TaxTechnology - Standards nutzen, um flexibel zu bleiben

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TaxTechnology - Standards nutzen, um flexibel zu bleiben
Technology & Innovation

                            TaxTechnology – Standards
                            nutzen, um flexibel zu bleiben
                            Steuerfunktionen wie die Umsatzsteuer nicht nur digitalisieren,
                            sondern auch standardisieren

                            Die Digitalisierung ist in aller Munde und macht auch vor Steuerfunktionen
                            nicht halt. Finanzverwaltungen, Steuer- und Aufsichtsbehörden verlangen
                            eine immer größere Transparenz aller relevanten Daten und Prozesse
                            der Unternehmen. Zudem rücken wir gerade in Deutschland immer weiter
                            vom Ziel eines einfachen Steuersystems ab und das nicht erst seit der
                            Corona-Krise. Die doch eher überraschend schnelle Entscheidung des
                            Gesetzgebers zur Senkung der Umsatzsteuersätze im Jahr 2020 zeigt,
                            wie flexibel und schnell Unternehmen schon jetzt auf neue Anforderungen,
                            Gesetze und Richtlinien reagieren müssen. Die Steuerabteilungen von heute
                            müssen daher in der Lage sein, möglichst schnell und flexibel zu reagieren.
                            Dabei richtet sich der Blick nicht nur auf die Anpassung von Prozessen
                            und Systemen, auch das entsprechende Controlling und eine nachhaltige
                            Transparenz aller Änderungen rücken zunehmend in den Fokus.
                            Auch gibt es immer mehr technische Vorgaben verschiedenster
                            Jurisdiktionen, die den gesetzlichen Zwang zur Digitalisierung weiter
                            befördern. Als Beispiele sind hier ESEF, DAC6, MakingTaxDigital in UK,
                            das E-Invoicing in Italien oder die Pflicht zum RealTime Reporting in
                            zahlreichen Ländern zu nennen. Dabei besteht in der EU keine Aussicht
                            auf Harmonisierung, was zusätzliche Anforderungen und Herausforderungen
Illustration — xxx/iStock

                            an die Digitalisierung mit sich bringt.

                            Text — Thorsten Funke, Jessica Fuchs

                                                                   Rethinking Tax 1 . 2021 Januar 2021    7
TaxTechnology - Standards nutzen, um flexibel zu bleiben
Technology & Innovation

