Verhaltenskodex 2021 - DXC Technology
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Verhaltenskodex 2021
Verhaltenskodex
Inhaltsverzeichnis
Unsere Werte 3 Respekt, Inklusion und Vielfalt 25
Das Richtige tun ..............................................4 Belästigung und Gewalt am Arbeitsplatz 26
Unseren Kodex und unsere Werte leben 5 Drogenmissbrauch 27
Der Fakten-Test 7 Gesundheit und Arbeitsschutz 28
Unser aller Verantwortung 8 Vertrauen vertiefen ................................29
Zusätzliche Pflichten unserer Personalmanager 8 Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften bei
Aufträgen der öffentlichen Hand 30
Besondere Überlegungen für den CEO und
leitende Mitarbeiter im Finanzbereich von DXC 9 Bestechung und Schmiergelder 32
Rat einholen und Sorgen ansprechen 9 Personenbezogene Daten und
Datenschutzgesetz 35
Vergeltungshandlungen 10
Internationaler Handel 36
Verzicht auf den Kodex und Veränderungen des
Kodex 10 Insidergeschäfte 37
Unser Unternehmen schützen ............... 11 Geldwäsche 38
Unsere Vermögenswerte schützen 12 Geschenke, Unterhaltung und Bewirtung 39
Vertrauliche und geschützte Daten 15 Kartell- und Wettbewerbsrecht 40
Geistiges Eigentum 16 Faires Verhalten 42
Vermeidung von Interessenkonflikten 17 Lieferantenbeziehungen 42
Fehlerfreie Geschäftsunterlagen 19 Unterstützung des Gemeinwesens ......43
Arbeitszeiterfassung und Verrechnung anderer Menschenrechte 44
Aufwendungen 20
Die Umwelt schützen 45
Akten- und Informationsverwaltung 21
In unsere Gemeinschaften investieren 46
Erstattung von Reise- und Bewirtungskosten 22
Politische Aktivitäten und Lobbyismus 47
Im Namen von DXC sprechen 23
Soziale Netzwerke 24
2 OpenLine
Verhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
Das Richtige tun Vertrauen vertiefen
schützen Gemeinwesens
Unsere Werte
Tag für Tag erbringen wir weltweit Bestleistungen für unsere Kunden und Kollegen.
Unsere Fähigkeit, ihnen zu helfen, basiert auf dem kompromisslosen Engagement,
das Richtige zu tun und integer zu handeln.
Der Verhaltenskodex gilt vollumfänglich für alle Mitarbeiter von DXC. Im Kodex sind
unsere Werte definiert. Er beschreibt grundlegende Erwartungen an uns alle, liefert
einen Rahmen für ethisch korrekte Entscheidungen in komplexen Situationen und
benennt Ansprechpartner, an die Sie sich bei Bedenken wenden können.
Worte und Taten … Fürsorge … Wir kümmern
Wir lassen Worten uns umeinander und pflegen
entsprechende Taten folgen. eine Kultur der Inklusion und
Zugehörigkeit.
Zusammenarbeit … Handeln … Wir tun das
Wir arbeiten als Team – Richtige und handeln
global und lokal. integer.
Gemeinschaft … Wir glauben
an verantwortungsvolles
Handeln und den Aufbau #WeAreDXC
eines nachhaltigen
Unternehmens, das unsere
Gemeinschaften unterstützt.
3 OpenLine
Verhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
Das Richtige tun Vertrauen vertiefen
schützen Gemeinwesens
Das Richtige tun
Unser Kodex ist unser Leitfaden,
um Entscheidungen zu treffen, die
unsere Werte und unser Auftreten als
Unternehmen widerspiegeln.
Themen:
• Unseren Kodex und unsere Werte leben
• Der Fakten-Test
• Unser aller Verantwortung
• Zusätzliche Pflichten unserer Personalmanager
• Besondere Überlegungen für den CEO und
leitende Mitarbeiter im Finanzbereich von DXC
• Rat einholen und Sorgen ansprechen
• Vergeltungshandlungen
• Verzicht auf den Kodex und Veränderungen des
Kodex
4 OpenLine
Verhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
Das Richtige tun Vertrauen vertiefen
schützen Gemeinwesens
Unseren Kodex und unsere Werte leben
Ihre Arbeit und Ihre täglichen Entscheidungen am Arbeitsplatz prägen unsere
Unternehmensgeschichte. Wenn Sie die richtigen Entscheidungen treffen, tragen Sie
zum Schutz unseres guten Namens bei.
Unser Verhaltenskodex und unsere Werte sind
in dieser Hinsicht wertvolle Ressourcen, da sie – Stellen Sie innerhalb der globalen
zusammen mit den Richtlinien – den Rahmen für gute Gemeinschaft von DXC Technology sicher,
Entscheidungen und verantwortungsvolles Handeln dass unser Verhaltenskodex nach örtlichem
Recht zulässig ist, durch Ihren Rechtsträger
bilden und uns dabei helfen, DXC auf integre Weise zu
angewandt wird und in Ihrer Rechtsordnung
repräsentieren. durchsetzbar ist. Falls unser Kodex in diesem
Leben Sie unsere Werte, indem Sie Entscheidungen Sinne weder angewandt werden kann
noch durchsetzbar ist und Bestimmungen
treffen, die Vertrauen in unser Unternehmen wecken.
des Kodex im Konflikt mit örtlichen
Übernehmen Sie Verantwortung für Ihre Handlungen, Gesetzen oder herrschenden Einstellungs-/
nutzen Sie unseren Kodex als Leitfaden und bitten Sie Beschäftigungspraktiken stehen, halten Sie
um Unterstützung, wenn Sie unsicher sind, was zu tun bitte das Gesetz und die Bestimmungen des
ist oder wie es weitergehen soll. Kodex ein, die nicht im Widerspruch zum
Gesetz stehen.
Für wen gilt unser Kodex?
DXC sieht vor, dass unser Kodex in gleichem Maße
für alle Personen gilt, die bei, mit oder im Namen von
DXC arbeiten.
Dazu gehören in Verbindung mit DXC folgende
Personen:
• Direktoren/Vorstandsmitglieder
• Leitende Angestellte und Führungskräfte
• Mitarbeiter
• Tochtergesellschaften und Tochterunternehmen
• Geschäftspartner und Lieferanten
• Vertriebshändler und andere Vertreter
5 OpenLine
Verhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
Das Richtige tun Vertrauen vertiefen
schützen Gemeinwesens
Ethik- und Compliance-Programm von DXC
Bei DXC streben wir untrennbar nach Integrität und starker Leistung, da wir an unserer
Überzeugung festhalten, dass die Verwirklichung des einen ohne das andere nicht
wünschenswert und inakzeptabel ist.
Jahrzehnte der Höhen und Tiefen in der realen Welt Verletzungen des Kodex
haben uns gelehrt, dass die Verbindung von Integrität Wir nehmen jede Verletzung ernst, daher muss
und Leistung – und ein klares Bekenntnis zu unseren jeder, der unseren Kodex, das Gesetz oder
Werten – all unseren wichtigen Kunden, Mitarbeitern, unsere Richtlinien verletzt, in Übereinstimmung
Partnern und Investoren bzw. Interessenvertretern mit den geltenden Gesetzen möglicherweise mit
erlaubt, stolz auf ihre Zugehörigkeit zu DXC zu sein, Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung
und sie für das uns geschenkte Vertrauen belohnt. rechnen. Sie sollten wissen, dass Gesetzesverstöße
weitere Folgen wie strafrechtliche Verfolgung,
Dementsprechend ist das Ethics and Compliance
Freiheitsstrafen und Geldstrafen haben können.
