Schnell und zuverlässig inventarisieren - Das Komplettpaket für die mobile Anlageninventur mittels Barcode, QR-Code, RFID - eTASK Immobilien ...
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Schnell und zuverlässig inventarisieren Das Komplettpaket für die mobile Anlageninventur mittels Barcode, QR-Code, RFID Produktinformationen eTASK.Inventur www.etask.de
Mehr als ein Inventursystem…
eTASK.Inventur ist das professionelle Tool für eine transparente Erfassung Ihrer Assetdaten in einem
zentralen, übersichtlichen System.
Die Nutzung von eTASK.Inventur über Ihren Standard Web-Browser sowie die unlimitierte Anwenderzahl
schaffen ideale Voraussetzungen für eine erfolgreiche Inventarisierung.
eTASK.Inventur unterstützt die Erfassung von Inventar und auch technischem Equipment (TGA).
eTASK.Inventur kann viel mehr als „nur“ inventarisieren:
• Erfassen Sie auch Ihre Gebäude und bilden Sie die Nutzung Ihrer Flächen und Assets durch
Kostenstellen, Abteilungen und Mitarbeiter ab
• Überblicken und controllen Sie alle Verträge rund um Ihre Assets
• Planen Sie Budgets und überwachen Sie die tatsächlich anfallenden Kosten
Mit eTASK.Inventur behalten Sie auch bei umfangreichen und örtlich verteilten Asset-Beständen
problemlos den Überblick.
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Inventursystem "out of the box" Mit eTASK.Inventur können Sie sofort mit Ihrer Inventur loslegen. Bei eTASK blicken wir auf 15 Jahre Erfahrung bei der mobilen Barcode-Inventur zurück und unterstützen Sie durch: professionelle Hilfe bei der Organisation Ihrer Inventur ein praxiserprobtes, selbsterklärendes Verfahren für Ihre Inventur ein zentrales Inventur-Portal mit umfangreichen Funktionen und Features zur Bearbeitung, Auswertung und Weiterverarbeitung der erfassten Inventardaten gebrauchsfertige, individuelle Etiketten: Barcode, QR-Code oder RFID eine einfach zu bedienende Inventur-App bei Bedarf professionelle IT-Unterstützung z.B. für die Umsetzung von Schnittstellen oder für den Import von Bestandsdaten www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 3
Auf den Anwender abgestimmt
Ihr eTASK Inventursystem besteht aus zwei wesentlichen Komponenten, die perfekt auf ihren
jeweiligen Anwendungsbereich abgestimmt sind:
Das zentrale Inventur-Portal
Im Browser-basierenden Portal von eTASK laufen alle erfassten Daten zentral zusammen
und stehen dort für Auswertungen, Exporte oder Datenabgleiche (z.B. mit einer
Buchhaltungssoftware) zur Verfügung. Sämtliche Daten können auch direkt im Portal
gepflegt werden.
Die mobile Inventur-App
Die Barcode-/QR-Code-Inventur erledigen Sie komplett mobil über das Endgerät mit der
Inventur-App. Für die Inventur-App benötigen Sie keine spezielle Hardware. Es werden
die gängigen Windows-Geräte unterstützt. Mit einem angebundenen Bluetooth-Scanner
erreichen Sie eine optimale Scan-Performance. Die Inventur-App kommuniziert direkt
mit dem Inventur-Portal. Das Arbeiten im Offline-Modus wird unterstützt, so dass Sie
auch ohne Netz jederorts uneingeschränkt inventarisieren können.
