Weiterentwicklung des CRW-Unterrichts im Zuge der Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen - UNIPUB
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Laura Rosenberger, BA
Weiterentwicklung des CRW-Unterrichts im
Zuge der Digitalisierung und Automatisierung
im Rechnungswesen
Masterarbeit
zur Erlangung des akademischen Grades
eines Master of Science
der Studienrichtung Wirtschaftspädagogik
an der Karl-Franzens-Universität Graz
Betreuung: Assoz. Prof. Mag. Dr. Elisabeth Riebenbauer
Institut für Wirtschaftspädagogik
Markt Hartmannsdorf, März 2021
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung ...................................................................................................................... 1
1.1 Forschungsfrage und Zielsetzung ........................................................................... 2
1.2 Disposition .............................................................................................................. 4
2 Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen ........................................................... 6
2.1 Der Weg zu Industrie 4.0 ......................................................................................... 6
2.2 Begriffsabgrenzung Digitalisierung und Automatisierung ......................................... 9
2.3 Treiber der Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen ...................10
2.4 Neue Trends und Technologien im Rechnungswesen............................................11
2.4.1 Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) ....................................11
2.4.2 Elektronische Rechnung .................................................................................13
2.4.3 Optical Character Recognition (OCR) .............................................................14
2.4.4 Robotic Process Automation (RPA).................................................................16
2.4.5 Lernende Systeme und künstliche Intelligenz (KI) ...........................................18
2.4.6 Dokumentenmanagementsystem (DMS) .........................................................19
2.4.7 Automatisierung von Bankbuchungen .............................................................21
2.5 Auswirkungen auf das Anforderungsprofil von Fachkräften ....................................22
2.5.1 Berufliche Handlungskompetenz .....................................................................22
2.5.2 Geforderte Kompetenzen im modernen Rechnungswesen..............................24
3 Analyse des aktuellen CRW-Unterrichts an Handelsakademien..............................27
3.1 Notwendigkeit des Softwareeinsatzes ....................................................................28
3.2 CRW-Unterricht an Handelsakademien ..................................................................30
3.3 Lehrplananalyse Handelsakademie........................................................................31
3.3.1 Bedeutung des Lehrplans ...............................................................................31
3.3.2 Allgemeines Bildungsziel .................................................................................32
3.3.3 Allgemeine didaktische Grundsätze ................................................................34
3.3.4 Lehrplanbestimmungen zum Rechnungswesenunterricht ...............................35
3.3.5 Sonstige Lehrplanbestimmungen zum Softwareeinsatz ..................................36
3.3.6 Fazit zur Lehrplananalyse ...............................................................................37
I
3.4 Schulbuchanalyse CRW-Unterricht ........................................................................39
3.4.1 Bedeutung des Schulbuchs .............................................................................40
3.4.2 Analyseobjekte ................................................................................................41
3.4.3 Methodisches Vorgehen..................................................................................42
3.4.4 Ergebnisse der Schulbuchanalyse ..................................................................43
3.4.5 Gegenüberstellung von Schulbuch und betrieblicher Praxis ............................52
4 Weiterentwicklungsfelder des CRW-Unterrichts.......................................................57
4.1 Optimierungsmöglichkeiten auf der Makroebene....................................................58
4.1.1 Bedeutung der LehererInnenfortbildung ..........................................................58
4.1.2 Ausweitung der IT-Infrastruktur .......................................................................60
4.2 Weiterentwicklung auf der Mesoebene – Anpassung des Lehrplans ......................61
4.3 Implikationen auf der Mikroebene...........................................................................63
4.3.1 Optimierung des Verbuchungsprozesses der Ausgangsrechnungen...............64
4.3.2 Optimierung des Verbuchungsprozesses der Eingangsrechnungen................66
4.3.3 Optimierung des Verbuchungsprozesses der Bankbelege ..............................69
5 Zusammenfassung und Ausblick...............................................................................73
6 Literaturverzeichnis ....................................................................................................76
II
Abkürzungsverzeichnis
BMBWF Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung
BÖB Bundesverband der österreichischen Bilanzbuchhalter
CPS cyber-physische Systeme
CRW Computerunterstütztes Rechnungswesen
CSV Comma-separated values
DMS Dokumentenmanagementsystem
ERP Enterprise-Resource-Planning
FiBu Finanzbuchhaltung
KI Künstliche Intelligenz
OCR Optical Character Recognition
RPA Robotic Process Automation
UID Umsatzsteueridentifikationsnummer
USt Umsatzsteuer
III
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Vier Phasen der industriellen Revolution........................................................... 7
Abbildung 2: Verkaufsprozess in einem ERP-System...........................................................12
Abbildung 3: Klassischer Rechnungsprozess .......................................................................13
Abbildung 4: Digitaler Rechnungsprozess ............................................................................14
Abbildung 5: Belegdatenerkennung unter Einsatz von OCR-Technologie ............................15
Abbildung 6: Exemplarischer Einsatzbereich von Robotern im Rechnungswesen ................17
Abbildung 7: Automatisierung der Finanzbuchhaltung durch lernende Systeme ...................18
Abbildung 8: Einsatzbereich eines Dokumentenmanagementsystems in der Buchhaltung ...20
Abbildung 9: Digitaler Bankauszug in einer Buchungsmaske ...............................................22
Abbildung 10: Traditioneller und wirtschaftsinstrumenteller Buchführungsunterricht .............28
Abbildung 11: Ablauf Verkaufsprozess .................................................................................44
Abbildung 12: Beschreibung zur manuellen Verbuchung ......................................................45
Abbildung 13: Import von Buchungen ...................................................................................46
Abbildung 14: Verbuchung einer Ausgangsrechnung ...........................................................47
Abbildung 15: Vorerfassungen einer Eingangsrechnung ......................................................48
Abbildung 16: Automatische Verbuchung von Eingangsrechnungen ....................................49
Abbildung 17: Darstellung Verbuchung Eingangsrechnung ..................................................50
Abbildung 18: Verlauf der Ausgangsrechnung in der Praxis .................................................53
Abbildung 19: Verlauf der Eingangsrechnung in der Praxis ..................................................54
Abbildung 20: Verlauf der Bankbuchung in der Praxis ..........................................................56
Abbildung 21: Drei Ebenen des Unterrichts ..........................................................................57
Abbildung 22: Funktionsweise von RPA ...............................................................................68
Abbildung 23: Digitaler Bankauszug im CSV-Format ............................................................70
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Hauptkategorien der Schulbuchanalyse ...............................................................43
Tabelle 2: Anzahl an Kodierungen ........................................................................................44
Tabelle 3: Checkliste Rechnungsausgleich ..........................................................................52
IV
Einleitung
1 Einleitung
Die Digitalisierung und Automatisierung verändern unseren Alltag und machen auch vor der
Berufs- und Arbeitswelt keinen Halt. Auch der Bereich des Rechnungswesens ist in den letzten
Jahren sehr stark davon betroffen. Mit dem Einsatz von neuen Technologien und Programmen
verändern sich gesamte Abläufe und Verfahren, die zu digitalen Prozessen werden. Die
Entwicklungen im Rechnungswesen schreiten rasant voran und der Einsatz von Robotern oder
auch künstlicher Intelligenz gewinnt immer mehr an Relevanz in diesem Bereich.1
Durch die rasante Weiterentwicklung des Rechnungswesens aufgrund der Digitalisierung und
Automatisierung ändern sich auch die Kompetenz- und Anforderungsprofile an die Fachkräfte.