Office (E&C) von DXC ausdrücklich damit beauftragt
und eindeutig dafür qualifiziert, die Bemühungen des
Vorstands und der Geschäftsleitung zur Förderung „Fehlverhalten“ ist jede
einer erfolgreichen „Kultur der Leistung und Integrität“
innerhalb der globalen DXC-Gemeinschaft zu Handlung, die nicht im Einklang
unterstützen. mit unseren Werten steht
Im Folgenden finden Sie eine Auswahl von Bereichen, oder einen Verstoß gegen den
in denen Führungskräfte und Mitarbeiter von DXC
sowie andere Interessenvertreter des Unternehmens
Verhaltenskodex, die Richtlinien
täglich Unterstützung durch das E&C erwarten können: von DXC oder das Gesetz
• Entschiedene Verfechtung einer ethischen Kultur darstellen würde.
und unserer Werte
• Vermeidung, Erkennung und Untersuchung von
Fehlverhalten
• Verwaltung des Verhaltenskodex
Mission von E&C
• Verwaltung und Durchsetzung der Richtlinie für Innerhalb der globalen Gemeinschaft
Geschäftsgebaren von DXC Technology eine Kultur von
• Verwaltung des Programms für die Einhaltung Leistung mit Integrität fördern, die
gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Vorschriften ethisches Verhalten begünstigt, die unsere
• Ethik- und Compliance-Schulungen- und -Bewusstsein Werte stärkt und die Einhaltung des
Verhaltenskodex, interner Richtlinien und
• Compliance-Risikomanagement
des Gesetzes fördert.
• Verwaltung des SpeakUp!- und OpenLine-Programms.
6 OpenLine
Verhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
Das Richtige tun Vertrauen vertiefen
schützen Gemeinwesens
Der Fakten-Test
F: Ich habe Bedenken, doch sie scheinen
Es gibt keinen Verhaltenskodex, der für jede geschäftliche Situation den eindeutigen
nicht durch die Grundsätze der
Weg nach vorne aufzeigen kann. Deshalb ist es für uns entscheidend, dass Sie stets Unternehmensethik gedeckt zu sein.
Ihren gesunden Menschenverstand walten lassen und Entscheidungen fällen, die Heißt das, dass kein Problem besteht?
im Einklang mit unseren Werten, unserem Kodex und unseren Richtlinien sowie A: Nein. Der Verhaltenskodex kann
dem Gesetz stehen. Wenden Sie in allen Situationen, in denen eine angemessene unmöglich alle Situationen oder ethischen
Vorgehensweise nicht sofort offenkundig ist, den Fakten-Test an. Herausforderungen ansprechen, die in
den komplizierten globalen Geschäften
Fragen Sie sich selbst: von DXC eintreten können. Uns reichen
jedoch unsere Werte, die in diesem
Kodex dargelegte grundsätzliche
Halte ich so unseren Verhaltenskodex und Haltung zu Problemen und seine vielen
Ist die Entscheidung oder Handlung die Richtlinien von DXC ein?
Verhaltensstandards, unser Fakten-
gesetzmäßig? Ja Test sowie die Ratschläge und die
Ja Nein. Die Handlung kann schwerwiegende Führung durch die Geschäftsleitung/
Nein. Die Handlung kann Folgen haben. Tun Sie es nicht. das E&C, um gute, durchdachte
schwerwiegende Folgen haben. Tun Sie Nicht sicher? Überprüfen Sie es. Lesen Geschäftsentscheidungen zu treffen.
es nicht. Sie unseren Kodex und die Richtlinien. Verlassen Sie sich auf Ihr bestes
Nicht sicher? Überprüfen Sie es. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, der Urteilsvermögen und fragen Sie bei Bedarf
Wenden Sie sich für Unterstützung an die Personalabteilung, dem E&C oder der um Hilfe.
Rechtsabteilung oder das E&C. Rechtsabteilung, um Unterstützung zu
erhalten.
Steht dies im Einklang mit unseren Werten? Wäre es für mich OK, wenn dies in den Fühlt sich das richtig an? Gehe ich damit mit
Ja Nachrichten oder anders veröffentlicht gutem Beispiel voran?
würde? Ja
Nein. Die Handlung kann schwerwiegende
Folgen haben. Tun Sie es nicht. Ja Nein. Die Handlung kann schwerwiegende
Nicht sicher? Überprüfen Sie es. Lesen Nein. Die Handlung kann Folgen haben. Tun Sie es nicht.
Sie unseren Kodex und unsere Werte. schwerwiegende Folgen haben. Tun Sie Nicht sicher? Überprüfen Sie es.
Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, der es nicht. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, der
Personalabteilung, dem E&C oder der Nicht sicher? Überprüfen Sie es. Personalabteilung, dem E&C oder der
Rechtsabteilung, um Unterstützung zu Wenden Sie sich für Unterstützung an die Rechtsabteilung, um Unterstützung zu
erhalten. Rechtsabteilung oder das E&C. erhalten.
7 OpenLine
Verhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
Das Richtige tun Vertrauen vertiefen
schützen Gemeinwesens
Unser aller Verantwortung Zusätzliche Pflichten unserer
Jede Handlung hat Einfluss auf unser Personalmanager
Unternehmen. Wir erwarten von Ihnen als Als Manager ist Ihre Verantwortung noch
unserem Mitarbeiter, dass Sie: größer und Sie müssen:
Das Richtige tun. Zeigen Sie Integrität. Seien Sie Eine durch Integrität geprägte Kultur fördern.
gerecht und ehrlich. Halten Sie das Gesetz ein, immer Sprechen Sie über unseren Kodex und unsere Werte.
und überall. Ermutigen Sie zu einem gesunden Diskurs über Ethik
Unsere Werte leben. Treffen Sie Entscheidungen im und Compliance.
Einklang mit unseren Werten und unserem ethischen Eine ethische Führungskraft sein. Erkennen Sie Ihre
Geschäftsgebaren. ethische Führungsverantwortung an. Achten Sie auf
Unseren Kodex leben. Seien Sie über die Inhalte des den Ton, den Sie vorgeben, und seine Verbindung
Verhaltenskodex von DXC informiert und verpflichten zur Wahrnehmung der Kultur durch die Mitarbeiter.
Sie sich zu ihrer Einhaltung. Werden Sie unseren Werten durch Entscheidungen
gerecht, die unsere hohen Standards widerspiegeln.
Sich zu Wort melden. Sprechen Sie Dinge an,
stellen Sie Fragen und melden Sie bekanntes oder Zugänglich sein. Schaffen Sie ein offenes
vermutetes Fehlverhalten. In keinem Fall dulden wir Arbeitsumfeld. Beteiligen Sie sich und hören Sie
Vergeltungshandlungen gegen Personen, die in gutem zu. Denken Sie sorgfältig über die Sorgen Ihrer
Glauben Bedenken melden. Mitarbeiter nach. Reden Sie Klartext.
Um Hilfe bitten. Bereiten Sie sich auf die Komplexität Vor Vergeltungsmaßnahmen schützen. Üben
der Geschäfte und ethische Herausforderungen vor. Sie niemals gegen Mitarbeiter Vergeltung, weil
Erkennen Sie an, dass Sie hin und wieder Unterstützung diese in gutem Glauben Fehlverhalten melden,
benötigen. Sie sollten wissen, wen Sie um Hilfestellung und ergreifen Sie entsprechende Maßnahmen, um
bitten können. Vergeltungshandlungen durch andere zu verhindern.
