Pocket Guide Social Intranet - ipro Consulting GmbH
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Pocket Guide Social Intranet
School for Communication United Planet
and Management
United Planet ist Pionier im Bereich Unter-
Wissen ist die Quelle des Erfolgs jeder Unter-
nehmens-Portale „out of the box“. Das Unter-
nehmung – und nichts ist so schnell überholt,
nehmen ist seit 1998 am Markt und gehört mit
wie der „aktuelle Wissensstand“.
über 4.800 Kunden und mehr als einer Million
Nutzern zu den Marktführern im Bereich der
Permanente Weiterbildung ist der Schlüssel
mittelständischen Wirtschaft, der öffentlichen
zum persönlichen Erfolg und dem Aufstieg
Verwaltung und Organisationen
eines Unternehmens. Die SCM richtet sich mit
(z.B. Kliniken).
ihrem Weiterbildungsprogramm an Führungs-
kräfte von heute und morgen.
Tätigkeitsschwerpunkte sind Digital Work-
place, Unternehmens-Portale, Social Business,
Dabei verbindet sie die Bereiche Kommuni-
Intranet und Extranet sowie mobile Applika-
kation und Management mit gezielter Weiter-
tionen für Smartphones und Tablets.
bildung in Form von Tagungen, Workshops,
Intensivkursen sowie Inhouse-Schulungen
Das Unternehmen wird von Manfred Stetz und
und publiziert darüber hinaus Fachbücher
Katrin Beuthner geführt.
und Studien.
2
Inhalt
11,1 %
Status Quo 4
Interne Kommunikation und Social Intranet
34,9 % 10 Tipps 8
zur erfolgreichen Einführung
eines Social Intranets
54 %
Gesprächsrunde 11
mit Lisa Fedler (Deutsche AIDS-Hilfe),
Gerhard Sommer (United Planet) und
Status Quo S. 4 Katharina Steuckart (ASAP-Gruppe)
Checklist 16
Die wichtigsten Funktionen
eines Social Intranets
Die Zukunft der Arbeit 17
Vorteile des Digital Workplace
Typologie der Social-Intranet-Nutzer 18
An einem Tisch 20
Die wichtigsten Projektbeteiligten
Gesprächsrunde S. 11 Die Musterlösung für Ihr Social Intranet 22
Best Case: Megazoo 23
90 Prozent weniger E-Mails durch Social Intranet
Vom Social Intranet
zum Digital Workplace 24
Interview mit Web-Veteran
Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki
Social Intranets erfolgreich steuern:
Kennzahlen machen’s möglich 26
von Ariana Fischer
Begriffsglossar 28
Die wichtigsten Social Intranet Buzzwords
auf einen Blick
Literaturempfehlungen 33
An einem Tisch S. 20
3
Status Quo
Interne Kommunikation und Social Intranet
Das Intranet als internes Medium bereichert die Kommunikation und führt zu erhöhter Zufrieden-
heit der Mitarbeiter mit der internen Kommunikation ihres Unternehmens. Das ist ein zentrales
Ergebnis der gemeinsamen Umfrage von SCM und United Planet vom April 2016. Insgesamt 196
Experten, davon rund 90 Prozent aus Unternehmen mit über 50 Mitarbeitern, nahmen Stellung zu
den aktuellen Problemen der internen Kommunikation in ihrem Unternehmen und gaben Auskunft
zum Einsatz und Stellenwert ihres (Social) Intranets.
Insgesamt verfügen etwa drei Viertel der Befragten (73,1 Prozent) über ein Intranet bzw. ein So-
cial Intranet. 26,9 Prozent setzen hingegen kein Social Intranet zur internen Kommunikation ein.
Jedoch steht rund die Hälfte davon kurz vor dem Go-Live bzw. sucht nach einer passenden Lösung
für den Einsatz in naher Zukunft.
Setzen Sie zur internen Kommunikation ein Social Intranet ein?
Ja Nein
73,1% 26,9%
Denken Sie über die Einführung eines (Social) Intranets nach?
Ich weiß nicht Nein Ja, wir sind auf der Suche nach einer Ja, Go-Live
passenden Lösung; Go-Live in naher Zukunft in Kürze
28,6% 26,2% 35,7% 9,5%
Höhere Zufriedenheit durch den Einsatz eines (Social) Intranets
Die Mehrheit der Befragten, die über ein Intranet verfügen, ist mit der internen Kommunikation
eher zufrieden (53,3 Prozent) bzw. sehr zufrieden (14,8 Prozent). Weniger zufrieden sind 26,7
Prozent. Ein geringer Anteil von 5,2 Prozent ist sogar unzufrieden mit der internen Kommunika-
tion im Unternehmen. Damit bewerten die Befragten mit Intranet die Mitarbeiterkommunikation
ihres Unternehmens deutlich positiver als die Umfrageteilnehmer, die kein Intranet besitzen. 66,7
Prozent, und damit die Mehrheit der Befragten ohne Intranet, sind weniger zufrieden mit der
internen Kommunikation im Unternehmen. Der Einsatz eines Intranets scheint also die interne
Kommunikation zu bereichern und den Erwartungen der Mitarbeiter an eine gelungene interne
Kommunikation zu entsprechen.
Wie zufrieden sind Sie mit der internen Kommunikation Ihres Unternehmens?
Befragte mit (Social) Intranet Befragte ohne (Social) Intranet
14,8 % sehr zufrieden 3,9 %
53,3 % eher zufrieden 23,5 %
26,7 % weniger zufrieden 66,7 %
5,2 % nicht zufrieden 5,9%
4Fehlende Informationsweitergabe und mangelnde strategische
Ausrichtung der Internen Kommunikation
Als Ursache für die Unzufriedenheit mit der Mitarbeiterkommunikation wird von den Befragten
vorrangig die fehlende Weitergabe von Informationen durch Führungskräfte bzw. Vorgesetzte
genannt. Auffällig ist, dass dies vor allem von Unternehmen ab 500 Mitarbeitern als Problem
betrachtet wird. Rund drei Viertel der Befragten (sowohl mit als auch ohne Intranet) aus Un-
ternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern geben die fehlenden Informationen durch Führungs-
kräfte als Gründe für Probleme der internen Kommunikation an. Bei den Umfrageteilnehmern
aus Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern liegt der Anteil derjenigen, die den Informations-
fluss durch Vorgesetzte als mangelhaft bewerten, noch unter 60 Prozent.
Weitere Ursachen für die Unzufriedenheit werden in der fehlenden strategischen Ausrichtung der
Internen Kommunikation und der unzureichenden Information der Mitarbeiter gesehen.
Für die Befragten, die über ein Intranet verfügen, gilt zudem die Akzeptanz und Nutzung des
(Social) Intranets durch die Mitarbeiter als besonders optimierungswürdig. Als sonstige Gründe
werden von den Befragten u.a. auch fehlende IT-Unterstützung bzw. veraltete Plattformen
genannt.
Ein Vergleich zwischen den Befragten mit und ohne Intranet zeigt außerdem, dass ein größerer
Anteil derjenigen ohne Intranet, die Vielzahl an E-Mails, die Informationsflut, durch die Relevantes
oft untergehe, sowie eine zu geringe Auswahl interner Kommunikationskanäle bemängelt.
Entsprechend wird von den Befragten eine bessere Planung und Zielführung zur Optimierung der
internen Kommunikation vorgeschlagen. Dies geben 81,8 Prozent der Befragten ohne Intranet
und 69,5 Prozent der Befragten mit Intranet an. An zweiter Stelle werden mehr Informationsaus-
tausch durch Social Media Features und weniger interne E-Mails gewünscht.
27 Prozent der Befragten, die über ein Intranet verfügen, schlagen vor, die Anzahl der Meetings
zu reduzieren. Von den Befragten ohne Intranet fordern das hingegen nur 11,4 Prozent.