                              Die Digitalisierung muss Unterstützer sein                                  Natürlich schreiten Technologien voran. Sie
                              Digitalen Prozessen und damit der Unterneh-                                 helfen uns, in Zukunft besser, schneller und
                              mens-IT wird eine immer größere Flexibilität                                transparenter zu werden. Der Einsatz von Tax-
                              abverlangt. Zugleich steigen die Anforderungen                              Technology kann den steuerlichen Alltag dabei
                              an Sicherheit, Zuverlässigkeit und Einfachheit.                             immens erleichtern. Auf der anderen Seite wird
                                                                                                          ihr Einsatz aber auch immer mehr zum Standard
Thorsten Funke                Mit Blick auf die sogenannte TaxTechnology,                                 und damit steigt auch zugleich die Erwartungs-
ist Gründer und Gesell-
                              also die unterstützenden Systeme der Unterneh-                              haltung in den Unternehmen. Gerade aufgrund
schafter von AMANA.
                              menssteuerabteilungen, sind folgende Aspekte                                der immer größer werdenden Anforderungen
Der Wirt.- Informatiker
beschäftigt sich bereits
                              als wesentlich anzusehen (abgesehen von wirt-                               an die Steuerabteilung können sich die steuer-
seit 2004 mit TaxTech-        schaftlichen Aspekten). 1                                                   verantwortlichen Personen diesem Trend
nologies insbesondere                                                                                     immer weniger entziehen. Dies belegt bereits das
in der Umsatzsteuer.          ■
Mit dem Management-
                                  Standardisierung bei gleichzeitiger einfacher                           BMF-Schreiben aus dem Jahr 2016, das im Ein-
BuyOut aus einer Big4             Anpassbarkeit und Bedienung durch den User,                             satz eines innerbetrieblichen Kontrollsystems
im Jahr 2011 übernahm             um auf gesetzgeberische Maßnahmen reagie-                               zur Erfüllung steuerlicher Pflichten ein Indiz
er das Thema digitale
Umsatzsteuer in der
                                  ren zu können.                                                          gegen eine vorsätzliche oder leichtfertige Steuer-
Geschäftsführung bei
                              ■   Der Einsatz von sogenannten Experten-                                   verkürzung sieht.2 Der Trend, Softwarelösungen
AMANA.                            systemen, die eben diese Standardisierung                               in den Steuerabteilungen einzusetzen, macht
                                  bei gleichzeitiger Flexibilität liefern, ohne an-                       also auch vor der Umsatzsteuer keinen Halt. Es
                                  dere (ggf. auch Unternehmenskern-)Prozesse                              ist daher absehbar, dass in Zukunft nahezu alle
                                  zu tangieren. Der IT-Trend der „eierlegenden                            größeren Unternehmen ein umsatzsteuerliches
                                  Wollmilchsau“, sprich des einen, allumfas-                              Expertensystem im Einsatz haben werden, wel-
                                  senden Accounting-/Tax-Systems, ist längst                              ches insbesondere darauf abzielt, die steuerliche
                                  überholt. Spezialthemen erfordern Experten-                             Compliance sicherzustellen.
                                  systeme.
                              ■   Systeme müssen integriert funktionieren und                             Die neue Dynamik in der Gesetzgebung
Jessica Fuchs                     (im besten Fall) autark miteinander kommu-                              Gerade im Bereich der Umsatzsteuer als einer
ist Head of VAT Consulting
bei AMANA.
                                  nizieren können, und dies bei gleichzeitiger                            der wohl dynamischsten Steuerarten zeigt sich
                                  Transparenz.                                                            die moderne Schnelllebigkeit der Gesetzgebung.
Sie hat sich als Juristin
schon im Studium
                                                                                                          Anfang Juni 2020 versetzte die Ankündigung der
auf den Schwerpunkt           Bei keiner anderen Steuerart ist dieser Trend                               Bundesregierung, dass die Umsatzsteuersätze
Steuerrecht mit Fokus         in den letzten Jahren stärker zu beobachten als                             temporär gesenkt werden sollen, sicherlich den
auf die Umsatzsteuer
spezialisiert. Nach
                              bei der Umsatzsteuer. Insbesondere hier erleben                             ein oder anderen Steuerleiter im Unternehmen
langjähriger Erfahrung im     wir seit einiger Zeit ein digitales „Offenlegen der                         in Schockstarre. Was für den Verbraucher als
Umsatzsteuer-Team einer       Daten“, und das nicht nur in Deutschland.                                   Erleichterung gedacht war, stellte die meisten
Big4 ist sie seit fast vier
Jahren für die fachliche                                                                                  Unternehmen vor große Herausforderungen.
Leitung der Umsatzsteuer      Digitale Prozesse in der Umsatzsteuer                                       Zum einen musste das Buchhaltungssystem
(VAT@GTC) bei AMANA           als „State of the Art“                                                      entsprechend umgestellt werden, zum anderen
zuständig.
                              Expertensysteme in der Umsatzsteuer sind nicht                              stellte sich die damit einhergehende Frage, ob
                              neu. Der digitale „End-to-end-Prozess“ ist zwar                             und welche Steuerkennzeichen neu angelegt
                              längst noch nicht flächendeckend verbreitet, aber                           werden müssen und wie genau die Abbildung in
                              heutzutage keine technologische Herausforderung                             der Voranmeldung und später in der Jahreserklä-
                              mehr. Auch ohne, aber insbesondere mit den als                              rung erfolgen soll. Auch bei diesen Änderungen
                              Zukunftstechnologien bezeichneten Techniken                                 wurden die Formulare – wie auch sonst zumeist
                              wie Künstlicher Intelligenz, Clouddiensten,                                 üblich – zunächst nur im Entwicklerforum
                              BusinessIntelligence, Robotik oder anderen lassen                           bei Elster zur Verfügung gestellt. Die Aufgabe
                              sich Prozesse digitalisieren. Dabei ist es möglich,                         eines guten Softwareanbieters, der nicht nur
                              den Automatisierungsgrad unternehmensindivi-                                Plug-and-play-Anwendungen anbietet, sondern
                              duell zu dosieren oder „step-by-step“ auszubauen.                           sich auch als Berater für die eigenen Anwen-
                                                                                                          dungen versteht, bestand mithin auch in der

