Vorstellung und Modul-Übersicht www.kitaweb.de - Kinderleichtes Kita-Management - Kita-Onlinekongress
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Kinderleichtes
Kita-Management
Vorstellung und
Modul-Übersicht
www.kitaweb.de
Value Dimensions Management Services GmbH
Leopoldstrasse 244 – 80807 München +49 89 208 039 224
Neubaugasse 36/2/19 – 1070 Wien +43 699 1720 2121
office@valuedimensions.com – www.valuedimensions.com
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KitaWeb, die umfassendste Kita-Management Software
KitaWeb ist sowohl bei sehr großen und kleinen Trägern KitaWeb ist mit Standorten in
Deutschland und Österreich vertreten
in Deutschland und Österreich erfolgreich im Einsatz: (München, Wien, in Kürze Berlin)
1 500 80 000
Standorte Kinder
3 900 15 000 Berlin
Gruppen Mitarbeiter*innen
KitaWeb ist ein Produkt der Value Dimensions und ist Ihr Partner für
Konzeption, Implementierung und Betrieb:
München
• Value Dimensions ist eine international tätige Unternehmensberatung Wien
• mit über 10 Jahren Branchenerfahrung im Kita-Management
• Sie profitieren von Best practice, Benchmarks und Expertenwissen aus Leopoldstrasse 244 – 80807 München
zahlreichen Projekten, um Ihr Kita-Management optimal zu gestalten Neubaugasse 36/2/19 – 1070 Wien
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Referenzen KitaWeb (Auszug)
Module
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Rund 50 Funktionen in 15 Modulen ermöglichen
KitaWeb-Module eine optimale Unterstützung Ihrer Kita!
Standortinformationen Auftragsverwaltung
Standorte Gruppen Instandhaltung Externe Vergabe
Dienstplanung Teameinsatzplanung
Zeiterfassung An-/Abmelden
Mitarbeiter Urlaubsverwaltung Fortbildung Kursverwaltung
Personaldaten Referenten/Orte
Aufnahme/Vertragsdaten Selbstevaluierung
Qualitäts-
Kinder Anwesenheiten Workshopplanung
Leistungsverrechnung
Management Maßnahmenverwaltung
SpringerInnen-Kalender Eltern-Portal
Springer- SpringerInnen-Buchung
Digitale Eltern-App
verwaltung SpringerInnen-Abrechnung
Kommunikation Interne Mitarbeiter-Komm.
Rahmenverträge Katalogverwaltung
Material- Bestellverwaltung
Bestell- Lieferanten-Verwaltung
Bestellung Verbraucherstatistik
Administration Zentral-Bestellungen
Befunde, Zertifikate Subjektförderung
Förder-
Dokumente Bilder, Pläne Trägerförderung
Dokumente aller Art
nachweise Kindernachweise
Fibu-Reporting Spiel-/Bastelmaterial
Standort-
Reporting KPI-Reporting Benchmarking
Flash-Reporting
Kennzahlen Budget Plan/Ist
Anonymisierung/Löschung Import/Export
DSGVO Schnittstellen
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Ihre Vorteile von KitaWeb
modern & web-basiert modular & vollintegriert
• KitaWeb ist von überall • KitaWeb-Module sind voll integriert,
aus zugänglich und auf alle Daten sind in allen Modulen
mobilen Geräten nutzbar. verfügbar.
• Hoch anwenderfreundlich • hohe, revisionssichere
und zukunftssicher durch Datenqualität im Austausch mit
modernes User-Interface. anderen Systemen.
• Die KitaWeb-Module können
einzeln lizenziert werden.
steigert Effizienz &
€
rollenbasiert Qualität
• Umfangreiche • Mehr Zeit für Kinder- und
Zugriffsberechtigungen Elternarbeit.
schaffen maximale • Reduktion von Prozess-
Datensicherheit und hohe Schnittstellen und
Transparenz. Papierdokumenten.
• Erhöhung der Arbeitsqualität.
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Modulansicht Beispiel (1/6)
Standorte Instandhaltung
• Übersichtliche Darstellung der Standorte, Einrichtungsarten • Auftragserteilung & Kommentarfunktion zur verbesserten
und Gruppen Kommunikation zwischen Auftraggeber & Techniker
• Angaben zu Kontaktdaten, Einrichtungs-Angebote, • Angebots- und Ausschreibungsverwaltung
Gruppengrößen, Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, … • Fortschrittsbericht, damit Sie jederzeit aktuell informiert
• Regionale oder Gesellschafts-Strukturen und sind.
