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18 EXPERTENWISSEN
PIM für Hersteller
Sind Ihre Produktdaten gesund?
Autor: G. Porting
Im Gesundheitswesen werden Informationen ne Geschäftsprozesse und zur Unterstützung der
über Ihre Produkte immer wichtiger. Immer mehr >> Für eilige Leser eigenen Systeme.
Kunden und Institutionen verlangen von den Her- Hersteller im Gesundheitswesen
stellern qualitativ hochwertige, d.h. „gesunde“
müssen Informationen über ihre Gemeinsamkeiten der Anforderun-
Produktinformationen in elektronischer Form.
Produkte für immer mehr Abnehmer gen
Grund dafür ist die Digitalisierung der Geschäfts-
prozesse bei Ihren Kunden. Die Daten werden elektronisch bereitstellen. Auch der Bei allen beschriebenen Anforderungen geht es
benötigt, um Prozesse zu optimieren, aber auch Anspruch an Umfang und Qualität immer um die gleichen, folgenden Aspekte:
um neue Services und Anwendungen überhaupt der Daten steigt. Wo liegen die
erst zu ermöglichen. zentralen Herausforderungen für 1. Erstellung und Pflege Ihrer Produktinformati-
Hinzu kommen die steigenden gesetzlichen onen
Anforderungen an die Produkthersteller, ihre
die Hersteller und wie können diese
Wie effizient begegnen Sie dieser Anforderung?
Produktinformationen z.B. in UDI-Datenbanken durch die Einführung eines Produkt- Haben Sie ein System, aus dem alle Daten auto-
elektronisch abzulegen. Auch wenn EUDAMED informationsmanagements (PIM) matisch generiert werden? Oder müssen je nach
verschoben wurde, so müssen Sie diesen Pro- als Geschäftsprozess gemeistert Datenabnehmer unterschiedliche Mitarbeiter die
zess doch sehr bald vorbereiten. werden? Es werden die sechs wich- Daten aus verschiedenen Quellen zusammensu-
Wenn Sie als Hersteller hier nicht optimal aufge- chen und in Excel-Tabellen oder manuell in Lie-
tigen Bausteine beschrieben, die
stellt sind, riskieren Sie deutliche Wettbewerbs- ferantenportalen bereitstellen? Und wie gehen
nachteile. hierbei zu betrachten sind.
Sie mit Änderungen in den Daten um? Werden
diese konsequent auch allen Datenabnehmern
Anforderungen an Produkt- zur Verfügung gestellt? Oder hängt dies von dem
informationen Engagement einzelner Personen ab?
ten, dass alle Datenkataloge für den NHS elek- Viel manueller Aufwand ist immer eine Quelle für
So haben sich z. B. die wesentlichen sieben tronisch über das GDSN (Global Data Synchro- Fehler und Inkonsistenzen.
Einkaufsgemeinschaften im deutschen Gesund- nisation Network) geliefert werden. Das GDSN
heitswesen zusammengetan und das Programm ist ein von der GS1 organisiertes Netzwerk von 2. Datenqualität Ihrer Produktinformationen
COVIN (Content Validation Network) initiiert. Es weltweit ca. 40 Datenpools. Es standardisiert Einen großen Teil der geforderten Datenqualität
handelt sich hier um ein Regelwerk für Artikel- das Format und den Transport der Produktdaten definiert natürlich der Datenabnehmer. Aber
stammdaten, mit dem Ziel, die Qualität der von zwischen Industrie und Datenabnehmern. auch Sie als Hersteller werden Anforderungen
Ihnen bereitgestellten Produktstammdaten sig- Hersteller von Implantaten müssen ihre Produkte an die Qualität haben, um Ihre eigenen Ge-
nifikant und nachhaltig zu steigern. Die Regeln zunehmend elektronisch in Implantat-Registern schäftsprozesse effizienter zu machen.
werden regelmäßig veröffentlicht, damit sie hinterlegen. In den Niederlanden ist das beim Bei der Datenqualität sind grundsätzlich folgende
von Herstellern und Lieferanten genutzt werden LIR heute schon über GDSN möglich. Auch in Dimensionen zu betrachten:
können, um die Daten vor der Bereitstellung zu Deutschland ist ein solches Register in Vorbe- Vollständigkeit – d.h. zum Beispiel Pflichtfelder.
prüfen. reitung. Dies kann je nach Produkttyp und Abnehmer va-
Vier führende Einkaufsgemeinschaften (P.E.G Die EUDAMED und weitere internationale UDI- riieren. Das kann in der Regel gut von Systemen
eG, Prospitalia GmbH, Sana Einkauf und Logistik Initiativen verlangen ebenfalls qualitätsgesicher- validiert werden.
