Stammdatenqualität - die Basis für erfolgreichen Handel - Bedeutung, Technologien und Management
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LEITFADEN Stammdatenqualität – die Basis für erfolgreichen Handel Bedeutung, Technologien und Management
Inhalt
4.3 Schaffung eines einheitlichen Formats S. 17
1 Einführung S. 6
4.4 Vorteile von Katalogaustauschformaten S. 17
1.1 Aktuelle Situation S. 6
5 Ursache und Auswirkung
2 Stammdaten und Datenqualität S. 8 fehlerhafter Stammdaten S. 18
2.1 Bedeutung von Stammdaten
2.2 Abgrenzung Stammdaten zu Bewegungsdaten
S. 8
S. 8 6 Bild-/Mediadaten S. 19
2.3 Datenqualität und Messkriterien S. 8
3 Ein detailliertes Stammdatenmanagement
7 Beispiele der automatisierten
Stammdatenerfassung S. 21
als Chance für den Händler S. 10
7.1 Barcodes S. 21
3.1 Wie können Händler von funktionierenden
7.2 Der EAN-13-Barcode S. 21
Stammdaten profitieren? S. 10
7.3 Der QR-Code S. 22
3.2 Welche Hürden gibt es noch? S. 13
7.4 Global Product Classification (GPC) S. 23
3.3 Stammdatenmanagement-Software als Lösung? S. 13
7.5 Standard für Stammdaten und Semantik für die
3.3.1 Informationssilos konsolidieren S. 14
Digitalisierung (eCl@ss) S. 23
3.3.2 Garbage In, Garbage Out vermeiden S. 14
3.3.3 Stammdatenqualitätsmanagement als kontinuierlichen
Prozess betrachten S. 15
8 Austausch von Stammdaten S. 25
8.1 Die Auswahl eines geeigneten Transaktionsstandards S. 25
4 Katalogaustausch mit standardisierten Formaten S. 16
8.2 Global Data Synchronization Network (GDSN) S. 26
4.1 Katalogaustauschformate S. 16
4.2 Warum benötigt man Katalogaustauschformate? S. 16
2 3
9 Handlungsempfehlung: 11 Punkte zum Erfolg
9.1 Grundsätzliches
S. 28
S. 28
9.2 In der Projektphase S. 28
9.3 Kontinuierliche Phase S. 28
10 Kosten S. 29
10.1 ROI-Kalkulator S. 29
11 Praxisbeispiele S. 30
11.1 Bernatz GmbH, Bonn S. 30
11.2 Automatisierte Rechnungserkennung S. 31
12 Fazit S. 32
13 Glossar / Abkürzungsverzeichnis S. 33
14 Quellenangaben S. 34
4 5
Das veränderte Kundenverhalten wirkt sich wie- Anforderungen und Bedürfnissen an. Zeitgleich
derum auf die Anforderungen an Stammdaten- fordern sie, dass zu jeder Zeit und auf jedem Ka-
verfügbarkeit und -qualität der Unternehmen aus. nal die gleichen qualitativ hochwertigen Informa-
tionen zu ihren Produkten zur Verfügung stehen.
Eine Studie, für die die Unternehmensberatung Aufgrund des zunehmend hybriden Einkaufsver-
PricewaterhouseCoopers (PwC) 113 Händler haltens müssen die der Verbraucherin oder dem
und Konsumgüterhersteller nach ihrem Um- Verbraucher online sowie offline zur Verfügung
gang mit Stammdaten befragt hat, kommt zum gestellten Informationen stärker miteinander
folgenden Ergebnis: 95 Prozent der Fach- und harmonisiert werden.
Führungskräfte schätzen den Wertbeitrag eines
Stammdatenmanagements für ihr Unternehmen Die Nutzung von Stammdaten bringt gleichzeitig
als hoch ein. Aber nur 28 Prozent der Unterneh- Herausforderungen im Kontext der Datenqua-
men überprüfen ihre Kundenstammdaten min- lität mit. Durch die Anwendung unterschiedli-
destens monatlich. Bei den Produktstammdaten cher Systeme, wie beispielsweise Kunden- oder
sind es immerhin 35 Prozent. „Die Ergebnisse Warenwirtschaftssystemen, werden Stamm-
unserer Studie belegen, dass die Unternehmen daten an verschiedenen Stellen im Unterneh-
ihr Stammdatenmanagement als kritischen men gemanagt. Dies erhöht das Risiko von
Faktor für ihren Erfolg einschätzen. Wenn die fehlerhaften Daten, die sich z.B. durch falsche
Kundenbindung im harten Wettbewerb nachhal- Artikel
informationen oder veraltete Kunden-
tig gelingen soll, müssen Unternehmen jedoch stammdaten in den System anwendungen be-
ihre Datenqualität verbessern. Viele haben dies merkbar machen. Das Resultat können Zeit-
erkannt und arbeiten kontinuierlich am Ausbau verlust, finanzieller Mehraufwand oder auch
ihrer Fähigkeiten im Umgang mit Daten“, so Mar- unzufriedene Kundinnen und Kunden sein.
cus Messerschmidt, Experte für Stammdaten-
management bei PwC. Möchte man aus Händlersicht von der fortschrei-
1. Einführung Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung so-
wie der stetig steigenden Anforderungen von
tenden Digitalisierung mithilfe datenbasierter
Unternehmensprozesse zukünftig profitieren,
setzt dies ein gesundes Grundverständnis über
Verbraucherinnen und Verbrauchern und des Ge- die Wichtigkeit und Möglichkeiten voraus.
1.1 Aktuelle Situation setzgebers (u.a. LMIV – EU-Lebensmittelinfor-
mationsverordnung) haben sich die Rahmenbe-
Stammdaten stellen eine essenzielle Grundlage siert ab. Daten haben insbesondere im Zeitalter dingungen in der Konsumgüterbranche (FMCG)
für den Erfolg der Unternehmen aus dem Handel der Digitalisierung an Bedeutung gewonnen. stark verändert. Der Absatz von Produkten so-
und der Konsumgüterindustrie dar. wie Dienstleistungen über das Internet wächst
Im Handel möchten Kundinnen und Kunden im- immer schneller. Zudem hat sich das Konsum-
Eine Vielzahl der Wertschöpfungsprozesse im mer mehr über die Produkte erfahren und fragen verhalten der Verbraucher:innen fundamental
Handel – ob von der Sortimentspolitik über die Ge- vor, während und nach dem Einkauf Produktde- geändert. Konsumentinnen und Konsumenten
staltung der Kassenzone bis hin zur Warenlogistik tails ab. Sie erwarten die Verfügbarkeit der für sie wählen ihre Einkaufskanäle mehr und mehr situ-
– läuft mittlerweile nahezu vollständig datenba- relevanten Informationen. ationsbedingt und passen diese ihren aktuellen
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2. Stammdaten enter durchführen und stärker datenbasiert arbeiten
möchte, sollte die Datenqualität der Unternehmens-
daten priorisieren. Auf diese muss Verlass sein, da
system (CRM) und eine veraltete Adresse desselben
Lieferanten im Buchhaltungssystem. So entstehen
unvollständige und fehlerhafte Stammdaten, was
und Datenqualität sie als Basisinformationen für Bewegungsdaten und
viele Geschäftsprozesse dienen. Daher ist die Da-
tenpflege aus Unternehmenssicht wichtig, um eine
vermeidbaren Mehraufwand bei gängigen Geschäfts-
prozessen wie z.B. Rechnungsstellung verursacht.
permanente Korrektheit der Daten zu gewährleisten. Die Messung der Datenqualität erfolgt meist un-
Üblicherweise erfassen Unternehmen die Stamm- ternehmensindividuell mithilfe eigens entwickelter
2.1 Bedeutung von 2.2 Abgrenzung Stammdaten daten nicht in einem zentralen System, sondern in Konzepte und Lösungen. Dabei orientiert sich eine
Stammdaten zu Bewegungsdaten verschiedenen, teilweise integrierten IT-Lösungen.