Routineaufgaben, wie beispielsweise die Verbuchung von Ausgangsrechnungen oder die
Erstellung von Mahnungen, werden nicht mehr von Menschen erledigt, sondern können
bereits maschinell durchgeführt werden. Das Aufgabengebiet der Rechnungswesen-
Fachkräfte verlagert sich dadurch hin zu komplexeren Tätigkeitsbereichen, wie beispielsweise
die Überwachung und Kontrolle von automatisierten Vorgängen. Aus diesem Grund fordert
das moderne Rechnungswesen von den agierenden Arbeitskräften auch ein tiefgehendes
Verständnis für Software- und Technologielösungen.2
Um zukünftige MitarbeiterInnen auf das digitale und automatisierte Rechnungswesen
vorzubereiten, muss die wirtschaftliche Ausbildung in diesem Bereich an die neuen
Gegebenheiten anpasst werden. Aufgrund der rasant voranschreitenden Veränderungen im
Rechnungswesen in der Praxis ergeben sich enorme Potentiale für die Optimierung bzw.
Weiterentwicklung des Rechnungswesenunterrichts an berufsbildenden Schulen. Vor allem
der computerunterstützte Rechnungswesenunterricht (CRW-Unterricht) gerät in diesem
Kontext in den Fokus, da er spezielle Fach- und Anwendungskenntnisse unter Einbeziehung
von praxisnahen Softwareprogrammen vermitteln soll.3 Da die aktuellen Entwicklungen im
Rechnungswesen von neuen Technologien und IT-Trends geprägt sind, würde eine
Integration dieser Tools vor allem im Bereich des computerunterstützten Unterrichtes eine
sinnvolle Option darstellen. Aus diesem Grund hat der CRW-Unterricht enormes Potential die
aktuellen Entwicklungen aus der Praxis zu implementieren.
Aufgrund meiner Tätigkeit als Buchhalterin in einer bereits digitalisierten Steuerberatungs-
kanzlei gehören Technologien wie Roboter, Belegerkennungssoftware sowie Dokumenten-
managementsysteme zu meinem Berufsalltag. Dementsprechend wird mir die enorme
Veränderung bzw. Weiterentwicklung im Rechnungswesen tagtäglich vor Augen geführt und
1 Vgl. Knefz-Reichmann/Grünbichler (2020), 9–10.
2 Vgl. Jordanski (2020), 65–75 und Klein/Küst (2020), 92.
3 Vgl. Lehrplan der Handelsakademie (2014), 57–58.
1
Einleitung
weckt mein Interesse, mich tiefergehend mit dieser Materie zu befassen. Der CRW-Unterricht,
der sich aufgrund der Einbindung von praxisrelevanten Softwareprogrammen vom
herkömmlichen Rechnungswesenunterricht unterscheidet, kommt durch die Verwendung von
Buchhaltungssoftware und anderen fachspezifischen Programmen dem praktischen
Aufgabengebiet im Rechnungswesen sehr nahe.
Ein weiterer Grund, der für eine intensive Auseinandersetzung mit dem computerunterstützten
Rechnungswesen spricht, ist die Tatsache, dass diese Thematik noch eine Forschungslücke
darstellt. In der Literatur findet man unzählige empirische Untersuchungen zum Rechnungs-
wesenunterricht, jedoch ist der Fokus auf die computerunterstützte Unterrichtsform eine
Seltenheit. Da der CRW-Unterricht ein fester Bestandteil im Lehrplan der Handelsakademie
(HAK) ist, besteht darin die große Relevanz, dieses Unterrichtsfach in Rahmen dieser
Masterarbeit zu bearbeiten.4
1.1 Forschungsfrage und Zielsetzung
Aufgrund der aufgezeigten Problemstellung wird folgende Forschungsfrage für diese
Masterarbeit abgeleitet:
Welche Veränderungen ergeben sich durch die Digitalisierung und
Automatisierung im Rechnungswesen für den CRW-Unterricht?
Aus der dargelegten Forschungsfrage ergeben sich weitere Fragestellungen, die anhand
dieser Masterarbeit beantwortet werden sollen:
• Welche aktuellen Entwicklungen ergeben sich im Bereich des Rechnungs-
wesens aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung?
• Welche Anforderungs- und Kompetenzprofile lassen sich für zukünftige
Fachkräfte im Bereich des digitalen Rechnungswesens ableiten?
• Welche Rahmenbedienungen gelten für den derzeitigen CRW-Unterricht im
Hinblick auf Lehrplan und verfügbare Lehr-Lern-Materialien?
• Welche Handlungsempfehlungen lassen sich für den CRW-Unterricht aufgrund
der Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen ableiten?
Ausgehend von den Forschungsfragen sollen die Ziele der vorliegenden Masterarbeit sowie
die zu verwendeten Methoden in den folgenden Absätzen dargelegt werden:
4 Vgl. Lehrplan der Handelsakademie (2014).
2
Einleitung
Das Hauptziel dieser Masterarbeit ist, mögliche Weiterentwicklungs- bzw. Optimierungs-
potentiale für den CRW-Unterricht unter Beachtung von aktuellen Entwicklungen im
Rechnungswesen aufzuzeigen. Da sich das Rechnungswesen derzeit aufgrund von neuen
Technologien umfangreich verändert bzw. bereits verändert hat, ist es wichtig, diese
Entwicklungen auch in der schulischen Ausbildung zu berücksichtigen. Diese Masterarbeit soll
mögliche Auswirkungen der Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen auf den
CRW-Unterricht thematisieren und Entwicklungschancen aufgreifen.
Dazu soll anfangs ein tiefgehendes Verständnis für die aktuelle Lage im Rechnungswesen
geschaffen werden. Ein Ziel ist den Status Quo der Digitalisierung und Automatisierung des
Rechnungswesens aufzubereiten, um ein ausgeprägtes Wissen über die aktuellen
Entwicklungen im praktischen Rechnungswesen zu erlangen. Da im Lehrplan der
Handelsakademie ersichtlich ist, dass sich der Lehrstoff für den computerunterstützen
Rechnungswesenunterricht vor allem auf die laufende Finanzbuchhaltung fokussiert, sollen
die aktuellen Entwicklungen vor allem im Bereich der Buchhaltung näher erläutert werden.5
Ein weiteres Ziel ist, die neuen Anforderungs- und Kompetenzprofile, die das digitalisierte und
automatisierte Rechnungswesen mit sich bringt, zu erörtern. Der Grund für diese Fokussierung
besteht darin, dass die in der Praxis geforderten Kompetenzen auch Teil der computer-
unterstützen Rechnungswesenausbildung sein sollen, sodass zukünftige Fachkräfte praxis-
nah auf das Berufsleben vorbereitet werden. Daher sollen die neuen Anforderungen an das
Fachpersonal im Rechnungswesen zuvor aufgegriffen werden, sodass sie anschließend in der
Optimierung des CRW-Unterrichts berücksichtigt werden können.
