichzeitig Wegbereiter für flexible, mobile Arbeitsplätze. Effiziente Abläufe sind ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen. Wir beraten Sie, wie Sie bei Ihren Workflows Zeit und Geld sparen können, und unterstützen Sie bei der Umsetzung mit professionellen Hardware- und Softwarelösungen. 04/2021 www.triumph-adler.de
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