TaxTechnology - Standards nutzen, um flexibel zu bleiben
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Technology & Innovation TaxTechnology – Standards nutzen, um flexibel zu bleiben Steuerfunktionen wie die Umsatzsteuer nicht nur digitalisieren, sondern auch standardisieren Die Digitalisierung ist in aller Munde und macht auch vor Steuerfunktionen nicht halt. Finanzverwaltungen, Steuer- und Aufsichtsbehörden verlangen eine immer größere Transparenz aller relevanten Daten und Prozesse der Unternehmen. Zudem rücken wir gerade in Deutschland immer weiter vom Ziel eines einfachen Steuersystems ab und das nicht erst seit der Corona-Krise. Die doch eher überraschend schnelle Entscheidung des Gesetzgebers zur Senkung der Umsatzsteuersätze im Jahr 2020 zeigt, wie flexibel und schnell Unternehmen schon jetzt auf neue Anforderungen, Gesetze und Richtlinien reagieren müssen. Die Steuerabteilungen von heute müssen daher in der Lage sein, möglichst schnell und flexibel zu reagieren. Dabei richtet sich der Blick nicht nur auf die Anpassung von Prozessen und Systemen, auch das entsprechende Controlling und eine nachhaltige Transparenz aller Änderungen rücken zunehmend in den Fokus. Auch gibt es immer mehr technische Vorgaben verschiedenster Jurisdiktionen, die den gesetzlichen Zwang zur Digitalisierung weiter befördern. Als Beispiele sind hier ESEF, DAC6, MakingTaxDigital in UK, das E-Invoicing in Italien oder die Pflicht zum RealTime Reporting in zahlreichen Ländern zu nennen. Dabei besteht in der EU keine Aussicht auf Harmonisierung, was zusätzliche Anforderungen und Herausforderungen Illustration — xxx/iStock an die Digitalisierung mit sich bringt. Text — Thorsten Funke, Jessica Fuchs Rethinking Tax 1 . 2021 Januar 2021 7
Technology & Innovation Die Digitalisierung muss Unterstützer sein Natürlich schreiten Technologien voran. Sie Digitalen Prozessen und damit der Unterneh- helfen uns, in Zukunft besser, schneller und mens-IT wird eine immer größere Flexibilität transparenter zu werden. Der Einsatz von Tax- abverlangt. Zugleich steigen die Anforderungen Technology kann den steuerlichen Alltag dabei an Sicherheit, Zuverlässigkeit und Einfachheit. immens erleichtern. Auf der anderen Seite wird ihr Einsatz aber auch immer mehr zum Standard Thorsten Funke Mit Blick auf die sogenannte TaxTechnology, und damit steigt auch zugleich die Erwartungs- ist Gründer und Gesell- also die unterstützenden Systeme der Unterneh- haltung in den Unternehmen. Gerade aufgrund schafter von AMANA. menssteuerabteilungen, sind folgende Aspekte der immer größer werdenden Anforderungen Der Wirt.- Informatiker beschäftigt sich bereits als wesentlich anzusehen (abgesehen von wirt- an die Steuerabteilung können sich die steuer- seit 2004 mit TaxTech- schaftlichen Aspekten). 1 verantwortlichen Personen diesem Trend nologies insbesondere immer weniger entziehen. Dies belegt bereits das in der Umsatzsteuer. ■ Mit dem Management- Standardisierung bei gleichzeitiger einfacher BMF-Schreiben aus dem Jahr 2016, das im Ein- BuyOut aus einer Big4 Anpassbarkeit und Bedienung durch den User, satz eines innerbetrieblichen Kontrollsystems im Jahr 2011 übernahm um auf gesetzgeberische Maßnahmen reagie- zur Erfüllung steuerlicher Pflichten ein Indiz er das Thema digitale Umsatzsteuer in der ren zu können. gegen eine vorsätzliche oder leichtfertige Steuer- Geschäftsführung bei ■ Der Einsatz von sogenannten Experten- verkürzung sieht.2 Der Trend, Softwarelösungen AMANA. systemen, die eben diese Standardisierung in den Steuerabteilungen einzusetzen, macht bei gleichzeitiger Flexibilität liefern, ohne an- also auch vor der Umsatzsteuer keinen Halt. Es dere (ggf. auch Unternehmenskern-)Prozesse ist daher absehbar, dass in Zukunft nahezu alle zu tangieren. Der IT-Trend der „eierlegenden größeren Unternehmen ein umsatzsteuerliches Wollmilchsau“, sprich des einen, allumfas- Expertensystem