Um die aktuellen Entwicklungen im Rechnungswesen sowie die Anforderungen und
Kompetenzen an die Fachkräfte darzulegen, soll eine umfassende Literaturrecherche
durchgeführt werden. Damit der Einsatz von neuen Technologien im Rechnungswesen
plakativ abgebildet werden kann, sollen Praxisbeispiele ergänzend in dieser Arbeit auf-
genommen werden.
Des Weiteren ist es Ziel dieser Masterarbeit, den aktuellen CRW-Unterricht zu analysieren,
um herauszufinden, inwieweit aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen in der schulischen
Ausbildung bereits integriert sind. Dazu sollen einerseits eine Lehrplananalyse und
andererseits eine Inhaltsanalyse von aktuellen CRW-Schulbüchern durchgeführt werden,
sodass ein aktueller Zustand der derzeitigen Ziele und Inhalte des CRW-Unterrichts erhoben
werden kann. Ziel ist es herauszufinden, inwiefern die Digitalisierung und Automatisierung im
Rechnungswesenunterricht bereits implementiert sind und wo es noch Verbesserungs-
möglichkeiten gibt.
5 Vgl. Lehrplan der Handelsakademie (2014), 57–58.
3
Einleitung
Ausgehend von der Analyse ist es abschließend das Ziel dieser Masterarbeit, Handlungs-
empfehlungen für die die Optimierung des CRW-Unterrichts am Vorbild des digitalisierten und
automatisierten Rechnungswesens abzuleiten. Hier sollen die Anforderungen und
Kompetenzen an die Fachkräfte, die im Rahmen der Literaturrecherche dargelegt wurden,
berücksichtigt werden. Die Empfehlungen sollen sich nicht nur auf die Inhalte des CRW-
Unterrichts beschränken, sondern auch Rahmenbedienungen rund um die Unterrichtsform,
wie z.B. die Weiterbildung des Lehrpersonals, aufgreifen.
1.2 Disposition
Die vorliegende Masterarbeit umfasst insgesamt fünf Kapitel. Nach Darlegung der
Ausgangssituation, Problemstellung und Zielsetzung in der Einleitung soll im zweiten Kapitel
ein Status Quo über die aktuellen Entwicklungen des Rechnungswesens folgen. Ausgehend
von der Bedeutung der Digitalisierung und Automatisierung für dieses Berufsfeld, sollen vor
allem die neuen Technologien und Trends, die das Rechnungswesen erreicht haben, erläutert
werden. Der Schwerpunkt liegt explizit auf dem Bereich der Buchhaltung, da im Rahmen des
CRW-Unterrichts vor allem die laufenden Geschäftsfälle erarbeitet werden. Mithilfe von
Praxisbeispielen werden die Einbindung der neuen Technologien im Bereich des Rechnungs-
wesens plakativ abgebildet. Das moderne Rechnungswesen fordert auch neue Kompetenzen
der Fachkräfte, um die aktuellen Entwicklungen im Rechnungswesen in der Praxis meistern
zu können. Daher wird im nächsten Schritt das Anforderungsprofil für Beschäftigte im
digitalisierten Rechnungswesen thematisiert, in dem explizit jene Kompetenzen aufgegriffen
werden, die in der Literatur als besonders relevant angesehen werden. Ausgehend von den
geforderten Kompetenzen an die Fachkräfte, wird eine Überleitung zur Rechnungs-
wesenausbildung im Rahmen des CRW-Unterrichts hergestellt.
Im dritten Kapitel wird anfangs die Relevanz des computerunterstützten Rechnungswesen-
unterrichts für berufsbildende Schulen erläutert und bereits existierende empirische
Untersuchungen zu dieser Thematik vorgestellt. Darauf aufbauend wird das Forschungs-
design zur Lehrplan- und Schulbuchanalyse dargestellt und die genauen Analyseobjekte
sowie die Kriterien der Untersuchung beschrieben. Die Lehrplananalyse soll aufzeigen, welche
Ziele und Inhalte im Rahmen des CRW-Unterrichts verankert sind und ob Veränderungen im
Zuge der Digitalisierung und Automatisierung bereits berücksichtigt sind. Die Schul-
buchanalyse soll Informationen liefern, inwieweit aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
bereits in den Inhalten der Schulbücher implementiert sind. Der Fokus des Forschungs-
vorhabens liegt explizit auf der laufenden Buchhaltung, da diese Inhalte im Zentrum der
curricularen Vorgaben sowie der CRW-Bücher stehen. Anhand der Auswertung der Lehrplan-
und Schulbuchanalyse wird demonstriert, in welchen Bereichen die Ziele des Lehrplans sowie
4
Einleitung
die Inhalte der Schulbücher Verbesserungspotentiale im Vergleich zu den aktuellen
Entwicklungen im Rechnungswesen haben.
Die gewonnen Informationen aus der Lehrplan- und Schulbuchanalyse stellen die Grundlage
für das vierte Kapitel dar. In diesem Abschnitt sollen Empfehlungen zur Optimierung der
Zielsetzung und Inhalte der Schulbücher am Vorbild der aktuellen Entwicklungen im
Rechnungswesen erläutert werden. Es werden mögliche Weiterentwicklungsfelder thema-
tisiert, die sich am digitalisierten und automatisierten Rechnungswesen orientieren. Die
abgeleiteten Handlungsempfehlungen rücken auch die geforderten Kompetenzen an die
zukünftigen Fachkräfte in den Fokus. Des Weiteren werden in diesem Kapitel auch andere
Weiterentwicklungspotentiale rund um den CRW-Unterricht beleuchtet.
Abschließend werden im letzten Kapitel die gesammelten Ergebnisse und Erkenntnisse
zusammengefasst. Im Zuge dessen werden die Forschungsfragen nochmals aufgegriffen und
auch ein Ausblick auf mögliche, zukünftige Forschungsvorhaben gegeben.
5Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
2 Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
Die Digitalisierung und Automatisierung haben in unserem Alltag Einzug genommen und
umfassen digitale Entwicklungen im Berufs- und Privatleben. Diese sogenannte digitale
Revolution beinhaltet innovative Geschäftsmodelle, neue technologische Möglichkeiten sowie
steigende Automatisierung in vielen Anwendungsbereichen.6 Auch das Rechnungswesen ist
davon nicht ausgenommen und passt sich den neuen Gegebenheiten an.
Der voranschreitende Wandel führt auch zu einem veränderten Aufgaben- und
Tätigkeitsbereich der Fachkräfte im Rechnungswesen. Da einfache und wiederkehrende
Tätigkeiten durch Technologien substituierbar werden, ergeben sich neue Aufgaben für
MitarbeiterInnen in diesem Bereich. Es kommt es zu einer Verschiebung von Tätigkeitsfeldern,
weg von repetitiven Tätigkeiten – hin zu komplexeren Aufgabenstellungen. Um den neuen
Anforderungen des Rechnungswesens zu entsprechen, werden vor allem IT-Kenntnisse
zunehmend wichtiger.7
Das folgende Kapitel gibt einen Überblick, wie die aktuellen Entwicklungen im Rechnungs-
wesen aussehen. Anfangs wird die industrielle Revolution thematisiert, um den Weg in das
digitale Zeitalter aufzuzeigen. Die Begriffe Digitalisierung und Automatisierung werden
definiert und deren Einsatzmöglichkeiten im Rechnungswesen beispielhaft vorgestellt. Neben
den Hauptfaktoren, die für die voranschreitenden Veränderungen verantwortlich sind,
fokussiert dieses Kapitel vor allem neue Technologien und Trends im Rechnungswesen.