Leitungsspannen
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Modulansicht Beispiel (2/6)
Mitarbeiter
Mitarbeiter-Verwaltung / Dienstplanung Zeiterfassung / An- & Abwesenheitsverwaltung
• Mitarbeiter werden aus der Lohnverrechnung übernommen • Zeiten können für mehrere Standorte eingetragen werden,
und den Standorten in KitaWeb zugeordnet. • Zuschläge werden manuell oder automatisch berechnet.
• Basis- und Detail-Dienstplanung in KitaWeb für die • Die Zeiterfassung ist einfach ausdruckbar und mit
Mitarbeiter auf Gruppenebene und je Tag nach Tätigkeitsart Unterschrift archivierbar
• Rollen- und Zugriffsverwaltung für KitaWeb-Berechtigungen • Plan-Stunden-Vorschlag aus Dienstplan
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Modulansicht Beispiel (3/6)
Kinder
Kinder-Verwaltung Elternportal & -App
• Vormerkung/Anmeldung/Wartelisten-Management, • Mitteilungen & Nachrichtenaustausch zwischen Einrichtung
• Online-Erfassung der Kinderstammdaten wie Foto, Geburtstag, und Eltern, online-Datenupdate
Eltern, Gesundheitsdaten, Abholberechtigung, u.v.a. • Kalender, Termine, Abwesenheiten, Speisepläne, Formulare
• Vertragserstellung und automatische Mail-Kommunikation • Stammdaten- sowie Leistungsübersicht
• Fakturierung, Zahlungsabgleich, Lastschrift, Förder-Schnittstellen
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Modulansicht Beispiel (4/6)
Fortbildung Qualitäts-Management
• Erstellung von Fortbildungsplänen und online-Kursbuch • Definition von Qualitätskriterien und Zielen zu
• online-Kurssuche und –Buchung für alle Mitarbeiter Fachspezifikationen
• Referentenportal inkl. Fortbildungsevaluierung • Organisation und Management von Workshops zur
• Ablage und Bereitstellung von Fortbildungsunterlagen & Erarbeitung der Umsetzungsmaßnahmen
Versand von Teilnehmerzertifikaten • Selbst-Evaluierung zur regelmäßigen Selbst-Einstufung und
• Einbindung externe Kursanbieter Zielerreichungs-Kontrolle
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Modulansicht Beispiel (5/6)
Springerverwaltung Materialbestellung
• Übersichtliche Darstellung aktueller Verfügbarkeiten von • Import-Schnittstelle zu den Lieferanten
SpringerInnen/Aushilfen • Katalog aller Artikel
• Suche und Buchung von gewünschten SpringerInnen • Zentrale Bestell-Bündelung und -Korrektur sowie
• Abrechnung von SpringerInnen mit Lohnverrechnung Auslösung des Bestellauftrags
10Modulansicht Beispiel (6/6)
Dokumenten-Management Finanzen & Reporting
• Strukturierte Ablage und Beschlagwortung aller Dokumente • Erstellung diverser Reports für Leiter*innen,
und Unterlagen Pädagog*innen, Verwaltung
• Übersichtliche Darstellung der Analysen
• Unterschiedliche Zugriffsberichtigungen bieten höchste
Sicherheit und maximale Übersichtlichkeit
11Reporting
KIGA-WEB hat 4 Berichtssysteme mit zunehmender Datendetaillierung sowie ein
Förder-Reporting
hoch aggregiert
Die wichtigsten Management
KPI-Report Kennzahlen in Echtzeit
Buchhaltungsdaten flexibel
Fibu-Reports aggregieren und auswerten
Definierte Daten exportieren
Flash-Reports und in Excel analysieren
Ad-hoc Analysen und flexible,
Qlikview grafische Auswertungen
hoch detailliert
+ Förder-Reporting
12Reporting
KPI-Report FIBU-Reports
Management-Kennzahlen werden in einem KPI-Report definiert Der Buchungsstoff kann nach verschiedenen (quantitaiven und
und sind auf Knopfdruck aufrufbar qualitativen) Dimensionen (z.B. nach Gruppen, Regionen, Kinder
Zufriedenheit) zusammengeführt bzw. nach kostenrechnerischen
Management-Report | Jun 2015 Gesamt Gesichtspunkten ausgewertet und analysiert werden,.
