Schlummernde Millionen? Konsolidierung bei Beteiligungen - Deutscher Kämmerertag Berlin, Oktober 2014
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Schlummernde Millionen? Konsolidierung bei Beteiligungen 10. Deutscher Kämmerertag Berlin, Oktober 2014
Inhalt
Inhalt Die Ausgangssituation
Der Untersuchungsansatz
Die Untersuchungsergebnisse
Die Umsetzung
Das Fazit
Page 2
2Die Stadt Oberhausen muss ihr Jahresergebnis zwischen 2013 und 2021
um rund 130 Mio. € verbessern – bis zu 20 Mio. € entfallen dabei auf die
städtischen Beteiligungen
Haushaltsprognose Stadt Sanierungsbeitrag
Oberhausen 2013 - 2021 Beteiligungen
12,6
7,1 STOAG
1,4 3,4
3,2
6,1 4,3 5,9 Sparkasse Oberhausen
-8,6 -1,1 0,8 1,5 weitere Beteiligungen
-21,0 -13,2 19,9
20,4
19,4
18,9
18,4 3,5
-36,1 -7,8 -25,6 3,5
3,2 17,1 3,5
3,5
-47,6 3,5
-44,0 3,5 2,5 3,0
1,5 2,0
1,0
-60,9 -51,7 12,9 13,0
-60,5
3,5 3,5
-75,2
6,2 13,6 13,9 13,9 13,9 13,9 13,9
-102,7 4,0 9,4 9,5
Jahresergebnis gemäß HSP (2013) 5,1
2,8
Jahresergebnis nach HSP (2014)
-127,4 Ordentliches Ergebnis HH-Plan 2013 (ohne Landeshilfe) 1,1 1,2
2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021
Page 3Die OGM GmbH ist seit dem Jahr 2001 zentraler Dienstleister in der Stadt
Oberhausen für die Bürger, die Wirtschaft und für die Stadtverwaltung…
Finanzen/NKF Öffentlichkeitsarbeit Objektmanagement Tiergehege
Grundstücks- und Grünflächen-
Controlling Zentraler Betriebshof
Mietwesen management
Personal/Organisation Service für Nutzer Sportmanagement Arbeitsschutz
Juristischer Dienst Betrieb von Gebäuden Friedhofsmanagement Service für Nutzer
Vertrags- und
Arbeitssicherheit
Grundsatzangeleg.
Page 4…und hat im Jahr 2013 ein Umsatzvolumen von 98,9 Mio. EUR realisieren
können
Finanzen Personal
► Umsatzerlöse 2012: 96.504 T€ (2011: 101.335 T€) ► Mitarbeiter 2013: 646 (2011: 665)
► Personalaufwand 2012: 25.494 T€ (2011: 26.115 T€) Infrastruktur
► Betriebsergebnis 2012: 6.112 T€ (2011: 4.416 T€) ► 4.000 Computerarbeitsplätze (davon 50% an Schulen)
► 52 ha Friedhofsfläche
► Jahresüberschuss 2012: 1.144 T€ (2011: 63 T€)
► 650.000 qm BGF verwaltete Gebäude
► 158.000 qm Glasfläche
► […]
► […]
Page 5Inhalt
Inhalt Die Ausgangssituation
Der Untersuchungsansatz
Die Untersuchungsergebnisse
Die Umsetzung
Das Fazit
Page 6
6EY hat von der Gemeindeprüfungsanstalt NRW den Auftrag erhalten, die
OGM GmbH im Hinblick auf Konsolidierungspotenziale zu analysieren
15
Untersuchungs-
Arbeitssicherheit bereiche
Beschaffungswesen
Druck und Grafik
Neues Kommunales Finanzmanagement
Prüfoptionen Energiemanagement und Wartungsverträge
Flächenmanagement
Beibehaltung zum angebotenen
Preis/Leistungsumfang Gebäudereinigung, Glasreinigung und
Leistungsreduzierung Sonderreinigung
Optimierung
Verzicht Unterhaltung und Instandsetzung von
Aufgaben der Grünflächen, Sportflächen etc.