Ein Beispiel hierfür wäre eine geänderte Rechnungs-
Vielzahl der Unternehmen an relevanten Datenqua-
litätskriterien, welche im Folgenden aufgeführt wer-
anschrift eines Lieferanten im Kundenmanagement- den:
Stammdaten sind die Basis für alle Prozesse in Im Gegensatz zu Stammdaten handelt es sich bei
Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und Bewegungsdaten um dynamische Daten. Sie un-
damit entscheidend für den Unternehmenserfolg, terliegen häufiger Änderung und ihre Bedeutung Korrektheit Daten bilden Realität ab
insbesondere vor dem Hintergrund der zunehmen- ist meist nur auf eine gewisse Zeit beschränkt.
den Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Zu den Bewegungsdaten besitzen also keine dauerhafte Aktualität Daten bilden aktuelle Realität ab
Stammdaten gehören alle Daten, die sich über län- Gültigkeit. Zu diesen Daten zählen bspw. Bestell-
gere Zeiträume nicht ändern. So aktualisieren sich daten einer Onlinebestellung, wie Uhrzeit, Artikel- Zuverlässigkeit nachvollziehbare Erhebung
beispielsweise die Adressdaten von Unternehmen auswahl und Zahlungsmethode. Deshalb finden
nur selten. Aus diesem Grund haben Stammdaten Bewegungsdaten häufig bei der Erhebung von Konsistenz Datensatz frei von Widersprüchen
keinen oder nur einen untergeordneten Zeitbezug. Statistiken und Business-Analysen Anwendung. In
Stammdaten besitzen aus Unternehmenssicht oft verschiedenen Unternehmensstatistiken liefern sie Redundanzfreiheit keine doppelten Datensätze
eine hohe Bedeutsamkeit, da sie für verschiedens- eher die Fakten hinter den Stammdatenkriterien
te Geschäftsprozesse genutzt werden können. In und bilden dazu eine weitere Datengrundlage für
Genauigkeit geforderte Exaktheit erfüllt
der Regel werden sie von mehreren Benutzerinnen zahlreiche Controlling- und Auswertungs-Systeme.
oder Benutzern und Gruppen innerhalb eines Un- Darüber hinaus sind Bewegungsdaten von Stamm-
Vollständigkeit Daten liegen lückenlos vor
ternehmens gemeinsam genutzt und in verschie- daten abhängig. Deshalb gilt: Ohne Stammdaten
denen Bereichen gespeichert. Diese sind sowohl entstehen keine Bewegungsdaten. Im Allgemeinen
in der Betriebswirtschaft als auch in der Informa- werden Stammdaten aus diesen Gründen langfris- Einheitlichkeit einheitliche Struktur der Datensätze
tionstechnik von großer Bedeutung. Sie enthalten tig gehalten.
alle wesentlichen Informationen zu den Objekten, Eindeutigkeit eindeutige Interpretierbarkeit
die für Unternehmen relevant sind, etwa zu Produk-
ten, Lieferanten, Kundschaft und Mitarbeitenden.
Aus diesem Grund werden Stammdaten häufig für 2.3 Datenqualität und Relevanz Daten erfüllen geforderten Bedarf an Informationen
unterschiedliche Auswertungen herangezogen und Messkriterien Zugänglichkeit jeder Bereich eines Unternehmens hat Zugriff
können wichtig für Unternehmensentscheidungen
sein. Der Fokus liegt bei Stammdaten auf Korrektheit und
konsequenter Pflege. Wer Geschäftsprozesse effizi- Eine optimale Datenqualität wird erreicht, wenn alle relevanten Datenqualitätskriterien optimal erfüllt sind.
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3. Ein detailliertes Stamm die Lager- und Bestandsverwaltung optimiert wer-
den. Diese Informationen lassen sich wiederum für
Bestellungen und Lieferprognosen nutzen. Abschlie-
Category Management
datenmanagement als Chance ßend werden diese Informationen beim Kundenser-
vice kommuniziert und tragen somit gleichzeitig zur
Kundenbindung bei.
Das Category Management (CM) ist ein Prinzip
im Marketing, bei dem die Hersteller und der
Handel zusammenarbeiten, um den Kundin-
für den Händler Des Weiteren können Händler im Bereich des
Category Management auf Stammdaten zurück-
nen und Kunden die Produkte im Einzelhandel
nach Warengruppen sortiert anzubieten. Aus
diesem Grund wird das Category Management
I
greifen und diese für entsprechende Sortiments- im Deutschen als Warengruppenmanagement
n der internationalen Warenwelt spielen Neben den für die Kundin oder den Kunden inte- planungen nutzen. Marketingmaßnahmen im bezeichnet. Die Warengruppen werden dabei
Stammdaten eine immer größere Rolle – als ressanten Produktinformationen müssen einige stationären Handel werden ebenfalls auf Basis als ein strategisches Element betrachtet, um
essenzielle Grundlage für die betriebliche Da- Informationen aus rein rechtlichen Gründen zu je- vorhandener Stammdaten konzipiert. sowohl für den Hersteller als auch für den Han-
tenverarbeitung. Zweifelsohne hat die Coro- der Zeit verfügbar sein, was unter anderem in der del einen höheren Umsatz zu generieren. Die
na-Pandemie diese Entwicklung katalysiert. Der Lebensmittel-Informationsverordnung (LMIV) ge- So enthalten Stammdaten Informationen über Warengruppen werden beim Category Manage-
stationäre Handel versucht, über Online-Shops regelt ist. Displaygrößen und andere Werbeinstrumente, ment nach den Kundenbedürfnissen zusam-
zusätzlichen Umsatz zu generieren. Oftmals welche für eine Planung am Point of Sale (POS) mengestellt und im Verkaufsraum präsentiert.
wird dabei vergessen, dass die digitale Arbeit mit im Geschäft unerlässlich sind. Beim Category Management geht es also nicht
Stammdaten einen wichtigen Bestandteil der Un- darum, ähnliche Produkte nebeneinander ins
ternehmensprozesse darstellt. Hier ist in vielen Un- 3.1 Wie können Händler von Das Zusammenspiel korrekter Kundenstammda- Regal zu stellen, sondern Produkte, die die Kun-
ternehmen nach wie vor Handarbeit angesagt, was funktionierenden Stammdaten ten als auch Produktstammdaten ermöglicht die din oder der Kunde zusammen kaufen möchte.
nicht nur unnötige Kosten verursacht, sondern vor Bereitstellung spezifischer Informationen, welche
allem auch Kundenbeziehungen beeinträchtigen profitieren? aus Händlersicht für zielgerichtete Zusatzverkäu-
kann. Dabei sind Stammdaten ein unschätzbarer fe (Cross-Selling) oder höherwertige Alternativ-
Vermögenswert und für Wachstum essenziell. Ob Durch die Nutzung korrekter Stammdaten können käufe (Up-Selling) genutzt werden können. Durch Entwicklung aufgegriffen und bieten ihre Waren
Onlinehandel oder stationärer Einzelhandel: Waren Unternehmen bei verschiedensten Prozessschritten die Personalisierung von Informationen und die zusätzlich online an. Dabei merkt man schnell:
sind nur dann gelistet und verfügbar, wenn die er- entlang der Logistikkette profitieren. Bereitstellung von eindeutigen Daten über alle Wer häufiger online bestellt, erwartet eine aus-
forderlichen Stammdaten vorliegen. Kanäle hinweg können Händler die Kundenbin- führliche Produktbeschreibung mit dazugehöri-
Im Bereich der Handelslogistik werden die Stamm- dung leicht erhöhen und den Umsatz steigern. gen Artikelstammdaten. Im Gegensatz zum sta-
Alleine die Anzahl der im Handel geforderten Pro- daten gebraucht, um Lieferung und Versand si- tionären Einkauf kann die Ware online physisch
duktinformationen ist in den letzten Jahren ex- cherzustellen und zu planen. Stammdaten ent- Das Einkaufserlebnis findet heutzutage vermehrt nicht „angefasst“ werden. Stattdessen muss der
plosionsartig gestiegen. Mit mehreren hundert halten beispielsweise auch Packungsgrößen und online statt und wird dabei von verschiedensten Onlineshopper auf detaillierte Artikelinformatio-
möglichen Eigenschaften, sogenannten Attributen, Packungsbeschreibungen (Palette, Box, Sack, Ag- Technologien unterstützt. Die Coronakrise hat nen zurückgreifen und anhand von Bildern seine
die Produkte beschreiben können, ist die Konsum- gregatzustand etc.), welche für die reibungslose das ohnehin stark wachsende Onlinegeschäft Kaufentscheidung treffen. Grundlage für ausrei-
güterbranche in Deutschland in Bezug auf ihre Produktlogistik von großer Bedeutung sind. Mit einer weiterhin gestärkt, so dass auch kleinere Han- chend Informationen sind vom Händler gepflegte,
Stammdaten sehr weit entwickelt. Umso wichtiger zentralen Sicht auf Produkte (detaillierte Informatio- delsunternehmen, neben ihrem gewohnten sta- saubere Stammdaten. Deshalb ist ein funktionie-
sind qualitätsgesicherte und vollständige Stamm- nen über Bestände, Rücksendungen und nicht vor- tionären Handel, sich mit dem Onlineverkauf rendes Stammdatenmanagement Grundvoraus-
daten für effiziente und automatisierte Prozesse. rätige Artikel in der gesamten Lieferkette) kann z.B. beschäftigt haben. Viele Händler haben diese setzung für eine erfolgreiche Abwicklung aus
10 11
App-Kontakt, über den Versand bis hin zur Bereit- 3.2 Welche Hürden gibt System, aber auch in der Service-Abteilung und in
stellung und zum Kundenfeedback. Durch die zu- der Kundenberatung meist in unterschiedlichen
Literatur-Tipp: nehmende D igitalisierung des Einkaufserlebnis- es noch? Systemen gesammelt. Letztendlich kann es so
Online Category Management ses und die damit verbundene starke Verbreitung an allen Schnittstellen zu Fehlern kommen.
