E-Mail-Archivierung mit dg mail - Einfach. Sicher. Schnell.
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E-Mail-Archivierung mit dg mail Einfach. Sicher. Schnell.
Stabilität für Ihre E-Mail-Infrastruktur
E-Mail ist schnell. E-Mail ist günstig. Keine Frage, zumindest wenn Sie
Sender und Empfänger fragen. Für die IT stellt das rasante Wachstum
der E-Mail-Kommunikation aber eine Herausforderung dar.
Damit E-Mail günstig bleibt, bedarf es einer E-Mail-Infra- Die Kosten für E-Mail-Infrastruktur steigen jährlich
struktur, die den steigenden Mailvolumina gewachsen ist. um 30 %, d.h. sie verdoppeln sich alle 3 Jahre.
Da der Bedarf an Managed Storage an hoch performantem Gleichzeitig nimmt die Stabilität der Systeme
Speicherplatz durch E-Mail jährlich um bis zu 30 % steigt, mit zunehmendem Mailvolumen ab.
kommen Mailserver-Architekturen schnell an ihre Grenzen Die Postfachgröße und Verwaltungszeit je Postfach
und ziehen kontinuierlich Investitionskosten nach sich. und Mitarbeiter steigen.
Neben Hardware und Lizenzen steigen auch die Kosten für Der Helpdesk-Aufwand für Mailquota-Management und
IT-Administration und IT-Helpdesk – linear zum E-Mail- Restoring steigt linear zum wachsenden E-Mail-Verkehr.
Aufkommen.
+30%
+30%
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2011 2012 2013 2014
Keep it simple – einfache Integration
dg mail wird serverseitig in die bestehende E-Mail-Infrastruktur eingebunden.
Das Programm archiviert alle E-Mails und Anhänge. Dabei bestimmen Sie das Vorgehen.
Die E-Mails werden zusammen mit Das Ergebnis: ein drastisch reduzierter Die Installation und Inbetriebnahme
Anhängen in einem bewährten, für Speicherbedarf. Das Volumen auf den erfolgt üblicherweise in nur einem Tag.
Langzeitarchivierung ausgelegten Mailservern sinkt durchschnittlich um 70 %. dg mail ist voll in Microsoft® Outlook
revisionssicheren Archivierungssystem Durch das innovative Three Phase integriert. Zusätzlich wird Microsoft®
gespeichert. In den Mailboxen befinden Archiving wird auch die Zahl der Mailbox- Outlook Web Access unterstützt. Gleiches
sich anschließend lediglich Verweise von Items erheblich reduziert. Eine stabilere gilt für IBM® Lotus Notes, Novell
geringer Datengröße. Beim Archivieren E-Mail-Infrastruktur ist die Folge, die auch GroupWise und andere.
eliminiert das integrierte Single-Instancing- für ein langfristig anhaltendes rasantes
Verfahren automatisch Dubletten. Wachstum der E-Mail-Flut gerüstet ist.
Microsoft®
Storage
Outlook Microsoft®
Infrastructure
Outlook Web Access Exchange Server
IBM® IBM®
Lotus Notes Domino Server
2 E-Mail-Archivierung mit dg mail
Compliance in der E-Mail-Kommunikation
E-Mails sind mehr als Bits und Bytes.
Sie haben heute rechtsverbindlichen Dokumentenstatus
und müssen dauerhaft gespeichert werden.
Zahlreiche nationale Gesetzgebungen Nationale Rechtsvorschriften
wie das HGB und steuerliche Richtlinien,
wie die GDPdU in Deutschland oder das
Obligationsrecht (OR) in der Schweiz, aber GDPdU
auch internationale Vorschriften wie Basel II HGB
oder der US-amerikanische Sarbanes- Selbst definierte Lokale Gesetzgebung
Oxley Act stellen umfangreiche Anforde- Richtlinien in den Zielmärkten
Basel II OR BAO
rungen an die langfristige Archivierung von
SOX
E-Mail-Kommunikation – ggf. zusätzlich
zu unternehmensinternen Compliance- BME Erfüllung
Richtlinien. Die Einführung von geeigneten Kernanfor-
Artikel
IT-Systemen zur sicheren und langfristigen derungen L 102 B
BPCP
Archivierung von E-Mail-Kommunikation
ist damit eine Notwendigkeit. Die Fülle
AML/
der Anforderungen ist jedoch bereits für CFT
kleine Unternehmen unüberschaubar. Gesetze FSMA 2000
Wie soll sich die IT darauf vorbereiten? MiFID
Branchenspezifische Funktions-
Leitlinien Richtlinien
Compliance erfüllt – ab dem ersten Tag
Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche:
Erfüllen Sie Compliance-Vorgaben und gesetzliche Anforderungen
durch die Einführung eines unternehmensweiten E-Mail-Journals.