GmbH und die EKK plus GmbH) betreiben dar- te Produktinformationen. UDI-Projekte sind bei Korrektheit – Sicherstellung, dass die gelieferten
über hinaus gemeinsam einen Datenpool, das den Herstellern häufig in anderen Abteilungen Informationen auch richtig sind. Hierfür ist häufig
Healthcare Content Portal (HCDP). Dieser Pool platziert als die Datenlieferungen, die den Ver- die fachliche Expertise von Menschen erforder-
validiert nach COVIN und stellt die Grundlage si- kauf von Produkten fördern. Dennoch handelt es lich.
cherer elektronischer Prozesse in Einkauf, Logis- sich hier natürlich um die gleichen Produkte und Konsistenz – Zum Beispiel Konsistenz über ver-
tik und weitergehenden Anwendungen bis hinein in weiten Teilen auch um die gleichen Daten, die schiedene Datenabnehmer hinweg. So sollte ein
in die Gesundheitseinrichtungen dar. Lieferanten verteilt werden. Deshalb sollten solche Heraus- Artikel, der in der UDI-Datenbank registriert ist,
und Hersteller sind aufgefordert, ihre Produktin- forderungen zusammen betrachtet werden. in einem Produktkatalog für eine Klinik nicht mit
formationen hier bereitzustellen. Neben den Anforderungen von externen Daten- anderen Merkmalen dargestellt werden.
Das staatliche Gesundheitswesen in Großbritan- abnehmern haben Sie als Hersteller auch Anfor- Aktualität – Produktinformationen verändern sich
nien und Irland (NHS) fordert von den Lieferan- derungen an Ihre Produktinformationen für inter- mit der Zeit. Es ist wichtig, auch diese Verände-
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sein, die bereits einen UDI Identifier haben oder
die nach eCl@ss klassifiziert sind.
4. Organisation & Governance – Hier sollten
Sie sich zum einen die Frage stellen, wer denn
aktuell in Ihrer Organisation die Produktinfor-
mationen verwaltet und wem sie gehören. Ist
das klar definiert und wird es auch so gelebt?
Die zweite Frage ist, wer denn die Datenqua-
lität der Produktinformationen verantwortet.
Es gibt Best-Practices-Ansätze, die man zum
Aufbau einer eigenen PIM-Organisation nutzen
kann.
5. Prozesse – Prozesse sind in der Regel sehr
spezifisch für Ihr Unternehmen. Im Rahmen des
PIM-Programms sollten Sie sich aber folgen-
de Prozesse auf jeden Fall näher ansehen. Den
Artikelpflegeprozess, bei dem die Effizienz und
Bild 1: Bausteine zur Einführung eines Produktinformationsmanagements
eine optimale Datenqualität im Vordergrund
steht. Auch sind hier rechtliche Anforderungen
zu berücksichtigen und entsprechende Genehmi-
rungen schnell und konsistent an die Datenab- 1. Vision – Sie müssen eine Vision haben, um gungsverfahren zu definieren. Dann der Prozess
nehmer zu verteilen. Je aufwändiger jedoch die zu wissen, warum Sie dieses Programm starten zur Verwaltung der Kundenfeedbacks. Wenn Sie
Verteilung ist, desto eher wird dieser Aspekt ver- und was Sie letztendlich damit erreichen wollen. Daten an Kunden liefern, bekommen Sie in der
nachlässigt und die Daten werden nicht an alle Orientiert an den oben beschriebenen Anforde- Regel ein Feedback in Form eines Protokolls oder
Datenabnehmer aktualisiert übermittelt. rungen wäre eine sinnvolle Vision: „Die Qualität anderer Meldungen zurück. Um die Datenquali-
Der angestrebte Soll-Prozess der Erstellung und unserer Produktinformationen entspricht den Er- tät zu steigern, müssen diese Rückmeldungen
Pflege von Produktinformationen sollte alle diese wartungen unserer Kunden.“ Hiermit setzen Sie erfasst und in einem strukturierten Prozess
Aspekte der Qualitätsanforderungen möglichst sich u.a. das Ziel, Ihre Kunden und deren Erwar- bearbeitet werden. Und letztendlich die interne
systemisch prüfen bzw. organisatorisch sicher- tungen an die Qualität zu kennen. Datenkontrolle, mit der ein Monitoring der Da-
stellen. 2. Strategie – Wie wollen Sie diese Vision errei- tenqualität durchgeführt wird, bevor die Daten
chen? Die Einführung eines PIM als Geschäfts- ausgeliefert werden.