Entdecken Sie mithilfe unseres Leit von Smartphones wird die Scan-Funktion von In vielen Handelsunternehmen spielt das Stamm-
fadens, wie Category Management im Barcodes während des Einkaufs häufig für die zu- datenmanagement in der IT-Strategie oft eine Als größte Hürden bei der Erhebung von Stamm-
Onlinehandel funktioniert: sätzliche Beschaffung von Informationen genutzt. untergeordnete Rolle. Innerhalb eines Unterneh- daten hebt die Lünendonk-Studie den Mangel an
Das Verlangen der Kundinnen und Kunden nach mens erfassen mehrere Abteilungen Daten, oft Strategien und Zielen, fehlendes Problembewusst-
detaillierten Produktinformationen wie bspw. Her- auch mit unterschiedlichen Programmen. Viele sein im Management sowie die unzureichende
Mehr erfahren
kunftsland, Inhaltsstoffen oder Verarbeitungshis- Händler gebrauchen getrennte IT-basierte An- Kommunikation zwischen unterschiedlichen
torie ist inzwischen gelebter Alltag im stationären wendungen und Systeme für die Nutzung und Fachabteilungen hervor. Das wird im Zusammen-
Handel. So hat sich z.B. die App „CodeCheck“ zur Verwaltung ihrer Stammdaten. Dies kann dazu spiel von IT und Fachabteilungen ersichtlich. Denn
Händler- und Kundensicht beim Onlinegeschäft. Aufgabe gemacht, die Konsumentinnen und Kon- führen, dass es mehrere Versionen zu denselben in den meisten Unternehmen wählt die IT entspre-
Somit haben Unternehmen die Möglichkeit, wäh- sumenten über die Produktinhaltsstoffe aufzuklä- Daten in einem Unternehmen gibt. Diese Infor- chende Analysetools aus und integriert diese in
rend des gesamten Transaktionsprozesses mit ren (bezüglich gesundheitlicher und ökologischer mationen werden in verschiedenen Prozessen für die bestehende Softwarearchitektur.
ihren Kundinnen und Kunden zu kommunizieren. Aspekte). unterschiedliche Zwecke genutzt. Daher wird die
Darüber hinaus kann die Performance anhand von Wahrung der Korrektheit und Genauigkeit über all
Echtzeit-Feedback verbessert werden. So können Die folgende Darstellung zeigt zusammenfassend diese Versionen hinweg zu einer zentralen Auf-
frühzeitig Fehlinformationen oder Ungenauigkei- das Einsparpotenzial durch ein funktionierendes gabe, da wichtige vertriebsorientierte Daten wie 3.3 Stammdaten-
ten behoben werden, die sich auf die Produktaus- Stammdatenmanagement in verschiedenen Be- die Adresse einer Kundin oder eines Kunden, die management-Software
lieferung auswirken – angefangen beim ersten reichen. letzten Einkäufe und Kreditkarteninformationen
auf einer Plattform aktualisiert werden können, als Lösung?
während auf anderen unternehmensinternen Sys-
Einsparpotenzial temanwendungen die gleichen Daten noch veral- Die Vorteile des Stammdatenmanagements stei-
tet sind. Werden etwa Namen nicht einheitlich gen mit zunehmender Anzahl und Vielfalt von
Transportkostenreduktion Inbound & Outbound Bis zu 8 %
erfasst, entstehen fehlerhafte Dopplungen in den Organisationsabteilungen, Mitarbeiterrollen und
Erhöhung der Profitabilität
Produktivitätserhöhung im Distributionsnetzwerk Bis zu 64 %
Wertschöpfungskette Datensätzen und die Kundenhistorie kann nicht IT-Anwendungen. Um Datensätze nachhaltig zu
Kostenreduktion
(Optimierung der
Erhöhung der max. Kapazität zur direkten
Bis zu 9 % umfassend über alle Kanäle hinweg betrachtet optimieren und die Datenqualität zu steigern, ist
Filialbelieferung
Arbeitsprozesse) werden. Bezeichnen Category Manager zudem ein effizientes Stammdatenmanagement entschei-
Produktionserhöhung bei der Bestellverwaltung Bis zu 60 %
Administration
Eigenschaften und Produktvorteile im Shop-Sys- dend. Dabei kann die Nutzung einer Software zum
Reduktion Buchhaltungsadministration Bis zu 8 % tem mit Trendwörtern (z.B. „smartes und innova- Managen von Stammdaten entsprechend dazu
Produkteinführung Zeitreduktion Auftragseingang bis Regal Bis zu 67 % tives Handling“), können sie bei einer ungleichen beitragen. Je nach Unternehmensgröße macht es
Umsatzerhöhung Reduzierung der Nicht-Annahme von Gutscheinen Bezeichnung im Warenwirtschaftssystem nicht Sinn, in ein solches Tool zu investieren. Natürlich
(Unternehmens- Kundenservice Bis zu 40 %
wachstum)
beim POS eindeutig zugeordnet werden. Im Shop steigt sind solche Softwareanwendungen bei größeren
Verkauf Zeitreduktion für Stammdatenpflege Bis zu 55 % so das Angebot, bei der Zusammenführung der Handelsunternehmen mittlerweile im Einsatz. Doch
Die Tabelle zeigt beispielhaft, in welchen Bereichen durch aktives Stammdatenmanagement ein Nutzen erzielt werden kann. Eine Erhöhung Daten aus unterschiedlichen Quellen kommen auch kleine und mittelständische Händler sollten
der Profitabilität gründet insbesondere auf einer Umsatzerhöhung durch verbesserte Servicequalität und -geschwindigkeit sowie auf opti- die Systeme bei der Vielfalt aber ins Straucheln. zukünftig eine solche Stammdatenmanagement-
mierten Prozessen und somit einer Kostenreduktion in der Wertschöpfungskette als auch der Administration. Bespielt ein Händler etwa mehrere Vertriebskanä- Software prüfen und in Betracht ziehen. Jedoch ist
Abbildung 1: Erhöhung der Profitabilität im Handel durch Stammdatenmanagement, Quelle: GS1 Schweiz le, werden die Kundendaten im Laden, im Shop- es wichtig zu verstehen, dass wie bei den meisten
12 13
Technologieeinführungen der Schlüssel zum Erfolg Die Genauigkeit und der Aufbau von Informati- kommende Daten, beispielsweise über die Web- einer Data-Quality-Studie von beDirect ändern sich
darin liegt, diese schrittweise zu etablieren, damit onen über alle Unternehmensabteilungen und site, unmittelbar geprüft und somit korrekt abge- in Deutschland pro Jahr rund eine Million Unter-
das Unternehmen eine Reihe von kurzfristigen Vor- Berichte hinweg können durch den Abgleich von legt werden. Tippfehler passieren gerade beim nehmensdaten. Zugleich gibt das Portal Immobili-
teilen ernten kann, während es die langfristigen Ziele verschiedenen Versionen mit einheitlichen und Bestellen über ein Smartphone sehr schnell. Mit enscout an, dass hierzulande jährlich mehr als acht
im Auge behält. Es sollte gewährleistet sein, dass die fehlerfreien Stammdaten sichergestellt werden. der Einführung einer Autovervollständigung kön- Millionen Menschen umziehen. Hinzu kommt, dass
Mitarbeitenden und die Unternehmensstruktur bei Dies wiederum ermöglicht eine effizientere Durch- nen Unternehmen nicht nur eine Prüfung der Da- persönliche Daten aufgrund etwa von Eheschlie-
der Umsetzung keiner Überlastung ausgesetzt sind, führung von Aufgaben wie Marketingkampagnen, ten gewährleisten. Sie vereinfachen zugleich das ßungen oder Scheidungen ständigen Veränderun-
die zu einem Abbruch des Change-Prozesses führen Serviceanfragen oder Verkaufsgesprächen. digitale Onboarding und prägen so eine positive gen unterworfen sind. Deshalb sind sowohl B2B-
kann. Das Ziel sollte eine optimale Unterstützung der Kundenerfahrung von Anfang an. als auch B2C-Anbieter gefordert, kontinuierlich
wertschöpfenden Prozesse eines Unternehmens Hier nochmal kurz und kompakt drei wesentliche ihren Stammdatenpool zu bereinigen. Geschieht
sein. Weiterhin sind diverse Faktoren im Rahmen ei- Schritte für ein funktionierendes Stammdaten- dieser Prozess nicht automatisiert, sondern manu-
ner Implementierung einer Management-Lösung zu management im Unternehmen: ell, ist damit nicht nur ein immenser Aufwand ver-
beachten. Beispielsweise stellen IT-Landschaft, die 3.3.3 Stammdatenqualitäts- bunden. Das Risiko einer fehlerhaften Übertragung
Organisationsstruktur und Unternehmenskultur rele- management als kontinuier von Daten ist ebenfalls hoch.