OGM GmbH Standardreduzierung
Haustechnischer Dienst
Outsourcing bzw. Privatisierung
IT- und TK-Dienste
Teil- bzw. Gesamtrekommunalisierung
Post- und Botendienste
Rahmenvertrag Bauleistungen für die Stadt
Oberhausen
Betrieb von Bädern
Bewirtschaftung städtischer Friedhöfe
Betrieb des Tiergeheges
Page 7Für die Analyse bis zur Vorlage des Ergebnisberichts stand seitens des
Auftraggebers ein Zeitraum von rund acht Wochen zur Verfügung
13. KW 2012 16. KW 2012 20. KW
2012
23.03.2012
Auftragserteilung
27.03.2012
Projektstartgespräch
Analyse der Untersuchungsbereiche
18.04.2012
Vorstellung der
(Zwischen-) Ergebnisse
Maßnahmenentwicklung &
Berichterstellung
15.05.2012
Abschluss-
präsentation
Phase 1 Phase 2 Umsetzung
Page 8Inhalt
Inhalt Die Ausgangssituation
Der Untersuchungsansatz
Die Untersuchungsergebnisse
Die Umsetzung
Das Fazit
Page 9Für die 15 Untersuchungsbereiche wurde insgesamt ein Konsolidierungs-
volumen zwischen 9,4 Mio.€ und 14,2 Mio. € herausgearbeitet
Leistungs- Fremd- Rekommu- Einsparpotential p.a.
Entfall
Leistungsbereich OGM GmbH anpassung vergabe nalisieurng Von [€] Bis [€]
Arbeitssicherheit x 21.800 21.800
Beschaffungswesen x 860.000 1.290.000
Druck und Grafik x 380.000 380.000
Neues Kommunales Finanzmanagt. x 120.000 120.000
Energiemanagt. & Wartungsverträge x 534.000 986.000
Flächenmanagement x 1.870.000 3.740.000
Gebäude-, Glas- und Sonderreinig. x (z.T.) x 458.000 570.000
Unterhaltg./Instands. Grünflächen x (z.T.) x 463.000 517.000
Haustechnischer Dienst x 745.000 770.000
IT- und TK-Dienste x 1.831.000 1.831.000
Post- und Botendienste x x (optional) 160.000 160.000
Rahmenvertrag für Bauleistungen x 140.000 338.500
Betrieb von Bädern x x (z.T.) 1.213.000 2.908.000
Bewirtschaftung städt. Friedhöfe x (z.T.) x 18.000 18.000
Betrieb des Tiergeheges x x (optional) 542.700 542.700
Einsparpotenzial Gesamtsumme 9.357.000 14.193.000
Page 10Ausgewählte Beispiele (1/3): Einkauf/Beschaffung und IT/TK-Dienste
1 2
Einkauf/Beschaffung IT-/TK-Dienste
► Fortsetzung der Umsetzung der in BPG- ► Umsetzung Szenario 4 aus IT-
Gutachten aufgezeigten Einspar- Organisationsuntersuchung:
potenziale (Bearbeitung der noch nicht verwaltungsinterner IT-Stab/-Bereich plus
angegangenen Warengruppen) Kommunales IT-SSC und Realisierung
der sich daraus ergebenden
► Optimierung des Bestellablaufs – komplett Optimierungspotenziale
dv-gestützt ab Kernverwaltung**
► Reduzierung des Personalaufwandes im
► Einführung dv-gestützte IT Bereich - ca. 662.000 €
Beschaffungsplattform mit automatisierten
Bestellprozessen für ausgewählte ► Kosteneinsparungen bei den
Warengruppen/Teile (online-Katalog) Sachaufwänden - ca. 1.169.000 €
Einsparpotenzial: 860 – 1.290 T€ Einsparpotenzial: 1.831 T€
Page 11Ausgewählte Beispiele (2/3): Flächen- und Gebäudemanagement
3 4
Flächenmanagement Infrastrukturelles Gebäudemanagement
► Einführung eines kommunalen Immobilien- ► Gebäude-, Glas- und Sonderreinigung,
managements – Anpassung der strategischen Haustechnischer Dienst
Konzeption
• Erhöhung des Anteils der Fremdvergabe
• Langfristige strategische Bedarfsplanung der und Personalabbau im Rahmen der
Stadt Personalplanung