Individuell wurden darüber hinaus u.a. folgende Wünsche für die Verbesserung der internen
Kommunikation geäußert: eine bessere Intranetplattform bzw. ein übersichtlicherer Aufbau des
Intranets, mehr Austausch und Transparenz, weniger Hierarchiedenken sowie eine zunehmende
Akzeptanz der Internen Kommunikationsabteilung.
Wesentliche Aspekte eines geplanten Social Intranets
Die Umfrageteilnehmer, die aktuell noch nicht über ein Intranet verfügen, wurden gebeten, die
aus ihrer Sicht wichtigsten Aspekte einer Intranet-Lösung zu benennen. An erster Stelle steht für
75 Prozent der Befragten die einfache Anpassbarkeit der Funktionen. Für jeweils 72,5 Prozent
ist das Abbilden von Arbeitsabläufen (z.B. Urlaubsantrag oder Raumbuchung) und der sichere
Zugang und gute Usability von extern sowie über mobile Endgeräte zentral. Umfangreiche Funk-
tionen sowie die Integration komplexerer Anwendungen wie z.B. CRM und Qualitätsmanagement
spielen für 47,5 bzw. 40 Prozent eine Rolle.
Eine vergleichsweise untergeordnete Rolle spielen die Kosten mit 30 Prozent. Die Einbindung
externer Stakeholder sowie ein flexibles Mietmodell sind für die Befragten weniger wichtige
Aspekte einer Intranet-Lösung.
5Aktuelle Funktionen und Nutzung des Intranets
Der größte Anspruch besteht bei der Planung eines Intranets also in Hinblick auf flexible und um-
fangreiche Funktionalität und integrierte Arbeitsabläufe. Wird der aktuelle Einsatz von Intranets
diesen Aspekten gerecht? Was sind die wichtigsten Funktionen eines Intranets und inwieweit
handelt es sich bei dem Intranet bereits um eine Collaboration-Plattform?
Regelmäßige Nutzer sind Mitarbeiter aus der Kommunikationsabteilung – das geben 72,1 Prozent
der Befragten an. Zweitstärkste Nutzergruppe sind mit 69,7 Prozent die Mitarbeiter der IT. HR
und Marketing bilden mit 63,9 und 59,8 Prozent ebenfalls relativ große Nutzergruppen, so auch
die Verwaltung mit 59 Prozent.
Die mit Abstand wichtigste Funktion ist aktuell die redaktionelle Arbeit und Bereitstellung von
Informationen für Mitarbeiter (80,9 Prozent). Für rund die Hälfte jedoch spielen Funktionen
wie Dokumentenmanagement und die Integration von Prozessen, d.h. die Digitalisierung von
Arbeitsabläufen wie z.B. Raumbuchung, Urlaubsantrag, Fahrzeugbuchung etc. eine wesentliche
Rolle. Virtuelle Projekt- oder Teamräume sowie die vereinfachte Kommunikation über Social
Media Features wie Activity Streams oder Kommentare werden hingegen von nur 34,7 Prozent als
aktuell wichtige Funktion bewertet.
Was sind die aktuell wichtigsten Funktionen Ihres Intranets? (Mehrfachnennungen möglich)
Redaktionelles Arbeiten und Bereitstellung von Informationen
Dokumentenmanagement
Integration von Prozessen
Eine gut funktionierende Suche
Kollaboration in virtuellen Projekt- oder Teamräumen und vereinfachte
Kommunikation über Social Media Features
Einzelne Applikationen für verschiedene Abteilungen (CRM, CMS etc.)
Social Networking (z. B. Personenprofile)
Aufbereitung von Daten aus Drittsystemen auf einer Plattform
Sonstiges
Das Intranet – Von der Informationsplattform zum Digital Workplace
Fast drei Viertel der Befragten nutzen Applikationen im Intranet zur digitalen Abbildung und
Automatisierung von Arbeitsabläufen. Dabei stehen momentan allerdings die eher einfachen
Prozesse im Vordergrund. Bei 44,4 Prozent der Befragten werden aktuell einfache Prozesse wie
Reservierungen etc. digital abgebildet. Ein Drittel nutzt solche Funktionen noch nicht, so dass das
Intranet hier vorrangig zum Informationsaustausch dient. Für immerhin rund ein Viertel dient das
Intranet bereits zur Vereinfachung möglichst vieler Prozesse im Sinne eines Digital Workplace.
Die Digitalisierung von Arbeitsabläufen wird von 56,6 Prozent als sehr wichtig eingeschätzt. Sie
bedeute Ersparnis an Zeit und Arbeit. Weitere 40,7 Prozent schätzen diese Funktionen als wichtig
ein und wollen diese in Zukunft stärker nutzen, um ebenfalls von den Vorteilen zu profitieren.
Einzig für 2,7 Prozent spielen Arbeitsabläufe via Intranet keine Rolle.
6Die Bedeutung von Collaboration-Funktionen wird von nahezu allen Befragten erkannt. Aller-
dings schlägt sich diese Erkenntnis noch nicht überall in der Praxis nieder: 54 Prozent der Be-
fragten geben an, dass das Intranet als Informationsplattform und weniger zur aktiven Zusam-
menarbeit genutzt wird. Einen höheren Stellenwert als täglich genutzte Plattform, in der viele
Abläufe stattfinden, hat das Intranet für 34,9 Prozent. Hingegen kaum genutzt wird das Intranet
bei 11,1 Prozent der Befragten.
Welchen Stellenwert messen Sie Ihrer Intranet-Collaboration-Plattform bei?
11,1 % hoher Stellenwert: Das Intranet wird täglich benutzt und
viele Abläufe finden darin statt
34,9 %
mittlerer Stellenwert: Das Intranet wird als Informations-
plattform genutzt, aber weniger zur aktiven Zusammenarbeit
54 %
niedriger Stellenwert: Das Intranet wird kaum genutzt
Die zukünftige Rolle des Intranets
Der Trend geht in Richtung digitale Arbeitsplattform: Laut der Befragten wird das Intranet in
Zukunft zunehmend als zentrale digitale Arbeitsplattform an Bedeutung gewinnen. Das geben
46,7 Prozent der Umfrageteilnehmer an. 38,3 Prozent hingegen sehen die zukünftige Rolle des
Intranets als zentrale Informationsplattform. Insgesamt 15 Prozent der Befragten prognostizieren
für ihr Unternehmen eine gleichbleibende oder gar abnehmende Bedeutung des Intranets.
Welche Rolle wird Ihr Intranet in Zukunft einnehmen?
3,3 %
Das Intranet wird als zentrale digitale
Arbeitsplattform an Bedeutung zunehmen
11,7%
Das Intranet wird als zentrale
Informationsplattform an Bedeutung zunehmen.
46,7%
Die Rolle unseres Intranets wird sich
zukünftig eher nicht verändern.
38,3%
Das Intranet wird weniger bedeutsam,
da es durch andere Systeme ersetzt wird.
710 Tipps
zur Einführung eines Social Intranets
Es gibt viele Gründe für den Einsatz eines Social Intranets. Es sorgt für eine bessere Zusammen-
arbeit, verbessert die interne Kommunikation, reduziert die interne E-Mail-Flut und steigert das
„Wir-Gefühl“ im Unternehmen. Die Einführung will allerdings gut geplant sein. Mit diesen zehn
T ipps gelingt die Einführung Ihres Social Intranets reibungslos!
Das Intranet steckte lange Zeit in der Krise. In vielen Unternehmen war es zur reinen Ablage
verkommen. Es wurde kaum noch als Arbeitsinstrument wahrgenommen – bis vor wenigen
Jahren mit dem Begriff „Social Business“ ein hoffnungsvoller Schimmer am düsteren Intranet-
Himmel auftauchte. Die Idee dabei ist, das klassische Intranet durch eine Kommunikations-
komponente aufzuwerten.