Deren Einsatzmöglichkeiten werden anhand von Praxisbeispielen abgebildet. Da diese
Neuausrichtung veränderte Kompetenzen der Fachkräfte verlangt, folgt abschließend eine
umfangreiche Betrachtung neuer Anforderungen an das Fachpersonal im modernen
Rechnungswesen.
2.1 Der Weg zu Industrie 4.0
Im Zusammenhang mit der aktuellen Entwicklung der Digitalisierung und Automatisierung wird
das momentane Zeitalter oft als vierte industrielle Revolution oder auch Industrie 4.0
bezeichnet, welches von intelligenten Vernetzungen sowie zahlreicher Informations- und
Kommunikationstechnologien geprägt ist.8 Die folgende Abbildung soll den Verlauf der
industriellen Revolution sowie wichtige Teilaspekte der jeweiligen Phase aufzeigen:
6 Vgl. Lorenzen/Bayat (2020), 29.
7 Vgl. Klein/Küst (2020), 92.
8 Vgl. Grönke/Ahr (2017), 124–125; Heuermann/Engel/Lucke (2018), 9–12 und Setnicka/Ziskovsky
(2020), 20–22.
6Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
Abbildung 1: Vier Phasen der industriellen Revolution9
Die erste Phase der industriellen Revolution, auch Industrie 1.0 genannt, hat ihren Ursprung
im 18. Jahrhundert. Aufgrund eines enormen Bevölkerungszuwachses sowie zunehmender
Exportmöglichkeiten waren neue Technologien dringend erforderlich. Bedeutsame
Erfindungen in dieser Zeit waren neben der Dampfmaschine auch der mechanische
Webstuhl.10 Am Beginn des 20. Jahrhunderts bahnten sich zentrale Veränderungen an, denn
aufgrund von Arbeitsteilung wurde eine Massenproduktion möglich.11 Nennenswerte
Errungenschaften in der sogenannten Industrie 2.0 waren u.a. das Fließband, die Schreib-
maschine sowie die Einführung flächendeckender Elektrizität. Auch die Automobilindustrie hat
ihren Anfang in der Zeit der zweiten industriellen Revolution. Um 1970 spielte sich eine weitere
Wende ab, denn die beginnende Digitalisierung revolutionierte die Arbeitswelt. Es gibt erste
Computer, die in der Wirtschaft und Verwaltung eingesetzt werden.12 Auch die
Automatisierung spielt eine größer werdende Rolle. So führt beispielsweise die Optimierung
der Fließbandproduktion zur weiteren Beschleunigung von Arbeitsschritten.13
Die vierte Stufe der industriellen Revolution bezieht sich auf das derzeitige Zeitalter, dass
aufgrund neuer technologischer Fortschritte gesamte Lebens- und Arbeitsbereiche verändert.
Der Haupttreiber, der zu Industrie 4.0 führte, war vor allem der weltweite Durchbruch des
Internets. Das World Wide Web ermöglichte Unternehmen Fuß zu fassen, ohne jegliche Art
von Hardware oder Infrastruktur. Die Möglichkeiten des Internets führten zur Verschiebung der
Geschäftsmodelle in die digitale Welt und darüber hinaus zur Entstehung von internet-
9 Abbildung entnommen aus: Setnicka/Ziskovsky (2020), 21.
10 Vgl. Siepmann (2016), 19 und Lucks (2017), 5–6.
11 Vgl. Setnicka/Ziskovsky (2020), 20.
12 Vgl. Heuermann/Engel/Lucke (2018), 9–12.
13 Vgl. Lucks (2017), 8.
7Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
betriebenen Großkonzernen wie Google und Amazon.14 Heuermann, Engel und Lucke
berichten davon, dass die Einleitung der vierten industriellen Revolution ungefähr ab dem
Jahre 2000 erfolgte.15 Roth definiert Industrie 4.0 als „Vernetzung aller menschlichen und
maschinellen Akteure über die komplette Wertschöpfungskette sowie die Digitalisierung und
Echtzeitauswertung aller hierfür relevanten Informationen“16.
Hauptelemente, die die aktuelle Revolution kennzeichnen, sind u.a. cyber-physische Systeme
(CPS). Hippmann, Klingner und Leis beschreiben CPS als „Kombinationen aus mechanischen,
elektronischen und digitalen Komponenten, die über das Internet kommunizieren können“17.
Reinheimer und Strahringer berichten davon, dass mithilfe von CPS die physische und digitale
Welt miteinander verschmelzen.18 Als Beispiele können Verkehrsteuerungs- oder
Fahrassistenzsysteme genannt werden.19
Ein weiteres Schlagwort, das im Zusammenhang mit Industrie 4.0 steht, ist ‚Internet of Things‘.
Der Begriff beschreibt die Vernetzung zwischen Menschen und alltäglichen Gegenständen
mithilfe von Internetapplikationen (Apps). Diese Kommunikationsform ermöglicht
beispielsweise die Steuerung der Standheizung eines Autos mithilfe einer App am
Smartphone.20
Auch Netzwerke spielen im heutigen Zeitalter eine wesentliche Rolle. In der vierten Phase der
industriellen Revolution werden Daten unternehmensintern sowie -extern permanent und in
Echtzeit ausgetauscht. Dazu werden u.a. Cloud-Lösungen genutzt, die ein hohes Maß an
Flexibilität ermöglichen.21
Industrie 4.0 erreicht auch das Rechnungswesen und verändert Tätigkeiten, Abläufe und
Systeme. Die aktuellen Entwicklungen führen beispielsweise dazu, dass gesamte
Unternehmensbereiche digital, wie z.B. die papierlose Buchhaltung, möglich werden.22
Dienste im Internet, wie beispielsweise das Onlinebanking, werden eingesetzt und
vereinfachen Tätigkeitsbereiche, die auch das Rechnungswesen betreffen.23 Cloudcomputing
ermöglicht flexible Vernetzungen mit KundInnen und GeschäftspartnerInnen über
Unternehmensgrenzen hinweg.24 Dies sind nur einige Beispiele, die aufgrund des digitalen
Zeitalters revolutioniert wurden und auch das Rechnungswesen langfristig verändern.
14 Vgl. Lucks (2017), 8.
15 Vgl. Heuermann/Engel/Lucke (2018), 10.
16 Roth (2016), 6.
17 Hippmann/Klingner/Leis (2018), 13.
18 Vgl. Reinheimer/Strahringer (2014), 810.
19 Vgl. Lucks (2017), 14.
20 Vgl. Reinheimer/Strahringer (2014), 810.
21 Vgl. Setnicka/Ziskovsky (2020), 21.
22 Vgl. Bardmann (2019), 756.
23 Vgl. Bleiber (2019), 195.
24 Vgl. Bundesverband der Deutschen Industrie e.V. (2013), 9.
8Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
2.2 Begriffsabgrenzung Digitalisierung und Automatisierung
Um ein tiefgehendes Verständnis für die Digitalisierung und Automatisierung zu erlangen,
werden die Begriffe definiert und erläutert. Da es kaum noch Lebensbereiche gibt, in denen
die Digitalisierung keine Rolle spielt, existieren in der Literatur unzählige Begriffsdefinitionen.