im Einsatz haben werden, wel- senden Accounting-/Tax-Systems, ist längst ches insbesondere darauf abzielt, die steuerliche überholt. Spezialthemen erfordern Experten- Compliance sicherzustellen. systeme. ■ Systeme müssen integriert funktionieren und Die neue Dynamik in der Gesetzgebung Jessica Fuchs (im besten Fall) autark miteinander kommu- Gerade im Bereich der Umsatzsteuer als einer ist Head of VAT Consulting bei AMANA. nizieren können, und dies bei gleichzeitiger der wohl dynamischsten Steuerarten zeigt sich Transparenz. die moderne Schnelllebigkeit der Gesetzgebung. Sie hat sich als Juristin schon im Studium Anfang Juni 2020 versetzte die Ankündigung der auf den Schwerpunkt Bei keiner anderen Steuerart ist dieser Trend Bundesregierung, dass die Umsatzsteuersätze Steuerrecht mit Fokus in den letzten Jahren stärker zu beobachten als temporär gesenkt werden sollen, sicherlich den auf die Umsatzsteuer spezialisiert. Nach bei der Umsatzsteuer. Insbesondere hier erleben ein oder anderen Steuerleiter im Unternehmen langjähriger Erfahrung im wir seit einiger Zeit ein digitales „Offenlegen der in Schockstarre. Was für den Verbraucher als Umsatzsteuer-Team einer Daten“, und das nicht nur in Deutschland. Erleichterung gedacht war, stellte die meisten Big4 ist sie seit fast vier Jahren für die fachliche Unternehmen vor große Herausforderungen. Leitung der Umsatzsteuer Digitale Prozesse in der Umsatzsteuer Zum einen musste das Buchhaltungssystem (VAT@GTC) bei AMANA als „State of the Art“ entsprechend umgestellt werden, zum anderen zuständig. Expertensysteme in der Umsatzsteuer sind nicht stellte sich die damit einhergehende Frage, ob neu. Der digitale „End-to-end-Prozess“ ist zwar und welche Steuerkennzeichen neu angelegt längst noch nicht flächendeckend verbreitet, aber werden müssen und wie genau die Abbildung in heutzutage keine technologische Herausforderung der Voranmeldung und später in der Jahreserklä- mehr. Auch ohne, aber insbesondere mit den als rung erfolgen soll. Auch bei diesen Änderungen Zukunftstechnologien bezeichneten Techniken wurden die Formulare – wie auch sonst zumeist wie Künstlicher Intelligenz, Clouddiensten, üblich – zunächst nur im Entwicklerforum BusinessIntelligence, Robotik oder anderen lassen bei Elster zur Verfügung gestellt. Die Aufgabe sich Prozesse digitalisieren. Dabei ist es möglich, eines guten Softwareanbieters, der nicht nur den Automatisierungsgrad unternehmensindivi- Plug-and-play-Anwendungen anbietet, sondern duell zu dosieren oder „step-by-step“ auszubauen. sich auch als Berater für die eigenen Anwen- dungen versteht, bestand mithin auch in der 1 HORIWA20] Accounting und Taxation 4.0 Digitalisierung und Automa- tisierung im Rechnungswesen, Steuerliche Automatisierung im Rahmen 2 BMF vom 23.05.2016 – IV A 3 – S 0324/15/10001 - S 0324/14/10001, Rz. einer End-to-End_Betrachtung, Hoebbel, Ringelstein, Wachtel 2020. 2.6 a.E., BStBl. I 2016 S. 490. 8 Rethinking Tax 1 . 2021 Januar 2021
Technology & Innovation Bereitstellung frühzeitiger Informationen für die Anwender und das Angebot zum Dialog im Anwenderkreis. Ansonsten galt es für die Unter- nehmen, die weiteren Ankündigungen des BMF In Zukunft werden nahezu zur Befüllung der Formulare abzuwarten. 3 alle größeren Unternehmen Auch nach der „Entwarnung“, dass es zum 01.07.2020 keine neuen Umsatzsteuer-Voran- ein umsatzsteuerliches meldungsformulare geben würde und dass auch für die Jahreserklärung kein neues Formular zu Expertensystem einsetzen. erwarten sein werde, ist weiterhin eine gewisse Vorsicht angebracht. Die steuerpflichtigen Umsätze zu 16% bzw. 5% sind im Voranmel- dungsformular in Summe in die Felder für „steuerpflichtige Umsätze zu anderen Steuersät- zen“ (Zeile 28) einzutragen. Auch in der Jahres- ausgerichtet werden. Dabei sollte der Anwender erklärung sind die Umsätze entsprechend in nach wenigen Testläufen mitdem Softwareanbie- Zeile 