Das Social Intranet belebt die ursprünglichen Vorteile des Intranets und fördert die Zusammenar-
beit über alle Abteilungen hinweg. Doch nur das Social Intranet, das aktiv genutzt wird,
ist ein gutes. Über technische Fragen hinaus gilt es bei der Einführung einiges zu beachten:
1. Social Intranet betrifft alle
im Unternehmen
Oft kommen die Impulsgeber zur 2. Paradigmenwechsel:
Einführung eines Social Intranet aus
der IT. Das Projekt betrifft jedoch alle Kollaboration statt Hierarchie
im Unternehmen. Damit die Plattform
von möglichst vielen Mitarbeitern aktiv Wir alle träumen vom Arbeitsplatz der
genutzt wird, ist es wichtig, diese auch Zukunft und ein Social Intranet ist schon
bei der Einführung mit einzubeziehen. ein kleiner Schritt in die richtige Rich-
Deshalb ist es wichtig, sich schon bei der tung. Vergessen Sie aber nicht, dass sich
Entscheidung für eine Lösung nach den neben der Technik auch die Prinzipien
Bedürfnissen aller Kollegen zu richten. unserer Zusammenarbeit ändern. Oft
Es zählen vor allem gute Usability sowie kommt die Frage auf, ob Social Business
eine transparente und problemlose Ein- eine neue Firmenkultur hervorbringt
führung. Einige Social-Intranet-Lösungen oder ob es diese voraussetzt – ein klas-
lassen sich sehr stark mit individuel- sisches Henne-Ei-Problem.
len Funktionen anpassen. Fragen Sie Klar ist hingegen, dass Wissen nicht wert-
Ihre Kollegen, welche Features sie sich voller wird, wenn man es für sich behält.
wünschen! Unterstützen Sie die Beteiligten daher
beim Umdenken von „Ich weiß mehr
als du!“ zur Maxime „Zusammenarbeit
bringt uns nach vorne!“
83. Kenne deine Pappenheimer!
Bei jedem Projekt gibt es Zweifler. So 4. Verschiedene Abteilungen
wird es eventuell Mitarbeiter geben, die und Interessengruppen
sich nur ungern auf eine neue Art der
Zusammenarbeit einlassen – und das
einbinden
müssen nicht zwingend die alten Hasen
Die einzelnen Abteilungen im Un-
sein. Die Kollegen lassen sich aber mit
ternehmen können sehr unterschiedliche
guten Argumenten überzeugen. Kom-
Erwartungen an das Social Intranet
munizieren Sie die Vorteile des Social
haben. Behalten Sie im Kopf, dass zum
Intranets also anschaulich. Zum Beispiel
Beispiel Kollegen aus der IT andere
anhand von Anwendungsfällen. Argu-
Anforderungen haben als jene aus der
mente, die Sie ins Feld führen können,
Personalabteilung. Und diese wiederum
sind, dass die Zahl unqualifizierter
andere als die aus dem Marketing. Eine
interner E-Mails durch ein Social Intranet
Übersicht gibt die Infografik „Die wichtig-
reduziert wird und gleichzeitig Infos
sten Projektbeteiligten“ auf Seite 20.
besser gestreut werden.
Auf jeden Fall sollten Sie von Anfang an
Vielleicht gibt es auch entschiedene
den Betriebsrat mit einbinden. So vermei-
Förderer des Projekts? Bringen Sie sie
den Sie etwaige Konflikte, zum Beispiel
dazu, ihre Begeisterung zu teilen! Ein
in Datenschutzfragen, schon bevor sie
Multiplikatoren-Stammtisch kann hier
entstehen. Dass das Management das
zusätzlich zur virtuellen Vernetzung sehr
Projekt befürworten sollte, ist selbstver-
nützlich sein.
ständlich – eventuell ging die Initiative ja
aber sogar von diesem aus.
6. ... und dabei die Mitarbeiter
nicht überfordern
5. Das Social Intranet zum Gerade zu Beginn sollten Sie Ihre Mitar-
beiter nicht durch einen zu großen Funk-
„digitalen Heimathafen“ tionsumfang überfordern. Lassen Sie die
machen... Anwender die möglichen Funktionen
priorisieren und binden Sie anfangs
Das große Plus moderner Lösungen ist nur die wichtigsten Funktionen ein.
es, mehr zu sein als bloß ein Facebook So können sich die Anwender mit dem
für Unternehmen. Das Social Intranet neuen Social Intranet vertraut machen
kann mit verschiedenen Anwendungen und sich an die neue Informations- und
verknüpft werden. Das heißt, wenn sich Kommunikationsform gewöhnen. Später
beispielsweise im CRM oder ERP etwas können Sie das Social Intranet um wei-
tut, bekommen die berechtigten Mitar- tere Funktionen ergänzen und so genau
beiter eine Benachrichtigung direkt in die Plattform aufbauen, die zu Ihren
ihren Activity Stream. Anforderungen passt.
Wenn die Mitarbeiter von hier aus auf alle
wichtigen Funktionen und Informationen
zugreifen können, steigt die Akzeptanz
für das Social Intranet. Verknüpfen
Sie wichtige Anwendungen mit Ihrem
Intranet und machen Sie es zum Digital
Workplace!
98. Führungskräfte müssen den
Digitalen Wandel vorleben
Social Intranet ist – nicht nur, aber auch
7. Spielen und Lernen: – Chefsache! Führungskräfte sollten
sich als Vorbilder selbst aktiv im Social
Workshops, Key User und Intranet einbringen, Feedback geben
Gamification und Fragen beantworten. Das fördert das
Vertrauen und nimmt den Mitarbeitern
Damit das neue Social Intranet auch die Scheu vor dem neuen Medium.
genutzt wird, können Sie Workshops Die Führungskräfte in Ihrem Un-
veranstalten und so die Kollegen „mit- ternehmen werden sicher die Vorteile
nehmen“. Hier zeigen Sie den Nutzern eines Social Intranets vor dem Hinter-
das neue Intranet und die einzelnen grund des Digitalen Wandels erkennen.
Funktionen. So wird der Einstieg in die Durch die Förderung des abteilungs- und
neue Kommunikationsform für Ihre Mit- standortübergreifenden Austauschs
arbeiter viel leichter. Außerdem sollten bringen Sie Ideen und Innovationen
Sie pro Abteilung Key User benennen. hervor. Und nur mit diesen wird Ihr Un-
Diese helfen ihren Kollegen bei Fragen ternehmen in einem sich verändernden
rund um das Intranet und machen intern Markt überleben!
Werbung dafür.
Nutzen Sie außerdem den Einsatz
spielerischer Elemente, um Ihre Kol-
legen in das Intranet zu bekommen! Die
Möglichkeiten reichen von Highscores
und Abzeichen für besonders engagierte
Nutzer bis zum Fußball-Tippspiel.
10. Don’t Panic!
Planen Sie den Aufbau und die Ein-
9. Internal Branding: Rühren führung Ihres Social Intranets mit
Sie die Werbetrommel für ausreichend zeitlichem Vorlauf. Manche
Lösungen kommen zwar quasi „Out of
Ihr Projekt the Box“, können dann aber sehr stark
individualisiert werden. Das sollten Sie
Je nach Unternehmensgröße bietet
nutzen und sich dafür ausreichend Zeit
es sich an, die Einführung des neuen
nehmen.
Intranets mit Kommunikationsmaßnah-
Und scheuen Sie sich nicht, sich bei der
men zu begleiten. Das kann zum Beispiel
Einführung Hilfe vom Profi zu holen. In
durch Beiträge in der Mitarbeiterzeitung
zahlreichen Veranstaltungen haben Sie
sein. Ein anderer Ansatz mit dem Sie
die Möglichkeit, von den Erfahrungen
Aufmerksamkeit für das Social Intranet
anderer Unternehmen zu profitieren.
schaffen, ist das Konzept „Alt lernt von
Manche Anbieter vermitteln auch gerne
Jung“. Im Fachjargon kennt man das als
den Kontakt zu Referenzkunden, die
„Reverse Mentoring“. Hier coacht der
Sie an ihren Lessons Learned teilhaben
Junior den Senior, denn wieso sollten
lassen.
nicht die Azubis mal den Managern etwas
beibringen? Sie werden vielleicht er-
staunt sein vom Social-Media-Know-how
Ihrer „Digital Natives“!