Aus Sicht der IT lassen sich die Compli- E-Mails – automatisch und vollständig. sukzessive eingeführt werden, sobald
ance-Anforderungen bzgl. E-Mail in zwei Privater E-Mail-Verkehr und Spam werden entsprechende Anforderungen von den
Punkten zusammenfassen: Sichere und über erprobte Verfahren geregelt. Vom Fachseiten konkret formuliert wurden.
langfristige Archivierung der gesamten ersten Tag an haben Sie Sicherheit für ggf. Neben der Aufbewahrung bringt die
E-Mail-Kommunikation und leis- anstehende fiskalische Prüfungen oder Archivierung einen weiteren Vorteil mit
tungsstarke Such- und Recherchefunk- juristische Auseinandersetzungen. In sich: Durch die leistungsstarken Recher-
tionen. dg mail ist hierfür die optimale Ergänzung zu dieser grundsätzlichen, chefunktionen sind relevante E-Mails und
Lösung. dg mail archiviert alle eingehen- unternehmensweiten Archivierung Anlagen schneller, sicherer und vollständig
den und ausgehenden E-Mails – auf können bereichs- oder abteilungsspezi- zu finden.
Wunsch sogar die intern versandten fische Verfahren zur Ablage von E-Mails
Verantwortlichkeit der Fachleute:
GDPdU SOX WPHG ... Arbeitsabläufe, Aufbau und
Revision
Verantwortlichkeit der IT:
E-mail compliance infrastructure Archivierung und Durchsuchung
3 E-Mail-Archivierung mit dg mail– Technisch überragend
Three Phase Archiving erlaubt drastische Reduktion der Renditions sorgen für langfristige Lesbarkeit – auch bei
Mailboxgrößen um typischerweise 70% Wechsel des Mailsystems
Virtuell unlimitierte Mailboxen erlauben Verzicht auf Offline-Fähigkeit des Archivs für Laptops
Mailquota-Management Volume-Konzept des Archivs erlaubt effizientes Backup
Integrierte leistungsstarke Suchtechnologie Automatisches Deployment ohne
Integrierte OCR-Engine zur Volltextsuche auch in Administrationsaufwand
gescannten Anhängen wie z.B. Verträge oder Unterstützung aller gängigen Speichermedien und
auch Fax-Dokumente Storagekonzepte
Gestaffeltes Regelkonzept für automatisierte Archivierung Lean Access Management: Zugriffsrechte werden
integriertes Management von Aufbewahrungsfristen transparent vom E-Mail-System übernommen
Zero Footprint Policy auf dem E-Mail-Server sichert Leistungsstarke Administrationstools
Stabilität und Performance Unterstützung von E-Mail-Klassifizierung mittels Gateway
(x-Header-Eintrag)
Keine Umstellung für die Anwender
Auf den ersten Blick ändert sich scheinbar nichts für E-Mail-Nutzer.
Denn dg mail fügt sich nahtlos und intuitiv in die jeweilige E-Mail-Umgebung ein.
E-Mails sind in der gewohnten Umgebung jederzeit – Intelligente Wiederherstellungsfunktionen erlauben dem
auch nach Jahren – problemlos durch einfach zu nutzende Anwender auch größere Mengen von E-Mails inklusive
Suchfunktionen zu finden. Durch zentrale Voreinstellungen ihrer ursprünglichen Ordnerstruktur wiederherzustellen.
kann jeder Nutzer sofort die Vorteile der automatisierten Zusätzlich zu Standardsuchfeldern wie Absender,
E-Mail-Verwaltung und -Archivierung nutzen, ohne sich in Empfänger, Betreff, Datum etc. ermöglicht dg mail die
seiner Arbeitsweise umstellen zu müssen. Volltextsuche in E-Mails und Anhängen.
Unabhängiger und schneller Zugriff auch auf ältere
Alle E-Mails werden automatisiert und inklusive Anlagen E-Mails.
sicher im ursprünglichen Format archiviert. Der persönliche Verwaltungsaufwand des Anwenders
Einfache und intuitive Bedienung garantiert Benutzer- für das Postfach sinkt.
akzeptanz ohne zusätzliches Training.
Nur ein Klick und archivierte E-Mails sind sofort im
ursprünglichen Format wiederhergestellt.
4 E-Mail-Archivierung mit dg mailSicherheit rauf, Kosten runter, Compliance erfüllt
Mit dg mail schlagen Sie drei Fliegen mit einer Klappe: Sie sichern
die Performance Ihrer E-Mail-Infrastruktur, reduzieren Kosten
und erfüllen alle relevanten Compliance-Anforderungen.
dg mail verbindet das Notwendige mit dem Nützlichen: revisionssichere E-Mail-Archivierung und eine
schlanke, effiziente, sichere IT-Struktur für den E-Mail-Verkehr – bei gleichzeitiger Ausschöpfung von
Kostensenkungspotenzialen.