                              1   HORIWA20] Accounting und Taxation 4.0 Digitalisierung und Automa-
                                  tisierung im Rechnungswesen, Steuerliche Automatisierung im Rahmen      2 BMF vom 23.05.2016 – IV A 3 – S 0324/15/10001 - S 0324/14/10001, Rz.
                                  einer End-to-End_Betrachtung, Hoebbel, Ringelstein, Wachtel 2020.           2.6 a.E., BStBl. I 2016 S. 490.

8                                                                   Rethinking Tax 1 . 2021 Januar 2021
Technology & Innovation

Bereitstellung frühzeitiger Informationen für
die Anwender und das Angebot zum Dialog im
Anwenderkreis. Ansonsten galt es für die Unter-
nehmen, die weiteren Ankündigungen des BMF                                                                 In Zukunft werden nahezu
zur Befüllung der Formulare abzuwarten. 3
                                                                                                           alle größeren Unternehmen
Auch nach der „Entwarnung“, dass es zum
01.07.2020 keine neuen Umsatzsteuer-Voran-                                                                 ein umsatzsteuerliches
meldungsformulare geben würde und dass auch
für die Jahreserklärung kein neues Formular zu                                                             Expertensystem einsetzen.
erwarten sein werde, ist weiterhin eine gewisse
Vorsicht angebracht. Die steuerpflichtigen
Umsätze zu 16% bzw. 5% sind im Voranmel-
dungsformular in Summe in die Felder für
„steuerpflichtige Umsätze zu anderen Steuersät-
zen“ (Zeile 28) einzutragen. Auch in der Jahres-                                       ausgerichtet werden. Dabei sollte der Anwender
erklärung sind die Umsätze entsprechend in                                             nach wenigen Testläufen mitdem Softwareanbie-
Zeile 45 anzugeben. Es bleibt jedoch abzuwarten,                                       ter in der Lage sein, die Anwendung selbstständig
ob es die Finanzbehörden dabei belassen werden.                                        zu bedienen und auch eigenständig Änderungen
Schließlich ist nunmehr weder eine Differenzie-                                        vorzunehmen. Dieser „Train-the-Trainer-An-
rung möglich, inwiefern sich der eingetragene                                          satz“ gibt den Unternehmen die Möglichkeit, ihre
Wert auf den allgemeinen und den ermäßigten                                            Prozesse schnell und flexibel umzustellen und
Steuersatz aufteilt, noch kann das Finanzamt in                                        ihre Geschicke ohne hohen oder gar dauerhaften
der Jahreserklärung nachvollziehen, wie hoch                                           Beratungsbedarf selbst in die Hand zu nehmen.
der Anteil der unentgeltlichen Wertabgaben bzw.                                        Aber auch hier gilt „Alles kann, nichts muss“. Vom
der unentgeltlichen sonstigen Leistungen war. Es                                       immer beliebteren SaaS-Ansatz (Software-as-a-
wäre daher nicht vollkommen abwegig, wenn im                                           Service), einem cloudbasierten Hosting, bis hin
Rahmen der Erstellung der Jahreserklärungen                                            zu einer On-Premise-Lösung mit eigenständiger
eine Anweisung ergehen sollte, dass eine Auf-                                          Nutzung ist alles denkbar.
teilung der Umsätze, z.B. auf einem gesonderten
Blatt, erfolgen soll. Für Unternehmen, die bereits                                     Über den Einsatz entsprechender Technolo-
eine entsprechende steuerkennzeichenbasierte                                           gien wie RPA („Robotic Process Automation“)
Umsatzsteuer-Software im Einsatz haben, wäre                                           kann die Umsatzsteuersoftware nach der
diese Auswertung eine Leichtigkeit. Ohne eine                                          Einführungsphase alle unliebsamen und sich
solche softwareseitige Unterstützung könnte die                                        wiederholenden Aufgaben in weiten Teilen
nachträgliche Aufteilung der Umsätze allerdings                                        selbstständig übernehmen: Durch einen automa-
rasch zur Herausforderung werden.                                                      tisierten Import wird ein „Abtippen“ überflüssig
                                                                                       und gleichzeitig werden Eingabefehler vermie-
Die digitale Umsatzsteuerabteilung                                                     den. Die Konsolidierung großer und komplexer
Abgesehen von kurzfristigen Änderungen                                                 Organkreise wird mittels Softwareeinsatz zum
sorgt der Einsatz einer Steuersoftware auch im                                         Kinderspiel; dasselbe gilt für die Erstellung
typischen Alltagsgeschäft einer Umsatzsteuer-                                          der Jahreserklärungen. Auch Abstimmungen
abteilung für Erleichterung. Der gewünschte                                            der Meldewerte mit den Buchungen auf den
Automatisierungsgrad ist skalierbar und kann                                           GuV-Konten, der Abgleich der Werte aus der Vor-
entsprechend weit oder kurz gefasst sein. Vom                                          anmeldung mit denen in der zusammenfassenden
manuellen Befüllen der Umsatzsteuer-Formu-                                             Meldung und viele andere denkbare Verprobun-
lare bis hin zum vollautomatisierten Datenimport                                       gen sind „auf Knopfdruck“ möglich. Alles, was in
über integrierte Schnittstellen ins Buchhal-                                           eine Software an Daten eingespielt wird, kann auf
tungssystem ist alles denkbar. Auch verlässliche                                       verschiedensten Wegen intelligent miteinander
Standardsoftware kann flexibel konfiguriert und                                        in Relation gesetzt und über Algorithmen abge-
auf die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens                                        stimmt werden. Die Ergebnisse werden durch die
                                                                                       Software in bequemen Formaten ausgespielt und
                                                                                       den Fachleuten zur weiteren Verwendung bzw.
3 BMF vom 01.07.2020 – III C 3 – S 7344/19/10001 :001, BStBl. I 2020 S. 595.           Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Das zeitauf-