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Und so geht‘s:
In vier Schritten mobil
inventarisieren mit
eTASK.Inventur
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Funktionen & Features
Zusammenfassung der wichtigsten Features und Funktionen
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Funktionen & Features „Inventur-Portal“ | 1 • Vollständig browser-basiert, uneingeschränkter Zugriff über das Intranet oder Internet ohne lokale Installation • Einfache Bedienung durch übersichtliche Listen und strukturierte Datenformulare • Informationsdarstellung aus verschiedenen Sichten: Was steht im Raum? Was gehört zum Mitarbeiter? Gesamtbestand etc. • Zuordnung aller Assets zu Kostenstellen, Abteilungen und Firmen • Alle Datenlisten sind filterbar und sortierbar für eine bessere Übersicht, besonders bei Listen mit vielen Datensätzen und für schnelle Excel-Auswertungen • einfache Einrichtung von individuellen Benutzer- und Gruppenrechten • Automatisierte, regelmäßige Updates über das eTASK Kundencenter • Historisierungsmöglichkeit für alle Datenänderungen • Massenänderung und Massenlöschung von Datensätzen • Live-Auswertung aller Daten nach individuellen Vorgaben des Anwenders mit verschiedenen Einschränkungskriterien www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 7
Funktionen & Features „ Inventur-Portal“ | 2 • Dateiupload, Fotoviewer und Kommentarfunktion in jedem Datenformular • Komprimierte Darstellung der wichtigsten Kennzahlen (KPI‘s) in einem dynamischen Dashboard mit Filterung nach Flächen (z.B. Inventarisierungsgrad für ein Gebäude) • Integrierte Vertragsverwaltung mit Dateiupload, Wiedervorlage, Asset-Verknüpfung etc. • Zentrale Budgetverwaltung für die Planung und das Controlling von Budgets • Raumbuch mit umfangreichen Informationen zur Spezifikation und Nutzung eines Raumes • Pflege von Informationen zu Mitarbeitern (Kontakt, Abteilung, Raumnutzung etc.) • Freier Aufbau der Asset-Hierarchie mit beliebiger Kennzeichnungsstruktur (die DIN276 wird als Standardkennzeichnung mitgeliefert) • Definition beliebig vieler Attribute mit hinterlegbaren Katalogen je Asset-Typ • Import- und Export-Funktion zur einfachen Übernahme von Bestandsdaten aus Excel sowie umgekehrt zur Ausgabe von Bestandslisten aus eTASK www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 8
Funktionen & Features „Inventur-App“
• Einfach zu bedienende, grafisch orientierte Windows App mit Benutzerführung für die Erst- und Folgeinventur
• Extrem hohe Datenqualität: Der Inventurprozess schließt Fehlzuordnungen faktisch aus, da bei der Inventur keine
händischen Eingaben erfolgen
• Die Vergabe der Raum-Barcodes und das Anlegen der Matchcodes sind direkt über das Endgerät möglich (z.B. im Zuge der
Erstinventur)
• Integrierte Nutzung der Kamera-Funktion der Endgeräte beim Erstellen von Matchcode-Fotos sowie zur Foto-
Dokumentation einzelner Assets (z.B. für TGA-Objekte)
• Unterstützung von Online- und Offline-Modus:
Arbeiten im Online-Modus: Der Datenabgleich zwischen Inventur-Portal und Inventur-App erfolgt bei verfügbarem Netz
automatisch. Bei parallelem Einsatz mehrerer Endgeräte sind so z.B. neu erfasste Matchodes sofort für alle Anwendern
verfügbar
Arbeiten im Offline-Modus: Ist kein Netz verfügbar wird auf dem mobilen Endgerät autark gearbeitet. Sobald wieder
ein Netz verfügbar ist werden die Daten mit dem Inventur-Portal abgeglichen
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Funktionen & Features „Hardware“ • Nutzung von marktüblichen Windows 10 Geräten. Es werden keine spezifischen Inventurgeräte benötigt. Die Geräte können auch für andere Tätigkeiten uneingeschränkt genutzt werden • Reibungslose Einbindung der Endgeräte in Ihr Unternehmensnetz und Anmeldung mit Firmen-Account dank Standard Windows Betriebssystem. Die Endgeräte können vollständig durch Ihre eigene IT in Betrieb genommen und administriert werden • Nutzung der Kamera-Funktion des Endgeräts ermöglicht auch das mobile Erstellen der Asset-Templates (Matchcodes) • Wir empfehlen den Einsatz eines professionellen Laser-Scanners für eine optimale Scan-Performance, wie z.B. die kabellosen Scanner der Firma Socket. Die Geräte werden via Bluetooth mit dem Tablet gekoppelt und zeichnen sich durch eine einwandfreie Scan-Leistung aus. Socket-Scanner wie z.B. das Modell „CHS 7Ci“ (siehe Abbildung) erhalten Sie problemlos im Handel. www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 10
Preise für Kauf oder Cloud
eTASK.Inventur können Sie wahlweise erwerben und auf einem eigenen Server Ihres
Unternehmens installieren oder aber komfortabel in der Cloud nutzen
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 11Möglichkeit 1 | Erwerb der Lizenz
Nr. Produkt Preis Zyklus Anmerkung
01 eTASK.Inventur 4.500,00 € Einmalig Unternehmenslizenz für das Inventur-Portal mit unlimitierter Nutzerzahl
sowie inklusive einer Lizenz der Inventur-App
02 Inbetriebnahme 550,00 € Einmalig Remote Installation, Inbetriebnahme und Einrichtung von eTASK.Inventur
auf Ihrem vorinstalliertem Server
03 Briefing der Key-User 992,00 € Einmalig Eintägiges Briefing Ihrer Key-User vor Ort in Ihrem Unternehmen.
Einweisung in die Administration und Funktionsweise des Systems
04 Softwarepflege 810,00 € Jährlich Zugriff auf alle Updates im eTASK Kundencenter, Nutzung des Hotline-
Supports von eTASK
05 Zusätzliche Lizenz der 790,00 € Optional Lizenz der Inventur-App für ein weiteres Endgerät
Inventur-App
06 Gebrauchsfertige ab 0,12 € Optional Mit Ihrem Logo und einem individuellen Nummernkreis vorbedruckte
Barcode-Etiketten Barcodes für die direkte Verwendung.