vante Punkte dar. Das Konzept muss präzise an die
Bedürfnisse der unterschiedlichen Fachbereiche an- 3.3.1 Informationssilos lichen Prozess betrachten
gepasst werden und dennoch zentral steuerbar sein. konsolidieren
Mit den beiden oben skizzierten Schritten ist zu-
Wenn man aus Händlersicht anfänglich noch zö- nächst die Basis für akkurate Kundendaten ge-
gert und nicht sicher ist, wo man anfangen soll, Oftmals sind Kundendaten mehrfach, beispielswei- schaffen. Die Krux ist allerdings, dass die Daten kei-
sollte man sich zuerst mit Datenmodellierungs- se in CRM- und in ERP-Systemen, und dann jeweils nesfalls statisch sind – unabhängig davon, ob sie
und Datenmanagement-Tools vertraut machen. unvollständig abgelegt. Mit Auflösung dieser Da- von Firmen oder Privatpersonen stammen. Laut
Diese können dabei helfen, die Leistungsfähigkeit tensilos können Unternehmen einerseits für eine
der vorhandenen Daten zu visualisieren. ganzheitliche Sicht auf Kundendaten sorgen und
andererseits eine doppelte Datenhaltung verhin-
Ein funktionierendes Stammdatenmanagement dern. Damit werden Kosten gesenkt. Anschließend
stellt mehr als nur ein Hilfsmittel dar. Es ermög- sollten die vorhandenen Daten genau überprüft
licht Unternehmen, auf Basis einer einzigen Ver- und ggf. korrigiert werden. Im Ergebnis erhalten
sion aktueller und wahrer Informationen zu arbei- Händler eine widerspruchsfreie Kontaktdatenbasis
ten und Entscheidungen zu treffen. Dazu sollten hinsichtlich ihrer Kundinnen und Kunden.
Stammdaten geschützt, regelmäßig aktualisiert
und gepflegt werden. Folgende Grundvoraus
setzungen sollten dabei erfüllt sein:
■ Die Stammdaten verfügen über aktuelle und
3.3.2 Garbage In, Garbage Out
korrekte Informationen. vermeiden
■ Stammdaten werden als Quelle für doppelte
Versionen in den verschiedenen Systemen
und Anwendungen des Unternehmens ver- Sind die vorhandenen Stammdaten erst einmal
wendet. konsolidiert, ist sicherzustellen, dass neu hinzu-
14 15
4. Katalogaustausch mit leranfällig und verursacht Mehrarbeit und Kosten,
da sie die Kapazitäten der Mitarbeitenden bindet.
die Funktionen zu zahlen, die tatsächlich genutzt
werden. Für weitere Anforderungen sollte die
Software erweiterbar sein. Wird ein ERP-System
standardisierten Formaten 4.3 Schaffung eines einheit
im Unternehmen eingesetzt, sollten die Funktio-
nen dieser Lösung genutzt oder eine kompatible
Software implementiert werden. Wenn das an-
B
lichen Formats gebotene Produktspektrum Ihres Unternehmens
ei vielen eBusiness-Anwendungen bildet Die wichtigsten Merkmale von Katalogaustausch- nur geringen Änderungen unterworfen ist, wäre
der elektronische Katalog (eKatalog) die formaten auf einen Blick sind: zu prüfen, ob es wirtschaftlicher ist, einen Dienst-
Basis. Ein elektronischer Katalog ist eine ■ Definition von Muss- und Kann-Feldern, Daten- Die Speicherung in einem einheitlichen Format leister zur Katalogerstellung heranzuziehen, an-
Sammlung von Informationen in Form ei- typen, Feldlängen und Zusatzregeln schafft hier Abhilfe. Sind Ihre Produktdaten nach statt eine Software anzuschaffen.
ner Datenbank, die Produkte und Dienstleistungen ■ Definition von Datenstrukturen und Aus- einem standardisierten Format strukturiert, kön-
beschreibt. Im eBusiness ist der eKatalog nicht tauschformaten mithilfe von XML nen sie sowohl für unterschiedliche Ausgabeme-
mehr wegzudenken. Er bildet das Herzstück von ■ Unterstützung des Einsatzes von standardi- dien bereitgestellt als auch wesentlich leichter
elektronischen Beschaffungssystemen, elektroni- sierten Produktklassifikationen mit anderen Unternehmen ausgetauscht wer- 4.4 Vorteile von Katalog
schen Marktplätzen (eMarktplätzen) und Online- ■ Direkter Import in alle wesentlichen Zielsyste- den. Insbesondere bei großen Datenmengen ist austauschformaten
Shops und sollte auf einer Webseite nicht fehlen. me für Online-Kataloge dafür eine spezielle Software notwendig, die mit
eKataloge werden über Unternehmensgrenzen ■ Einfache Erweiterbarkeit des Standards zur den vorhandenen Datenquellen im Unternehmen Katalogaustauschformate bieten daher zwei we-
hinweg zwischen Lieferanten und beschaffenden Erfüllung zukünftiger Anforderungen verbunden bzw. kompatibel sein muss. Existiert sentliche Vorteile:
Unternehmen ausgetauscht. Für diesen Austausch bereits ein Warenwirtschaftssystem oder soll der
werden Katalogaustauschformate benötigt. Katalog in einem Online-Shop veröffentlicht bzw. ■ Vereinfachte und kostengünstigere Datenhal-
ein Printkatalog erzeugt werden, ist ein integrier- tung im eigenen Unternehmen.
4.2 Warum benötigt man tes Katalogsystem sinnvoll, das diese Anforde- ■ Automatisierten und kostensparenden Aus-
4.1 Katalogaustauschformate Katalogaustauschformate? rungen unterstützt. Bei der Auswahl ist ein modu- tausch von Produktdaten mit anderen Unter-
larer Aufbau der Software von Vorteil, um nur für nehmen.
Katalogaustauschformate wurden mit dem Ziel In der Praxis werden die Produktdaten eines Un-
entwickelt, den Austausch von Produktdatenka- ternehmens für verschiedene Einsatzzwecke be-
talogen zwischen Lieferanten und beschaffenden nötigt und liegen daher oftmals in unterschiedli-
Organisationen zu standardisieren und somit zu chen Formaten vor:
vereinfachen. In den zugrunde gelegten Modellen ■ in gedruckter Form als Print-Katalog,
stellt ein Lieferant einen Katalog in elektronischer ■ elektronisch als Excel-Tabelle,
Form zusammen, der dem Standard entspricht. ■ als HTML-Datei oder
Dieser Katalog ermöglicht auch die Einbindung ■ in einem anderen Format, das sich z.B. zum
von multimedialen Produktdaten, beispielswei- Erstellen von gedruckten Katalogen eignet.
se Bildern, Grafiken, technischen Dokumenten,
Videodaten etc. Aus diesem Grund werden nicht selten die Daten
eines einzelnen Produkts an mehreren Stellen ge-
speichert. Diese mehrfache Datenhaltung ist feh-
16 17
5. Ursache und Auswirkung 6. Bild-/Mediadaten
P
fehlerhafter Stammdaten roduktbilder sind das A und O im Online-
verkauf, denn sie stellen das wichtigste
werden. Die korrekten Farblichkeiten der Produkte
spielen ebenfalls eine große Rolle. Reklamationen
M
Verkaufsargument dar. Daher sollte man und Retouren werden so reduziert und obendrein
angelhafte Stammdatenqualität bzw. viceleistungen. In Bezug auf Stammdatenqualität das Thema mit Sorgfalt behandeln. Die vi- sieht der gesamte Auftritt professioneller aus.