Bei Untersuchungen kooperieren. Antworten
Sie zeitnah auf Anfragen, die im Rahmen einer
Untersuchung eines Fehlverhaltens durch das
Unternehmen oder Behörden an Sie gerichtet
werden, und machen Sie stets umfassende und
richtige Angaben.
Klug sind. Lassen Sie Ihr gutes Urteilsvermögen
walten und übernehmen Sie Verantwortung für
Ihre Handlungen.
8 OpenLine
Verhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
Das Richtige tun Vertrauen vertiefen
schützen Gemeinwesens
Besondere Überlegungen
für den CEO und leitende
Mitarbeiter im Finanzbereich
von DXC Rat einholen und
Unser CEO und unsere leitenden Sorgen ansprechen
Mitarbeiter im Finanzbereich haben Angesichts unserer Verpflichtung,
die besondere Pflicht sicherzustellen, den Kodex und die Werte von
dass unsere Jahresabschlüsse und DXC zu kennen und zu leben, wird
veröffentlichten Berichte unsere finanzielle von Mitarbeitern und Vertretern
Lage entsprechend den anwendbaren erwartet, dass sie Rat einholen und
Gesetzen richtig wiedergeben. Bedenken ansprechen.
Dies bedeutet auch, dass unser CEO und andere Solche Berichte können je nach gesetzlichen
leitende Mitarbeiter im Finanzbereich, wie unser CFO, Anforderungen offen, vertraulich und/
Controller und der Chief Accounting Officer, folgenden oder anonym wahlweise über die folgenden
Verpflichtungen nachkommen müssen: Meldewege erfolgen:
• Eine vollständige, zeitnahe und ehrliche Offenlegung • Ihren Manager, einen Manager einer höheren
in all unseren veröffentlichten regulatorischen Ebene oder jede andere Person in der für Sie
Berichten fördern. zuständigen Befehlskette
• Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten im • Personal- oder Rechtsabteilung
Finanzbereich niemals ignorieren oder übersehen.
• Ethics and Compliance, ethics@DXC.com
• Stets uneingeschränkt mit Wirtschaftsprüfern und
• Die SpeakUp!-Adresse, speakup@dxc.com
Ermittlern zusammenarbeiten.
• OpenLine, der stets verfügbare, vertrauliche,
• Mögliche Interessenkonflikte sofort offenlegen.
anonyme, gebührenfreie und internetfähige
• Die Einhaltung unserer internen Kontrollsysteme Beratungs- und Meldekanal von DXC
umsetzen, schützen und fördern.
• Interne Prüfung
• Die Führung von Büchern und Aufzeichnungen
im Einklang mit den anwendbaren
Rechnungslegungsgrundsätzen, Gesetzen, Regeln
und Vorschriften sicherstellen.
• Die Notwendigkeit des Meldens mutmaßlicher
Verstöße in Verbindung mit Buchführung,
internen Kontrollen oder Audits an entsprechende
Behörden wie z. B. die U.S. Securities and Exchange
Commission achten.
9 OpenLine
Verhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
Das Richtige tun Vertrauen vertiefen
schützen Gemeinwesens
Vergeltungshandlungen
Vergeltungshandlungen sind F: Vor kurzem habe ich meinen
missbräuchliches, bestrafendes Verhalten Vorgesetzten gefragt, ob die Art seiner
von Vorgesetzen oder Kollegen gegenüber Präsentation unserer konsolidierten
Mitarbeitern, die in gutem Glauben Geschäftspipeline im Einklang mit
Regeln infrage stellen oder Autorität unseren Richtlinien und Praktiken
anfechten, Fehlverhalten melden oder stünde. Ich legte ihm dar, dass er meiner
an Untersuchungen teilnehmen. Ansicht nach möglicherweise gewisse
Transaktionen überbewertet habe.
Vergeltungsmaßnahmen können entweder offen und Er schien verärgert und abweisend.
direkt (verärgerte, strafende Worte oder Handlungen, Seitdem hat er mich von bestimmten
Neuzuweisung von Arbeiten, Kündigung) oder subtil Besprechungen ausgeschlossen und war
und indirekt (passiv-aggressive Handlungen in der deutlich weniger freundlich als üblich.
Absicht zu marginalisieren, auszuschließen oder zu Was soll ich tun?
demütigen) sein. Vergeltungshandlungen können A: Manchmal verfügen unsere Abteilungsleiter
illegal sein. über Informationen, die wir nicht haben,
DXC toleriert keine Vergeltungsmaßnahmen von oder haben einen Blick auf geschäftliche
Führungskräften oder Mitarbeitern. Nehmen Anliegen, der auf umfassenderen
Sie zur Kenntnis, dass wir Anschuldigungen Informationen als unserer beruht. Ohne
von Vergeltungshandlungen ernst nehmen und alle Fakten zu kennen, kann die Pipeline
vorgebrachte Bedenken untersuchen. Jeder, der also überbewertet sein oder auch nicht.
eine Vergeltungshandlung ausführt, muss mit Dennoch könnte das Verhalten Ihres
Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung rechnen. Abteilungsleiters als Vergeltungshandlung
betrachtet werden, welche bei DXC nicht
zulässig ist. Bitten Sie im Sinne unserer
Verzicht auf den Kodex und Werte erneut um ein klärendes Gespräch
Veränderungen des Kodex mit Ihrem Abteilungsleiter, um zu
versuchen, eventuelle Missverständnisse
Befreiungsanträge oder wesentliche aus dem Weg zu räumen. Sollte sich
Änderungen unseres Kodex müssen die Situation dadurch nicht verbessern,
durch den Vorstand oder seinen sprechen Sie mit der Personalabteilung
Prüfungsausschuss genehmigt werden. oder dem E&C. Sie können auch über die
Befreiungs- oder Änderungsanträge OpenLine einen Bericht einreichen.
werden entsprechend den gesetzlichen
Anforderungen zeitnah offengelegt.
Zusatzinformationen:
• Richtlinie zu ethischem und legalem Geschäftsgebaren
• Richtlinie zu missbräuchlichem Verhalten und
Belästigung
10 OpenLineVerhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
Das Richtige tun Vertrauen vertiefen
schützen Gemeinwesens
Unser Unternehmen
schützen
Unser Geschäftsgebaren spiegelt unsere
Werte wider und wird unserer stolzen
Geschichte gerecht.
Themen:
• Unsere Vermögenswerte schützen
• Vertrauliche und geschützte Daten
• Geistiges Eigentum
• Vermeidung von Interessenkonflikten
• Fehlerfreie Geschäftsunterlagen
• Arbeitszeiterfassung und Verrechnung anderer
Aufwendungen
• Akten- und Informationsverwaltung
• Erstattung von Reise- und Bewirtungskosten
• Im Namen von DXC sprechen
• Soziale Netzwerke
• Respekt, Inklusion und Vielfalt
• Belästigung und Gewalt am Arbeitsplatz
• Drogenmissbrauch
• Gesundheit und Arbeitsschutz
11 OpenLineVerhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
Das Richtige tun Vertrauen vertiefen
schützen Gemeinwesens
Unsere Vermögenswerte schützen
Wer wir sind Behandeln Sie unsere Sachwerte schonend:
Wir möchten sicherstellen, dass unsere Mitarbeiter
• Melden Sie es unverzüglich, wenn Sie feststellen,
alles haben, was sie benötigen, um unseren Kunden
dass Sachanlagen beschädigt oder unsicher sind
auf modernster und transformativer Technologie oder repariert werden müssen.
beruhende Lösungen anzubieten. Deshalb verpflichten
• Verleihen, verkaufen oder verschenken Sie nichts
wir uns zu einer verantwortungsvollen Nutzung
ohne eine vorhergehende Autorisierung.
von Vermögenswerten und zur Vorbeugung gegen
Verschwendung, Missbrauch, Diebstahl und • Befolgen Sie die Leitlinien, die von Ihnen verlangen,
Verlust. Wir achten daher besonders darauf, die nicht benutzte Sachwerte zu sichern, wegzuschließen
und zu verstauen.