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 12Möglichkeit 2 | Nutzung in der Cloud
Nr. Produkt Preis Zyklus Anmerkung
01 eTASK.Inventur 295,00 € monatlich Bereitstellung der Unternehmenslizenz für das Inventur-Portal mit
unlimitierter Nutzerzahl sowie inklusive einer Lizenz der Inventur-App
über einen eigens für Sie betriebenen Server; regelmäßige
Datensicherung
02 Inbetriebnahme 0,00 € Inklusive Installation, Inbetriebnahme und Einrichtung von eTASK.Inventur auf dem
Server
03 Briefing der Key-User 992,00 € Einmalig Eintägiges Briefing Ihrer Key-User vor Ort in Ihrem Unternehmen.
Einweisung in die Administration und Funktionsweise des Systems
04 Softwarepflege 0,00 € Inklusive Zugriff auf alle Updates im eTASK Kundencenter, Nutzung des Hotline-
Supports von eTASK
05 Zusätzliche Lizenz der 35,00 € monatlich Lizenz der Inventur-App für ein weiteres Endgerät
Inventur-App
06 Gebrauchsfertige ab 0,12 € Optional Mit Ihrem Logo und einem individuellen Nummernkreis vorbedruckte
Barcode-Etiketten Barcodes für die direkte Verwendung.
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 13Worauf Sie bei Ihrer Inventur achten sollten …
Situationsanalyse und Zielsetzung
• Welcher Output soll nach der Inventur konkret vorliegen?
• Welche Bestandsdaten liegen bereits vor und sind zu berücksichtigen?
• Sind meine Räume eindeutig nummeriert und gekennzeichnet?
• Ist eine aktuelle Raumliste vorhanden?
• Welche Asset-Typen sollen erfasst werden (z.B. nur ab einer Wertegrenze)?
Gewährleistung des Zugangs / Berücksichtigung von Sicherheitsaspekten
• Informieren Sie alle von der Inventur betroffenen Mitarbeiter im Vorlauf zur Inventur.
• Durch wen kann der Zutritt im Zweifelsfall ermöglicht werden (z.B. Hausmeister)?
• Zeit- und Ressourcenplanung auf Basis der Zugangszeiten/Öffnungszeiten.
Strukturierte Erfassung der Anlagen
• Welche Inventardaten müssen erfasst werden?
• Wie soll das Inventar im Anschluss an die Inventur verwaltet werden (z.B. jährliche Stichtagsinventur oder permanent nach Umzügen)?
• An welcher Stelle soll bei einem Anlagentyp etikettiert werden, damit z.B. auch nach einem Umbau noch eine Inventur möglich ist?
• Werden ggfls. unterschiedliche Barcode-Typen/-Größen benötigt?
Nutzen Sie unsere 15-jährige Erfahrung aus komplexen Inventurprojekten
für die professionelle Vorbereitung Ihrer Inventur!
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 14Anbindung an Ihre Anlagenbuchhaltung
Optionale Erweiterung zur Inventur auf Basis des Anlagevermögens
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 15Inventur auf Basis Ihrer Anlagenbuchhaltung
Die Lösung:
Hintergrund:
Mit der Import-Schnittstelle eTASK.FiBU-Abgleich beginnen Sie Ihre
Jeder Kaufmann hat gemäß § 240 Anlageninventur in eTASK auf Basis der Inventarliste Ihrer
Abs. 1 HGB zum Schluss eines
jeden Geschäftsjahres seine
Anlagenbuchhaltung.