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Abbildung 1: Beispiel für eine selbstkonfigurierbare Belegprüfung
durch das AMANA VAT-Audit Modul

                  wändige manuelle Zusammentragen und Gegen-                      Durch die softwareseitige Unterstützung erhalten
                  überstellen von Daten übernimmt zukünftig die                   die Steuerabteilungen mehr Zeit für relevante,
                  Software und entlastet dadurch die Kollegen in                  wertstiftende und komplexe Aufgaben, welche
                  der Steuerabteilung.                                            nicht von der Maschine übernommen werden kön-
                                                                                  nen, zumindest noch nicht. Da die Geschäftsmo-
                  Über eine direkte Anbindung an das Vorsystem                    delle immer komplizierter werden und Ressourcen
                  kann die Analyse umsatzsteuerlicher Daten                       knapper, ersetzt die Software keine Fachkompe-
                  sogar auf Beleg- bzw. Transaktionsebene statt-                  tenz, sondern sie unterstützt und fördert diese,
                  finden. Der Anwender ist hierbei in der Lage,                   weil die ansonsten knappe Zeit nun effektiver
                  Prüfungen selbst zu konfigurieren, anzulegen                    eingesetzt werden kann.
                  und auszubauen. Die Steuerabteilung hat es dabei
                  weiterhin selbst in der Hand, was wann und wie                  Interne und externe
                  oft und zu welcher Zeit geprüft werden soll. Die                Compliance-Anforderungen
                  Software gibt lediglich den Rahmen vor; die                     Der Einsatz einer Umsatzsteuersoftware erleich-
                  konkrete Aus- und Prozessgestaltung verbleibt                   tert aber nicht nur den Arbeitsalltag, indem der
                  bei den Fachleuten. Durch diese Flexibilität ist es             Business-to-Government-Prozess automatisiert
                  möglich, schnell und effektiv auf mögliche Verän-               und strukturiert wird. Als Compliance-Soft-
                  derungen etwa durch den Gesetzgeber zu reagie-                  ware unterstützt sie zudem wesentlich bei der
                  ren. Über KI-Komponenten aus dem Bereich des                    Einhaltung und Kontrolle der gesetzlichen
                  Machine Learning „lernt“ die Software, welches                  Anforderungen. Durch die Dokumentation sämt-
                  Buchungsverhalten als richtig oder falsch zu wer-               licher Prozesse und aller nachträglichen manu-
                  ten ist, und wird so um immer weitere Prüfungen                 ellen Änderungen während des Meldeprozesses
                  angereichert. In einer Zeit, in der das Datenvo-                gewährleistet die Software die geforderte Trans-
                  lumen ständig wächst und Auswertungen somit                     parenz. Prozessschritte werden definiert, vorge-
                  immer aufwändiger werden, ist der Einsatz einer                 geben und vereinheitlicht. Dadurch „zwingt“ die
                  intelligenten Analysesoftware kaum noch weg-                    Software die Mitarbeiter, die zu Projektbeginn
                  zudenken. Buchungen im Zusammenhang mit der                     von der Leitung vorgegebenen Prozesse einzuhal-
                  vorübergehenden Steuersatzsenkung könnten                       ten und zu leben. Diese Disziplinierung und Doku-
                  auf diese Weise rasch und vollständig auf ihre                  mentation zieht sich von der Meldungserstellung
                  Korrektheit hin gefiltert und auf ihre Richtigkeit              durch bis zum Review und dem eigentlichen
                  hin überprüft werden.                                           Versand der Meldungen. Den Verantwortlichen