45 anzugeben. Es bleibt jedoch abzuwarten, ter in der Lage sein, die Anwendung selbstständig ob es die Finanzbehörden dabei belassen werden. zu bedienen und auch eigenständig Änderungen Schließlich ist nunmehr weder eine Differenzie- vorzunehmen. Dieser „Train-the-Trainer-An- rung möglich, inwiefern sich der eingetragene satz“ gibt den Unternehmen die Möglichkeit, ihre Wert auf den allgemeinen und den ermäßigten Prozesse schnell und flexibel umzustellen und Steuersatz aufteilt, noch kann das Finanzamt in ihre Geschicke ohne hohen oder gar dauerhaften der Jahreserklärung nachvollziehen, wie hoch Beratungsbedarf selbst in die Hand zu nehmen. der Anteil der unentgeltlichen Wertabgaben bzw. Aber auch hier gilt „Alles kann, nichts muss“. Vom der unentgeltlichen sonstigen Leistungen war. Es immer beliebteren SaaS-Ansatz (Software-as-a- wäre daher nicht vollkommen abwegig, wenn im Service), einem cloudbasierten Hosting, bis hin Rahmen der Erstellung der Jahreserklärungen zu einer On-Premise-Lösung mit eigenständiger eine Anweisung ergehen sollte, dass eine Auf- Nutzung ist alles denkbar. teilung der Umsätze, z.B. auf einem gesonderten Blatt, erfolgen soll. Für Unternehmen, die bereits Über den Einsatz entsprechender Technolo- eine entsprechende steuerkennzeichenbasierte gien wie RPA („Robotic Process Automation“) Umsatzsteuer-Software im Einsatz haben, wäre kann die Umsatzsteuersoftware nach der diese Auswertung eine Leichtigkeit. Ohne eine Einführungsphase alle unliebsamen und sich solche softwareseitige Unterstützung könnte die wiederholenden Aufgaben in weiten Teilen nachträgliche Aufteilung der Umsätze allerdings selbstständig übernehmen: Durch einen automa- rasch zur Herausforderung werden. tisierten Import wird ein „Abtippen“ überflüssig und gleichzeitig werden Eingabefehler vermie- Die digitale Umsatzsteuerabteilung den. Die Konsolidierung großer und komplexer Abgesehen von kurzfristigen Änderungen Organkreise wird mittels Softwareeinsatz zum sorgt der Einsatz einer Steuersoftware auch im Kinderspiel; dasselbe gilt für die Erstellung typischen Alltagsgeschäft einer Umsatzsteuer- der Jahreserklärungen. Auch Abstimmungen abteilung für Erleichterung. Der gewünschte der Meldewerte mit den Buchungen auf den Automatisierungsgrad ist skalierbar und kann GuV-Konten, der Abgleich der Werte aus der Vor- entsprechend weit oder kurz gefasst sein. Vom anmeldung mit denen in der zusammenfassenden manuellen Befüllen der Umsatzsteuer-Formu- Meldung und viele andere denkbare Verprobun- lare bis hin zum vollautomatisierten Datenimport gen sind „auf Knopfdruck“ möglich. Alles, was in über integrierte Schnittstellen ins Buchhal- eine Software an Daten eingespielt wird, kann auf tungssystem ist alles denkbar. Auch verlässliche verschiedensten Wegen intelligent miteinander Standardsoftware kann flexibel konfiguriert und in Relation gesetzt und über Algorithmen abge- auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens stimmt werden. Die Ergebnisse werden durch die Software in bequemen Formaten ausgespielt und den Fachleuten zur weiteren Verwendung bzw. 3 BMF vom 01.07.2020 – III C 3 – S 7344/19/10001 :001, BStBl. I 2020 S. 595. Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Das zeitauf- Rethinking Tax 1 . 2021 Januar 2021 9
Technology & Innovation Abbildung 1: Beispiel für eine selbstkonfigurierbare Belegprüfung durch das AMANA VAT-Audit Modul wändige manuelle Zusammentragen und Gegen- Durch die softwareseitige Unterstützung erhalten überstellen von Daten übernimmt zukünftig die die Steuerabteilungen mehr Zeit für relevante, Software und entlastet dadurch die Kollegen in wertstiftende und komplexe Aufgaben, welche der Steuerabteilung. nicht von der Maschine übernommen werden kön- nen, zumindest noch nicht. Da die Geschäftsmo- Über eine direkte Anbindung an das Vorsystem delle immer komplizierter werden und Ressourcen kann die