10Gesprächsrunde
Um ein Social-Intranet-Projekt erfolgreich durchzuführen, sollten alle Verantwortlichen an einem
Strang ziehen, Ziele und Strategie verstehen und die Nutzer während der Einführung richtig
begleiten. Über die erfolgreiche Einführung und Erfahrungen mit der abteilungsübergreifenden
Projektsteuerung berichten Lisa Fedler (Deutsche AIDS-Hilfe) und Katharina Steuckart (ASAP
Gruppe). Über die Perspektive von Projektverantwortlichen aus Unternehmen und Organisationen
hinaus, gibt Gerhard Sommer, Presales Consultant von United Planet wichtige T ipps und Er-
fahrungen aus Kundenprojekten.
Herr Sommer, was sind Ihre Was war die Initialzündung für ein
Erfahrungen in Kundenprojekten? neues Intranet und welches stra-
Mit welchen Wünschen kommen die tegische Ziel verfolgen Sie damit?
Kunden zu Ihnen, welche
Lisa Fedler: Da wir ein bundesweit tätiger
Zielsetzung beobachten Sie? Dachverband von rund 130 Organisationen
und Einrichtungen in ganz Deutschland sind,
Gerhard Sommer: Heute werden Prozessfunk-
waren wir schon länger auf der Suche nach
tionalitäten wie das Prüfen und Freigeben von
einem geeigneten Kommunikationsinstru-
Dokumenten, Beiträgen und Anträgen sehr
ment für die bundesweite Zusammenarbeit.
stark nachgefragt. Das Ganze muss aber im
Die effektivere Zusammenarbeit in dezentral
Kontext von Social-Business-Komponenten
arbeitenden Gruppen war also unser Hauptan-
liegen. Das heißt: Anwender möchten nicht
liegen für das neue Intranet. Strategisches Ziel
zum Diskutieren, Kommentieren und Liken
war die Vereinfachung der Kommunikation
in andere Umgebungen wechseln. Sie wollen
sowie eine Verlagerung der Kommunikation
alles an einem Ort haben.
von E-Mails ins Social Intranet. Gleichzeitig
soll Intrexx Share die Verbandsidentität und
So soll ein Prüfungs- oder Freigabeprozess
den bundesweiten Netzwerkgedanken ganz
direkt im Activity Stream erfolgen. Und genau
praktisch stärken.
so sollen Kommentare, die zu einem Prozess
erfolgen, nicht nur im Activity Stream möglich
Katharina Steuckart: Die erste Idee für ein
sein, sondern auch dort, wo dieser Prozess
ASAP Intranet entwickelte sich aus unserer
gestartet wurde. Eben alles von einem Ort aus.
Mitarbeiterbefragung „100%DU“ und kam
damit von unseren Mitarbeitern selbst. Sie
Neben all den Prozessen, die heute in einem
wünschten sich mehr Informationen zum
Intranet abgebildet werden sollen, müssen
Unternehmen und zu den Standorten. Wir
auch klassische Lösungen wie z.B. Newsletter
begannen daraufhin mit der Ausarbeitung
oder ein Telefonbuch verfügbar sein. Gerade
eines Konzeptes. An diesem waren von Beginn
der Newsletter wird wieder verstärkt nachge-
an verschiedene Mitarbeiter beteiligt – ange-
fragt. Heute will man die Mitarbeiter stärker in
fangen von der Verwaltung, über Projektmit-
die Abläufe einbinden und frühzeitig inform-
arbeiter bis zum Management. Wir fragten
ieren. Denn man will nicht der Letzte sein,
nach Wünschen, Anregungen und Ideen und
„der erfährt, dass…“
erarbeiteten so in gemeinsamen Workshops
Ziele und Inhalte. Es kristallisierten sich drei
11strategische Ziele für das Intranet heraus: aufsetzte, beschäftigte sich die IT mit der
mehr Information, einfachere Kommunika- Anbieterauswahl und der technischen Um-
tion, verbesserte Vernetzung. setzung – immer in enger Abstimmung und
mit kontinuierlicher Berichterstattung an die
Geschäftsführung. Bis heute arbeiten IT und
Wie sehen Sie die Zusammenarbeit Unternehmenskommunikation eng zusammen
zwischen IT, Interner Kommunika- an der Weiterentwicklung des ASAP Intranets.
tion, Human Resources und der
Geschäftsführung? Wer kommt vor-
rangig auf Sie zu und ist der Projekt- Wodurch zeichnet sich Ihr Social
treiber? Intranet aus? Welche Funktionen
sind von besonderer Bedeutung und
Gerhard Sommer: Unsere Ansprechpartner welche planen Sie für die Zukunft?
kommen in der Regel aus der IT, dem Qua-
litätsmanagement, dem Marketing oder der Lisa Fedler: Unser Social Intranet bildet einen
Internen Kommunikation. Diese Ansprechpart- lebhaften Dachverband ab, der sich über
ner sind sehr oft auch die Projekttreiber. Intra- Neuigkeiten in verschiedenen Fachbereichen
nets bieten heute eine Vielfalt an Lösungen, und Regionen austauscht. Besonders intensiv
wie zum Beispiel die Verbesserung von Kom- wird die Möglichkeit genutzt, themenspezi-
munikation und Prozessabläufen. Dadurch fische Gruppen einzurichten und darin zu
sind mittlerweile die Interne Kommunikation kommunizieren. So hat sich die Kommunika-
oder das Qualitätsmanagement diejenigen, tion von Arbeitsgruppen ins Intranet verlagert.
die weitere Lösungen ins Spiel bringen und Dabei kommen dann Apps wie Terminfindung
so das Intranet zu einem wichtigen Werkzeug oder Umfrage zum Einsatz. Geplant ist eine
innerhalb des Unternehmens ausbauen. eigene Wissens-App für das Wissensmanage-
ment. In dieser Art Daten-Wiki können dann
Inhalte von Einzelnen eingestellt und allen
Wie ist die Zusammenarbeit zwi- Nutzern und Nutzerinnen zur Verfügung
schen IT, Interner Kommunika- gestellt werden.
tion, Human Resources und der Katharina Steuckart: Uns war es wichtig, das
Geschäftsführung in Ihrem Un- Social Intranet insbesondere für die Vernet-
ternehmen erfolgt? zung unserer Mitarbeiter zu nutzen. Standort-
grenzen sollten aufgebrochen werden, um
Lisa Fedler: Bei uns als NGO gibt es ja eine Synergien zu nutzen, Wissen zu transferieren
sehr enge Zusammenarbeit der verschiedenen und den Austausch anzuregen. Denn davon
involvierten Bereiche. Sehr unterstützend war profitieren langfristig unsere Kunden. Funk-
der lokale technische Support durch die Firma, tionen wie das Gründen von Gruppen, der
die das Tool server-seitig aufgebaut hat. Im Austausch von Daten sowie Möglichkeiten der
Haus haben wir Mitarbeiterbefragungen zu Terminabstimmung haben daher eine zentrale
den gewünschten Einsatzmöglichkeiten des Bedeutung in unserem Unternehmen. Des
Intranets durchgeführt. Wir von der Abteilung Weiteren haben wir in unser Social Intranet
„Kommunikation / internetgestützte Präven- viele bestehende Applikationen integriert. In
tion“ waren als Bindeglied zwischen den Zukunft werden wir das Zusammenspiel der
einzelnen Bereichen tätig. einzelnen Applikationen mit dem sozialen
Netzwerk vorantreiben.
