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Steuerung und Führung
SMART USTER
DIGITALSTRATEGIE DER STADT USTER
www.uster.ch
VORWORT DER STADTPRÄSIDENTIN
Liebe Leserin, lieber Leser
Die Digitalisierung ist in vollem Gang – auch in den Verwaltungen, auch in
der Stadt Uster. Seit Mitte 2018 verfügt die Stadt Uster über einen Chief
Digital Officer, also eine Person, die sich ausschliesslich mit digitalen
Fragen im Zusammenhang mit der Stadtverwaltung auseinandersetzt.
Damit gehört Uster schweizweit zu den Pionierstädten. Mit der
Digitalisierung hat sich die Stadt Uster aber auch schon in der
Vergangenheit befasst: Seit 2013 ist sie Mitglied beim E-Government-
Programm des Kantons Zürich.
Die vorliegende Strategie ist nun ein Bekenntnis, dass Uster das Thema
weiterhin aktiv mitgestalten will. Es gilt, die nötigen Voraussetzungen zu
schaffen, damit die Stadtverwaltung ihre Dienstleistungen für die
Bevölkerung auch in Zukunft kundenfreundlich und im Sinne des
Inklusionsgedankens «für alle» erbringen kann. Zugleich soll die Stadt in
ihrer Rolle als Arbeitgeberin attraktiv und innovativ auftreten.
Der Stadtrat hat im Frühjahr 2019 die «Strategie Uster 2030»
verabschiedet. Eines der fünf Handlungsfelder lautet: «Smart City – Uster
schreitet digital voran». Die städtische Digitalstrategie greift dieses Thema
auf. Neben einer Vision und Leitsätzen umfasst sie erste konkrete
Projekte, die die Stadt Uster in den nächsten drei Jahren in Angriff nimmt.
Damit bereitet die Stadt Uster den Boden für die «digitale Verwaltung»
vor.
Unabhängig, ob Sie diese Publikation in gedruckter Form oder elektronisch
vor sich haben: Schön, dass sie sich für die Digitalisierungsvorhaben
unserer Stadt interessieren.
Ich wünsche Ihnen eine erkenntnisreiche Lektüre!
Barbara Thalmann
2DIGITALSTRATEGIE DER STADT USTER
VISION
LEITSÄTZE
PROJEKT- UND MASSNAHMENPLANUNG
I N H A LT
VISION 4
LEITSÄTZE 5
PROJEKT- UND MASSNAHMENPLANUNG 6
Themenfelder 7
Projekt- und Ideenspeicher 7
FOKUS 2019–21 8
Projektbeschrieb Mobile Sitzungsvorbereitung 9
Projektbeschrieb Change Management 10
Projektbeschrieb Prozessorientierte Verwaltung 11
3VISION
USTER DIGITALISIERT SMART
vernetzt Verwaltung, Wirtschaft und Bevölkerung
betreibt praxis- und kundenorientiertes E-Government
positioniert sich als effiziente und innovative Arbeitgeberin
4L E I TS Ä T ZE
«I» Alle Geschäftsprozesse sind digitalisiert.
Unsere Dienstleistungen sind einfach und
v e r n e t z t V e r w al t u n g , sicher nutzbar.
Wirtschaft und Bevölkerung
USTER IST VERNETZT UND BAUT AUF Wir sind für unsere Bevölkerung und unsere
INTERDISZIPLINÄRE ZUSAMMENARBEIT Unternehmen «single point of contact» für
sämtliche Verwaltungsgeschäfte, unabhängig
der Zuständigkeit (Bund, Kanton,
Gemeinde).
Wir pflegen verbindliche Beziehungen zu
unseren Anspruchsgruppen und berück-
sichtigen deren Bedürfnisse bei der Digi-
talisierung von Leistungen.
Wir suchen die Zusammenarbeit in der
Konzeption und Erbringung von Leistungen Wir orientieren uns an gemeinsamen
mit anderen öffentlichen Verwaltungen, Standards und nutzen neue technologische
Institutionen und der Wirtschaft. Möglichkeiten für ein umfassendes digitales
Dienstleistungsangebot.