-verfügbarkeit und -verwertbarkeit sind können Stammdaten unvollständig, fehlerhaft, un- suelle Produktpräsentation ist ein heraus-
Ursachen für Zeit-, Informations- und terschiedlich formatiert und nicht klassifiziert sein. ragend großes Kriterium, wenn es um den Verkauf Ein weiteres und wichtiges Augenmerk sollte das
Qualitätsverluste in Geschäftsprozes- von Produkten über das Internet geht. Zunächst lernt Google-Ranking sein, denn dieses greift natürlich
sen. Es kommt durch diese vielfältigen Probleme zu In der nachfolgenden Tabelle sind typische Proble- der Seitenbesucher das Produkt bestmöglich kennen auch bei Produktfotos in einem Online-Shop. Je
Fehlern und Engpässen in der Planung, Steuerung, me mit Stammdaten aufgeführt, welche mit unter- und fasst dadurch Vertrauen. Durch neutrale Hinter- nachdem welche Art einer Suche eine Nutzerin oder
Produktion und bei Lieferung, Montage- und Ser- schiedlich starker Ausprägung auftreten. gründe wird der Fokus nur auf das Produkt gelenkt. ein Nutzer bei Google & Co. startet, werden auch Pro-
duktbilder aus Online-Shops angezeigt. Und über Bil-
Sofern es sich bei der Produktabbildung um eine Fo- der in den Trefferlisten kann sogar Umsatz in einem
tografie handelt, sollte zunächst eine sehr gewissen- Shop generiert werden.
hafte Auswahl der Produktmuster erfolgen. Es ist da-
Ursache Wirkung rauf zu achten, dass die Muster sauber und frei von Nur durch hochwertige und zugleich suchmaschi-
Beschädigungen sind, keine Knicke, Risse, Beschä- nenrelevante Bilder können Shopbetreiber bei ihren
• Falsche Abmessungen (L x B x H) • Produkte passen nicht …
oder Gewichtsangaben … ins Regal am POS digungen, Fingerabdrücke, aufgeklebte Etiketten Kundinnen und Kunden Kauflaune wecken und
… in den LKW o. Ä. enthalten. Ebenfalls sollten die Muster insofern die Informationen vermitteln, die sonst beim Vor-
… ins Hochregallager
produkttypisch sein. Ort-Kauf durch haptisches Feedback entstehen.
• Bestelleinheit vertauscht mit Verbrauchseinheit • Falsche Lieferungen, z.B. … Shops, die diese Grundregeln vernachlässigen,
… 10 Pakete bestellt Wichtig sind auf jeden Fall neutrale Bilder und diese stehen nicht nur beim Ranking auf den hintersten
… 10 Paletten geliefert
… 10 Paletten fakturiert
sollten aus mehreren Perspektiven aufgenommen Plätzen, sondern generieren viel weniger Umsatz.
• Fehlerhafte Artikeltexte • Falsche Regaletiketten am POS & Kassenbons
• Falsche MwSt.-Angaben • Falsche Rechnungen
Produktabbildung
Konventionelle
• Falsche Warenklassifikation • Falsche Abverkaufsstatistiken, Disposition etc.
Abbildung 2: Ursache und Wirkungszusammenhänge fehlerhafter Stammdaten
Mobile Ready
Hero Image
Abbildung 3: Beispiele für Mobile Ready Hero Images
18 19Die Mobile-Ready-Hero-Abbildung wurde speziell
für den E-Commerce entwickelt und soll insbeson-
dere für die mobile (kleinere) Darstellung genutzt
■
■
Keine produktunabhängigen Informationen
(z.B. Rezept der Woche, Hinweise auf Promotion)
Möglichst keine Spiegelungen
7. Beispiele der automatisierten
werden. Das Mobile Ready Hero Image ist gegen-
über der klassischen Produktabbildung der Konsu-
menteneinheit stark vereinfacht. Es reduziert sich
■ Keine Darstellung von Größenverhältnissen
auf Einzelartikel-Ebene Stammdatenerfassung
auf die Darstellung der Kern-Produktmerkmale und Um den Anforderungen an moderne Produktdar-
Eigenschaften: Produktname (z.B. Pampers Baby stellungen im Bereich Omnichannel-Marketing ge- Um Zeit und Kosten zu sparen, sind bereits zahl- dann interpretiert und als Daten an Schnittstellen
Dry), Layout/Design (grünes Herz), Variante (Win- recht zu werden, werden je nach Zielsetzung die reiche Technologien auf dem Markt, um Produkt- weitergegeben zu werden.
delgröße 5) sowie Produktinhalt (23: im Pampers folgenden Lösungen empfohlen: stammdaten automatisiert zu erfassen und diese
Sparpack Größe 5 befinden sich 23 Windeln). Die ■ Produktabbildungen für Konsumenten mit Handelspartnern auszutauschen. Hierzu gibt
Mobile-Ready-Abbildung ermöglicht so der Kon- einheiten inkl. Pfadfreisteller es verschiedenste Datenträger, welche mithilfe
sumentin oder dem Konsumenten eine schnellere ■ Produktabbildungen für Handelseinheiten elektronischer Verschlüsselung Informationen 7.2 Der EAN-13-Barcode
Produktwahrnehmung gegenüber der klassischen ■ Mobile Ready Hero Image zusammenfassen und sekundenschnell abruf-
‚realitätsgetreuen‘ Abbildung. ■ Sekundäre Abbildungen bar machen. Bekanntestes Beispiel ist hier das Was ist der EAN-13-Barcode?
■ 360° Turn der Konsumenteneinheiten Abscannen von Barcodes. Er ist der Klassiker unter den Barcodes und aus
Auf Folgendes sollte beim Produktbild geachtet ■ Verpackungsinformationen der Wirtschaft nicht mehr wegzudenken. Der
werden: ■ Sonderfälle EAN-13-Barcode (oder auch Strichcode) ist die
■ Keine Lineale und Hilfslinien 7.1 Barcodes maschinenlesbare Form der Globalen Artikel-
■ Keine Blasen oder Hell- bzw. Dunkelzonen Um diesen Anforderungen konkret gerecht zu werden, nummer GTIN und verschlüsselt die 13-stellige
■ Keine Prägungen wird empfohlen, vier werbeoptimierte Produktabbil- Identifikationsnummer für Artikel und Produkte.
■ Keine Fingerabdrücke oder sichtbare dungen zur Verfügung zu stellen. Sollten detailliertere Eine große Gruppe an Datenträgern stellen Bar- Kurz gesagt: ohne GTIN – kein Barcode. Bis 2009
Wasserzeichen Informationen bzw. eine bessere Produktdarstellung codes dar, auch als Strichcodes bezeichnet. hätte es noch lauten müssen: Ohne EAN – kein
■ Keine gestauchten Produkte erforderlich sein, so empfiehlt sich die Hinzunahme In der einfachsten Ausführung handelt es sich Barcode, denn bis dahin wurde die GTIN als Euro-
■ Keine Interpolation (Vergrößerung) einer 360°-Umdrehung. um eine Anzahl parallel laufender Balken unter- pean Article Number, kurz EAN bezeichnet.
■ Kein Scannen gedruckter Seiten schiedlicher Breite, die im Wechsel zu Lücken un-
■ Keine Anzeichen von Staub und Kratzern terschiedlicher Breite stehen, die sich kontrast- Wo wird der EAN-13-Barcode eingesetzt?