Katharina Steuckart: Zu Beginn unserer
Konzeptphase gründeten wir ein Projekt-
team aus Mitarbeitern der Ressorts IT und
Unternehmenskommunikation. Während die
Unternehmenskommunikation das Intranet
strategisch und konzeptionell sowie optisch
12„Eine gute Kommunikation
ist also das A und O
für eine erfolgreiche
Projektsteuerung.“
Gerhard Sommer
Auf welche Funktionen kommt es Ein weiterer Aspekt, der wieder sehr stark
Ihren Kunden insbesondere an? nachgefragt wird, ist die Personalisierung der
Informationen innerhalb des Intranets. Man
Gibt es hier möglicherweise möchte heute zielgenau informieren und nicht
Veränderungen im Anspruch die Information streuen, wie es früher z.B.
oder Umfang? über E-Mails gang und gäbe war. Auch das
leistet ein Social Intranet: Hier kann gezielt
Gerhard Sommer: Früher wurde „nur“ von in Gruppen kommuniziert werden. Der rote
einem Intranet gesprochen. Heute möchte Faden einer Diskussion geht nicht verloren,
man nicht nur klassische Intranet-Funktionen, wie es früher mit E-Mails „an alle“ der Fall war.
sondern auch Prozesse abbilden und mit
anderen Anwendern interagieren können. Ein
Prozess kann sehr unterschiedlich definiert
Worauf kommt es bei einer erfolg-
sein. Das können Prüfungs- und Freigabe- reichen Projektsteuerung an?
prozesse sein, bis hin zu komplexen Anforde-
rungen, z.B. unter bestimmten Bedingungen Gerhard Sommer: Um ein Projekt erfolgreich
Werte in ein Drittprogramm zu schreiben. durchzuführen, müssen die Verantwortlichen
Also die Integration von Drittsystemen. Daten auf beiden Seiten mitmachen und miteinander
anzeigen zu lassen und diese ggf. auch zu kommunizieren. Das heißt, dass die erfolgrei-
ändern. Hier sprechen wir von ERP-, CRM- che Umsetzung der Anforderungen nur mit der
oder DMS-Systemen. Mitarbeit des Anfordernden möglich ist und,
dass von beiden Seiten aktiv an einem Projekt
Waren Prüfungs- und Freigabeprozesse früher gearbeitet wird. Verzögerungen innerhalb
häufig einstufig oder maximal zweistufig, eines Projekts sind sehr oft nur Kommunika-
werden heute oft mehrstufige Prozesse tionsschwierigkeiten. Der Ansprechpartner
nachgefragt, so dass es zu vielen Zeitpunkten ist nicht erreichbar, hat gerade keine Zeit, die
die Möglichkeit gibt, die Prozesskette zu stop- Anforderungen sind nicht genau definiert,
pen. Und gerade hier kommt dann wieder die E-Mails werden nicht beantwortet oder beide
Social-Business-Komponente ins Spiel. Denn Seiten warten auf einen Rückruf, statt aktiv
ein Stopp-Ereignis muss kommentiert und zu zum Telefon zu greifen.
jedem Zeitpunkt eingesehen werden, damit
die betreffenden Stellen über das „Warum“ Die Projektsteuerung müssen Personen
informiert sind. übernehmen, die kommunizieren können und
sich auch nicht scheuen, das „Wünsch dir was“
13"Die Zusammenarbeit
zwischen der IT- und
Kommunikationsabteilung
war für uns von zentraler
Bedeutung. Gleichzeitig
haben wir bereits vor dem
Go-Live verschiedene
Mitarbeiter und Führungs-
kräfte in die Entwicklung
einbezogen.“
Katharina Steuckart
in geordnete Bahnen zu bringen und dazu tivitäten im Intranet anzuregen. Und wichtig
auch ggf. nötige Mehraufwände zu kommuni- ist natürlich auch, das neue Angebot auf allen
zieren. Eine gute Kommunikation ist also das A Verbandskanälen und im direkten persönli-
und O für eine erfolgreiche Projektsteuerung. chen Kontakt bekannt
zu machen.
Lisa Fedler: Bei uns haben zwei wichtige
Elemente zur erfolgreichen Einführung des Katharina Steuckart: Die Zusammenabeit
neuen Tools beigetragen: Zum einen haben zwischen der IT- und Kommunikations-
wir selbst ein kurzes, leicht verständliches abteilung war für uns von zentraler Bedeu-
Benutzerhandbuch erstellt, das die wesentli- tung. Gleichzeitig haben wir bereits vor dem
chen Funktionen erklärt, allen Nutzern und Go-Live verschiedene Mitarbeiter und Füh-
Nutzerinnen nach der Anmeldung zugesandt rungskräfte in die Entwicklung einbezogen.
wurde und daher den Start ins neue Intranet Sie waren unsere Botschafter, um das Intranet
erleichterte. Zum anderen hat in den ersten an alle Mitarbeiter zu promoten und Feedback
Monaten ein Redaktionsmitarbeiter die über die Bedürfnisse und Wünsche einzuholen.
Aufgabe gehabt, einen internen Support zu Damit wollten wir die Akzeptanz des Intranets
übernehmen, Fragen zu beantworten und Ak- im Mitarbeiterkreis von Beginn an fördern. Zu-
14dem haben wir uns vor dem Start des Intranets abrufbar sind und bleiben.
ausdrücklich für eine Step-by-Step-Einführung
entschieden: einige ausgewählte Features und
Welche Erfahrungen haben Sie bei
Applikationen am Anfang, die wir nun schritt- der Einführung gemacht? Gab es
weise ausbauen und den Nutzwert damit Herausforderungen hinsichtlich des
kontinuierlich steigern. Umgangs, der Akzeptanz und der
Nutzung des neuen Intranets?
Inwiefern hat sich die Rolle Ihrer
Abteilung bzw. Ihr Aufgabenbereich Lisa Fedler: Wir haben uns unter anderem
auch für Intrexx Share entschieden, weil Hand-
im Unternehmen durch den Einsatz habung und Nutzungsweisen denen von Face-
eines Social Intranets gewandelt? book ähneln und daher die meisten unserer In-
tranetnutzer und -nutzerinnen damit vertraut
Lisa Fedler: Hier gab es keine wesentlichen sind. Hier gab es sehr wenige Schwierigkeiten.
Veränderungen. Für die Fachbereiche, die Eine Herausforderung bestand eher darin, die
besonders in bundesweiten Arbeitsgruppen Mitarbeiter/-innen davon zu überzeugen, ein
oder in der Verbandskommunikation tätig sind, weiteres Kommunikationsmedium einsetzen
hat sich durch das Social Intranet am meisten „zu müssen“.
verändert. Sie haben nun einen zentralen Ort
der Kommunikation, an dem Äußerungen
Lisa Fedler ist seit 2013 bei der Deutschen AIDS-Hilfe als Social Media
Managerin tätig. Dort arbeitet sie an den verschiedenen Einsatzmöglich-
keiten von Internet und Social Media für die interne und externe Kom-
munikation. Die gelernte Literaturwissenschaftlerin ist zudem freiberuf-
lich in den Bereichen Online-Redaktion, Community Management und
Veranstaltungsorganisation aktiv.
Gerhard Sommer ist Abteilungsleiter des Presales Consulting der United
Planet GmbH. Er ist Spezialist für Enterprise Portale und legt dabei den
Fokus auf die strategische Nutzung von Portal-Technologien zur Prozess-
optimierung und zur Gewinnung nachhaltiger Wettbewerbsvorteile für
mittelständische Unternehmen.
Gerhard Sommer verfügt über langjährige Informatik- und Projekter-
fahrungen im Bereich der erfolgreichen Einführung von Portalen.
Katharina Steuckart hat Diplom-Journalistik an der Universität Eichstätt-
Ingolstadt studiert und ist seit 2012 in der Unternehmenskommunikation
der ASAP Gruppe tätig. Ihre Aufgabenschwerpunkte liegen im Bereich
Social Media und der internen Kommunikation.
15Checklist
Die wichtigsten Funktionen
eines Social Intranets
Mit einem Social Intranet fördern Sie die Zusammenarbeit im Unternehmen. Mitarbeiter arbeiten
hier gemeinsam an Dokumenten, tauschen sich in Teamräumen aus und profitieren vom Know-
how ihrer Kollegen. Das alles über Abteilungs- oder Standortgrenzen hinweg. Das Social Intranet
versorgt die Angestellten nicht nur mit täglich benötigten Informationen, sondern wird zu einer
lebendigen Wissenssammlung.