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ist es über Meilensteinkonzepte und Dashboards        deutlich zu erkennen, dass der Kurs mit großen
möglich, jederzeit nachzuvollziehen, wie weit die     Schritten in Richtung Digitalisierung und dem
einzelnen Gesellschaften in ihrem Meldeprozess        Zwang zum Einsatz von Steuersoftware geht.
sind, und den Überblick darüber zu behalten, dass     Als eines der bekanntesten Beispiele lässt sich
die gesetzlichen Fristen eingehalten werden.          das MakingTaxDigital-Programm des britischen
Gerade bei großen und komplexen Organschafts-         Fiskus heranziehen.4 Die britische Finanzver-
strukturen wird der Kontrollaufwand somit             waltung (HMRC) schreibt sich selbst auf die
wesentlich vereinfacht.                               Fahne, eine der digitalsten Steuerbehörden der
                                                      Weltwerden zu wollen. Aus diesem Grund wurden
Durch die Standardisierung der Prozesse im            zum 01.04.2019 Unternehmen mit einem Umsatz
Zusammenspiel mit einer lückenlosen Doku-             über £ 85.000 verpflichtet, ihre Umsatzsteuerer-
mentation ist auch im Falle eines eventuellen         klärungen digital mithilfe einer Steuersoftware
Mitarbeiterwechsels oder -ausfalls problemlos         einzureichen. Welche Software dafür zum Ein-
nachzuvollziehen, wie weit der Kollege in seinem      satz kommen darf, ist auf der Seite des HMRC
Arbeitsprozess war und warum er welche Ände-          gelistet und limitiert. Nur Softwareanbieter,
rungen wann vorgenommen hat. Diese Nachvoll-          die einen vordefinierten Anforderungskatalog
ziehbarkeit ist auch über einen längeren Zeitraum     erfüllen und die ihre Software von der britischen
hinweg gegeben, vorausgesetzt die Software war        Finanzbehörde haben abnehmen lassen, kommen
bereits zum zu prüfenden Termin im Einsatz.           als Anbieter infrage.
Anstehende Betriebsprüfungen für vergangene
Zeiträume können so einfacher und ohne hohen          Im nächsten Schritt wurde zum 01.01.2021 der
Beratungsaufwand vorbereitet werden.                  DigitalLink eingeführt, womit sicherzustellen
                                                      ist, dass die Daten in digitaler Form in die Soft-
Europaweiter digitaler                                ware eingespielt und nicht durch manuelle Ein-
Business-to-Government (B2G)-Prozess                  gaben erfasst werden.
Der geschilderte Trend hin zum Einsatz von
TaxTech-Lösungen ist nicht nur in Deutschland
zu beobachten. Auch im umliegenden Ausland ist        4 Vgl. auch Langer/Müller, DStR 2019 S. 1012.