• „make or buy“-Entscheidung für operative • Bonus-/ Malus-System
Immobiliendienstleistungen
► Grünflächenpflege
► Umstellung auf Erhalt des Soll-Zustands in der
• Fremdvergabe von Gärtnerleistungen mit
Gebäudeunterhaltung
Personalgestellung
• Definition von Soll-Zuständen in Abhängigkeit
• Umsetzung eines ökologischen Konzepts
von der weiteren Verwendung der Gebäude
– Erhöhung des Anteils von extensiv
• Langfristige Instandhaltungsplanung gepflegten Grünflächen
• Verwertung nicht benötigter Liegenschaften
Einsparpotenzial: 2.544 – 5.115 T € Einsparpotenzial: 1.666 – 1.857 T€
Page 12Ausgewählte Beispiele (3/3): Betrieb von Bädern und Betrieb des
Tiergeheges
5 6
Betrieb von Bädern Betrieb des Tiergeheges
► Rahmenbedingung: Vollumfängliche ► Parkraumbewirtschaftung im Umfeld des
Erfüllung der öffentlichen Daseinsvorsorge Kaisergartens
• Stundensätze für Schul- und ► Artenrating
Vereinsschwimmen werden eingehalten • Analyse je Tierart zu Bedarf und Intensität
• Reduzierung des Schwimmbad-angebots der Pflege, des Flächenbedarfs und des
dennoch möglich Futterpreises
► Ausweitung des Freizeitangebots in • Erfassung der Besucherströme und
einzelnen Standorten mit Anpassung der Verweildauer bei einzelnen Tierarten
Eintrittsgelder ► Bündelung der Grünflächendienste
• Bündelung der Nutzungen und der
► Erhebung von Eintrittsgeldern
Standorte
• Freiwillige Abgabe einer Spende
• Prüfung der notwendigen Anzahl
Lehrschwimmbecken • Verpflichtend für Erwachsene in Höhe von
2 EUR/Person
• Übergabe des Betriebs eines Hallenbads
an Verein
Einsparpotenzial: 1.213 – 2.908 T€ Einsparpotenzial: 543 T€
Page 13Zudem wurde ein neues Geschäftsmodell für die Zusammenarbeit zwischen
der Stadt Oberhausen und der OGM GmbH entwickelt
Leitlinien für die STRATEGISCHE
EBENE
Zusammenarbeit
Stadt
Politik Verwaltung
Oberhausen
1. Eindeutigkeit bei der
Zuordnung der
Kompetenzen und Controlling
Aufgaben
MANAGEMENT
2. Transparenz bei EBENE
Kosten, Mengen und OGM GmbH
Qualitäten
3. Verlässlichkeit durch
klare definierte Regeln
und Vereinbarungen
OPERATIVE OPTIONAL: Fremdvergabe
4. Allgemeingültigkeit EBENE
für alle Aufgaben/
Leistungen Aufgabenbereiche
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Inhalt Die Ausgangssituation
Der Untersuchungsansatz
Die Untersuchungsergebnisse
Die Umsetzung
Das Fazit
Page 15
1Die „neue“ Zusammenarbeit zwischen Stadt und OGM basiert auf
leistungsspezifischen Verträgen, Leistungsverzeichnissen und Vergütungs-
vereinbarungen
Teil A: Vertrag – allg. Teil B:
Teil C: Vergütung
Bestimmungen Leistungsverzeichnis
Page 16 25 September 2014Darüber hinaus wurde ein Instrument eingeführt, anhand dessen die Einsparungen nachgehalten werden können – Beispiel: Bauen Page 17 25 September 2014
Beispiel Umsetzung (1) – Immobilienmanagement: zentrale
Herausforderungen für das Immobilienmanagement der Stadt Oberhausen
Herausforderungen,
Zielsetzungen und
Aufgaben
► Herausforderung: heterogener
Gebäudebestand ► Aufgaben des Immobilienmanagements:
• Verwaltungsgebäude 43.570 qm BGF • Flächen- und kosteneffiziente Deckung der
• Schulen 410.120 qm BGF heterogenen Nutzeranforderungen
• Kindertageseinrichtungen 18.580 qm BGF • Berücksichtigung funktionaler,