Das Social Intranet kann über ganz unterschiedliche Funktionen verfügen. Manche davon sind
ganz elementar, einige eher „nice to have“. Das ist sehr individuell und hängt vom jeweiligen
Unternehmen ab. Die folgenden Funktionen sollte die von Ihnen gewählte Plattform jedoch min-
destens bieten:
Activity Stream
Er ist das Herzstück Ihres Social Intranets. Die öffentliche Kommunikation wird hier
aufgeführt. Mitarbeiter können zum Beispiel Fragen stellen, die passenden Experten im Un-
ternehmen darauf antworten. Optisch sieht das zumeist aus wie man es von den sozialen
Netzwerken im privaten Bereich kennt. Manche Lösungen gehen noch einen Schritt weiter: Sie
zeigen nicht nur Meldungen von Kollegen an, sondern blenden auch Informationen aus eingesetz-
ten Softwaresystemen ein, zum Beispiel Erinnerungen oder Aufgaben.
Inhalte
Das Social Intranet lebt – wie jedes Portal – von den darin enthaltenen Informationen. In-
halte entstehen hier User-generiert aus der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Oft gibt
es aber dennoch Stellen im Unternehmen, die mit der internen Kommunikation und der gezielten
Erstellung von Beiträgen beauftragt sind. Mit einem integrierten Content-Management-System
(CMS) lassen sich diese Beiträge aufbereiten und an geeigneter Stelle zur Verfügung stellen.
Instant Messaging
Diese Funktion ist für den direkten Austausch zwischen einzelnen Mitarbeitern gedacht. In
Form von Direktnachrichten können Auskünfte eingeholt werden. Die Kommunikation kann hier
informeller und schneller ablaufen als per E-Mail.
Tagging
Durch Tagging verschlagworten die Benutzer Inhalte und machen sie so besser auffindbar.
Außerdem können einzelne Benutzer markiert werden, wodurch diese auf etwas aufmerksam
gemacht werden.
Teamräume
Sie dienen als digitale Projektgruppen. Hier bündeln Sie Dokumente und machen sie für die
gemeinsame Bearbeitung verfügbar. Teamräume oder Gruppen lassen sich für die unterschied-
lichsten Aufgaben nutzen. Beispielsweise zur Vorbereitung von Meetings, die dadurch abgekürzt
werden. Oder auch zur Zusammenarbeit an längerfristigen Projekten.
16Die Zukunft der Arbeit: Vorteile des
Digital Workplace
Ein moderner digitaler Arbeitsplatz bietet den Mitarbeitern alle benötigten Informationen und Pro-
zesse auf einer zentralen Oberfläche. So müssen Sie nicht umständlich in einzelne Anwendungen
wechseln oder sich Daten aus verschiedenen Quellen zusammensuchen. Das Social Intranet ist ein
zentraler Teil des Digital Workplace. Darüber hinaus bietet der Digital Workplace die folgenden Vorteile:
Abteilungsspezifische Integriertes
Fachapplikationen Prozess-Management
Dienten die frühen Intranets noch der
Nutzen Sie Prozesse und Workflows, um
reinen Informationsabbildung, so ist heute
Ihr Intranet zum Digital Workplace zu
weitaus mehr machbar. Nutzen Sie diese
machen. Zeit- und ereignisgesteuerte
Möglichkeiten und stellen Sie Ihren Mitar-
Prozesse sorgen dafür, dass die zuständi-
beitern Fachapplikationen an dieser zen-
gen Personen Informationen zum richtigen
tralen Stelle zur Verfügung. Damit gehen
Zeitpunkt erhalten, weitergeben oder
Sie über die reine Darstellung von Inhalten
vervollständigen. Automatisierte Erin-
hinaus. Das Social Intranet wird als Digital
nerungen und Benachrichtigung schaffen
Workplace zur zentralen Arbeits-
einen reibungslosen Ablauf.
plattform und Sie erreichen zeitnahe
Produktivitätssteigerungen.
Individuelle Start-, Bereichs- Benutzermanagement
und Applikationsseiten In jedem Unternehmen gibt es unter-
Eine individuell anpassbare Startseite schiedliche Gruppen von Anwendern, die
erhöht die Usability. Das kann durch die ganz verschiedene Funktionen benötigen.
eigenständige Auswahl und Verschiebung Durch ein rollenbasierendes Benutzerma-
der Portlets oder durch die Wahl der geeig- nagement sieht jeder Mitarbeiter nur die
neten Schriftgröße im Portal erreicht Anwendungen und Dokumente, für die er
werden. Des Weiteren kann die Auswahl- das entsprechende Lese- bzw. Schreibrecht
möglichkeit zwischen verschiedenen Lay- hat. Jeder Mitarbeiter erhält eine indivi-
outs für die User ggf. sinnvoll sein. So kann duelle Ansicht mit den jeweils relevanten
z.B. das Marketing eine andere Bedienober- Informationen.
fläche erhalten als das Rechnungswesen.
Integration von Daten Mobile Verfügbarkeit
aus Drittsystemen Die moderne Arbeitswelt ist im ständigen
Wandel, mobile Endgeräte werden immer
Durch Connectoren können Sie Daten aus
mehr zum Standard in Unternehmen.
sämtlichen Drittsystemen einbinden. So
Denn gearbeitet wird dort, wo es für
greifen Ihre Mitarbeiter zum Beispiel auf
Kunden und das Projekt am besten ist.
Informationen aus SAP oder einem CRM
Arbeitnehmer setzen vermehrt mobile
direkt aus ihrem Social Intranet heraus
Endgeräte ein, um ihre Aufgaben erfolg-
zu. Und das Beste: sie können auch direkt
reich zu erfüllen. Der Digital Workplace
von hier aus zurückschreiben. Wird zum
muss daher alle Informationen, Prozesse
Beispiel eine Aufgabe zu einem Kunden im
und Applikationen auch unterwegs ver-
Social Intranet diskutiert, fließen hier direkt
fügbar machen – bestenfalls in Responsive
die passenden Daten aus dem CRM ein.
Design für beliebige Endgeräte.
17Typologie der Social-
Intranet-Nutzer
Wie im „Offline“-Büroalltag gibt es auch im Social Intranet unterschiedliche Typen. Holen Sie
das Beste aus Ihrem Social Intranet heraus, indem Sie „Stärken stärken“ und negative Faktoren
entkräften. Das gelingt am besten, wenn Sie die Nutzertypen kennen und wissen, wie Sie mit
ihnen umgehen. Ein Moderatorenteam kann den produktiven und zielführenden Einsatz des Social
Intranets fördern.
Technikverweigerer
Vielleicht fühlen sie sich „zu alt für den Kram“. Oder sie haben bloß keine
Lust auf die neue Form der Zusammenarbeit. Wollen Sie solche Kollegen vom
Social Intranet überzeugen, müssen Sie deutlich aufzeigen, welche Vorteile
– z.B. in Form von Zeiteinsparungen – es bringt. Eventuell können Sie auch
kurze Workshops in Kleingruppen nach dem „Reverse Mentoring“-Prinzip
anbieten (siehe auch 10 Tipps auf Seite 8).
Schreiberlinge
Sie sind so etwas wie das Gegenstück zu den Verweigerern. Hier sollten Sie
Vorsicht walten lassen, denn dieser Typ Nutzer kann sowohl positive als auch
negative Auswirkungen auf den Projekterfolg haben: Vom „Treiber“ zum „Al-
leskommentierer“ ist es manchmal nur ein kleiner Schritt. Es kann Aufgabe
eines Moderators oder Moderatorenteams sein, deutlich zu machen, dass die
Plattform zielführend genutzt werden soll.