3. Datenformate und Protokolle zur Übertragung prozess wäre hier eine empfohlene Strategie. 6. IT-Infrastruktur – Es gibt in der Literatur jede
Ihrer Produktinformationen Also ein dokumentiertes System aus Metriken, Menge Darstellungen einer perfekten PIM-Infra-
Diese Aufgabe ist in der Regel durch den Einsatz Organisation, Prozessen und IT zu etablieren, um struktur. Diese sind für einen kompletten Neubau
von Technik oder Dienstleistern und die Defini- die Qualität der Produktinformationen zu verbes- einer IT-Landschaft auch absolut sinnvoll. In der
tion von Datenmappings gut zu lösen. Die Nut- sern. Realität werden Sie jedoch meistens pragmati-
zung von Datenpools reduziert dabei die Menge 3. Metriken – Es ist wichtig, regelmäßig messen sche Ansätze finden müssen, welche die beste-
der unterschiedlichen Mappings, die zu pflegen zu können, ob man sich verbessert und sich den hende IT-Infrastruktur mit einbinden. Einen sol-
sind. Über die Datenpools sind verschiedene Da- gesetzten Zielen nähert. Eine Metrik wäre zum chen pragmatischen Ansatz sehen Sie in Bild 2.
tenempfänger über eine einzige Schnittstelle zu Beispiel die Anzahl der Händler/Datenabnehmer, Wichtig ist dabei die Einführung einer „single
erreichen. die Sie bereits automatisiert mit elektronischen source of truth” für solche Produktinformationen,
Produktinformationen versorgen. Eine interne die Sie an die externe Welt veröffentlichen, mit
Wie kommt man zu qualitativen, Metrik könnte dagegen die Anzahl der Artikel denen Sie also Ihre externen Datenabnehmer
gesunden Produktinformationen?
An dieser Stelle wird häufig der Einsatz eines
Tools empfohlen, mit dem man alle diese Anfor-
derungen erfüllen kann. Aber es reicht nicht aus,
einfach ein neues System einzuführen. Sie müs-
sen sich auch um den Prozess der Erstellung und
Verwaltung der Produktinformationen kümmern.
Genauer gesagt, um den Geschäftsprozess des
Produktinformationsmanagements (PIM). Und
genau einen solchen Geschäftsprozess müssen
Sie in Ihrem Unternehmen etablieren. Denn Da-
tenqualität und PIM sind keine IT-Projekte!
Ich schlage Ihnen dafür sechs Bausteine vor, die
Sie in Ihrem Programm zur Einführung eines PIM
abdecken sollten (Bild 1). Bild 2: Beispiel für die Einbindung einer individuellen IT-Infrastruktur
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versorgen. Ein bestehendes ERP-System eignet PIM-System auch zunehmend für die Versorgung
sich hierfür häufig nicht, da nicht alle geforderten Ihrer internen Systeme verwenden. Autor
Daten dort vorhanden sind und auch Anbindun- In diesem Beitrag kann ich Ihnen nur einen kur- Guido Porting
gen an die Außenwelt (z. B. GDSN-Datenpool) in zen Überblick über das umfangreiche Thema Pro-
der Regel nicht so einfach umzusetzen sind. Des- duktinformationsmanagement geben. Bei Inter-
halb bietet sich hier ein PIM-System an, welches esse stehe ich Ihnen aber sehr gerne für weitere
Sie mit den Daten aus dem ERP versorgen und Gespräche zur Verfügung.
in dem Sie die Artikel anreichern und validieren.
Aus diesem System heraus veröffentlichen Sie
die Daten an die Datenabnehmer. Für die Bereit-
Dokumentation: G. Porting. Sind Ihre Produkt-
stellung der Daten in verschiedenen Formaten
lassen sich optional auch sogenannte Content- daten gesund? mtlmedizintechnik 140 (2020), Associated Partner bei der
Syndication-Plattformen einsetzen. Dieses Vor- Nr. 3, S. 18 , 2 Bilder Bayard Consulting
gehen reduziert zunächst den Veränderungs- E-Mail: guido.porting@bayard-consulting.com
bedarf an Ihrer bestehenden Infrastruktur. Im Schlagwörter: Produktinformationen, PIM, Web: www.bayard-consulting.com
Laufe der Zeit können Sie dann dieses zentrale Datenqualität, GDSN, UDI
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