Wir arbeiten interdisziplinär, um Effizienz-
und Effektivitätspotentiale optimal aus-
zuschöpfen. Um die digitale Transformation
«III»
wirkungsvoll zu steuern, entwickeln wir eine p o s i t i o n i e r t s i c h al s
gemeinsame Sprache. Wir nutzen kurze e f f i z i e n t e u nd i n no va t i ve
Wege, um unsere Kräfte zu bündeln. Arbeitgeberin
USTER SETZT AUF NEUE, EFFIZIENTE
Wir schaffen Voraussetzungen für eine
ARBEITSFORMEN UND SCHAFFT
«Smart City». Im Dialog mit Bevölkerung,
Wirtschaft und öffentlicher Hand werden KOMPETENZEN UND RESSOURCEN FÜR
smarte Anwendungen und Angebote DEN «DIGITALEN WANDEL».
erarbeitet die die allgemeine Lebens-,
Arbeits- und Standortqualität unserer Stadt
verbessern.
«II»
b e t r e i b t p r ax i s - u n d k u n d e n -
o r i e n t i e r t e s E - G o ve r n me n t
USTER ARBEITET DIGITAL, SORGT Wir betrachten die Digitalisierung als fort-
FÜR EFFIZENTE PROZESSE UND EIN laufenden Prozess.
UMFASSENDES DIGITALES DIENST-
Wir gehen mit den Herausforderungen des
LEISTUNGSANGEBOT
«Digitalen Wandels» besonnen um und
ermöglichen eine pragmatische Weiter-
entwicklung der Stadt und der Verwaltung.
Wir sind eine prozessorientierte Verwaltung
und bieten eine moderne, mobile und
flexible Arbeitsumgebung.
5PROJEKT- UND MASSNAHMENPLANUNG
DIGITALSTRATEGIE | FOKUS 2019–21
P R O J E K T- U N D
M A SS N A H M E N PLA N U N G
Der rasante digitale Fortschritt erfordert Neben dem «top down»-Ansatz der direkt
eine agile Projekt- und Massnahmen- aus der Digitalstrategie abgeleiteten Mass-
planung. Diese sieht mehrere «kurze» nahmen werden «bottom up» gezielt Pro-
aufeinanderfolgende Umsetzungsphasen jekte und Initiativen aus den Fachbereichen
vor, um auf den stetigen Technologie- unterstützt, die einen bereichsübergreifen-
wandel zu reagieren. den Nutzen versprechen. Weiter wird die
Kooperation mit Wirtschaft, Bildung und
Die einzelnen Umsetzungsphasen sind auf anderen staatlichen Organen (Bund,
maximal drei Jahre ausgelegt (2019–21, Kanton, Gemeinden) intensiviert.
2022–25, …). Vor jeder Umsetzungsphase
werden Handlungsschwerpunkte festgelegt, Die Projektziele sind breit gefächert. Auf
geeignete Projekte und Massnahmen der einen Seite wird versucht, mit dem
geprüft und ausgewählt. Vorhaben der Einsatz neuer Technologien bestehende
vorangehenden Phase mit längerem Verwaltungsarbeit effizienter zu gestalten
Umsetzungshorizont werden nach und die generelle «digitale Transformation»
Validierung ins Projektportfolio der der Verwaltung voranzutreiben. Auf der
aktuellen Umsetzungsphase übernommen. anderen Seite werden Projekte lanciert, die
neue Kommunikationswege, digitale
Dienstleistungen und «smarte» Infra-
struktur für Bevölkerung und Wirtschaft
bereitstellen.
Jede Umsetzungsphase verfolgt ein Thema
oder deren mehrere gemäss «Smart City
Wheel».
Ansätze zur Projektrealisierung
6Themenfelder Unter Berücksichtigung der zur Verfügung
stehenden Ressourcen, vorgesehenen
Bestehende Projekte, Ideen und Mass- Schwerpunkten und Abhängigkeiten
nahmen werden den Themenfeldern werden Vorhaben aus dem «Projektpool»
gemäss «Smart City Wheel» zugeordnet. ins «Projektportfolio» der jeweiligen
Dieses Wheel wird international dazu Umsetzungsphase aufgenommen.
verwendet, Themen rund um «E-Govern-
ment» und «Smart City» systematisch
gruppiert darzustellen.
Projekt- und Ideenspeicher
Projektideen werden zuerst im «Ideen-
speicher» gesammelt und nach weiteren
Abklärungen und Reifegrad (Machbarkeits-
prüfung, Projektskizze, etc.) in den
«Projektpool» aufgenommen.
7FOKUS 2019–21
Handlungsschwerpunkt der ersten Um- Drei Projekte
setzungsphase ist «Smart Governance».