Miesepeter
Konstruktive Kritik ist extrem wichtig. Auch hierzu kann das Social Intranet
dienen. Fallen Nutzer jedoch ausschließlich durch negative Kommentare auf
oder kritisieren scheinbar „aus Prinzip“ bestimmte Kollegen, besteht Hand-
lungsbedarf. Weisen Sie per Direktnachricht darauf hin, dass Grundsatzfra-
gen und persönliche Angelegenheiten vielleicht eher im direkten Gespräch
geklärt werden sollten.
18Experten
Ihr Wissen wird zur immer wichtigeren Ressource für Ihr Unternehmen.
Vielleicht postet dieser Typ quantitativ nicht besonders viel. Wird er aber
durch Fragen von Kollegen aktiviert, sind seine Antworten Gold wert. Das
Social Intranet lebt davon, dass Fragen schnell und formlos geklärt werden.
Ermutigen Sie Mitarbeiter, die etwas beizutragen haben! Durch positives
Feedback oder Anerkennung durch Gamification-Elemente.
Zuschauer
Vielleicht wird – zumindest zu Beginn – dieser Typ den Großteil der Nutzer
ausmachen. Auch stille Mitleser können vom Social Intranet profitieren. Etwa,
wenn sie dadurch besser informiert sind und wissen, was im Unternehmen
los ist. Durch direkte Ansprache oder konkrete Fragen können sie aus der
Konsumenten-Haltung herausgeholt werden.
Teamplayer
Wie die „Experten“ sind auch die „Teamplayer“ ein Nutzer-Typ, der unbedingt
unterstützt werden sollte. Bei der Zusammenarbeit in virtuellen Projektgrup-
pen und Teamräumen blühen sie auf. Sie stellen Fragen, geben Feedback und
tragen aktiv Informationen in die Gruppen. Zum Beispiel, indem Links zu
hilfreichen Beiträgen geteilt und Dokumente abgelegt werden.
19An einem Tisch
Die wichtigsten Projektbeteiligten
Interne Kommunikation
Die Rolle der Internen Kommunikation ändert
sich grundlegend mit der Einführung eines
Social Intranets. Statt der rein redaktionellen
Aufgabe im klassischen Intranet kommt der
Internen Kommunikation durch den Dialog-
und Netzwerkgedanken eines Social Intranets
verstärkt die Rolle als Vermittler zwischen
Management und Mitarbeitern zu. Die Interne
Kommunikation erhält einen neuen Kanal,
um direkt und persönlich zu kommunizieren
und kann durch neue Partizipationsmöglich-
keiten der Mitarbeiter die Stimmung und
Befindlichkeiten im Unternehmen
besser aufnehmen.
IT
Die IT wird die Lösung auf technischer Ebene
einführen und erwartet daher ein System, das
funktioniert und sich leicht an individuelle
Anforderungen anpassen lässt. Dabei sind
Sicherheit und Webbasiertheit ein Muss, so
dass keine einzelnen Client-Installationen
nötig sind. Ein Pluspunkt in der Argumenta-
tion: Das Tool kann plattformunabhängig
sein und es kann zwischen On-Premise und
Cloud gewählt werden. Wichtig ist, dass der
(Re-)Launch des Social Intranets nicht als
reines IT-Projekt verstanden wird und ein
gemeinsames Verständnis für das Projekt und
die Zielsetzung entwickelt wird. Die Vorteile
für das gesamte Unternehmen und wichtige
Unternehmensprozesse müssen aufgezeigt
und nachvollziehbar vermittelt werden.
20Geschäftsführung / Management
Das Management muss das Projekt „spon-
sorn“ und auch als Vorbild fungieren, indem
es die Nutzung des Intranets aktiv vorlebt.
Gewinnen Sie die Führungsebene für das
Projekt, indem klare Kosten- und Nutzenvor-
teile z.B. anhand von Use Cases aufgezeigt
werden. Es muss deutlich werden, dass sich
die Investition rechnet (z.B. anhand von
ROI-Kalkulationen).
Betriebsrat
Häufige Bedenken des Betriebsrats ge-
genüber Social Intranets bestehen mit Blick
auf Datenschutz und schwindende Grenzen
zwischen Arbeit und Freizeit der Mitarbeiter.
Um den Betriebsrat mit ins Boot zu holen,
sollten nicht nur die Vorteile für die Zusam-
menarbeit und Kommunikation für die Mitar-
beiter sondern auch für den Betriebsrat selbst
aufgezeigt werden. Darüber hinaus überzeu-
gen Guidelines und eine festgelegte Neti-
quette sowie die frühzeitige Einbindung des
Betriebsrats. Damit fördern Sie die Akzeptanz
und sparen Zeit, die eine Entscheidungsfind-
ung und notwendige Genehmigungen oftmals
in Anspruch nehmen.
Personalabteilung
Das Social Intranet kann der effizienten
Einbindung und Einarbeitung von Mitarbei-
tern dienen und sich als Vorteil im „War for
Talents“ erweisen. Vor allem junge Bewer-
ber kennen und erwarten diese Form der
Zusammenarbeit und auch ältere Mitarbeiter
können ihr Wissen und ihre Erfahrung leicht
weitergeben. Ein Vorteil für die Mitarbeiter-
bindung und die Wahrnehmung als attrak-
tiver Arbeitgeber.
Abbildung: neyro2008 © 123RF.com
21Die Musterlösung für Ihr
Social Intranet
Beiträge schreiben: Meldungen verfassen, Bilder und Dateien teilen.
Funktionen: Schnell auf Neuigkeiten, Gruppen, Events, Dateien, Nachrichten, Fotos
und Aufgaben zugreifen.
Konsole: Persönliche Benachrichtigungsanzeige, Suchfunktion, Hilfe sowie
weitere Einstellungen.
Kontakte: Zeigt Ihre aktuellen Kontakte und schlägt neue vor.
Applikationen: Individuelle Inhalte aus eingebundenen Applikationen.
News & Activity Stream: Beiträge von Kollegen und Applikationen auf einen Blick.
Filter: Individuelle Ordnung dank einer Vielzahl von Filtermöglichkeiten.
Im Musterportal „Event4Teams“ klicken Sie sich durch das Social Intranet einer Event-Agentur.
Sehen Sie sich genauer um: http://www.intrexx.com/e4t/scm
22Best Case: Megazoo
90 Prozent weniger E-Mails durch Social Intranet
Die Megazoo Management GmbH ist eine umzukrempeln. Bis auf wenige, vor allem
Tochter der Fressnapf-Gruppe und bedient vertrauliche oder personalrelevante Themen,
vor allem das Premium-Segment. In den werden keine E-Mails mehr verschickt. Dem
19 Filialen in Deutschland und Österreich Projektleiter Marcel Patalon zufolge hat sich
erhalten Kunden neben der Beratung beim die Lösung bewährt:
Kauf von Haustieren auch eine große
Auswahl an Tiernahrung und Zubehör.