Hamidian und Kraijo beschreiben den Begriff dahingehend, dass es sich bei der Digitalisierung
um eine Übertragung der Privat- und Berufswelt auf ein digitales Level handelt.25 Groß und
Pfennig definieren die Digitalisierung als „Optimierung bestehender Prozesse oder die
Schaffung neuer Prozesse und Produkte durch den Einsatz moderner Informations-
technologie“26.
Aus den vorliegenden Definitionen ist zu folgern, dass die Digitalisierung dazu führt, dass
• Dokumente aller Art digitalisiert vorliegen,
• bestehende und neue Prozesse digital und unter Einbeziehung von moderner
Technologie erfolgen,
• existierende und neuanfallende Tätigkeiten digital umgesetzt werden.
Im Zuge der Digitalisierung ergeben sich somit auch Veränderungen im Rechnungswesen.
Beispielhaft kann die elektronische Rechnung als ‚Produkt‘ der Digitalisierung angesehen
werden.
Auch die Automatisierung öffnet neue Möglichkeiten, unterschiedlichste Lebens- und
Arbeitsbereiche zu verändern und effizienter zu gestalten. Parasuraman und Riley definieren
Automatisierung folgendermaßen: „We define automation as the execution by a machine agent
(usually a computer) of a function that was previously carried out by a human.“ 27 Dies bedeutet,
dass aufgrund der Automatisierung Technologien und Maschinen eine Tätigkeit erledigen, die
zuvor von einem Menschen ausgeführt wurde. Heinrich, Linke und Glöckler nennen folgende
bekannte Beispiele aus unserem alltäglichen Leben, die bereits automatisiert stattfinden:28
• Zusendung individueller Werbung, infolge einer Bestellung im Internet
• Bewegung der Parkhausschranke, nachdem ein Knopf gedrückt wurde
• Gleichbleibende Geschwindigkeit eines Autos mithilfe eines Tempomats
Für das Rechnungswesen sind Softwareroboter ein nennenswertes Beispiel. Sie übernehmen
bestimmte Computeraufgaben, die bisher von MitarbeiterInnen durchgeführt wurden.29
25 Vgl. Hamidian/Kraijo (2013), 5.
26 Groß/Pfennig (2019), 38.
27 Parasuraman/Riley (1997), 231.
28 Vgl. Heinrich/Linke/Glöckler (2020), 2.
29 Vgl. Smeets/Erhard/Kaußler (2019), 8.
9Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
Es ist wichtig auszuführen, dass nicht jede Digitalisierung gleichzeitig eine Automatisierung
darstellt. Digitale Lösungen haben meist eine unterstützende Funktion und ersetzen die
menschliche Handlung nicht. Hingegen zielt die Automatisierung darauf ab, Aufgaben auf
Maschinen zu übertragen.30 Des Weiteren kann festgehalten werden, dass im Rechnungs-
wesen die Digitalisierung eine Voraussetzung darstellt, um Automatisierung möglich zu
machen.31
2.3 Treiber der Digitalisierung und Automatisierung im
Rechnungswesen
Die Ausprägung der Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen ist in
Unternehmen unterschiedlich weit fortgeschritten. Während sich einige Betriebe noch mit
ersten digitalen Umstrukturierungen, wie z.B. Digitalisierung von Ausgangsrechnungen,
beschäftigten, arbeiten andere bereits mit lernenden Technologien, Robotern oder
Cloudlösungen.32 In der Literatur werden u.a. folgende zwei Faktoren als bedeutende Beweg-
gründe für die rasant voranschreitende Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungs-
wesen erläutert:
Verfügbarkeit und Qualität von Datenmengen
In allen Unternehmensbereichen werden immer mehr Daten generiert und gesammelt, die
aufgrund von aktuellen technologischen Möglichkeiten analysierbar werden. Im Bereich des
Rechnungswesens ergibt sich dadurch die Chance, große Datenmengen auszuwerten und
empfängerInnengerecht aufzubereiten.33 Nicht nur die Quantität, sondern auch die Qualität der
Daten verändert sich durch die digitalen Entwicklungen. Aufgrund der Digitalisierung lassen
sich Massendaten leichter organisieren, sodass Angaben und gesamte Prozesse lückenlos
erfasst, dokumentiert und somit jederzeit überprüfbar werden.34
Mit der steigenden Datenflut entstehen jedoch auch neue Herausforderungen und Risiken,
denen umfangreiche Beachtung geschenkt werden soll. Als Beispiel kann die Datensicherheit
genannt werden. Um sich vor Cyberangriffen jeglicher Art schützen zu können, müssen Daten
sicher aufbewahrt werden. Unternehmen brauchen umfangreiche Sicherheitskonzepte, um
dies zu gewährleisten.35
30 Vgl. Setnicka/Ziskovsky (2020), 32.
31 Vgl. Heymann-Reder (2016), o. S.
32 Vgl. Vlk/Demelius (2018); Kreher et al. (2018) und Justenhoven/Loitz (2019).
33 Vgl. Klein/Küst (2020), 83.
34 Vgl. Arbeitskreis Externe Unternehmensrechnung der Schmalenbach-Gesellschaft für
Betriebswirtschaft e.V. (2018), 305.
35 Vgl. Erner/Böhm (2019), 107 und Knefz-Reichmann/Grünbichler (2020), 17.
10Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
Effizienzsteigerung durch neue Systeme
Im Bereich des Rechnungswesens hat es in den letzten Jahrzehnten kaum organisatorische
Veränderungen gegeben, die zu mehr Effizienz führten.36 Aufgrund der voranschreitenden
Digitalisierung und Automatisierung ergeben sich nun neue Möglichkeiten, die den gesamten
Sektor revolutionieren können.
Im traditionellen Rechnungswesen gibt es eine Vielzahl an wiederkehrenden und manuellen
Routinetätigkeiten, wie z.B. die Archivierung von physischen Dokumenten oder die
Verbuchung von monatlichen Daueraufträgen. Genau bei diesen Tätigkeiten setzen die neuen
Technologien an, um den Fachkräften repetitive Aufgaben abzunehmen. Beispielsweise kann
ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) eine physische Ablage ersetzen, da die
Dokumente digital und an zentraler Stelle gespeichert werden.37 Aufgrund von intelligenter
Software, auch bekannt als lernende Systeme, gibt es die Möglichkeit, dass wiederkehrende
Buchungen in der Finanzbuchhaltung (FiBu) nur einmal kontiert werden, um sie anschließend
automatisiert zu verbuchen.38 Dies sind nur zwei nennenswerte Beispiele, die aufzeigen, dass
die neuen Technologien und Systeme das Rechnungswesen effizienter gestalten können.
2.4 Neue Trends und Technologien im Rechnungswesen
Das Rechnungswesen hat sich in den letzten Jahren vor allem dadurch verändert, dass neue
Technologien als Unterstützung eingesetzt werden können. Neue Entwicklungen wie
künstliche Intelligenz, Roboter oder auch Dokumentenmangagementsysteme stellen das
traditionelle Rechnungswesen auf den Kopf. Das folgende Unterkapitel soll einen Einblick in
ausgewählte neue Trends des Rechnungswesens geben und anhand von konkreten
Beispielen aufzeigen, wieweit Digitalisierung und Automatisierung in der Praxis bereits
fortgeschritten sind.