■ Keine hergestellten Standschatten reich voneinander abgrenzen. Über festgelegte Der EAN-13-Barcode kommt überall dort zum
■ Keine Jahrgangsangaben (z.B. bei Wein) Algorithmen wird den so entstehenden Strich- Einsatz, wo eine GTIN automatisch erfasst und
■ Keine produktionsspezifischen Informationen Lücken-Mustern ein Dateninhalt zugeordnet. Um verarbeitet werden soll – zum Beispiel an der
wie z.B. MHDs, Chargen oder Gewinnspielcodes Literatur-Tipp: gestapelte Codes handelt es sich, wenn mehrere Scannerkasse des Einzelhandels, im Lager oder
■ Keine artikelspezifischen Labels, d.h. Labels, Produktabbildungen und Media Assets in ihrer Höhe verkürzte lineare Strichcodes über- beim Wareneingang. Angewendet wird er auf Ver-
die eine Prüfnummer oder einen Gültigkeits- Weitere Informationen zur modernen einandergestapelt werden. Des Weiteren sind braucher- und Handelseinheiten. Daher werden
zeitraum enthalten, wie z.B. Stiftung Waren- Produktdarstellung: zweidimensionale (2D-)Codes (auch als Mat- Konsumenteneinheiten eines Artikels und die
test, Ökotest rixcodes bezeichnet) solche, die über Höhe und unterschiedlichen Formen von Handelseinheiten
■ Es wird empfohlen, die Labels als separate Mehr erfahren Breite ein Mosaikmuster abbilden. Die Kontrast- (Großpackungen, Sammelpackungen und Ver-
Grafikdatei der Nutzerin oder dem Nutzer zur muster werden über eine Lichtquelle (z.B. Infra- sandgebinde) mit einer GTIN im EAN-13-Barcode
Verfügung zu stellen rotscanner oder Kamerasystem) abgetastet, um versehen. Durch seine omnidirektionale, das
20 21heißt lage- und richtungsunabhängige Lesbarkeit, ■ Platzierung des EAN-13-Barcodes auf dem Womit kann der QR-Code gelesen werden? unterteilt. Auf der vierten Ebene (Baustein/Brick)
ermöglicht der EAN-13-Barcodes beispielsweise Artikel QR-Code-Symbole können von 2D-Imagescannern sind zusätzliche Produkteigenschaften festgelegt,
schnelle und reibungslose Abverkaufsprozesse. ■ Auswahl des Trägermaterials oder Kamerasystemen gelesen werden – auch las- um die Warengruppe weiter zu beschreiben.
sen sie sich mit Smartphones und Tablet-PCs mittels ■ Segment: Produktsegment; beispielsweise
Wie kommen die Striche im EAN-13-Barcode auf einer kostenfreien App lesen. Wichtig zu wissen: Nur Lebensmittel, Getränke und Tabak
die Verpackung? Grundsätzlich gibt es zwei Mög- Lesegeräte, die einen zweidimensionalen Bildaufbau ■ Familie: Segmentunterteilung; beispielsweise
lichkeiten: 7.3 Der QR-Code haben, können QR-Code-Symbole auch lesen. Milch, Sahne, Joghurt, Käse, Butter
■ Der EAN-13-Barcode wird direkt beim Verpa- ■ Klasse: Kategoriengruppe; beispielsweise
ckungsmitteldruck mitgedruckt. An QR-Codes kommt man heutzutage fast nicht Und wo wird dieser robuste 2D-Code eingesetzt? Milch und Milchsubstitute
■ Der EAN-13-Barcode wird nachträglich zum mehr vorbei. Man entdeckt sie auf Werbeplakaten In Anwendungen des Business to Consumer ■ Baustein: Kategorie gleichartiger Produkte;
Beispiel mittels Haftetiketten auf die fertige und Visitenkarten, die Post nutzt sie als digitale Brief- (B2C) wird meist ein Weblink verschlüsselt, durch beispielsweise Milch und Milchsubstitute
Verpackung aufgebracht. marken und bei der Deutschen Bahn werden sie als den die Verbraucherin oder der Verbraucher beim verderblich
Handy-Fahrschein eingesetzt. Sie werden u.a. mit Auslesen auf eine Webseite geleitet wird. Neben GPC ist bzgl. der internationalen Verbreitung im
Je nach Artikelgröße/Verpackungsgröße stehen dem Smartphone gelesen und können mannigfalti- dem B2C-Bereich kommt der QR-Code in vielsei- Vorteil gegenüber anderen Standards. Daher ist
natürlich auch unterschiedliche Größen des EAN- ge Informationen enthalten. Übrigens: Die Verwen- tigen Einsatzgebieten zum Tragen, wie etwa bei die Akzeptanz von GPC gerade auf internationaler
13-Barcodes zur Verfügung. Die kleinste Größe dung des QR-Codes ist lizenz- und kostenfrei. der herstellenden Industrie, in der Logistik oder im Ebene recht hoch anzusiedeln. Die Nutzung von
beträgt ca. 32 x 22 mm. EAN-13-Barcodes für lo- Gesundheitssektor. GPC ist kostenfrei. Mit der Nutzung verbundene
gistische Zwecke müssen mindestens die Größe Aber was ist ein QR-Code eigentlich? Dienstleistungen wie z.B. die Zertifizierung der
61 x 39 mm aufweisen, um fehlerfrei ausgelesen Ein QR-Code ist eine unabhängige, zweidimensi- richtigen Verwendung oder die Einbringung bzw.
werden zu können. onale Matrix-Symbologie, die aus quadratischen Ausführung von Normierungswünschen werden
Modulen und einem einzigartigen Suchmuster in 7.4 Global Product jedoch teilweise berechnet oder sind über eine
Dreh- und Angelpunkt beim EAN-13-Barcode: drei Ecken des insgesamt quadratischen Symbols Classification (GPC) kostenpflichtige Vereinsmitgliedschaft geregelt.
Die Erstleserate besteht. QR steht dabei für „Quick Response“,
Lässt sich der EAN-13-Barcode nicht unmittelbar was zu Deutsch heißt: schnelle Antwort. Dabei
– oder überhaupt nicht – an der Kasse einlesen, kann der Code eine vergleichsweise große Menge Die Global Product Classification (GPC) ist ein inter-
gerät der Bezahlvorgang ins Stocken, es folgt die an Informationen beinhalten. Verwandt sind QR- nationales Klassifikationssystem, das seit Mai 2003 7.5 Standard für Stammdaten
mühsame Eingabe per Hand. Was im Laden für Codes übrigens mit den Strichcodes auf Produkt- den Anwenderinnen und Anwendern als anerkannter und Semantik für die Digitali-
Verzögerung und bei der Kundin oder beim Kun- verpackungen (EAN-13). Klassifikationsstandard zur Verfügung steht. Da die
den für Ärgernis sorgt, führt im schlimmsten Fall GPC dabei neben einer Klassifikationsebene auch sierung (eCl@ss)
dazu, dass ein Produkt gänzlich aus dem Sorti- Was macht den QR-Code so besonders? Merkmallisten und Werte enthält, kann der Standard
ment verschwindet. Eine zuverlässige, hohe Erst- Das Suchmuster in drei von vier Ecken des QR- auch zur Beschreibung von Produkten eingesetzt ECLASS ist ein branchenübergreifender Pro-
leserate des EAN-13-Barcodes lässt sich gewähr- Codes sorgt dafür, dass sich ein Scanner immer werden. Insbesondere kann GPC für das Stammda- duktdatenstandard für die Klassifizierung und ein-
leisten, wenn man auf folgende Faktoren achtet: direkt orientieren kann und der Code unabhän- tenmanagement, Sortimentsanalysen und Category deutige Beschreibung von Produkten und Dienst-
■ Qualität der Darstellung (u.a. Strichbreiten, gig von seiner Ausrichtung fehlerfrei ausgelesen Management verwendet werden. leistungen. ECLASS ermöglicht eine globale und
Kontrast zum Hintergrund) werden kann. Zudem enthält der QR-Code eine effiziente Interaktion zwischen Handelspartnern,
■ Größe der Abbildung Fehlerkompensation, die dafür sorgt, dass, selbst In der GPC ist die Vielzahl von Warenbereichen hie- Unternehmen oder sogar Maschinen durch den
■ Farbwahl wenn 30 Prozent der Grafik zerstört sind, die Infor- rarchisch in vier Ebenen gegliedert. Die ersten drei Austausch standardisierter Stammdaten. An der
■ Druckqualität mationen noch lesbar sind. Ebenen sind in Segmente, Familien und Klassen Schnittstelle zwischen unterschiedlichen Syste-
22 23men entstehen häufig Probleme mit Terminolo-
gien oder verschiedenen Artikelnummern. Der
ECLASS-Standard vereinfacht die damit zusam-
Nutzen von ECLASS auf einen Blick:
■ Ertragsteigerung: Sie erschließen bedeutende
Absatzpotenziale durch elektronische Katalo-
8. Austausch von Stammdaten
menhängende Komplexität, indem jedem Produkt ge und die Bedienung virtueller Marktplätze, in
und jeder Dienstleistung eine eindeutige Bezeich- denen Ihre Produkte sofort gefunden werden. 8.1 Die Auswahl eines geeig- Als praktische Anforderungen an die Auswahl
nung zugeordnet werden kann, die weltweit ver- ■ Kostensenkung: Sie rationalisieren Einkauf, eines geeigneten Transaktionsstandards lassen
standen wird – von Menschen und Maschinen Warenwirtschaft und Vertrieb, indem Sie Volu- neten Transaktionsstandards sich folgende Punkte identifizieren:
– über Branchen, Länder oder Sprachen hinweg. mina bündeln und Portfolios straffen.