Analyse umsatzsteuerlicher Daten knapper, ersetzt die Software keine Fachkompe- sogar auf Beleg- bzw. Transaktionsebene statt- tenz, sondern sie unterstützt und fördert diese, finden. Der Anwender ist hierbei in der Lage, weil die ansonsten knappe Zeit nun effektiver Prüfungen selbst zu konfigurieren, anzulegen eingesetzt werden kann. und auszubauen. Die Steuerabteilung hat es dabei weiterhin selbst in der Hand, was wann und wie Interne und externe oft und zu welcher Zeit geprüft werden soll. Die Compliance-Anforderungen Software gibt lediglich den Rahmen vor; die Der Einsatz einer Umsatzsteuersoftware erleich- konkrete Aus- und Prozessgestaltung verbleibt tert aber nicht nur den Arbeitsalltag, indem der bei den Fachleuten. Durch diese Flexibilität ist es Business-to-Government-Prozess automatisiert möglich, schnell und effektiv auf mögliche Verän- und strukturiert wird. Als Compliance-Soft- derungen etwa durch den Gesetzgeber zu reagie- ware unterstützt sie zudem wesentlich bei der ren. Über KI-Komponenten aus dem Bereich des Einhaltung und Kontrolle der gesetzlichen Machine Learning „lernt“ die Software, welches Anforderungen. Durch die Dokumentation sämt- Buchungsverhalten als richtig oder falsch zu wer- licher Prozesse und aller nachträglichen manu- ten ist, und wird so um immer weitere Prüfungen ellen Änderungen während des Meldeprozesses angereichert. In einer Zeit, in der das Datenvo- gewährleistet die Software die geforderte Trans- lumen ständig wächst und Auswertungen somit parenz. Prozessschritte werden definiert, vorge- immer aufwändiger werden, ist der Einsatz einer geben und vereinheitlicht. Dadurch „zwingt“ die intelligenten Analysesoftware kaum noch weg- Software die Mitarbeiter, die zu Projektbeginn zudenken. Buchungen im Zusammenhang mit der von der Leitung vorgegebenen Prozesse einzuhal- vorübergehenden Steuersatzsenkung könnten ten und zu leben. Diese Disziplinierung und Doku- auf diese Weise rasch und vollständig auf ihre mentation zieht sich von der Meldungserstellung Korrektheit hin gefiltert und auf ihre Richtigkeit durch bis zum Review und dem eigentlichen hin überprüft werden. Versand der Meldungen. Den Verantwortlichen 10 Rethinking Tax 1 . 2021 Januar 2021
Technology & Innovation ist es über Meilensteinkonzepte und Dashboards deutlich zu erkennen, dass der Kurs mit großen möglich, jederzeit nachzuvollziehen, wie weit die Schritten in Richtung Digitalisierung und dem einzelnen Gesellschaften in ihrem Meldeprozess Zwang zum Einsatz von Steuersoftware geht. sind, und den Überblick darüber zu behalten, dass Als eines der bekanntesten Beispiele lässt sich die gesetzlichen Fristen eingehalten werden. das MakingTaxDigital-Programm des britischen Gerade bei großen und komplexen Organschafts- Fiskus heranziehen.4 Die britische Finanzver- strukturen wird der Kontrollaufwand somit waltung (HMRC) schreibt sich selbst auf die wesentlich vereinfacht. Fahne, eine der digitalsten Steuerbehörden der Weltwerden zu wollen. Aus diesem Grund wurden Durch die Standardisierung der Prozesse im zum 01.04.2019 Unternehmen mit einem Umsatz Zusammenspiel mit einer lückenlosen Doku- über £ 85.000 verpflichtet, ihre Umsatzsteuerer- mentation ist auch im Falle eines eventuellen klärungen digital mithilfe einer Steuersoftware Mitarbeiterwechsels oder -ausfalls problemlos einzureichen. Welche Software dafür zum Ein- nachzuvollziehen, wie weit der Kollege in seinem satz kommen darf, ist auf der Seite des HMRC Arbeitsprozess war und warum er welche Ände- gelistet und limitiert. Nur Softwareanbieter, rungen wann vorgenommen hat. Diese Nachvoll- die einen vordefinierten Anforderungskatalog ziehbarkeit ist auch über einen längeren Zeitraum erfüllen und die ihre Software von der britischen hinweg gegeben, vorausgesetzt die Software war Finanzbehörde haben abnehmen lassen, kommen bereits zum zu prüfenden Termin im Einsatz. als Anbieter