Vermögensgegenstände aufzu- 1. Dafür werden aus der Inventarliste heraus die Matchcodes erstellt
stellen. Ausgenommen sind 2. Die mobile Barcode-Inventur erfolgt auf Basis dieser Matchcodes, aber
geringwertige Wirtschaftsgüter unabhängig von der Inventarliste
(GWG) unter einem Wert von
1.000 €. 3. Die mobil inventarisierten Assets (IST) werden je Matchcode summiert
Für das Anlagevermögen ist eine
mit den Mengen der Inventarliste (SOLL) abgeglichen
körperliche Bestandsaufnahme
Das Ergebnis:
erforderlich um zu prüfen, ob die
in der Buchhaltung ausgewiese- Die exakte Differenzmenge der nicht mehr auffindbaren Objekte wird
nen Anlagen tatsächlich noch ausgegeben
vorhanden sind
Auf der nächsten Seite sehen wie das geht …
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 16Und so funktioniert‘s
Excel
FiBu FiBu
Inventarliste
aus FiBu
SOLL Differenzliste
(SOLL-/IST-Vergleich)
Matchcodes
Aktualisierung der
Anlagenbuchhaltung
(Abgang / Buchwert = 0)
IST
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 17Ein erster Einblick…
eTASK.Inventur können Sie wahlweise erwerben und auf einem eigenen Server Ihres
Unternehmens installieren oder aber komfortabel in der Cloud nutzen
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 18Easy Handling bei der mobilen Erfassung
Die Inventur-App zeichnet sich durch eine einfache und schnell zu
bedienende Anwenderoberfläche aus
Das System leitet den Anwender nach jedem Scan automatisch
zum nächsten Schritt. Eingabefehler bei der Erfassung sind somit
faktisch ausgeschlossen
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 19Hohe Performance durch intelligenten
Datenaufbau
• Geschwindigkeit und Ergebnis der Inventur hängen
insbesondere von einer intelligenten und effizienten
Massenverarbeitung ab
• In eTASK definieren Sie für Ihre Asset-Typen einmalig
Vorlagen (Matchcodes) in denen Sie die Standardwerte
für einen Asset-Typ hinterlegen
• Über die Matchcodes können die einzelnen Assets eines
Typs schnell und sicher inventarisiert werden
• Dadurch ist die Performance sogar bei sehr großen Asset-
Beständen noch stabil und der Datenbestand bleibt
übersichtlich
Unser Tipp: Bei Standard-Assets stellen Ihnen in der Regel die
Lieferanten alle benötigten Matchcodedaten zur Verfügung
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 20Spezifische Attribute individuell definieren
Für Ihre Matchcodes definieren Sie sich nach Bedarf
eigene spezifische Attribute.
Möchten Sie z.B. für Ihre Rollcontainer erfassen ob diese
verschließbar sind, definieren Sie sich für diesen Asset-
Typ ein entsprechendes Attribut.
Für Ihre individuellen Attribute können Sie die Attributart (z.B. Textfeld,
Zahl, Auswahl) definieren und auch schon mögliche Angaben (z.B.
bestimmte Materialien) vordefinieren.
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 21Geeignet für Inventar und technisches
Equipment
Die Anforderungen an die Erfassung technischer
Anlagen unterscheiden sich von den Anforderungen
bei Erfassung von Inventarobjekten.
Über die Inventur-App erfassen Sie für die
technischen Anlagen die Anlagenhierarchie inkl.
aller zughörigen Komponenten.
Dabei wird die strukturierte Erfassung gemäß der
Datenstandards CAFM-Connect 2.0, IFC4 und
DIN276 unterstützt.
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 22Volle Transparenz im zentralen Inventur-Portal
Assetliste mit Filtermöglichkeiten sowie Funktionen
zur Massenänderung, Excel-Export, etc.
Datenblatt eines Assets
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 23Excel-Import und -Export für alle Datenbereiche
Excel-Export sowie Erzeugung von Import-
Vorlagen direkt über die Portal-Oberfläche
Für die Überführung Ihrer Bestandsdaten bietet das
Inventur-Portal eine Import-funktion inkl. Datencheck
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 24Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten
eTASK.Inventur bietet Ihnen verschiedenste Möglichkeiten zur Auswertung
Ihrer Daten über Listen, Berichte und das dynamische Dashboard
Oben: Dashboard-Kachel mit Anzeige des
Inventarisierungsgrades für das laufende Jahr
Links: Zeitwertberechnung aller
Assets in einem Gebäude
www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 25Sie möchten Ihren Einblick vertiefen? Dann vereinbaren Sie gleich einen persönlichen Präsentationstermin mit unserem Vertriebsteam. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Auswahl: • Online-Präsentation Sie treffen gerade eine Vorauswahl geeigneter Systeme? Sie möchten die Funktionsweise des Inventursystems kennenlernen, einen Eindruck von der Benutzeroberfläche gewinnen und wichtige Fragen klären? Dann ist die Online- Präsentation der passende Rahmen für Sie, um unser System einmal ohne Aufwand kennen zu lernen. • Präsentation in Ihrem Unternehmen Sie haben bereits eine Vorauswahl getroffen? Sie möchten unser Inventursystem in größerer Runde einer näheren Prüfung unterziehen und live einen Eindruck von dessen Performance gewinnen? Dann stimmen wir mit Ihnen gerne Ihre Anforderungen ab und präsentieren eTASK.Inventur in Ihrem Unternehmen. www.etask.de 2021 | eTASK Immobilien Software GmbH 26
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