Aus Gründen des Tierschutzes werden „Unser Social Intranet hat
in den Megazoo-Filialen keine Hunde
und Katzen verkauft. dafür gesorgt, dass endlich
Wie alle Filialisten im Einzelhandel
vernünftig kommuniziert
kämpfte Megazoo mit Problemen, die
mit mangelnder Kommunikation zu
wird. Besonders freut es
tun hatten. Ware wurde doppelt bestellt,
da es keinen Austausch unter den Filia-
mich, dass augenscheinlich
len gab. Das führte zu erheblichen komplexe Probleme aus
Mehrkosten für Einkauf, Lagerhaltung
und Logistik. Die schlechte Kommunika- der Welt geschafft wurden
tion wirkte sich außerdem negativ bei
Personal-Engpässen oder unvorhergese- und die interne E-Mail-Flut
henen Ereignissen aus. Mit einem Social
Intranet sollte die Kommunikation daher um 90 Prozent reduziert
wieder in Gang gebracht werden.
werden konnte.“
Die Verantwortung für die Einführung
und den Betrieb wurde Marcel Patalon
übertragen. Er ist Ressortleiter digitale
Kommunikation und CRM. Der studierte
Wenn eine Filiale ein Produkt bestellen
Journalist bezeichnet sich augenzwinkernd als
möchte, wird zuerst bei anderen Filialen
„Allzweckwaffe bei den Themen Kundenbind-
nachgefragt, ob das Produkt dort ebenfalls be-
ung, Online-Marketing und Kommunikation.“
stellt werden soll oder eine Filiale das Produkt
abgeben möchte, da es sich vor Ort nicht so
Statt lange zu warten, wurde es einfach
gut verkauft. Das senkt Einkaufs-, Lager- und
gemacht. Eine Testgruppe aus Geschäfts-
Frachtkosten. Bei Personal-Engpässen reicht
führung, Grafik, Kommunikation und einem
eine Nachricht und es finden sich Vertretungs-
Filialleiter erarbeitete gemeinsam, was eine
lösungen. Auch Urlaubsplanungen sind durch
Social-Business-Lösung können muss, um
das Tool optimal abgestimmt. Insgesamt wurde
die Arbeit in den Filialen und in der Zentrale
der Wissensaustausch über verschiedene
wirklich zu erleichtern. Nach nur zwei Wochen
Abteilungen und Standorte hinweg verbessert.
ging das Social Intranet unter dem tierischen
So erreichen zum Beispiel Informationen zu
Namen „my MIAU“ an den Start. Es basiert
Verkaufsaktionen oder Kundenevents nun alle.
auf der Software Intrexx Share. Nach einer
Testphase hieß es dann: „E-Mails verboten!“
Weitere Anwenderbeispiele finden Sie unter
intrexx.com/referenzen
Seit der Einführung ist es gelungen, die
interne Kommunikation von Megazoo völlig
23Vom Social Intranet zum
Digital Workplace
Interview mit Web-Veteran Prof. Dr. Riemke-Gurzki
Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki beschäftigt sich seit über 20 Jahren mit den T hemen Web und
Intranet. Er ist Leiter des Global Institute for Digital Transformation (gidt) an der staatlichen Hoch-
schule der Medien Stuttgart. Im Interview sprach er über digitale Unternehmenskultur. Er sieht
das Social Intranet als große Chance für Unternehmen, besser mit komplexen Herausforderungen
umzugehen.
sowie um die Möglichkeit der einfachen
Inwieweit erfordert der digitale Vernetzung von Mitarbeitern. Was man dabei
Wandel auch einen Wandel der nicht vergessen darf: Bei der Software handelt
Unternehmenskultur? es sich um ein reines Werkzeug. Wie bei allen
Werkzeugen gilt auch, dass ich das Werkzeug
Um es von den Märkten her zu betrachten: Es nur einsetze, wenn ich es brauche.
hat sich in den letzten Jahren viel verändert
– in nahezu jeder Branche. Plötzlich steht
das Thema Vernetzung auf der Agenda und
Und wie schätzen Sie den derzeiti-
nutzerzentriertes Design spielt eine Rolle. gen Stand ein? Wird Social Intranet
Schnellere Produktlebenszyklen, Innovation in Deutschland angenommen und
bis hin zur Disruption der Geschäftsmodelle gelebt?
durch kleine wendige Unternehmen. Das alles
wird durch digitale Technologien befeuert, das
Ja und nein. Grundsätzlich wird die Wichtig-
ist offensichtlich.
keit des Themas erkannt. In unserer Studie
„Intranet Themen und Trends 2016“ sehen 34
Da steckt auch ein verändertes Denken
Prozent der Befragten eine steigende Bedeu-
dahinter. Ein Schreibtischtäter wird kaum
tung des Themas, in der Vorjahresstudie waren
die Welt der Mobilität verändern. Jemand,
es rund 48 Prozent. In der Praxis ist zu sehen,
der es als persönliche Herausforderung sieht,
dass Unternehmen mit einer offenen und auf
sich im Team mit den Kollegen täglich neuen
Netzwerken basierenden Unternehmenskultur
Herausforderungen zu stellen, viel eher. Ich
sehr erfolgreich Social Intranets einsetzen.
sehe den Digitalen Wandel im Kern zunächst
Dazu gehören die Bereiche High-Tech und
als kulturellen Wandel im gesellschaftlichen,
Beratung.
persönlichen und unternehmerischen Bereich.
Im Unternehmen ganz klar der Trend: Weniger
Hierarchie, mehr offene Zusammenarbeit. Unternehmen stehen vor immer
komplexeren Herausforderungen:
Sie sehen Social Collaboration bezie- Wie können Social Intranets sie hier-
hungsweise Social Intranet als einen bei unterstützen?
Aspekt der Digitalen Transformation.
Um was geht es hier genau? Keine Unternehmensleitung kann heute
das eigene Business mehr bis in alle Details
verstehen. Das ist in der Regel viel zu komplex
Es geht um die Erweiterung des klassisch
geworden und Projektmanagement-Ampeln
informationsgetriebenen Intranets um
helfen hier nicht weiter. Warum nicht mit
leichtgewichtige, schnelle Kommunikation
24Social Intranets die kollektive Intelligenz Und wie werden sich Intranets bzw.
des Unternehmens nutzen und neue Ideen Unternehmensportale Ihrer Ansi-
entwickeln? Warum nicht auf die kleinen und
großen Ideen der Mitarbeiter zurückgreifen?
cht nach in den kommenden Jahren
Dort sitzen die Experten, die den Kunden, die verändern, z.B. in Hinblick auf die
Konkurrenz und die Märkte bis in das letzte Abbildung von Arbeitsprozessen und
Detail kennen. Wie das konkret aussehen kann Workflows?
und welche Vorteile daraus entstehen, ist
unternehmensindividuell. Es gibt so viele span-
Ich erhalte immer noch Anfragen von zum
nende Möglichkeiten, neue Herangehenswei-
Teil bekannten Unternehmen, die ein Intranet
sen in Entwicklung, Produktion und Vertrieb
betreiben, es aber nicht oder nur in sehr
zu entwickeln und sich damit vom Wettbewerb
geringem Umfang nutzen. Das sind Systeme,
abzuheben.
die teilweise noch auf dem technischen Stand
des letzten Jahrtausends sind. Auf der anderen
Ganz allgemein gefragt: Was macht Seite stehen die Unternehmen, die interne Un-
ein gutes Social Intranet eigentlich ternehmenskommunikation über das Intranet
aktiv betreiben und Anwendungen sowie
aus und sind die Vorteile messbar? Workflows integrieren. Diese werden das In-
tranet verstärkt als zentrale Infrastrukturkom-
Ein gutes Social Intranet ist das Social In-
ponente für webbasierte Anwendungen und
tranet, das zu dem jeweiligen Unternehmen
Workflows nutzen. Ein Trend wird sicher die
passt. Es muss das Geschäftsmodell, die
Verschmelzung von klassischen Workflows und
Organisation und die Kultur des Unterneh-
Social-Intranet-Funktionen sein
mens nicht nur berücksichtigen, sondern
individuell abbilden. Eine Messbarkeit des
Erfolgs entsteht in der Regel entlang von
Organisations- und Geschäftsmodellen. So ist
mir ein Unternehmen bekannt, dass den Erfolg
seines Social Intranet ganz konkret an den dort
entstehenden Patenten festmacht. Das passt
natürlich nicht für einen Auftragsfertiger oder
eine Vertriebsorganisation.
Prof. Dr. Thorsten Riemke-Gurzki ist Direktor des Global Institute for
Digital Transformation (gidt) an der staatlichen Hochschule der Medien
in Stuttgart. Er ist Autor und Mitautor einer Vielzahl von Publikationen
im Bereich Intranet, u.a. der Anwenderstudie „Intranet Themen und
Trends“ sowie dem Grundlagenwerk “Unternehmensportale und Intranet
– konzipieren, realisieren, betreiben”. Er ist Veranstalter des Stuttgarter
SharePointForum und der Digital Work & Business Konferenz.
www.gidt.institute
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