■ Zeitersparnis: Sie können Beschaffung und eBusiness-Standards sind entwickelt worden, ■ Geht die Initiative für den Einsatz von Transakti-
Die Entwicklung des ECLASS-Standards basiert Lieferantenmanagement effektiver abwickeln um den Datenaustausch im und zwischen Unter- onsstandards vom Händler selbst aus, um z.B.
auf ISO-konformen Verfahren. Das Datenmodell und stärken die betrieblichen Abläufe. nehmen zu vereinfachen und zu verbessern. Eine Lieferanten mit Transaktionsstandards einzu-
des ECLASS-Standards beruht auf den Normen ■ Produktivität: Durchlaufende Prozesse, auto- Transaktion ist bspw. eine Bestellung über einen binden, so sollte der in der eigenen Branche
ISO 13584 und IEC 61360. Der Release-Prozess matische Schnittstellen und standardisierte Online-Shop oder eine Abfrage zu Produktinfor- gebräuchliche oder der in der umsatzstärksten
gründet auf ISO 22274 und der Datentransfer auf Produktinformationen erhöhen Performance, mationen. Die Auseinandersetzung mit Transak- Kunden- bzw. Lieferantengruppe gängigste
ISO 29002. ECLASS hat sich damit als einziger ROI (Return of Invest) und Time-to-Market tionsstandards erfordert auch die Auseinander- Transaktionsstandard ausgewählt werden.
ISO/IEC-normenkonformer Industriestandard nati- (Von der Produktidee bis zur Marktreife). setzung mit der dahinterstehenden Technologie. ■ Es ist wichtig, dass die eigenen Bedürfnisse in
onal und international durchgesetzt. ■ Planungssicherheit: Sie verbessern die Bei Transaktionsstandards herrschen derzeit ausreichendem Maße abgebildet werden. Ein
strategische Entscheidungsbasis, weil Daten zwei Technologien vor: EDIFACT und XML. Der Standard darf für Unternehmen nicht unüber-
Der ECLASS-Standard für Stammdaten genießt harmonisiert, aussagefähig aufbereitet und Einsatz von Transaktionsstandards bietet allen windbare Zwänge bedeuten, sondern sollte ein
weltweit Akzeptanz und wird innerhalb von Unter- mit Kundinnen und Kunden sowie Partnern Geschäftspartnern Vorteile, auch durch die inter- stabiles Gerüst bilden, innerhalb dessen die ei-
nehmen, aber auch gegenüber Abnehmern und ausgetauscht werden. nationale Etablierung der meisten Transaktions- genen Anforderungen realisiert werden können.
Lieferanten eingesetzt. Auf diese Weise stärkt er ■ Zukunftssicherheit: Die kontinuierliche Wei- standards. Für den Einstieg in den elektronischen ■ Bei Transaktionsstandards ist es von großer
die Wettbewerbsposition und die Zukunftsfähig- terentwicklung des ECLASS-Standards durch Geschäftsverkehr und die evtl. damit verbunde- Bedeutung, dass neben Transaktionsdaten
keit aller Beteiligten. Experten aus Industrie und Handel ermöglicht nen Ausrichtung der Unternehmensprozesse auf auch die eigentlichen Artikelstammdaten
die konsequente Anpassung und Erweiterung internetbasiertes Handeln ist es notwendig, die (Katalogdaten) verwendet werden können.
an einen sich stetig entwickelnden Markt. bisherige Infrastruktur des Unternehmens dafür Das Zusammenspiel zwischen Katalogaus-
zu erweitern. tauschformat und Transaktionsstandard ist
bei den gängigen Standards wie EDIFACT und
XML gegeben.
24 25Nachfolgend eine Übersicht etablierter Standards: ■ Registrieren der Daten: Eine kleine Teilmenge ■ Veröffentlichen der Daten: Der Quell-Daten-
dieser Daten wird zum GS1 Global Registry pool veröffentlicht die angefragten Informatio-
Identifikationsstandards DUNS®, EAN/GTIN, EPC, GRAI/GIAI, ILN/GLN, NVE/SSCC, gesendet. nen an den Empfänger-Datenpool.
Firmen und Produkte eindeutig kennzeichnen PZN, UPIK ■ Anfragen subskribieren: Der Datenempfän- ■ Bestätigen & Informieren: Der Käufer kann
Klassifikationsstandards ger gibt seinen eigenen Datenpool frei und dem Verkäufer über jeden Unternehmensda-
eCl@ss, ETIM, GPC, proficl@ss, UNSPSC
Produkte einheitlich beschreiben kann im Gegenzug die Informationen vom tenpool eine Bestätigung senden, die den Ver-
Katalogaustauschformate BMEcat, xXML, Datanorm, Eldanorm, PRICAT, RosettaNet, Verkäufer anfragen und anschließend darauf käufer darüber informiert, welche Maßnahmen
Produktdaten einheitlich bereitstellen xCBL zugreifen. vom Händler eingeleitet wurden.
Transaktionsstandards EANCOM®, EDIFICE, GS1 XML, OAGIS, ODETTE, openTrans,
Geschäftsdokumente automatisiert austauschen rosettaNet, UBL
Prozessstandards
ECR, ebXML, RosettaNet, SCOR
Komplexe Geschäftsabläufe automatisieren
GS1 Global
Registry
8.2 Global Data Synchronizati- rufen. Der GDSN-Standard sichert den schnellen
und zuverlässigen Transfer von Produktinformati-
on Network (GDSN) onen zwischen Industrie und Handel.
Eine Vereinheitlichung von Daten ermöglicht es Möglich wird der globale Datenaustausch über
Handelspartnern, konsistente, exakte und stan- mehrere Datenpools, weil das GDSN auf ein zen- Datenlieferant Quell-Datenpool Empfängerdatenpool Datenempfänger
dardisierte Produkt- und Firmeninformationen trales Register (Global Registry) zugreift. Dies
auszutauschen. Damit die Synchronisierung nach- ermöglicht es, Artikel- und Unternehmensdaten Abbildung 4: Datenaustausch und Datenpools in Global Data Synchronisation
haltig wirksam ist, genügt es nicht, sie lediglich weltweit in Datenpools zu ermitteln. Die GPC
ein einziges Mal durchzuführen – es handelt sich stellt sicher, dass die Produktstammdaten alle
um einen kontinuierlichen Prozess, bei dem die nach dem gleichen Schema kategorisiert sind.
Informationen im Zeitablauf stets aktuell gehal- Dadurch sind Geschäftspartner in der Lage, ihre
ten werden. Geschäftsdaten automatisch auszutauschen und
zu aktualisieren.
Das GDSN ist ein Netzwerk von Datenpools für
den Produktdatenaustausch, das von Unterneh- Die Daten werden über das GDSN in den folgen-
men für den automatischen, direkten Austausch den fünf grundlegenden Schritten ausgetauscht,
vertrauenswürdiger Produktinformationen mit die es Handelspartnern erlauben, Artikel-, Orts-
ihren Geschäftspartnern genutzt wird. Über das und Preisdaten miteinander zu synchronisieren:
GDSN werden produktspezifische Daten wie unter ■ Laden der Daten: Der Datenlieferant (Verkäu-
anderem Logistikinformationen, Inhaltsstoffe und fer) registriert Produkt- und Unternehmensin-
Verpackungsinformationen eingespeist und abge- formationen in seinem Datenpool.