Vermögenswerte von DXC zu schützen und sie nur
zur Förderung der legitimen Geschäftsinteressen Wir sind auch für den Schutz von Vermögenswerten
des Unternehmens zu verwenden. verantwortlich, die wir bei Kunden benutzen.
Wenn Sie vor Ort bei einem Kunden arbeiten und
Was wir tun
Ressourcen des Kunden benutzen, tun Sie dies nur
Jeder Einzelne von uns muss darum bemüht sein,
zur Erledigung der Arbeiten, die Ihnen zugewiesen
alles, was unser Unternehmen besitzt oder für die
wurden, und im Einklang mit dem Vertrag, in dessen
Führung der Geschäfte einsetzt, zu achten und zu
Rahmen die Ausrüstung zur Verfügung gestellt wurde.
sichern. Leisten Sie Ihren Beitrag, um all unsere
Ressourcen vor Schaden und unzulässiger Nutzung zu
schützen. Befolgen Sie unsere Richtlinien und nutzen
Sie unsere Vermögenswerte für Geschäftszwecke.
Werden Sie unseren Werten
Sachwerte gerecht, indem Sie unsere
Zu Sachwerten gehören unter anderem:
Sachwerte behandeln, als
• Einrichtungen
• Fahrzeuge
wären es Ihre eigenen.
• Bargeld
• Möbel
• Werkzeuge
• Inventar
12 OpenLineVerhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
Das Richtige tun Vertrauen vertiefen
schützen Gemeinwesens
Elektronische Vermögenswerte
Wir setzen sehr großes Vertrauen in Ihre
verantwortungsvolle Nutzung unserer
technologischen Ressourcen.
Die gelegentliche persönliche Nutzung von Dingen wie F: Ich habe zu Hause eine langsame
E-Mail oder Internet ist zwar erlaubt, doch ist dabei gutes Internetverbindung, die das
Urteilsvermögen angezeigt. Nutzen Sie diese Mittel nicht Herunterladen von Filmen oder
auf eine Weise, die Ihre Arbeit oder die Arbeit anderer anderen Inhalten, die ich mir abends
beeinträchtigt oder mit ihr im Konflikt steht. Benutzen oder am Wochenende ansehen möchte,
Sie unsere Vermögenswerte niemals zur Ausübung erschwert. Die Geschwindigkeit am
illegaler Aktivitäten oder für Zwecke, die nicht im Arbeitsplatz ist rasant schnell, also
Einklang mit unseren Werten und Richtlinien stehen. würde ich gerne meinen Laptop
Seien Sie sich bewusst, dass alles, was Sie erstellen, mit dem Gastnetzwerk im Büro
schreiben, senden, empfangen, herunterladen oder verbinden, um diese Inhalte für später
auf andere Weise über die Unternehmenssysteme herunterzuladen. Ist das in Ordnung?
abwickeln, überwacht werden kann. A: Nein, das ist nicht in Ordnung. Bei den
Sie sollten nicht davon ausgehen, dass in den Netzwerken, E-Mail- und sonstigen
Netzwerken und Kommunikationssystemen von DXC Kommunikationssystemen von DXC
abgelegte, gespeicherte oder über diese übermittelte handelt es sich um geschäftskritische
Informationen durch Ihr Unternehmen geheim Vermögenswerte, die unsere
gehalten und nicht veröffentlicht werden. Geschäftstätigkeiten ermöglichen. Diese
Netzwerke, Systeme und ihre Inhalte
Zu elektronischen Vermögenswerten gehören:
sind ausnahmslos Eigentum von DXC
• E-Mail oder DXC-Kunden und dürfen niemals
• Internetzugang in einer Weise missbraucht werden, die
ihre Effektivität gefährdet oder Schäden
• Telefone
für das Unternehmen oder seine Kunden
• Computer-Hardware möglich macht. Auch aus diesen Gründen
• Computer-Software achten wir sehr darauf, unsere Systeme
verantwortungsvoll zu nutzen, und unsere
Nutzung elektronischer Vermögenswerte:
persönliche Nutzung dieser Systeme –
• Vergewissern Sie sich, dass wertvolle die eine entsprechende Anwendung von
Vermögenswerte, z. B. Laptops, physisch und
gutem Urteilsvermögen erfordert – ist
elektronisch geschützt sind.
stets beschränkt und darf in keinem
• Übermitteln Sie keine obszönen, profanen oder Fall die Geschäfte des Unternehmens
anderweitig beleidigenden oder unangemessenen beeinträchtigen oder mit diesen in Konflikt
Inhalte. stehen.
• Installieren Sie keine nicht genehmigte Software auf
Ihrem Computer.
13 OpenLineVerhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
Das Richtige tun Vertrauen vertiefen
schützen Gemeinwesens
Informationsbestände
Informationssicherheit ist ein entscheidender Teil unseres Geschäfts. Gute
Sicherheitspraktiken schützen unseren hart erarbeiteten Ruf, erhalten unsere
Wettbewerbsfähigkeit und helfen uns, Cybersicherheitsrisiken zu reduzieren
und uns vor Cyberangriffen zu schützen.
Wir alle sind gemeinsam dafür verantwortlich, gute Cybersicherheit erfordert Wachsamkeit. Wenn
Informationssicherheit in der Praxis umzusetzen. Es Sie einen Verstoß gegen unsere Richtlinien zur
ist wichtig, dass Sie unsere Richtlinien und Praktiken Cybersicherheit vermuten oder glauben, dass unsere
kennen und befolgen – und sich auf dem Laufenden Netzwerksicherheit gefährdet wurde, sollten Sie das
halten, da diese Richtlinien sich gelegentlich ändern.
Problem dem E&C, dem Security Incident Response
Schützen Sie unsere Informations- und Control Center (SIRCC) oder der IT-Abteilung melden.
Kommunikationssysteme:
• Befolgen Sie alle Richtlinien zur Unsere Vorgehensweise
Informationssicherheit. Machen Sie sich mit • Melden Sie jeden Diebstahl, jeden Verlust, jede
unseren Informationssicherheitsrichtlinien Sicherheitsverletzung oder jeden Sachschaden.
und -praktiken vertraut. • Nutzen Sie elektronische Geräte im Einklang mit
• Übernehmen Sie alle Informationssicherheits- unseren Richtlinien.
Updates zeitnah in unsere Systeme.
• Befolgen Sie Sicherheitsprozeduren sowohl für
• Seien Sie darüber informiert, dass wir physische als auch virtuelle Räume.
unsere Computer, Smartphones, Geräte und
Wechselspeichermedien verschlüsseln. • Schützen Sie vertrauliche Informationen vor
• Verwahren Sie Konten, Zugangscodes und unbefugten Dritten.
Passwörter an einem sicheren Ort. Geben
Sie Passwörter nur weiter, wenn es für
die Unterstützung des IT-Supports, für die
Zusammenarbeit bei Untersuchungen des Werden Sie unseren
Unternehmens oder strafrechtlichen Ermittlungen
oder aufgrund von gesetzlichen Anforderungen Werten gerecht, indem
notwendig ist.