Das Projekt «Prozessorientierte Verwal-
tung» bildet das Fundament für eine
«Digitale Verwaltung», indem es die
Stadtverwaltung prozessorientiert aus-
richtet.
Das Projekt «Change Management» be-
fähigt Organisation und Mitarbeitende, mit
dem digitalen Wandel umzugehen und
diese Schrittweise auf eine neue Betriebs-
struktur und -kultur vorzubereiten.
Das Projekt «mobile Sitzungsvorbereitung»
Fokus Umsetzung 2019–21
ist eine neue Dienstleistung für Behörden-
Aufgrund der derzeit knappen finanziellen mitglieder und ermöglicht eine durch-
Mittel wurde das vorgeschlagene Projekt- gehend digitale Geschäftsführung.
portfolio der ersten Umsetzungsphase auf
wenige Kernprojekte reduziert. Die Projekte «Change Management» und
«Prozessorientierte Verwaltung» starten
Mit diesen Kernprojekten gilt es, den rich- 2020. Sie sind auf Grund ihrer Komplexität
tigen Nährboden für die «digitale Verwal- und Tragweite auf eine Dauer von vor-
tung» vorzubereiten: Digitale Dienstleistun- aussichtlich 6 bis 8 Jahren ausgelegt. Das
gen benötigen strukturierte durchgängige Projekt «mobile Sitzungsvorbereitung für
Prozesse, unabhängig von Zuständigkeits- Behörden» ist 2019 gestartet und wird
grenzen und fokussiert auf den Endkunden bereits Ende 2020 abgeschlossen sein.
(Bevölkerung, Wirtschaft etc.).
8Projektbeschrieb
Mobile Sitzungsvorbereitung
Zielsetzung Die mobile Sitzungsvorbereitung unter-
Sämtliche Behörden der Stadt Uster stützt die Gremien- und Kommissions-
behandeln ihre Geschäfte von der mitglieder bei der Planung und Organisa-
Vorbereitung bis zum Beschluss digital. tion einer Sitzung. Sämtliche Unterlagen
der folgenden und vorangehenden
Projektbeschrieb Sitzungen sind jederzeit und überall ver-
Behördenmitglieder erhalten einen kosten- fügbar, können für die Vorbereitung
günstigen, bequemen und ortsunabhän- eingesehen, kommentiert und mit persön-
gigen Web-Zugriff rund um die Uhr auf lichen Notizen versehen werden. Eine
alle Sitzungsunterlagen. Der Webservice Aktenauflage in Papierform entfällt.
bewirkt eine deutliche Reduktion des Behördenmitglieder können sich neu von
Papierverbrauchs. Unterlagen sind zuhause aus informieren, vorbereiten und
authentisch und vollständig und bleiben im austauschen. Auf der Seite der Verwaltung
Besitz der Verwaltung. Die Übermittlung reduziert sich der administrative Aufwand
von Unterlagen zuhanden der Behörden- spürbar.
mitglieder erfolgt effizient und ressourcen-
schonend (kein Post- und Mailversand
mehr nötig).
Referenz Nr. SGA11
Umsetzungsphase 2019–21
Art: Projekt
Status: in Arbeit
Umsetzung: begonnen Handlungsfeld «Smart
Geschätzte Gesamtkosten: CHF 57 000 Governance» Digitalstrategie «Leitsatz 2»
Zeitrahmen: 2 Jahre
Realisierung Einführung
2019 2020
Stakeholder
Projektmitarbeit
CDO Axioma PU Externe PSU
Entscheidungsträger
Stadtrat Gemeinderat PSU Sozialbehörde KESB Kommission
Betroffen
Stadtrat Gemeinderat PSU Sozialbehörde KESB Kommission
weitere Infos auf www.smart-uster.org
9Projektbeschrieb
C h an g e M a n ag e m e n t
Zielsetzung schneller aufgefrischt und erweitert
Wir befähigen die Verwaltung und ihre werden, um schrittzuhalten. Die Stadt-
Mitarbeitenden kontinuierlich, damit diese verwaltung Uster muss dafür Sorge
mit den Anforderungen des digitalen tragen, dass ihre Mitarbeitenden gut
Wandels schritthalten können. qualifiziert sind und bereichsübergreifend
eingesetzt werden können.