26 279. Handlungsempfehlung: 10. Kosten
11 Punkte zum Erfolg 10.1 ROI-Kalkulator
Ob und wann sich die Einführung von automati-
9.1 Grundsätzliches 9.3 Kontinuierliche Phase sierten Stammdaten in einem Handelsunterneh-
men rechnet, können Sie schnell und unkompli-
■ Stammdatenmanagement ist Chefsache! ■ Nutzen Sie verfügbare Stammdatenquellen ziert mithilfe des Tools „ROI-Kalkulator“ prüfen.
(Bereitschaft und Unterstützung und Begeiste- und eBusiness-Standards: Der Return on Investment (ROI) ergibt sich aus
rung der Geschäftsführung) - Zulieferer den Einsparungen durch den Einsatz von auto-
■ Sensibilisieren und motivieren Sie Ihre Mit- - Stammdatendienstleister matisierten Stammdaten und aus den Gesamt-
arbeitenden (Integration, Überzeugung und - Geschäftspartner kosten für die Umsetzung. Der ROI-Kalkulator ist
Akzeptanz der Mitarbeitenden für das Thema ■ Denken Sie bei Stammdatenmanagement einfach zu bedienen. Grundsätzlich können alle
erzeugen). unternehmensübergreifend, fordern und liefern Felder frei editiert werden. Lediglich die Felder mit
■ Verdeutlichen Sie sich und Ihren Mitarbeiten- Sie Datenqualität. orangefarbener Schrift sind mit Formeln hinter-
den den Nutzen guter Datenqualität (Kosten- ■ Betreiben Sie kontinuierliches Stammdaten- legt und berechnen sich automatisch. Die Werte,
Nutzen-Analyse). management zur Sicherstellung der Daten- die bei den Rahmenbedingungen hinterlegt sind,
■ Beachten Sie die Abhängigkeiten und Zusam- qualität. werden zur Bewertung der eingesparten Zeit her-
menhänge von Stammdaten, Prozessen und angezogen. Bei „Vorgänge pro Tag“ können auch
IT-Infrastrukturen. Kommawerte eingegeben werden. So können bei-
spielsweise mit 0,5 auch 10 Artikel pro Monat (bei
20 Arbeitstagen) abgebildet werden. Die eingetra-
genen Einsparpotenziale basieren auf Erfahrungs-
9.2 In der Projektphase werten aus Praxisprojekten. Diese Werte stellen
lediglich Orientierungswerte dar und sollten indi-
■ Verschaffen Sie sich einen Überblick über viduell angepasst werden.
den Zustand Ihrer Stammdaten (Analyse und
Transparenz der Ist-Situation). Literatur-Tipp:
■ Erschließen Sie sich Know-how zum Thema eStandards: Baustein in einer zuneh-
- durch externe Dienstleister mend digitalisierten Wirtschaft
- durch Weiterbildung Weitere Informationen zu Standards und
- durch Recherchen ihren Einsatzgebieten im eBusiness: Abbildung 5: Beispielrechnung eines ROI-Kalkulators für die
■ Formulieren Sie Ihre Ziele für Datenqualität. Amortisationszeit eines automatisierten Stammdatenmanagement-
Network (GDSN)
■ Betrachten Sie die Einführung von Stammda- Mehr erfahren
tenmanagement als eigenes Projekt mit erfor-
derlichen Kapazitäten und Zuständigkeiten.
28 2911. Praxisbeispiele jektverlauf wurde ein Konzept für eine effizientere
digitale Stammdatenverarbeitung entwickelt, die
auf branchenübergreifenden Standards aufsetzt.
Zur Nutzung des Demonstrators stehen beispiel-
haft verschiedene analoge Rechnungen in der Of-
fenen Werkstatt zur Verfügung. Die Anwenderin
Hierbei kann zum Beispiel der Einsatz einer freien oder der Anwender wählt eine zu digitalisierende
11.1 Bernatz GmbH, Bonn mat überführt werden. Dies führt zu personellen Pythonbibliothek (Openpyxl) für MS Excel unter- Rechnung und erstellt mittels einer Smartphone-
und finanziellen Zusatzaufwendungen sowie zeit- stützen. App ein Foto von ihr. Diese Aufnahme wird durch
Die Bernartz GmbH mit Sitz in Bonn hat sich auf lichen Verzögerungen. moderne Texterkennungsalgorithmen (OCR) vor-
den Verkauf und die Personalisierung von Berufs- Die bisherige manuelle Übertragung der Artikel- bereitet und zur manuellen Kontrolle angezeigt.
kleidung für Einzel-, Firmen- und Großkunden spe- Eines der Unternehmensziele der Bernartz GmbH stammdaten brachte einen hohen zeitlichen Auf- Die ermittelten Daten werden dann auf einen
zialisiert. Geschäftsführer Winfried Bernartz steht war die Konzeptionierung einer Datenaufbereitung wand mit sich. Diese Zeit kann nun besser in an- Backend-Server hochgeladen, wo sie mithilfe
nun aber vor dem Problem, dass die durch Lie- zur automatisierten und standardisierten Konver- dere Arbeitsbereiche investiert werden. von Methoden des Maschinellen Lernens (Bilder-
feranten und Hersteller zur Verfügung gestellten tierung der durch die Lieferanten bereitgestellten kennung) analysiert und ausgewertet werden.
Artikelstammdaten der bestellten Produkte in der Rohdaten in ein Format, welches ohne zusätzli- Die Ergebnisse der Analyse werden der Nutzerin
Regel unstrukturiert und nicht standardisiert sind. chen Aufwand weiterverarbeitet werden kann. oder dem Nutzer erneut auf der Smartphone-App
Dadurch wird die notwendige Weiterverarbeitung 11.2 Automatisierte zur Prüfung angezeigt. Ist die Nutzerin oder der
der Daten in den folgenden Stufen der Wertschöp- Die Artikelstammdaten werden von den Herstel- Rechnungserkennung Nutzer mit den übernommenen Werten einver-
fungskette erschwert und aufwendig. So müssen lern und Zulieferern oftmals in Form von Excel-Ta- standen, werden die Rechnungsinformationen
die Daten oft manuell in ein angemessenes For- bellen zur Verfügung gestellt. Die innere Struktur automatisiert an eine Finanzbuchhaltungssoft-
dieser Tabellen ist allerdings sehr ungleichmäßig Rechnungen erreichen Unternehmen häufig in ei- ware übermittelt. Zudem wird eine Kopie der
und nicht angemessen zur Weiterverarbeitung im ner sehr heterogenen Form. Einige Rechnungen Rechnung im standardisierten ZUGFeRD-Format
Unternehmen. Durch entsprechende automati- werden automatisiert per Mail übermittelt, andere erstellt.
sierte Analyse und Konvertierung der Inputdaten finden sich direkt angeheftet an der Lieferung und
soll deren standardisierte, ressourcenschonende wieder andere werden noch per Fax versendet. Mehrwerte:
Weiterverarbeitung ermöglicht werden. Im Pro- Dabei werden aktuell nur in seltenen Fällen Aus- ■ Kostenersparnis durch Automatisierung
tauschstandards wie ZUGFeRD für die Übermitt- ■ GoBD-konforme Archivierung elektronischer
lung von Rechnungsinformationen genutzt. Steuerbelege
■ Effizientere Suche nach und in vorhandenen
Die Nutzbarmachung der sich auf den Rechnun- Dokumenten
gen befindlichen Informationen ist einerseits mit ■ Zeitgewinn durch schnellen Zugriff auf Infor-
einem großen personellen und zeitlichen Aufwand mationen
verbunden, aber andererseits auch unabdingbar ■ Verminderte Fehleranfälligkeit und erhöhte
für die weitere elektronische Verarbeitung in bspw. Auskunftsfähigkeit
einem Buchhaltungssystem. Mit dem Demonstra- ■ Beim Scannen wird eine Sicherungskopie
tor der „Offenen Werkstatt Leipzig“ des Mittelstand erstellt, die vor Verlust schützt
4.0-Kompetenzzentrum eStandards soll den Be-
nutzerinnen und Benutzern ein alternativer Weg
aufgezeigt werden, wie bei der Digitalisierung von
analogen Rechnungen durch KI Ressourcen ein-
gespart werden können.
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