Smart Working Days Modul 3 - Online Facilitation Flavian Burtolf - März 2021
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Smart Working Days Modul 3 Online Facilitation Flavian Burtolf - 9. März 2021
Wer bin ich? Flavian Burtolf • IOZ AG - Projektleiter Collaboration • E-Mail: flavian.burtolf@ioz.ch Kernkompetenzen: • Intranet Lösungen / Digitaler Arbeitsplatz • SharePoint, Teams,…M365... • Interne und externe Zusammenarbeit – überall und jederzeit • Collaboration Consulting sowie Lösungen entwickeln und umsetzen • DMS - Document Management System • Unternehmenskommunikation, News Verteilung,… • Schulungen
Was erwartet Sie in den nächsten 30 Minuten?
Wir alle sind vermutlich in letzter Zeit viel öfters in Online Meetings.
Abgelenkte Teilnehmer, Kommunikations-Schwierigkeiten, eine steife Atmosphäre und
viel mehr stehen dem kreativen Austausch öfters im Wege.
Viele haben aber sicherlich auch schon die Erfahrung gemacht, dass Online Meetings
viel effizienter und erfolgreicher sein können als vor Ort Treffen.
Persönlich nehme ich sehr viel Positives aus den Online Meetings mit und ziehe diese
gar den vor Ort Meetings vor. Aber nichts in der Welt kann den persönlichen Kontakt
ersetzten, auch wenn es mit guten Kameras und Headsets sehr real wird.
Ich möchte Ihnen heute ein paar Tipps mit auf den Weg geben, welche Ihre Online
Meetings unterstützen, um Ihre angestrebten Ziele besser zu erreichen.
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Grundregeln & Ziele eines Online Meetings definieren ©
Grundregeln & Ziele eines Online Meetings definieren
Grundregeln definieren
○ Kamera on/off, Mikrofon on/off, Hand heben, Chat, Meeting aufzeichnen, etc.
○ Wo werden die Inhalte abgelegt, sodass sie für alle zugänglich sind?
○ Keine Dateien per E-Mail versenden → wenn, dann auf zentrale Ablage verlinken
Terminorganisation / Vorabklärungen
○ Die Einladung zum Termin beinhaltet im Minimum eine Agenda sowie das Ziel des Meetings!
○ Idealerweise holt man die Teilnehmer vor dem Meeting mittels Fragebogen ab, sodass die Meinungen bereits vor dem
Meeting in den Köpfen wachsen, die Leute vorbereitet sind und man beim Treffen an Lösungen arbeiten kann.
Tools / Hilfsmittel, welche das Meeting unterstützen (Hier ein paar Beispiele vorwiegend mit Microsoft Teams)
○ Microsoft Teams oder SharePoint für die Dateiablage
○ E-Mail an Microsoft Teams-Chat
○ OneNote für Dokumentation, Protokoll, Notizen, etc. mit OneNote Vorlagen
○ Whiteboard für die Erarbeitung von Inhalten
○ Planner für die Aufgabenverwaltung
○ Mentimeter als Meinungs-/ Stimmungsbarometer oder https://kahoot.it
○ Microsoft Forms für die Entscheidungsfindung, Fragebogen oder Terminfindung
© ○ Alternativen für die Dateiablage währen Polybox (onprem), Dropbox oder Googledrive
E-Mail an Microsoft Teams-Chat senden ©
Notizbuch – Vorlagen im OneNote erstellen ©
Notizbuch – Vorlagen im OneNote erstellen ©
Whiteboard - Für die Erarbeitung von Inhalten ©
Whiteboard - Für die Erarbeitung von Inhalten ©
Hilfsmittel / Tools für Umfragen, Meinungen einholen, Word Clouds,…
Link / Tool Lizenzierung Funktion
Microsoft ETH hat Lizenzen für alle User • Ideal für Umfragen oder Bewertungen in Microsoft Forms
Forms • Integriert in Microsoft Teams
• Einfach und intuitiv
• Mobil tauglich
• Jeder kann es bereits heute nutzen
Mentimeter Bis zu 2 Slides kostenlos, danach • Ideal für Umfragen, Word Clouds, Quizze oder ähnliches
kostenpflichtig • Beispielsweise als Eisbrecher bei Besprechungen, um kurz die Meinungen, die
Link: Pricing – Mentimeter Stimmung, etc. der Teilnehmer abzuholen
• Mobil tauglich
Kahoo.it Das Tool ist kosten- bzw. • Ähnlich wie Mentimeter
lizenzpflichtig • Bietet gute Vorlagen
Business pricing - Kahoot! • Beispielsweise für Brainstorming, Umfragen, Quizze, etc.
• Bietet spielerische Möglichkeiten, sodass die Teilnehmer positiv animiert werden.
• Mobile tauglich
©Microsoft Forms für Umfragen, Fragekataloge, Terminfindung, usw. Alternativ zu Mentimeter haben wir im SWD Advanced Modul 2 über Microsoft Forms berichtet. Details dazu finden Sie im Confluence hier Kursunterlagen - IT Wissensdatenbank - Confluence (ethz.ch) Die App Forms öffnet man im Browser links oben im App Launcher oder öffnet den Link https://forms.office.com. Hier können Sie ein neues Formular bzw. eine neue Umfrage erstellen, haben aber auch den Überblick über bereits erstellte Formulare und können von da auch Formulare bearbeiten oder freigeben. ©
Mentimeter als Meinungs- / Stimmungsbarometer
Mit Mentimeter kann man sehr einfach elektronische Umfragen, Stimmungen, Meinungen,
etc. abholen
https://www.mentimeter.com/features/word-cloud
Mögliche Ideen
○ Fragekatalog vor dem Meeting an Teilnehmer versenden und Meinungen einholen
○ Kurze Liveumfragen, Brainstorming,…. während dem Meeting
○ Meinungen, Lösungen, etc. bewerten und grafisch darstellen
○ Quiz zur Auflockerung im Meeting
○ Usw.
Mentimeter bietet einige Vorlagen und ist intuitiv bedienbar
Oft reicht die kostenlose Lizenz
©Mentimeter als Meinungs- / Stimmungsbarometer ©
Mentimeter als Meinungs- / Stimmungsbarometer ©
Mentimeter als Meinungs- / Stimmungsbarometer ©
Kahoot.it Umfragen, Brainstorming, Quize, Word Cloud, usw. Alternativ zu Mentimeter bietet sich das Tool Kahoot.it an. Ähnlich Mentimeter kann man mit Kahoot.it die Usermeinungen einholen. Für die Erstellung stehen einige Templates zur Verfügung, man kann diese jedoch auch komplett selber erstellen. ©
Kahoot.it Umfragen, Brainstorming, Quize, Word Cloud, usw. Hier haben wir ein Beispiel, welches wir live zusammen anschauen. Als Fragetyp ist «Brainstorm» ausgewählt. ©
Kahoot.it Umfragen, Brainstorming, Quize, Word Cloud, usw. Hier ein Beispiel mit dem Fragetyp «Word cloud» ©
Kahoot.it Umfragen, Brainstorming, Quize, Word Cloud, usw. Die fertig erstellten Slides können via «Play» gestartet oder via «Share» z.B. per E-Mail geteilt werden. Die Teilnehmer gehen auf www.kahoot.it, geben die Game Pin ein und können so an der Umfrage teilnehmen. ©
Fragen?
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