• Sporthallen / Sportplätze 49.710 qm BGF organisatorischer, wirtschaftlicher und
arbeitsrechtlicher Gesichtspunkte
• Wohnhäuser 46.930 qm BGF
• Nachhaltige Sicherung der Bestände unter
► Zielsetzung: Lebenszyklusgesichtspunkten
• Realisierung der ermittelten Einsparpotenziale im • Gewährleistung von kosteneffizienten, am
Rahmen der strategischen Konzeption Nutzerbedarf orientierten Leistungen des
infrastrukturellen. Gebäudemanagements
Page 18 25 September 2014Beispiel Umsetzung (1) – Immobilienmanagement: Neuordnung der
Steuerungsebenen im Rahmen der Neuausrichtung des Immobilien-
managements
Strategische Ebene Strategische
► Bereitstellen Organisations- und Prozessablaufstruktur Ebene
► Benennen des langfristigen Bedarfs
► Entscheidung über Nutzung / Verwertung der Gebäude
Bericht-
erstattung
Management-Ebene
► Einrichten des Immobilien-Informationssystems
► Bereitstellen Berichtswesen an Stadt Oberhausen
► Entwickeln von Maßnahmen, zur Deckung des zukünftigen Bedarfs
► Budgetverantwortung für Regelleistungen
Management
► -------------------------------------------------------------------------------------------------- Ebene
► Vorgabe eines gebäudescharfen Soll-Zustandes
► Leistungskontrolle, Umsetzung Bonus-Malus-System Bericht-
erstattung
Operative Ebene Operative
► Erbringung der Dienstleistungen und Erhaltung des Soll-Zustands Ebene
Page 19Beispiel Umsetzung (1) – Immobilienmanagement: Umstellung auf eine
instandhaltungsbezogene Steuerung der Gebäudeunterhaltung – inkl.
Ausschreibung der Leistungen
Instandhaltung*
Wartung Inspektion Instandsetzung Verbesserung
Maßnahmen zur Verzögerung Maßnahmen zur Feststellung Physische Maßnahme, die Kombination aller technischen
des Abbaus des vorhandenen und Beurteilung des Ist- ausgeführt wird, um die und administrativen Maß-
Abnutzungsvorrats Zustandes einer Einheit Funktion einer fehlerhaften nahmen sowie Maßnahmen
einschließlich der Bestimmung Einheit wiederherzustellen des Managements zur
der Ursachen der Nutzung und Steigerung der Zuverlässigkeit
dem Ableiten der notwendigen und/oder Instandhaltbarkeit
Konsequenzen für eine und/oder Sicherheit einer
künftige Nutzung Einheit, ohne ihre
ursprüngliche Funktion zu
ändern
* Grundlagen der Instandhaltung gemäß DIN 31051, Ausgabe September 2012 i. V. m. Instandhaltung – Begriffe der Instandhaltung gemäß DIN EN13306, 2010-12
Page 20Beispiel Umsetzung (2) – IT-/TK-Leistungen: Schaffung der Grundlagen für
eine aufwandsbezogene Abrechnung bei gleichzeitiger Umsetzung der
Einsparziele gelegt
ITK- Bepreisung der
Leistungsausprägungen
Leistungsverzeichnis ITK-Leistungen
und Qualitätsmerkmale
und -beschreibungen- ► Bepreisung der IT-Leistungen auf
Grundlage der definierten
► Entwicklung des Ziel-ITK- ► Definition der Detail- Leistungsausprägungen
ITK- Leistungsverzeichnisses spezifikation (Leistungs-
Leistungen und der -Leistungs- ausprägungen und Marktvergleich
beschreibungen Qualitätsmerkmale) je ITK- & Make-or-Buy
Leistung
► Vergleich der Wirtschaftlichkeit der
ITK-Leistungen mit dem externen
Markt
► Evaluierung von Make-or-Buy-
Entscheidungen
Übergang IT-relevanter Aufgaben
(von Stadt Oberhausen auf OGM)