2.4.1 Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System)
Der Begriff ERP kommt aus dem Englischen und ist die Kurzform für Enterprise-Resource-
Planning. Generell kann das ERP-System als eingebettetes betriebswirtschaftliches
Softwaresystem beschrieben werden, das Aufgaben aus unterschiedlichen Geschäfts-
bereichen unter IT-Unterstützung umsetzt.39 ERP-Systeme sind meist in Modulen aufgebaut,
somit ermöglichen sie eine ganzheitliche und prozessorientierte Sicht auf das Unternehmen.40
36 Vgl. Wullenkord (2003), 525.
37 Vgl. Bleiber (2019), 144–153.
38 Vgl. Beranek (2020), 317–318.
39 Vgl. Hesseler/Görtz (2007), 2.
40 Vgl. Förster/Rattmann/Toufar (2008), 119 und Kontschieder (2013), 34–35.
11Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
Die Kernstücke eines ERP-Systems bilden folgende Anwendungsbereiche, die durch
bereichsübergreifende Funktionen miteinander verbunden sind:41
• Logistik
• Produktion
• Finanzwesen
• Personalwesen
Alle Dokumente wie Formulare, Freigaben, Belege oder auch Listen, die in einem
Unternehmen anfallen, können mithilfe des ERP-Systems erstellt und verarbeitet werden.42 Es
handelt sich somit um ein umfassendes Programm, das sich in alle Teilbereiche des
Unternehmens erstrecken kann. Das ERP-System wurde rund um die Finanzbuchhaltung
entwickelt, sodass Daten aus vorangehenden Modulen als Basis herangezogen werden
können.43 Eine Umfrage von Deloitte Österreich im Jahre 2018 zum Thema eingesetzte ERP-
Systeme im Rechnungswesen zeigt, dass SAP gefolgt von BMD die beliebtesten ERP-
Lösungen in Österreich sind. Diese Ergebnisse wurden im Rahmen einer Befragung von 369
österreichischen Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen erhoben. An der
Onlinebefragung nahmen 21% Kleinunternehmen (bis 49 MitarbeiterInnen), 32% mittlere
Unternehmen (50 bis 249 MitarbeiterInnen) und 47% Großunternehmen (ab 250
MitarbeiterInnen) teil.44 Die folgende Abbildung soll die Vernetzung eines ERP-Systems
exemplarisch an einem Verkaufsprozess darstellen:
Abbildung 2: Verkaufsprozess in einem ERP-System45
Wird eine Kaufanfrage erhalten, kann anhand von Stammdaten (kundInnenspezifische Daten,
Produktpreise etc.) ein standardisiertes Angebot erstellt und an mögliche KundInnen
versendet werden. Kommt es aufgrund dieses Angebots zu einer Bestellung, können im
nächsten Schritt die Daten daraus für die Auftragsbestätigung übernommen werden. Diese
stellt wiederrum die Datengrundlage für die Fakturierung dar. Abschließend besteht die
Möglichkeit, dass diese Datenbasis auch in die Finanzbuchhaltung übernommen wird, um so
die dazugehörige Ausgangsrechnung automatisiert zu verbuchen. Natürlich besteht in jedem
Prozessbestandteil die Möglichkeit, Daten individuell zu ergänzen und den Prozessbedürf-
41 Vgl. Hesseler/Görtz (2007), 18–24.
42 Vgl. Biesel/Hame (2018), 148.
43 Vgl. Preiß (2015), 192.
44 Vgl. Vlk/Demelius (2018), 6 und 11.
45 Eigene Darstellung.
12Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
nissen anzupassen. Dieses exemplarische Beispiel lässt erkennen, dass ERP-Systeme
anhand ihrer Verknüpfungen effiziente Prozessgestaltungen ermöglichen.
2.4.2 Elektronische Rechnung
Laut dem österreichischen Umsatzsteuergesetz handelt es sich bei einer elektronischen
Rechnung um „eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen
wird“46. In der Praxis heißt dies, dass Rechnungen nicht über den Postweg versendet werden,
sondern beispielsweise über E-Mails oder Cloudlösungen zu den KundInnen gelangen. Die
elektronische Rechnung kann für beide VertragspartnerInnen Vorteile bieten. Neben der
Einsparung von Druck- und Versandkosten beim Versand spielt auch die schnelle Zustellung
eine wesentliche Rolle. Denn aufgrund der raschen Zustellung der Rechnung steigt die
Wahrscheinlichkeit, dass sie zeitnaher bezahlt wird. Des Weiteren ist die elektronische
Rechnung auch für die EmpfängerInnenseite von Vorteil, wenn diese eine digitale
Belegverarbeitung einsetzt.47 Ein Beitrag der Wirtschaftskammer Österreich zeigt, dass
elektronische Rechnungen auch für kleine und mittlere Unternehmen enorme Vorteile bieten
können. Weiters werden die Umweltschonung sowie die Einsparung an Personalkosten als
Einführungsgründe der elektronischen Rechnung genannt.48
Aufgrund der elektronischen Rechnung bietet sich die Möglichkeit, den gesamten Prozess der
Rechnungsausstellung und -bearbeitung zu digitalisieren. Beckers, Berendeeva und Masiak
zeigen den Vergleich des klassischen Rechnungsbearbeitungsprozesses mit der elektro-
nischen Lösung:49
Abbildung 3: Klassischer Rechnungsprozess50
46 UStG (1994), § 11 Abs. 2.
47 Vgl. Katolla/Spahl/Bögerl (2015), 7 und Elter (2019), 43.
48 Vgl. Wirtschaftskammer Österreich (2018), o. S.
49 Vgl. Beckers/Berendeeva/Masiak (2020), 97–99.
50 Abbildung in Anlehnung an: Beckers/Berendeeva/Masiak (2020), 97.
13Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
Wie in Abbildung 3 ersichtlich, beinhaltet der klassische Rechnungsprozess eine Vielzahl an
manuellen Tätigkeiten, wie beispielsweise den Rechnungsdruck oder den Versand der
Dokumente. Auch bei der EmpfängerInnenseite kommt es zu einem aufwendigen
Bearbeitungsprozess, da die empfangene Rechnung zuerst erfasst und geprüft wird,
anschließend verbucht und abschließend bezahlt werden muss. Der klassische
Rechnungsprozess lässt erkennen, dass es sich um einen aufwendigen Ablauf handelt, der
zeitintensiv sowie fehleranfällig sein kann und hohen Personalaufwand fordert.
Im Vergleich zur traditionellen Lösung werden bei der elektronischen Rechnung die Druck-
und Versandtätigkeit nicht benötigt. Die Rechnung wird über elektronische Schnittstellen an
die KundInnen übermittelt. Für die EmpfängerInnen bietet sich die Möglichkeit die gesamte
Rechnungsbearbeitung (Erfassung, Prüfung, Bezahlung) digital abzuwickeln und diverse
Technologien als Unterstützung einzusetzen. Der digitale Ablauf, der in der folgenden
Abbildung dargestellt wird, ist schneller, effizienter und mit weniger Personalaufwand
verbunden.
Abbildung 4: Digitaler Rechnungsprozess51
Der Trend zur elektronischen Rechnung hat sich flächendeckend in Österreich durchgesetzt.