Sie anerkennen, dass
• Achten Sie auf Phishing und sonstige Versuche, an
sensible Daten zu gelangen, und lernen Sie, diese zu Informationssicherheit
erkennen. Fallen Sie solchen Betrügereien nicht zum
Opfer.
und Datenschutz nicht die
• Klicken Sie nicht auf verdächtige Links in E-Mails. Verantwortung anderer
• Vermeiden Sie Passivität. Seien Sie ein aktiver, sind – sondern Ihre.
aufmerksamer Benutzer unserer Informations-
und Kommunikationssysteme und seien Sie über
die Anlaufstellen für den Fall einer scheinbaren
Bedrohung unserer Informationssicherheit informiert.
14 OpenLineVerhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
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schützen Gemeinwesens
Vertrauliche und geschützte Daten
Wer wir sind Befolgen Sie alle Unternehmensrichtlinien,
Daten treiben unser Geschäft voran. Wir behandeln Anforderungen in Behördenaufträgen und Gesetze
vertrauliche und geschützte Daten mit Sorgfalt und in Verbindung mit der Kennzeichnung, dem Umgang,
schützen sie vor nicht genehmigter Offenlegung. der Verteilung und der Entsorgung solcher Daten.
Was wir tun Legen Sie sie nur entsprechend geprüften und
Die Mitarbeiter von DXC sind vertrauenswürdig ermächtigten Personen offen, die berechtigterweise
und von ihnen wird erwartet, dass sie vertrauliche informiert sein müssen, und geben Sie nur die
und anderweitig kontrollierte und sensible Daten benötigten Informationen weiter.
schützen.
Stellen Sie sicher, dass jeder, der vertrauliche
Geschäftsinformationen oder geschützte Daten
Mit vertraulichen Geschäftsinformationen sind
empfängt, die für ihre Nutzung oder Verbreitung
Informationen über unser Unternehmen oder Dritte
geltenden Einschränkungen versteht.
gemeint, die der Öffentlichkeit nicht zugänglich sind
Seien Sie sich bewusst, dass Ihre Verantwortung
und im Falle einer Offenlegung ohne Genehmigung
für den Schutz vertraulicher und geschützter Daten
Schaden verursachen könnten. Beispiele:
nicht mit Ihrem Verlassen von DXC endet. Falls Sie
• Geschäftsvorhaben sich zum Verlassen des Unternehmens entscheiden,
• Unternehmensstrategien wird weiterhin von Ihnen erwartet, diese Daten zu
• Engineering-Konzepte schützen.
• Preislisten. Unsere Vorgehensweise
• Lernen Sie, vertrauliche und kontrollierte
Mit geschützten Daten sind sensible Informationen Informationen zu erkennen.
gemeint, auf die der Zugriff durch Gesetze oder • Melden Sie jeglichen Verstoß in Verbindung mit
Bestimmungen beschränkt ist. Sie umfassen: Informationen und jeglichen Informationsverlust.
• Geheime Daten – Informationen, die in der • Sprechen Sie über vertrauliche und geschützte
Regel für den Zugriff eine Sicherheitsüberprüfung Informationen nicht an öffentlichen Orten und
erfordern nicht mit Freunden und Familienangehörigen.
• Geschützte, nicht geheime Daten – Informationen, Zusatzinformationen:
die gesetzlich streng kontrolliert werden, aber für • Richtlinie zu vertraulichen Informationen
den Zugriff keine Sicherheitsprüfung erfordern.
• Richtlinie zu Internationalem Handel
Nutzen Sie vertrauliche Geschäftsinformationen und
geschützte Daten nur für legitime Geschäftszwecke.
15 OpenLineVerhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
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schützen Gemeinwesens
Geistiges Eigentum
F: Ein Freund von mir außerhalb der Arbeit
Wer wir sind hat ein Schulungsvideo empfohlen, das
Unser geistiges Eigentum ist das Ergebnis bedeutender meines Erachtens meiner Abteilung
Unternehmensinvestitionen und jahrelanger wirklich helfen würde. Das Problem ist
unternehmensinterner konzentrierter Arbeit. nur, dass es teuer ist. Mein Freund hat
Das geistige Eigentum von DXC ist ein wertvoller mir angeboten, es mit mir zu teilen,
Vermögenswert des Unternehmens, für dessen damit ich eine Kopie machen kann. Ist
Schutz wir hart arbeiten. das in Ordnung?
A: Nein, zu Erwerbszwecken hergestellte
Was wir tun Videomaterialen sind in der Regel
Wir bemühen uns, unser geistiges Eigentum so wie urheberrechtlich geschützt. Das heißt,
alle anderen Vermögenswerte von DXC zu schützen. sie dürfen ohne die Genehmigung des
Die unzulässige Offenlegung von geistigem Eigentum Rechteinhabers nicht kopiert werden.
könnte den Wettbewerbsvorteil unseres Unternehmens Wenn Sie das Video in Ihrer Abteilung
gefährden und wesentlichen Schaden verursachen. zeigen möchten, müssen Sie den Kauf
einer rechtmäßigen Kopie in die Wege
Um solchen Schäden vorzubeugen, schützen wir die
leiten.
folgenden Arten von geistigem Eigentum vor einer
nicht autorisierten Nutzung:
• Branding
• Urheberrechte
• Patente
• Dienstleistungsmarken.
Stellen Sie beim Umgang mit diesen Arten von
Informationen sicher, dass die Informationen nur mit
entsprechender Genehmigung und nur für legitime
geschäftliche Zwecke weitergegeben werden.
Sie sollten:
• Geistiges Eigentum vor Missbrauch und nicht
genehmigter Offenlegung schützen.
• Geistiges Eigentum nur auf gesicherten und/oder
verschlüsselten Geräten speichern.
• Sich darum bemühen, die geistigen Eigentumsrechte
anderer nicht zu verletzen.
16 OpenLineVerhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
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schützen Gemeinwesens
Vermeidung von Vorstand interessiert sind, besprechen Sie dies mit Ihrem
Abteilungsleiter oder dem E&C und holen Sie sich im Vorfeld
Interessenkonflikten eine entsprechende Genehmigung ein.
Externe finanzielle Interessen
Wer wir sind
Sie müssen die Höhe eventueller Investitionen in DXC-Partner
Wir stellen unsere Arbeit für DXC an erste Stelle und handeln
beschränken. Seien Sie sich bewusst, dass Sie bei Beteiligungen
im besten Interesse unseres Unternehmens. Wir vermeiden
von fünf oder mehr Prozent an einem Partnerunternehmen
Interessenkonflikte und nutzen Unternehmensressourcen
einer Meldepflicht unterliegen.
oder unsere Position niemals zur persönlichen Bereicherung.
Betriebliche Interessenkonflikte
Was wir tun
Unser Bestreben ist die Einhaltung von Gesetzen, Regeln
Interessenkonflikte entstehen, wenn Ihre persönlichen
und Vorschriften, die für unsere Arbeit gelten, einschließlich
Interessen Ihre Fähigkeit, im Namen von DXC objektive
derjenigen in den USA und anderen Ländern, die betriebliche
Geschäftsentscheidungen zu treffen, beeinträchtigen.