infrage. Anstehende Betriebsprüfungen für vergangene Zeiträume können so einfacher und ohne hohen Im nächsten Schritt wurde zum 01.01.2021 der Beratungsaufwand vorbereitet werden. DigitalLink eingeführt, womit sicherzustellen ist, dass die Daten in digitaler Form in die Soft- Europaweiter digitaler ware eingespielt und nicht durch manuelle Ein- Business-to-Government (B2G)-Prozess gaben erfasst werden. Der geschilderte Trend hin zum Einsatz von TaxTech-Lösungen ist nicht nur in Deutschland zu beobachten. Auch im umliegenden Ausland ist 4 Vgl. auch Langer/Müller, DStR 2019 S. 1012. Abbildung 2: Abruf der HMRC Services am Beispiel des AMANA VAT@GTC Rethinking Tax 1 . 2021 Januar 2021 11
Technology & Innovation Abbildung 3: Software-Einsatz in UK zur Erfüllung der Anforderungen des HMRC an MTD und Digital Link Der für UK exemplarisch dargestellte Zwang Software abzubilden. So werden die Prozesse zur Digitalisierung durch die Finanzbehörden auch über die Grenzen hinweg vereinfacht und ist auch in anderen Ländern zu beobachten. Es vereinheitlicht. Ein Monitoring ist europaweit seien hier nur beispielhaft das SAF-T5-Verfah- über alle Konzerngesellschaften möglich und ren in Polen oder Frankreich, SII (Immediate erleichtert der Steuerabteilung entsprechende Information Supply) in Spanien, die Umstellung Kontrollhandlungen zur Sicherstellung der auf das Real-time invoice reporting in Ungarn geforderten Tax Compliance. Mittels einer web- ab 2021 oder das Live invoice reporting in Grie- basierten Anwendung können auch die Kollegen chenland erwähnt. Auch in der Schweiz ist eine aus dem Ausland an die bereits für das Inland Abgabe der Voranmeldung im Papierformat nicht genutzte Software zentral angebunden werden mehr möglich. Stattdessen muss eine Datei im und dezentral von ihrem Standort (im Ausland) XML-Format eingereicht werden. Es gab aber aus auf die Software zugreifen und ihre Umsatz- auch hier bereits die Ankündigung, dass in naher steuermeldungen erstellen und übermitteln. Zukunft eine elektronische Schnittstelle bereit- gestellt werden soll. Die Meldung in Papierform Ausblick geht damit in allen europäischen Ländern einem Die obige Diskussion zeigt, dass der Einsatz einer absehbaren Ende zu. Entsprechend sollten Standardsoftware für Umsatzsteuerprozesse international agierende Unternehmen über reine einen wesentlichen Baustein zur Sicherstellung „Binnenlösungen“ hinaus denken. der Tax Compliance im Unternehmen darstellt. Dabei lassen sich sowohl Compliance-Anforde- Der Einsatz einer europaweit ausgerichteten rungen als auch Reporting-Pflichten, sei es intern Umsatzsteuersoftware bietet den Unternehmen oder extern, in einen digitalen Prozess überfüh- den großen Vorteil, ihre gesamten europäischen ren und weitgehend automatisieren. Doch nicht Umsatzsteuermeldeprozesse in einer zentralen nur die unternehmenseigenen Effizienzvorgaben, auch die Finanzbehörden verlangen mit einer nie dagewesenen Selbstverständlichkeit standar- 5 SAF-T (Standard Audit File – Tax) ist ein elektronisches Schema, das für den effizienten Informationsaustausch zwischen Steuerbehörden und disierte und transparente Datenlieferungen. Sie Unternehmen entwickelt wurde. Es wurde 2005 von der Organisation haben sich damit zu einem der großen Treiber für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung als Standard der Digitalisierung von Steuerabteilungen ent- geschaffen, der weltweit angewendet werden soll, um die Kohärenz von Land zu Land zu gewährleisten und den Datenaustausch zwischen Steu- wickelt. Was bleibt ist die Erkenntnis, dass der erbehörden zu erleichtern. Die Dateianforderungen werden mit XML Einsatz einer Standardsoftware für die Umsatz- ausgedrückt, obwohl die EU das genaue Dateiformat nicht spezifiziert. steuer künftig zugleich der Standard sein wird. ■ 12 Rethinking Tax 1 . 2021 Januar 2021
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