Deloitte hat mehr als 300 österreichische Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen zur
elektronischen Ausgangsrechnungen im Jahre 2018 befragt. Die Ergebnisse zeigen, dass
rund die Hälfte der befragten österreichischen Unternehmen ihre Ausgangsrechnungen bereits
digital versenden.52
2.4.3 Optical Character Recognition (OCR)
Da der Anteil an elektronischen Rechnungen in Unternehmen steigt, ist es wichtig, dass
digitale Rechnungen auch optimal weiterverarbeitet werden. Um dies zu garantieren, behelfen
sich Unternehmen mit der Technologie der Optical Character Recognition, die alle relevanten
51 Abbildung in Anlehnung an: Beckers/Berendeeva/Masiak (2020), 99.
52 Vgl. Vlk /Demelius (2018), 6 und 27.
14Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
Daten aus einer digital vorliegenden Rechnung auslesen kann. Die Hauptaufgabe dieser
neuartigen Technologie besteht darin, dass unstrukturierte Daten, diese liegen z.B. bei PDF-
Rechnungen vor, in strukturierte Daten umgewandelt werden. Dieser Prozess dient als
Grundlage, dass Roboter die Daten anschließend weiterverarbeiten können.53
Die OCR-Technologie kann alle buchungsrelevanten Daten wie beispielsweise Rechnungs-
nummer, Bestellnummer und Betrag aus einem digitalisierten Beleg extrahieren und
anschließend eine Zuordnung zu einem Kreditor54 bzw. zu der vorangegangenen Bestellung
vornehmen.55 Die Technologie arbeitet mit Zuordnungskriterien, wobei z.B. der Zeichenkette
‚13.08.2020‘ die Bedeutung ‚Rechnungsdatum‘ zugewiesen wird. Diese Informationsextraktion
zeichnet sich zudem dadurch aus, dass sie lernfähig und selbstständig verbesserungsfähig
ist. Werden beispielsweise Rechnungen von LieferantInnen im selben Layout erhalten,
verknüpft die OCR-Technologie im Normalfall bereits kennengelernte Informationen
zuverlässig.56 Laut Vlk und Demelius nutzt durchschnittlich jedes zweite Unternehmen bereits
die OCR-Technologie, um Rechnungen im PDF-Format automatisiert weiterzuverarbeiten.
Dieses Ergebnis stützt sich auf eine österreichisch Onlinebefragung, bei der insgesamt 369
Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen befragt wurden.57
Abbildung 5: Belegdatenerkennung unter Einsatz von OCR-Technologie58
53 Vgl. Langmann/Turi (2020), 37, und Krug (2018), 212–213.
54 Bei Begriffen, die auf softwarespezifische Benennungen verweisen, wird von der geschlechter-
gerechten Formulierung Abstand genommen. Dazu zählen z.B. ‚Kreditor‘,‚Debitor‘, aber auch
‚Debitorenbuchhaltung‘ und ‚Kreditorenkonto‘.
55 Vgl. Menges (2012), 117.
56 Vgl. Groß et al. (2019), 290–301.
57 Vgl. Vlk/Demelius (2018), 6 und 22.
58 Eigene Darstellung.
15Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
Abbildung 5 soll exemplarisch zeigen, welche Informationen die OCR-Technologie aus einer
Eingangsrechnung extrahieren kann. Wie im roten Feld ersichtlich ist, wurden Belegdatum,
Fremdbelegnummer, Netto-, Steuer- und Bruttobetrag aus der Rechnung ausgelesen. Diese
Daten brauchen bei der Verbuchung nicht mehr manuell eingegeben werden. Des Weiteren
wurden Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID) und IBAN vom Beleg extrahiert und können
genutzt werden, um die Rechnung einen Kreditorenkonto zuzuordnen.
2.4.4 Robotic Process Automation (RPA)
Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist darauf konzipiert, dass manuelle und regel-
basierte Aufgaben mittels Softwareeinsatz automatisiert werden. Ziel dieser sogenannten
Softwareroboter ist es, Routinetätigkeiten sowie standardisierte Abläufe zwischen
verschiedenen Anwendungen auszuführen. Dieses Softwareprogramm arbeitet anhand eines
festgelegten Regelwerkes und kann als digitaler Benutzer gesehen werden, der Aufgaben
erledigt, die normalerweise von Menschen durchgeführt werden.59 Smeets, Erhard und
Kaußler beschreiben RPA als installierbare Software, die als Unterstützung bei Tätigkeiten
mitwirkt oder den Menschen einzelne Aufgaben gänzlich abnimmt. Es handelt sich um eine
universell einsetzbare Software, die keine großen Umstrukturierungen bezüglich der IT-
Struktur benötigt.60
Als zentrale wirtschaftliche Beweggründe für die Einführung von robotergesteuerter
Prozessautomatisierung nennen Langmann und Turi u.a. die Effizienzsteigerung, mögliche
Kosteneinsparungspotentiale, die Steigerung der Zufriedenheit der MitarbeiterInnen, sowie die
Verbesserung der Prozessdokumentation.61 Dies schlägt sich auch in den Erwartungen der
Geschäftsführung nieder, wie die Blitzstudie von der Firma Horvath & Partner belegt. Für diese
Studie wurden insgesamt mehr als 100 TeilnehmerInnen aus Deutschland, Österreich und der
Schweiz zum Thema Einsatz von Robotern befragt, darunter befinden sich unterschiedlichste
Branchen wie beispielsweise Bank, Versicherung oder auch Media. Die Ergebnisse zeigen,
dass StudienteilnehmerInnen Einsparungsmöglichkeiten durch Einsatz von RPA vor allem im
Bereich Accounting erwarten.62 Des Weiteren sind Faktoren wie Zeitersparnis,
Qualitätssteigerung durch Minimierung von Fehlern oder auch die Entlastung der IT aufgrund
von bestehenden und konfigurierten Anwendungen und Prozessen nennenswerte Vorteile.63
RPA eignet sich besonders für wiederkehrende, standardisierte und regelbasierte Prozesse.
Beispielhaft kann man sich folgenden Anwendungspunkt von RPA im Rechnungswesen
59 Vgl. Warisch/Winkler (2019), 297–298.
60 Vgl. Smeets/Erhard/Kaußler (2019), 8.
61 Vgl. Langmann/Turi, (2020),10–11.
62 Vgl. Ostrowicz/Ayasse (2017), o.S.
63 Vgl. Smeets/Erhard/Kaußler (2019), 21–26.
16Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
vorstellen: Wenn die Freigabe einer Rechnung per E-Mail erhalten wird, kann der
Softwareroboter diese Mitteilung verwerten und in weiterer Folge im Buchungsprogramm eine
Buchung durchführen.64 Abbildung 6 soll folgendes Fallbeispiel im Bereich der Buchhaltung
abbilden, das mithilfe von Robotern effizienter gestaltet werden kann.