► Vorbereitung und Planung des Übergangs IT-
Übergang relevanter Aufgaben von der Stadt Oberhausen an
IT- die OGM – (z.B. Organisationsstrukturen und
relevanter Zusammenarbeitsmodell)
Aufgaben ► Bereitstellung IT-relevanter IST-Informationen/
Dokumentationen (z.B. Fachverfahrens-
dokumentationen)
► Überleitung IT-relevanter Aufgaben von der Stadt
Oberhausen auf die OGM
Page 21 25 September 2014Beispiel Umsetzung (2) – IT-/TK-Leistungen: erstmalige Strukturierung und
Beschreibung der IT-Leistungen inkl. der Leistungs- und Qualitätsmerkmale
1 2 3
ITK-Leistungsverzeichnis & Leistungsausprägungen & Detaillierte Kategorisierung
-Leistungsbeschreibungen Qualitätsmerkmale der Fachverfahren
► Entwicklung des Ziel-ITK- ► Definition der Detailspezifikation ► Detaillierte Kategorisierung der Fachverfahren
Leistungs-verzeichnisses und (Leistungsausprägungen und
der Leistungsbeschreibungen Qualitätsmerkmale) je ITK-Leistung
L.1 L.1 …
LV … LV … LV L.17
L.29 L. 29 …
Leistungs- Leistungs-
verzeichnis mit ausprägungen
Leistungs- und Qualitäts- Detaillierte Kategorisierung der
beschreibungen merkmale Fachverfahren
► ITK-Leistungsverzeichnis- und ► Im Mai 2013 wurde von OGM ► Die Kategorisierung der Fachverfahren und die
Leistungsbeschreibungen (L.1- und Stadt Oberhausen Detailspezifikationen zu den ITK-Leistungen L.1-29
29) wurden zwischen OGM entschieden, die Fachverfahren - wurden zwischen OGM und Stadt Oberhausen im
und Stadt Oberhausen in im Zusammenhang mit der Oktober 2013
einem Management Review Detailspezifikation L.17 -
abgestimmt detailliert zu kategorisieren
Page 22 25 September 2014Inhalt
Inhalt Die Ausgangssituation
Der Untersuchungsansatz
Die Untersuchungsergebnisse
Die Umsetzung
Das Fazit
Page 23Welche Erfahrungen wurden im Rahmen des Sanierungsprozesses
gemacht?
+
► hohe Professionalität durch die GPA und EY
-
► Ängste bei bisherigen Vertragspartnern der
► hohes Einsparpotential, ohne gleichzeitig OGM (Verlust bzw. Reduzierung von Aufträgen
„kaputt sparen“ zu müssen oder schlechte und Volumen) => Lobbyismus, Handwerks-
Standards zu erzwingen kammer Düsseldorf
► hohe Transparenz und Verlässlichkeit der ► Auf Grund der eigenen zeitlichen Vorgaben nur
Beteiligten (Stadt OB, OGM, GPA und EY) funktionale Ausschreibung des Immobilien-
managementvertrages möglich; Restrisiko bei
► klare Einbindung des Betriebrats der OGM der OGM bzgl. der Remanenzkosten
(Betriebsvereinbarung zu Nutzwertanalyse und
Wirtschaftlichkeitsuntersuchung) ► Technisch wirtschaftliche Beratungskompetenz
versus juristische Beratungskompetenz
► Prozessoptimierung insbesondere im IT- und
TK- Bereich
► klares Berichtswesen zur Kontrolle der
Einsparungen der OGM zur Stadt/ BZR
Düsseldorf
Was ist noch offen?
► Bepreisung IT- und TK- Leistungen (bis Ende 2014)
► […]
Page 24 25 September 2014Kontaktdaten
Hartmut Schmidt
Geschäftsführer OGM GmbH
Tel +49 208 594 7000
Mobile +49 151 12119382
Fax +49 208 594 7070
E-Mail harmut.schmidt@ogm.de
Dr. Volker Belzer
Executive Director EY WPG
Tel +49 211 9352 10133
Mobile +49 160 939 10133
Fax +49 211 9352 15034
E-Mail volker.belzer@de.ey.com
Page 25 25 September 2014Sie können auch lesen