Standort-Wachstum | Gesamt
Abweichung
Kennzahl Ist 12|2015(a.) Ist 6|2014(a.) Ist 6|2015(a.)
Ist VJ zu aktuell
Anzahl Standorte 100 80 95 15 a.
Anzahl betreute Kinder 5.000 4.000 4.500 500 a.
Kennzahl (TEUR) Ist |2010(a.) Ist 1-6|2014(a.) Ist 1-6|2015(a.) Abweichung
operatives Ergebnis nur KTH
(ohne Erlöse-SOPÄD, -Verwaltg, AfA)
1.000 700 900 200 a.
operatives Ergebnis SNK gesamt
(ohne AfA)
200 100 100 0 a.
operatives Ergebnis je Region Ist 1-6|2015(a.TEUR)
Wirtschaftlichkeit
Entwicklung Liquidität 2015
STAND 30-06-2015
Verfügbare Liquide Mittel
(TEUR) Kto.-St. 06/2015
Geldflussrechnung per 06/2015 Die Berichtszeilen je Bericht sind frei definierbar und
aggregieren Konten des Buchungsstoffes
Anfangsbestand 1.000.000 E UR Ergebnis vor AfA 200 E UR
Abnahme/Zunahme Foderungen & Vorräte 700 EUR
Abnahme/Zunahme Rückstell. & Verbindl. - 200 EUR
Geldflussrechnung aus der lfd. Geschätstätigkeit 700 EUR
Geldfluss. Gesamt - 610.000 EUR Geldflussrechnung aus der Investitionstätigkeit - 900 EUR
Bewertungsreserve 1.900 EUR
Darlehen 200 EUR
Geldflussrechnung aus der Finanzierungstätigkeit 2.100 EUR
Endbestand 390.000 E UR Geldflussrechnung Gesamt 1.900 E UR
13 Pädagogische QualitätReporting
Flash-Reports QlikView
Für wiederkehrende Auswertungen können eine Vielzahl Mittels Qlikview kann je nach Berechtigungsstufe auf alle Daten
bestehender oder auch individueller Flash-Reports“ genutzt der Datenbank zugegriffen werden und beliebig ausgewertet
werden. Flashreport ermöglichen es Detaildaten in Excel in werden.
gewohnter Weise zu analysieren (z.B. Filtern oder Pivotieren)
Jahr 2016
Zeilenbeschriftungen Summe von KRANKENSTAND
Auch für mobile Auswertungen und
Jan 100
Feb 75
Analysen bestens
Mär 33
Apr 90
Mai 65
Jun
Jul
77
43 geeignet!
Aug 94
Sep 88
Okt 96
Nov 105
Gesamtergebnis 866
14Unsere Leistungen
Als Berater erarbeiten wir mit
Das kinderleichte
Konzeption Ihnen gemeinsam von Beginn an
Kita-Management
den optimalen Soll-Prozess.
Unser professionelles
Technische Beraterteam begleitet Sie bei der
Implementierung Umsetzung des Soll-Prozesses
mit KitaWeb.
Mit Key-Usern werden die
Qualitäts- umgesetzten Soll-Prozesse
dokumentiert und erprobt.
sicherung
Unsere Schulungen werden individuell an die Bedürfnisse
Schulungen & der User ausgerichtet.
Floorwalking Floorwalking ermöglicht eine regelmäßige Anwender-
Betreuung und rasche Unterstützung im Bedarfsfall.
Über einen fortwährenden
Wartung Wartungsvertrag gewährleisten wir
die stetige Weiterentwicklung.
15Ihre persönlichen
Ansprechpartner
Dr. Lukas Wallner
Lukas.wallner@valuedimensions.com
Mag. Martin Holluger
Martin.holluger@valuedimensions.com
Value Dimensions Management Services GmbH
Leopoldstrasse 244 – 80807 München +49 89 208 039 224
Neubaugasse 36/2/19 – 1070 Wien +43 699 1720 2121
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