Interessenkonflikte verbieten. Die Regeln für betriebliche
Selbst der Anschein eines Konflikts kann dem Ruf unseres
Interessenkonflikte verbieten uns die Ausübung von
Unternehmens schaden. Achten Sie unsere Werte und
Tätigkeiten in einander widersprechenden Positionen,
vermeiden Sie Situationen, die zu einem Interessenkonflikt
die unser Urteilsvermögen beeinträchtigen oder zu
führen können. Sollte ein Interessenkonflikt eintreten, melden
unrechtmäßigen Wettbewerbsvorteilen führen könnten.
Sie dies Ihrem Vorgesetzen und dem E&C.
Manchmal kann es schwierig sein, Situationen zu erkennen,
Persönliche Beziehungen die im Hinblick auf betriebliche Interessenkonflikte
Die Beaufsichtigung oder das Fällen von Personalentscheidungen bedenklich sein könnten. Im Allgemeinen vermeiden wir
über enge Freunde oder Familienangehörige könnten Ausschreibungen in den folgenden Fällen:
den Anschein von Günstlingswirtschaft erwecken und uns
• Wir haben technische Spezifikationen,
objektives Handeln erschweren. Geschäftsverbindungen mit
Leistungsbeschreibungen oder Bewertungsdienste
einem Unternehmen zu unterhalten, in dem ein enger Freund
bereitgestellt
oder ein Familienangehöriger arbeitet, kann ebenfalls zu
einem Konflikt führen. • Wir sind in einer Lage, in der wir unsere eigenen Produkte
und Dienstleistungen oder die eines Wettbewerbers
Tätigkeit in einem Drittunternehmen bewerten oder empfehlen
Die Ausübung einer Nebentätigkeit kann zu einem
• Wir haben Zugang zu geschützten oder anderen nicht
Konflikt führen, wenn dies Ihre Arbeitspflichten bei DXC
öffentlichen Informationen über einen Wettbewerber
beeinträchtigt. Denken Sie daran, dass Sie vor der Annahme
einer Tätigkeit in einem Drittunternehmen: • Unsere bestehenden Geschäftsinteressen stehen
• Zuerst eine Genehmigung einholen müssen. anderweitig im Widerspruch zu der geschäftlichen
Gelegenheit.
• Wir erlauben in keinem Fall eine Nebentätigkeit bei
unseren Geschäftspartnern oder Wettbewerbern. Für DXC als führender Vertragspartner der US-Bundesregierung
• Vermögenswerte des Unternehmens dürfen niemals kann ein nicht offengelegter oder nicht abgewandter
unterstützend für eine Nebentätigkeit genutzt werden. betrieblicher Interessenkonflikt für unsere Geschäfte mit
der Regierung ein erhebliches Risiko bergen. Befolgen Sie
Externe Führungspositionen unsere Richtlinien, halten Sie sich an unsere dokumentierten
Es ist weder ungewöhnlich noch zwangsläufig unangemessen, und genehmigten Pläne zur Eindämmung von betrieblichen
dass Mitarbeiter als Berater oder Vorstandsmitglieder Interessenkonflikten und stellen Sie Fragen, falls Sie unsicher
für Unternehmen und gemeinnützige Einrichtungen sind, was angemessen ist, und was nicht.
tätig sind. Wenn Sie an einer Tätigkeit in einem externen
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schützen Gemeinwesens
Ist dies ein Konflikt?
F: Führt meine Rolle als Vorstandsmitglied
in meinem Hauseigentümerverband zu
Fragen Sie sich selbst: einem Interessenkonflikt?
A: Nein. Ihre Teilnahme in den meisten
Gemeindeeinrichtungen wie religiösen
Gruppen und Jugendsportverbänden sowie
Nutze ich
Steht dies mit den örtlichen gemeinnützigen Einrichtungen
Beeinträchtigt das meine Unternehmensressourcen erfordert keine Offenlegung und
Interessen von DXC
Position bei DXC? oder meine Position zur Überprüfung eines Interessenkonflikts.
im Wettbewerb?
persönlichen Bereicherung? Mitarbeiter von DXC sind jedoch verpflichtet,
darüber hinausgehende tatsächliche oder
potentielle Interessenkonflikte offenzulegen.
Sie sollten diese Ihrem Abteilungsleiter
und dem E&C melden und mit diesen
Ihre Situation erörtern, um festzustellen,
ob ein Interessenkonflikt in Hinsicht auf
Wettbewerbs- und Geschäftsbeziehungen
Falls Sie mindestens vorliegt. Wenn ein Konflikt vorliegt, muss
eine dieser Fragen mit dieser eingedämmt oder beseitigt werden.
Könnte es auf andere Ist meine Sichtweise „Ja“ beantwortet haben, Wenn kein Konflikt vorliegt, können Sie Ihre
Tätigkeit vermutlich fortsetzen – allerdings
wirken, als bestünde parteiisch oder könnte dies auf einen
niemals während Ihrer Arbeitszeit oder unter
ein Konflikt? voreingenommen? Interessenkonflikt Nutzung von Unternehmensressourcen.
hinweisen. Bitten Sie um
F: Muss ich die Tatsache offenlegen, dass
Rat, bevor Sie handeln. mein Sohn für einen Lieferanten von DXC
arbeitet?
A: Ja. In den meisten Fällen würde dies
nicht zu einem Konflikt führen, der nicht
Unsere Vorgehensweise zu regeln wäre. Alle Mitarbeiter müssen
• Vermeiden Sie Situationen, die einen Konflikt beinhalten können. jedoch Situationen vermeiden, in denen
ihre privaten Interessen – einschließlich
• Legen Sie mögliche Interessenkonflikte offen.
familiärer Beziehungen – zu einem Konflikt
• Holen Sie eine Genehmigung ein, bevor Sie eine Nebentätigkeit oder mit ihrer Arbeit für DXC führen könnten.
eine externe Führungsposition übernehmen. Wenn Sie also die Beziehung offenlegen,
können Sie und DXC sicher sein, dass Sie in
Zusatzinformationen:
Verbindung mit der Auftragsvergabe oder
Richtlinie zu Interessenkonflikten
Auftragsabwicklung niemals in eine Situation
geraten, die Ihre Objektivität infrage stellt.
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Fehlerfreie Geschäftsunterlagen
F: Ist es ein Problem, auf zukünftige Werden Sie unseren
Wer wir sind Leistungen einen Rabatt zu gewähren, um
Unsere Geschäftsbücher und Unterlagen sollten einen Kunden zu besänftigen, der mit der Werten gerecht, indem Sie
ein zutreffendes Bild unseres Unternehmens Leistung von DXC unzufrieden ist? vollständige und transparente
vermitteln. Wir halten unsere internen Kontrollen
und die Anforderungen an die Buchführung ein, um
A: DXC ist stets bestrebt, entsprechend den Geschäftsunterlagen führen.
vertraglichen Anforderungen und zur
zu gewährleisten, dass all unsere Aufzeichnungen Aufrechterhaltung hoher Kundenzufriedenheit
vollständig, richtig und fristgerecht sind. höchste Servicequalität zu liefern. Es kann
Was wir tun jedoch vorkommen, dass Kunden unzufrieden
Wir alle sind verantwortlich für die richtige Führung sind und von uns die Beseitigung von F: Das Quartal endete letzten Abend
Mängeln oder eine andere Entschädigung für am Ende des Werktags. Heute früh,
von geschäftlichen Aufzeichnungen im Einklang
Unzulänglichkeiten bei der Erbringung von am Samstag, hat mein Kunde seine
mit dem Gesetz, unseren Richtlinien und internen
Dienstleistungen fordern. Falls sich DXC nach Absicht bekanntgegeben, am Montag
Kontrollen.
in gutem Glauben geführten Gesprächen über einen Vertrag über die von DXC letzten
Geschäftliche Aufzeichnungen sind aufgezeichnete eine mögliche Abhilfe damit einverstanden Monat vorgeschlagenen Leistungen
Informationen, die die Aktivität unseres Unternehmens erklärt, Gutschriften auf Rechnungen oder abzuschließen. Ist es unzulässig, bei der
unterstützen. Hier gehören unter anderem: andere Rabatte zu gewähren, werden diese Vertragsunterzeichnung den Vertrag auf
sehr wahrscheinlich zu Verbindlichkeiten, die Freitag zurückzudatieren?