Abbildung 6: Exemplarischer Einsatzbereich von Robotern im Rechnungswesen 65
Von einem Kreditor wird immer dieselbe Leistung bezogen, daher wird bei der Verbuchung
immer dasselbe Aufwandskonto benötigt. Aus diesem Grund besteht die Möglichkeit, in den
Kreditorenstammdaten dieses Kreditors das benötigte Aufwandskonto (in diesem Fall das
Konto 7330 LKW-Aufwand) zu hinterlegen. Wird anschließend eine Eingangsrechnung von
diesem Kreditor erhalten und zur Verbuchung vorbereitet, kommt der Roboter zum Einsatz. Er
überprüft die UID und den IBAN des Beleges mit den Stammdaten der existierenden
Kreditoren. Aufgrund der Übereinstimmung weiß der Roboter, zu welchen Kreditor diese
Informationen gehören. So kann er der Buchung das Kreditorenkonto und in weiterer Folge
64 Vgl. Langmann/Turi (2020),16–17.
65 Eigene Darstellung.
17Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
das hinterlegte FiBu-Konto bei der Verbuchung zuweisen. Falls ausnahmsweise ein anderes
Aufwandskonto benötigt wird, kann dies manuell angepasst werden.
2.4.5 Lernende Systeme und künstliche Intelligenz (KI)
Selbstlernende Systeme sind in der Lage, Daten anhand von Erfahrungen zu analysieren und
dadurch Routinearbeiten zu erledigen.66 Um Aufgaben selbstständig bearbeiten zu können,
muss das lernende Programm vorab mit Daten gefüttert werden. Anschließend ist das System
in der Lage eigenständig zu lernen, indem es erkannte Systematiken für neue
Problemstellungen nutzt.67 Die folgende Abbildung soll darstellen, wie lernende Systeme in
der Finanzbuchhaltung vorgehen.
Abbildung 7: Automatisierung der Finanzbuchhaltung durch lernende Systeme68
Das System trainiert, indem es versucht, erkennbare Muster aus vorliegenden Buchungs-
sätzen abzuleiten. Aus den erhobenen Daten werden die erlernten Modelle auf neue Belege
angewendet. Die Fachkraft kontrolliert anschließend die Buchungen und bearbeitet nur noch
jene Buchungssätze, die das System nicht automatisiert durchführt oder jene, die das System
falsch zuordnet.69
Im Vergleich zu den lernenden Systemen, die eher gewöhnliche und alltägliche Aufgaben
erschließen, geht künstliche Intelligenz noch einen Schritt weiter. Mithilfe von intelligenten
Systemen ist es möglich, komplexe Aufgaben zu lösen. Das KI-System entwickelt
eigenständige Strategien, die es zur Problemlösung heranzieht.70 KI versucht menschen-
ähnliche Intelligenz nachzuahmen, sodass komplexe Problematiken gelöst werden können. In
66 Vgl. Ploier/Mayr (2019), 189.
67 Vgl. Mayr (2018), 260–261.
68 Abbildung entnommen aus: Krug (2018), 215.
69 Vgl. Krug (2018), 214–215.
70 Vgl. Ploier/Mayr (2019), 189.
18Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
anderen Worten: KI liegt dann vor, wenn eine Maschine Aufgaben übernimmt, wofür eine
Fachkraft seine Intelligenz einsetzen müsste.71
Auch im Rechnungswesen ist diese Technologie kein Fremdwort mehr. PWC hat im Jahre
2019 insgesamt 100 Groß- und mittelständische Unternehmen zum Thema künstliche
Intelligenz im Finanz- und Rechnungswesen befragt. Die Ergebnisse zeigen, dass vor allem
im Bereich des Dokumentenmanagements insbesondere zum Auslesen von Dokumenten
sowie im Bereich der Automatisierung des Zahlungsverkehrs künstliche Intelligenz im
Rechnungswesen als Unterstützung eingesetzt wird.72 In der Finanzbuchhaltung kann man
sich des Weiteren folgenden Anwendungsfall vorstellen: Das System erkennt eine Rechnung
über einen Verpackungsmittelhersteller und beschließt die Rechnung auf ein entsprechendes
Aufwandskonto zu verbuchen. Es wird ein Verbuchungsvorschlag unterbreitet, der von der
zuständigen Person nur mehr bestätigt oder angepasst wird.73
Hmyzo und Muzzu berichten davon, dass künstliche Intelligenz ein enormes Potenzial zur
Produktivitätssteigerung im Bereich des Rechnungswesens birgt. Mithilfe künstlicher
Intelligenz könnten 15.000 Rechnungen pro Tag verbucht werden, während im Vergleich dazu
eine Fachkraft dafür ein Jahr benötigt.74
2.4.6 Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Für das zielgerechte Verwalten und Archivieren von digitalen Dokumenten setzen
Unternehmen u.a. ein Dokumentenmanagementsystem ein. Die Hauptfunktion des DMS liegt
auf der „Verwaltung eines elektronischen Dokumentes über dessen kompletten
Lebenszyklus“75. Der Ablauf in einem Dokumentenmanagementsystem kann in mehrere
Schritte unterteilt werden. Zuerst muss das zu archivierende Dokument digital vorliegen. Dies
kann in der laufenden Arbeit durch das Personal geschehen (z.B. Ausgangsrechnung), oder,
wenn das Dokument nicht digital vorliegt, durch Einscannen (z.B. Eingangsrechnung in
Papierform) erfolgen. Anschließend wird jedes Dokument mit einem Schlagwort versehen, das
im Zuge der Texterkennung der OCR geschehen kann oder manuell hinzugefügt wird.
Abschließend kann das Dokument unmittelbar aus der Anwendung heraus geöffnet werden.
Beispielsweise können auf dem Kreditorenkonto die verbuchten Eingangsrechnungen mit
einem Klick aufgerufen werden.76
71 Vgl. Wullenkord (2018), 114–117.
72 Vgl. Justenhoven/Loitz (2019), 3 und 18.
73 Vgl. Mertens/Barbian (2019), 13–14.
74 Vgl. Muzzu/Hmyzo (2019), o. S.
75 Müller (2005), 15.
76 Vgl. Bleiber (2019), 147–148.
19Aktuelle Entwicklungen im Rechnungswesen
Für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystem sprechen neben der Minimierung
von Fehlerquellen auch die verbesserte Transparenz und die Qualitätssteigerung der
Vorgangsbearbeitung. Ebenso kann die Motivation der MitarbeiterInnen durch ein DMS-
System gestärkt werden, da zeitraubendes Suchen von Papierdokumenten wegfällt.77 Bleiber
nennt u.a. folgende Vorteile im Zusammenhang mit dem DMS im Speziellen für die
Buchhaltung:78
• Das Dokument braucht nur einmal elektronisch gespeichert werden und steht
anschließend ortsunabhängig allen NutzerInnen zur Verfügung.
• Ein DMS führt zu einem Platzvorteil, da aufgrund der digitalen Archivierung keine
analogen Archivräume mehr benötigt werden.
• Es ergibt sich eine Zeitersparnis, da die digitalen Dokumente auch parallel geöffnet
und bearbeitet werden können.
Die folgende Abbildung soll darstellen, wie ein digitaler Beleg mithilfe eines Dokumenten-
managementsystems im Bereich der Buchhaltung aussehen kann:
Abbildung 8: Einsatzbereich eines Dokumentenmanagementsystems in der Buchhaltung79
Durch Öffnen des gebuchten Soll- oder Habenkontos kann der zugehörige Beleg zur Buchung
direkt durch einen Klick auf das Dokumentensymbol aus der Anwendung heraus geöffnet
werden. Der digitale Beleg ist somit mit der Buchung verknüpft und steht daher jederzeit zur
Verfügung.
77 Vgl. Reibold (2015), 11.
78 Vgl. Bleiber (2019), 150–151.
79 Eigene Darstellung.
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