Mit dg mail entlasten und stabilisieren Sie Ihre E-Mail-Infra- Mit dg mail entlasten Sie direkt alle Nutzer durch zentrale
struktur. Damit sichern Sie die Zukunftsfähigkeit Ihrer E-Mail- E-Mail-Archivierung und Organisation der Postfächer.
Systeme. Mit dg mail können Sie auch spezifische Ablagestrukturen
Mit dg mail senken Sie Ihre Storage und Hardwarekosten und für Abteilungen oder Bereiche einfach umsetzen.
reduzieren gleichzeitig Ihren Aufwand in Administration und Mit dg mail klassifizieren Sie E-Mails zur einfacheren
Helpdesk. Verarbeitung und Ablage.
Mit dg mail sind Sie aus IT-Sicht für gesetzliche Vorgaben und Mit dg mail steuern Sie die Aufbewahrungspflichten und
unternehmensinterne Compliance-Richtlinien gerüstet. -zeiten einfach und zentral.
Mit dg mail können Sie im Fall der Fälle schnell alle relevanten
E-Mails und Anhänge zu einem Sachverhalt reproduzieren.
File/Storage SharePoint Mail ERP Other Apps
DAS, NAS, SAN, MS-Office, MS-Exchange, JD Edwards, CRM, Legacy,
CIFS, NFS, NTFS ... MS-SharePoint ... IBM Lotus Notes ... MS-Dynamics, PPC, TPS ...
SAP ...
unified archiving backbone
on premise edition cloud edition
STORAGE LAYERS
simple storage retention aware storage cloud storage
Optical, Disks, NAS ... EMC Centera, Fast LTA, IBM
TSM, NetApp Snaplock ...
5 E-Mail-Archivierung mit dg mailder Spezialist für innovative Archivierungslösungen
dataglobal ist weltweiter Technologie- dataglobal-Kunden profitieren gleichzeitig wie Sprachaufzeichnungen. Damit werden
führer für das unternehmensweite von einer signifikanten Vereinfachung im Compliance-Anforderungen wie e-Discovery
Management, Klassifizieren und Archivieren Management ihrer Speicher-Infrastruktur und Retention-Management leicht erfüllt
von Informationen. Die dg suite ist ein und der zuverlässigen Erfüllung aller Com- und gleichzeitig die Kosten erheblich
Benchmark für Unified Storage and pliance-Vorgaben. dataglobal ist Vorreiter gesenkt.
Information Management und beinhaltet bei der Daten-Klassifizierung in unstruktu-
das revolutionäre Unified Archiving- rierten und heterogenen Speicher-Umge- dataglobal verfügt über 25 Jahre Erfahrung
Konzept. Unified Storage and Information bungen. Dies gilt sowohl für den Business- im Datenmanagement und in der digitalen
Management unterstützt Kunden bei der Prozess nach dem von dataglobal Archivierung. Mehr als 1.500 Installationen
hochperformanten Analyse und der entwickelten Classification Cube® als bei zufriedenen Kunden weltweit sind ein
effizienten Verwaltung großer Daten- und auch für die konsequente technische Beweis für die Leistungsfähigkeit der dg
Informationsbestände insbesondere im Umsetzung. suite. Zu den Kunden gehören 3M, AUDI,
Bereich heterogener File-Server und E.ON, Gruppe Deutsche Börse, Knorr-
Storage-Infrastrukturen. Die dg suite Mit Unified Archiving begründete Bremse, Mars und Voestalpine.
umfasst Module, die Daten und Informa- dataglobal darüber hinaus eine neue
tionen analysieren und klassifizieren, Generation von Archivierungslösungen, dataglobal hat seinen Hauptsitz in Heil-
intelligent auslagern, rechtssicher die es ermöglichen, alle Archivierungs- bronn sowie Standorte in Hamburg, Los
archivieren und eine verursacherbezogene belange im Unternehmen über eine Gatos (USA) und Cluj-Napoca (Rumänien).
Verrechnung von Speicherbelegungen einheitliche und zentrale Infrastruktur zu Darüber hinaus verfügt dataglobal über
ermöglichen. Dabei ist die Produktfamilie managen. Typische Anwendungen sind ein weltweit erfolgreiches Netzwerk von
vollständig integriert, die Funktionalitäten die Archivierung von E-Mails, Dokumen- Implementierungspartnern.
sind zentralisiert und plattformübergrei- ten, ERP-Belegen und Daten, File-Server
fend verfügbar. und SharePoint sowie innovative Felder
dataglobal GmbH
Im Zukunftspark 1
74076 Heilbronn | Deutschland
info@dataglobal.com T +49 (0) 71 31 / 12 26 - 500
www.dataglobal.com F +49 (0) 71 31 / 12 26 - 599
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