• Kundenberichte und andere Arbeitsergebnisse
in den Geschäftsbüchern und Aufzeichnungen
• E-Mail-Korrespondenz Ihres Unternehmens festgehalten werden A: Ja. Die Zurückdatierung Ihres Vertrags auf
• Kostenvoranschläge, Angebote und Verträge müssen. ein früheres Datum ist eine unzulässige,
betrügerische Praxis, die besonders
• Stundenzettel und Rechnungen Ihr Versprechen von Rabatten für zukünftige schädigend ist, wenn das gewählte Datum
• Kostenberichte Leistungen zur Wiederherstellung der in einer vorherigen Berichtsperiode
Zufriedenheit des Kunden ist daher nur liegt. Eine solche Zurückdatierung von
• Regulatorische Berichte
ein Problem, wenn die Vereinbarung Verträgen – sei es, um eine Lücke in
• Leistungsbeurteilungen. unter vier Augen erfolgt und als eine Ihren Auftragsprognosen zu schließen,
Gewährleisten Sie die Richtigkeit unserer nicht genehmigte Nebenabsprache Einnahmen früher auszuweisen, als eine
verborgen wird. Nebenansprachen sind ordnungsgemäße Buchführung erlaubt,
Geschäftsbücher und Aufzeichnungen:
nach den Richtlinien zu Buchführung und etwas zu verkaufen und jetzt die Provision
• Halten Sie unsere Richtlinien und internen Finanzberichterstattung von DXC verboten, da
Kontrollen ein. zu erhalten oder aus irgendeinem anderen
diese nicht aufgezeichneten Vereinbarungen Grund – verstößt gegen die Richtlinien zu
• Fälschen Sie niemals Informationen in unseren einen betrügerischen Verstoß gegen Buchführung und Finanzberichterstattung
geschäftlichen Aufzeichnungen. Buchführungsregeln darstellen. von DXC und darf niemals vorgenommen
• Stellen Sie sicher, dass bei der öffentlichen werden.
Bekanntgabe von Finanzdaten gemachte Aussagen
der Wahrheit entsprechen und vollständig sind.
• Achten Sie auf Anzeichen von illegaler Aktivität oder
Betrug und melden Sie diese.
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Arbeitszeiterfassung und Verrechnung anderer Aufwendungen
Wer wir sind Unsere Vorgehensweise
Als Dienstleister für die Regierung unterliegen • Verrechnen Sie Arbeitszeiten und andere Kosten nur
unsere Kosten, einschließlich der Lohnkosten, einer im Einklang mit unseren Richtlinien.
genauen Überwachung und werden im Hinblick auf • Sie sollten niemals wissentlich einen falschen Betrag
Genauigkeit und Anrechenbarkeit streng reguliert. berechnen oder Kosten auf missbräuchliche Art
Wir berechnen Lohnkosten und andere Kosten ehrlich verschieben.
und bemühen uns, Fehler zu vermeiden. • Weisen Sie andere niemals zu einer Verletzung der
Richtlinien zu Arbeitszeiterfassung und Verrechnung
Was wir tun
anderer Kosten an.
Die Arbeitszeiterfassung wird bei Behördenaufträgen
streng überwacht, da es hierbei häufig zu Betrug und • Als Vorgesetzter sollten Sie die Stundenzettel
Missbrauch kommt. Ungenauigkeiten könnten das Ihrer Mitarbeiter sorgfältig prüfen und verdächtig
oder ungenau erscheinende Lohn- oder andere
Gesetz verletzen und für DXC und unsere Mitarbeiter
Kostenabrechnungen klären.
zu bedeutenden Geldstrafen, Sanktionen oder einer
anderen Form der Haftung führen.
Jeder von uns ist dafür verantwortlich, Lohnkosten
und andere Kosten richtig abzurechnen. Halten Sie
sich an unsere Richtlinien. Halten Sie genau fest, wie
viel Zeit Sie jeden Tag pro Aufgabe, Projekt, Vertrag
oder Abteilung aufwenden. Verrechnen Sie nur die
Zeit und zulässigen Kosten, die mit ordnungsgemäß
zugewiesenen und genehmigten Arbeitsaufträgen
verbunden sind. Wenn Sie andere führen, liegt es
in Ihrer Verantwortung, die Stundenzettel Ihrer
Mitarbeiter zu überprüfen und die Richtigkeit der
aufgezeichneten Stunden oder verrechneten Kosten,
die ungewöhnlich oder ungenau erscheinen, zu prüfen.
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Akten- und Informationsverwaltung
Wer wir sind Unsere Vorgehensweise
Wir sind uns bewusst, wie wichtig eine angemessene • Erstellen, schützen, verwahren und entsorgen
Verwaltung unserer Akten ist. Deshalb erfüllen wir die Sie geschäftliche Aufzeichnungen von DXC nur
Anforderungen der Akten- und Informationsverwaltung im Einklang mit der Richtlinie zur Verwaltung von
und verwahren die Akten im Sinne der Einhaltung unserer Aufzeichnungen und Informationen sowie dem
gesetzlichen und geschäftlichen Verpflichtungen auf. Aufbewahrungs- und Vernichtungszeitplan für
Aufzeichnungen von DXC.
Was wir tun
Die Akten- und Informationsverwaltung beschreibt, • Machen Sie im Fall von Anfragen, die an Sie im Rahmen
wie wir – ab der Erstellung und während des einer internen Untersuchung oder einer Untersuchung
natürlichen Lebenszyklus bis zur Entsorgung – mit von Behörden oder eines Audits gerichtet werden,
geschäftlichen Aufzeichnungen oder anderen vollständige und wahrheitsgetreue Angaben.
informationsbezogenen Vermögenswerten von • Entsorgen Sie ohne schriftliche Genehmigung
DXC umgehen. Da unsere Aufzeichnungen zur oder Benachrichtigung der Rechtsabteilung keine
Unterstützung unseres Geschäftsbetriebs notwendig geschäftlichen Aufzeichnungen, die in einem
sind, verwalten wir Sie sorgfältig und stellen sicher, Verfahren zur Beweissicherung dienen sollen
dass wir die anwendbaren Gesetze, Vorschriften und („Litigation Hold“).
unsere Richtlinien einhalten.
Zusatzinformationen:
Wir erwarten, dass Sie Ihren Beitrag leisten, indem Sie:
• Richtlinie zu Akten- und Informationsverwaltung
• Unsere Richtlinien im Zusammenhang mit der • Aufbewahrungszeitplan für Unterlagen von DXC
Aufbewahrung, Speicherung und Entsorgung von
Aufzeichnungen kennen und einhalten
• Sicherstellen, dass alle neu erstellten
Aufzeichnungen richtig und vollständig sind
Ein „Litigation Hold“
• Rat einholen, wenn Sie Hilfe bei der Frage brauchen, ist eine schriftliche
welche Aufzeichnungen aufzubewahren sind, wie Benachrichtigung mit der
lange sie aufzubewahren sind und wie und wann sie
zu entsorgen sind Anweisung, Unterlagen zu
• Uneingeschränkt bei Anfragen von Behörden, Audits identifizieren, zu lokalisieren
und Untersuchungen kooperieren. und aufzubewahren, die
Es ist auch wichtig, dass Sie besonders auf Informationen
in Verbindung mit dem
achten, die möglicherweise die in einem rechtlichen
Verfahren als Beweismittel dienen könnten („Litigation in der Benachrichtigung
Hold“). Entsorgen oder verändern Sie diese
beschriebenen Anliegen
Informationen niemals, es sei denn, Sie erhalten eine
entsprechende Benachrichtigung. stehen.