Abbildung 2: Abruf der HMRC Services am Beispiel des AMANA VAT@GTC

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     Abbildung 3: Software-Einsatz in UK zur Erfüllung der Anforderungen
     des HMRC an MTD und Digital Link

     Der für UK exemplarisch dargestellte Zwang                                   Software abzubilden. So werden die Prozesse
     zur Digitalisierung durch die Finanzbehörden                                 auch über die Grenzen hinweg vereinfacht und
     ist auch in anderen Ländern zu beobachten. Es                                vereinheitlicht. Ein Monitoring ist europaweit
     seien hier nur beispielhaft das SAF-T5-Verfah-                               über alle Konzerngesellschaften möglich und
     ren in Polen oder Frankreich, SII (Immediate                                 erleichtert der Steuerabteilung entsprechende
     Information Supply) in Spanien, die Umstellung                               Kontrollhandlungen zur Sicherstellung der
     auf das Real-time invoice reporting in Ungarn                                geforderten Tax Compliance. Mittels einer web-
     ab 2021 oder das Live invoice reporting in Grie-                             basierten Anwendung können auch die Kollegen
     chenland erwähnt. Auch in der Schweiz ist eine                               aus dem Ausland an die bereits für das Inland
     Abgabe der Voranmeldung im Papierformat nicht                                genutzte Software zentral angebunden werden
     mehr möglich. Stattdessen muss eine Datei im                                 und dezentral von ihrem Standort (im Ausland)
     XML-Format eingereicht werden. Es gab aber                                   aus auf die Software zugreifen und ihre Umsatz-
     auch hier bereits die Ankündigung, dass in naher                             steuermeldungen erstellen und übermitteln.
     Zukunft eine elektronische Schnittstelle bereit-
     gestellt werden soll. Die Meldung in Papierform                              Ausblick
     geht damit in allen europäischen Ländern einem                               Die obige Diskussion zeigt, dass der Einsatz einer
     absehbaren Ende zu. Entsprechend sollten                                     Standardsoftware für Umsatzsteuerprozesse
     international agierende Unternehmen über reine                               einen wesentlichen Baustein zur Sicherstellung
     „Binnenlösungen“ hinaus denken.                                              der Tax Compliance im Unternehmen darstellt.
                                                                                  Dabei lassen sich sowohl Compliance-Anforde-
     Der Einsatz einer europaweit ausgerichteten                                  rungen als auch Reporting-Pflichten, sei es intern
     Umsatzsteuersoftware bietet den Unternehmen                                  oder extern, in einen digitalen Prozess überfüh-
     den großen Vorteil, ihre gesamten europäischen                               ren und weitgehend automatisieren. Doch nicht
     Umsatzsteuermeldeprozesse in einer zentralen                                 nur die unternehmenseigenen Effizienzvorgaben,
                                                                                  auch die Finanzbehörden verlangen mit einer nie
                                                                                  dagewesenen Selbstverständlichkeit standar-
     5 SAF-T (Standard Audit File – Tax) ist ein elektronisches Schema, das für
         den effizienten Informationsaustausch zwischen Steuerbehörden und
                                                                                  disierte und transparente Datenlieferungen. Sie
         Unternehmen entwickelt wurde. Es wurde 2005 von der Organisation         haben sich damit zu einem der großen Treiber
         für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung als Standard          der Digitalisierung von Steuerabteilungen ent-
         geschaffen, der weltweit angewendet werden soll, um die Kohärenz von
         Land zu Land zu gewährleisten und den Datenaustausch zwischen Steu-
                                                                                  wickelt. Was bleibt ist die Erkenntnis, dass der
         erbehörden zu erleichtern. Die Dateianforderungen werden mit XML         Einsatz einer Standardsoftware für die Umsatz-
         ausgedrückt, obwohl die EU das genaue Dateiformat nicht spezifiziert.    steuer künftig zugleich der Standard sein wird. ■

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