Projektbeschrieb
Digitale Transformation bedeutet Ver- Zentrales Element des Projektes ist es,
änderung. Die Verwaltung muss sich lang- Voraussetzungen zu schaffen, die ermög-
fristig weiterentwickeln. Dies hat Einfluss lichen, das Wissen und den Funktions-
auf die Organisationskultur, die notwen- umfang der Mitarbeitenden zu erweitern
digen Qualifikationen und die Stellen- und sie zu befähigen, sich in neuen Rollen
profile. Dieser Wandel kann Bedenken bei und Aufgabengebieten zurechtzufinden.
den Mitarbeitenden wecken und fordert Routine-Aufgaben werden künftig zu-
das Kader wie auch die Geschäftsleitung in nehmend automatisiert ablaufen. Die frei
der strategischen Organisations- und werdenden Ressourcen werden aber nicht
Personalentwicklung. Die Digitalisierung linear im gleichen Bereich eingesetzt,
führt zu einem Wandel bestehender An- sondern an anderer Stelle investiert, bei-
forderungsprofile. Auf Grund der rasanten spielsweise um neue Aufgaben wahr-
digitalen Entwicklung ist die Halbwertszeit zunehmen oder neue Dienstleistungen zu
(Mass für wie lange erworbenes Wissen schaffen. Dies bedeutet längerfristig nicht
zeitgemäss, aktuell bzw. in der Praxis nur offenere Stellenprofile, sondern auch
anwendbar ist) von Aus- und Weiter- eine Flexibilisierung des Budgets und der
bildungen in den letzten Jahren stark personellen Ressourcen.
gesunken. Das heisst, Wissen muss
Referenz Nr. SG08
Umsetzungsphase 2019–21
Art: Strukturmassnahme
Status: in Planung
Umsetzung: noch nicht begonnen Handlungsfeld «Smart
Geschätzte Kosten (2020-21): CHF 149 000 Governance» Digitalstrategie «Leitsatz 3»
Zeitrahmen: 8 Jahre
Initialisierung Realisierung Einführung
2020 2021+ 2023+
Stakeholder
Projektmitarbeit
Stadtrat Stadtschreiber Controller CDO Abt.-Kader Externe
Entscheidungsträger
Stadtrat Kaderkonferenz
Betroffen
Kader Mitarbeitende
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10Projektbeschrieb
P r o z e s s o r i e n t i e r t e V e r w al t u n g
Zielsetzung Angestrebtes Ziel ist eine prozess-
Eine Verwaltung von klassischen orientierte Verwaltung, frei von klassi-
Abteilungsstrukturen lösen und zu einer schen Abteilungsstrukturen, die kunden-
Prozessorganisation hinführen, die und aufgabenorientiert agiert.
kunden- und aufgabenorientiert agiert.
Geschäftsprozessmanagement ist dabei
Projektbeschrieb die Bedingung für eine digitale, smarte
Beim Projekt «prozessorientierte Ver- Verwaltung. Ein umfassendes Prozess-
waltung» handelt es sich um eine lang- management ermöglicht eine schnellere
fristige Strukturmassnahme, vergleichbar Analyse, Verbesserung, Digitalisierung und
mit der Einführung von NPM (1998–2006). Automatisierung von Abläufen was
wiederum dem Endkunden, sprich der
Der digitale Wandel setzt standardisierte Bevölkerung und der Wirtschaft
Prozesse voraus. Entsprechend ist die zugutekommt.
Organisationsform zu reformieren und
nach den idealen Verwaltungsabläufen
auszurichten. Damit werden schlanke und
digitalisierbare Abläufe erreicht.
Referenz Nr. SGA05
Umsetzungsphase 2019–21
Art: Strukturmassnahme
Status: in Planung
Umsetzung: noch nicht begonnen Handlungsfeld «Smart
Geschätzte Kosten (2020-21): CHF 139 000 Governance» Digitalstrategie «Leitsatz 3»
Zeitrahmen: 8 Jahre
Initialisierung Realisierung Einführung
2020 2021+ 2023+
Stakeholder
Projektmitarbeit
Stadtrat Stadtschreiber Controller CDO Abt.-Kader GF-Kader Externe
Entscheidungsträger
Stadtrat Kaderkonferenz
Betroffen
Bevölkerung Wirtschaft GR/SR Kader Mitarbeitende Bund & Kanton
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11© 2019
Stadtverwaltung Uster
Steuerung und Führung
8610 Uster
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