21 OpenLineVerhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
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Erstattung von Reise- und
Bewirtungskosten F: Ich hatte während des Monats einige
unerwartete Ausgaben und das Geld ist knapp.
Was macht das schon, wenn ich für einige
Wer wir sind dieser Ausgaben meine Firmenkreditkarte
Wir verfügen über Richtlinien und interne Kontrollen, die nutze und diese dann direkt zurückzahle,
sicherstellen, dass Aufwendungen für geschäftliche Reisen ohne die Ausgaben mit dem Unternehmen zu
und Bewirtung angemessen genehmigt und die Gesetze verrechnen?
eingehalten werden.
A: Die DXC-Firmenkreditkarte ist ein Programm,
Was wir tun welches das Unternehmen bereitstellt, um
Aufwendungen für Reisen, Bewirtung und andere Mitarbeitern auf Geschäftsreisen die Möglichkeit
Unterhaltung sind bei Geschäften mit Kunden und zu geben, geschäftlich bedingte Ausgaben zu
Geschäftspartnern von DXC nichts Ungewöhnliches. Wir begleichen. Die Richtlinie zu Reisen und Bewirtung
verstehen, dass Aufwendungen, für die wir eine Erstattung verbietet die Nutzung der Firmenkreditkarte für
beantragen, einem legitimen geschäftlichen Zweck dienen, persönliche Einkäufe aus mehreren Gründen
wahrheitsgetreu und vollständig sein und – nach den strengstens.
Anforderungen unserer Richtlinien – ordnungsgemäß 1. Das Unternehmen garantiert dem
genehmigt und durch angemessene Belege voll Kartenaussteller Zahlungen für alle Kosten.
nachgewiesen sein müssen.
2. Das Unternehmen erhält vom Kartenaussteller
Reisen und Bewirtung sind anfällig für Betrug und eine Rückvergütung basierend auf dem
Missbrauch und werden daher durch die Geschäftsleitung Ausgabenvolumen. Wenn Mitarbeiter nicht-
genau überprüft und oft Audits unterzogen. Man geschäftliche Ausgaben bezahlen und aus
vertraut uns als verantwortungsbewusstem führendem unvorhergesehenen Gründen nicht zur
Unternehmen, dessen Bewirtung und Unterhaltung im Rückzahlung in der Lage sind, wird diese
Einklang mit unseren Werten stehen und nicht die Gefahr Rückvergütung reduziert.
von verfänglichem oder gesetzwidrigem Verhalten bergen.
3. Es ist viel einfacher, Aufwendungen mit
Stellen Sie sicher, dass Ihre Aufwendungen für Reisen und
Spesenberichten abzugleichen, wenn alle mit
Bewirtung nur legitimen geschäftlichen Zwecken dienen.
der Karte bezahlten Kosten geschäftsbezogen
Rechnen Sie Reise- und Bewirtungskosten ethisch ab: sind.
• Nutzen Sie genehmigte Systeme zur Aufzeichnung Ferner wirken sich Nichtzahlungen auch auf die
genehmigter Reise- und Bewirtungskosten und anderer Bonitätsbewertungen von Mitarbeitern aus und
Aufwendungen. der Kartenaussteller beauftragt möglicherweise
Inkassoinstitute, um verlorene Beträge wieder
• Stellen Sie sicher, dass die Reise- und Bewirtungskosten, die
hereinzuholen.
erstattet werden sollen, wahrheitsgetreu, genau und legitim
sind. Führen Sie die Geschäftsleitung niemals wissentlich
über die Art Ihrer Reise- und Bewirtungskosten in die Irre.
Blähen Sie Ihre Aufwendungen niemals auf.
• Nutzen Sie Spesen für Reisen und Bewirtung von DXC
niemals in korrupter Absicht. Zusatzinformationen:
• Richtlinie zur Erstattung von Reisekosten
Bei Fragen zu unseren Richtlinien bitten Sie Ihren Vorgesetzten,
die Finanzabteilung oder das E&C um Rat. • Richtlinie für Geschenke und Bewirtung
22 OpenLineVerhaltenskodex Unser Unternehmen Unterstützung des
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Im Namen von DXC sprechen F: Ich bin in einer unserer modernen
Organisationen mit Next-Gen-
Wer wir sind
Angeboten tätig und arbeite hart an der
Das, was wir über unser Unternehmen sagen,
bevorstehenden Bereitstellung eines
beeinflusst unser Ansehen und unsere Marke. Wir neuen Serviceangebots. Die Lieferzeiten
möchten eine konsequente Botschaft vermitteln. sind extrem kurz. Ich wurde über LinkedIn
Deshalb dürfen nur bestimmte Personen in von einem Pressevertreter mit Fragen
unserem Namen sprechen. über Einzelheiten zum Service und
die Nachfrage am Markt kontaktiert.
Was wir tun
Wenn ich Details weitergebe, die ich
Was wir in der Öffentlichkeit sagen, ist von kenne, könnte das Begeisterung für
großer Bedeutung, und unsere Botschaft sollte diesen Service auslösen und zu höheren
klar und präzise sein. Kommunizieren Sie Umsätzen führen. Soll ich?
verantwortungsbewusst und vermeiden Sie es, im
A: Nein, Sie sollen nicht. Erstens sind die
Namen von DXC zu sprechen, es sei denn, Sie sind
Investitionen von DXC in neue Angebote
dazu autorisiert. erheblich und die Angebote gründen auf
Wenn jemand Sie um die Weitergabe von innovatives Know-how, das vertraulich
Geschäftsinformationen im Namen unseres behandelt werden muss. Wenn
Unternehmens bittet, verweisen Sie die Person an Einzelheiten über unser Serviceangebot
öffentlich bekannt werden, verlieren wir
die Kommunikationsabteilung des Unternehmens.
möglicherweise Chancen in Bezug auf
Auf diese Weise helfen Sie uns, Folgendes zu
Dienstleistungsmarken und Patente und
vermeiden:
unsere Vermarktungsstrategie, unsere
• Fehlinformation an Kunden, Geschäftspartner und Wettbewerbsposition sowie begleitende
Investoren Finanzmodelle könnten kompromittiert
• Rufschädigung werden.
• Nicht genehmigte Offenlegung von vertraulichen Außerdem gibt es strenge Regeln, die die
Geschäftsinformationen Art und Weise der Freigabe wesentlicher
nicht-öffentlicher Finanzinformationen
• Versprechen, die nicht eingehalten werden an die Öffentlichkeit regeln. Die selektive
können oder dürfen. Weitergabe oder anderweitige Bekanntgabe
dieser Informationen ist für das
Werteversprechen unseres Angebots sehr
schädlich und verstößt möglicherweise gegen
wertpapierrechtliche Bestimmungen. Nur
offizielle Sprecher des Unternehmens dürfen
im Namen von DXC sprechen. Sie sollten die
Medien an die Kommunikationsabteilung des
Unternehmens verweisen.
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